Instrução 015-2014 - Manutenção 2º Período 2014 PDF

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Fundao para o Desenvolvimento da Educao
Departamento de Relaes com a APM
Rua Tenente Pena, 212 Bom Retiro 01127-020 So Paulo SP
Central de Relacionamento FDE: Fone 0800 777 0333
E-mail: drapm@fde.sp.gov.br Site: www.fde.sp.gov.br

MANUAL DE INSTRUO

FDE/DRA N 015/2014

UTILIZAO DA VERBA

E ELABORAO DA

PRESTAO DE CONTAS

MANUTENO DO PRDIO

E EQUIPAMENTOS ESCOLARES

2 PERODO DE 2014
( Setembro a Dezembro / 2014 )

CONVNIO FDE /APM

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1 Apresentao

Em cumprimento ao disposto na Clusula Terceira do Convnio FDE/APM
1
, este texto tem o
objetivo de fornecer informaes e orientaes s APMs das Escolas Estaduais quanto a
adequada utilizao e correta elaborao da Prestao de Contas do 2 Perodo de 2014, da
verba destinada Manuteno do Prdio e Equipamentos Escolares.

Antes de serem adotadas quaisquer providncias em relao ao gasto da verba,
recomendamos a leitura deste texto por todas as pessoas da APM e da Escola envolvidas com
a utilizao dos recursos, bem como por aquelas responsveis pelo lanamento das Prestaes
de Contas no Sistema GDAE Mdulo Financeiro.

A Prestao de Contas referente ao repasse do 2 Perodo de 2014 da verba
Manuteno do Prdio e Equipamentos Escolares dever demonstrar a movimentao
dos recursos recebidos e os gastos realizados nos meses de setembro a dezembro de
2014. Nessa Prestao de Contas podero ser includos, tambm, documentos pagos em
meses anteriores do ano de 2014 (com data igual ou posterior ao repasse do 1 Perodo/2014)
que, por algum motivo, deixaram de ser lanados.

A Fundao para o Desenvolvimento da Educao FDE repassa esta verba para Associaes
de Pais e Mestres APMs devidamente conveniadas e os recursos constituem item
oramentrio da Secretaria de Estado da Educao.

Foram previstos dois repasses desta verba em 2014, sendo que o primeiro repasse ocorreu no
ms de abril. A Secretaria de Estado da Educao aprovou que cada repasse deve
corresponder a R$ 6,00 (seis reais) por aluno matriculado na Escola e, para as APMs de
Escolas de Tempo Integral, cada repasse deve corresponder a R$ 12,00 (doze reais) por aluno
matriculado na Escola, tomando-se como base o nmero de alunos do ms anterior ao
repasse, de acordo com dados oficiais do CIE Centro de Informaes Educacionais
cadastrados no Sistema GDAE - Gesto Dinmica da Administrao Escolar.

O Departamento de Relaes com a APM (DRA), da FDE, no tem permisso de
acesso para alterar, incluir ou excluir o nmero de alunos das Escolas cadastrado no
Sistema GDAE.

O valor total repassado APM calculado automaticamente pelo Sistema GDAE com
a multiplicao do nmero de alunos matriculados na Escola, pelo valor autorizado
pela Secretaria de Estado da Educao.

1
Do Convnio FDE/APM:
CLUSULA TERCEIRA Dos critrios na aplicao dos valores repassados.
A FDE estabelecer, atravs de instrues especficas, as orientaes gerais sobre a aplicao dos recursos a serem repassados, o
perodo de aplicao, bem como os critrios e os prazos para prestao de contas, se divergentes das Clusulas Nona e Dcima
seguintes.

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2 Finalidade da Verba

A verba Manuteno do Prdio e Equipamentos Escolares destina-se a
pequenos reparos, consertos e manuteno preventiva no prdio e nos
equipamentos existentes na Unidade Escolar.

Entende-se por Prdio Escolar sua construo propriamente dita, incluindo todos os ambientes
e dependncias, bem como os equipamentos necessrios ao perfeito funcionamento da Escola,
sendo que bens de natureza permanente devem compor o patrimnio da Escola.

3 Prazo para Utilizao da Verba

O prazo para a APM utilizar a verba Manuteno do Prdio e Equipamentos Escolares
repassada no 2 Perodo/2014 de 05/09/2014 at o dia 31/12/2014.

Todas as Notas Fiscais e os cheques emitidos para os respectivos pagamentos, apresentados
na Prestao de Contas desse perodo, devero ter data de emisso compreendida entre a
data do repasse da verba do 1 Perodo/2014 (caso no lanado) at o dia 31/12/2014.

As prestaes de contas de verbas repassadas pela FDE no podem conter Notas Fiscais
emitidas ou pagamentos realizados em exerccio fiscal diferente ao do repasse da verba.

4 Prazo para a APM Prestar Contas desta Verba

Conforme estabelece a Clusula Dcima do Termo de Convnio FDE/APM
2
, o prazo para a APM
entregar a Prestao de Contas do 2 Perodo/2014 da verba de Manuteno do Prdio e
Equipamentos Escolares na Diretoria de Ensino at 15/01/2015, aps ser devidamente
lanada e concluda no Sistema GDAE.

2
Do Convnio FDE/APM:
CLUSULA DCIMA Dos perodos e das pocas das prestaes de contas.
A APM prestar contas FDE das verbas recebidas segundo os critrios definidos na Clusula Nona e em instrues especficas, em
prazo mximo de 15 (quinze) dias aps o perodo estabelecido para aplicao dos recursos.

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A fim de iniciar os procedimentos de anlise, imprescindvel que as Diretorias de Ensino as
entreguem em um nico lote no Departamento de Relaes com a APM (DRA), da FDE,
at 26/01/2015.

Observar rigorosamente os prazos estabelecidos de concluso e entrega das Prestaes de
Contas, para que a APM no seja notificada e penalizada com a suspenso de futuros repasses
de verbas, conforme estabelecido em clusulas do Convnio.

As Prestaes de Contas so conferidas/analisadas de acordo com a ordem cronolgica de
chegada no Departamento de Relaes com a APM DRA, da FDE.

5 Gastos Permitidos com esta Verba

A verba Manuteno do Prdio e Equipamentos Escolares pode ser utilizada em gastos
com materiais e servios relacionados a:

5.1 Manuteno Preventiva e Conservao do Prdio Escolar:

Pintura interna e externa de paredes, piso e elementos do prdio;
Conserto e/ou substituio de esquadrias, portas, batentes, grades e alambrados,
eliminao de pontos de ferrugem, desempeno e lubrificao de portas, portes, janelas
e demais esquadrias;
Substituio de pequenas quantidades de telhas, pisos e azulejos que quebraram ou
se soltaram;
Substituio, reparos e lubrificao de fechaduras, dobradias e trincos danificados,
inclusive troca de tambores, segredos, confeco de chaves e aquisio de cadeados;
Substituio de vidros quebrados ou trincados;
Substituio, reparos, pintura, impermeabilizao e limpeza de calhas, rufos e
condutores (esses servios devem ser feitos anualmente, de modo a evitar goteiras e
alagamentos);
Conserto, reviso, substituio e desobstruo das instalaes hidrulicas, como:
- reparos e substituio de torneiras, vlvulas, conexes, registros, sifes, vlvulas
de descarga;
- conserto em cavaletes e medidores, mediante autorizao da concessionria;
- conserto e substituio de pias, vasos sanitrios e mictrios;
- desentupimento da rede de esgoto;
- conserto de trechos da rede de abastecimento de gua e de esgoto;
- conserto em caixas dgua e seus componentes;
Conserto e substituio de componentes da rede eltrica, como: substituio de
lmpadas, reatores, luminrias, interruptores, tomadas, espelhos, disjuntores, trechos
da fiao, postes de luz, quadros de distribuio e medidores, sempre sob a superviso
de um eletricista responsvel ou com consulta concessionria;

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Manuteno e recarga de extintores de incndio e hidrantes, bem como aquisio de
mangueiras e peas que fazem parte desse conjunto;
Servios de jardinagem, como poda e capina e substituio da vegetao nos
jardins e demais reas verdes da escola;
Construo, consertos e substituio da instalao de gs (GLP), assim como
aquisio das peas necessrias sua segurana e adequado funcionamento, e
manuteno do abrigo (botijo de gs no pode ser adquirido com esta verba);
Manuteno e substituio de quadros-negros, quadros de aviso e murais
danificados.

