Unidad N3.

Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad - Fase 2

Actividad: Documentacin de procesos
Llene la siguiente tabla de acuerdo a los integrantes que conforman su grupo
de trabajo.
Nombre del grupo: EJERCITO NACIONAL,,,ALFER
Integrantes del grupo:

1.ALEXANDER FERNANDEZ GOMEZ
2.
3.
4.
5.
Lder del grupo: ALEXANDER FERNANDEZ GOMEZ


Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad y una
vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos,
instructivos, listados y dems documentos necesarios para cumplir y mantener
el Sistema de Gestin de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso
de documentacin de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo
definida en la actividad de la unidad N2 (Arquitectura documental del
Sistema de Gestin de Calidad). Para esto, el grupo de trabajo debe
solucionar los siguientes tres puntos:
1) Seleccin del orden de la documentacin: definan mediante una
grfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia
u orden a seguir para iniciar la documentacin para cada uno de los
procesos institucionales de direccin, apoyo, misionales y de mejora
continua.



2) Documentacin total de un proceso Misional o de Realizacin del
Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccionen el que
debera documentarse primero de acuerdo al punto anterior,
posteriormente deben iniciar su completa documentacin, de modo que
luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos
aplicables para el mismo, segn Norma ISO 9001:2008.







A. Definicin de la caracterizacin del proceso seleccionado.


Proveedor

Entradas del Proceso Actividades

Cliente

Responsable
Actividad

Salidas del
Proceso

Interno Externo Interno Externo
Planeacin
Estratgica

MDN
CGFM
DAFP
ICONTEC

Norma NTCGP 1000
Gua de Planeamiento
Estratgico

P
1. Definir las directrices
de implementacin y
mantenimiento del SIG
en el Ejrcito
Jefe de Planeacin y
Transformacin
Director Gestin de
Calidad
Cronograma de
Trabajo
Circulares
Oficios
Manual de
Calidad
Boletines

Todos los
Procesos


Planeacin
Estratgica
Gestin de
Calidad


Gua de Planeamiento
Estratgico
Directiva permanente plan de
Accin

2. Formular Plan de
Accin
Director Gestin de
Calidad
Pares de calidad

Plan de Accin
Planeacin
Estratgica


Gestin de
Calidad
Inspeccin
y Auditora

ICONTEC

Cronograma de Trabajo
Certificacin vigente
Informe de Auditoria
ICONTEC
Informe de Auditoria Interna

3. Planificar la realizacin de
la
auditoria externa y
gestionar su aprobacin.


Director Gestin de
Calidad
Analista de Calidad

Acta de reunin
previa
Programacin
Auditoria
Plan de Auditoria
Contrato

Todos los
procesos


Gestin de
Calidad.

DAFP
ICONTEC

Poltica de Administracin del
Riesgo EJC
Directiva Permanente
Administracin del Riesgo
Gua de Administracin del Riesgo
NTC-ISO 31000


4. Contextualizar,
Identificar, analizar y
valorar los riesgos
Director Gestin de
Calidad
Analista de Calidad
Pares de calidad

Contexto
estratgico
Identificacin de
Riesgos
Mapa de Riesgos

Gestin de
Calidad


FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA
EJRCITO NACIONAL

CARACTERIZACIN DE PROCESOS
MACROPROCESO: Direccionamiento Estratgico

PROCESO: Gestin de Calidad

Cdigo Proceso: PR-E-JEM-DIPLA-004 Versin: 10 Fecha de emisin: 2014-06-13
Pg. 1 de 6

LIDER DEL PROCESO: Jefe de Planeacin y Transformacin, Director Gestin de Calidad, Pares de calidad.
OBJETIVOS DEL PROCESO: Asesorar en la implementacin y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestin (SIG) con el fin de promover el
mejoramiento continuo.
ALCANCE DEL PROCESO: Inicia desde la Planificacin del Sistema Integrado de Gestin (SIG) hasta el mantenimiento y mejora.


FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA
EJRCITO NACIONAL

CARACTERIZACIN DE PROCESOS
MACROPROCESO: Direccionamiento Estratgico

PROCESO: Gestin de Calidad

Cdigo Proceso: PR-E-JEM-DIPLA-004
Versin: 10 Fecha de emisin: 2014-06-13
Pg. 2 de 6

LIDER DEL PROCESO: Jefe de Planeacin y Transformacin, Director Gestin de Calidad, Pares de calidad.
OBJETIVOS DEL PROCESO: Asesorar en la implementacin y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestin (SIG) con el fin de promover el
mejoramiento continuo.
ALCANCE DEL PROCESO: Inicia desde la Planificacin del Sistema Integrado de Gestin (SIG) hasta el mantenimiento y mejora.
Proveedor
Entradas del Proceso Actividades

Cliente

Responsable
Actividad

Salidas del
Proceso
Interno Externo Interno Externo
Gestin de
Calidad.

