c.

CODIGO:SA-CA
d. VERSION:01/2013
e. PAGINA. 1 DE 2
f. FECHA: 01/04/2013
OBJETIVO:
ALCANCE RESPONSABLE
FSICOS ECONMICOS HUMANOS
REQUISITOS DE LA
NORMA ISO 9001
REQUISITOS LEGALES,
REGLAMENTARIOS,
ORGANIZACIONALES Y DEL
USUARIO
Software, Hardware, Equipos de
oficina, Papelera, equipos mdicos,
Instalaciones Fsicas
Presupuesto General
de la Institucin
Personal competente asignado
al proceso
4,1 / 4,2,1 / 4,2,3 /
4,2,4 / 5,3 / 5,4,1 / 7,1
/ 7,2 / 7,5,1 / 7,5,2 /
7,5,3 / 7,5,4 / 7,5,5 /
8,2,3 / 8,2,4 / 8,3 / 8,4
/ 8,5,1 / 8,5,2 / 8,5,3
Ver matriz de Requisitos
PROVEEDORES ENTRADAS CLIENTES
1- Planeacin
Estratgica
2- Gestin de Calidad
1- Directrices del SGC: (Matriz de
requisitos, Manual de Calidad,
Mapa de Procesos, presupuesto
aprobado, Plan estrategico de
Gestin, Acta de eleccin del
Representante de la Direccin del
SGC / Organigrama / Manuales de
Cargos y Funciones / Canales de
Comunicacin Definidos,
Divulgados y Controlados.
2- Documentacin y registros del
S.G.C./ Listado maestro de
registros / Listado maestro de
Documentos internos y externos.
Del 1 al 4 - Gestin de Calidad
Coordinador de Consulta Externa
REQUISITOS DEL
PROCESO
Identificacin, implementacin y control
sobre las directrices establecidas para el
Sistema de Gestin de Calidad
RECURSOS
1- Necesidades de nueva documentacin,
modificaciones o aprobaciones / Registros del
Proceso
2- Desempeo del proceso
3- Acciones correctivas, preventivas y de mejora
identificadas y tratadas.
4- Informe de Producto No Conforme, Evento
Adverso
SALIDAS
Inversiones Clnica Meta
CARACTERIZACIN SERVICIOS AMBULATORIOS
Aplica a los subprocesos de: Planeacin de la atencin del servicio, Verificacin de
derechos administrativos, Prestacin del Servicio, Recepcin e Investigacin de las Quejas y
Reclamos radicada por los usuarios.
Prestar servicios mdicos oportunos en lo referente a la Promocin y Prevencin, Diagnstico, Tratamiento y Rehabilitacin de nuestros
usuarios; con el fin de disminuir la morbimortalidad; esto en coherencia con los requisitos legales, reglamentarios y otros aplicables a los
servicios ofrecidos por la Clnica
P
L
A
N
E
A
R
H
A
C
E
R
ACTIVIDADES
1- Planeacin
Estratgica /Sub-
proceso contratacin y
comercializacin
2- Planeacin de la
prestacin del servicio
1- Ficha tcnica de cuadro de
convenios
2- Actas de Comits y seguimiento
a los compromisos pactados en
comites medicos
Del 1 al 3- Planeacin de la
Prestacin del Servicio
4- Ciruga
1. Usuarios
2. Administradoras de
Planes y Beneficios
1. Solicitud de Citas
2. Confirmacin de derechos
administrativos
1. Usuarios - Administradoras
de Planes y Beneficios
1- Usuario
2- Gestin Humana
3- Ciruga
1- Asignacin de cita y/o
autorizacin de servicio
2- Directrices de Seguridad y Salud
Ocupacional
3- Lista de Programacin
1- Gestin de Calidad /
Subproceso Archivo, Gestin
Financiera
2, 3, 4- Usuario
3- Laboratorio clnico
2- Farmacia, Imagenologa
5- Administradoras de Planes y
Beneficios
6- Gestin Humana
7- UCIS
1- Atencin al usuario
1- Quejas o reclamos del usuario -
Seguimiento a los planes de accin
que se derivan de las Quejas y
Reclamos
1 y 2- Atencin al usuario
1- Necesidades de los procesos misionales en lo
referente a los servicios requeridos por los
usuarios.
2- Agendas de citas mdicos y de enfermera
3- Distribucin diaria de actividades de
enfermera
4- Solicitud de Ciruga
Planeacin de la atencin del servicio
* Revisin de la ficha tcnica
* Proyeccin de recursos de apoyo requerido para el
servicio
* Agendamientos mdicos, enfermeras y dems
personal de apoyo
* Programacin de Actividades
1- Proyeccin de respuesta a las Queja o
Reclamo
2- Evidencias de las acciones tomadas para
subsanar las Quejas o Reclamos
1. Asignacin de cita y/o autorizacin de servicio
1- Historia Clnica
2- Ordenes mdicas
3- Remisiones
4- Incapacidad
5- Control de autorizacin de citas
6- Evaluaciones del cumplimiento de normas de
bioseguridad
7- Paquete remisorio, autorizacin y/o informe
de novedades
Verificacin de derechos administrativos
* Asignacin de cita
* Revisin de vigencia de la autorizacin
H
A
C
E
R
Prestacin del Servicio
* Promocin y Prevencin
* Diagnstico
* Tratamiento
* Rehabilitacin
* Aplicacin del Manual de Bioseguridad sobre la
Gestin de Residuos Hospitalarios
Recepcin e Investigacin de las Quejas y
Reclamos radicada por los usuarios.
