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Introduccin
La gestin de proyectos es una disciplina de la gestin que consiste en la aplicacin de
conocimientos, metodologas, tcnicas y herramientas para la definicin, planificacin y
realizacin de actividades con el objeto de transformar objetivos o ideas en realidades. A
si mismo se debe tener en concreto que se entiende por proyecto y que en la realizacin
de este influyen muchos factores como son tiempo, costos de produccin y personal, los
alcances del producto y si este podr satisfacer las necesidades del cliente.
Entre los puntos que abarca esta unidad encontraremos un par de herramientas tiles,
cuando tratamos de gestionar un proyecto como son las graficas y tablas que sern de
mucha ayuda en momentos crticos, mientras que el proyecto se encuentra en desarrollo.
Planteamiento del problema
Actualmente el termino gestin es una parte de nuestra vida diaria, consciente e
inconscientemente llevamos cabo procesos de gestin, pero actualmente los estudiantes
no tomamos en cuanta varios factores que facilitaran la toma de decisiones para la
creacin de un producto.
Objetivo
Proveer informacin coniza y resumida de los temas que nos introducirn a lo que se
refiere a la gestin de proyectos as como conocer algunas de las herramientas bsicas
para la planificacin de proyectos y tener un control especfico de cada actividad realizada
durante el desarrollo del mismo.
Adicionalmente, el curso persigue:
Proveer el marco conceptual y el conocimiento metodolgico requeridos que
permitan comprender los fundamentos de la gestin de proyectos.
Fomentar y estimular la cultura del trabajo en equipo
Estandarizar el lenguaje y los mtodos de gestin que facilite la comunicacin entre
los involucrados en los proyectos y el aprendizaje organizacional.
Hiptesis
Se espera que al finalizar el curso, los alumnos adquieran los conceptos fundamentales de
la direccin de proyectos y cuenten con las herramientas bsicas para definir, documentar
y gestionar los proyectos en los que participen.







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1. INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
1.1 Definicin de proyecto
Proyecto es un proceso nico que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y
controladas con fecha de inicio y de terminacin, realizadas para alcanzar un objetivo,
incluyendo restricciones de tiempo, costos y recursos (ISO 10006).
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a) Otras definiciones

Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un resultado nico (PMBOK).
Es el proceso completo para producir un nuevo producto, instalar una planta nueva,
instalar un nuevo sistema u otros resultados especificados
Es una actividad muy definida planeada con una duracin determinada y con una meta
especfica a alcanzar
Es la bsqueda de una solucin inteligente al planteamiento de un problema tendiente
a resolver, entre muchas, una necesidad humana.
Es una serie de planteamientos encaminados a la produccin de un bien o la
prestacin de un servicio, con el empleo de una cierta metodologa o tcnica y con
miras a obtener un determinado resultado, desarrollo econmico o beneficio social.

1.2 Fases de la administracin de proyecto

En general, los tres elementos bsicos a tener en cuenta en un proyecto
son: tiempo, recursos, y costes. Adems podramos aadir un cuarto elemento:
la calidad. La Gestin de Proyectos se caracteriza por considerar conjuntamente estos
elementos y consta de cuatro grandes fases:
1. Planificacin
2. Programacin
3. Seguimiento y control de la ejecucin
4. Anlisis y evaluacin de los resultados
La Planificacin de un proyecto consiste, en esencia, en definir las actividades, estimar su
duracin y definir los recursos necesarios. Despus se realiza la programacin, cuyo
objetivo es la obtencin del calendario de ejecucin del proyecto. Estas dos fases son
previas a la ejecucin en s del proyecto.
Tan importante como esta primera fase es el control posterior, una vez que el proyecto se
pone en marcha. El Seguimiento y control consiste en la obtencin de los datos relativos
a la evolucin real del proyecto, comparando stos con la programacin inicial,
tomando medidas correctivas cuando los hechos difieran de lo previsto ms de lo
aconsejable. Por lo tanto, esta fase se desarrolla mientras se lleva a cabo la ejecucin del
proyecto.
Por ltimo, una vez ha finalizado la ejecucin del proyecto es
interesante realizar el anlisis y la evaluacin de la realizacin del proyecto: diferencias
entre previsiones y duraciones reales de las actividades, entre presupuesto y coste real,
etc. Esta ltima fase es crucial debido a que los principales inconvenientes en la Gestin