MDN
CGFM
DAFP
ICONTEC

Contexto estratgico
Identificacin de Riesgos
Mapa de Riesgos
H
5. Gestionar los
Riesgos.

Analista de Calidad
Pares de calidad

Seguimiento
Mapas de
Riesgos
Solicitud de
accin preventiva
Anlisis final
administracin de
riesgos

Gestin de
Calidad

Todos los
Procesos


Gestin de
Calidad.


Gua de Planeamiento Estratgico
Norma NTCGP 1000
Polticas de Calidad y de
Administracin de Riesgos Vigentes
Objetivos Institucionales y de Calidad
Procedimientos Obligatorios y Manual de Calidad vigentes
H
6. Definir, comunicar y
mantener actualizadas las
Polticas de calidad y de
administracin de
riesgos, los Objetivos
Institucionales y de
Calidad, Manual de
Calidad, Procedimientos
Obligatorios de la
Norma,

Director Gestin de
Calidad
Analista de Calidad
Pares de calidad
(Comunicar)

Polticas de Calidad y de
Administracin de Riesgos
Objetivos Institucionales de
Calidad Procedimientos
Obligatorios Manual de
Calidad actualizados e
informe de resultados encuesta
de entendimiento SIG



Todos los
Procesos


Todos los Procesos
Formato Solicitud de Elaboracin modificacin o
eliminacin de documentos
Procedimiento control de
Documentos





7. Revisar y aprobar los
documentos antes de su
divulgacin.

Director Gestin de
Calidad
Analista de Calidad

Respuesta
aprobacin
Documentos
(JEPLA)

Todos los
Procesos



Proveedor

Entradas del Proceso Actividades

Cliente

Responsable
Actividad

Salidas del
Proceso

Interno Externo Interno Externo
Gestin de
Calidad


Respuesta aprobacin de
Documentos Archivo Documental



8. Administrar los
documentos del Sistema
(Suite de Calidad).

Director Gestin de
Calidad
Analista de Calidad

Listado Control de
Cdigos actualizado
Documentos SGC
Suite de Calidad
actualizada

Todos los
Procesos.


Gestin de
Calidad
Todos los
Procesos.


Listado de Cdigos actualizado
Archivo Documental


9. Actualizar link SGC,
pgina Web Ejrcito.

Director Gestin de
Calidad
Analista de Calidad

Pgina Web
actualizada

Todos los
Procesos.


Gestin de
Calidad
Todos los
Procesos.


Respuesta aprobacin de
documentos
Procedimiento control de
Documentos
Documentos actualizados

H
10. Difundir y controlar
los documentos(Elaborados
modificados o eliminados).

Analista de Calidad
Pares de calidad

Listados maestros de
documentos
Listados maestros de
registros y normogramas
actualizados, Soporte de
difusin (correos, boletines,
oficios etc.)

Todos los
Procesos.


Gestin de
Calidad


NTCGP 1000
Solicitudes de los procesos

11. Acompaar,
asesorar y capacitar a
todos los procesos del
SIG en la
implementacin y
mantenimiento de este.

Director Gestin de
Calidad
Analista de Calidad
Gestores de Calidad.

Control de Asesoras
Actas de Capacitacin y de
reunin
Evaluacin de capacitaciones
Informes de retroalimentacin
cliente interno

Todos los
Procesos.


FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA
EJRCITO NACIONAL

CARACTERIZACIN DE PROCESOS
MACROPROCESO: Direccionamiento Estratgico

PROCESO: Gestin de Calidad

Cdigo Proceso: PR-E-JEM-DIPLA-004 Versin: 10 Fecha de emisin: 2014-06-13
Pg. 3 de 6

LIDER DEL PROCESO: Jefe de Planeacin y Transformacin, Director Gestin de Calidad, Pares de calidad.
OBJETIVOS DEL PROCESO: Asesorar en la implementacin y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestin (SIG) con el fin de promover el
mejoramiento continuo.
ALCANCE DEL PROCESO: Inicia desde la Planificacin del Sistema Integrado de Gestin (SIG) hasta el mantenimiento y mejora.


