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UNIDAD ADMINISTRATIVA

EQUIPO DE TRABAJO DE LOGSTICA


VERSIN: 1.0
FECHA:
INSTRUCTIVO N 07-2010-FONCODES/UA-ETL
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DEL FLUJO
DOCUMENTARIO INTERNO Y EXTERNO DE FONCODES

RUBRO CARGO FIRMA FECHA
Elaborada por:
Jefe del E!"po de #raba$o de %o&'()"*a
Re+"(ada por:
U,"dad Ad-","()ra)"+a
Gere,)e .la,ea-"e,)o / Re(!l)ado(
Jefe E!"po de #rab. de Ra*"o,al"0a*"1,
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VERSIN: 1.0
FECHA:
Aprobada por:
2"re*)or E$e*!)"+o
INSTRUCTIVO N 072010 FONCODES /UA-ETL
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DEL FLUJO DOCUMENTARIO
INTERNO E!TERNO DE FONCODES
I" OBJETIVO
Establecer los criterios y lineamientos para la optimizacin de la gestin del
flujo documentario interno y externo a fin de simplificar, agilizar y brindar
oportunamente la orientacin e informacin solicitada por los usuarios tanto
externos como internos.
II" FINALIDAD
Otorgar a los usuarios nuestros servicios oportunos relacionados con la
recepcin, registro, clasificacin, distribucin, atencin, seguimiento y
control de los documentos internos y externos con calidad, orientacin e
informacin respecto a las solicitudes y trmites en las unidades orgnicas
de FONO!E".
III" ALCANCE
El presente #nstructivo ser de aplicacin en todas las $nidades
Orgnicas de FONO!E" y E%uipos &onales cuyo personal sin restriccin
de su condicin laboral o modalidad de servicio tienen la obligacin de
cumplirla estrictamente.
IV" BASE LEGAL
a. 'ey N( )*+++, 'ey de ,rocedimiento -dministrativo .eneral.
b. !ecreto de $rgencia N( /001)//0, %ue establece como d2as 3biles
para el cmputo de determinados plazos administrativos a los d2as
sbados, domingos y feriados no laborables.
c. 'ey N( )0/0/, 'ey del "ilencio -dministrativo.
d. !ecreto "upremo N( /+41)//41,5 , %ue -prueba el 6exto 7nico
Ordenado86$O9 de la 'ey N( )*:/;, 'ey de 6ransparencia y -cceso a
la #nformacin ,<blica.
e. 'ey N( )*0)*, %ue modifica la 'ey N( )*:/;, 'ey de 6ransparencia y
-cceso a la #nformacin ,<blica.
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f. !ecreto "upremo N( /*)1)//41,5, %ue aprueba el reglamento de la
'ey de 6ransparencia y -cceso a la #nformacin ,<blica.
g. !ecreto "upremo N( /==1)//+15#5!E", %ue aprueba el >eglamento
!e Organizaciones y Funciones 8>OF9,del 5inisterio de la 5ujer y
!esarrollo "ocial.
3. -cuerdo N( //;?)//@ 6ribunal de ontrataciones y -d%uisiciones del
Estado.
i. >esolucin 5inisterial N( =;/1)//0 5#5!E", %ue aprueba el 5anual de
#dentidad .rfica y Estandarizacin de !ocumentos.
j. >esolucin de la !ireccin Ejecutiva NA 4=) %ue aprueba la !irectiva NA
/=+1)//01FONO!E"?!E B,rocedimientos para la Formulacin,
-probacin y -ctualizacin de la Normativa #nterna.C
V" DISPOSICIONES GENERALES #
>acionalizar y agilizar las acciones administrativas de trmite
documentario, relacionado con la recepcin, registro, clasificacin,
distribucin, atencin, seguimiento y control de los documentos internos y
externos.
VI" DISPOSICIONES ESPECIFICAS #
a. $niformizar criterios para el adecuado manejo del flujo documentario.
b. ,roporcionar a los responsables del 6rmite !ocumentario un
instrumento de gestin %ue regule el flujo documentario.
c. "implificar el trmite interno y externo de los documentos para el
cumplimiento de los principios de celeridad, y eficiencia de la
tramitacin.
d. ,roporcionar informacin de manera oportuna y eficaz de los
documentos %ue se tramitan para %ue contribuyan a una mejor
gestin administrativa.
VII" MEC$NCIA OPERATIVA #
%"1" DEL TR$MITE DOCUMENTARIO E!TERNO#
%"1"1" R&'&(')*+ ,& D-'./&+0-1#