5.2 Higienizao Sanitria:

Contratao de empresa especializada ou compra de materiais para desinsetizao,
dedetizao ou desratizao, objetivando o combate a insetos (escorpies, baratas,
formigas, pernilongos, mosquitos, cupins, etc.), ratos e demais vetores de
transmisso de doenas (cobras, morcegos, pombos, etc.);
Limpeza e impermeabilizao de caixa dgua;
Limpeza e desobstruo de fossas spticas e caixas de gordura.

5.3 Manuteno e Recuperao de Equipamentos:

Manuteno, conserto, recuperao e reforma dos mveis pertencentes ao
patrimnio escolar, como mesas, cadeiras, carteiras, quadros-brancos, armrios,
estantes, prateleiras e roupeiros;
Manuteno, conserto e recuperao das mquinas e equipamentos
pertencentes ao patrimnio escolar, tais como:
- Equipamentos de cozinha: fogo, forno, geladeira, freezer, microondas,
liquidificador, batedeira, etc.;
- Equipamentos audiovisuais: TV, DVD, videocassete, antena parablica,
retroprojetor, canho de projeo, projetor de slides, telas de projeo, aparelhos de
som, rdio gravador, caixas de som, amplificador, etc.;
- Equipamentos de segurana: cmaras de monitoramento, alarmes, sensores de
presena (com eventual troca de bateria para seu funcionamento), etc.
- Equipamentos administrativos: mquina de escrever, mimegrafo, computador,
impressora, estabilizador, mquina copiadora, calculadora, aparelho de fax, relgio,
sinaleiro, etc.;
- Equipamentos didtico-pedaggicos patrimoniados na Escola;
- Outros equipamentos: enceradeira, cortador de grama, ferramentas eltricas,
ventilador, motores eltricos, bombas hidrulicas, alarmes, circuito de TV, etc.

Observao: Pode ser feita aquisio de peas para os equipamentos existentes, desde que
em substituio e que no altere sua configurao original. Valores acima de R$ 200,00
(duzentos reais) devem ser justificados atravs de Ofcio assinado pelo Diretor Executivo da
APM, enviado anexo Nota Fiscal, na Prestao de Contas.

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Tambm podem ser realizados servios de instalao de bens e equipamentos doados Escola
ou adquiridos pela APM com outras verbas pblicas (no caso de bens adquiridos pela APM com
outras verbas pblicas, deve ser realizada a doao Unidade Escolar).

Sempre que houver necessidade de manuteno/conserto/recuperao/reforma/instalao de
bens permanentes obrigatrio que a APM indique o seu nmero de patrimnio,
fornecido pelo Setor de Patrimnio da Diretoria de Ensino, no corpo da Nota Fiscal ou em
documento anexado a ela. Por se tratar de recursos pblicos, esta verba s pode ser
utilizada para realizao desses servios em bens permanentes que compem o patrimnio
escolar.

Exclusivamente para os servios de instalao, se o bem ou equipamento ainda no tiver
obtido o nmero de patrimnio, dever ser anexado Nota Fiscal, na Prestao de Contas, um
Ofcio do Setor de Patrimnio da Diretoria de Ensino, justificando o fato.

Ressalte-se que para a recuperao de mobilirio escolar existe um programa
especfico, que no onera a APM. Para maiores informaes, consultar a Diretoria de
Ensino.

5.4 Despesas com Institucionalizao:

Despesas com registro de Atas da APM em cartrio (inclusive os reconhecimentos
de firma necessrios para esse fim); despesas de cartrio para Certido de
Inteiro Teor;
Tarifas bancrias debitadas na conta exclusiva do Convnio com a FDE, nos
termos de Acordo de Cooperao Mtua assinado em 21/11/2013 entre a FDE e o
Banco do Brasil S/A. As seguintes tarifas bancrias podero ser lanadas
como despesa, exclusivamente na prestao de contas da verba de Manuteno
do Prdio: Cadastro PJ-Renovao Semestral; Extrato Data Mailer Mensal PJ;
Cheque Processamento Valor Abaixo (de R$ 40,00); Cheque Processamento Valor
Acima (de R$ 5.000,00). Verificar Comunicado FDE/DRA n 002/2012.
Confeco de: a) carimbo do CNPJ da APM; b) carimbos indicados nos item 10 e
13 deste Manual de Instruo.

Recomendamos que as prioridades de gastos, atendendo as finalidades desta verba,
sejam amplamente debatidas com a comunidade escolar e, aps definidas e
aprovadas, seja lavrada a respectiva Ata da APM contendo as decises.

As empresas contratadas para a realizao dos servios devero ser idneas, qualificadas
tecnicamente e seus funcionrios devero usar equipamentos de proteo individual.

Alguns servios (por exemplo: controle de vetores e pragas urbanas) exigem que a empresa
possua Licena de Funcionamento especfica, expedida por Autoridade competente do

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Estado ou Municpio. A APM deve exigir cpia desse documento, mantendo-a em seus
arquivos, antes da contratao do servio.

6 Gastos No Permitidos com esta Verba

A verba de Manuteno do Prdio e Equipamentos Escolares no pode ser utilizada,
entre outros itens, para:

Execuo de obras que impliquem alterao da rea construda, ampliaes,
adequaes, reformas e construes de ambientes ou dependncias, bem como outras
que necessitem avaliao tcnica e aprovao da Gerncia de Obras da FDE;
Aquisio de divisrias, materiais para sua confeco ou servios para sua instalao;
Aquisio de equipamentos e itens de segurana: alarmes, cmeras de monitoramento;
Aquisio ou substituio de qualquer tipo de bem, equipamento ou material
permanente;
Aquisio, reforma e instalao de toldos (por necessitar de avaliao tcnica de
engenheiro, arquiteto ou profissional apto a emitir parecer tcnico relacionado
resistncia estrutural da fixao e do substrato);
Aquisio de material de higiene e limpeza, bem como contratao de empresa para
realizar servios de limpeza;
Aquisio de suprimentos de informtica (papel, cartucho de tinta para impressora,
tonner, CDs, DVDs, disquetes, etc.);
Recarga de gs;
Contratos de locao ou leasing;
Contratos ou pagamentos mensais e consecutivos de manuteno/conservao;
Contratao de seguros;
Laudos e Percias tcnicas;
Aquisio de Certificado Digital;
Servios tcnicos de contabilidade;
Visitas tcnicas (tarifas para servios em domiclio);
Despesas com autenticao de documentos;
Registro de contratos e licenas de funcionamento;
Aquisio de impressos e formulrios;
Aquisio de materiais de escritrio;
Aquisio de materiais didticos;
Despesas com cpias xerox e plastificao de documentos;
Tarifas bancrias (exceto as autorizadas no item 5.4) e juros bancrios;
Despesas de juros, multas e atualizao monetria por atraso de pagamentos;
Confeco de carimbos (exceto os autorizados no item 5.4);
Contratao de Cooperativas de Trabalho (poder ocorrer somente nos termos do
Decreto n 57.159, de 21/07/2011)
3
;

3
O texto completo do Decreto n 57.159, de 21/07/2011, pode ser lido no site www.legislacao.sp.gov.br .

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Contratao de empresas de seleo, agenciamento, recrutamento, terceirizao e
locao de mo-de-obra.

7 - Verificao Prvia do Cadastro das Empresas

ANTES de ser concretizada qualquer aquisio ou realizao de servio com as verbas
repassadas, obrigatrio que a APM consulte a situao cadastral das empresas,
verificando seus status na Secretaria da Receita Federal do Brasil e no SINTEGRA. As
consultas devem ser realizadas nos seguintes sites da internet:

SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL ( www.receita.fazenda.gov.br ):
(Consultar sempre que a APM pretender adquirir produtos/mercadorias ou
contratar servios)

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Aps acessar o site, selecionar o link Empresa e, na sequncia, clicar em Cadastros.
Surgir a Lista de Servios. Clicar em Comprovante de Inscrio e de Situao
Cadastral no CNPJ.
Na prxima tela digitar nos campos apropriados o n do CNPJ da empresa e os
caracteres informados.
Ser apresentado o Carto do CNPJ da empresa consultada, sendo que o campo
Situao Cadastral deve conter status ATIVA.
Imprimir o Carto do CNPJ e junt-lo Nota Fiscal da empresa
correspondente, na Prestao de Contas.
A ausncia do Carto do CNPJ na Prestao de Contas implica na glosa da Nota
Fiscal correspondente.

Atividade Econmica da Empresa a ser contratada:

As empresas s podem realizar atividades para as quais estejam legalmente
habilitadas. Assim, a venda das mercadorias ou realizao dos servios pretendidos
pela APM deve constar como atividade econmica da empresa a ser contratada em seu
Carto do CNPJ e Contrato Social.
No Carto do CNPJ possvel verificar nos campos Cdigo e Descrio da Atividade
Econmica Principal e Cdigo e Descrio das Atividades Econmicas
Secundrias se a empresa est legalmente habilitada a vender a mercadoria ou
prestar o servio que a APM pretende contratar.
Se houver alguma dvida, os Cdigos das Atividades que constam no Carto do
CNPJ da empresa podem ser consultados verificando a Classificao Nacional de
Atividades Econmicas - CNAE, no site www.cnae.ibge.gov.br.

