Control de Documentos y

Registros
CODIGO PROC CDR 07









Procedimiento obligatorio del Sistema de
Gestin de Calidad Control de Documentos y
Registros


Cdigo :PROC-CDR-

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Procedimiento Obligatorio del Sistema de Gestin de Calidad
Control de documentos y registros(
%( Ob)eti*o
Establecer la metodologa para generar, aprobar, distribuir y controlar los documentos
asociados a los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad de la Corporacin Municipal
de Lo Prado; segn el modelo ormati!o "S# $%%&'(demas, establece la metodologa para
asegurar que los registros est)n debidamente identi*icados, almacenados, protegidos,
accesibles, legibles; as como el tiempo de retencin y su disposicin
$( +lcances
El procedimiento se aplica a todos los documentos y registros que son parte del alcance del
Sistema de Gestin de Calidad, segn el requisito +', de la orma "S# $%%&'
"( ,-rminos y De!iniciones
Conce.to De!inicin
SGC Sistema de Gestin de calidad
SG Secretario General
RP -esponsable de proceso
C/0P Corporacin Municipal de lo Prado
RDGC -epresentante de la .ireccin de SGC
Documento interno Son documentos controlados, generados dentro de la CMLP *orma
parte del Sistema de Gestin de Calidad E/emplo0 Manual de
calidad, re!isin de SGC, procedimientos, "nstructi!os, lista de
seguimiento, matrices, in*ormes, actas, planes, programas'
Documento e1terno Son documentos controlados, de origen e1terno al SGC , e/emplo0
ormal legales, -eglamentos, .ecretos, -esoluciones t)cnicas u




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otros ;por la cual se rige el que 2acer de la CMP
Documento
Controlado
Se entiende como documento controlado todo documento que
*orma parte del Sistema de Gestin de Calidad y que requiere de
una lista de distribucin, de *orma de asegurar que sean usados
slo los documentos !igentes, pre!iendo el uso no intencionado de
documentos obsoletos, para la reali3acin de las acti!idades' Los
documentos se clasi*ican de acuerdo a su origen como internos o
e1ternos'
Documento
Obsoleto
.ocumento que 2a sido reempla3ado por la !ersin
inmediatamente siguiente'
Procedimiento Proceso documentado' Su ob/eti!o es especi*icar las acti!idades
que el personal debe reali3ar en cada proceso'
Instructi*o: Manera espec*ica de reali3ar una acti!idad' Su ob/eti!o es
complementar los pasos de un proceso, detallando m4s claramente
los caminos a seguir para que el proceso cumpla con la calidad
esperada' Para e*ectos de este procedimiento, e1iste el instructi!o
para la reali3acin de procedimientos del SGC de la CMLP'
Diagrama de 2lu)o -epresentacin gra*ica de secuencia de las acti!idades de un
proceso'
2ormato .ocumento empleado para el registrar in*ormacin que da
e!idencia de la e/ecucin de una acti!idad' ormalmente, se debe
nombra en el ane1o del procedimiento; y se encuentran disponibles
en la 5eb de la CMLP
/anual de la
Calidad ISO 300%
.ocumento controlado que describe el Sistema de Gestin de
Calidad y sus elementos'

Registros Se entiende por registro, a todos los documentos generados como
resultados de un proceso y6o durante la e/ecucin de una accin,
con *ines de de/ar una constancia que dic2a accin *ue 2ec2a y
conser!ar sus resultados para posterior an4lisis' El t)rmino
7registros7 se re*iere a in*ormes, *ormularios, correspondencia y
cualquier otra documentacin que registre resultados obtenidos o




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proporcione e!idencia de acti!idades reali3adas' .ic2os registros
pueden emitirse en *orma de copia impresa, en medios electrnicos
u otros, estableci)ndose en cada caso los respaldos necesarios'
Registros internos -egistros generados dentro de la CMLP
Registros e1ternos : -egistros generados por cualquier organi3acin, *uera de CMLP
,iem.o de retencin Es el pla3o en t)rminos de tiempo en que los documentos deben
permanecer disponibles en los arc2i!os para su consulta' Este
tiempo siempre debe considerar las instrucciones emanadas por los
cuerpos legales respecti!os
/edio de so.orte Los registros de calidad se arc2i!an, pudiendo ser en soporte
in*orm4tico o en papel; tom4ndose las medidas precisas para
garanti3ar su per*ecto estado de conser!acin
Recu.eracin (cto que permite acceder a los registros de manera r4pida' Por lo
tanto, el registro se puede locali3ar y acceder en los arc2i!os y6o
carpetas tanto *sicas como electrnicas identi*icadas y destinadas
para su proteccin'
Proteccin (cti!idad que protege los registros impresos coloc4ndolos en
carpetas y arc2i!eros ba/o condiciones ambientales adecuadas para
su conser!acin; e!itando su maltrato, e1tra!i o da8o'
ota0 9si algn registro se da8ara o e1tra!iara se deber4 reponer:'
(dem4s, cuando un registro es electrnico, la cuida, reali3ando
respaldos quincenales de la in*ormacin en dispositi!os de
almacenamiento e1trable; asimismo se cuenta con so*t;are
anti!irus' (dicionalmente a su respaldo diario !a ser!idor
establecido en la CMLP'
Dis.osicin "ndica el destino *inal de los registros, una !e3 que 2a cumplido su
tiempo de retencin