"on las acciones administrativas mediante las cuales
ingresarn a la Entidad la documentacin y?o
correspondencia para su tramitacin, seg<n el proceso
siguienteD
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a. 'os documentos de 6rmite Externo sern recibidos
exclusivamente por 5esa de ,artes del E%uipo de
6rabajo de 'og2stica ? 6rmite !ocumentario y -rc3ivo.
b. 'a recepcin de los documentos externos implica el
acuse de recibo mediante el sellado del original en la
parte superior derec3a, del documento recibido y se
anota el n<mero de expediente, fec3a y 3ora de
recepcin"
c. 'os documentos fax %ue ingresen a cada $nidad
-dministrativa o $nidad Orgnica se registrarn como
!ocumentos de 6rmite Externo por la 5esa de ,artes
del E%uipo de 6rabajo de 'og2stica ? 6rmite
!ocumentario y -rc3ivo.
d. 'os !ocumentos de 6rmite Externo debern consignar
necesariamente los datos del remitente 8nombres,
apellidos, domicilio, n<mero del !N# y telEfono9 y firma o
3uella digital en caso %ue no supiera firmar o estuviera
impedido para ello.
e. 'os documentos %ue no cumplan con lo estipulado en el
prrafo anterior no sern registrados ni recibidos.
f. El servidor o servidores responsables de la recepcin y
registro de los documentos y expedientes procedern a
abrir los sobres para su verificacin correspondiente a fin
de %ue estos cumplan con los re%uisitos establecidos a
excepcin de la documentacin secreta, confidencial y
reservada.
g. !e encontrarse incompleta la documentacin o faltase
alg<n re%uisito, se informar de ello al interesado o
representante en el mismo momento de la recepcin,
%uien tendr ) alternativas#
!esistir de su presentacin.
,resentarla, en cuyo caso ser recibida con las
observaciones correspondientes para %ue sean
subsanadas en un plazo no mayor de dos 8)9 d2as
3biles, teniEndose por no presentada Esta en
caso contrario, conforme a lo dispuesto en el
art2culo =)@ de la 'ey NA )*+++, 'ey del
,rocedimiento -dministrativo .eneral.
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3. -l recibirse la documentacin, se proceder a verificar
los folios, se estampar el sello de recibido 8%ue incluye
la fec3a, 3ora y firma9 en el original y cargo8s9 %ue
ser8n9 entregado8s9 al interesado.
i. El personal de 5esa de ,artes del E%uipo de 6rabajo de
'og2stica ? 6rmite !ocumentario y -rc3ivo de la "ede
entral de FONO!E" y %uienes 3agan sus veces en
las oficinas zonales de FONO!E", antes de ingresar
los documentos al "6! debern verificar si Estos se
encuentran vinculados a alg<n expediente y si as2 fuese
se insertarn al ya existente, evitndose la creacin de
un nuevo n<mero de expediente. !e tratarse de
documentos o expedientes nuevos, se registrarn
realizando las acciones correspondientes en el "6!, %ue
asignar a los documentos de 6rmite Externo la fec3a y
numeracin correlativa en forma automtica.
j. En caso se presentase una reiteracin a un pedido
atendido, se considerar como una nueva solicitud,
generndose un n<mero de expediente.
F. "i los documentos corresponden a un procedimiento del
6$,- se verificar su estado, teniendo en cuenta %ue los
procedimientos tienen plazos de culminacin.
l. 'a correspondencia dirigida a un ex funcionario %ue por
razones diversas ya no ocupe el cargo al %ue 3ace
mencin el documento, se recibir para su derivacin al
funcionario %ue se encuentre ejerciendo dic3o cargo, por
un periodo prudencial inmediato al cambio.
m. 'a 5esa de ,artes del E%uipo de 6rabajo de 'og2stica ?
6rmite !ocumentario y -rc3ivo de la "ede entral y
%uienes 3agan sus veces en la oficinas zonales de
FONO!E" +- ,&2&34+ 3&')2)3 ,-'./&+0-1 ,& 5+,-6&
(&31-+76"

VII " 1 " 2 E+85- ,& D-'./&+0-1#
a. 'os expedientes y?o documentos %ue sean remitidos o enviados al
5inisterio de la 5ujer y !esarrollo "ocial 85#5!E"9, 5inisterio de
Econom2a y Finanzas 85EF9 o alg<n otro 5inisterio o #nstitucin
,<blica ,&2&34+ -26)970-3)7/&+0& 1&3 :-6)7,-1.
b. "i son documentos para la firma de alg<n funcionario de las sedes en
mencin debern ir correctamente protegidos.

