65

CAPITULO IV

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS




Compaa Ecuatoriana del Caucho S. A.
POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS
Preparado por:
Soledad Jara
Revisin: Original Fecha: 2004-04-5 Pgina: 1 de 13

1. PROPOSITO.
El propsito de este procedimiento es establecer un sistema, que contenga las polticas y
normas que permitan un adecuado, gil y eficiente control de los ingresos,
modificaciones, traspasos y egresos de los activos fijos de la Compaa.

2. ALCANCE.
Se regirn por este procedimiento el responsable de Activos Fijos y todos los
funcionarios y empleados contratados directamente o aquellos contratados por una
agencia de empleo temporal de la Compaa Ecuatoriana del Caucho S.A. relacionados
con el manejo y control de activos fijos.

3. DEFINICIONES.
3.1. Se consideran como activos fijos todos los bienes tangibles permanentes que ha
sido adquirido para el funcionamiento de la empresa y que son necesarios para generar
venta.

3.2. Los bienes a ser considerados como activos fijos deben tener una vida til superior
a un ejercicio econmico, no susceptible de destruccin total por causas menores, que
no sea fungible o propenso al consumo y no debe tenerse la intencin de enajenarlos.

3.3. Se considerarn activos fijos aquellos que superen los $500 y sea posible asignarles
una vida til estimada. Se exceptan los tiles de escritorio y suministros.
66




Compaa Ecuatoriana del Caucho S. A.
POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS
Preparado por:
Soledad Jara
Revisin:
Original
Fecha: 2004-04-5 Pgina: 2 de 13

3.4. Se denominarn costos de mantenimiento aquellos en que se incurre en forma
programada para mantener un bien en operacin normal.

3.5. Se denominan costos de reparacin aquellos en que se incurre en forma imprevista,
para solucionar el desperfecto de algn bien y restituirle sus condiciones normales de
operacin.

4. POLTICAS

1.- La Gerencia de Compras y sus distintas unidades, sern las nicas dependencias, de
acuerdo con sus funciones, facultadas para realizar el trmite de adquisicin de activos
fijos, luego de las aprobaciones respectivas.

2.- Toda compra de activos fijos deber contar con las aprobaciones que se especifican
en la Poltica de Inversiones de Capital, conocida como (VR 11).

3.- Las propuestas que excedan de USD 250,000 deben ser aprobadas por el nivel de
firmas autorizadas A constante en la Poltica de Inversiones de Capital, conocida
como ( VR 11).

4.- Los gastos de capital menores estarn cubiertos por el presupuesto autorizado del
departamento y debern ser aprobados en base a los lmites de desembolsos que
corresponda, conforme a la delegacin de autoridad indicada en el VR11. De similar
manera sern aprobados los rubros que no hayan sido incluidos en los presupuestos de
departamento.


67




Compaa Ecuatoriana del Caucho S. A.
POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS
Preparado por:
Soledad Jara
Revisin:
Original
Fecha: 2004-04-5 Pgina: 3 de 13

5.- Los activos fijos se registrarn contablemente, de acuerdo con los principios y
normas de contabilidad de general aceptacin, leyes, reglamentos y dems cuerpos
normativos.

6.- Los activos fijos deben llevarse al costo de adquisicin o construccin histrico.

7.- La vida til asignada debe estar de acuerdo a las normas impartidas por la ley y
deben expresarse en meses, as:


ACTIVO FIJO EN AOS EN MESES
Edificios 20 240
Muebles y enseres 10 120
Maquinaria y equipos 10 120
Vehculos 5 60

8.- Los activos fijos deben controlarse en un auxiliar contable que identifique su cdigo,
fecha de incorporacin, vida til, valor de adquisicin, depreciacin acumulada,
depreciacin del ejercicio, valor neto e identificacin del departamento que usa el bien.
Esto ltimo es de vital importancia pues permite definir el tipo de costo o gasto ya sea
costo de produccin o gasto de administracin y ventas.

