El puesto es el conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y
condiciones que forman una unidad de trabajo especfica e impersonal. Para organizar eficazmente lo anterior, es indispensable conocer con toda precisin lo que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para hacerlo bien, para esto se lleva a cabo un anlisis de puestos. Pero QUE ES? Es la obtencin, evaluacin y organizacin de la informacin recopilada de los puestos de una empresa. PARA QUE SIRVE? Ayuda a definir las obligaciones, responsabilidades y funciones a desempear. SU META?: Analizar cada puesto de trabajo y no el de las personas que lo desempean Para llevar a cabo la recopilacin de informacin, se utilizan algunas de las siguientes herramientas: 1. Entrevista: Es una pltica formal y profunda realizada entre dos o ms personas, con la finalidad de obtener informacin comprobable, se puede realizar de forma: Individual Colectiva Niveles superiores 2. Cuestionarios: Es una serie de preguntas relacionadas con todas las indicaciones posibles acerca del cargo, su contenido y sus caractersticas. 3. Observacin directa. Es la forma que resulta ms lenta, costosa y ms susceptible a conducir errores. El anlisis de puestos, se integra por la siguiente informacin: A. Descripcin B. Especificaciones
A. Descripcin del puesto. Es una declaracin escrita de lo que hace el ocupante de un puesto, cmo lo hace y por qu lo hace. Debe sealar con precisin el contenido del puesto, el ambiente y las condiciones del empleo.
Se distinguen tres partes: a).- El encabezado. Contiene los datos de identificacin del puesto. Estos se refieren a los siguientes puntos: 1. Titulo del puesto. Previamente se habr precisado. 2. Nmero o clave que se asigne al puesto dentro del ndice general que se forme para controlar el archivo correspondiente. 3. Ubicacin; se expresar el departamento, seccin, taller, etc., en que se desarrolle el trabajo. Esto sirve para localizarlo y observarlo en caso necesario.
Tratndose de trabajadores que desempean sus labores fuera de la oficina o taller, se designar el lugar en que reportan, y donde, supervisores, documentos, etc.
4. Especificacin de las mquinas o herramientas empleadas por el trabajador, tanto para fijar su responsabilidad si estn a su cargo, como para precisar mejor el tipo de trabajo que realiza 5. Jerarqua y contactos. Suele aadirse el ttulo de la persona a quien reporta, el de los trabajadores a sus rdenes, y los contactos permanentes dentro y fuera de la empresa. 6. Puestos que constituyan el inmediato superior e inferior dentro de una lnea de labores. Esto ayuda a establecer cientficamente un escalafn por lneas o especialidades. 7. Puestos que representan la mayor afinidad de trabajo y cualidades, para fines de substituciones temporales. 8. Nmero de los trabajadores que desempean el puesto. Ms no el nombre de los mismos por las razones expresadas. 9. Nombre y firma del analista y del supervisor inmediato. 10. Fecha del anlisis, para saber su antigedad y validez.
b).- La descripcin. Consiste en una explicacin del conjunto de las actividades del puesto, considerndolo como un todo. Suele conocerse tambin con el nombre de definicin, resumen o finalidades generales. Debe ser muy breve. Una buena descripcin genrica sirve para obtener una buena descripcin especfica, pues bastar ir explicando detalladamente cada uno de los elementos de la primera. c).- La descripcin especfica. Consiste en una exposicin detallada de las operaciones que realiza cualquier trabajador en un puesto determinado. Exponer cada una en prrafo separado, de ser posible, con numeracin ordinal. Separar las actividades continuas, de las peridicas o eventuales. Cuando el trabajo est constituido por un proceso largo, es til dividirlo en sus partes o etapas principales. Formar grupos y sub-grupos lgicos o funcionales de las operaciones realizadas. Pueden aadirse dibujos de las piezas manufacturadas, esquemas de las mquinas empleadas, etc., si con esto se facilita la ms clara inteligencia del trabajo. Expresar en que tiempo de la jornada, aproximadamente, se dedica a cada actividad, a menos en las continuas y peridicas. Terminar la descripcin con suficiente generalidad, para que quede comprendida cualquier actividad propia del puesto, que pudiera escapar al analista.
