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Hospital de La Lnea
rea de Gestin Sanitaria Campo de Gibraltar
Propuesta de reorgani zaci n de l a acti vi dad ambul atori a y de consul tas externas de
atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea

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Introduccin
Las consultas externas de los hospitales, a pesar de haber sido siempre el
principal punto de contacto del hospital con la poblacin de su rea de
influencia, han ocupado hasta hace poco un papel secundario frente al rea de
hospitalizacin. Buena prueba de ello son las innumerables actuaciones
realizadas desde diversos mbitos para mejorar los sistemas de informacin,
analizar organizacin y funcionamiento y conocer costes del rea de
hospitalizacin, frente al escaso inters demostrado por el rea de consultas
externas.
La actividad desarrollada en Consultas Externas, surgida como apoyo a la de
hospitalizacin, ha ocupado tradicionalmente un papel secundario frente a
sta. El mayor consumo de recursos y la atencin a casos ms complejos y
paradigmticos de las diferentes Especialidades Mdicas que hasta ahora se
asociaba a la hospitalizacin, ha justificado el mayor inters por este rea de
gestores y profesionales sanitarios.

En los ltimos aos, sin embargo, la conjuncin de una serie de factores ha
modificado esta situacin promoviendo que las consultas externas cobren un
mayor protagonismo. Entre estos factores cabe destacar la tendencia a la
atencin ambulatoria de los procesos en detrimento de la hospitalizacin; el
aumento de la actividad en consultas, como consecuencia del supuesto
anterior y del aumento de la demanda en Atencin Especializada; las demoras
excesivas en consultas externas, con lo que ello supone de prdida de calidad
de la asistencia; las deficiencias en la gestin de la actividad de consulta
externa que genera insatisfaccin en pacientes y profesionales.
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Sin embargo, el crecimiento de la actividad ambulatoria en el hospital de La
Lnea, pese a alguna obra o adaptacin concreta o a diferentes propuestas de
los responsables previos, se ha producido de forma desordenada, y en algunos
casos casi improvisada, muy asociada a la carencia de espacios fsicos
apropiados, a la utilizacin de un edificio municipal (bajo cesin administrativa)
con ms de 50 aos de antigedad con altas necesidades de mantenimiento y
adaptacin, a la eterna promesa de construccin de un nuevo hospital, una
obra parada sin fecha prevista de terminacin y, sobre todo, a la falta de un
plan funcional que englobara toda la actividad ambulatoria.

Esto ha provocado que algunas especialidades utilicen varias consultas
dispersas entre los dos edificios para su actividad ordinaria o que la actividad
ambulatoria no est agrupada bajo especialidades o grupos de
especialidades, lo que a su vez conlleva multitud de molestias e
inconvenientes para los usuarios.
Del mismo modo, y pese a la creciente digitalizacin de la actividad asistencial
desde la implantacin de la Historia Clnica Electrnica (en adelante HCE) a
travs de la aplicacin DIRAYA, la falta de una estrategia para su implantacin
ha provocado que siga existiendo mucha actividad en papel lo que, a su vez,
genera grandes necesidades de espacio para almacenamiento y custodia de
documentacin clnica al tiempo que requiere enormes esfuerzos tanto para la
preparacin de la actividad como para su archivo posterior.

Por ltimo, esta falta de planificacin en la actividad ambulatoria, ha
provocado que los recursos humanos se tengan que adaptar a la situacin
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detallada lo que supone una falta de optimizacin de los mismos, algo muy
preocupante en un momento de crisis como el actual donde los ajustes de
plantilla implican enormes esfuerzos para mantener la actividad con
normalidad.

Haciendo un anlisis concreto de la actividad de cada UGC, nos encontramos
con la siguiente situacin:
UGC de Aparato Locomotor
Es, posiblemente, la UGC con mayor dispersin y con peores estructuras.
Consta de un gimnasio, varias salas de terapia y 4 consultas repartidas por el
edificio del Hospital Municipal.
El gimnasio de rehabilitacin se encuentra situado en la primera planta del
Hospital Municipal en una zona que no ha sido adaptada y que no ha podido
ser cableada, por lo que nada de su actividad es registrada en la aplicacin
Diraya.
El gimnasio destinado a pacientes peditricos no se utiliza.
Dado que el edificio solo cuenta con un ascensor, muchos pacientes deben
acceder a las salas de rehabilitacin a travs de una enorme escalera.
La consulta de Reumatologa (n 31) se sita en la planta baja del Hospital
Municipal, la consulta de Linfedema/Revisin en la segunda planta y las otras
dos consultas en la primera planta. Tienen 3 Tcnico en Cuidados Auxiliares de
Enfermera (en adelante TCAEs) asignadas a sus consultas.
UGC Medicina Interna
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Dispone de 2 consultas (n 32 y 33) aunque solo tiene actividad doble una vez
por semana. La consulta n 32 es compartida con la UGC de Enfds. Infecciosas.
Es el nico espacio de consultas que ha sido recientemente acondicionado
para que la TCAE, solo tienen una asignada, desarrolle su labor fuera de la
consulta.

