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ACTIVIDADES DE PROCESO ADMINISTRATIVO EN EMPRESAS

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

2

1.

OBJETIVOS

3

1.1.

OBJETIVO GENERAL

3

1.2.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

3

2.

DESARROLLO TALLER

4

2.1.

¿En qué consiste cada uno de los 6 tipos de planes comunes encontrados y utilizados

por los gerentes?

4

2.1.1.

Política

5

2.1.2.

Procedimientos

5

2.1.3.

Método

6

2.1.4.

Estándar

6

2.1.5.

Presupuesto

6

2.1.6.

Programa

7

2.2.

¿En qué consiste la Matriz DOFA y sus ESTRATEGIAS?

8

2.3.

Hacer un ejemplo de cualquier proyecto que deseen desarrollar, utilizando la Matriz

DOFA

10

CONCLUSIONES

12

BIBLIOGRAFÍA

13

PÁGINAS DE INTERNET:

13

DOCUMENTOS:

13

1

INTRODUCCIÓN

Para gerenciar o administrar una empresa constructora, nosotros como ingenieros civiles debemos identificar los procesos para los cuales la empresa fue creada y establecer diferentes estrategias para planear, desarrollar, controlar y mantener las diferentes obras para las cuales la empresa es contratada.

Con este trabajo podremos entender las teorías de la administración de empresas que nos indican el camino a seguir para que un gerente pueda ser organizado en los procesos administrativos de una empresa y su importancia para los ingenieros civiles que se dedican a dirigir las obras.

Por medio de la investigación y apreciación personal buscamos explicar cómo se debe planear para gerenciar dela mejor manera cualquier empresa constructora y las diferentes estrategias para organizar y tomar decisiones empresariales.

La matriz DOFA es una herramienta que debemos conocer saber utilizar y con este trabajo se logrará explicar y aplicar con un ejemplo real de qué se trata esta herramienta empresarial.

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1. OBJETIVOS

1.1. OBJETIVO GENERAL

Ampliar los conceptos relacionados con las actividades del proceso administrativo aplicado en las Empresas, y completar el estudio de una de las herramientas más utilizadas por los Gerentes en el desarrollo de la Planeación de los proyectos, trabajados a través de la investigación y conceptualización.

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Explicar en qué consiste cada uno de los 6 tipos de planes comunes encontrados y utilizados por los gerentes.

Explicare en qué consiste la Matriz DOFA y sus ESTRATEGIAS.

Aplicar la matriz DOFA en un ejemplo de un proyecto a desarrollar.

3

2. DESARROLLO TALLER

2.1. ¿En qué consiste cada uno de los 6 tipos de planes comunes encontrados y utilizados por los gerentes?

Los gerentes para garantizar su buen desempeño dentro de una empresa requieren de tener definido diferentes tipos de planes para las actividades diarias de la compañía.

En la teoría de la administración de empresas existen varios tipos de planes dentro de los cuales se encuentran los más importantes:

- Política

- Procedimientos

- Método

- Estándar

- Presupuesto

- Programa

Figura 1. Planeación

- Estándar - Presupuesto - Programa Figura 1. Planeación Fuente: Libro. Administración de empresas: teoría y

Fuente: Libro. Administración de empresas: teoría y práctica Primera Parte

4

2.1.1.

Política

La política dentro de los planes es el lineamiento que orienta a toda la organización hacia la toma de cualquier decisión gerencial.

Una política es un lineamiento general para tomar decisiones. Establece los límites de las decisiones, indicando a los gerentes qué decisiones se pueden tomar y cuáles no. De tal manera, canaliza las ideas de los miembros de la organización, de modo que éstas sean congruentes con los objetivos de la organización. La universidad donde usted estudia cuenta con una serie de políticas como las que dictan la importancia relativa de los deportes y las actividades no académicas en comparación con el aprendizaje y los resultados académicos. Al igual que hay diversos tipos de objetivos, también los hay de políticas, entre ellas tenemos: políticas de promoción interna, de competir con base en los precios, políticas en publicidad o políticas departamentales, como el contratar los ingenieros egresados de las universidades o impulsar la participación de los empleados para contribuir con la cooperación. 1

Las políticas pueden definirse como los criterios generales que tienen por objeto orientar la acción, dejando a los jefes campo para las decisiones que les corresponde tomar; sirven, por ello para formular, interpretar o suplir las normas concretas. La importancia de las políticas en administración es decisiva poruqe son indispensables para la adecuada delegación, la cual a su vez, es esencial en la administración, ya que ésta consiste, en “hacer a través de otros”. 2

2.1.2. Procedimientos

Los procedimientos se establecen para garantizar una secuencia normal de determinada actividad rutinaria o específica. Para crear un procedimiento se debe tener en cuenta la ubicación dentro del proceso de la empresa, el paso a paso que se define en el método, el recurso físico y humano necesario, duración, horario, etc.

