Sistema de Trmite Documentario

OBJETIVO
El objetivo principal del Sistema de Trmite Documentario es permitir a las
Organizaciones tener el control de la ubicacin fsica y lgica de la documentacin
que llega y fluye dentro de ella, as como de la que se genera al interior de la misma.
ALCANCE
El Sistema incluye los siguientes procesos: Documentacin que ingresa a la
empresa. Documentacin que va a salir de la empresa. Documentacin interna.
Generacin de un Expediente Virtual.En base a cada documento recibido o emitido
se genera un expediente virtual el cual esta conformado por las siguientes
secciones: La Informacin del Documento. Comentarios o indicaciones para los
responsables de la atencin. Documentacin generada basada en plantillas.
Documentos Anexados (.doc, .xls, .ppt, .vsd, imgenes, etc.) Seguimiento del flujo
de atencin Referencias cruzadas con otros documentos relacionados.
Men Principal
Consultas
Flujo de Atencin . Los procesos de flujos de trabajo pueden ser predefinidos,
libres o mixtos. Las acciones disponibles para los responsables podrn ser derivar
(enviar), delegar, devolver, informar, cerrar, cambiar de estado. Facilidades para
asignar el Plazo de la atencin, y con el rol indicado inclusive poder modificarlo.
El Sistema genera un pendiente para cada responsable el mismo que podr ser
encontrado en su respectiva bandeja de Mis Pendientes dentro del Sistema. En
paralelo como aviso de esta solicitud de apoyo el Sistema enva automticamente
un mensaje de correo electrnico que describe la solicitud de atencin requerida.
Facilidades para delegar la atencin del documento, a un nuevo responsable, en tal
sentido no se delega la responsabilidad del documento. Facilidades para
reasignar la atencin del documento Derivar, a un nuevo responsable.
Facilidades para devolver, dejando registrado todo lo actuado. Manejo de
suplencias en el proceso de atencin por rangos de fechas. Avisos, Alertas y
Recordat[***]orios. Las alertas o correos de aviso son en base al calendario
empresarial definido (das tiles). Se enviar un aviso va correo electrnico,
al(los) usuario(s) responsables del siguiente paso de atencin del flujo del
documento, cada vez que se culmine el paso previo. Se enviar un recordatorio
va correo electrnico el da de cumplimiento del plazo de atencin, sta alerta ser
enviada de manera consolidada por responsable. Se enviar una alerta diaria va
correo electrnico despus del vencimiento del plazo de atencin y los das
sucesivos, y se podr configurar la escalabilidad de las alertas.
Av Jorge Basadre 592 Of. 603 - San Isidro / Central Telefnica: (511) 222-7000
soluciones@avances.com.pe www.avances.com.pe
Consultas y bsqueda. El Sistema facilita consultar la informacin bajo diversos
criterios, (Por Estado, Tipo de Documento, N de Documento, Responsable,
Remitente, Destinatario, etc.) El Sistema facilita buscar un documento especfico
a travs de filtros de bsqueda, basados en (Correlativo de Documento, Tipo de
Documento, Emisor del Documento, Responsable Actual del Documento, Rango de
Fechas de Registro del Documento, etc.) Reportes. El Sistema emite reportes
estadsticos/grficos, los cuales son generados y enviados por correo electrnico al
usuario que solicit el reporte en formato MS Excel. Mdulo de
Administracin del Sistema.El Sistema dispone de una base de datos exclusiva para
la Administracin del mismo y a la cual tiene acceso nicamente el personal
responsable y autorizado, con rol de Administrador. Este mdulo maneja la
creacin, actualizacin y eliminacin de las tablas de mantenimiento necesarias
para el funcionamiento del Sistema en forma paramtrica y dinmica. Este mdulo
maneja la estructura organizacional, jerarquas y niveles de la empresa, a la cual
tiene acceso nicamente el personal responsable y autorizado, con rol de
Administrador. Sistema de seguridad propio de la aplicacin, complementario a la
seguridad de la plataforma y del sistema operativo. Definicin de usuarios del
Sistema y sus respectivos perfiles. Autorizacin de acceso a opciones de men de
acuerdo a perfiles definidos. Nombre de usuario y password obligatorio para
ingreso al Sistema. Acceso al Sistema nicamente a travs de mens e conos.
Ambiente para administracin de seguridad del Sistema restringido por perfiles y
usuarios.
SEGURIDAD