UGC Especialidades Mdicas
Es la UGC con ms actividad ambulatoria y, como consecuencia, la que ms
espacios ocupa. Es tambin la nica con actividad propia de enfermera.
Por especialidades nos encontramos lo siguiente:
Neumologa cuenta con dos consultas en el Hospital Municipal: una
para la consulta mdica (la n 45) y una consulta compartida (la n 46)
para algunas pruebas funcionales (espirometra). Ninguna de las dos
consultas han sido adaptadas o acondicionadas. Cuenta tambin con un
espacio reducido y compartido en la primera planta del Hospital para el
resto de pruebas funcionales (polixomnografas, etc) y endoscopias.
La TCAE asignada desarrolla su labor dentro de la consulta.
Nefrologa cuenta con dos consultas (n 9A y 9B) en el Hospital, aunque
no tiene doble actividad todos los das (y prximamente ver mermada
su actividad por la apertura de un nuevo recurso en el Hospital Punta
Europa). La TCAE realiza su actividad dentro de la consulta.
Neurologa cuenta con dos consultas contiguas en la primera planta del
Hospital Municipal (n 43A y 43B), teniendo los mismos problemas de
accesibilidad que la UGC de Rehabilitacin. No ha sido adaptada y
tiene serios problemas de espacio por la gran cantidad de
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documentacin clnica acumulada. Las TCAEs realizan su actividad
dentro de la consulta.
Digestivo cuenta con 2 consultas comunicadas en el Hospital Municipal
(n 37 y 38) en una zona acondicionada pero no diseada para
asistencia en consulta. No ha sido adaptada y tiene serios problemas de
espacio por la gran cantidad de documentacin clnica acumulada. Es
imposible explorar a los pacientes. Ambas TCAEs realizan su labor
dentro de la consulta.
Tambin dispone de un espacio en la primera planta del Hospital para
la realizacin de pruebas funcionales (endoscopias digestivas y tests de
aliento).
Endocrinologa cuenta con 2 consultas en el Hospital Municipal (n 35 y
36) situadas en una zona no acondicionada. Tanto a la consulta mdica
de endocrinologa como a la de educacin diabetolgica no pueden
acceder pacientes en silla de ruedas. La consulta de educacin
diabetolgica carece de espacio para ms de dos personas por lo que
es imposible explorar a los pacientes (pese a que es la Unidad de
Referencia para la exploracin del Pie Diabtico). La TCAE realiza su
actividad dentro de la consulta.
Alergologa cuenta con 2 consultas en el Hospital Municipal (n 42A y
42B) situadas en una zona no acondicionada (la antigua sala de estar y
punto de extracciones). La consulta mdica presenta importantes
problemas de humedad y la de Pruebas Funcionales carece de espacio
suficiente para muchas de las pruebas. No tiene TCAE asignada.
Cardiologa es la nica que cuenta con un amplio espacio en el Hospital
con 2 consultas (n 10 y 11), 2 espacios para pruebas funcionales y un
espacio para informes.
Educacin Nutricional cuenta con una consulta compartida con la
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consulta de Pruebas Funcionales de neumologa. La enfermera
responsable pertenece a dos UGCs realizando, durante parte de su
jornada, las campimetras de oftalmologa.
Adems de esta actividad en consulta, la UGC tiene un Hospital de Da Mdico
situado en la tercera planta del Hospital, en la habitacin 301. Este espacio
nunca ha sido adaptado para su actividad, carece de espacio para almacn y
de conexin a la red, por lo que su actividad nunca ha sido registrada en
Diraya. Su uso es compartido por otras UGCs (Medicina Interna y Enfds.
Infecciosas)
UGC Ginecologa y Obstetricia
Cuenta con 3 consultas independientes en la planta baja del Hospital (n 4, 5 y
6), una zona para Monitorizacin en la segunda planta del Hospital (en la
habitacin 202 de la unidad de hospitalizacin) e instalaciones en la tercera
planta del Hospital para la Unidad de Reproduccin. Las 3 consultas disponen
de una zona de exploracin bastante amplia.
Recientemente fue revisado su archivo trasladando a Servicios Documentales
gran parte de la documentacin. Las TCAEs realizan su actividad dentro de la
consulta. La zona de Monitorizacin depende funcionalmente de Partos.
UGC Pediatra
Cuenta con 2 consultas en el Hospital Municipal (n 43 y 44) aunque solo
tienen actividad para una de ellas. Tambin cuenta con un Hospital de Da
Peditrico aunque muchas pruebas funcionales se realizan en consulta, por lo
que no tienen TCAE asignada y s una Enfermera. Comparten la consulta n 44
con Otorrinolaringologa dos veces al mes.