9.- Respecto de las escrituras de propiedad, se deben anotar detalladamente los datos
completos en el registro correspondiente; el original lo conservar el departamento
Legal y una copia ser para el departamento de contabilidad.

10- La transformacin de maquinas deben implicar dar de baja el antiguo cdigo e
ingresar un cdigo nuevo.
68




Compaa Ecuatoriana del Caucho S. A.
POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS
Preparado por:
Soledad Jara
Revisin:
Original
Fecha: 2004-04-5 Pgina: 4 de 13
11.- Los desembolsos que mejoren la capacidad o la eficiencia operativa de un activo, si
son sustanciales deben capitalizarse. Los desembolsos menores an cuando tengan la
caracterstica de desembolso capitalizables, se llevan al gasto como costos del perodo.

12.- Cuando el costo de las mejoras es relativamente importante o cuando cambia la
vida estimada de un activo, los cargos futuros por depreciacin se basan en el nuevo
valor en libros y en la nueva vida til estimada (no se ajusta la depreciacin de perodos
anteriores).

13.- Toda adicin mejora, mantenimiento o reparacin de activo fijo debe estar
autorizado por el rea que solicita el bien, por el rea de mantenimiento o prevencin de
riesgos y por la divisin financiera.

14.- Todos los bienes del activo fijo debern poseer una placa identificatoria que
indique el cdigo asignado en el auxiliar de activo fijo, adems el sistema de activo fijo
debe especificar la ubicacin de los bienes y el estado en que se encuentran.

15. Cada vez que se traslade un bien del activo fijo fuera de los edificios donde se
registr originalmente debe ser ingresado al sistema a travs de un documento oficial.

16.- Los inventarios fsicos de los activos fijos deben ser cotejados y conciliados
peridicamente con los registros contables.

17.- Considerando el alto volumen de tems que posee la compaa, se recomienda cada
tres aos, realizar un inventario fsico de los bienes del activo fijo. Dicho inventario
debe ser tomado por el rea de Contabilidad, bajo la responsabilidad del Contador de
Activos Fijos. La valorizacin y comparacin con los registros auxiliares ser
responsabilidad de este.
69




Compaa Ecuatoriana del Caucho S. A.
POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS
Preparado por:
Soledad Jara
Revisin:
Original
Fecha: 2004-04-5 Pgina: 5 de 13

18.- Cada responsable de rea tiene que firmar un Acta de Responsabilidad Material de
los activos fijos bajo su custodia.

19.- Cuando se cambie el responsable de un rea; debe efectuarse el chequeo de todos
los activos fijos tangibles bajo su custodia, a fin de fijar la responsabilidad material
correctamente.

20.- La recepcin y entrega de los equipos debe efectuarse con la documentacin
debidamente autorizada.

21.- Depreciacin
21.1.- Los valores de los activos fijos tangibles se depreciarn mensualmente de acuerdo
con las regulaciones vigentes y en base a las tasas establecidas para su reposicin. Las
tasas de aplicacin para la depreciacin de cada tipo de activo fijo son las siguientes:

ACTIVO FIJO VIDA TIL % DEPRECIACIN
Edificios 20 aos 5%
Muebles y enseres 10 aos 10%
Maquinaria y equipos 10 aos 10%
Vehculos 5 aos 20%

21.2 La parte de depreciacin correspondiente a los bienes del activo fijo que no aportan
al giro de la compaa pero que se relaciona indirectamente como apoyo del giro, en la
gestin administrativa o de venta debe imputarse a gastos de administracin y ventas,
segn corresponda el uso u ubicacin del mismo.



70




Compaa Ecuatoriana del Caucho S. A.
POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS
Preparado por:
Soledad Jara
Revisin:
Original
Fecha: 2004-04-5 Pgina: 6 de 13

22.- Los terrenos y las obras en curso no deben depreciarse.