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c. 'a documentacin enviada deber llegar con la debida anticipacin.
En caso de documentos urgentes y %ue lleguen con posterioridad al
3orario de atencin, ser necesario %ue se coordine con la $nidad
Orgnica correspondiente8>eceptora9 as2 como con la Oficina de
6rmite !ocumentario del 5#5!E" para la autorizacin
correspondiente.
VII " 2 DEL TRAMITE DOCUMENTARIO INTERNO#
El especialista del 6rmite !ocumentario y -rc3ivo gestionar el env2o
por courier y ? o servidores toda la correspondencia %ue le sea
alcanzada en los siguientes 3orarios D
VII " 2" 1 SERVICIO MOTORI;ADO #

a. PRIMERA SALIDA D "er a partir de las =/.4/ -5 , a partir de esa
3ora se inicia la reparticin de los documentos 8sobres9
recepcionados de todas las dependencias internas, los cuales sern
debidamente foliados dndole prioridad en la distribucin de los
documentos con destino al 5inisterio de la 5ujer y !esarrollo "ocial
85#5!E"9, ON6>-'O>G- .ENE>-' !E '- >E,$H'#-,
5inisterio de Econom2a y Finanzas 85EF9 o alg<n otro 5inisterio o
#nstitucin ,<blica por lo %ue se deber tomar en cuenta lo siguienteD
7"1 'os documentos sern recibidos por ventanilla y?o por el
courier, adjuntndose para el efecto el ticFet de despac3o de la
correspondencia a remitirse.
7"2 !eber indicarse correctamente la fec3a, cdigo de la
$nidad .erencial, E%uipo de 6rabajo y?o E%uipo zonal si es
'ocal, Nacional o #nternacional.
a.4 uando la correspondencia a remitirse sea con destino a los
E%uipos &onales, 5unicipalidades en provincia o alg<n otro
destino se deber especificar la direccin exacta, nombre,
apellidos y firma del remitente.

b. SEGUNDA SALIDA # "er a las =+.4/ ,5, y solo se repartirn los
documentos recepcionados en sobres debidamente foliados
especialmente los %ue van dirigidos al 5inisterio de la 5ujer y
!esarrollo "ocial 85#5!E"9 , '- ON6>-'O>G- .ENE>-' !E '-
>E,$H'#-, o alg<n otro 5inisterio o #nstitucin ,<blica los cuales
sern recibidos por ventanilla y?o el courier, debiendo adjuntarse
adems el ticFet de despac3o de la correspondencia y el llenado ser
tal y conforme se especifica en el <ltimo prrafo especificado en el
literal anterior.
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VII " 2" 2 SERVICIO A NIVEL NACIONAL#
a. 'os documentos de las dependencias de la entidad, dirigidas a las
Oficinas &onales y otras entidades p<blicas o privadas sern
recibidos por la persona encarga del servicio de courier con la
supervisin del especialista en 6rmite !ocumentario y -rc3ivo, cuyo
3orario ser 3asta las +.4/,5 para lo cual debern adjuntar el ticFet
de despac3o de correspondencia, cuyo llenado deber 3acerse previa
verificacin de datos %ue 3allan sido anotados en los sobres de
correspondencia.
b. 'o relacionado a transporte de carga debe ser coordinado con el
Especialista de ontrol ,atrimonial, Especialista en -lmacEn,
representantes de vigilancia y el courier para un mejor control de
"alida de Hienes de la #nstitucin.
c. 'os documentos %ue se entreguen por 6rmite !ocumentario y
-rc3ivo, despuEs de los 3orarios indicados se despac3arn al d2a
siguiente. uando es urgente despac3ar el documento el mismo d2a
se deber solicitar la autorizacin expresa del .erente de la $nidad
-dministrativa o del Iefe del E%uipo de 6rabajo de 'og2stica.
d. 'os documentos %ue se env2en al extranjero debern adjuntar el ticFet
de despac3o de correspondencia, debiendo ser firmado por la $nidad
.erencial %ue solicite el servicio.
e. !ocumentos prioritarios de la !ireccin Ejecutiva %ue lleguen fuera
del 3orario establecido, estn exceptuados expresamente.
VII " < =ORARIO DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS#
7" El 3orario de atencin al p<blico para la recepcin de documentos a
nivel de 5esa de ,artes del E%uipo de 6rabajo de 'og2stica ? 6rmite
!ocumentario y -rc3ivo ser de :.4/ -5 a +.4/ ,5 .
2" 'a atencin para los d2as sbados, domingos y feriados seg<n !. "
/001)//0 ser de :.4/ -5 a @.=@ ,5.
'" El especialista en 6rmite !ocumentario y -rc3ivo establecer turnos,
,& 076 /7+&37 >.& +- 1& )+0&33./(7 67 70&+')*+ 76 (?26)'- &+
@-373)- ,& 3&:3)9&3)-"
," Excepcionalmente cuando se re%uiera recibir un documento externo
fuera del 3orario de atencin , se consignar el sello %ue corresponde,
as2 como la fec3a del d2a 3bil inmediato posterior.
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VII " A FLUJO DOCUMENTARIO INTERNO E!TERNO#