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UGC Bloque Quirrgico
Como en el caso de la UGC de Especialidades Mdicas, tiene muchas
especialidades adscritas aunque su dispersin es menor.
Por especialidades nos encontramos lo siguiente:
Dermatologa cuenta con dos consultas (n 1 y 2) y un pequeo
quirfano en una zona adaptada del Hospital (previamente era solo una
consulta con sala de exploraciones y una sala de espera). Debido a su
actividad quirrgica y de revisiones no tienen TCAE asignada y s una
Enfermera. Los das que tienen doble consulta se les asigna una TCAE
desde otra UGC.
Otorrinolaringologa cuenta con dos consultas situadas en el Hospital
(consulta n 8 para la consulta mdica) y en la segunda planta del
Hospital Municipal (para audiometras) y dos veces al mes utiliza la
consulta n 44 de Pediatra. Pese a que tienen pruebas funcionales, solo
tienen a una TCAE asignada.
Ciruga cuenta con una consulta doble (n 3) para la consulta mdica y la
Sala de Curas. Debido a la sala de curas y las revisiones no tienen TCAE
asignada y s una Enfermera. Los das que tienen doble consulta
(habitualmente los jueves) se les asigna una TCAE desde otra UGC.
Traumatologa cuenta con dos consultas (n 7A y 7B) y una zona de
revisiones/curas. Recientemente ha sido acondicionada para que la
TCAE realice su labor fuera de la consulta en un espacio anexo. Cuenta
tambin con una enfermera para las revisiones/curas.
Urologa cuenta con una consulta (n 12) en la planta baja y una sala de
exploraciones en la primera planta del Hospital. Tiene pendiente una
adaptacin para la instalacin de un Flujmetro Urinario (equipo ya
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adquirido). Tiene una TCAE asignada que realiza su labor en la consulta.
Anestesia cuenta con una consulta en la segunda planta del Hospital
Municipal tanto para la Consulta de Preanestesia como para la Consulta
de Dolor. Ambas consultas funcionan como acto nico. El personal
asignado a estas consulta depende de Quirfano.
UGC Oftalmologa
Es la nica a la que se le realiz una adaptacin disponiendo de una estructura
acondicionada, aunque en algunas zonas compartida con la UGC de
Rehabilitacin. Necesitaran un nuevo espacio como Hospital de Da Mdico
para algunas tcnicas ambulatorias.
Las TCAEs realizan su actividad fuera de las consultas.
UGC Hematologa
Cuenta con 2 consultas en el Hospital (n 13 y 14) trasladadas y
acondicionadas recientemente. Una consulta se destina a la consulta mdica y
tiene una TCAE asignada compartida con la UGC de Enfds. Infecciosas y la
otra consulta se utiliza para el control ambulatorio de ACOs con un enfermero
asignado. La TCAE realiza su actividad dentro de la consulta.
UGC de Enfds. Infecciosas
Cuenta con una consulta en el Hospital Municipal compartida con la UGC de
Medicina Interna, aunque no tiene espacio suficiente para la realizacin de
pruebas funcionales (Fibroscan). Por este motivo, hace unos meses se acord
su traslado a un nuevo espacio habilitado en la tercera planta del Hospital.
Tiene una TCAE asignada compartida con la UGC de Hematologa

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En las siguientes imgenes se detallan las ubicaciones descritas:


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Objetivo General

Establecer un instrumento que sirva para optimizar los recursos y que garantice
una gestin homognea de la actividad ambulatoria y de las consultas externas
(CCEE) de Atencin Especializada del Hospital de La Lnea

Objetivos Especficos
1. Desarrollar criterios que definan un modelo normalizado de gestin
integral de la actividad ambulatoria y de las consultas externas (CCEE)
de Atencin Especializada del Hospital de La Lnea.

2. Mejorar la accesibilidad, el confort y la calidad percibida de los usuarios
atendidos a travs de la actividad ambulatoria y de las consultas
externas (CCEE) de Atencin Especializada del Hospital de La Lnea.

3. Adecuar los espacios y las instalaciones a las necesidades asistenciales,
la cartera de servicio y las agendas de las UGCs.

4. Optimizar los recursos humanos a las necesidades asistenciales, la
cartera de servicio y las agendas de las UGCs.

5. Impulsar medidas orientadas hacia la digitalizacin de la documentacin
clnica favoreciendo la implantacin de la Historia Clnica Electrnica




