I. T. D.

Unidad I
Materia: Gestin de proyectos de software Introduccin a la gestin de proyectos

Material Didctico
Elabor: L.I. Araceli Soledad Domnguez Flores 1
Materia: GESTION DE PROYECTOS DE SOFTWARE
UNIDAD I. INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS.

1.2 ETAPAS DE LA GESTION DE PROYECTOS
1.2.1. PLANIFICACIN DE PROYECTOS
Definicin de Planificacin
Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas. Es la accin global o
conjunto de medidas pertenecientes a un plan establecido y concreto, realizado a la consecucin de
un fin. Es el proceso de evaluar toda la informacin relevante y los desarrollos futuros probables,
da como resultado un curso de accin recomendado: un plan

Planificacin de un Proyecto de software
Luego de establecer los requisitos para el producto que se desea disear el prximo paso es planificar
los pasos que se van a seguir. La planificacin es fundamental en el proceso de desarrollo de un
producto de software (y en cualquier otro). En el mismo se establece, entre otras cosas, qu tareas y
cundo se van a realizar y los recursos que utilizarn las mismas. En base al plan de trabajo la gerencia
podr determinar si el proceso est marchando en tiempo y si est utilizando los recursos (tiempo,
personal, dinero, etc) de la forma esperada.

Beneficios de planificar el proyecto de software

Definir el alcance del
proyecto.

Qu unidades organizacionales, actividades o sistemas intervendrn? Cules
no intervendrn?. Esta informacin proporciona un estimado inicial de la escala
de los recursos requeridos.

Detectar posibles
reas problema

La planificacin revelar qu cosas pueden fallar y cmo pueden prevenirse.

Determinar el orden
de las tareas

Se requerirn muchas tareas individuales para crear el sistema. Estas tareas se
acomodan en una secuencia lgica basndose en las prioridades de la
informacin y la necesidad de ser eficientes.

Establecer una base
para el control
Se deben especificar ciertos niveles de desempeo y mtodos de medicin.




Objetivos de la
Planificacin del
Proyecto.


El objetivo de la Planificacin del proyecto de Software es proporcionar un marco de trabajo
que permita al gestor hacer estimaciones razonables de recursos costos y planificacin
temporal.
Estas estimaciones se hacen dentro de un marco de tiempo limitado al comienzo de un
proyecto de software.
Deben actualizarse regularmente a medida que progresa el proyecto.
Adems las estimaciones deberan definir los escenarios del mejor caso, y peor caso, de
modo que los resultados del proyecto pueden limitarse.
I. T. D. Unidad I
Materia: Gestin de proyectos de software Introduccin a la gestin de proyectos

Material Didctico
Elabor: L.I. Araceli Soledad Domnguez Flores 2
Pasos en la planificacin de un proyecto de software.

PASO
Descripcin
1. Reconocer el
problema.

Problema: Es cuando
existe insatisfaccin ante
una situacin.

La solucin de un
problema depende de su
correcta definicin


Ayuda a reconocer el problema preguntar, observar y escuchar sin emitir
juicios lo siguiente:
1. Cul es el problema?
2. Porqu y cmo surgi?
3. Qu acciones previas han conducido a l?
4. Quin cree que es el problema?
5. Porqu es importante solucionarlo?
6. Si se realiza un anlisis Qu se lograr con l?
7. Quin podra participar en las recomendaciones?
8. Cmo sera una solucin?
9. Qu clase de solucin se considera actualmente?
10. Qu cambios implicara la solucin?
11. De qu problema se deriva?
12. Qu recursos son utilizados, en qu procesos, procedimientos?
13. Dentro de qu estructura, en qu ambiente y en cules sistemas mayores y quines los
utilizan?
14. Cmo son controlados estos recursos?


2. Definir el problema.

Una vez que se reconoce que existe un problema, se debe entender bastante
bien para buscar una solucin, es necesario identificar :
dnde existe el problema y
qu lo est causando.

3. Fijar los objetivos del
sistema.
El gestor y el analista preparan una lista de los objetivos que el sistema debe
cumplir para satisfacer a los usuarios.

4. Identificar las
restricciones del
sistema.

Las restricciones las impone el entorno (cuando el gobierno pide informes
fiscales, cuando los clientes requieren informacin de facturacin), otras las
impone la gerencia (usar hardware ya existente o tener el sistema
funcionando para cierta fecha).