23.- Obras en curso o Proyectos de inversin
23.1.- Las inversiones en activos fijos por concepto de proyectos o ampliaciones de
plantas o decisiones de compra deben estar reglamentadas por la poltica de inversiones
anuales aprobadas por el Comit ejecutivo.

23.2.- Se debe preparar un presupuesto de inversin en activos fijos y obtener
aprobacin por escrito para proyectos de cuanta, firmada por la Direccin General y/o
de rea. La aprobacin debe incluir: necesidad del desembolso, costo estimado,
disposicin de las unidades que se van a reemplazar, duracin estimada de los activos y
tasas de depreciacin, etc.

23.3.- Respecto de las construcciones en proceso, stas deben estar sujetas a control por
cuentas contables especficas, as como aprobar y definir claramente las variaciones que
resulten al confrontar las estimaciones del presupuesto.

23.4.- Debern ser identificadas individualmente por proyecto u obra en una cuenta
contable especfica en base al plan de inversin anual. Esta cuenta contable recoger
todas las incorporaciones a nuevos proyectos, incluyendo intereses y gastos incurridos.
Las obras en curso se cerrarn y activarn en el auxiliar de activo fijo una vez
completada su ejecucin y puesta en marcha.

23.5.- Los proyectos de inversin deben indicar un tiempo definido de trmino. Ser
responsabilidad del departamento de Contralora de Manufactura, evaluar
peridicamente el progreso de los proyectos u obras en curso, de tal forma que si existe
algn proyecto que se conoce no ser concluido ajustar con cargo a resultados.
71




Compaa Ecuatoriana del Caucho S. A.
POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS
Preparado por:
Soledad Jara
Revisin:
Original
Fecha: 2004-04-5 Pgina: 7 de 13

23.6.- Se aceptar hasta un 10% adicional de exceso o grado de tolerancia de gastos por
cada proyecto u obra en curso. Una cifra mayor requerir la emisin de una nueva
solicitud de inversin debidamente autorizada.

23.7.- El traspaso desde obras en curso al auxiliar de activo fijo, deber hacerse
individualizando los activos que conforman las obras en curso por ejemplo maquinarias,
equipos, construcciones, otros, distribuyendo los gastos de la obra en cada valor unitario
de los bienes.

24.- Corresponde a una decisin de la gerencia de administracin y finanzas, la opcin
de contratar un leasing para la compra de cualquier activo de la empresa.

25.- Bienes en desuso, obras en curso o proyectos no llevados a cabo, o planes de venta.
25.1.- Para los bienes en desuso e inactivos por tiempo indefinido se debe mantener una
cuenta por separado bajo el rubro otros activos fijos.

25.2.- Para dichos activos fijos se debe suspender la depreciacin y, el valor neto de
libros deber ajustarse a su valor estimado de realizacin. Cuando este ltimo sea menor
se imputara un cargo a los resultados del ejercicio, bajo el rubro otros egresos.

26.- Para el precio de venta de activos fijos se considerar el valor que consta en libros,
los montos y niveles de autoridad delegado para aprobaciones de venta es la siguiente:

Manufactura $ 3.000
Vicepresidencia Financiera $ 10.000
Presidente Ejecutivo mayores a $ 10.000
72




Compaa Ecuatoriana del Caucho S. A.
POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS
Preparado por:
Soledad Jara
Revisin:
Original
Fecha: 2004-04-5 Pgina: 8 de 13

27. Las donaciones de activos fijos sern aprobadas por el Presidente y Vicepresidente
Ejecutivo.

5. PROCEDIMIENTOS
1.- Se proceder a registrar un activo fijo cuando la compaa haya comprado,
construido o recibido en donacin un bien.

Para el registro se iniciar el trmite con la verificacin del activo fijo y su conciliacin
con las facturas, orden de compra o cualquier documento pertinente

Inmediatamente en el sistema se proceder al registro de la incorporacin del bien,
iniciando el proceso con la asignacin del nmero de identificacin del bien.

