Indicadores para evaluar la Gestin

de Abastecimiento
Agosto 2013
Eugenio Vsquez Rubilar
PARTE I
Marco conceptual
Fundamentos de control de gestin con un
enfoque de calidad

Por qu evaluar (1/2)
1. Evaluar permite darle direccin a las acciones:
Permite verificar la efectividad de las mismas, es decir que
produzcan los resultados esperados
La eficiencia de las acciones , es decir que se emplee una
cantidad razonable de recursos para realizar la accin
La coherencia de las acciones, es decir que los resultados de
las acciones estn alineados con los objetivos globales que se
quiere atender
La consistencia de las acciones, es decir, que no sean
contradictorias entre s
Por qu evaluar (2/2)
2. Evaluar permite disear y redisear las prcticas de
trabajo de la institucin
Cuando existen evaluaciones negativas acerca de cmo se
est haciendo, por ejemplo, la recepcin y registro de
materiales en bodega, se pueden tomar acciones correctivas y
capacitar mejor al personal.
3. Evaluar permite adems revisar los diseos que dan
origen a las acciones que se estn emprendiendo
Si las acciones planificadas se ejecutan, pero no se obtienen
los resultados esperados, se redisea la accin en vez de
perseverar en un esfuerzo que no est dando frutos
Diseo de mtodos de evaluacin
1. Establecer qu objetivos se busca lograr
Resultados esperados
Aporte de valor
2. Definir indicadores para medir el cumplimiento de los objetivos
Correlacin con los objetivos
Factibilidad de hacer una medicin objetiva
3. Establecer los estndares para cada indicador
Punto de comparacin, referencia
Tolerancia
4. Establecer cmo se va a controlar
Gradualidad
Puntos de control
Definicin de indicadores
Nombre
- Identificar o definir explcitamente qu es lo que se quiere medir
- Puede expresarse en un concepto genrico (Rotacin de inventarios) o
como concepto que relacione variables (Porcentaje de...)
Frmula de clculo
Establecer claramente las variables y operaciones que se deben realizar para el
clculo del indicador
Medios de verificacin
Identificar elementos observables
Definir mtodos/instrumentos de medicin que garanticen autonoma del
evaluador
Mecanismos de captura de datos
De qu forma se registran y recuperan los datos para el clculo del indicador
Meta (estndar)
Valor deseado del indicador que se desea alcanzar
Temporalidad / Gradualidad
Caractersticas de un buen indicador
Coherencia
Una mejora en el indicador se relaciona con un mayor grado de
cumplimiento de los objetivo
Consistencia
El indicador no se contradice con otros indicadores definidos
Simplicidad
Bajo grado de complejidad en la evaluacin
Replicabilidad
Independencia del evaluador
Fuente de informacin nica
Disponibilidad de datos
Un buen indicador se basa en datos disponibles, o que se pueden
obtener con un esfuerzo razonable
Dimensin y mbito de los indicadores
Dimensiones
Eficacia
Grado de cumplimiento
objetivos
Eficiencia
Relacin recursos /
produccin
Calidad de servicio
Respuesta oportuna y
adecuada a las
necesidades de los
usuarios
mbitos
Resultados
Agregacin de valor
Productos
Resultados directos y
observables de las
acciones planificadas
Proceso
Secuencia de actividades
requeridas para la
obtencin del producto
Matriz de cobertura
Proceso Producto Resultado
Eficacia
Eficiencia
Calidad de
servicio
Siempre
deben
existir
Son de apoyo
Formato de presentacin PMG
Objetivos definidos para el proyecto
Nombre Indicador Asociado al objetivo
Tipo Indicador (I: Inicial; N: Nuevo)
N
Frmula de clculo
Estndar o Meta
Situacin Inicial
Situacin Actual
Cumplimiento de Estndar o Metas (%)
Proceso de evaluacin
Implementacin de un sistema de
evaluacin
Elementos de diseo
Captura de datos
En lo posible, capturar los datos en el origen
Puntos de control
En qu momentos evaluar los indicadores
Metas por alcanzar en cada punto de control
Anlisis de desviaciones
Identificar las causas que justifican las desviaciones
Proposicin de acciones correctivas
Acciones para acortar brechas
Si corresponde, se debe redisear el plan de accin base
Ajuste de metas
Mecanismos para medir efectividad de las acciones correctivas
PARTE II
Ejemplos
Indicadores de uso frecuente para evaluar la
gestin de abastecimiento

Objetivos del abastecimiento
Eficiencia en las compras
Minimizar los recursos necesarios (financieros, humanos,
fsicos) para suministrar los bienes y servicios requeridos
Transparencia
Dar visibilidad a las actividades y criterios de decisin
involucrados en el abastecimiento, facilitando el control y el
acceso a los proveedores
Calidad
Satisfacer las necesidades de oportunidad y requerimientos
tcnicos de los usuarios
Optimizacin del uso de recursos
Racionalizar el uso de recursos al interior de la institucin
Listado de indicadores (1/2)
Duracin de los inventarios: es el nmero de das en que se
consumira los stocks disponibles de un material a los niveles de
consumo promedio de la institucin.
Quiebres de inventario: frecuencia de casos en que una institucin
se queda sin inventario de un material que se mantiene en bodega.
Tiempo de ciclo de compras: tiempo que transcurre entre que se
solicita la compra de un material y que este es recibido en bodegas.
Tiempo de despacho de la orden de compra: tiempo que
transcurre entre que se solicita la compra de un material y se
despacha al proveedor la orden de compra respectiva.
Listado de indicadores (2/2)
Cantidad de peticiones de oferta enviadas: corresponde al nmero de
proveedores a los cuales se enva una peticin de oferta para los procesos
de cotizacin (para la operacin en ChileCompra, corresponde al nmero
de proveedores que son notificados de las cotizaciones va e-mail).
Cantidad de ofertas recibidas: corresponde al nmero de ofertas o
cotizaciones recibidas en un proceso de compra.
Indicadores de satisfaccin de usuarios: corresponden a una calificacin
de la calidad de servicio percibida por los clientes internos del rea de
adquisiciones, normalmente considera distintos mbitos.
Indicadores de evaluacin de proveedores: corresponden a una
evaluacin de la calidad de servicio entregada por los proveedores.
Normalmente se asocia a una clasificacin de los proveedores.
Eficiencia
en las
Compras
Transparencia
Calidad de
Servicio
Racionalizacin
del uso de
recursos
Duracin de los inventarios
!!! ! !
Quiebres de inventarios
!!! !!!
Cantidad de peticiones de
oferta enviadas
! !!!
Cantidad de ofertas recibidas
!!! !!!
Tiempo de ciclo de compras
!! !!! !
Tiempo de despacho de la
orden de compra
!! !!! !
Indicadores de satisfaccin de
usuarios
!!!
Indicadores de evaluacin de
proveedores
!!! ! !!!
!!! = Alto impacto
!! = Impacto medio
! = Impacto bajo o indirecto
Relacin de indicadores con objetivos de
gestin