Es una breve mirada a los principales factores que influirn en la capacidad
del sistema para alcanzar los objetivos deseados, puede ser:


5. Realizar un estudio
de factibilidad.
Tcnica:


Financiera y
econmica:
Legal y
tica:

Operativa:

De
programacin:
Se cuenta con
hardware y
software para
realizarlo?
Se justifica
monetariamente el
sistema propuesto
comparando sus
beneficios y sus
costos? Se justifica
el sistema con base
en beneficios que no
pueden medirse en
trminos
monetarios?
El sistema
propuesto
operar dentro
de las fronteras
legales y ticas?
El diseo del
sistema recibir el
apoyo de la gente
que debe ponerlo
a trabajar?
Ser posible
implementar el
sistema dentro de
las restricciones de
tiempo impuestas?
I. T. D. Unidad I
Materia: Gestin de proyectos de software Introduccin a la gestin de proyectos

Material Didctico
Elabor: L.I. Araceli Soledad Domnguez Flores 3

6. Preparar una
propuesta de estudio
de sistema.



Si el sistema y el proyecto son factibles ser necesario realizar un estudio de
sistema ya que proporcionar una base detallada de qu debe hacer y cmo
debe hacerlo.

Propuesta de estudio de sistema

1. Resumen ejecutivo
2. Introduccin
3. Objetivos y restricciones del sistema
4. Posibles sistemas alternativos
5. Proyecto de estudio de sistema recomendado
5.1 Tareas a realizar
5.2 Recursos humanos requeridos
5.3 Programas de trabajo
5.4 Costo estimado
6. Impacto esperado en el sistema
6.1 Impacto sobre la estructura de la organizacin
6.2 Impacto sobre las operaciones de la organizacin
6.3 Impacto sobre los recursos de la organizacin
7. Plan de desarrollo general
8. Resumen

7. Aprobar o rechazar el
proyecto.


Los tomadores de decisiones sopesan los pros y contras del proyecto y
diseo del sistema propuesto y deciden si proceder o no.

Para tomar su decisin hacen dos preguntas clave:
1. El sistema propuesto alcanzar sus objetivos?
2. El proyecto de estudio propuesto es la mejor forma de realizar el anlisis del
sistema?

Si la decisin es a favor el proyecto pasa a la fase de estudio, si no, no.

8. Establecer un
mecanismo de control.

Antes de iniciar se establece el control del proyecto especificando lo que se
har, quin lo har y cundo lo har.


Plan Formal del proyecto de software.
Objetivo
Dar a conocer el proyecto con todos sus requerimientos, mismos que estn sujetos a la aprobacin de
los administradores o dueos del proyecto.

Contenido del Plan Formal

1. Introduccin.
2. Alcance y limitaciones del sistema.
3. Objetivos, General y Especficos.
4. Funcin principal del sistema.
5. Restricciones tcnicas

6. Estimaciones del proyecto
7. Riesgos del proyecto.
8. Organizacin del personal.
9. Mecanismos de seguimiento y control.

I. T. D. Unidad I
Materia: Gestin de proyectos de software Introduccin a la gestin de proyectos

Material Didctico
Elabor: L.I. Araceli Soledad Domnguez Flores 4
A continuacin presentamos los componentes principales que debe tener un plan de desarrollo para un
proyecto de software.

COMPONENTE Descripcin
Estimado de Costos: El plan requiere de un estimado de costos desglosado y detallado. Se debe
indicar los costos especficos para cada etapa de desarrollo y para cada uno de
los componentes. Costos de nmina, materiales, equipo, costos operacionales,
etc.
Programacin del
Tiempo:
Se indicar cundo comienza y termina cada una de las etapas de desarrollo.
Esto es necesario para poder determinar en todo momento si el proyecto se
encuentra adelantado, atrasado o en tiempo.
Planificacin del
Personal:
Se debe establecer cuntas personas se necesitan para cada etapa del proyecto
y qu tiempo dedicarn a trabajar en el proyecto (hrs/da, hrs/semana, hrs, etc.)
Cada etapa puede requerir mayor o menor cantidad de personas que otras
etapas y no todas las personas trabajan en todas las etapas.
Estructuracin del
Equipo de Trabajo
(personal):
El plan debe establecer la composicin de cada grupo de trabajo. En este
componente es muy importante tomar en consideracin qu tipo de personas
se incluirn ya que se necesita un grupo que se acople bien. Se podra dar el
caso de que se haga un grupo con individuos que trabajen muy bien solos o
con algunas personas pero no con el grupo de trabajo en el que se incluyan.

Verificacin y
Control de Calidad:
Para poder generar un producto de calidad es necesario que constantemente se
verifique si los componentes del proyecto se estn cumpliendo con los
requisitos establecidos para el mismo. El plan de trabajo indicar de forma
especfica los mecanismos de verificacin y control de calidad que se utilizarn
en cada una de las etapas.
Gerencia de
Configuracin:
El plan debe indicar de forma especfica los mecanismos que se utilizarn para
atender la necesidad y solicitudes de cambio en el proyecto.
Monitoreo del
Proyecto:
El plan debe indicar cmo la gerencia estar monitoreando las actividades del
proyecto y se encargar de que se cumpla (hasta donde sea posible) el plan de
trabajo establecido.