B. Especificacin del puesto
Es una descripcin escrita de las actitudes necesarias para la persona que lo ocupe: educacin, experiencia, habilidad, esfuerzo fsico y mental, supervisin y criterio.
Se consignan los requisitos mnimos para que el puesto sea eficientemente desempeado; no estn vinculados a una persona determinada, sino que se exigen a cualquier persona que lo ocupe. Dentro de las tcnicas de administracin de personal estos requisitos se conocen ordinariamente con el nombre de factores. Todos los que se usan caben dentro de las siguientes categoras: a) Habilidad, b) Esfuerzo, c) Responsabilidad d) Condiciones de trabajo. a) En el grupo correspondiente a habilidad, suelen colocarse factores tales como: Adaptabilidad a diversos puestos; aptitud analtica; conocimiento de equipo, de operaciones, de herramientas, de mtodos; criterio; destreza manual; don demando; exactitud de clculo, en mediciones, en seleccin, en lecturas, en registro, experiencia, ingenio, iniciativa, instruccin general; inventiva, precisin. b) En la categora de esfuerzo pueden enumerarse, entre otros factores: atencin continua; esfuerzo mental; esfuerzo auditivo; esfuerzo visual; tensin nerviosa. c) La responsabilidad puede referirse a: calidad, cantidad, datos confidenciales, dinero costos, equipo, informes, procesos, trabajo de otros, seguridad de otros. d) Las condiciones de trabajo comprenden factores como: ambiente circundante (caliente, hmedo, mal iluminado, con suspensin de polvos, con ruido, etc.); deterioro de ropas, peligro de accidentes de trabajo; peligro de enfermedades profesionales, postura incmoda. En algunos casos el factor esfuerzo se substituye por otro ms amplio requisitos fsicos y mentales, para comprender otros factores tales como sexo, edad mnima y mxima, estatura, etc.
El nmero y la clase de los factores empleados dependen de los objetivos a que se destine el anlisis y de la amplitud del personal analizado. Propsitos del anlisis y descripcin de puestos
1. Determinar lo que se espera que haga el empleado en el puesto, en cuanto a las tareas y actividades especficas que forman el cometido del mismo. 2. Conocer cmo se ejecuta el trabajo. 3. Determinar las habilidades que el puesto requiere para llevar a cabo su cometido. 4. Ubicar a los empleados en puestos adecuados.
Beneficios:
PARA LA EMPRESA:
1. Seala las lagunas que existen en la organizacin del trabajo y el encadenamiento de los puestos y funciones. 2. Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo. 3. Es una de las bases para un sistema tcnico de ascensos. 4. Sirve para fijar responsabilidades en la ejecucin de las labores. 5. Permite a los altos directivos discutir cualquier problema de trabajo sobre bases firmes.6.Facilita en general la mejor coordinacin y organizacin de las actividades de la empresa.
PARA LOS SUPERVISORES:
1. Les da un conocimiento preciso y completo de las operaciones encomendadas a su vigilancia, permitindole planear y distribuir mejor el trabajo. 2. Les ayuda a explicar al trabajador la labor que desarrolla. 3. Pueden exigir mejor a cada trabajador lo que debe hacer y la forma como debe hacerlo 4. Permite buscar al trabajador ms apto para alguna labor accidental, y opinar sobre ascensos, cambios de mtodos, etc. 5. Evita interferencia en el mando y en la realizacin de los trabajos. 6. Impide que al cambiar mayordomo o supervisor, los nuevos encuentren dificultades para exigir o dirigir el trabajo
PARA EL TRABAJADOR:
1. Le hace conocer con precisin lo que debe hacer. 2. Le seala con claridad sus responsabilidades. 3. Le ayuda a conocer si est laborando bien. 4. Impide que en sus funciones invada el campo de otros. 5. Le seala sus fallas y aciertos, y hace que resalten sus mritos y su colaboracin.