a. 'os memorandos, informes, notas, cartas, oficios, documentos
resolutivos y otros, %ue elaboren las dependencias orgnicas debern
ser registrados en el "6!, %ue los enumera automticamente, para ser
remitidos directamente de una dependencia a otra, dentro de
FONO!E".
b. ,ara la remisin de los documentos se generan Jojas de 6rmite, las
cuales debern adjuntarse obligatoriamente a estos.
VII " A"1 CLASIFICACION DE DOCUMENTOS#
-ntes de distribuir la !ocumentacin, esta deber ser analizada y
ordenada, para lo cual se tendr en cuenta lo siguienteD
a. orrespondencia om<nD -%uella %ue dada su naturaleza puede ser
conocida por cual%uier persona.
b. orrespondencia lasificadaD -%uella %ue 3a sido seleccionada
teniendo en cuenta el valor de su contenido y su naturaleza, y %ue no
debe ser conocida por cual%uier persona. ,uede serD secreta o
confidencial y reservada.
VII "A" 2 DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS#
a. 'a 5esa de ,artes del E%uipo de 6rabajo de 'og2stica / 6rmite
!ocumentario y -rc3ivo se encargarn de distribuir los documentos,
remitiEndolos a la dependencia o funcionario %ue corresponda para su
gestin. ,ara ello realizarn un primer corte a media maKana ==.4/am
y otro a media tarde 4.4/pm.
b. El 'istado de documentos derivados %ue se genere se adjuntar a los
expedientes f2sicos, como cargo para la entrega de los mismos, con la
finalidad de %ue la $nidad -dministrativa o la $nidad Orgnica
correspondiente colo%ue el sello y firma de conformidad.
c. 'os documentos entregados f2sicamente a las respectivas $nidades
-dministrativas y $nidades Orgnicas debern ser recibidos y
registrados en el "6!.
d. El responsable de la distribucin de documentos se encargar de
arc3ivar los cargos del listado de documentos derivados, en orden
cronolgico, llevando el control respectivo, as2 como los documentos
tramitados por el servicio de mensajer2a.
e.
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f. 'os documentos urgentes, dada su naturaleza, se entregarn
inmediatamente despuEs de su registro a la $nidad -dministrativa o
$nidad Orgnica %ue corresponda, con el cargo respectivo.
VII "A" < DERIVACION DE DOCUMENTOS#
VI1 "A "< "1 PARA LA DIRECCION EJECUTIVA#
"e derivarn directamente a la !ireccin Ejecutiva, los siguientesD
a. !ocumentos de carcter reservado o confidencial, dirigidos al !irector
Ejecutivo, %ue tengan como remitentes a funcionarios de #nstituciones
,<blicas o ,rivadas u Organismos #nternacionales, entre otros.
b. !ocumentos suscritos por 5inistros de Estado, Embajadores,
>epresentantes de Organismos #nternacionales o similares, dirigidos al
!irector Ejecutivo.
c. #nvitaciones dirigidas al !irector Ejecutivo %ue tengan como remitentes
a funcionarios de #nstituciones ,<blicas o ,rivadas u Organismos
#nternacionales, Organizaciones "ociales, personas naturales, entre
otros.
VI1" A "< "2 PARA LAS UNIDADES ORGANICAS#
a. !espuEs de emitir el ,rove2do o 6ipo !ocumental, la dependencia
correspondiente lo anotar en la columna de !ocumento -djunto u
