Como inicio de la asignatura Contabilidad, intentaremos realizar una aproximacin sobre la necesidad de la contabilidad en los estudios de Filologa Inglesa + Turismo. De un modo resumido, veremos la labor fundamental del directivo en la empresa, la necesidad que va a tener de informacin econmica y la relacin existente entre sta ltima y la contabilidad.
En general, podemos decir que un directivo de cualquier empresa, sea turstica o de otro tipo, realiza una labor de gestin empresarial, para llevar a cabo la funcin directiva. Vamos a centrarnos en un aspecto clave de sta funcin: la toma de decisiones.
En una empresa el directivo continuamente se enfrenta a situaciones o problemas que exigen que se elija un determinado curso de accin. Su misin es encontrar las respuestas que considere ms adecuadas para el buen desempeo de la empresa. Para escoger la respuesta ms idnea es necesario que concurran varias circunstancias: la formacin, la experiencia, la suerte, etc. del directivo, que son cualidades intrnsecas del mismo. Sin embargo, el mejor directivo que pueda existir no puede tomar la decisin adecuada si no dispone de un instrumento vital para la toma de decisiones: LA INFORMACIN.
La informacin es el input imprescindible para llevar a cabo la toma de decisiones. Es fundamental en el desarrollo tanto social como econmico de un pas, dado que la toma de decisiones de los individuos se basa cada vez ms en un proceso racional que intuitivo. Por tanto, para tomar decisiones en el mbito econmico, la informacin fundamentalmente necesaria ser la econmica.
En el mundo empresarial es necesaria informacin sobre la situacin de la empresa en un momento determinado (riqueza) y de la evolucin econmica de sta (renta empresarial).
Informacin que puede afectar al desarrollo de una empresa:
- Tecnolgica (avances tecnolgicos): maquinaria, materias primas, comunicaciones. - Organizativa: distribucin del trabajo, relacin empleados-empresa. - De mercados: consumidores, competencia, productos sustitutivos. - Econmica: beneficios, costes, fuentes de financiacin.
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2 No toda la informacin econmica va a ser necesaria para una toma de decisiones en concreto. Para que la informacin sea til para una toma de decisiones, debera cumplir los siguientes requisitos:
a) Comprensible: dentro de la complejidad del mundo econmico, la informacin debe ser fcilmente entendible por parte de los usuarios. b) Relevante: informacin significativa para el problema en cuestin, evitando excesos de informacin. c) Fiable: confiar en la veracidad de la informacin, en caso contrario sta perdera su utilidad para la toma de decisiones. d) Comparable: que pueda relacionarse con otras tomas de decisiones para intentar encontrar la mejor solucin. e) Oportuna: debe obtenerse en el momento adecuado. f) Razonable: hay que tener en cuenta que no es posible alcanzar siempre una informacin exacta. Veremos que no todos los hechos contables pueden medirse con entera precisin, siendo por tanto el objetivo alcanzar una aproximacin razonable.
De acuerdo con el Marco Conceptual de la Contabilidad, que aparece en el Nuevo Plan General de Contabilidad (2007), para que la informacin sea til para una toma de decisiones, debera cumplir los siguientes requisitos:
a) Relevante: la informacin es relevante cuando es til para la toma de decisiones econmicas, es decir, cuando ayuda a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. b) Fiable: es fiable cuando est libre de errores materiales y es neutral, es decir, est libre de sesgos, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que se pretende representar. Tngase en cuenta que la presentacin de una informacin sesgada puede tener la intencin de dirigir en un sentido predeterminado la interpretacin y el anlisis que de ella puede derivarse. c) Integridad: se alcanza cuando la informacin financiera contiene, de forma completa, todos los datos que pueden influir en la toma de decisiones, sin ninguna omisin de informacin significativa. d) Comparabilidad: esta cualidad debe extenderse tanto a las cuentas anuales de una empresa en el tiempo como a las diferentes empresas en el mismo momento y para el mismo periodo de tiempo, es decir, comparabilidad en el tiempo y en el espacio. e) Claridad: esta implica que, sobre la base de un razonable conocimiento de las actividades econmicas, la contabilidad y las finanzas empresariales, los usuarios de las rea de Economa Financiera y Contabilidad Universidad de Jan
3 cuentas anuales, mediante un examen diligente de la informacin suministrada, puedan formarse juicios que les faciliten la toma de decisiones.