* Analizar, resolver, sustentar y proyectar la respuesta
para la oficina de atencin al usuario.
1- Gestin Humana
2- Gestin de
Infraestructura
3- Gestin de
Almacenes
4- Gestin Financiera
1- Personal Competente,
Comprometido y Seguro
2- Infraestructura Fsica y
Tecnolgica adecuada
3- Insumos, materiales, equipos y
herramientas requeridas
4- Recursos econmicos
1- Gestin Humana
2- Gestin de Infraestructura
3 y 5- Gestin Financiera
4- Gestin de Almacenes
Quin
(Responsable)
Registro del control
Auxiliares
administrativas de
autorizaciones
En la pagina Web de
Administradora de Planes de
Beneficios
Coordinadora de
servicios Ambulatorios
y la Gerencia Mdica
Programa Prosoft
Auxiliares
administrativas de
autorizaciones
1- Agenda de citas
sistematizada
2- Boucher si es presencial
3- Agenda de confirmacin de
la cita
Auxiliares de central
de citas y consultorios
1- Lista de asignacin de citas
2- Hora apertura de la Historia
Clnica
Cmo (Descripcin del Control) Qu (Precisin del Control)
Gestin de apoyo del Proceso
* Gestin del Personal del proceso.
* Gestin de la Infraestructura fsica y tecnolgica
utilizada dentro del proceso.
* Gestin de compras
* Gestin de Almacenes
* Gestin de Recursos Econmicos
Todo paciente que solicita una cita mdica de las especialidades de Medicina
General, Medicina Interna, Pediatra, Ginecologa, Obstetricia, Ciruga General, se
debe autorizar en el tiempo establecido Circular nica Circular 009/2012.
A todo usuario se le debe explicar de una manera clara y precisa:
1- Donde va a ser atendido precisndole dato de: da, hora, consultorio, nombre
del profesional al cual se le agenda la cita
2- Debe traer autorizacin de la consulta del mismo da
3- Debe llegar 40 minutos antes para realizar los tramites administrativos
4- Si es menor o mayor de edad debe venir con un acompaante y entregar a la
auxiliar del consultorio la autorizacin del servicio
5- Debe traer los resultados de exmenes de laboratorio, imagenologia (En los
casos que aplique)
Todo paciente debe ser atendido mximo dentro de los primeros cinco minutos
posteriores a la hora asignada y si llega tarde el paciente se le reasigna nueva
cita
Oportunidad en la atencin mdica
Los pacientes que solicitan servicios de Aliansalud antes de ser autorizados,
las auxiliares administrativas de autorizaciones verifican derechos en la pagina
Web de esta entidad, si no tienen derechos no se les presta el servicio y se
direccionan a la EAPB.
Los usuarios de otras Administradoras de Planes de Beneficios con los cuales
hay convenios, se revisa que la autorizacin este vigente, dirigida a la clnica,
que el nombre del usuario, nmero de identificacin y el servicio que solicita
estn correctos.
1- Nuevas necesidades de personal, induccin,
capacitacin, Seguridad S&SO y desempeo del
personal
2- Nuevas necesidades de Infraestructura fsica
y tecnolgica
3- Nuevas necesidades de compras
4- Nuevas necesidades de insumos, materiales,
equipos y herramientas.
5- Nuevas necesidades de recursos econmicos
ACTIVIDADES DE CONTROL
Verificacin de derechos
Direccionamiento del usuario
V
E
R
I
F
I
C
A
R
Oportunidad en la asignacin de citas
Mdico
1- Historia Clnica
2- Agenda de citas
DOCUMENTOS DEL SGC REGISTROS DEL SGC
VERSIN FECHA FECHA RESPONSABLE DEL CAMBIO
CONTROL DE CAMBIOS
ACTIVIDADES DE MEDICIN Y SEGUIMIENTO
Ver listado maestro de
Documentos Internos y
Externos
ELABOR: REVIS:
INDICADORES DE GESTIN
Ver matriz de mando de Indicadores de Gestin
ACTUAR
Identificacin, tratamiento y control de las acciones
correctivas, preventivas y de mejora
Cargo: Cargo:
Ver Listado maestro de
Registros
APROB:
Cargo:
DESCRIPCIN DEL CAMBIO
Prestacin del servicio
1- Se debe realizar agenda de citas sistematizada
2- Diligenciamiento completo de la historia clnica
3- Se deben seguir las indicaciones de las Guas mdicas
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