TEMA 3: LOS HECHOS CONTABLES Y LA CUENTA

1. CONCEPTO Y CLASIFICACIN DE LOS HECHOS CONTABLES

Hasta ahora hemos estudiado la composicin del patrimonio de una forma esttica, es
decir, en un momento determinado del tiempo. Realizando un smil, podramos considerar al
balance extracontable o inventario como una fotografa de la situacin patrimonial de la
empresa.

No obstante, es obvio que el patrimonio empresarial no permanece constante, sino que
se encuentra en evolucin permanente. Las empresas (como todas las unidades econmicas)
realizan de forma continuada una serie de operaciones, muchas de las cuales tendrn
repercusin en el patrimonio. De esta forma, las empresas reciben cantidades de dinero en
concepto de prstamos, compran materias primas, producen productos, los venden, los cobran,
adquieren o venden inmovilizado, pagan a sus trabajadores, cobran intereses del banco... En
consecuencia, el patrimonio se ver alterado tanto en su composicin como en su valor a lo
largo del tiempo.

Cada una de estas operaciones que van a repercutir en el patrimonio se conocen bajo
el nombre de hecho contable. Una definicin ms estricta sera la siguiente: un hecho
contable es todo acontecimiento que afecta o puede afectar significativamente a la cuanta o
estructura del patrimonio de la empresa de una forma directa y concreta (Sez, 2002).

La contabilidad, como fuente de informacin sobre el patrimonio, debe ser capaz de
reflejar adecuadamente las variaciones que en el mismo se produzcan a causa de los hechos
contables. Para ello, utiliza la herramienta conocida como asiento contable. As, los asientos
contables son las herramientas utilizadas en contabilidad para registrar los distintos hechos
contables.

Por tanto, todos los hechos contables tendrn que registrarse. Sin embargo para todos
no se va a emplear el asiento contable, sino que algunos se registrarn como notas explicativas
en la Memoria para que los usuarios de la informacin tengan conocimiento de los mismos.

De la definicin de hecho contable podemos obtener las siguientes caractersticas:
- Los acontecimientos pueden realizarse por voluntad de la empresa o sin
intervencin de sta, incluso contra su voluntad.
- Hay hechos contables que modifican ciertamente el patrimonio empresarial (en su
cuanta o estructura). Tambin existen otros hechos que pueden afectarlo en un
Tema 3: Los hechos contables y la cuenta Contabilidad Empresarial I

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futuro. Todos estos acontecimientos, de una u otra forma, deben registrarse para
que el usuario de la informacin contable tenga conocimiento de ellos.
- Deben ser significativos.
- Deben afectar a la empresa de forma directa y concreta. Pueden surgir
acontecimientos que tengan una repercusin importante en la empresa, pero que
sean generales, por lo que no se consideran hechos contables para la compaa.

CLASES DE HECHOS CONTABLES

Las formas en que se puede ver alterado el patrimonio son numerosas. Por tanto,
existirn varias clases de hechos contables, los cuales pueden clasificarse en funcin de varios
criterios:

A) Hechos contables simples y compuestos

a) Segn el nmero de elementos patrimoniales afectados:

Simples: afectan a slo dos elementos patrimoniales.
Compuestos: afectan a ms de dos elementos patrimoniales.

B) Los hechos contables por su influencia en el activo, pasivo

En funcin del cambio que produzca en la estructura econmica y financiera, los hechos
contables pueden ser:

Expansivos: aumenta la estructura econmica (activo) y, a la vez, la financiera
(pasivo o neto). Ej. obtencin de un prstamo (A, P).
Reductivos: disminuye la estructura econmica y, simultneamente, la financiera.
Ej. pagar una deuda (A, P).
Neutros: permanecen invariables cuantitativamente tanto la estructura econmica
como la financiera. Ej. compra de un activo no corriente (p.ej. una maquina) al
contado (A, A).
Combinados: son los hechos en los que se producen las caractersticas de, al
menos, dos de los anteriores. Para ello, necesariamente, debe tratarse de un hecho
compuesto. Ej. en una compra de un activo no corriente (p.ej. un ordenador), una
parte se paga al contado y otra a plazos (A, A, P).