Por tanto, es necesario instrumentar un sistema que pueda seleccionar la informacin que cumpla estas caractersticas para una determinada toma de decisiones econmica y que se la proporcione al sujeto que se encarga de tomar las mismas. Veremos que sta ser la misin de la contabilidad.
Adems del directivo, existen otros individuos que utilizan la informacin econmica generada por una empresa para tomar decisiones. Son muchos los colectivos interesados en la informacin que la contabilidad puede ofrecer. Podemos destacar los siguientes:
- Los directivos de la empresa: son los encargados de dirigir y controlar la empresa. La contabilidad es imprescindible como fuente de informacin para su labor. - Los trabajadores de la empresa: su continuidad va a depender de la buena o mala marcha de la organizacin. - Terceras personas: podemos destacar a los accionistas, entidades financieras, proveedores, clientes, competencia, etc. - El Estado, tanto para determinar los tributos correspondientes como para llevar a cabo sus polticas de industrializacin y empleo.
Como vemos, podemos distinguir dos grupos de usuarios de la informacin contable: usuarios internos y usuarios externos. Los primeros son aquellos inmiscuidos en el interior de la empresa y que necesitan la informacin econmica que sta genera para poder tomar decisiones acerca del funcionamiento de la misma. Usuarios internos seran los directivos y los trabajadores en general. Por otro lado, los usuarios externos que necesitan conocer determinadas caractersticas de la empresa para tomar decisiones propias y no para dirigir la accin de la compaa. Decisiones que variarn segn el sujeto, por lo que la informacin relevante para cada uno ser distinta. Usuarios externos seran los accionistas, proveedores, Administraciones Pblicas, etc.
Nos estamos refiriendo a un tipo de informacin que le interesa a muchos colectivos: informacin externa, es decir, informacin que sale, transciende de la empresa, dirigida al exterior. Hay otra informacin que no sale de la empresa, informacin interna, dirigida casi exclusivamente a los directivos empresariales: coste de los productos, rendimiento de los distintos productos, en los distintos mercados. La informacin externa tiene que ser ms objetiva que la interna, tiene que estar garantizada, tiene que ser una informacin fiable y creble.
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4 La Contabilidad hay que situarla en este contexto, considerndola como un sistema de informacin de especial importancia, que ofrece una informacin estructurada y relevante sobre la situacin de las distintas unidades econmicas y sobre la evolucin de esas unidades, o sea, sobre la obtencin y distribucin de la renta.
Para que la informacin sea comprensible, comparable y objetiva, y por tanto sea til, es necesario que se someta a una serie de normas para su elaboracin. A esas normas se les denomina: Principios y Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Estas normas son fruto, a veces, de la Administracin Pblica y otras de las organizaciones profesionales (por ejemplo, AECA). En Espaa proceden sobre todo de la Administracin Pblica a travs del Plan General de Contabilidad, y dems normativa mercantil-contable.
Tambin es necesario que la informacin sea creble, que se tenga la garanta de que se ha elaborado conforme a esos principios y normas; dicha garanta nos la da la Auditora. La Auditora consiste en la revisin de la contabilidad por profesionales independientes (ajenos a la empresa, en el caso de la auditora obligatoria de estados contables), con el objetivo de expresar si dicha informacin representa razonablemente la realidad de la entidad. Esta opinin del auditor es la que otorga credibilidad social a la informacin contable.
2. LA CONTABILIDAD COMO INSTRUMENTO DE LA GESTIN EMPRESARIAL
En este apartado centraremos la atencin sobre la Contabilidad de las Empresas. En primer lugar vamos a hacer una ligera referencia a estas unidades y a la actividad que llevan a cabo.