Los procedimientos son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa. Los procedimientos son como ”el seccionamiento” funcional de cada acto administrativo. 2

Se refiere a escoger, poner en práctica un curso específico de acción y detallar la forma exacta en que una actividad debe cumplirse. Su característica esencial es la secuencia cronológica de las acciones requeridas. Establecen una forma habitual de manejar actividades futuras. Intenta uniformar la conducta de los subordinados a fin de poder predecirla con mayor precisión. 3

1 TIPOS DE PLANES E IMPLANTACION DE ESTRATEGIAS, http://es.scribd.com

2 REGLAS SOBRE POLÍTICAS, Administración de empresas: teoría y práctica Primera Parte, Reyes Ponce Agustín, Ed. Limusa, Mexico 2004

3 TRABAJO DE ADMINISTRACIÓN LA PLANIFICACIÓN, http://html.rincondelvago.com

5

2.1.3.

Método

Para establecer el método se establece el paso a paso de cada actividad y se indica quién lo realiza y con qué recursos o herramienta y con esto se genera una guía para el trabajador

Es la manera aprobada o normalizada de realizar una operación específica que puede ser cumplida totalmente en el ámbito de un solo puesto de trabajo. Determina la forma cómo debe realizarse una tarea, establece los pasos a seguir indicando los objetivos que persigue cada secuencia. 4

2.1.4. Estándar

Es un documento normalizado nacional o internacionalmente que sirve como referencia para la realización los procedimientos de determinada actividad después de der evaluado y aprobado por la organización, los estándares de calidad se busca tener un mismo idioma en cada especialidad de las empresas.

Un estándar es el requisito mínimo que debe cumplir un procedimiento, de acuerdo a la definición y objetivo que haya propuesto en su empresa. Lo cual significa en forma práctica lograr que todo el personal realice el mismo procedimiento en la misma forma para lograr el mismo resultado. 5

Para que un estándar pueda ser aplicado debe llevar una serie de pasos muy específicos y claros, cuyo conjunto denominamos procedimiento. El procedimiento está definido por tareas específicas que buscan cumplir un cierto objetivo y que seguido paso a paso repercutirá en el resultado deseado independientemente de quién lo realice. 5

2.1.5. Presupuesto

El presupuesto es el cálculo de los costos directos e indirectos que genera determinada actividad según el alcance inicialmente establecido de un proyecto. Se realiza tomando en cuenta el procedimiento debido a que en él se establecen los recurso necesarios y poderles asignar un costo. Con el presupuesto definido se puede hacer un control a través del desarrollo de las actividades y tomar cualquier decisión de tipo financiero.

Los presupuestos son la definición de los recursos financieros que se separan para actividades específicas, dentro de un plazo dado; son, primordialmente, instrumentos para controlar las actividades de la organización y, por tanto, son un componente importante de los programas y proyectos.

4 TRABAJO DE ADMINISTRACIÓN LA PLANIFICACIÓN, http://html.rincondelvago.com 5 Aplique estándares en su empresa, http://www.degerencia.com

6

Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en términos numéricos, están relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en términos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversión, de operaciones o de caja. 6

Los presupuestos pueden ser planes estratégicos si cubren la totalidad de la empresa y un largo periodo de tiempo; pueden ser planes tácticos cuando cobijan una unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser planes operacionales. Si su dimensión es local y de corto plazo. 6

2.1.6. Programa

En él se establece el orden de las actividades específicas de cada actividad para finalmente alcanzar los objetivos, y se tiene en cuenta el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Un programa es un plan que se usa una vez y cubre una serie relativamente amplia de actividades. Describe (1) los pasos principales que se requieren para alcanzar un objetivo, (2) la unidad o el miembro de la organización responsable de cada paso y 3) el orden y los tiempos de cada paso. Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que se da entre este último con las actividades que deban llevarse a cabo. También pueden definirse como un conjunto de metas, políticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc. 6

6 TIPOS DE PLANES E IMPLANTACION DE ESTRATEGIAS, http://es.scribd.com

7

2.2. ¿En qué consiste la Matriz DOFA y sus ESTRATEGIAS?