Manejo de Riesgos: Todo proyecto tiene sus riesgos. El plan debe establecer qu se har en casos de
retraso o qu ocurrir si se pierde uno o varios miembros del personal. Otro
aspecto que debe considerar el plan es bajo qu circunstancias se decidir no
continuar con el proyecto ya que siempre existe la posibilidad de que el
desarrollo se salga de control y resulte ms caro continuar con el mismo que
detenerlo y perder el trabajo hecho.

El desarrollo del plan de trabajo tiene como una de sus entradas el documento con las
especificaciones de requisitos del software. Utilizando este documento, informacin sobre
presupuesto y personal se trabajar en la planificacin del proyecto. El producto de esta etapa es
el documento que contiene el Plan para el Proyecto.
I. T. D. Unidad I
Materia: Gestin de proyectos de software Introduccin a la gestin de proyectos

Material Didctico
Elabor: L.I. Araceli Soledad Domnguez Flores 5


1.2.2. PROPUESTA
Disear una propuesta es en realidad la creacin de un plan para un proyecto eficaz: un plan que le
guiar a usted y a su organizacin, a travs de la vida del proyecto.
La introduccin proporciona un vistazo general del proyecto propuesto.
Los puntos que son importantes de transmitir son, por lo general,:
el nombre del proyecto,
la organizacin,
un resumen del proyecto de una pgina que incluya los resultados esperados,
el tiempo estimado de duracin del proyecto,
la o las personas encargadas de su administracin
las fuentes totales de financiamiento para el proyecto (contribuciones, donante asociados,
etc.), adems de lo que usted est solicitando.

METAS Y OBJETIVOS

Enfquese en la importancia de una exposicin simple y directa de las metas y objetivos del proyecto.
Estos son dos de los elementos bsicos que forman cualquier propuesta.

METAS : Son los resultados, a largo plazo, que el proyecto pretende lograr. El proyecto debe ser una
parte de una estrategia total para cumplir la misin de la organizacin. Las metas del proyecto son
una expresin de cmo encaja con las aspiraciones a largo plazo de la organizacin.
OBJETIVOS : Responden directamente a la misin de la organizacin, son los productos especficos que
guan las acciones de la organizacin y que derivan en actividades. Es de gran ayuda plantear los
objetivos en trminos precisos, cuantificables y dentro de un plazo determinado.

MONITOREO, EVALUACIN E INFORMES.

Toda organizacin debe poder seguir la trayectoria del progreso de sus proyectos a travs de un
sistema de monitoreo y evaluacin.
El disear un proceso de monitoreo y evaluacin para cada proyecto le permitir a su organizacin
examinarlo con claridad, medir sus metas, monitorear el logro de sus objetivos y determinar un marco
cronolgico para los resultados esperados.
El sistema deber incluir procesos para vigilar el avance del proyecto, para someter informes sobre estos
avances y para evaluar el estado de las actividades.

La propuesta tambin deber describir el mtodo para retener y presentar lo que se ha aprendido, tanto
para su organizacin como para las organizaciones colaboradoras involucradas en el proyecto. Este
proceso es crtico para la comprensin continua de su evolucin y para mejorar su eficacia. Otro punto
crtico es el decidir quin llevar a cabo el monitoreo y la evaluacin y si dicha evaluacin se har con
personal de la organizacin o asesores externos.
I. T. D. Unidad I
Materia: Gestin de proyectos de software Introduccin a la gestin de proyectos

Material Didctico
Elabor: L.I. Araceli Soledad Domnguez Flores 6

SUSTENTABILIDAD

La seccin de sustentabilidad debe incluir una explicacin breve del ciclo de vida del proyecto. La
seccin debe describir cmo el impacto del proyecto continuar despus que ste haya terminado, o en
caso de proyectos continuos, debe describir cmo continuar sus gestiones una vez concluidos los
fondos solicitados. La sustentabilidad de un proyecto tiene muchas dimensiones: tcnica, administrativa,
ambiental, social y financiera. Debido a que dicha sustentabilidad depende de la influencia mutua de
todas sus dimensiones, el fracaso en un rea puede poner en peligro la sustentabilidad de todo el
proyecto.