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Na hiptese de continuar havendo dvidas, a APM pode consultar o site da Junta
Comercial do Estado de So Paulo, em www.jucesp.fazenda.sp.gov.br e
proceder conforme segue, para verificar as atividades econmicas que constam no
Objeto do Contrato Social da empresa:

a)- Na pgina inicial do site da Junta Comercial, informar o nome ou razo social da
empresa no campo apropriado e clicar no boto Buscar;
b)- Na pgina que se abre, clicar sobre o nmero do campo NIRE, ao lado do nome
da empresa a ser consultada;
c)- A prxima pgina informar os dados cadastrais da empresa consultada e o Objeto
de seu Contrato Social atualizado.
Se no momento da consulta o Objeto que consta no Contrato Social da empresa est
compatvel com a mercadoria a ser adquirida ou com o servio a ser prestado,
imprimir essa pgina do site e juntar respectiva Nota Fiscal, na Prestao de
Contas.
Caso contrrio, a APM no poder adquirir a mercadoria ou realizar o servio
pretendido com a empresa consultada.
No so aceitas em Prestaes de Contas Notas Fiscais com data de emisso anterior a
eventual alterao do Objeto do Contrato Social da empresa, permitindo-a a realizar a
atividade pretendida pela APM.
Se o usurio que est fazendo a consulta no site da Junta Comercial possuir cadastro
na Nota Fiscal Paulista, da Secretaria de Estado da Fazenda, possvel consultar e
imprimir a Ficha Cadastral Completa da empresa, com todas as eventuais
alteraes promovidas em seu Contrato Social.
Para tanto, basta digitar o nmero do CPF do usurio e a senha da Nota Fiscal
Paulista, nos campos apropriados do site da Junta Comercial a partir do item b
acima.
OBS: Empresas prestadoras de servios podem ter seus contratos sociais registrados
apenas em Cartrio de Ttulos e Documentos, no constando informaes na Junta
Comercial.

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SINTEGRA ( www.sintegra.gov.br )
(Consultar sempre que a APM pretender adquirir produtos/mercadorias. No
necessrio consultar quando se tratar de prestao de servio.)

Aps acessar o site indicado, clicar no mapa do Estado de So Paulo (ou do Estado onde
a empresa est estabelecida), digitar os caracteres que aparecem na tela, bem como o
n do CNPJ ou da Inscrio Estadual da empresa. Ser apresentada a Consulta
Pblica ao Cadastro do Estado de So Paulo (ou do Estado onde a empresa est
estabelecida), sendo que o campo Situao Cadastral Vigente deve apresentar status
HABILITADO.
Imprimir essa pgina da internet e juntar Nota Fiscal da empresa
correspondente, na Prestao de Contas.
A ausncia da pgina do Sintegra na Prestao de Contas implica na glosa da
Nota Fiscal correspondente.

Na hiptese de ser apresentado outro status nas consultas do Carto do CNPJ
ou do Sintegra, a APM no poder realizar a operao pretendida com a
empresa consultada (comprar o produto/mercadoria ou contratar o servio),
pois a informao indicar que a empresa mantm pendncia com o fisco
federal ou estadual.

8 - Pesquisa Prvia de Preos

Todas as despesas pagas com verbas repassadas pela FDE, relacionadas nas Prestaes de
Contas, devem conter a correspondente Pesquisa Prvia de Preos, de acordo com
exigncia do Decreto n 34.350
4
, de 11/12/1991, e sistemtica de digitao no Sistema
GDAE, estabelecida no Manual de Instruo FDE/DRA n 001/2014.

4
DECRETO N. 34.350, DE 11 DE DEZEMBRO DE 1991
Dispe sobre pesquisa de preos para orientao das compras no servio pblico estadual.
Luiz Antonio Fleury Filho, Governador do Estado de So Paulo, no uso de suas atribuies legais e vista do disposto nos artigos 15,
inciso II, 41, inciso III e 44, 3, da Lei n. 6.544, de 22 de novembro de 1989,
Decreta:
Artigo 1 - As compras dos rgos da administrao pblica direta, das autarquias, das fundaes institudas ou mantidas pelo Poder
Pblico, das empresas em cujo capital o Estado tenha participao majoritria, bem como das entidades direta ou indiretamente
controladas pelo Estado, sero precedidas de pesquisa de preos, em pelo menos 3 (trs) estabelecimentos, cadastrados ou no, que
comercializam os bens objeto da licitao.
1 - Os resultados da pesquisa de preos de que trata este artigo, subscrito pelo servidor por ela responsvel, devero ser juntados
ao processo de compra anteriormente data designada para julgamento da licitao.
2 - Excetuam-se do disposto neste artigo as compras de gneros alimentcios perecveis, realizadas em localidades dotadas de
centro de abastecimento.
Artigo 2 - As comisses julgadoras de licitaes, permanentes ou especiais, qualquer que seja o critrio e o resultado do julgamento
da licitao, devero demonstrar, em ata, que os preos oferecidos no so incompatveis com os apurados na forma do artigo 1 deste
Decreto.
Artigo 3 - A exigncia contida nos artigos anteriores se aplica, tambm, nos casos de dispensa de licitao.

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As aquisies sempre devem ser efetuadas das empresas que oferecerem o menor
preo unitrio de cada item, e no daquela que oferecer o menor preo global apresentado
na planilha. Assim, para uma mesma Pesquisa Prvia de Preos poder haver mais de um
fornecedor, para aquisio dos itens pesquisados.
Por se tratar de recursos pblicos, todas as compras ou contratao de servios com verbas
repassadas pela FDE esto sujeitas s disposies contidas na Lei Federal n 8.666/93
5
e suas
alteraes (Lei de Licitaes e Contratos da Administrao Pblica). Portanto, necessrio que
a APM verifique os limites de gastos estabelecidos para a dispensa de licitao.

9 - Notas Fiscais das Empresas Contratadas pela APM

Podero ser apresentadas nas Prestaes de Contas de verbas repassadas pela FDE as
seguintes modalidades de Notas Fiscais entregues por empresas contratadas pela
APM:

a Nota Fiscal convencional

Todas as Notas Fiscais convencionais apresentadas nas Prestaes de Contas devem ser
originais, primeiras vias e emitidas em nome e com o CNPJ da APM da Escola, constando
detalhadamente a mercadoria adquirida ou o servio prestado. No podem conter nenhum
tipo de rasura, emenda, corte ou ressalva.

Devem conter no rodap ou na lateral direita os dados da grfica que imprimiu o talonrio
(nome, endereo, CNPJ, Inscrio Estadual e CCM), data e quantidade da impresso, o nmero
de ordem da primeira e da ltima Nota Fiscal impressa e o nmero da AIDF Autorizao de
Impresso de Documentos Fiscais.

Tambm devem conter o nmero do CNPJ da empresa emitente, impresso
tipograficamente. Somente com o nmero de CNPJ possvel realizar a consulta da situao
cadastral da empresa no site da Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Se no constar o nmero do CNPJ, vindo com o nmero do CPF do emitente, trata-se
de documento de Pessoa Fsica e, nesse caso, deve ser observada a legislao que
regula a contratao de profissionais autnomos.

Artigo 4 - Este Decreto entrar em vigor na data de sua publicao.
Palcio dos Bandeirantes, 11 de dezembro de 1991.

5
O texto completo da Lei n 8.666, de 21/06/1993, pode ser consultado no site da Casa Civil da Presidncia da Repblica, em
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8666cons.htm.

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ESTA VERBA NO PERMITE A CONTRATAO DE PESSOAS FSICAS.
Sempre que ocorrer aquisio de mercadorias, as empresas so obrigadas emisso de Nota
Fiscal de Venda.
Quando se tratar da realizao de servios, as empresas so obrigadas emisso de Nota
Fiscal de Servios.
OBSERVAO IMPORTANTE: Nas Prestaes de Contas de verbas repassadas pela
FDE so aceitas Notas Fiscais convencionais, exceto se houver determinao legal
(municipal ou estadual) que obrigue a empresa a emitir Nota Fiscal Eletrnica.
Quando houver necessidade de aquisio de produtos/mercadorias, a consulta prvia
ao SINTEGRA indicar se a empresa est obrigada emisso de Nota Fiscal Eletrnica
e a data de incio dessa obrigatoriedade.

b Nota Fiscal Eletrnica (NF-e) de aquisio de mercadorias
Empresas credenciadas pela Secretaria da Fazenda podero emitir Notas Fiscais Eletrnicas
(NF-e), cujo arquivo digital obrigatoriamente ter que ser enviado pela empresa APM. Para
acompanhar a mercadoria em trnsito, a empresa dever fornecer o DANFE Documento
Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica APM.