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C) Los hechos contables por su influencia en el patrimonio neto
En funcin de cmo vare la composicin del patrimonio y la cuanta del patrimonio
neto, los hechos contables pueden clasificarse de la siguiente forma:

Permutativos: slo afectan a la composicin del patrimonio, sin modificar la
cuanta del patrimonio neto. Ej. concesin o devolucin de un prstamo (A,P ;
A,P).
Modificativos: alteran la cuanta del patrimonio neto y, de paso, la composicin del
patrimonio. Ej. un cliente que no ha pagado (N,A); a la empresa le toca la lotera
(N,A).
Mixtos: en parte son permutativos y en parte modificativos (una modificacin en el
activo o en el pasivo, provoca una modificacin en el patrimonio neto y, a su vez, en
un activo o pasivo). Ej. ventas de inmovilizado con prdidas o ganancias;
suponiendo ganancias (A N y A).

2. CONCEPTO DE CUENTA

Hemos visto que la Contabilidad precisa suministrar informacin sobre la situacin
patrimonial en un momento determinado y las alteraciones que se van produciendo en el
mismo, es decir, captar los hechos contables, los cules van alterando el patrimonio y hacen
que lleguemos a situaciones distintas a la inicial. Por tanto, necesitamos un instrumento que se
refiera a cada uno de los elementos patrimoniales que constituyen el patrimonio empresarial.
Este instrumento en Contabilidad recibe la denominacin de cuenta.

Podemos definir la cuenta como el instrumento que utiliza la Contabilidad para recoger
la situacin de un elemento patrimonial y las variaciones que van producindose en el mismo.
Es la encargada de registrar y medir los hechos contables.

Cada cuenta va a suministrar una informacin completa del elemento patrimonial al que
se refiere, es decir, nos informa de su situacin inicial, modificaciones y su situacin final.

Grficamente la cuenta se representa en forma de "T". En la parte superior aparece el
nombre del elemento patrimonial al que se refiere. La cuenta tiene dos partes: debe en la
izquierda y haber en la derecha.


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DEBE NOMBRE DE LA CUENTA HABER






En estas partes se recoger la situacin inicial de los elementos, sus aumentos y sus
disminuciones, y como consecuencia de ello, la situacin final. Estas anotaciones se realizarn
en una u otra parte, segn los elementos representen a cuentas de activo, pasivo o neto.

3. CLASES DE CUENTAS: CUENTAS DE ACTIVO, PASIVO, PATRIMONIO
NETO, GASTOS E INGRESOS

Diremos que una cuenta ser de activo, pasivo o patrimonio neto, cuando est
representando a un elemento patrimonial de activo, pasivo o patrimonio neto, respectivamente.

Siguiendo la generalidad de que el activo aparezca en la izquierda y el pasivo y el
patrimonio neto en la derecha, en coherencia con la ecuacin fundamental del patrimonio,
pasamos ahora a exponer el modo de anotacin en estas cuentas, el cul, queda regido por el
convenio fundamental del funcionamiento de las cuentas. As, las distintas cuentas de activo
tendrn el siguiente movimiento: reflejan su situacin inicial en el debe, recogen los
incrementos en el debe y las disminuciones en el haber y, como consecuencia, reflejarn su
situacin final en el debe.

D CUENTAS DE ACTIVO H
Situacin inicial


Situacin final


Por otra parte, y de modo contrario, las cuentas de pasivo y patrimonio neto nacen
en el haber, reflejan los aumentos en el haber y las disminuciones en el debe y, como
consecuencia, recogen su situacin final en el haber.
D CUENTAS DE PASIVO Y P. NETO H
Situacin inicial

Situacin final
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En general, el convenio fundamental del funcionamiento de las cuentas de Activo,
Pasivo y Patrimonio neto puede quedar expresado de la siguiente forma:

D H
Sit.inic. Activo Sit.inic. Pas. y P. neto
A P
P N
N A
Gastos Ingresos

4. TECNICISMOS DE LAS CUENTAS

A continuacin recogeremos algunos tecnicismos que se usan en la prctica contable:

Abrir una cuenta. Consiste en crear una cuenta, en dar nombre a una cuenta;
destinar una cuenta a un elemento patrimonial determinado y registrar su valor inicial. Se
realiza cuando contablemente surge un elemento patrimonial no utilizado hasta el momento.