Proveedor

Entradas del Proceso Actividades

Cliente

Responsable
Actividad

Salidas del
Proceso

Interno Externo Interno Externo
Todos los
Procesos.

DAFP
ICONTEC

Poltica de administracin de riesgos
Directiva Permanente Administracin del Riesgo
Formatos Administracin de Riesgos
Gua del DAFP
NTC-ISO 31000




12. Acompaar,
capacitar y asesorar en
la aplicacin y
elaboracin de los
formatos de
administracin de
riesgos
Director Gestin de
Calidad
Analista de Calidad
Pares de calidad

Clasificacin de Riesgos
Anlisis final administracin de
Riesgos
Control de Asesoras
Actas de capacitacin

Todos los
Procesos.


Todos los
Procesos.


Documentos SGC
Procesos, procedimientos,
formatos, instructivos,
manual de calidad, contexto
estratgico, identificacin del
riesgo, mapa de riesgos,
seguimiento mapas de riesgos, solicitudes de accin
preventivas, correctivas y de
mejora, etc)

13. Realizar cargue
Suite de Calidad -
Mdulos Documentos,
mejoras y gestin del
riesgo.

Analistas de Calidad
Pares de calidad
(CDO EJC)

Suite de Calidad
Actualizada

Todos los
Procesos.


Todos los
Procesos.


Compromisos del SIG,
Informe auditora interna,
Estado de las acciones correctivas, preventivas y de
mejora, desempeo de los procesos, Informacin de
PQR, Cambios del Sistema, Recomendaciones para
la mejora, Producto y/o servicio no conforme,
Informe final administracin de Riesgos



14. Consolidar la
informacin para la
presentacin de la
revisin de los Altos
Mandos.

Director Gestin de
Calidad
Analista de Calidad

Presentacin de la revisin Altos
Mandos
Acta Revisin al Sistema de
Gestin de Calidad por los
Altos Mandos
Gestin de
Calidad



FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA
EJRCITO NACIONAL

CARACTERIZACIN DE PROCESOS
MACROPROCESO: Direccionamiento Estratgico

PROCESO: Gestin de Calidad

Cdigo Proceso: PR-E-JEM-DIPLA-004
Versin: 10 Fecha de emisin: 2014-06-13
Pg. 4 de 6

LIDER DEL PROCESO: Jefe de Planeacin y Transformacin, Director Gestin de Calidad, Pares de calidad.
OBJETIVOS DEL PROCESO: Asesorar en la implementacin y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestin (SIG) con el fin de promover el
mejoramiento continuo.
ALCANCE DEL PROCESO: Inicia desde la Planificacin del Sistema Integrado de Gestin (SIG) hasta el mantenimiento y mejora.



Proveedor

Entradas del Proceso Actividades

Cliente

Responsable
Actividad

Salidas del
Proceso
Interno Externo Interno Externo
Todos los
Procesos.


Procedimientos de control de
documentos y de registros Control de
actualizaciones Listados maestros de
Documentos y de Registros
V
15. Verificar el
cumplimiento del control
de documentos internos
y externos.

Director Gestin de
Calidad
Analista de Calidad
Pares de calidad

Control de actualizaciones
Listados maestros de
documentos, de registros y
Normogramas

Gestin de
Calidad

Gestin de
Calidad


Plan de Accin
Cronograma de Trabajo


16. Autoevaluar la
Gestin del Proceso.

Director Gestin de
Calidad
Analista de Calidad
Pares de calidad

Informe de gestin plan de
accin informe de resultados
encuesta de entendimiento
SIG
Planeacin
Estratgica
Gestin de
Calidad


Gestin de
Calidad
Todos los
procesos


Informe de Gestin plan de Accin
Informes de Auditoras
controles de Asesoras
Cronograma de trabajo

V
17. Autoevaluar los
Controles del Proceso

Director Gestin de
Calidad
Analista de Calidad
Pares de calidad

Acciones Correctivas
Preventivas y de Mejora
Informes de resultados
Gestin de
Calidad
.


Gestin de
Calidad
Inspeccin y
Auditorias

CGR

Informes (Gestin Contralora,
Inspeccin y/o Auditorias)
Informe de Gestin Plan de Accin
Anlisis de Resultados



A
18. Tomar Acciones
correctivas y de mejora.