1
Referencia: Gua de los Fundamentos de la Administracin de proyectos (Gua del PMBOK),Cuarta Edicin, 2008, Project
Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299, EE.UU
4

de Proyectos no son inherentes a las tcnicas en s, sino que provienen de la capacidad y
experiencia de los responsables.
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1.3 Planificacin de los parmetros de un proyecto
La consecucin exitosa del objetivo del proyecto suele verse limitada por cuatro factores:
alcance, costo, programa y satisfaccin del cliente (figura 1.1).
El alcance de un proyecto es el trabajo que debe hacerse para que el cliente se
convenza de que las entregas, cumplan con los requisitos o criterios de aceptacin
acordados al comenzar el proyecto
El costo de un proyecto es la cantidad que el cliente se compromete a pagar por la
terminacin aceptable del proyecto. El costo se basa en un presupuesto que abarca una
estimacin de los costos relacionados con varios recursos que servirn para llevar a cabo
el proyecto. Puede incluir los sueldos de los que trabajan en l, los materiales y
suministros, el arrendamiento de equipo o de instalaciones y los honorarios de los
subcontratistas o consultores que se encargan de algunas actividades.
El programa de un proyecto es el cronograma que especfica cundo empezarn y
terminarn las actividades. El objetivo de un proyecto generalmente establece el tiempo en
que su alcance debe terminarse en una fecha convenida por el cliente y la persona o
empresa que se encargarn de realizarlo.













La responsabilidad principal del director del proyecto consiste en asegurarse de que el
cliente quede satisfecho. Para ello no basta concluir el proyecto dentro del presupuesto y
a tiempo. Se requiere una comunicacin permanente con l para mantenerlo informado y
averiguar si sus expectativas han cambiado.


2
https://sites.google.com/site/gdpumh/tema-i/02-fases-en-la-gestion-de-proyectos
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1.4 Actividades del proyecto
En general suele ser conveniente dividir el proyecto en paquetes de trabajo, ya que permite
descomponerlo en partes claramente identificables. Cada una de estas partes puede
descomponerse en actividades o tareas a realizar, interdependientes entre s.
Las actividades deben tener las siguientes caractersticas:
Ser mensurables en trminos de tiempo, recursos, esfuerzo y coste
Tener un producto final como resultado
Tener un comienzo y un fin claro
Ser responsabilidad de una sola persona
La informacin que necesitamos de cada actividad podemos resumirla como sigue:
Descripcin de la tarea
Inputs o precondiciones necesarios
Requerimientos de recursos con costes
Tiempo estimado
Existe un tipo especial de tarea, con duracin nula, que podramos llamar fechas clave o
hitos del proyecto. Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar
familiarizado con el mismo y simbolizan un logro, un punto, un momento en el
proyecto
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. Muchas veces se utilizan, entre otras cosas, para:
Proporcionar una medida del progreso del proyecto
Comunicarse con la gente que no forma parte del equipo del proyecto
Enfocar la atencin sobre los resultado
1.5 Matriz de asignacin de responsabilidades
En un proyecto grande, puede haber muchas personas con cierto rol en la creacin y
aprobacin de los productos del proyecto. Esto a veces es bastante sencillo. En otros
casos, puede haber muchas personas involucradas en la creacin, y otras a diferentes
niveles necesarias para la aprobacin, mas aun con diferentes niveles de autorizacin.
Para los casos complicados que involucran a muchas personas, es altamente conveniente
tener una Matriz de Responsabilidad con relacin a los productos. Esto ayuda a asentar
las expectativas, y en asegurar que las personas saben y entienden lo qu se espera de
ellas.
a) La matriz de responsabilidades
En la matriz, las diferentes personas, roles u organizaciones, aparecen como columnas,
con los productos enumerados en las filas.
A continuacin se presenta una matriz sencilla, seguido por categoras de responsabilidad
sugeridas.

3
https://sites.google.com/site/gdpumh/planificacion-de-proyectos/04-actividades-o-tareas-del-proyecto
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En la tabla anterior, la Definicin del Proyecto es creada por el Gerente del Proyecto,
es aprobada por el Patrocinador del Proyecto, por el Gerente Funcional y por el Comit
de Direccin, y revisado por el Equipo de Trabajo. Los requerimientos del negocio son
creados por el Equipo de Trabajo, revisados por el Gerente del Proyecto y el Gerente
Funcional, y aprobados por el Patrocinador de Proyecto y el Comit de Direccin.
El propsito de la Matriz de Responsabilidad es proporcionar claridad e indicar los
acuerdos sobre quin hace qu, as se puede definir las columnas con tanto detalle como
haga falta.
A continuacin se presentan algunos ejemplos de cdigos de responsabilidad, sin
embargo, cada proyecto puede definir sus cdigos particulares, siempre y cuando se
explique su significado, de modo que cada persona sepa que se espera de ella.
4

A Aprueba, por ejemplo el producto entregable
R Revisa, cualquier producto (y proporciona retro-alimentacin).
CCrea, o sea es el responsable de crear, podra ser C (1) como responsable
primario, C (2) responsable suplente
I - Proporciona Informacin
N - Notifica cuando un producto, actividad, etc. ha sido terminada
M - Maneja los productos intermedio, finales, por ejemplo: un bibliotecario, o la
persona responsable del repositorio de documentos)

