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Unidad N2.

Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad - Fase 1


Actividad: Arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad
Llene la siguiente tabla de acuerdo a los integrantes que conforman su grupo
de trabajo.
Nombre del grupo: ALFER
Integrantes del grupo:

1.JOSE ALEXANDER FERNANDEZ GOMEZ
2.
3.
4.
5.
Lder del grupo: JOSE ALEXANDER FERNANDEZ GOMEZ

Luego de conocer la situacin actual de la organizacin con respecto a los
requisitos de la Norma ISO 9001:2008, se debe iniciar la arquitectura
documental del Sistema de Gestin de Calidad, para as establecer cul ser la
estandarizacin que se asignar a manuales, procedimientos, formatos,
instructivos, listados y dems documentos necesarios para cumplir y mantener
el Sistema de Gestin de Calidad. Posteriormente, se deber definir el listado
de documentos mandatorios y no mandatorios que contribuirn al
mantenimiento y mejora del sistema de calidad. Para lo anterior, el grupo de
trabajo debe solucionar los siguientes cuatro puntos:
1) Arquitectura Documental: definan los componentes de cada
Documento del Sistema de Gestin de Calidad marcando con una X,
tambin adicionen Documentos o Componentes que consideren
necesarios para la eficaz implementacin del Sistema de Gestin de
Calidad.




Documentos


Componentes
M
a
n
u
a
l
e
s

P
r
o
c
e
d
i
m
i
e
n
t
o
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I
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F
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L
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P
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s

N
o
r
m
o
g
r
a
m
a
s

p
l
a
n
e
s

Encabezado X X X X X X X X
Tabla de
Contenido
X X X X X X

Objetivo del
Documento
X X X X X X X
X
Alcance del
Documento
X X X X X X X

Responsables
del
Documento
X X X X X X
X
Definicin de
Trminos
X X X
X
X

Flujograma X X X

Entre otros
Titulo X X X X X X X
Portada X X X
X
X

control de
Registros
X X X X X
X
X

Introduccin X X X
X
X

ANEXOS X
X

X
Conclusiones
X X X
X
X

Observaciones
X X X
X
X

NORMAS
X X X X
X
X

POLITICAS
X X X X
X
X





A. Establezcan el encabezado de los documentos del Sistema de Gestin
de Calidad, de manera que permita la identificacin del documento.

El encabezado de un documento corresponde a los datos bsicos para su
identificacin, y deber ir en todas las pginas

PGINAS:
VERSIN:
CDIGO:
FECHA
MACROPROCESO
NOMBRE DEL DOCUMENTO
LOGO

Ttulo o nombre del documento del Sistema de Gestin de la Calidad: centrado, negrilla,
mayscula sostenida y en letra Arial 12.

Cdigo: alfa numrico, el cual permite la identificacin nica del documento. Ver numeral 5.2.3,
Codificacin.

Versin del documento: identifica el nmero de versiones que ha tenido el mismo. Estas
aumentan en forma consecutiva ascendente, iniciando en 01. Se escriben en letra Arial, sin
negrilla y centrado.

Elabor: se escribe el nombre y el cargo de la persona de la dependencia que elabor el
documento. Se escribe en letra Arial, sin negrilla y centrado. Este campo slo aplica para la
pgina N1.

Fecha de elaboracin del documento (dd-mmm-aaaa): se escribe en letra Arial, sin negrilla y
centrado. Este campo slo aplica para la pgina N1.

Revis: se escribe el nombre y el cargo de la persona encargada de la revisin del documento,
en letra Arial, sin negrilla y centrado. Este campo aplica para la pgina N1.

Fecha de revisin del documento (dd-mmm-aaaa): se escribe en letra Arial, sin negrilla y
centrado. Este campo slo aplica para la pgina N1.

Aprob: Se escribe el nombre y el cargo del responsable de aprobar el documento, letra Arial,
sin negrilla, centrado. Este campo slo aplica para la pgina N1. Fecha de aprobacin del
documento (dd-mmm-aaaa): se escribe en letra Arial, sin negrilla y centrado. Este campo slo
aplica para la pgina N1.











2) Mapa de Procesos: definan los procesos organizacionales en donde se
evidencien claramente los procedimientos de direccin, apoyo,
misionales y de mejora continua.