Este nmero de identificacin del activo deber escribirse en el activo que se est
inventariando, en un lugar visible.

Si es un activo mvil, la responsabilidad ser personal, y si se tratare de un activo no
mvil, la responsabilidad ser departamental.

Todos los documentos exigidos, para la incorporacin de activos fijos, servir al
contador de activos fijos para alimentar la informacin en el subsistema de activos fijos,
luego ser guardado en forma secuencial por departamento en un archivo de su
responsabilidad

Adicionalmente el encargado de activos fijos, al momento de registrar contablemente el
bien, deber mediante memorando, enviar copias de la factura a la Ca. de Seguros, para
el ingreso del bien dentro de la pliza correspondiente.

73




Compaa Ecuatoriana del Caucho S. A.
POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS
Preparado por:
Soledad Jara
Revisin:
Original
Fecha: 2004-04-5 Pgina: 9 de 13

2.- Todos los activos fijos que se incorporaran al sistema de activo fijo, correspondiente
a bienes utilizados en la operacin deben ser chequeados fsicamente por el rea de
mantenimiento, quien debe firmar un formulario de incorporacin de activos fijos y
enviarlo a contabilidad. En el caso de otras reas usuarias debe ser firmado por quien
verifica el estado inicial del bien.

3.- El jefe del rea de mantenimiento debe solicitar al encargado de activo fijo la placa
identificatoria y ser su responsabilidad marcar cada activo fijo incorporado a la
compaa.

4.- El rea Contable debe constar con la informacin mnima indispensable de estos
bienes, para su correcta identificacin verificndose la suma de sus valores con el saldo
de la cuenta control correspondiente peridicamente.

5.- Debe existir un encargado de activo fijo que mantenga actualizados los registros
auxiliares de activo fijo, respecto de lo siguiente:
- Incorporar todos los bienes
- Dar de baja los bienes
- Asignar la vida til de acuerdo a las exigencias de la ley
- Validar mensualmente el clculo de depreciacin del ejercicio y correccin monetaria
- Mantener un archivo fsico con los formularios de incorporaciones (adjuntando
respaldo de copias o fotocopias de facturas), bajas o ventas (adjuntando copia o
fotocopia de facturas de venta).
- Emitir los registros auxiliares mensuales y efectuar las contabilizaciones.

6.- Todas las Incorporaciones de activo fijo deben adjuntar el formulario firmado por el
rea de mantenimiento o del rea usuaria cuando corresponda.


74




Compaa Ecuatoriana del Caucho S. A.
POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS
Preparado por:
Soledad Jara
Revisin:
Original
Fecha: 2004-04-5 Pgina: 10 de 13

7.- Cada persona o departamento responsable de los activos fijos deben reportar un
informe mensual con los bienes de la compaa que deben ser dados de baja por
encontrarse en mal estado, ste informe debe enviarse a contabilidad.

8.- Deben elaborarse inmediatamente a su ocurrencia los diferentes movimientos de
estos bienes, por las altas, bajas, traslados, enviados a reparar, ventas, etc.

9.- Las bajas, ventas y traslados de estos bienes deben estar aprobadas por los
funcionarios autorizados.

10.- Todas las bajas de activo fijo deben estar documentadas y firmado por el rea
usuaria que valida el mal estado del bien.

11.- El costo de adicin entendindose como tal un aumento del rendimiento, de la vida
til o de la capacidad productiva de los elementos instalados, que se traducen en un
incremento del valor del bien y que son capitalizables; excluyndose los reemplazos de
partes del activo fijo

y las reparaciones, los mismos que son considerados como un gasto; se contabilizar de
la siguiente manera:

11.1- Al costo del activo se le sumar el valor de la adicin, as como se ajustar la
depreciacin acumulada del activo, de acuerdo al nuevo valor adquirido por ste.