Director Gestin de
Calidad
Analista de Calidad

Acciones Correctivas y de
Mejora Plan de mejoramiento

Gestin de
Calidad
Inspeccin y
Auditora

CGR

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EJRCITO NACIONAL

CARACTERIZACIN DE PROCESOS
MACROPROCESO: Direccionamiento Estratgico

PROCESO: Gestin de Calidad

Cdigo Proceso: PR-E-JEM-DIPLA-004
Versin: 10 Fecha de emisin: 2014-06-13
Pg. 5 de 6

LIDER DEL PROCESO: Jefe de Planeacin y Transformacin, Director Gestin de Calidad, Pares de calidad.
OBJETIVOS DEL PROCESO: Asesorar en la implementacin y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestin (SIG) con el fin de promover el
mejoramiento continuo.
ALCANCE DEL PROCESO: Inicia desde la Planificacin del Sistema Integrado de Gestin (SIG) hasta el mantenimiento y mejora.



Documentos Relacionados Requisitos
Ver Listado Maestro de Documentos
Ver Tabla de Retencin Documental

NTCGP 1000 / ISO 9001
4.1 Requisitos Generales, 4.2 Gestin Documental, 4.2.3 Control de
Documentos, 4.2.4 Control de Registros, 5.1 Compromiso de la
Direccin, 5.2Enfoque al Cliente, 5.3 Poltica de Calidad, 5.4
Planificacin, 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin, 5.6
Revisin por la direccin, 6.1 Provisin de Recursos (literal a), 7.1
Planificacin de la realizacin del producto o prestacin del servicio,
7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el producto y/o
servicio, 7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el producto
y/o servicio, 8.1 Generalidades, 8.2.3 Seguimientos y medicin de los
procesos, 8.4 Anlisis de datos, 8.5 Mejora
Legales
Ver Normogramas

MECI 1000:2005
1.2.3 Modelo de operacin por procesos
1.3 Administracin de riesgo
2.1 Actividades de control
3.1 Autoevaluacin
3.3 Planes de mejoramiento










Registros Relacionados Recursos Indicadores Riesgos/Controles



Ver Listado Maestro de Registros
Ver Tabla de Retencin Documental

Personal Competente, Representante
por la Direccin, Profesional
Especializado de Calidad, Presupuesto
para Capacitacin y mantenimiento del
Sistema, Oficina debidamente equipada,
equipos de cmputo, papelera


Ver Informe de Gestin Plan
de Accin (Componente de
proceso).




Ver Mapa de Riesgos






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EJRCITO NACIONAL

CARACTERIZACIN DE PROCESOS
MACROPROCESO: Direccionamiento Estratgico

PROCESO: Gestin de Calidad

Cdigo Proceso: PR-E-JEM-DIPLA-004
Versin: 10 Fecha de emisin: 2014-06-13
Pg. 5 de 6

LIDER DEL PROCESO: Jefe de Planeacin y Transformacin, Director Gestin de Calidad, Pares de calidad.
OBJETIVOS DEL PROCESO: Asesorar en la implementacin y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestin (SIG) con el fin de promover el
mejoramiento continuo.
ALCANCE DEL PROCESO: Inicia desde la Planificacin del Sistema Integrado de Gestin (SIG) hasta el mantenimiento y mejora.
B. Realicen los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo, formatos,
listados, y dems documentacin aplicable al proceso seleccionado en
el punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada implementacin,
mantenimiento y mejora continua.
Nota: la respuesta a este punto podr entregarse en ste documento o
enviarse de manera anexa a travs de compresores como WInZip o WinRar.
3) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del
grupo tras el desarrollo de la presente actividad.



Conclusiones
1. Reconocer el orden a seguir para iniciar la estructura piramidal de la
documentacin
2. Reconocer el modo del cumplimiento de los requisitos aplicables en la
documentacin segn Norma ISO 9001:2008.
3. Verificar el cumplimiento del control de documentos internos y externos de cada
proceso

4. Autoevaluar los Controles del Proceso

5. Consolidar informacin para la presentacin de la revisin de los procesos y
procedimientos


Modo de entrega:

La actividad debe ser realizada por el grupo de trabajo conformado al
inicio del programa.
Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el archivo
con el desarrollo de la actividad realizada de manera grupal.
Los aprendices que efecten la actividad de manera individual se les
descontar puntos en la nota final.

Criterios de evaluacin
Determina la secuencia e interaccin de un proceso.
Realiza la documentacin del proceso.