BENEFICIOS
El personal involucrado se ve beneficiado por: Disminucin del tiempo promedio
en el trmite o atencin de un documento, debido a que se eliminan tareas
repetitivas, evitando olvidos y/o documentos traspapelados. Ubicacin rpida de
un documento en trmite o cerrado, lgica y fsicamente. Aumento en la
productividad gracias a la implantacin de procesos lgicos para la atencin de la
documentacin. Aumento de la efectividad por la disminucin significativa de la
cantidad de actividades manuales que son las mas susceptibles de errores.
Disminucin del uso de papel, reduciendo drsticamente los gastos por este
concepto. Ahorro considerable de tiempo al no tener que sumergirse en
voluminosos archivos fsicos para ubicar un determinado documento pues dispone
de acceso instantneo a la informacin especfica con funciones de bsqueda.
Estandarizacin de la documentacin emitida (cartas, memos, oficios, resoluciones,
convenios, etc.). Informacin actualizada al momento de toda la documentacin
en trmite, mostrada de distintas maneras.
CONSIDERACIONES

El sistema est desarrollado en idioma espaol, tanto las pantallas como los
reportes e informes y as tambin los mens de ayuda y la documentacin. El
proceso de implantacin incluye documentacin y entrenamiento tcnico y de
usuario. Facilidades para importar y/o exportar datos a/de los sistemas centrales
de la organizacin.
TECNOLOGIA
Sistema desarrollado con Lotus Domino (Cliente / Web). Plataformas: Windows
(Intel), AIX (RS/6000), OS/400 (AS/400), OS/390 (S/390), OS/2, Red Hat Linux,
Solaris.
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Sistema De Tramite Documentario
Ensayos de Calidad: Sistema De Tramite Documentario
Ensayos de Calidad, Tareas, Monografias - busque ms de 1.892.000+ documentos.

Enviado por: ERVIZE 13 julio 2012
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Palabras: 293 | Pginas: 2
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INTRODUCCIN
Uno de los principales factores que impiden la superacin del problema de la
burocracia en pases en vas de desarrollo es la falta de empleo de tecnologa actual.
En muchas instituciones gubernamentales an persiste el uso de sistemas manuales
para manejar tareas importantes, tales como el trmite documentario.
De acuerdo con (Oppenheimer, 2003) y (de Soto, 1983) la burocracia y la falta de
fiscalizacin en pases no desarrollados origina otros problemas, siendo uno de los
ms graves la corrupcin.
En el caso del manejo de documentos, estos problemas pueden reducirse mediante
el uso de un Sistema Automatizado de Trmite Documentario.
PROBLEMTICA DEL TRMITE DOCUMENTARIO EN EL PER
En la gran mayora de instituciones pblicas del Per el trmite documentario se
realiza de forma manual. A continuacin se describen algunas consecuencias de
esta prctica:
Se deben realizar cobros adicionales para cubrir los costos del abundante material
de escritorio empleado.
Existe una sola copia del expediente de un trmite, que es transportada fsicamente,
en cada etapa del flujo. En la mayora de casos el flujo es inexistente, y el camino se
decide en cada proceso.
Si el personal asignado a un trmite desea revisar un expediente debe esperar a que
ste est disponible, lo que puede tardar mucho tiempo. Incluso algunas
instituciones, destinan personal exclusivamente al traslado de documentos.
Tambin existe el problema potencial de la alteracin deliberada de documentos.
No es fcil detectar en qu estn ocupados los empleados de cada rea ni las
razones de los retrasos. Todo ello producto de la falta de control de esta forma de
administrar los documentos.
Todos estos problemas tienen como consecuencia que las instituciones adquieran
una mala imagen frente a los usuarios y a los propios empleados. En instituciones
pbli...