'( 2unciones y Res.onsabilidades
SG




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(prueba toda la .ocumentacin del SGC' <odos los documentos del SGC deben
contar con aprobacin'

RSGC
Elaborar y6o re!isar los documentos asociados a los procedimientos obligatorios del
SGC
E*ectuar las modi*icaciones a sus documentos, cuando se realicen de manera
distinta a lo establecido' (dem4s, debe actuali3ar la documentacin obligatoria del
SGC cada !e3 que se requiera
Gestionar el e*ecti!o control de los documentos internos, e1ternos y registros del
SGC
.i*undir los .ocumentos del SGC

RP
Elaborar y6o re!isar los documentos asociados a su proceso
E*ectuar las modi*icaciones a sus documentos, cuando se realicen de manera
distinta a lo establecido' (dem4s, debe actuali3ar la documentacin de su proceso
cada !e3 que se requiera'
Gestionar el e*ecti!o control de los documentos internos, e1ternos y registros del
SGC'











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4( Diagrama de 2lu)o de .roceso






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Continuacin






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5( Descri.cin de las +cti*idades del .roceso(
7ta.a Descri.cin 7*idencia
& 7laboracin de .rocedimientos e instructi*os8 registros y otros0 el responsable de
proceso 9-P: elabora su procedimiento y6o modi*icaciones segn el procedimiento
de Control de documento y registro del SGC de la Corporacin Municipal de Lo
Prado P-#C=C.-=%&' (dem4s, propone los documentos, *ormato, estructura,
especi*icaciones, matrices, etc' que sean necesarios para el cumplimiento de sus
ob/eti!os y sus actuali3aciones' Luego en!a al -esponsable del SGC para gestionar
la aprobacin y su distribucin de dic2as modi*icaciones' El -esponsable del SGC
asigna cdigo al documento de acuerdo al proceso especi*icado para ello P-#C=
C.-=%&'
Las modi*icaciones a los documentos se identi*icar4n en el apartado -egistro de
modi*icaciones donde se indicar4 la !ersin, *ec2a de la modi*icacin, principales
puntos modi*icados, y resumen de modi*icaciones'
Para el caso de los documentos e1ternos, estos se controlan de acuerdo a la
in*ormacin de !ersin u otros elementos identi*icatorios aportados por el emisor'
-especto a los registros, el >suario que tiene la necesidad de registrar un resultado
o una e!idencia, debe in*ormar a su /e*atura su necesidad; en caso que no e1ista el
registro debe comunicarse con el .ue8o de Proceso respecti!o para que genere el
*ormato y luego se incorpore en el procedimiento' En ambos casos, el registro se
identi*icara por pro responsable del proceso' En el caso de un registro, se deber4
e!idenciar los resultados, garanti3ando que la in*ormacin sea legible, por medio de
un registro(
Procedimiento
de control de
documento y
registros PROC-
CDR
, Re*isin y a.robacin de las *ersiones o!iciales de los .rocesos e
instructi*os y otros: El -SGC es el responsable de lograr la aprobacin y
!alidacin a los documentos modi*icados o con*eccionados por los -P y e*ectuar las
modi*icaciones y distribucin en el SGC' La aprobacin del documento se obtiene a
tra!)s de la *irmas en el apartado ?registro de modi*icaciones@ segn las
especi*icaciones del P-#C=C.-' Este documento es considerado como copia
controlada que est4 disponible en el arc2i!ador de ?documento controlado@ que
posee cada -P'
En el caso de no ser aprobado, se reali3an las modi*icaciones respecti!as y se
presenta nue!amente' Si e1iste *ormato de documento interno pre!iamente
PROC-CDR