Observaciones de la Joja de 6rmite, con el LA HA, la firma y el sello
respectivos, y se remitir el expediente a la $nidad -dministrativa o
$nidad Orgnica pertinente, efectuando la derivacin a travEs del "6!.
b. 'a $nidad -dministrativa o $nidad Orgnica remitente ser
responsable de asegurarse %ue las derivaciones de los expedientes en
el "6! vayan acompaKados de las entregas f2sicas de los mismos,
atendiendo a los plazos establecidos.
VII "A" A ACCIONES DE REGISTRO#
7. USO DEL SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO STD
El uso del "6! permitir utilizar los atributos y consignar en la Joja de
6rmite los siguientes datosD
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R&/)0&+0&# Es la persona o #nstitucin %ue env2a la
documentacin o expedientes a los diferentes destinos tanto
internos como externos.
D&0766&D "e consignarn los datos del remitente.
A1.+0-# El "6! tiene una base de datos de temas generales y
procedimientos del 6$,- %ue contribuyen a identificar el
documento ingresado.
D-'./&+0-# "e registrar el 6ipo !ocumental recibido seguido
del n<mero del documento, con las respectivas siglas
institucionales y la cantidad de folios.
D&1'3)(')*+# En este espacio, se describe el tenor o asunto del
documento en forma breve. "e indican los datos sobresalientes,
fec3as, asunto, documentos de referencia, etc.
2. FLUJO DEL E!PEDIENTE#
T)(-# "e consignar la condicin del documento 8Original o
copia9.
F&'@7 ,& D&3)87')*+# El "6! consignar automticamente la
fec3a y 3ora de registro.
D&10)+7073)-# "e derivar el documento a la $nidad
-dministrativa o $nidad Orgnica correspondiente.
A'')*+# "e consignar el n<mero =+ correspondiente a la
accin onocimiento y Fines.
D-'./&+0- R&:&3&+')7# ,ara el trmite interno, el "6!
asignar automticamente el n<mero de acuerdo al 6ipo
!ocumental.
D-'./&+0- A,B.+0- C/- O21&387')-+&1# "e 3ar referencia al
documento adjunto si lo 3ubiere. 'os procedimientos %ue
involucren la emisin de documentos resolutivos debern
culminar su trmite con toda la informacin registrada en esta
columna, sea interna o externa.
'. USO DE LOS APLICATIVOS DEL STD
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'os expedientes con un mismo asunto o remitente se anexarn,
cuando corresponda, en la Joja de 6rmite ms antigua, arc3ivando
las posteriores.
'as copias informativas %ue se reciban sern ingresadas en el "6!
como tales, debiendo tomarse conocimiento de las mismas y
arc3ivarlas, sin %ue impli%uen la realizacin de accin o derivacin
alguna al respecto.
VII " A" D INFORMACIN ATENCIN A USUARIOS#
En la 5esa de ,artes o %uien 3aga sus veces en las Oficinas
&onales, se orientar al administrado respecto del estado de su
trmite, los re%uisitos para la presentacin de sus solicitudes y la
informacin sobre la temtica de FONO!E".
'as personas %ue brinden orientacin al ciudadano deben contar con
la experiencia necesaria y llevar un registro de la estad2stica de
atenciones.
VIII" NORMAS COMPLEMENTARIAS AL PROCESO #