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Plan Funcional
Por todo lo expuesto, en un entorno marcado por la creciente
ambulatorizacin de los procesos y de digitalizacin de la actividad, donde la
actividad de las consultas externas cobra una relevancia cada vez mayor, nos
encontramos, por tanto, ante una nueva etapa. Una nueva etapa en la que no
se deberan escatimar esfuerzos para abordar la compleja tarea de mejorar el
funcionamiento de las consultas externas de ah que se proponga el desarrollo
de un Plan Funcional.
Este Plan Funcional deber servir para reorganizar no solo la estructura fsica
de la actividad ambulatoria, tratando de aglutinar toda la actividad de cada
UGC, facilitando la accesibilidad de los pacientes pero teniendo en cuenta la
actual situacin reduciendo la necesidad de obras y/o adaptaciones muy
costosas o complejas, sino tambin la estructura funcional de dicha actividad,
persiguiendo la optimizacin de los recursos (humanos y materiales), de las
agendas (adaptndolas a los recursos disponibles) y la implantacin real de la
HCE. Como parte final, el Plan Funcional incluir una propuesta para el
rediseo de la cartelera y la sealizacin de las Consultas Externas y de la
Actividad Ambulatoria.
Todo ello deber ser desarrollado sobre la base de 3 herramientas bsicas:
La implementacin de unos criterios normalizados de actuacin
orientados hacia la digitalizacin de la actividad que consigan la
implantacin real y definitiva de la HCE.
La utilizacin de un sistema de informacin fiable que permita
monitorizar el impacto de las medidas de mejora.
El diseo de un cronograma real y viable de las adecuaciones, tareas y
propuestas a implementar.
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REORGANIZACIN FSICA
Como ya se ha detallado, la presente propuesta de reorganizacin fsica de los
espacios destinados a la actividad ambulatoria y de consultas externas
pretende mejorar la accesibilidad de los usuarios (y de los profesionales)
aglutinando toda la actividad de las UGCs, pero al mismo tiempo tratando de
evitar obras costosas o complejas.
La principal adecuacin a realizar consistir en la creacin de espacios anexos
a las consultas con el fin de independizar la actividad de las TCAEs de la
actividad pura de asistencia mdica, potenciando sus funciones de informacin
y asesoramiento.
Para ello, siempre que el espacio lo permita, se tratar de crear un espacio
fsico propio que, como mnimo, constar de un punto de acceso a la red, un
telfono con salida al exterior y un acceso especfico para pacientes (ventana o
similar). Tanto el mobiliario como el equipamiento informtico se proveer del
que ya existe en las Consultas Externas si bien esta reestructuracin puede
servir para realizar una renovacin de los recursos materiales en peor estado.
El resto de traslados de consultas se realizarn en funcin de los espacios que
se vayan liberando tras las actuaciones incluidas en este Plan Funcional.
Aunque en la mayora de los traslados propuestos no habr necesidad de
realizar obra menor, algunas de las consultas necesitaran algo de
mantenimiento que podra realizarse tras cada traslado.
S se incluyen en la propuesta dos obras de mayor calibre, ya contempladas en
propuestas previas, que podran realizarse durante el periodo estival.

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La propuesta de reorganizacin es la siguiente:
UGC Especialidades Mdicas
La propuesta por especialidades es la siguiente:
Neumologa, tanto la consulta mdica como la de pruebas funcionales
se trasladaran a dos consultas situadas en la primera planta del hospital
frente a la Sala de Endoscopias. De esta manera se potenciara el Acto
nico, aunando en un nico espacio toda la actividad de la
especialidad.
En la consulta de Pruebas funcionales se unificaran todas las pruebas
que ahora se realizan en dos salas. No requiere adecuacin de espacios.
Nefrologa cuenta con dos consultas aunque previsiblemente, a partir
de Octubre de 2014, solo tendr actividad para una consulta mdica.
De ah que la propuesta sea trasladar la actividad a la consulta n 32,
hasta ahora utilizada por Enfds. Infecciosas y Medicina Interna. Este
traslado precisar de una conciliacin de las agendas de Medicina
Interna. No requiere adecuacin de espacios.
Neurologa, las dos consultas, se trasladaran a las consultas n 30 y 31
(antes de Reumatologa). La adecuacin del espacio exterior ya se est
realizando.
Digestivo, las dos consultas se trasladaran a las consultas n 45 y 46
(antes de Neumologa). Este traslado necesita de adecuacin del
espacio exterior.
Endocrinologa, tanto la consulta mdica como la de educacin
diabetolgica se trasladaran a las consultas n 37 y 38 (antes Digestivo).
Este traslado no necesita adecuacin pero si mantenimiento.
Alergologa, tanto la consulta mdica como la de pruebas funcionales se
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trasladaran a las consultas n 43 y 44 (antes Pediatra). Este traslado
necesita de adecuacin del espacio exterior.
Cardiologa no precisa de traslados ni de adecuacin de espacios.
La Consulta de Educacin Nutricional se trasladara a la segunda planta
del Hospital Municipal (antes destinada a Linfedema) integrando toda la
actividad de la enfermera (tanto educacin nutricional como
campimetras) en el mismo espacio.
El Hospital de Da Mdico se trasladara a la actual zona destinada a
CMA, compartiendo espacio y equipamientos de forma que su actividad
se resite en una zona para actividad puramente ambulatoria.
UGC de Aparato Locomotor
Es, posiblemente, la UGC que ms mejoras necesita. Del mismo modo, es
posible que la mejor medida a proponer sea la renegociacin de la cesin de
los espacios con el Ayuntamiento con la pretensin de bajar toda su actividad
a la planta baja.
Mientras tanto, la propuesta es resituar la consulta de Reumatologa en la
consulta n 43A y la consulta de Linfedema en la consulta n 43B (ambas antes
de Neurologa). El gimnasio de Linfedema se trasladara al actual gimnasio
para pacientes peditricos. Este traslado necesita de adecuacin del espacio
interior para crear un espacio para la TCAE.
UGC Medicina Interna
No precisa de traslados ni de adecuacin de espacios.
UGC Ginecologa y Obstetricia
El despacho mdico se trasladara a la habitacin 202. El espacio que queda
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libre deber ser acondicionado para situar en su lugar la Sala de
Monitorizacin Fetal y la Consulta de Riesgo Fetal de forma que se integren en
un nico espacio toda la actividad previa al parto en la misma planta que el
paritorio. Se trasladara la consulta de Riesgo Fetal a este nuevo espacio.
La consulta de Ginecologa se trasladara a la consulta n 5 (antes Riesgo Fetal)
integrando en una sola sala de espera a todas las pacientes ginecolgicas.
UGC Pediatra
Se trasladara a la consulta n 3 (antes Ciruga) del Hospital ya que es la nica
consulta que dispone de sala de espera independiente y cuenta con espacio
para dos consultas. Este traslado no necesita adecuacin.
UGC Bloque Quirrgico
Dermatologa no precisa de traslados ni de adecuacin de espacios.
Otorrinolaringologa aumenta su espacio con la consulta n 9 (antes
Nefrologa) con el fin de aunar en un solo espacio la consulta mdica y
las pruebas funcionales (audiometras y test cutneos). Este traslado no
necesita adaptacin.
Ciruga se trasladara a la consulta n 6 (antes Ginecologa). Este traslado
no necesita adaptacin.
Traumatologa no precisa de traslados ni de adecuacin de espacios.
Urologa no se trasladara pero necesitara una adaptacin para
transformar su espacio en dos consultas, una para consulta mdica y la
otra para la instalacin del Flujmetro Urinario (equipo ya adquirido).
Anestesia aumenta sus consultas en la segunda planta del Hospital
Municipal disponiendo de 2 espacios, uno como consulta de
Preanestesia y otro para consulta del Dolor (antes consulta de
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audiometras). De esta manera se integran todos los pacientes de la
especialidad.
UGC Oftalmologa
No precisa de traslados aunque con los traslados propuestos dispondrn de un
nuevo espacio para destinarlo a Sala de Intervenciones (ciruga menor y otras
tcnicas quirrgicas)
UGC Hematologa
No precisa de traslados ni de adecuacin de espacios.
UGC de Enfds. Infecciosas
Se trasladara al espacio ya asignado en la tercera planta del Hospital. La
adecuacin de la consulta ya se est realizando.
Con los traslados propuestos se generan nuevos espacios que podrn ser
aprovechados para otros cometidos:
En la planta baja del Hospital Municipal se queda un espacio que podra
ser destinado a Sala Multiuso (donde antes estaba Endocrinologa)
precisando de adaptacin y mobiliario.
En la planta baja del Hospital Municipal se queda un espacio que podra
ser destinado a Consultas Polivalentes (donde antes estaba Alergologa)
precisando de adaptacin y mobiliario.
En la planta baja del Hospital se queda un espacio que podra ser
destinado a la creacin de una Consulta de Heridas (donde antes estaba
Nefrologa) que no precisa adaptacin.
En las siguientes imgenes se detallan, en verde, los traslados descritos:
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REORGANIZACIN FUNCIONAL
Este Plan Funcional no solo contempla la reubicacin de algunas consultas sino
que pretende ser ms ambicioso y completo, por lo que incluye cambios en la
forma en la que se organiza la actividad ambulatoria y de Consultas Externas.
La propuesta de reorganizacin funcional consiste en cuatro grandes bloques
que, para su consecucin, necesitarn contar con la implicacin directa de la
Gerencia del rea de Gestin Sanitaria del Campo de Gibraltar y de su equipo
directivo, por cuanto los cambios organizativos son los que ms resistencia van
a presentar.
Del mismo modo que en la propuesta de reorganizacin fsica, todas las
propuestas aqu recogidas se aglutinarn en un cronograma que sirva para
coordinar su completa implementacin.