1.6 Control mediante grfica de Gantt
La Grfica de Gantt es un resumen de un plan de trabajo, en forma grfica, que muestra
las actividades ms importantes de un proyecto en secuencia cronolgica. El cronograma
muestra el mes o trimestre en que se llevar a cabo cada actividad y la persona o
personas responsables de realizarlas. Este instrumento ayuda a los administradores a
monitorear las actividades y los resultados a corto plazo, facilitando el desarrollo del
proyecto y la administracin de los recursos del mismo.
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Este grfico consiste simplemente en un sistema de coordenadas en que se indica:

4
http://es.scribd.com/doc/215256064/1-4-1-Planificacion-de-Los-Parametros-de-Un-Proyecto-Alcance-Estructura-Especificaciones-y-
Estimaciones-de-Tiempos-Costos-y-Recursos#download
5
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Gantt-
Patrocinador
del Proyecto
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Equipo de
Trabajo
Comit de
Direccin
Definicin del
Proyecto
A A C R A
Plan de
Comunicacin
A R C R A
Requerimientos
del Negocio
A R R C A
Reportes sobre
el Avance del
Proyecto
R R C R R
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En el eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en trminos de la unidad
ms adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, da, semana, mes, etc.
En el eje Vertical: Las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad
se hace corresponder una lnea horizontal cuya longitud es proporcional a su duracin en
la cual la medicin efecta con relacin a la escala definida en el eje horizontal conforme
se ilustra.
Smbolos Convencionales: En la elaboracin del grfico de Gantt se acostumbra utilizar
determinados smbolos, aunque pueden disearse muchos otros para atender las
necesidades especficas del usuario. Los smbolos bsicos son los siguientes:
Iniciacin de una actividad.
Trmino de una actividad
Lnea fina que conecta las dos L invertidas. Indica la duracin prevista de la
actividad.
Lnea gruesa. Indica la fraccin ya realizada de la actividad, en trminos de
porcentaje. Debe trazarse debajo de la lnea fina que representa el plazo previsto.
Plazo durante el cual no puede realizarse la actividad. Corresponde al tiempo
improductivo puede anotarse encima del smbolo utilizando una abreviatura.
Indica la fecha en que se procedi a la ltima actualizacin del grfico, es decir, en
que se hizo la comparacin entre las actividades previstas
a) Caractersticas
Cada actividad se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su
duracin; la altura carece de significado.
La posicin de cada bloque en el diagrama indica los instantes de inicio y finalizacin
de las tareas a que corresponden.
Los bloques correspondientes a tareas del camino crtico acostumbran a rellenarse
en otro color (en el caso del ejemplo, en rojo).
b) Mtodo constructivo
Para construir un diagrama de Gantt se han de seguir los siguientes pasos:
Dibujar los ejes horizontal y vertical.
Escribir los nombres de las tareas sobre el eje vertical.
Tarea Predec. Duracin
A - 2
B A 3
C - 2
D C 3
E D
II+1
2
F B
FI-1
3
G D, E, F 3
H G
FF
2


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En primer lugar se dibujan los bloques correspondientes a las tareas que no tienen
predecesoras. Se sitan de manera que el lado izquierdo de los bloques coincida con el
instante cero del proyecto (su inicio).
A continuacin, se dibuja el bloque correspondiente a las tareas que slo dependen de las
tareas ya introducidas en el diagrama. Se repite este punto hasta haber dibujado todas las
tareas. En este proceso se han de tener en cuenta las consideraciones siguientes:
Las dependencias fin-inicio se representan alineando el final del
bloque de la tarea predecesora con el inicio del bloque de la tarea
dependiente.
Las dependencias final-final se representan alineando los finales de
los bloques de las tareas predecesora y dependiente.

Las dependencias inicio-inicio se representan alineando los inicios
de los bloques de las tareas predecesora y dependiente.

Los retardos se representan desplazando la tarea
dependiente hacia la derecha en el caso de retardos
positivos y hacia la izquierda en el caso de retardos
negativos.















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Conclusin
La gestin de proyectos en una actividad muy importante a la hora se asegurar el xito de
los proyectos que emprenden diferentes organizaciones. Existen muchas metodologas y
herramientas para llevar a cabo la gestin de proyectos, lo importante es reconocer
cuales son las necesidades del proyecto en el que se est trabajando o implementar
aquellas que se adapten a lo que realmente se desea obtener.
Bibliografa
Gua de los Fundamentos de la Administracin de proyectos (Gua del PMBOK),Cuarta
Edicin, 2008, Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square,
PA 19073-3299, EE.UU
https://sites.google.com/site/gdpumh/tema-i/02-fases-en-la-gestion-de-proyectos
(Consulta: 06-09-2014)
https://sites.google.com/site/gdpumh/planificacion-de-proyectos/04-actividades-o-tareas-
del-proyecto (Consulta: 06-09-2014)
http://es.scribd.com/doc/215256064/1-4-1-Planificacion-de-Los-Parametros-de-Un-
Proyecto-Alcance-Estructura-Especificaciones-y-Estimaciones-de-Tiempos-Costos-y-
Recursos#download (Consulta: 06-09-2014) ISBN e-book
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Gantt (Consulta: 06-09-2014)