E"1 DE LOS DOCUMENTOS O E!PEDIENTES #
7" $na vez concluido el trmite correspondiente el expediente y?o
documento deber ser foliado en la parte superior derec3a de cada
pgina, incorporando los dems actuados en orden cronolgico de
abajo 3acia arriba, formando un solo cuerpo, procurando su
conservacin en el tiempo.
2" 'os documentos internos y externos debern contener todos los
documentos originales %ue se adjuntaron, y debern estar
debidamente foliados, siendo responsable de la actualizacin del
mismo, la $nidad Orgnica %ue realiz la ultima remisin del
expediente.
'" 'as 3ojas de 6rmite no debern ser desglosadas del documento o
expediente. "on <nicas y debern reflejar el flujo documental desde su
inicio 3asta su culminacin.
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," 6odo documento o expediente para su derivacin o distribucin a las
oficinas %ue correspondan, obligatoriamente mantendrn el formato
denominado BJoja de 6rmiteC.
&" 6odos los expedientes y Jojas de 6rmite debern ser atendidos,
ejecutados y arc3ivados ,tanto f2sicamente como electrnicamente.
:" -l termino de cada ejercicio fiscal es responsabilidad de la $nidad
-dministrativa o $nidad Orgnica remitir la informacin
correspondiente a la !ireccin Ejecutiva sobre los expedientes
asignados en el "6! , +- ,&2)&+,- >.&,73 (&+,)&+0&1 -
)+'-+'6.1-1"
E"2 SITUACIONES ESPECIALES#
a. En los casos de recursos de reconsideracin, apelacin y revisin, se
proceder de acuerdo a lo establecido en los art2culos )/:,)/0 y )=/
de la 'ey N( )*+++, 'ey del ,roceso -dministrativo .eneral.
b. 6ratndose de recursos de apelacin presentados durante el
desarrollo de procesos de seleccin, debern ser puestos en
conocimiento al E%uipo de 6rabajo de 'og2stica y al ,residente del
omitE Especial del ,roceso, el mismo d2a de su presentacin ,
observndose lo dispuesto en los art2culos =/+, =/@, =/0, y ==/ del
>eglamento de la 'ey de ontrataciones del Estado, aprobado por el
!ecreto "upremo N( =:+1)//: MEF, y sus modificatorias.
c. >especto a las denuncias de personas naturales contra funcionarios,
se verificar previamente los datos en la base de datos de la >EN#E.
I!" DISPOSICIN FINAL