1.2.3. SELECCIN Y EVALUACIN DEL PERSONAL
El administrador debe emplear a las personas ideales para el proyecto. Sin embargo en ocasiones se
presentan dificultades como:
Bajo presupuesto para contratar personal calificado.
El personal adecuado no est disponible.
La empresa desea que su personal novato obtenga experiencia.

Las personas que participan en un proyecto pueden desempear alguno de los siguientes roles:
Director del proyecto
Cliente/usuario
Organizacin ejecutante
Miembro del equipo del proyecto
Equipo de direccin del proyecto
Patrocinador

Los aspectos importantes a considerar respecto al factor humano son:
Participantes
Lderes de equipo
Estructura organizacional del equipo de software
Conflictos de coordinacin y comunicacin

1.2.4. SUPERVISIN Y REVISIN DEL PROYECTO
Las fases de planificacin y programacin son cruciales, sin embargo, pocas veces los planes se cumplen
al pie de la letra; los materiales llegan tarde, el trabajo lleva ms tiempo del previsto, etc.
Llamamos seguimiento al proceso de recopilacin de datos sobre el funcionamiento real del proyecto y
su incorporacin al programa, as como la obtencin de los informes pertinentes para que el director y
el personal implicado est informado de los cambios ocurridos frente a la programacin de trabajos
inicial. Llamamos control a la funcin que utiliza los datos proporcionados por el seguimiento para
I. T. D. Unidad I
Materia: Gestin de proyectos de software Introduccin a la gestin de proyectos

Material Didctico
Elabor: L.I. Araceli Soledad Domnguez Flores 7
llevar la ejecucin real del proyecto de acuerdo con los planes previstos. La evaluacin es una fase
posterior al control. En la fase de evaluacin es donde haremos juicios sobre la calidad y efectividad del
proyecto. En definitiva, controlar implica tomar las medidas correctivas necesarias cuando los hechos
difieren de lo previsto ms de lo que se considera admisible para cada proyecto. Para establecer un
seguimiento adecuado del proyecto, necesitaremos conocer qu informacin es la que se necesita para
realizar un control efectivo del mismo. As, dependiendo de las caractersticas del proyecto se actualizar
el programa semanal, mensualmente, etc. El ltimo paso de la Gestin de Proyectos es la Evaluacin.
Cuando hemos acabado tenemos la oportunidad de aprender de nuestros errores. El anlisis de los
mismos har las decisiones futuras ms realistas. Por ejemplo, debemos preguntarnos si hemos
subestimado la duracin de las actividades, si las prelaciones establecidas han sido correctas, si hemos
asignado el trabajo al personal adecuado o si ha habido retrasos en la recepcin del material, as como
si la calidad era apropiada.

1.2.5. INFORMES
TIPOS DE INFORMES

Por la materia que abarcan se clasifican en:
CIENTFICOS: se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y riguroso; pertenecen
a la categora de memorias cientficas.
TCNICOS: se desarrollan en las organizaciones pblicas o privadas sobre temas de
sociologa, antropologa, psicologa social, etc.; su lenguaje es accesible, pero mantiene el rigor
de la investigacin cientfica.
DE DIVULGACIN: destinados al pblico en general; su lenguaje se adapta a una persona de
mediana cultura.
MIXTOS: destinados tanto a instituciones como al pblico en general; su lenguaje se adapta a los
dos destinatarios.
Por la extensin que tienen pueden ser:
Breves
Extensos
Por las caractersticas textuales (EL INFORME) se clasifican en:
EXPOSITIVOS: contienen una informacin o una descripcin del tema o unas instrucciones. No es
necesario incluir conclusiones, de interpretacin o evaluacin; a veces, reciben el nombre de
dossier (conjunto de informaciones, documentos o papeles recopilados sobre una persona o un
asunto).
ANALTICOS: tienen como objetivo justificar una decisin o accin ya realizada o, al menos,
proyectada. Se denominan tambin propuesta o proyecto.
PERSUASIVOS: pretenden convencer al destinatario para que tome una decisin en la lnea de
lo que se expone en el informe. Proponen un plan de accin (es el informe ms utilizado en
consultora).


CONTENIDO DEL INFORME
I. T. D. Unidad I
Materia: Gestin de proyectos de software Introduccin a la gestin de proyectos

Material Didctico
Elabor: L.I. Araceli Soledad Domnguez Flores 8
Aspectos formales:
Portada
Ttulo del proyecto
Empresa que solicita el proyecto (cliente)
Empresa que realiza el proyecto
Aspectos Legales:
Documento de entrega y finalizacin
Documento / contrato de solicitud
ndice:
Contenidos del documento
ndice de grficos
ndice de tablas
ndice de figuras
Informe directivo:
Objetivos del estudio
Principales resultados
Conclusiones
Recomendaciones