Procesos Estratgicos: son los procesos responsables de analizar las
necesidades y condicionantes de la sociedad, del mercado y de los accionistas,
para a partir del anlisis de todo ello y el conocimiento de las posibilidades de los
recursos propios, emitir las guas adecuadas al resto de procesos de la
organizacin, para as asegurar la respuesta a las mencionadas necesidades y
condicionantes.

Se suelen referir a las leyes, normativas,... aplicables al servicio y que no son
controladas por el mismo.

Procesos Clave: ataen a diferentes reas del servicio y tienen impacto en el
cliente, creando valor para ste. Son las actividades esenciales del servicio, su
razn de ser. Son los procesos a partir de los cuales, el cliente percibir y
valorar la calidad.

Procesos de Soporte: son los procesos responsables de proveer a la
organizacin de todos los recursos necesarios en cuanto a personas, maquinaria
y materia prima, para a partir de los mismos, poder generar el valor aadido
deseado por los clientes.

Evaluar analizar mejorar


3) Documentacin a realizar - Lista de chequeo: definan el nivel
documental por procesos institucionales.


P
r
o
c
e
s
o

Nombre del
Documento
Procedencia
Responsable
del
Documento
Mandatorio ISO
9001:2008
No
Mandatorio
Gestin de
Calidad
Directiva Permanente
de Plan de Accin
5.1,5.2,5.3,5.4,5.5,
5.6,7.2.1,7.2.2,7.5

Director de
Planeacin
Planeacin
Estratgica
Documentos de
direccionamiento
estratgico
5.1,5.2,5.4,5.5,6.1,6.3
7.2.1,7.2.2,

Director de
planeacin



Gestin
Presupuestal
Directiva para la
elaboracin del
anteproyecto de
presupuesto
6.1
Jefe Jefatura
financiera,
director
presupuesto,
Director Planea
Gestin Accin
Integral
Directiva de Accin
Integral y objetivos de
Accin Integral
6.2,7.5
Jefatura de
Accin Integral
Planeamiento
Logstico
Directivas
permanentes,
transitorias y planes
6.3 ,7.1,7.5.1
Jefe Jefatura
Logstica,
Intendente Gral,
Directores
Adquisicin de
Bienes y
Servicios
Plan de Contratacin 6.3,7.4,7.5.1
Jefe Jefatura
Logstica,
Intendente Gral,
Directores, Jefe
de Presupuesto
Gestin de
Doctrina
Plan de Instruccin,
Capacitacin Y
Entrenamiento
7.3,8.3
Jefe educacin
y doctrina,
Director de
Doctrina
Gestin
Administracin
Personal
Directiva Programas
de Induccin
6.2
Jefe Desarrollo
Humano,
Director Personal
Gestin
Documental
Plan de capacitacin
de gestin documental
y administracin de
archivo y
correspondencia.
4.2.3,4.2.4
Ayudante
General y Jefe
Estado Mayor
Gestin
Contable
Directivas de polticas
de carcter contable y
financiero
6.1
Director
Financiero
Inspeccin y
Auditoria
Plan de Inspeccin y
Auditorias
8.2.2
Inspector
General y Jefe
Estado Mayor


4) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del
grupo tras el desarrollo de la presente actividad.


Conclusiones



1.La correcta elaboracin de un documento de SGC
2.Conocer la estructura general de un documento
3.Verificacion de un encabezado, el contenido especfico y un pie de pgina, de los
documentos
4.conocimiento del mapa de procesos con sus macroprocesos
5. Que la Norma ISO 9001:2008, requiere (y siempre ha requerido) un sistema de gestin de
la calidad documentado, y no un sistema de documentos



Modo de entrega:

La actividad debe ser realizada por el grupo de trabajo conformado al
inicio del programa.
Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el archivo
con el desarrollo de la actividad realizada de manera grupal.
Los aprendices que efecten la actividad de manera individual se les
descontar puntos en la nota final.

Criterios de evaluacin
Define la estandarizacin que aplicar a los documentos del S.G.C.
Conoce los documentos mandatorios definidos en la ISO 9001.
Define los documentos que contribuirn al mantenimiento y mejora continua
del S.G.C.