Anlisis y Diseo de un Sistema de Informacin para
el trmite documentario
Enviado por Marco Angel Ccajia Calsina




1. Datos generales
2. Planteamiento y formulacin del proyecto
3. Resultados y discusin
4. Anlisis y conclusiones
5. Recomendaciones
6. Casos de uso
Datos generales
MESA DE PARTES.- El punto de atencin al cliente es la Unidad de Recepcin Documental (o mesa de
partes) que est ubicada en la recepcin y es la encargada de efectuar la recepcin de
los documentos en la sede central del Instituto Superior de Educacin Pblica Ayaviri.
Esta unidad depende de la Oficina de Secretara, la que tiene a su cargo la administracin documentaria
de la institucin.
Las encargadas que atienden a los administrados estn preparadas para brindar la orientacin necesaria.
El Sistema Documentario.- El Sistema Documentario est diseado para llevar un
adecuado registro, control, seguimiento y respuestas a los diferentes documentos registrados, emitidos o
derivados a las diversas oficinas, jefaturas o reas de la Institucin.
El origen de los documentos puede ser interno o externo. La documentacin interna est referida a los
documentos generados al interior y que circulan entre las reas, tales como informes y memoranda;
mientras que como documentacin externa se considera a todo lo que ingresa por la Unidad de
Recepcin Documental-Mesa de Partes, Ubicado en la Secretara.
El Sistema Documentario permite a la entidad tener un control de la documentacin que ingresa a la
institucin en todas sus etapas, desde el registro, distribucin, conclusin y archivamiento.
Planteamiento y formulacin del proyecto
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
LA ATENCIN DOCUMENTARIA A LA COMUNIDAD EDUCATIVA Y POBLACIN EN GENERAL EN
FORMA EFICAZ Y RAPIDA.
FORMULACIN DEL PROBLEMA
SER EFICAZ Y RAPIDA LA ATENCIN DOCUMENTARIA HACIA LA COMUNIDAD EN GENERAL?
JUSTIFICACION
La justificacin en este proyecto de anlisis es ver la eficiencia del trmite documentario en la oficina de
Mesa de Partes, que a su vez se ubica en la secretara del Instituto Superior de Educacin Publico
Ayaviri, ya que no cuenta con muchos requisitos por los que no se realizan satisfactoriamente
los procesos encargados para sta oficina, dado a que es bastante importante realizar este anlisis, para
de esa forma sugerir ideas que puedan contribuir con el mejoramiento en esta oficina, en resumen es
necesario analizar y disear el SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL TRMITE DOCUMENTARIO EN
EL INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIN PUBLICO DE AYAVIRI - ISEPA, para proponer,
sistematizar todo el manejo documentario y control del mismo.
Los beneficios que se logren con esta investigacin son bastante importantes y a su vez de
intereses personal e institucional basndose en las siguientes viabilidades.
VIABILIDAD OPERATIVA
Es viable porque una vez dada la capacitacin a los miembros de mesa de partes, sobre el sistema a
implementar, tendrn la capacidad para poder adaptarse y trabajar con mayor facilidad en la redaccin y
activacin de documentos en la institucin.
VIABILIDAD ECONOMICA
De acuerdo a las entrevistas que se realiz a los encargados que laboran en esas oficinas es viable,
porque la institucin brinda un presupuesto para esta tarea del mejoramiento en esta oficina, aunque cabe
mencionar que mas prioridad tienen otras oficinas sin analizar que esta tambin es importante, dado a
que todos los documentos que ingresan a la institucin pasan por ah primero.
VIABILIDAD TECNICA
Tambin es viable tcnicamente, dado a que est relacionado a la viabilidad operativa y econmica, sin
estos no podra ser posible la aplicacin del sistema a implementar, puesto que el sistema a implementar
requiere de computadoras de ultima generacin y no sera posible sin la designacin de un presupuesto
por parte de la institucin (Viabilidad econmica), ni operada por el personal de mesa de partes sin la
capacitacin respectiva (Viabilidad Operativa).
OBJETIVOS
Recepcionar, clasificar, verificar requisitos mnimos, registrar, foliar y derivar los expedientes y otra
documentacin que ingresa al Instituto Superior de Educacin Publica Ayaviri.
Atender al pblico usuario y orientar en la presentacin de sus expedientes y documentos para realizar
gestiones en la Institucin.
Elaborar informacin estadstica de los expedientes y documentos en forma mensual y efectuar
las acciones correctivas que tuviera lugar.
Orientar a los Jefes de rea (carrera) existentes en la Institucin sobre aspectos de trmite documentario
y archivo.
Recepcionar, registrar, clasificar, derivar y realizar el seguimiento y control de los expedientes que
ingresan al Instituto.
Preparar anualmente el inventario de documentos archivados y elabora la relacin de documentos para
su depuracin.
Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el Director del Instituto Superior de
Educacin Pblico Ayaviri.
OBJETIVO GENERAL
Analizar y disear un sistema de informacin para el procedimiento de trmite documentario en el Instituto
Superior de Educacin Publica Ayaviri ISEPA, previo a su implementacin.
OBJETIVOS ESPECFICOS
1. Analizar las actividades que realiza sta oficina para transparentar todos los procesos y poder llegar a
un mayor nmero de propuestas que tengan la capacidad de ejecutar los trabajos solicitados, para
cumplir con dicho fin
2. Mejorar el sistema documentario en sus distintas etapas a travs de procedimientos adecuados que
permitan una atencin efectiva a todos los usuarios.
Resultados y discusin
REQUERIMIENTOS
En esta parte del proyecto logramos la claridad sobre lo que desea el rea de mesa de partes y la forma
en la cual se le va a presentar la solucin que est buscando, para ello identificamos los siguientes
requerimientos:
1. rea especifica para mesa de partes.
2. Implementacin de equipos de cmputo.
3. Implementacin de un sistema.
4. Capacitacin del personal.
CASOS DE USO
CASO DE USO: (AREA ESPECIFICA PARA MESA DE PARTES)