Cargar, adeudar o debitar una cuenta. Consiste en realizar una anotacin en el
debe de una cuenta, es decir, en su parte izquierda.

Abonar, acreditar o datar una cuenta. Consiste en efectuar una anotacin en el
haber de una cuenta, es decir, en su lado derecho.

Sumas deudoras. Resultado de sumar todas las anotaciones realizadas en el debe.

Sumas acreedoras. Resultado de sumar todas las anotaciones efectuadas en el
haber.

Saldo. Diferencia entre las sumas deudoras y las sumas acreedoras de una cuenta. Si
el importe de las sumas deudoras es mayor que el de las acreedoras, hablaremos de saldo
deudor. En caso contrario, si la cuanta de las sumas acreedoras supera al de las deudoras, nos
encontraremos ante un saldo acreedor. Cuando el importe de ambas sumas es el mismo,
diremos que el saldo es cero.
Si D > H saldo deudor
Si D < H saldo acreedor
Si D = H saldo cero
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Determinar el saldo. Realizar las operaciones necesarias para conocer el saldo de
una cuenta.

Saldar una cuenta. Consiste en anotar el saldo de esa cuenta en el lugar en el que la
suma fuera menor, de tal manera, que queda con saldo cero.

Cerrar una cuenta. Es lo contrario de abrirla. Significa operar en la cuenta de tal
modo (normalmente se suelen sumar las dos partes de una cuenta y se le suele poner alguna
marca) que no pueda realizarse ninguna otra anotacin hasta que no sea abierta de nuevo
(reapertura de una cuenta).

5. LEYES DE FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS

A fin de que puedan cumplir su labor de forma eficaz y eficiente, las cuentas van a
funcionar siguiendo una serie de propiedades o leyes que les van a permitir cumplir con sus
objetivos dentro de la contabilidad. Estas leyes seran las siguientes:

1. Ley de desglose
Una cuenta puede dividirse o separarse en varias subcuentas. Esto suele hacerse
cuando precisemos ms detalle de algn elemento (desglose en elementos patrimoniales
menores, desglose por diferentes perspectivas de un mismo elemento, etc.). Srvanos como
ejemplo la cuenta 400: Proveedores. Por un lado, nos interesa saber cunto dinero debe en
total a sus proveedores. Este dato aparece en dicha cuenta. Pero, por otro lado, tambin nos
interesa conocer cunto debe a un proveedor concreto. Por tanto, la contabilidad ha de ser
capaz de suministrar esta informacin. Para ello, se desglosa la cuenta 400: Proveedores en
subcuentas (cuentas con un nivel de agregacin inferior), por ejemplo, en la cuenta 400/00001:
Proveedor X. De esta forma, todas las subcuentas que comienzan por los dgitos 400 son
cuentas de proveedores, pero la subcuenta concreta 400/00001 corresponde exclusivamente al
proveedor X.

2. Ley de integracin (o asociativa)
Es la inversa de la de desglose. Hace referencia a la posibilidad de reunir varias cuentas
en un nmero ms reducido de ellas. As, siguiendo el ejemplo anterior, las cuentas 400/00001,
400/00002, 400/00003,..., podran volverse a unir en la cuenta 400.