PARA EL DEPARTAMENTO DE PERSONAL:
1. Es base fundamental para la mayora de las tcnicas que debe aplicar. 2. Proporciona los requisitos que deben investigarse al seleccionar el personal. 3. Permite colocar al trabajador en el puesto ms conforme con sus aptitudes, y ayuda a determinar con precisin la materia del adiestramiento a dar. 4. Es requisito indispensable para establecer un sistema de valuacin de puestos. 5. Permite calificar adecuadamente los mritos de los trabajadores. 6. Sirve de fundamento a cualquier sistema de salarios e incentivos. 7. Facilita la conduccin de entrevistas, y el establecimiento de los sistemas de quejas.
PROGRAMA DE ANLISIS DE PUESTOS 1. ETAPA DE PLANEACIN: En esta etapa se planea y organiza cuidadosamente todo el trabajo del anlisis de puestos para minimizar cualquier tipo de resistencia. Esta fase comprende las siguientes actividades: Determinacin de los puestos que van a describirse: deben examinarse cuidadosamente cules son los puestos que van a referirse, e incluir sus caractersticas. Elaboracin del organigrama: al colocarse el puesto en el organigrama, se obtiene informacin adicional.
Elaboracin del cronograma de trabajo: especificando los tiempos y movimientos en que se iniciar el programa de anlisis. Eleccin de los mtodos de anlisis que se aplicarn: los mtodos se escogen segn la naturaleza y las caractersticas del puesto. Seleccin de los factores de especificaciones: se realiza sobre la base de dos criterios. o Criterio de generalidad: abarca aquellos factores que deben estar presentes en la totalidad de los cargos. o Criterio de variedad o diversidad: comprende los factores que deben variar segn el cargo.
Dimensionamiento de los factores de especificaciones: Los factores de especificacin constituyen un conjunto de medidores que sirven para analizar un cargo, por lo que se hace necesario dimensionarlos para establecer que segmento de su totalidad servir para analizar un determinado conjunto de cargos. Gradacin de los factores de especificaciones: un factor de especificacin se grada para facilitar y simplificar su aplicacin. La cual consiste en asignar valores que representan segmentos de su amplitud de variacin 2. ETAPA DE PREPARACIN: En esta etapa se renen a las personas y se preparan los esquemas y materiales de trabajo. Esta fase comprende las siguientes actividades: Reclutamiento, seleccin y entrenamiento de las personas que conformarn el equipo de trabajo: las personas a cargo del proyecto deben comprender los propsitos que se persiguen y cmo se obtendrn con objeto de poder explicar el programa a otros miembros de la organizacin. Preparacin del material de trabajo: confeccin del material impreso para que ayude al personal a familiarizarse con los propsitos y beneficios del anlisis de puestos. Disposicin del ambiente Recoleccin previa de datos
3. ETAPA DE EJECUCIN: En esta etapa se procede a recolectar los datos relativos a cada uno de los puestos que se analizarn para luego redactar el anlisis. Las actividades que se realizarn en esta etapa son: Recoleccin de los datos: el analista obtiene la informacin del puesto segn el mtodo escogido. Para que el anlisis de puestos cumpla los objetivos, los datos proporcionados deben ser precisos. Las personas responsables de reunir y revisar los datos deben estar atentas a la omisin de hechos importantes, la inclusin de declaraciones imprecisas, la tendencia a exagerar la dificultad o importancia del cargo. Seleccin de los datos obtenido Redaccin provisional del anlisis Presentacin de la redaccin provisional: Las descripciones provisionales de cada puesto se entregan al supervisor inmediato para que las compruebe y apruebe. Redaccin definitiva del anlisis Presentacin de la redaccin definitiva del anlisis: para la aprobacin por el responsable de su autorizacin en la empresa