A empresa emitente da NF-e e a APM devero conservar o arquivo digital da NF-e pelo prazo
previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, para apresentao ao fisco, quando
solicitado.
6
A APM, alternativamente, poder conservar o DANFE em seus arquivos pelo prazo
descrito.

De acordo com o artigo 11, 1 da Portaria CAT-104, de 14/11/2007, publicada no Dirio
Oficial do Estado em 16/11/2007, o destinatrio da NF-e (no caso, a APM), dever
verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e,
mediante consulta aos sites www.fazenda.sp.gov.br/nfe e www.nfe.fazenda.gov.br.

O DANFE Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica ser o documento que a APM
dever apresentar em suas Prestaes de Contas como comprovante da despesa.

A Nota Fiscal eletrnica e o DANFE devero ser emitidos em nome e com o CNPJ da APM
da Escola detalhando a mercadoria adquirida.

6
Artigo 202 do Regulamento do ICMS de So Paulo:
Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com o imposto,
devero ser conservados, no mnimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos e, quando relativos a operaes ou prestaes objeto de processo
pendente, at sua deciso definitiva, ainda que esta seja proferida aps aquele prazo (Lei 6.374/89, artigo 67, 5).

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c Nota Fiscal de Servios Eletrnica (NFS-e)

Empresas prestadoras de servios estabelecidas em alguns municpios tambm podero
fornecer Nota Fiscal de Servios Eletrnica (NFS-e) APM.

Impressas no prprio computador da empresa prestadora de servio, essas Notas Fiscais de
Servios eletrnicas trazem um campo, geralmente chamado de Cdigo de Verificao.
Cabe APM a responsabilidade de verificar a autenticidade e idoneidade desse
documento no site indicado pela Prefeitura do municpio onde a empresa est
estabelecida, utilizando-se da informao apresentada no campo Cdigo de
Verificao.

A Nota Fiscal de Servios Eletrnica dever ser emitida em nome e com o CNPJ da APM
da Escola, detalhando os servios prestados.

Carta de Correo de Notas Fiscais:

De acordo com o Ajuste Sinief 01
7
, do Conselho Nacional de Poltica Fazendria
(Confaz), de 30/03/2007, publicado no Dirio Oficial da Unio em 04/04/2007, so permitidas
Cartas de Correo de Notas Fiscais apenas quando houver necessidade de regularizar a
descrio da mercadoria adquirida ou do servio prestado.

Nas prestaes de contas no so aceitas Cartas de Correo para informar alterao
de outros dados da Nota Fiscal.

ATENO: No so aceitas Cartas de Correo em prestaes de contas para
informar alterao de item que j foi glosado pelo DRA/FDE em anlise anterior da
Nota Fiscal.

7
Ajuste SINIEF CONSELHO NACIONAL DE POLTICA FAZENDRIA - CONFAZ n 1 de 30.03.2007
Dirio Oficial da Unio de 04/04/2007
Altera o Convnio S/N, que institui o Sistema Nacional Integrado de Informaes Econmico-Fiscais.
O Conselho Nacional de Poltica Fazendria - CONFAZ, na sua 125 reunio ordinria, realizada em Natal, RN, no dia 30 de maro de
2007, tendo em vista o disposto no art. 199 do Cdigo Tributrio Nacional (Lei n 5.172, de 25 de outubro de 1966), resolve celebrar o
seguinte AJUSTE
Clusula primeira:
Fica acrescentado o 1-A ao art. 7 do Convnio S/N, de 15 de dezembro de 1970:
" 1-A Fica permitida a utilizao de carta de correo, para regularizao de erro ocorrido na emisso de documento fiscal, desde que
o erro no esteja relacionado com:
I - as variveis que determinam o valor do imposto tais como: base de clculo, alquota, diferena de preo, quantidade, valor da
operao ou da prestao;
II - a correo de dados cadastrais que implique mudana do remetente ou do destinatrio;
III - a data de emisso ou de sada.".
Clusula segunda:
Este ajuste entra em vigor na data de sua publicao no Dirio Oficial da Unio.

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Portanto, s so aceitas Cartas de Correo que atendam as determinaes legais e
quando forem encaminhadas na prestao de contas antes de qualquer anlise da
Nota Fiscal.

Por isso, antes de efetuar o pagamento s empresas, cabe APM verificar se a
Nota Fiscal foi emitida corretamente:

data da emisso;
nome e n do CNPJ da APM;
descrio, quantidade, valor unitrio e total dos produtos ou
servios.

Na hiptese de haver qualquer erro na emisso da Nota Fiscal, a APM deve
devolv-la empresa emitente, para ser substituda por outra correta, antes
do pagamento ser efetuado.

Pelas disposies contidas no artigo 19 da Portaria CAT 162, de 29/12/2008 (DOE de
30/12/2008), Notas Fiscais Eletrnicas de venda s podem ser corrigidas por meio de
Cartas de Correo Eletrnica CCe, que deve ser obrigatoriamente transmitida
Secretaria da Fazenda do Estado pela empresa emitente.

No caso de Notas Fiscais de Servio Eletrnicas, necessrio que a APM verifique as
disposies da legislao do municpio onde a empresa est estabelecida.

10 - Atestado de Recebimento dos Materiais e Servios

Todas as Notas Fiscais includas em prestaes de contas devero estar acompanhadas de um
atestado de recebimento dos materiais ou servios nela descritos.

Poder ser, por exemplo, um carimbo com o texto: ATESTO A ENTREGA DO
MATERIAL/SERVIO DESCRITO NESTA NF.

Ter que conter a data que a APM recebeu os materiais/servios, identificao e assinatura da
pessoa que recebeu o materiais/servios.

11 - Reteno na Fonte e Recolhimento de Impostos

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Alguns servios que a APM necessita contratar podem exigir a necessidade legal de se
proceder reteno de impostos na fonte e o seu recolhimento na rede bancria. As
legislaes que definem a matria atribuem ao tomador do servio (APM) a responsabilidade
tributria pela reteno e recolhimento dos impostos.

Reter na Fonte significa descontar determinado valor de um pagamento a ser
realizado.

O valor descontado do pagamento deve ser recolhido ao seu titular (INSS,
Secretaria da Receita Federal do Brasil ou Prefeitura Municipal), pelo tomador do
servio (APM), atravs de guia apropriada.

Dependendo do servio contratado os impostos a serem retidos na fonte so:

INSS: contribuio para o Instituto Nacional de Seguridade Social (Instruo
Normativa RFB n 971/09, de 13/11/2009);
IRRF: Imposto de Renda Retido na Fonte (Decreto n 3.000, de 26/03/1999
(Regulamento do Imposto de Renda);
PIS/COFINS/CSLL: contribuies para o Programa de Integrao Social,
Contribuio para o Financiamento da Seguridade Social e Contribuio Social sobre o
Lucro Lquido (Instruo Normativa SRF n 459, de 18/10/2004);
ISS: Imposto sobre Servios (Lei Complementar Federal n 116, de 31/07/2003. Deve
ser verificada em conjunto com a legislao do municpio onde o servio foi prestado).

Depois de analisada a Nota Fiscal de Servio (que pode ser convencional ou eletrnica),
verificado e efetuado os clculos dos impostos a serem retidos, necessrio providenciar a
emisso das guias correspondentes (GPS, DARF e guias de recolhimento do ISS), sendo que
cabe APM a responsabilidade legal de emitir o(s) cheque(s) e realizar o(s) recolhimento(s)
na rede bancria.

Essa atividade jamais pode ser delegada ao prestador do servio, pois assim
acontecendo no haver nenhuma reteno de imposto na fonte.

A empresa prestadora do servio, quando faz seus recolhimentos de impostos, preenche as
Guias de Recolhimento com Cdigos diferentes daqueles que devem ser utilizados quando
estes devem ser retidos na fonte pelo tomador do servio (APM). Portanto, cabe APM emitir
as guias de recolhimento, com os cdigos corretos, e recolh-las na rede bancria.

Na hiptese de eventual fiscalizao, caso a APM no tenha efetuado a reteno e o
recolhimento na forma acima descrita, poder ser autuada pelo rgo fiscalizador e notificada
a recolher o valor principal acrescido de multa, juros e atualizao monetria.