La empresa est formada por un conjunto de medios materiales, inmateriales y humanos y un conjunto de medios de produccin, que funcionan coordinadamente para la consecucin de una serie de objetivos. Estos medios se organizan para desarrollar una actividad productiva: la produccin y venta de bienes y/o la prestacin de servicios.
Son muchas las clases de empresas que podemos distinguir, por lo que nos vamos a centrar en dos: la empresa comercial y la empresa industrial.
Para conseguir sus objetivos (obtencin de beneficios, otros objetivos sociales, etc.), la empresa realiza su ciclo de explotacin, que obviamente variar segn el tipo de empresa. rea de Economa Financiera y Contabilidad Universidad de Jan
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La empresa comercial es aquella que no transforma: compra y vende sus productos. Por tanto, para llevar a cabo su ciclo de explotacin, para conseguir los objetivos mencionados, la empresa nicamente realiza una compra y venta de productos.
La empresa industrial es la que transforma: compra unas materias primas y llega a obtener un producto. Para llevar a cabo este ciclo, la compaa necesita realizar una serie de funciones que conforman la gestin empresarial. stas son: - Aprovisionamiento o compra - Produccin o fabricacin - Comercial - Financiera - Administracin
Estas distintas operaciones conforman el ciclo de explotacin de la empresa y son las que se va a encargar de recoger la Contabilidad. La Contabilidad es el sistema de informacin ms importante de que dispone el empresario para tomar sus decisiones de gestin.
Ya hemos estudiado, en el apartado anterior, los requisitos que debe cumplir la informacin para que sea til en la toma de decisiones: comprensible, relevante, fiable, comparable, oportuna y razonable. Por ltimo, indicar que desde el punto de vista de la empresa que elabora la informacin, debe tenerse en cuenta el criterio de la economicidad, segn el cual la utilidad que reporta la informacin contable para la adopcin de decisiones, debe compensar los costes que ocasiona su elaboracin.
Por tanto, en la actualidad, la Contabilidad se concibe como un sistema informativo para la adopcin de decisiones. Est insertada en el sistema integrado de informacin para la gestin, en el que estn conectados todos los elementos precisos para llevar a cabo la adopcin de decisiones de la mejor manera posible. Este planteamiento de la Contabilidad ha venido a llamarse Contabilidad para la Gestin.
3. CARACTERSTICAS CIENTFICAS DE LA CONTABILIDAD
En este apartado nos proponemos situar la Contabilidad dentro de las ciencias. Por las caractersticas de esta disciplina podemos decir que la Contabilidad es:
- Una ciencia emprica: su carcter de prediccin o explicacin de los acontecimientos lleva a su inmediata aplicabilidad. Tema 1: Concepto de Contabilidad Contabilidad
6 - Una ciencia social: se ocupa de entes sociales, como las empresas u otras entidades. Va a interesarse por las transacciones econmicas entre entes sociales y que van a tener una repercusin social. - Una ciencia econmica: trata con entes econmicos. El objetivo que persigue es suministrar informacin para tomar decisiones de tipo econmico.
Para caracterizar una ciencia y diferenciarla del resto debe definirse: su objeto material, su objeto formal y su finalidad.
El objeto material de la Contabilidad es la realidad econmica; centrndonos en el estudio de la Contabilidad Empresarial, sera el patrimonio de la empresa en su doble vertiente: esttico y dinmico, es decir, en un momento dado y su evolucin en el tiempo.
El objeto formal de la Contabilidad sera la representacin y medida de la realidad econmica, es decir, el conocimiento del patrimonio empresarial desde distintos aspectos:
- Cualitativo: descripcin de los elementos que lo conforman. - Cuantitativo: valoracin de los elementos patrimoniales que aparecen. - Econmico: separando los elementos patrimoniales con los cuales lleva a cabo su actividad. - Financiero: destacando los medios financieros con los que cuenta la empresa para realizar las inversiones necesarias para llevar a cabo el proceso productivo.