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3. Ley de eliminacin
Cuando dentro de un mismo hecho contable una cuenta se carga y se abona, se puede
prescindir de ese cargo y de ese abono, quedndonos con la diferencia, siempre que no haya
una prdida importante de informacin. Ejemplo:

Compras a Proveedores
x
Proveedores a Proveed. efec. com. a pagar

4. Ley de conexin o coordinacin de las cuentas
Cualquier cuenta del plan contable de una empresa puede relacionarse a travs de un
asiento contable con otra. Ahora bien, lo normal es que haya un crculo de conexiones
frecuentes (ejemplo, la cuenta Anticipos a proveedores ir normalmente relacionada con las
cuentas Caja o Bancos).

5. Ley de adecuacin y diferenciacin de la nomenclatura de las cuentas
Hace referencia a dos aspectos:
1) Su nombre, aun siendo breve, ha de ser lo suficientemente explicativo para dar una
idea completa de su contenido.
2) Que no aparezca la misma denominacin para cuentas diferentes.

6. EL MTODO DE LA PARTIDA DOBLE

El primer trabajo sistematizado sobre la partida doble, que recoge de forma terica la
prctica que se vena siguiendo en la contabilidad, se debe a Fray Lucca Paccioli, monje
italiano, que en 1494 public un libro titulado Summa Aritmtica, Geomtrica, Proportioni,
Proportionalita et arte magiore, en el cul, existe un captulo denominado Tractatus
Particularis de Computis et Scripturis, dedicado a la contabilidad y en el que se describe de
forma ordenada, terica y sistemtica el modelo de la partida doble.

Este modelo de la partida doble, tambin llamado digrfico o ambisogrfico, quiere
decir escribir dos veces, con doble anotacin. Es decir, en todo hecho contable, debe registrarse
tanto la causa como el efecto, y ambos con el mismo valor. De esta forma, se consigue que a
travs de la anotacin por partida doble, la contabilidad muestre en todo momento la ecuacin
fundamental del patrimonio: Activo = Pasivo + Neto (no se debe entender que si la contabilidad
no se lleva por la partida doble no se cumple dicha igualdad. La ecuacin fundamental se
cumple siempre. Sin embargo, si la contabilidad no se lleva correctamente, resultar que los
libros contables no reflejarn dicha igualdad).
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Para que en toda anotacin contable se pueda conservar la igualdad, es necesario que
se cumplan los siguientes requisitos:

a) Las cuentas, como instrumento representativo de los elementos patrimoniales, deben
constar de dos partes opuestas (el Debe y el Haber).

b) En todo sistema de cuentas deben existir, al menos, dos series de cuentas de tipo
opuesto (las de Activo y las de Pasivo).
c) En todo hecho contable, intervienen al menos dos cuentas en sentido opuesto. La
expresin monetaria de las cuentas que intervienen en sentido contrario, necesariamente,
deben ser iguales. En el mtodo de la partida doble, lo que se carga es igual a lo que se abona.

En el mtodo de la partida doble se relacionan los elementos que intervienen en cada
hecho contable. Las posibles relaciones que pueden producirse entre los distintos elementos
patrimoniales son los siguientes:

El Debe de una cuenta de Activo, puede relacionarse con:
- el Haber de una cuenta de Activo. Ej. cobro de clientes
- el Haber de una cuenta de Pasivo. Ej. adquisicin inmovilizado a crdito
- el Haber de una cuenta de Patrimonio neto. Ej. aportacin de capital

El Debe de una cuenta de Pasivo, puede relacionarse con:
- el Haber de una cuenta de Activo. Ej. pago de deudas a proveedores
- el Haber de una cuenta de Pasivo. Ej. aceptacin de un efecto
- el Haber de una cuenta de Patrimonio neto. Ej. conversin de obligaciones
en acciones

El Debe de una cuenta de Patrimonio neto, puede relacionarse con:
- el Haber de una cuenta de Activo. Ej. reduccin de capital
- el Haber de una cuenta de Pasivo. Ej. anuncio de distribucin beneficios
- el Haber de una cuenta de Patrimonio neto. Ej. ampliacin de capital con
reservas

No es posible relacionar:

D
A
D
P
D
PN
H
A
H
P
H
PN

D
P

D
PN

H
P

H
PN