(OBS: Se a APM estiver cadastrada no banco para realizar operaes financeiras pela internet,
o recolhimento de GPS e DARF poder ser efetuado por esse meio. Os dbitos sempre devero

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ocorrer na conta-corrente especfica do Convnio e as guias quitadas devem ser impressas e
juntadas s respectivas Notas Fiscais, na Prestao de Contas).

Ao prestador do servio sempre deve ser pago o valor lquido, ou seja, o valor
total da nota fiscal descontado o valor dos impostos retidos. Por isso os
pagamentos sempre devem ser realizados mediante a apresentao da Nota Fiscal, aps a
realizao total dos servios, para que a APM possa verificar eventual necessidade de reteno
de impostos na fonte.

O valor total da Nota Fiscal deve ser exatamente o valor do servio prestado. Eventuais
indicaes de impostos a serem retidos na fonte podem ser mencionadas pela empresa no
corpo da Nota Fiscal, meramente para fins de controle, sem que essas retenes sejam
deduzidas do valor total da Nota Fiscal.

Somente guias de recolhimento de impostos originais, devidamente quitadas pelo
estabelecimento bancrio, so aceitas nas Prestaes de Contas. Na hiptese de ocorrer
extravio, deve ser solicitado um extrato oficial ao rgo responsvel pelo tributo (INSS,
Secretaria da Receita Federal do Brasil ou Prefeitura Municipal), com todos os dados do
recolhimento, comprovando que este foi efetuado.

Lembramos que, em vista da solidariedade com o prestador do servio, que recai
sobre a APM nas questes relativas ao recolhimento das contribuies fiscais e previdencirias,
as Notas Fiscais e os comprovantes originais de recolhimento dos impostos devem ser
mantidos sob guarda da APM pelo prazo de, no mnimo, 10 (dez) anos, contados da aprovao
da prestao ou tomada de contas do gestor do rgo concedente relativa ao exerccio da
concesso.

Posies oficiais sobre reteno de impostos na fonte so expedidas apenas pelos
rgos responsveis pelos tributos: Secretaria da Receita Federal do Brasil (IRRF,
PIS/COFINS/CSLL), Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) e Prefeituras
Municipais (ISS).

Em caso de dvidas quanto a essa questo, sugerimos formalizar consulta oficial a
esses rgos. Suas respostas escritas tero carter legal e devero ser acatadas.

Solicitamos que cpia dessas respostas seja encaminhada a este Departamento, para
conhecimento e arquivo.

Sobre este assunto, imprescindvel seguir as orientaes contidas nos Manuais de
Instruo FDE/DRA n 002/2014, n 005/2014, n 010/2014 e n 012/2014,
Roteiro para Reteno de Impostos na Fonte (que podem ser lidos e impressos a
qualquer momento na Agenda de Eventos Financeiros da APM no Sistema GDAE.).

12 Pagamento s Empresas Contratadas pela APM

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As Notas Fiscais no tm valor como recibo de quitao da transao comercial, servindo
apenas como suporte fiscal da circulao da mercadoria e/ou da execuo do servio.
Portanto, as Notas Fiscais devem ser quitadas pela empresa emitente, com a aposio de
carimbo de recebimento, autenticao mecnica ou recibo, informando que o valor foi
devidamente pago.

As APMs s devem pagar as empresas mediante a apresentao de sua Nota Fiscal, aps a
aquisio da mercadoria ou realizao do servio contratado e verificado o correto
preenchimento da Nota Fiscal.

Todas as operaes de pagamento devem ser obrigatoriamente feitas atravs de
cheque da conta-corrente do Convnio FDE/APM, cruzado e emitido nominal a cada
favorecido.
No so permitidos saques em dinheiro para a realizao de qualquer pagamento.
Alternativamente, para empresas que possuem conta-corrente no Banco do Brasil S/A.,
a APM poder realizar transferncias eletrnicas, atravs dos servios financeiros via internet
oferecidos pelo banco. Nesse caso haver um dbito na conta-corrente da APM e um crdito na
conta-corrente da empresa contratada, comprovando o pagamento da Nota Fiscal. O
comprovante do depsito obrigatoriamente dever trazer a indicao do nome da empresa
contratada, que deve ser o mesmo que consta na Nota Fiscal. O comprovante do depsito
deve ser impresso e juntado Nota Fiscal correspondente, na Prestao de Contas.
Boletos bancrios tambm podem ser pagos atravs da internet, utilizando-se dos mesmos
servios financeiros oferecidos pelo Banco do Brasil S/A. O comprovante de quitao
sempre dever apresentar dbito na conta-corrente da APM, especfica do Convnio.
Consultar o gerente da agncia do Banco do Brasil S/A. onde a APM mantm sua conta-
corrente do Convnio FDE/APM, para verificar as exigncias para o cadastramento e
procedimentos para realizar operaes financeiras via internet.

13 Carimbo Obrigatrio nas Notas Fiscais e Guias de
Recolhimento de Impostos Retidos na Fonte

Para atender ao estabelecido no inciso V, artigo 218, das Instrues n 01/2008
8
, do Tribunal
de Contas do Estado, todos os documentos comprobatrios de despesas, apresentados nas
Prestaes de Contas desta verba, devero conter obrigatoriamente um carimbo de acordo
com o seguinte modelo e informaes:

8
O texto completo das Instrues n 01/2008, do TCE, pode ser lido no site www.tce.sp.gov.br, clicando no link
Instrues do bloco Legislao e Normas.

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rgo Concessor: FDE FUNDAO PARA O DESENVOLVIMENTO DA EDUCAO
Norma Autorizadora: Convnio n __________
Despesa em conformidade com o Manual de Instruo n _________
Despesa Paga com o Cheque n ________________

O carimbo dever ser aposto na frente ou verso de todas as Notas Fiscais, guias de
recolhimento de impostos ou outros documentos comprobatrios de despesas, que
forem includos nas Prestaes de Contas. Na hiptese de o carimbo ser aposto no verso dos
documentos, a parte carimbada no poder ser colada em folha de papel, para permitir sua
leitura.

O preenchimento das informaes no carimbo dever obedecer ao que segue:

Norma Autorizadora: Convnio n informar o n do Convnio celebrado entre a APM e
a FDE (pode ser verificado no Termo de Convnio ou no Relatrio de Prestao de Contas).

Despesa em conformidade com o Manual de Instruo n 0 00 015 15 15 15/201 /201 /201 /2014 44 4

Despesa Paga com o Cheque n informar o n do cheque utilizado para o pagamento
do documento.

13 Novos Atos Legais ou alterao dos existentes

A instituio de novos atos legais ou alterao dos existentes (Leis, Decretos, Instrues
Normativas, Portarias, etc.) tm o incio de sua vigncia determinado em publicao nos
Dirios Oficiais da Unio, Estado ou Municpio. Devem ser cumpridos a partir da data neles
indicados, independente de qualquer comunicao do Departamento de Relaes com a APM
(DRA), da FDE.

15 Como consultar a Agenda de Eventos Financeiros da
APM no Sistema GDAE

A Agenda de Eventos Financeiros da APM no Sistema GDAE (1 tela aps serem inseridos
login e senha e selecionado o Mdulo Financeiro) uma importante fonte de informaes para
as APMs. Nessa tela podem ser consultados:

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- os repasses efetuados pela FDE;

- os textos dos Manuais de Instruo e Comunicados, emitidos pelo DRA/FDE e
distribudos rede estadual de ensino a partir de 2008;

- o status (situao) de cada Prestao de Contas.

Ao acessar a Agenda sero relacionados todos os repasses, Instrues, Comunicados e
Prestaes de Contas ativos, ou seja, aqueles que a APM ainda no deu cincia.

Para dar cincia em cada um dos itens, clicar no cone correspondente.

Consulta dos repasses de verbas recebidos pela APM:

- No campo Descrio Aviso selecione Repasse;
- No campo Visualizar selecione Todas;
- Clique no boto Pesquisar e sero relacionados todos os repasses recebidos pela APM no
Perodo da Agenda indicado para consulta;
- Clicando no cone correspondente, a APM dar cincia do repasse e poder verificar sua
finalidade, data do repasse, perodo de utilizao do repasse, data limite da emisso da
Prestao de Contas, valor repassado e conta-corrente onde o valor foi creditado;

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- clicando no boto Manual de Instruo e, na prxima tela no boto Download, a APM ter
acesso ao texto Manual Geral para Elaborar as Prestaes de Contas de Verbas
Repassadas pela FDE.