La primera de las propuestas reorganizativas consiste en el impulso de
medidas orientadas hacia la consolidacin e implantacin real de la Historia
Clnica Electrnica (HCE) en toda la actividad ambulatoria y de Consultas
Externas. Si bien, la prevista implantacin de Diraya Atencin Especializada
(DAE) para toda la actividad de los hospitales del AGS Campo de Gibraltar
supondr un impulso a la digitalizacin de toda la documentacin clnica, no
podemos obviar que, pese a que la Estacin Clnica de Diraya ha consolidado
su uso en las Consultas Externas, an se sigue utilizando mucha
documentacin clnica en formato papel.
Esto provoca, por un lado, grandes necesidades de espacio destinado a su
guarda y custodia y, por otro, que en el proceso de atencin mdica en
consulta siga existiendo una gran carga administrativa tanto en la preparacin
de la actividad como en su archivo posterior.
A todo esto habra que aadir que mientras se siga utilizando documentacin
clnica en papel, una parte de dicha informacin no estar disponible para el
resto de profesionales sanitarios que accedan a la HCE de cada paciente y
que, para que esto no ocurra, el personal sanitario debe hacer un gran
esfuerzo realizando un doble registro de datos clnicos (en papel y en la HCE).
Las principales medidas propuestas a implementar en este primer punto son:
Retirar toda la documentacin clnica de pacientes que tenga una
antigedad superior a 5 aos.
La instruccin cuarta de la resolucin de Servicios Centrales 184/2003,
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que hace referencia al artculo 17, punto 1 de la Ley 41/2002, de 14 de
noviembre, bsica reguladora de la autonoma del paciente y de
derechos y obligaciones en materia de informacin y documentacin
clnica, especifica que los centros sanitarios estn obligados a la
conservacin y custodia de la documentacin clnica por un periodo
mnimo de 5 aos a partir de la fecha del proceso asistencial, por tanto,
toda documentacin clnica (incluidas en ellas altas, exitus y pruebas
complementarias) que no cumpla este criterio ser remitida a los
Servicios Documentales. En caso de que cualquier Facultativo
Especialista de rea (FEA) quiera alguna documentacin custodiada por
los Servicios Documentales podr ser solicitada y vuelta a enviar tras su
uso.
Esta medida puede ser implementada paulatinamente aprovechando
los traslados previstos en la reorganizacin fsica.
No crear nuevas historias clnicas en formato papel.
Como continuacin de la medida antes propuesta, a partir de la
implantacin del presente Plan Funcional, y mediante una Nota de
Comunicacin Interna, se informara de la prohibicin expresa de crear
nuevos registros e historias clnicas en formato papel.
Esto incluira la prohibicin de imprimir resultados de pruebas
complementarias que deberan ser registrados directamente en la HCE.
Esta medida generara, adems del cumplimiento de los requerimientos
de la LOPD, un importante ahorro en papel.
Impulsar el acceso desde el visor de Historias Clnicas de Diraya no solo
a las plataformas ya instaladas (laboratorios y anatoma patolgica) sino
a informes e imgenes de pruebas complementarias y otras pruebas.
Ser responsabilidad del Jefe de Servicio de Tecnologas y Sistemas de
Informacin, adems de cada director de UGC, asegurarse de que
todos los FEAs y enfermeras con actividad ambulatoria tendrn activas
sus claves de acceso a las diferentes plataformas para visualizacin de
pruebas complementarias.
Entregar a los pacientes las imgenes de pruebas complementarias que
no hayan sido digitalizadas.
Para evitar la necesidad de archivo de documentacin clnica que no
est en formato electrnico, dicha documentacin (fundamentalmente
imgenes) se entregarn a cada paciente en el momento de la consulta
o revisin siendo este responsable, a partir de ese momento, de su
guarda y custodia.
Esta medida precisa que los resultados de dichas pruebas
complementarias sean debidamente registrados en la HCE.