Es una herramienta orientada a formular y/o definir las siguientes cuatro tipos de estrategias:

FO: fortaleza-oportunidad. Significa usar fortalezas internas para aprovechar oportunidades externas. DO: debilidad-oportunidad. Significa aprovechar una oportunidad externa para atenuar una debilidad interna. FA: fortaleza-amenaza. Significa aprovechar la fortaleza interna para disminuir o eliminar la amenaza externa. DA: debilidad-amenaza. Significa que debe actuarse para contrarrestar la debilidad interna y la amenaza externa.

Figura 2. MATRIZ DOFA - Una herramienta de gestión empresarial de la empresa solidaria

herramienta de gestión empresarial de la empresa solidaria Fuente: Internet. http://soda.ustadistancia.edu.co La

La importancia de la matriz DOFA radica en que nos hace un diagnóstico real de nuestra empresa o negocio, nos dice cómo estamos, cómo vamos, lo que nos brinda el principal elemento requerido para tomar decisiones, que no es otro que la conciencia de la realidad, pues cuando conocemos nuestra realidad, casi siempre sabemos qué hacer. 7

7 ¿Para qué sirve la matriz DOFA?, http://www.gerencie.com

8

La matriz DOFA nos muestra con claridad cuáles son nuestras debilidades, nuestras oportunidades, nuestras fortalezas y nuestras amenazas, elementos que al tenerlos claros, nos da una visión global e integral de nuestra verdadera situación.

Si conocemos nuestras debilidades, sabemos de qué somos capaces y de qué no. Nos permite ser objetivos lo que nos evita asumir riesgos que luego no podemos cubrir. Conocer nuestras debilidades nos evita “meternos en camisa de 11 varas”. Adicionalmente, sí conocemos cuales son nuestros puntos débiles, sabremos qué es lo que necesitamos mejorar. Las soluciones a los problemas sólo son posibles cuando hemos identificado los problemas, y eso no los da la matriz DOFA.

Cuando conocemos nuestras oportunidades, tenemos claro hacia dónde encaminar nuestros recursos y esfuerzos, de tal manera que podamos aprovechar esas oportunidades antes de que desaparezcan o antes de que alguien más las aproveche. Generalmente un negocio fracasa cuando no es capaz de identificar ninguna oportunidad, y en eso hay empresas y personas expertas, que ven oportunidades donde los demás ven dificultades, problemas, de modo que si somos capaces de identificar nuestras oportunidades y plasmarlas en la matriz DOFA hemos hecho buena parte del trabajo.

Al conocer nuestras fortalezas, al saber qué es lo que mejor hacemos, podemos diseñar objetivos y metas claras y precisas, que bien pueden estar encaminadas para mejorar nuestras debilidades y/o para aprovechar nuestras oportunidades. Cuando tenemos claro qué es lo que sabemos hacer, cuando sabemos en qué nos desempeñamos mejor, estamos en condiciones de ver con mayor facilidad las oportunidades, o podemos sortear con mayor facilidad nuestras debilidades. Se supone que lo primero que una empresa o persona se debe preguntar, es cuáles son sus fortalezas, una vez identificadas, sólo resta explotarlas.

Por último tenemos las amenazas. Si se quiere sobrevivir, debemos ser capaces de identificar, de anticipar las amenazas, lo que nos permitirá definir las medidas para enfrentarlas, o para minimizar sus efectos. Si una empresa no anticipa que le llegará una fuerte competencia, cuando esta llegue no habrá forma de reaccionar oportunamente, y sobre todo, no se podrá actuar con efectividad puesto que nunca estuvimos preparados para ello. Si no se conoce una amenaza, mucho menos se sabe cómo reaccionar frente a ella, de allí la importancia de conocer el medio, el camino a que tenemos que enfrentar.