Consulta dos textos com Manuais de Instruo e Comunicados:

- No campo Descrio Aviso selecione Instrues/Comunicados;
- Clique no boto Pesquisar e sero relacionados todos os textos com Instrues e
Comunicados de interesse da APM, emitidos pela FDE no Perodo da Agenda indicado para
consulta;
- Clicando no cone correspondente, a APM dar cincia do texto e, na prxima tela, clicando
no boto Download poder ler, imprimir e/ou salvar o texto no computador.

Consulta do status e saldo financeiro das Prestaes de Contas da APM:

- No campo Descrio Aviso selecione Prestao de Conta;
- Clique no boto Pesquisar e sero relacionadas todas as Prestaes de Contas do Perodo
da Agenda indicado para consulta;
- Clicando no cone das Prestaes de Contas, entra-se na tela Lista de Lanamentos de
Prestao de Contas, onde possvel realizar os lanamentos (quando permitido), verificar
itens glosados, etc.

16 Lanamento das Despesas no Sistema GDAE

Todas as Prestaes de Contas devem ser lanadas no Sistema GDAE Mdulo
Financeiro, registrando os gastos realizados com a verba, recolhimentos de impostos
e eventual devoluo de valores FDE.

Para realizar a prestao de contas no Sistema GDAE Mdulo Financeiro, a APM deve utilizar
o navegador (browser) INTERNET EXPLORER.

Os lanamentos devem obedecer s orientaes abaixo, para que a Prestao de Contas seja
concluda corretamente:

Acessar o Sistema GDAE (www.gdae.sp.gov.br) com o login e senha fornecidos pela
Diretoria de Ensino, selecionar o item Prestao de Contas na barra de tarefas e, em
seguida, o item Fornecedores.

Efetuar o cadastro das empresas fornecedoras das mercadorias adquiridas, das que prestaram
servios, bem como daquelas que devero constar na Pesquisa Prvia de Preos (especial

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ateno quanto a idoneidade das empresas, para que as Notas Fiscais no sejam rejeitadas na
Prestao de Contas).

Em seguida, acessar a tela Agenda de Eventos Financeiros. Localizar a Prestao de
Contas correspondente, clicar no cone (Executar, ltima figura direita). Ser aberta a
tela Lista de Lanamentos de Prestao de Contas, podendo ser iniciada a digitao das
informaes abaixo:

1) O boto Nota Fiscal deve ser utilizado para informar os dados da Nota Fiscal da
empresa contratada (n, data de emisso, n do CNPJ, valor pago), alm da data de
emisso, n do cheque utilizado para o pagamento e n de itens da Nota Fiscal;

2) O boto Pesquisa Prvia deve ser utilizado para o lanamento de todas as
Pesquisas Prvias de Preos que deram origem s aquisies feitas pela APM
(verificar o Manual de Instruo FDE/DRA n 001/2014);

3) O boto Tributao / Outras Sadas deve ser utilizado para o lanamento de:
recolhimentos de impostos retidos na fonte (INSS, IR, ISS, PIS, COFINS, CSLL);
despesas autorizadas com registros em cartrio; tarifas bancrias autorizadas.
Informar o n do cheque utilizado para os pagamentos/recolhimentos e data de sua
emisso. No campo Descrio informar o n da Nota Fiscal e nome da empresa a
que se refere o recolhimento do imposto retido;

4) O boto Recurso Prprio deve ser utilizado para o lanamento de valores de
pagamento de despesas que excederam o valor repassado. Esse valor dever ter sido
depositado previamente pela APM na conta-corrente especfica do Convnio;

5) O boto Rendimentos deve ser utilizado para o lanamento de valores obtidos
com a aplicao financeira do recurso recebido e no utilizado imediatamente aps o
recebimento;

6) O boto Devoluo de Verba deve ser utilizado para o lanamento de valores
devolvidos FDE por no ter sido gasto ou por conta de glosa de documentos que
no mais sero aceitos na Prestao de Contas;

7) Aps o lanamento de todos os itens acima, clicar no boto Verificar. Ser
aberta a tela Ocorrncias de Fechamento da Prestao de Contas. Se
porventura ocorreu algum erro na digitao dos dados, ser apresentada a
mensagem Verificao Apresenta Erros. Voltar e Corrigir os Erros Apontados. Se

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tudo foi feito corretamente, ser apresentada a mensagem Verificao No
Apresenta Erros.

8) Finalmente, clicar no boto Concluir no final da pgina. A Prestao de Contas
ser encerrada e no ser mais possvel inserir nenhum documento. O status da
Prestao de Contas ser alterado para Aguardando Avaliao.

9) Clicar no boto Imprimir Prest.Contas e digitar as informaes solicitadas
na tela que se abre (Local, data e nome dos Diretores Executivo e Financeiro da
APM). Ao clicar no boto OK, ser aberto para impresso o Relatrio de Prestao
de Contas que, para ser enviado ao DRA/FDE, deve estar, obrigatoriamente, com o
campo Situao Atual indicando Aguardando Avaliao.

O Sistema GDAE impedir que a Prestao de Contas seja analisada pelo
DRA/FDE se no constar o status Aguardando Avaliao no Relatrio de
Prestao de Contas.

O Relatrio de Prestao de Contas deve ser assinado pelos srs. Diretores Executivo e
Financeiro da APM ou, em suas ausncias, por seus vice-diretores legalmente eleitos.

Os funcionrios da FDE no tm permisso de acesso para incluir, alterar ou excluir qualquer
item lanado pela APM em sua Prestao de Contas no Sistema GDAE. No trabalho de anlise
da Prestao de Contas permitido apenas Aprovar ou Reprovar o item lanado pela APM e
apenas quando o status apresentado for de Aguardando Avaliao.

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Sugerimos que o responsvel pelo preenchimento da Prestao de Contas no Sistema GDAE
organize um rascunho com todas as informaes que sero lanadas, salvando a cada item
digitado, de modo a evitar perda de dados.

Sugerimos, ainda, que os lanamentos sejam feitos no Sistema na medida em que os gastos
forem concretizados. Isso evitar eventuais problemas de ltima hora e os saldos podero
sempre ser checados e conciliados com o valor disponvel na conta-corrente especfica para o
recebimento dos recursos do Convnio.

Recomendamos no deixar essa tarefa para os ltimos dias do prazo estabelecido, pois o
Sistema GDAE pode ficar sobrecarregado, dificultando o trabalho.

Ao receber a Prestao de Contas de volta, depois de analisada pelo DRA/FDE, a APM
deve consultar seu status no Sistema GDAE ou no bloco Exclusivo FDE do Relatrio
de Prestao de Contas. Se o status no for de APROVADA, verificar no Sistema
GDAE as providncias que devem ser adotadas.

Os documentos aceitos como comprovao dos gastos recebero um carimbo com os
dizeres Verificado FDE-APM. Aqueles que no contiverem esse carimbo foram
glosados. Nesse caso, verificar como proceder no item 20 deste documento.

17 Documentos Obrigatrios na Prestao de Contas

Para a anlise da Prestao de Contas desta verba, devero ser encaminhados ao DRA/FDE,
obrigatoriamente, os seguintes documentos:

1) - Relatrio de Prestao de Contas, impresso via Sistema GDAE, apresentando
status Aguardando Avaliao, devidamente datado, com nome e assinatura dos srs.
Diretores Executivo e Financeiro da APM;

2) - Notas Fiscais originais (1 via), comprovando gastos na finalidade da verba,
emitidas em nome e com o CNPJ da APM, devidamente quitadas pela empresa,
acompanhadas de cpia do Carto do CNPJ da empresa, da pgina do Sintegra e de
eventuais originais das Guias quitadas de impostos retidos na fonte, recolhidos pela
APM;

3) - Pesquisa Prvia de Preos com trs cotaes de preos, impressa via Sistema
GDAE, de acordo com nova sistemtica de digitao contida no Manual de Instruo
FDE/DRA n 001/2014. Pesquisas Prvias de Preos feitas em desacordo com
essas orientaes ocasionaro a glosa da Nota Fiscal correspondente;

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4) - Extrato Bancrio do perodo de utilizao da verba, demonstrando o depsito do
recurso repassado e a compensao de todos os cheques emitidos para o pagamento
das despesas (cpia);

5) - Recibo de Depsito do valor devolvido FDE, quando for o caso;

6) - Conciliao Bancria do perodo, emitida em planilha Excel;

7) Parecer do Conselho Fiscal da APM, devidamente datado, com nome legvel e
assinatura dos srs. conselheiros fiscais, recomendando a aprovao das aquisies de
mercadorias e servios pagos com a verba durante o perodo. A ausncia deste
documento acarreta a reprovao total da Prestao de Contas (ATENO: Este
documento no pode conter data anterior da ltima aquisio ou prestao de servio
feita pela APM com esta verba, e que consta em Nota Fiscal apresentada na Prestao
de Contas).