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atenci n especi al i zada del Hospi tal de La L nea

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La segunda de las propuestas de reorganizacin funcional consiste en unificar
criterios en la forma en la que se planifican las agendas. De acuerdo con lo
recogido en el informe GUIA DE GESTION DE CONSULTAS EXTERNAS EN
ATENCIO!N ESPECIALIZADA de la Subdireccin General de Atencin
Especializada del Ministerio de Sanidad y Asuntos Sociales, se debe promover
la estabilidad de las agendas por lo que, en la medida de los posible, la
actividad ambulatoria y de Consultas Externas tender a mantenerse y
planificarse en la misma medida que las restantes actividades asistenciales.
De este modo, la planificacin de las agendas tendr como meta evitar las
reprogramaciones y que no haya pacientes en espera de cita por estar la
agenda cerrada.

Las medidas de planificacin son las siguientes:
Planificacin de Agendas.
Las agendas estarn operativas los 12 meses siguientes y adecuadas a la
demanda prevista.
Solicitudes de ausencias programadas.
Las solicitudes de ausencia por asistencia a congresos, actividades
docentes u otras causas justificadas que supongan una modificacin en
la actividad de las consultas externas debern ser comunicadas con un
plazo de 30 das de antelacin, de forma que se garantice la estabilidad
de las agendas y que la reorganizacin de las agendas comprometidas
no tenga repercusin en las demoras.
Planificacin de Guardias.
Se pretende que la actividad continuada de las FEAs as como sus
descansos reglamentarios afecte lo menos posible a la estabilidad de las
agendas. Por este motivo, y siempre que sea posible, la planificacin de
guardias de cada UGC deber ser elaborada y comunicada en un plazo
mnimo de 3 meses de antelacin. En los periodos estivales este plazo
puede reducirse a 1 mes. Ser responsabilidad de cada director de UGC
realizar esta planificacin en las guardias y salientes de los FEAs de su
UGC.
Planificacin de periodos vacacionales.
Los periodos vacacionales con incidencia en las agendas programadas
debern ser comunicados con, al menos, 2 meses de antelacin. La
agenda ya programada no debe estar sujeta a variaciones por cambios
de periodos vacacionales de ltima hora.
Esta planificacin deber ser comunicada al Servicio de Admisin con el
visto bueno de la Gerencia del AGS Campo de Gibraltar.
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En consecuencia, las alteraciones en la programacin de la actividad de
consultas no notificadas en los plazos establecidos debern ser asumidas
desde el punto de vista operativo por la propia UGC, correspondiendo al
director de la misma la adopcin de las medidas necesarias para mantener la
programacin o reorganizarla aumentando la actividad en los das previos o
posteriores.
La tercera de las medidas propuestas consiste en la redefinicin de roles y
funciones de los profesionales que desarrollan su actividad en las Consultas
Externas.
La creacin de nuevos espacios externos a las consultas para que las TCAEs
salgan de la consulta durante el acto mdico provocar un cambio sustancial
en su rol actual, pasando de un rol de ayudanta/secretariado a un rol ms
autnomo en el que se potenciarn las funciones de asesoramiento e
informacin a los pacientes, al tiempo que se optimizar su tiempo efectivo de
trabajo al no interferir su labor con el normal desarrollo del acto mdico.
Este nuevo rol implica tambin un importante cambio de rol en el FEA de
Consultas Externas que tendr que ser menos dependiente de las labores que,
hasta ahora, realizaba la TCAE asignada. Es posible que este cambio genere
alguna resistencia por lo que de aumento del trabajo administrativo supone,
pero a la larga permitir concentrar mejor sus esfuerzos en el acto mdico (al
sacar del mismo todas las labores de informacin y cita previa) teniendo que
dedicar menos tiempo a labores puramente administrativas.
Del mismo modo, la integracin bajo un nico Plan Funcional de toda la
actividad ambulatoria y de Consultas Externas supone un cambio en las figuras
de gestin que hasta ahora asuman la responsabilidad del personal y de su
gestin diaria. Esta responsabilidad se reparta entre una Coordinadora de
TCAEs, el Supervisor de Cuidados de la UGC de Especialidades Mdicas o
directamente de la jefatura de Bloque de Recursos Humanos con lo que, en
muchos casos, los esfuerzos y las responsabilidades se solapaban.
Por tanto, la propuesta consiste en suprimir la figura de la Coordinacin de
TCAEs transformndola en una Coordinacin Asistencial para el Hospital
Municipal que asuma toda la carga de gestin relacionada con la asistencia
directa en Consultas y la gestin de un punto de informacin al usuario.
Este punto de informacin al usuario se situara en el espacio ubicado en la
entrada del Hospital Municipal que, si bien requiere alguna adaptacin, est
actualmente vaco y sin uso.
Con esta propuesta se pretende centralizar e integrar bajo una nica figura
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todas las tareas administrativas relacionadas con la asistencia ambulatoria y de
Consultas. Entre las funciones de esta nueva Coordinacin Asistencial estn:
La gestin del Punto de Informacin al usuario
La gestin de quejas y reclamaciones