Estos aspectos son contemplados tanto de forma esttica como dinmica. Por tanto, la Contabilidad representar y medir el patrimonio en un momento determinado (riqueza empresarial) y las operaciones que dan lugar a variaciones en el patrimonio (renta empresarial).
El fin ltimo de la Contabilidad es la comunicacin o el suministro de informacin para la formacin de juicios y toma de decisiones por parte de los usuarios, es decir, facilitar la adopcin de decisiones. La Contabilidad es el instrumento ms adecuado en el que se basa la toma de decisiones.
4. CONCEPTO DE CONTABILIDAD
A lo largo del tema hemos ido exponiendo algunos elementos que entraran a formar parte del concepto de Contabilidad. Sin embargo, antes de proporcionar algunas definiciones concretas, pasamos a ver las etapas o fases del mtodo contable y a partir de stas obtendremos una definicin ms clara de lo que se entiende por Contabilidad. rea de Economa Financiera y Contabilidad Universidad de Jan
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Estas etapas van a recoger la forma en la que la informacin es tratada contablemente. A travs del mtodo contable se llega de una informacin desordenada (observaciones, hechos) a una informacin elaborada, estructurada. Sez Torrecilla (2001) denomina a estas fases o etapas: Actividad Contable Bsica o funciones de la actividad contable.
FASES O ETAPAS: 1. Elaboracin de la informacin 2. Comunicacin de la informacin 3. Verificacin de la informacin 4. Anlisis e interpretacin de la informacin
1 ELABORACIN DE LA INFORMACIN Consiste en el tratamiento de datos, para llegar a unos documentos resumen, denominados estados contables (informacin que se suministra a los distintos usuarios). Para ello se realizan las siguientes tareas: a) Captacin de los hechos contables: Hay que identificar cules son los hechos que tiene que tratar la contabilidad (los que interesa); aquellos que reflejan la realidad econmica. Para ello vamos a seguir el mtodo de la partida doble: en cada hecho al menos intervienen dos elementos. b) Valoracin: de los fenmenos que se estn tratando. La informacin hay que cuantificarla, pasarla a trminos monetarios. Tiene que ser lo ms objetiva posible. Para ello hay unas normas que garantizan lo mximo posible la elaboracin de la informacin. c) Registro o representacin contable: Hay que traducir a un determinado lenguaje los hechos econmicos que se producen. Este proceso se realiza fundamentalmente a travs de la cuenta, para lo que utilizaremos el mtodo de la partida doble. d) Agregacin contable: La informacin debe estar lo ms estructurada posible, agregada, para que sea til y manejable. La informacin se resume en una serie de documentos que son los ESTADOS CONTABLES.
Los Estados Contables obligatorios estn formados por: - El Balance. - La Cuenta de Prdidas y Ganancias. - La Memoria. - El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto. - El Estado de Flujos de Efectivo (slo para las grandes empresas)
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8 Caractersticas de los Estados Contables obligatorios: - Se refieren a magnitudes econmicas expresadas en trminos monetarios, adems de alguna otra informacin. - Tienen un carcter peridico. En primer lugar por motivos prcticos: los directivos necesitan de informacin peridica para tomar decisiones o para modificar, si consideran necesario, las ya tomadas. Tambin por motivos legales. - Estn sometidos a regulacin, que afecta a su contenido y a la forma de presentacin. - Se elaboran aceptando el supuesto de estabilidad monetaria. La inflacin no se tiene en cuenta, aunque espordicamente hay correcciones monetarias con carcter parcial.
2 COMUNICACIN DE LA INFORMACIN Esta comunicacin se realiza a distintos usuarios de formas muy diversas atendiendo a quien va dirigida esa informacin. La mayora de las empresas tienen la obligacin de depositar la informacin (los estados contables) en el Registro Mercantil.
3 VERIFICACIN DE LA INFORMACIN Es el estudio realizado a los estados contables, por profesionales independientes, para pronunciarse sobre la concordancia de lo ah expuesto con la realidad econmico-financiera de la entidad. Es la garanta que envuelve a la informacin contable.