Antes do encaminhamento da Prestao de Contas Diretoria de Ensino,
checar se todos os documentos acima esto juntados. A ausncia de qualquer
um deles acarretar a devoluo da Prestao de Contas para regularizao,
atrasando o processo de anlise e prejudicando a APM, a Escola e os alunos.

18 - Montagem do Processo de Prestao de Contas

Para o encaminhamento dos documentos da Prestao de Contas Diretoria de Ensino,
sugerimos junt-los na ordem abaixo, com o objetivo de facilitar o controle do que
encaminhado e sua anlise, quando chegar no DRA/FDE:
1) Relatrio de Prestao de Contas;
2) Nota Fiscal
2.1 Carto do CNPJ da empresa que forneceu a NF acima;
2.2 Pgina do Sintegra com o cadastro da empresa que forneceu a NF acima;
2.3 Guias de recolhimento dos impostos sobre a Nota Fiscal acima;
2.4 Pesquisa Prvia de Preos relativa Nota Fiscal acima;
3) Extrato Bancrio;
4) Recibo de Depsito (se for o caso);
5) Conciliao Bancria;
6) Parecer do Conselho Fiscal da APM.

Sugerimos, tambm, numerar sequencialmente todas as folhas includas na Prestao de
Contas, de forma legvel, de preferncia no lado superior direito, sendo que o Parecer do
Conselho Fiscal dever receber o ltimo nmero.

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As Prestaes de Contas devem ser encaminhadas para o Departamento de
Relaes com a APM (DRA), da FDE, atravs da estrutura da Diretoria de
Ensino para que as partes tenham controle do encaminhamento e
recebimento dos documentos.
Jamais incluir originais de documentos de Prestaes de Contas em outros
expedientes cujo destinatrio expresso no seja o Departamento de Relaes
com a APM (DRA), da FDE, e a finalidade no seja sua anlise (por exemplo,
expediente de resposta a cobranas).
Nesses casos, se for necessrio, tirar cpia dos documentos para instruir tais
expedientes e manter os originais sob guarda da APM.
Os documentos originais s devem ser encaminhados ao DRA/FDE
acompanhados de todos os documentos obrigatrios da Prestao de Contas,
para anlise ou quando solicitados formalmente e por escrito.

19 Status das Prestaes de Contas no Sistema GDAE

As Prestaes de Contas podero apresentar os seguintes status no Sistema GDAE Mdulo
Financeiro (o status indica a situao de cada Prestao de Contas):

Em Cadastramento: indica que o prazo para a concluso dos lanamentos da
Prestao de Contas no Sistema GDAE ainda no est esgotado, de acordo com o
Manual de Instruo correspondente;

Atrasada: indica que a APM no concluiu os lanamentos das despesas na Prestao
de Contas no prazo determinado no Manual de Instruo correspondente. A
manuteno desse status pode impedir a APM de receber futuros repasses;

Aguardando Avaliao: indica que o DRA/FDE ainda no analisou a Prestao de
Contas aps ser concluda pela APM no Sistema GDAE. A documentao pode estar no
DRA/FDE para ser analisada ou ainda na APM, na Diretoria de Ensino ou Coordenadoria
de Ensino;

Aprovada: indica que todos os documentos enviados para anlise foram verificados e
considerados Aprovados. A Prestao de Contas no pode mais ser alterada;

Parcialmente Aprovada: este status pode ocorrer em Prestao de Contas do 1
ou 2 Perodo da verba de Manuteno do Prdio repassada at 2011. Na verba
repassada a partir de 2012 pode ocorrer na Prestao de Contas do 1 Perodo. Indica
que a Prestao de Contas foi aprovada com ressalvas, ocorrendo a glosa de

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algum item que poder ou no ser corrigido e reapresentado no prximo perodo. A
Prestao de Contas no pode mais ser alterada. Esse status tambm permanece
inalterado, para manter o histrico das avaliaes;

Reprovada: indica que, avaliada pelo DRA/FDE, a Prestao de Contas teve um ou
mais itens glosados. Deve ser refeita pela APM com as devidas correes, concluda e
encaminhada ao DRA/FDE para nova anlise. A manuteno desse status pode impedir
a APM de receber futuros repasses.

Para verificar o status de cada Prestao de Contas da APM no Sistema GDAE, a partir
de sua implantao em janeiro de 2006, tambm podem ser seguidos os seguintes
procedimentos:

- Na barra de tarefas do Sistema GDAE, selecione Utilitrios e, em seguida, Consulta;
- No prximo menu selecione Resumo Financeiro da Entidade;
- No campo Perodo da prxima tela, digite o ano inicial e final da consulta a ser realizada;
- Em seguida, clique no boto Pesquisar;
- A prxima tela relacionar todos os repasses recebidos pela APM no perodo indicado para a
consulta, com as informaes do status de cada Prestao de Contas, valores repassados,
valores das despesas aprovadas, devolues e saldo atual;
- possvel gerar uma planilha em Excel com essas informaes, clicando no boto Gerar
Planilha no final da pgina.

20 Regularizao de Prestao de Contas Reprovada

Todas as Prestaes de Contas de verbas repassadas devem ser APROVADAS pelo DRA/FDE,
para que no ocorra suspenso de repasses de verbas APM e/ou adoo de outras medidas
previstas no Convnio.
Portanto, para verificar o motivo da glosa de documentos, que levou reprovao da
Prestao de Contas (ou aprovao parcial), abri-la no Sistema GDAE e, na tela Lista de
Lanamentos de Prestao de Contas verificar os itens que foram glosados.
Para conhecer a razo da glosa, clicar no cone (ltima figura da linha: Observao de
avaliao), que abrir a tela Observao de item glosado. Nessa pgina haver a indicao
do motivo da glosa e possvel soluo para regularizao.
Se a indicao for de EXCLUDO DEFINITIVAMENTE, o comprovante no poder ser
reapresentado.
Toda indicao de item glosado trar no Sistema GDAE, em seguida, um lanamento
automtico do Retorno da Glosa, que corresponde devoluo do valor glosado para o saldo
da prestao de contas.

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Isso se deve a que, quando a APM lana a despesa, seu valor subtrado do total repassado,
diminuindo o saldo. Ao ser glosado, o valor ento subtrado volta a ser adicionado ao saldo da
prestao de contas.
Ateno: se diversos itens do documento forem glosados e tratarem do mesmo erro, a figura
estar habilitada apenas uma nica vez, pois a mesma informao vale para as demais.
Atendida a recomendao para possvel soluo, necessrio relanar o item glosado e
reencaminhar o documento ao DRA/FDE com outros eventuais documentos exigidos,
acompanhados de novo Relatrio de Prestao de Contas (com status Aguardando
Avaliao), devidamente datado e assinado, para reanlise.
Para manter o histrico dos lanamentos e das avaliaes, os itens glosados
no so alterados nem excludos do Sistema.
Se no houver possibilidade de soluo para regularizar o item glosado, o valor
correspondente dever ser devolvido FDE, de acordo com orientaes contidas no item 21 -
Devoluo de Verba, deste Manual de Instruo.

Quando a APM enviar Prestaes de Contas ao DRA/FDE para reavaliao,
no necessrio encaminhar os documentos j aprovados. Encaminhar
apenas as Notas Fiscais relanadas e outros documentos solicitados
(Pesquisa Prvia de Preos, guias de recolhimento de impostos, cpia do
extrato bancrio, etc.), acompanhadas do novo Relatrio de Prestao de
Contas devidamente datado, assinado e com status Aguardando Avaliao.

21 Devoluo de Verba para a FDE

Ao concluir a Prestao de Contas do 2 Perodo de 2014, o saldo final dever ser
obrigatoriamente igual a zero.

Dessa forma, se houver sobra de saldo financeiro desta verba, por qualquer motivo,
necessrio devolv-lo providenciando um depsito identificado na Conta C da FDE abaixo
indicada, no Banco do Brasil S/A.:

Agncia 1897-X
Conta n 139735-4

Para isso, necessrio se dirigir a qualquer agncia desse banco e, no guich do caixa,
informar:

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ITEM I N F O R M A O
Nmeros da Agncia e Conta C da FDE, acima indicados
Identificador 1 Nmero do CNPJ da APM
Identificador 2 2014
Identificador 3
APM EE xxxxxxxxxxxxxx (nome da APM que est
depositando)
Identificador 4 Manuteno do Prdio 2014

OBSERVAO: Deve ser efetuado um depsito especfico para cada verba, com a indicao
correta do seu nome, de acordo com o campo Identificador 4, acima. Cada recibo de
depsito dever ser juntado respectiva Prestao de Contas.