CASO DE USO: (IMPLEMENTACIN DE EQUIPOS DE CMPUTO)

CASO DE USO: (IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA)

CASO DE USO: (CAPACITACIN DEL PERSONAL)

DIAGRAMA DE SECUENCIAS

Anlisis y conclusiones
En el presente trabajo se ha llegado a las siguientes conclusiones:
1. Es necesario analizar y disear el SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL TRMITE
DOCUMENTARIO EN EL INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIN PUBLICO DE AYAVIRI - ISEPA,
para sistematizar todo el manejo documentario y control del mismo.
2. El Anlisis del sistema nos ha permitido conocer el proceso del trmite documentario en el instituto
superior de educacin publico de Ayaviri - ISEPA.
Recomendaciones
Acorde a las conclusiones, sugerimos lo siguiente:
1. Frente al excesivo tiempo de duracin de procedimientos en el Trmite documentario del ISEPA1, se
recomienda la utilizacin de tecnologas de sistemas de informacin.
2. Concientizar al trabajador sobre los procedimientos y tiempos mximos de su duracin de trmite
documentario, tal y como se plantea en sus documentos institucionales.
3. Se recomienda la implementacin de un Sistema de Informacin para el Trmite Documentario debido
a que ste optimizara los procedimientos del Trmite Documentario en general.
Casos de uso
CASPO DE USO: PRESENTAR DOCUMENTO

CASO DE USO: INFORMACION AL USUARIO

CASO DE USO: REVISION HISTORIAL

CASO DE USO: LLENADO DE DATOS




Autor:
Ccajia Calsina, Marco Angel
Apaza Apaza, Jernimo
Tito Mamani, Santos Alex
Tapia Lima, Shirley Xuxan Dayne
Palomino Quispe, Silvia
CICLO: III
INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIN PBLICO
AYAVIRI
Computacin e Informtica

TRABAJO ENCARGADO DE:
ANALISIS Y DISEO DE SISTEMAS
TEMA:
PROYECTO DE SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO
AYAVIRI
2011


Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos88/analisis-diseno-sistema-informacion/analisis-diseno-
sistema-informacion.shtml#ixzz3AKJ842Sa