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2.3. Hacer un ejemplo de cualquier proyecto que deseen desarrollar, utilizando la Matriz DOFA

 

INTERNAS

DEBILIDADES (D):

FORTALEZAS (F):

-

Se disponen de pocas

-

La planta de fabricaciones

herramientas de montaje para los casos en que hat

es propiedad de los socios.

-

Se tiene una flota para

varias obras.

transporte de materia

 

MATRIZ DOFA

No se tiene dispónible de grúa para obra.

El taller sólo cuenta con una nave de producción con puente grúa.

-

-

prima, consumibles, producto y herramienta.

Se tiene implementado un Plan de Gestión Integral

-

 

Estrategia Comercial

 

-

Aún no se tienen las

 

certificaciones de calidad, seguridad, medio ambiente y RUC.

 

OPORTUNIDADES (O):

-

Realizar la compra de

 

-

Contamos con varios

suficiente herramienta para poder tener la

clientes cercanos a las

-

instalaciones de la compañía.

Se tiene la capacidad de desarrollar proyectos fuera de la región.

-

Tenemos alto

suficiente capacidad de respuesta a los proyectos

potenciales que se requieran ejecutar la mismo tiempo.

Ubicar posibles

Mantener el plan de

Gestión Integral que se tiene implementado actualmente para que cuando haya la oportunidad

de certificar la compañía

EXTERNAS

-

-

reconocimiento en la región.

proveedores de grúas cercanos en cada zona de

sea un proceso satisfactorio.

-

Mantener un buen

-

La mayoría de las

posibles proyectos para

proceso de evaluación de proveedores de materia prima y servicios.

-

empresas de la región nos tienen en cuenta en los

poder realizar proceso de cotizaciones y poder encontrar precios económicos.

-

Realizar una metodología

 

procesos licitatorios de la especialidad de la compañía.

Tener establecido un plan de inversiones para

aumento de capacidad,

-

La empresa tiene

de procesos de fabricación

mantenimiento y compra de maquinaria nueva en la planta de fabricaciones.

créditos para compra de materia prima a más de 30 días y con varios proveedores.

que busque la mejor forma de optimizar el espacio disponible de la planta de fabricaciones.

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AMENAZAS (A):

   

-

Alta competencia en la

-

Invitar a los cliente para

especialidad de la compañía.

-

Identificar las

visiten y conozcan las instalaciones propias de la compañía.

herramientas especiales

-

El sector minero, que es

que la competencia no tiene disponible y realizar la respectiva inversión

para compra.

el de mayor desarrollo de la región, se encuentra en

graves problemas económicos por precios internacionales.

-

Mantener el plan de

Gestión Integral que se tiene implementado

-

Incursionar en sectores

actualmente para que cuando haya la oportunidad

de la región distintos al

-

Generalmente el primer

minero.

de certificar la compañía

semestre del año los clientes no ejecutan proyectos de inversión.

-

Identificar qué

sea un proceso satisfactorio.

compañias competencia están certificadas y en qué

-

clientes el sistema de Gestión Integral que se tiene implementado

Dar a conocer a los

-

Los clientes cada vez son

clientes pueden estar

más exigentes en calidad, seguridad y medio ambiente.

desplazando a ICM SAS.

Definir y programar la certificación de la

-

actualmente.

Exponer a los clientes los proyectos actuales que compañía está ejecutando.

-

Los clientes se inclinan por empresas que estén certificadas.

-

compañia.

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CONCLUSIONES

Se ampliaron satisfactoriamente los conocimientos sobre estrategias y herramientas de planeación que utilizan los gerentes en los proyectos.

Se logró explicar en qué consiste y cuáles son las partes de la matriz DOFA.

Se aplicó a un caso real la matriz DOFA lo cual sirve para aportar a la compañía en la cual laboro actualmente.

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BIBLIOGRAFÍA

PÁGINAS DE INTERNET:

http://www.gerencie.com

DOCUMENTOS:

RIVERA, Nicomedes. PINO, Ernesto. Fundamentos de Administración y

Planeación Estratégica. 1ra Ed. Bogotá D.C. Editorial Trillas de Colombia Ltda,

2006.

REYES, Agustín. Administración de empresas: teoría y práctica Primera Parte. 1ra Ed. México D.F. Editorial Limusa, 2005.

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