Essas informaes devem constar no Recibo de Depsito fornecido pelo banco APM,
conforme modelo abaixo:

O valor depositado dever ser lanado imediatamente no Sistema GDAE Mdulo Financeiro,
acessando a tela Lista de Lanamento de Prestao de Contas e clicando no boto
Devoluo de Verba.

Dessa forma, o Relatrio de Prestao de Contas dever ficar com o saldo regularizado.

No dia seguinte ao depsito, a FDE receber um relatrio do Banco do Brasil S/A., com as
informaes contidas nos depsitos, que devero ser compatveis com os lanamentos do
Sistema GDAE. Assim, o DRA/FDE poder conciliar a entrada do recurso na Conta C da FDE
com o lanamento no Sistema GDAE, identificando a APM depositante e contabilizando o
recurso corretamente na verba de origem.

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Caso o depsito e o lanamento no Sistema GDAE no sejam efetuados de acordo com
estas orientaes, a APM poder ficar prejudicada na conferncia e anlise de sua Prestao de
Contas at que a situao seja devidamente elucidada.

O procedimento acima obrigatrio tambm quando a APM devolver o valor integral
repassado, para que a Prestao de Contas possa ser Aprovada no Sistema GDAE
(verificar o item 19 deste documento, que trata do status das Prestaes de Contas).

22 Conta Bancria do Convnio FDE/APM

A conta-corrente aberta pela APM e mantida no Banco do Brasil S/A., do Convnio
FDE/APM, exclusiva para recebimento de recursos repassados pela FDE e
pagamento das despesas do Convnio, autorizadas em Manual de Instrues especfico.

No permitido receber nessa conta-corrente depsitos de outras origens, exceto aqueles de
recursos prprios da APM para cobrir eventuais diferenas em despesas com valor superior ao
repassado pela FDE ou depsitos para cobrir dbitos de tarifas bancrias no autorizadas pelo
Convnio.

Todos os dbitos da conta-corrente devem ser comprovados com a juntada dos respectivos
documentos nas Prestaes de Contas correspondentes.

Em todas as Prestaes de Contas, a APM deve juntar cpia do extrato bancrio, com a
demonstrao do recurso recebido e a compensao dos cheques emitidos para o pagamento
das despesas realizadas no perodo de utilizao da verba.
No so permitidos saques em dinheiro da conta-corrente do Convnio FDE/APM
para realizar qualquer pagamento ou recolhimento de impostos.

Recursos prprios da APM, de outros Convnios ou com outras finalidades devem ser
movimentados e controlados em contas bancrias separadas.

necessrio autorizao da FDE para abertura de nova conta-corrente do Convnio, caso
seja necessrio encerrar a anterior. Para tanto, a APM dever notificar por escrito o DRA/FDE,
que emitir Ofcio com essa finalidade. Esse documento ser remetido ao e-mail administrativo
oficial da Escola, para ser entregue na agncia do Banco do Brasil escolhida para manter a
conta-corrente.

De posse do nmero da nova conta-corrente, a APM dever informar o DRA/FDE para que
sejam adotadas as medidas de alterao cadastral nos sistemas GDAE, GRP/NEC e SIAFEM.

Somente aps estar alterada e habilitada nesses Sistemas a APM receber crditos na nova
conta-corrente.

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A conta-corrente antiga no deve ser encerrada antes de se certificar com o
DRA/FDE se a nova conta-corrente aberta j est habilitada a receber recursos.

Na hiptese de vir a ser determinado bloqueio judicial de recursos da conta-corrente do
Convnio FDE/APM, necessrio informar imediatamente o DRA/FDE, encaminhando
mensagem para o e-mail que consta no item 26 deste Manual de Instruo, para ser
providenciada a suspenso de novos repasses.

O mesmo procedimento deve ser adotado quando vier a ocorrer o desbloqueio judicial, para
que os repasses de verbas sejam retomados.

23 Ata de Eleio da Diretoria e Conselhos da APM

O Estatuto Padro das APMs determina a forma de eleio, vigncia de mandatos e
mecanismos de alterao na composio de sua Diretoria e Conselhos. As atas que informam a
respeito dessas alteraes devem ser registradas em cartrio, para produzirem os efeitos
legais.

De acordo com o inciso a da Clusula Oitava do Termo de Convnio, a APM dever manter
atualizados seus dados cadastrais junto a FDE.

Portanto, quando ocorrer alterao na composio da Diretoria ou Conselhos, necessrio
encaminhar ao DRA/FDE cpia legvel da ata registrada em cartrio, com a qualificao
completa dos eleitos (nome , n do RG e do CPF, nacionalidade, estado civil,
profisso, endereo residencial), para nossos controles.

24 Municipalizao, Desativao ou Extino da Unidade
Escolar

Na hiptese de ser determinada a municipalizao, desativao ou extino da Unidade
Escolar, a APM deve prestar contas imediatamente de todas as verbas pendentes.

Somente com a aprovao de todas as prestaes de contas da APM, no restando nenhuma
pendncia, sero emitidos o Termo de Encerramento do Convnio e o Termo de Cincia e
de Notificao, que devero ser assinados pelas diretorias da FDE e da APM, encerrando as
obrigaes legais entre as partes.

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Na ocorrncia de algum dos eventos acima, o DRA/FDE tambm dever ser comunicado
imediatamente, atravs de mensagem para o e-mail que consta no item 26 deste Manual de
Instruo, para que no sejam repassados novos recursos APM em questo.

25 Auditoria nas Prestaes de Contas e Guarda de
Documentos

Por se tratar de recursos pblicos, as Prestaes de Contas das verbas repassadas pela FDE
so auditadas por rgos de controle, tais como Tribunal de Contas do Estado, Secretaria
da Fazenda do Estado, auditorias interna e externa, etc.

O rigoroso cumprimento das orientaes contidas neste texto evitar que a APM receba
notificaes desses rgos para justificar e/ou sanar eventuais irregularidades.

Todos os documentos que compem as Prestaes de Contas devem ser mantidos
sob guarda da APM e arquivados por, no mnimo, 10 (dez) anos a contar da
aprovao das contas da FDE. Comprovantes de recolhimento Previdncia Social
(GPS) e GFIP devem permanecer arquivados por, pelo menos, 30 (trinta) anos.

Esses documentos devem estar disposio e serem apresentados, quando solicitados, FDE,
aos rgos da Secretaria da Educao, aos acima citados ou fiscalizao federal, estadual ou
municipal.

26 Esclarecimento de Dvidas e Consultas

Esclarecimentos sobre utilizao das verbas repassadas pela FDE ou elaborao das
prestaes de contas podem ser objeto de consulta pelo envio de mensagem remetida
atravs do e-mail oficial (institucional) da Escola ou Diretoria de Ensino para
drapm@fde.sp.gov.br, contendo:

Detalhamento da dvida a ser esclarecida;
Nome do(a) remetente da mensagem e cargo ocupado na APM, Escola ou
Diretoria de Ensino;
Nome da APM/Escola;
Nome da Diretoria de Ensino;
Nmero do Convnio celebrado com a FDE e/ou n do CIE da Escola.

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A consulta deve ser realizada antes que a APM tenha adotado a medida objeto da
dvida.

Aps o fato consumado, o Departamento de Relaes com a APM (DRA), da FDE, no
ter como oferecer alternativas para colaborar na soluo do problema.

Se for necessria alguma autorizao especfica para a utilizao da verba, que atenda sua
finalidade e no conste do respectivo Manual de Instruo, encaminhar o pedido por
escrito para o e-mail acima informado, com justificativa detalhada da solicitao. O
DRA/FDE analisar e responder para o e-mail institucional da Escola ou Diretoria de Ensino,
sendo que a ao s poder ser realizada aps a APM ter recebido autorizao por escrito.

A autorizao dever ser juntada aos documentos da Prestao de Contas correspondente.

O Departamento de Relaes com a APM (DRA) no fornece informaes, instrues
e orientaes a empresas e pessoas fsicas contratadas pela APM (por exemplo:
escritrios de contabilidade) e no responde a mensagens cuja origem no seja o e-
mail institucional da Escola ou Diretoria Regional de Ensino.

( Este texto distribudo por e-mail s Diretorias Regionais de Ensino e inserido na Agenda de Eventos
Financeiros de cada APM conveniada e beneficiada com a verba, no Sistema GDAE, para leitura,
impresso e download. )

DEPARTAMENTO DE RELAES COM A APM DRA
FUNDAO PARA O DESENVOLVIMENTO DA EDUCAO FDE
05 de Setembro de 2014

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