4 ANLISIS E INTERPRETACIN DE LA INFORMACIN Se somete la informacin elaborada (estados contables) a una serie de tcnicas e instrumentos con el objetivo de obtener unos determinados valores que puedan ser tiles en el proceso de toma de decisiones. Si no se hiciera as, quizs no quedara compensado todo el esfuerzo realizado para obtener los datos elaborados, por lo que debe extraerse todo el significado que puedan proporcionar los estados contables.
Ya tenemos los elementos suficientes como para obtener una definicin de Contabilidad. Siguiendo a Sez Torrecilla (2001), entendemos por Contabilidad el conjunto de conocimientos y funciones que tienen por objeto la elaboracin, comunicacin, auditora y anlisis e interpretacin de la informacin relevante acerca de la situacin y evolucin de la realidad econmica y financiera de la empresa, expresada en su mayor parte en unidades monetarias, con el fin de que tanto terceras personas interesadas como los directivos de la empresa, puedan adoptar decisiones.
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9 Otra definicin de contabilidad es la que procede de la American Accounting Association (1966). Esta asociacin contempla la contabilidad como el proceso de identificacin, medida y comunicacin de la informacin econmica para la formacin de juicios y toma de decisiones por parte de los usuarios.
5. DIVISIN DE LA CONTABILIDAD
Son muchos los criterios que pueden utilizarse para dividir la contabilidad. Nosotros vamos a basarnos en la divisin que propone Caibano Calvo (1995). As, atendiendo al carcter micro o macroeconmico de las unidades sobre las que se aplica la realidad contable, tenemos:
Macrocontabilidad: Nos referimos a la actividad contable del sistema econmico en su conjunto, haciendo abstraccin de las distintas unidades que lo integran. Dentro de sta tendramos: - Contabilidad de la renta nacional. - Contabilidad de la balanza de pagos. - Contabilidad de las transacciones interindustriales. - Contabilidad de los flujos monetarios y financieros de la economa.
La Contabilidad de la Renta Nacional no se trat seriamente hasta la II Guerra Mundial. La Contabilidad de las transacciones interindustriales recoge los movimientos entre diferentes industrias. La contabilidad de la Balanza de Pagos, recoge los movimientos con el exterior, poniendo de relieve las transacciones econmicas y financieras que un pas realiza con el resto del mundo.
Microcontabilidad: Recoge la actividad contable de las unidades econmicas individuales o aquellas que forman parte de un sistema econmico. Podemos distinguir: - Contabilidad Pblica o Semipblica. - Contabilidad Privada: De las unidades de consumo y entidades no lucrativas. - CONTABILIDAD DE LA EMPRESA.
Dentro de sta, la Contabilidad de la Empresa es el sistema contable por excelencia, siendo el que ha recibido mayores aportaciones, tanto desde un punto de vista profesional como doctrinal. La Contabilidad del Sector Pblico es la segunda en importancia, aunque tradicionalmente ha sido menos valorada. La ltima Contabilidad englobada dentro de la microcontabilidad tiene menor importancia porque la unidad bsica de consumo (la familia) tiene necesidades de informacin que no llegan a necesitar realmente de un sistema contable. Tema 1: Concepto de Contabilidad Contabilidad
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La Contabilidad de la Empresa podemos dividirla segn los siguientes dos criterios: los destinatarios de la informacin y las operaciones que recoge. Estos criterios dan lugar a una divisin de la contabilidad de la empresa en dos ramas:
- CONTABILIDAD GENERAL, EXTERNA, FINANCIERA O PARA TERCEROS. - CONTABILIDAD ANALTICA, INTERNA, DE GESTIN O DE COSTES.
La Contabilidad General recoge las operaciones que relacionan a la empresa con el exterior. Va dirigida a todo el mundo, es la que transciende de la empresa. La Contabilidad Analtica recoge el movimiento interno de valores. Es la que no se deposita en el Registro Mercantil, no se hace pblica.