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establecido, la re!isin se reali3a en cuanto a contenido y *ormato' El -SGC asigna
cdigo segn lo especi*icado en el procedimiento P-#C=C.-=%&
A Publicacin de .rocedimientos e instructi*o: -SGC es el responsable de publicar en
la p4gina ;eb e in*ormar a la comunidad de las modi*icaciones a los documentos
o*iciales del SGC y de los procedimientos' Los documentos publicados en p4gina
;eb est4n en *ormato P.B como copia no controlada lo que especi*ica al pie del
documento' (dem4s, no contienen *irma para e!itar el mal uso'
Publicacin en
la .&gina 9eb
:documento no
controlado;
+ Control de documentos y registros: cada responsable de proceso 9-P: es el
encargado de controlar sus documentos y registros necesarios para el
*uncionamiento de sus procesos y el m)todo utili3ado esta declarado en el manual
o procedimiento apartado control de registro segn P-#C=C.-' El -PSGC es quien
controla los documentos internos de SGC y los e1ternos
(dem4s, cada responsable de proceso posee una carpeta impresa de los
.ocumentos o*iciales del SGC ; adem4s est4n en P.B disponible en la p4gina ;eb
de la Corporacin Municipal de Lo Prado e identi*icado como ?.ocumento #
Controlado@
Los documentos obsoletos o*iciales de SGC son resguardados por el -P en la
carpeta digital del SGC disponible para ello y se declara en cada control de registro
y contiene el timbre de agua ?documento #bsoleto@ en caso de ser necesario su
uso'
PROC-CDR
C +lmacenamiento de los registros: Los registros deber4n almacenarse de acuerdo a
lo establecido en cada procedimiento por el responsable' El registro debe
almacenarse en el lugar y por el tiempo de retencin que corresponda 9se deben
cumplir las normati!as legales al respecto:' El responsable de almacenar el registro
debe protegerlo segn su medio de soporte y lugar de almacenamiento, para
garanti3ar que este sea recuperable para su uso y6o an4lisis posterior'
Cada !e3 que se requiera acceder al registro, el responsable deber4 recuperar el
registro por medio de rutas, ya sea para una recuperacin digital o impresa' El
responsable de almacenar el registro debe preocuparse de mantener el registro
ba/o las condiciones de*inidas en la matri3 por el tiempo especi*icado como tiempo
de -etencin'
Cumplido el perodo de almacenamiento, el responsable debe disponer del registro
segn la accin de*inida en la columna .isposicin'





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D' Control de registros 9 !er instructi!o estructura documental:
Identi!icacin

+lmacenamiento
Dis.osicin
0ugar
#res.onsables
/edio de
So.orte
Proteccin Recu.eracin
,iem.o de
Retencin
Matri3 de
Control de
.ocumentos
#*' de -SGC6
Computador del
-esponsable del
SGC

electrnico

Sistema
computacion
al de
respaldo cada
&C das
#*icina
-.6notebooE
-.6escritorio6
carpeta
corporacin6c
arpeta
Sistema de
gestin de
calidad
,%&,6carpeta
#bligatorios6c
arpeta
Procedimient
os
#bligatorios6c
arpeta
Procedimient
o (CP6 por
correlati!o
6acta de
me/oramiento
11

Fasta que
quede
obsoleto
Carpeta digital
obsoleta
digital



G' Indicadores de Cum.limiento 9 !er instructi!o estructura documental:




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D7SCRIPCI<=
I=DIC+DOR7S:
2OR/>0+ D7
C+0C>0O
/7,+

?/@I,O

DI/7=SI<=
S7G>I/I7=,O
7ste .roceso no cuenta con
indicadores de gestin
6(
6( 6( 6( 6(




$' Re!erencias 9 !er instructi!o estructura documental:
-e*'&0 orma "S# $%%&

&%' +ne1os 9 !er instructi!o estructura documental:
(ne1o &0 "nstructi!o para reali3ar procedimientos del SGC
(ne1o ,0 Bormato Procedimiento
(ne1o A0 Bormato .iagrama de Blu/o
(ne1o +0 Matri3 Control de .ocumentos


&&' +.robacin y Control de los Cambios 9 !er instructi!o estructura documental:
2ecAa
/odi!icaciones
Res.onsable
2ecAa de
a.robacin de la
modi!icaciones
Res.onsable
2ecAa de la
im.lementacin de
la modi!icacin
Res.onsable




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%&6%A6,%&A
-esponsable del
proceso
%A6%A6,%&A
Secretario
General
%A6%A6,%&A
-epresentante
de la .ireccin
2irmas de los
res.onsables(



ersin 2ecAa Princi.ales Puntos
/odi!icados
Resumen de /odi!icaciones
%% %,'&&',%&& =Hersin inicial Estandari3acin
%+ ,A'%&',%&, = -egistro de Modi*icaciones



= En -egistro de Modi*icaciones, se
incorpora tabla para la identi*icacin
de los cambios en los documentos' En
responsables se elimina el nombre y se
de/a estandari3ado, en *uncin del
cargo'
%C &C'&&',%&, -e!isin y actuali3acin completa
del Manual de la Calidad
= Modi*icacin del #b/eti!o y campo
de aplicacin
= Modi*icacin de las E1clusiones del
alcance del SGC
= Modi*icacin de la Poltica de
Calidad y los ob/eti!os
= Modi*icacin de la descripcin del
ser!icio
= Complementacin de los t)rminos
y de*iniciones
= (ctuali3acin del sistema de
Gestin de la calidad
= -e!isin y actuali3acin de la
responsabilidad de la direccin
= Modi*icacin de la descripcin de la
gestin de los recursos
= Complementacin del proceso
reali3acin del ser!icio
= (ctuali3acin de la descripcin del
proceso medicin, an4lisis y me/ora
= Modi*icacin de la aprobacin y
Control de los cambios'
%I A%=&,=&, Captulo ,0 .escripcin de la
Corporacin Municipal de Lo
Prado
= ,','A #b/eti!os de la calidad
= ,'A Estructura #rgani3acional=
#rganigrama
%D %A6%A6,%&A Estandari3ar = Fubo cambio en la !ersin del
manual de --FF, Bormulacin




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Presupuestaria y -endiciones de
Educacin Bagem'