11.2.- El tiempo de depreciacin del activo no variar por la adicin, a no ser que se
haya incrementado la vida til del mismo, por los cambios sufridos por ste.
75




Compaa Ecuatoriana del Caucho S. A.
POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS
Preparado por:
Soledad Jara
Revisin:
Original
Fecha: 2004-04-5 Pgina: 11 de
13

12.- Solamente el presidente ejecutivo o el vicepresidente de manufactura o las personas
que los subroguen podrn autorizar el cambio de ubicacin de un activo fijo no mvil
destinado a la produccin.

13.- Los Vicepresidentes y los gerentes, en sus respectivas reas podrn autorizar el
cambio de ubicacin de un activo fijo y responsable, para lo cual comunicarn por
escrito a la persona responsable del bien y/o del departamento, con copia para el
encargado de activos fijos, para que registre el movimiento.

14.- El encargado de activos fijos enviar a la nueva persona o departamento
responsable del bien un memorando escrito, para su firma de aceptacin, el mismo que
contendr un original y una copia.

15.- El original deber retornar al contador de activos fijos y la copia guardar la
persona o el departamento responsable del bien.

16.- Con el original del memorando escrito, mediante el sistema se actualizar ste y
luego se comunicar, la transferencia a la persona o departamento, que eran
responsables del bien, para que lo archiven como documento de respaldo.

17.- El encargado de activos fijos deber realizar inventarios fsicos peridicos,
parciales y totales, para lo cual se recomienda:

17.1.- Activos no mviles.- Los activos no mviles o que se encuentran instalados
permanentemente debern verificarse por lo menos cada tres aos.


76




Compaa Ecuatoriana del Caucho S. A.
POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS
Preparado por:
Soledad Jara
Revisin:
Original
Fecha: 2004-04-5 Pgina: 12 de
13

17.2.- Activos mviles.- Los activos mviles como equipo general de fbrica, muebles,
enseres y otros no instalados deberan verificarse rotativa e indistintamente cada ao.

18.- Las diferencias que se encuentran como resultado de la verificacin fsica sern:
18.1.- cuando el bien faltante haya estado bajo la responsabilidad personal de algn
funcionario o empleado, ste deber entregar otro bien de caractersticas similares o
cubrir el valor del mismo a costo de reposicin, salvo que justifique plenamente la razn
del faltante.

18.2.- Cuando el faltante haya estado bajo la responsabilidad de un departamento deber
realizarse las investigaciones correspondientes, y el encargado de activos fijos
presentar un informe al gerente de contralora administrativa, quien deber ver la
forma ms conveniente de resolver el problema.

19- Es importante que se mantengan cuentas contables separadas por rubro de activo
fijo, su depreciacin del ejercicio y su depreciacin acumulada.

20.- Todas las ventas deben estar respaldadas por la factura de venta y por la gua de
despacho y memorando o autorizacin correspondiente, canalizada a travs de la
gerencia de administracin y finanzas.

21.- Para el caso de activos en leasing debe estar contabilizado al valor actual del
contrato y deben estar respaldados por el contrato de leasing correspondiente.

6. RESPONSABILIDAD.
Todos los funcionarios y empleados, relacionados con el manejo y control de activos
fijos.
77




Compaa Ecuatoriana del Caucho S. A.
POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS
Preparado por:
Soledad Jara
Revisin:
Original
Fecha: 2004-04-5 Pgina: 13 de
13

7. REGISTROS.
1.1 Facturas
1.2 Liquidacin de importacin
1.3 Ordenes de compra
1.4 Solicitud de Compra
1.5 Memorando
1.6 VR 11

8. HISTORIA DE LAS REVISIONES

Revisin NCP # Razn del Cambio Fecha


Entrada original

2004-04-5




9. DISTRIBUCIN

El Contador de Activos Fijos ser el encargado de proporcionar una copia de este
Manual al Vicepresidente de los departamentos de Finanzas, Recursos Humanos,
Manufactura, y Comercial; los mismos que sern responsables de distribuirlo a todos
sus subordinados.