- las $nidades -dministrativas y $nidades Orgnicas de
FONO!E", se les instalar el "oftNare #ntersectorial denominado
"#"6E5- !E 6>-5#6E !O$5EN6->#O 8"6!9, con el propsito de
registrar los documentos internos, as2 como los documentos %ue
ingresan del exterior y de esta manera informar en forma oportuna a
los administrados del resultado8s9 de su gestin.


!" RESPONSABILIDAD
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'a $nidad -dministrativa y el E%uipo de 6rabajo de 'og2stica a travEs
del Especialista en 6ramite !ocumentario y -rc3ivo sern los
responsables de difundir la presente norma a los B$suarios #nternosC y
B$suarios ExternosC y velar por su estricto cumplimiento.
!I " GLOSARIO DE TERMINOS#
DEFINICIONES

a. D-'./&+0-1 ,& T34/)0& EF0&3+-1# "on a%uellos documentos
generados y remitidos por los administrados e #nstituciones ,ublicas o
,rivadas, cuyas destinatarias son las $nidades Orgnicas de
FONO!E".
b. D-'./&+0-1 ,& T34/)0& I+0&3+-# "on a%uellos documentos
generados por las .erencias de las $nidades -dministrativas y las
$nidades Orgnicas de FONO!E". 6ienen la rubrica original del
funcionario %ue emite el documento. "e considera tambiEn como
original las copias de los documentos originales %ue debido a una
derivacin m<ltiple ad%uieran tal condicin a fin de poder ser
tramitadas ante dos o ms dependencias.
c. D-'./&+0-1 ,& T34/)0& R&9.673 # orrespondencia %ue recibe la
5esa de ,artes del E%uipo de 6rabajo de 'og2stica ? 6rmite
!ocumentario y -rc3ivo %ue es abierta para su respectivo registro, a
excepcin de la documentacin secreta, confidencial o reservada.
d. D-'./&+0-1 '671):)'7,-1 # Es a%uella correspondencia %ue recibe el
personal de 5esa de ,artes del E%uipo de 6rabajo de 'og2stica ?
6rmite !ocumentario y -rc3ivo %ue por su naturaleza y contenidos
se clasifican como secreta, confidencial o reservadaO E" #NL#O'-H'E,
y debe ser remitida al destinatario en las condiciones de seguridad en
%ue fue recibida.
e. D-'./&+0-1 C-+:),&+')76&1 # orrespondencia %ue por el tipo de
informacin %ue contiene, re%uiere de un alto grado de proteccin y
solo debe ser conocido por el funcionario a %uien va dirigido.
f. D-'./&+0-1 ,& P3-'&,)/)&+0-1 ,&6 TUPA # "on !ocumentos %ue
contienen los re%uisitos de un procedimiento establecido en el 6$,-
institucional %ue forman parte de un expediente , este procedimiento
cuenta con plazos establecidos de estricto cumplimiento por las
.erencias de las $nidades -dministrativas y las $nidades Orgnicas
responsables.
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g. C-()71 I+:-3/70)871 # "on copias de los documentos internos %ue
en la mayor2a de los casos no generan accin ni respuesta y se utilizan
para 3acer de conocimiento determinado asunto relacionado con la
Entidad, por lo %ue una vez cumplido el objetivo sern arc3ivadas tanto
en f2sico como en el "istema de 6rmite !ocumentario 8"6!9.
3. D)103)2.')*+ ,& D-'./&+0-1 # Es la accin de entregar
documentacin en las diferentes $nidades Orgnicas de FONO!E".
i. D&3)87')*+ # -ccin de trasladar la responsabilidad del trmite de un
documento de una a otra instancia.
j. EF(&,)&+0& # $nidad documental conformada por un conjunto de
documentos relacionados a un mismo asunto generado orgnica y
funcionalmente , registrado en "6! a solicitud de los administrados
para la gestin y trmite del documentoD 'os expedientes pueden
encontrarse en estado anulado ,arc3ivado, atendido, derivado o
pendiente.
j.= EF(&,)&+0& A3'@)87,- # -%uel documento %ue se mantiene en
custodia, como fuente de informacin.
j.) EF(&,)&+0& A0&+,),- # -%uel documento cuya solicitud primogEnita
3a sido resuelta.
j.4 EF(&,)&+0& P&+,)&+0& # -%uel documento %ue esta en proceso de
atencin.
F. F-3/70- # Es la forma, tamaKo y dimensiones de los documentos
8papel, cartulina, otros9 de acuerdo a normas establecidas para el
"ector ,<blico.
l. =-B7 ,& 034/)0& # Formato %ue la 5esa de ,artes de del E%uipo de
6rabajo de 'og2stica ? 6rmite !ocumentario y -rc3ivo ad3iere encima
del primer escrito presentado por el administrado, con el cual se inicia
el procedimiento administrativo, %ue permite identificar la fec3a, 3ora
de presentacin, total de folios, interesado, tipo de documento, n<mero
de expediente, asunto, $nidad -dministrativa o $nidad Orgnica de
destino y el motivo de la derivacin.
m. I+:-3/7')*+ # -ccin de dar a conocer al interesado el estado en %ue
se encuentra un documento f2sico debidamente registrado en el "6! ,
con indicacin de la $nidad -dministrativa o $nidad Orgnica, persona
%ue se encuentra evalundolo y el tiempo en el %ue se viene
ejecutando.
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n. M&,)- # Es el canal utilizado para enviar un documento, el cual
puede ser f2sico o electrnico.
o. P3-8&5,- # -notacin %ue se efect<a en la columna de documento
adjunto u observaciones de la Joja de 6rmite.
p. R&'&(')*+ # -ccin de recibir y sellar el documento %ue ingresa ,
indicando el n<mero de registro y la fec3a y firma en el documento
original como en el cargo o copia.
%. T)(- D-'./&+076 # "e refiere a los documentos tales como
#nformes, Notas , oficios, cartas, etc, los %ue se redactaran deacuerdo
a los modelos establecidos en el 5anual de #dentidad .rfica y
estandarizacin de documentos 8>esolucin 5inisterial N( =;/1)//0
5#5!E", %ue aprueba el 5anual de #dentidad .rfica y
Estandarizacin de !ocumentos9.
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