Ambas estn relacionadas y son complementarias: La contabilidad analtica necesita de datos de la contabilidad general para poder desarrollar su funcin. La contabilidad general tambin necesita de datos de la contabilidad analtica. Por ejemplo, para hacer el balance se necesita de datos de la contabilidad analtica.
6. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD. LOS ESTADOS FINANCIEROS
La elaboracin de la informacin financiera debe cumplir unos objetivos, que sern establecidos en funcin de las necesidades de los usuarios que van a hacer uso de dicha informacin y de las caractersticas particulares del entorno en que sta se desenvuelve.
Los principales pronunciamientos contables (Marco Conceptual del IASB y de AECA) enumeran a los siguientes usuarios de la informacin financiera: los propietarios (actuales y potenciales); los trabajadores y sus representantes; los prestamistas; los proveedores y otros acreedores comerciales; los clientes y otros deudores comerciales; el Gobierno y sus organismos pblicos; el pblico en general y la colectividad globalmente considerada.
En funcin de los objetivos perseguidos pueden diferenciarse dos grandes grupos de sistemas contables (Ta Pereda y Gonzalo Angulo, 2001): (i) sistemas en los que la informacin va dirigida a los propietarios y acreedores, con un objetivo de control y con el principal propsito de la rendicin de cuentas; y (ii) sistemas contables en los que la informacin financiera est orientada al inversor burstil y a los analistas financieros, con un objetivo de prediccin con la finalidad de proporcionar informacin til para la toma de decisiones. rea de Economa Financiera y Contabilidad Universidad de Jan
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El Marco Conceptual de AECA dedica su epgrafe tercero a los objetivos de la informacin financiera. En el mismo seala que el objetivo bsico de la informacin financiera es el suministro de informacin que permita a sus usuarios evaluar: el comportamiento econmico-financiero de la entidad, su estabilidad y vulnerabilidad y su eficacia en el cumplimiento de sus funciones, y la capacidad de la entidad para mantener sus recursos fijos y circulantes, para financiarlos adecuadamente y para remunerar sus fuentes de financiacin.
Con ello, la informacin financiera debe suministrar informacin a sus usuarios que les permita apreciar: - la situacin econmica y financiera de una entidad y la composicin y valoracin de sus recursos econmicos y financieros; - su comportamiento econmico y financiero durante un perodo concreto de tiempo; - la posibilidad de obtener rendimientos futuros; - la capacidad de obtener o de necesitar flujos futuros de caja en operaciones corrientes, financieras y de inversin; - la liquidez de la entidad, sus requerimientos presentes y futuros de recursos fijos y circulantes y su capacidad para obtener financiacin a corto y largo plazo; - la capacidad de la entidad para llevar a cabo futuras reinversiones de sus recursos, as como para distribuir dividendos y remunerar adecuadamente a sus fuentes de financiacin ajenas; - la capacidad de la direccin en la utilizacin eficiente de los recursos que le han sido encomendados.
En sntesis, y atendiendo a lo que refleja la NIC 1, el objetivo de los estados financieros es suministrar informacin acerca de la situacin financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad, que sea til a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar sus decisiones econmicas. Estos objetivos estn orientados a la satisfaccin de las necesidades de los usuarios, insertndose de lleno en el llamado paradigma de utilidad, es decir, en la visin que concibe la contabilidad bajo el propsito de suministrar informacin til para la toma de decisiones econmicas.
La consecuencia de este planteamiento no es otra que un aumento en la informacin contable suministrada a los usuarios, incrementndose los estados financieros tradicionales (Balance, Cuenta de Prdidas y Ganancias y Memoria) a cinco: Balance, Cuenta de Prdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Flujos de Efectivo y Memoria.
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12 La informacin acerca de la situacin econmico financiera es suministrada fundamentalmente por el Balance y el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto; la relativa a la actividad por la Cuenta de Prdidas y Ganancias y el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto; y la referente a los flujos de tesorera por el Estado de Flujos de Efectivo. Adems, la Memoria completar, ampliar y comentar la informacin contenida en los estados anteriores.