La gestin de incidencias en las agendas en colaboracin con la Unidad
de Atencin a Usuarios
La gestin de los recursos materiales y fungibles
La gestin de incidencias y averas
La gestin centralizada y la distribucin de las pruebas complementarias
La coordinacin de las funciones y de la actividad del personal
subalterno
Como ltimo punto de las medidas de reorganizacin funcional y con el fin de
realizar un seguimiento de las medidas propuestas, tanto de reorganizacin
funcional como fsica, y de garantizar su cumplimiento, se propone la creacin
de una COMISIN DE COORDINACIN Y EVALUACIN de la Actividad
Ambulatoria y de Consultas Externas.
El desarrollo del presente Plan Funcional implica cambios organizativos que
afectarn de forma progresiva al conjunto del Hospital. Estos cambios exigen
un liderazgo claro y el impulso especfico y ntido de la Direccin Gerencia,
que incluya la coordinacin de las acciones vinculadas al desarrollo del
Proyecto.
En este contexto se enmarca la necesidad de arbitrar medidas que permitan
garantizar la implementacin de las medidas propuestas en unos plazos
mximos de respuesta en un entorno organizativo distinto, basado en la
cooperacin entre profesionales de distintos niveles asistenciales y diferentes
UGCs.
La composicin de la COMISIN DE COORDINACIN Y EVALUACIN de la
Actividad Ambulatoria y de Consultas Externas es la siguiente:
1. Presidente: La Direccin Gerencia del AGS Campo de Gibraltar
2. Vicepresidentes y Secretarios: La Subdireccin Mdica y de Enfermera
del Hospital de La Lnea
3. Vocales:
a. Directores de las UGC de Atencin Primaria de la Zona de
Influencia del Hospital de La Lnea
b. Directores de las UGCs con actividad ambulatoria o de Consultas
Externas
c. Supervisores de Cuidados de las UGCs con actividad ambulatoria
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o de Consultas Externas
d. Jefe de Servicio de Tecnologas y Sistemas de Informacin
e. Subdirector de Servicios Generales
f. Coordinador del Plan Funcional
La COMISIN DE COORDINACIN Y EVALUACIN de la Actividad
Ambulatoria y de Consultas Externas tendr las siguientes funciones:
Definir la secuencia de prioridades en la implantacin de las diferentes
propuestas
Analizar el impacto organizativo derivado de la aplicacin de cada una
de las propuestas
Evaluar las necesidades de equipamiento y otros recursos necesarios
para la implantacin de las diferentes propuestas
Realizar el seguimiento de las diferentes actividades orientadas a la
implantacin del Plan Funcional
Evaluar el grado de implantacin y los indicadores derivados del
seguimiento del proceso de implantacin
Anlisis de la capacidad de resolucin de los problemas de salud de los
pacientes desde nuestras consultas de AP y de las alternativas de
mejora
Desarrollo de canales de comunicacin entre niveles
Evaluacin de los indicadores de actividad y utilizacin de los recursos
Evaluacin del circuito funcional de atencin a los pacientes, demoras
en diagnstico y/o tratamiento ocasionados por la descoordinacin de
agendas o servicios, tanto en consultas externas como en
procedimientos diagnsticos
Monitorizacin de los distintos indicadores para conocer nuestros
resultados en trminos de satisfaccin, accesibilidad, oferta y demanda
Evaluacin, tanto a travs de encuestas como de tcnicas de
investigacin cualitativas, de la satisfaccin y de las expectativas de
nuestros pacientes, de forma que podamos incorporar sus iniciativas de
mejora
Evaluar las necesidades en materia de equipamiento y desarrollo de
infraestructuras necesarias para el desarrollo de los objetivos
asistenciales
La COMISIN DE COORDINACIN Y EVALUACIN de la Actividad
Ambulatoria y de Consultas Externas se reunir en sesin ordinaria, al menos,
cuatro veces al ao (coincidiendo la primera con la puesta en marcha del
presente Plan Funcional), pudiendo reunirse en sesin extraordinaria cuantas
veces sea necesario a peticin de cualquiera de sus miembros.
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REDISEO DE SEALIZACIN Y CARTELERA
Con el fin de evitar problemas de accesibilidad a los pacientes atendidos
ambulatoriamente o en Consultas Externas y dado el gran nmero de traslados
a realizar, es imprescindible que el presente Plan Funcional incluya una
propuesta para realizar una resealizacin de las consultas y los nuevos
espacios.
La propuesta de resealizacin consiste en 3 medidas:
Creacin de un cdigo de colores para la designacin de cada
especialidad de forma que su identificacin sea ms grfica, visible y
sencilla. El color asignado a cada especialidad se utilizara para todas las
sealizaciones. Los puntos de informacin utilizaran el color verde
corporativo (pantone 356) del SSPA.
Identificacin de cada consulta mediante pictogramas situados en la
puerta y en el suelo frente a cada estancia.
El pictograma del suelo consistira en un crculo del color de la
especialidad con un texto blanco indicando el nombre de la
especialidad y una flecha blanca sealando la ubicacin de la consulta.
El pictograma de la puerta consistira en un rectngulo del color de la
especialidad con un texto blanco indicando el nombre de la
especialidad y la lista de profesionales de dicha especialidad. La fuente
del texto de los pictogramas sera Eras Demi (Eras Bk BT) negrita.
Un ejemplo de pictogramas puede verse aqu:

Ejemplo 1: Sealizacin Puerta

Ejemplo 2: Sealizacin Suelo
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Creacin de dos paneles informativos situados a la entrada del Hospital
y del Hospital Municipal.
Estos paneles utilizarn la misma codificacin por colores que los
pictogramas, aadiendo en el texto el nmero de la consulta de cada
especialidad. Estarn ordenados siguiendo el orden real de cada
consulta.
Debern ser situados una vez que concluyan todos los desplazamientos
de la reorganizacin fsica de los espacios.
Este modelo de sealizacin podra ser replicado en las diferentes
plantas de hospital para sealizar las unidades de hospitalizacin u otras
unidades.

Un ejemplo de panel informativo es el siguiente:





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Cronograma
Con el fin de que esta propuesta de Plan Funcional sea viable, se ha
establecido un cronograma para que las medidas propuestas no afecten al
normal funcionamiento de la actividad asistencial ni produzcan problemas de
accesibilidad o satisfaccin en los pacientes. Este cronograma est diseado
para ser realizado en un periodo de 15 meses contando los periodos estivales
y vacacionales, de forma que todo el Plan Funcional haya sido completado al
finalizar el ao 2015.
En l se incluyen las actuaciones divididas en 4 grupos (que han sido
codificados por colores):
Medidas Organizativas
Todas aquellas medidas de difusin, gestin o informacin en relacin
con el Plan Funcional.
Traslados de Consultas
Se detallan todas las reubicaciones fsicas de consultas ordenadas
cronolgicamente .
Obras y Equipamientos
Se detallan las necesidades de adecuaciones, equipamientos y obra
menor ordenadas cronolgicamente con una estimacin de su duracin.
Sealizacin
Se detallan todas las actuaciones precisas para la resealizacin de las
estancias en funcin de los traslados realizados.
El cronograma, que se detalla a continuacin, deber ser refrendado por la
COMISIN DE COORDINACIN Y EVALUACIN de la Actividad
Ambulatoria y de Consultas Externas tras su constitucin.
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Bibliografa

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Humanos y Organizacin. Universidad de Granada. Enero 2009.
2. Plan Funcional Proyecto Hospital Universitario de raba. Osakidetza.
Octubre 2011.
3. Plan Funcional del HUA. Propuesta de reorganizacin de Servicios.
Osakidetza. Abril 2013.
4. Manual de Organizacin de la Coordinacin de Consulta Externa,
Admisin Hospitalaria y Preconsulta. Servicios de Salud de Veracruz.
Junio 2008.
5. Gua de Gestin de Consultas Externas en Atencin Especializada.
Subdireccin General de Atencin Especializada. Ministerio de Salud y
Servicios Sociales.
6. Plan Funcional de la Seccin de Urgencias del Servicio de Cuidados
Crticos y Urgencias. Direccin General de Asistencia Sanitaria.
Subdireccin de Asistencia Especializada-Gestin Sanitaria. Plan
Andaluz de Urgencias y Emergencias.
7. Manual de Identidad Corporativa. Sealizacin Corporativa. Organismos
y otras Entidades. Junta de Andaluca.