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11 Le guide du parfait auditeur interne

Prface
de Xavier QURAT-HMENT
La russite de toute entreprise, comme le savent les oprationnels
au contact de clients de plus en plus exigeants et soumis une
rglementation qui stoffe rgulirement , rside, avant tout, dans
lart de lexcution et dans ltat desprit qui la conduit.
Apporter de la valeur ajoute aux audits ncessite aujourdhui, de
la part des auditeurs, un vritable engagement, un fort profession-
nalisme. Instaurer une relation de confiance base sur un change
gagnant-gagnant est dsormais lobjectif impos tous les audi-
teurs dans un environnement de plus en plus difficile avec la mul-
tiplication des rfrentiels et des temps daudit optimiss
Cest la raison pour laquelle cette mission exige quun auditeur ne
peut dsormais qutre un auditeur PARFAIT , reconnu en interne,
matrisant sa technique, confiant et orient moyens et rsultats .
En quelques mots simples, ce parfait auditeur interne devrait tre
idalement dot des dons suivants :
savoir (r)assurer (plus que contrler et sen donner les moyens) ;
savoir tayer ses remarques (des faits, des faits et encore des faits) ;
savoir couter (et donner un vrai droit de rponse aux audits...) ;
savoir prendre en compte les difficults de loprationnel et les
exigences des clients ;
savoir tre clair et efficace (en audit, personne ne perd du temps,
tout le monde en gagne).
Mais ceci, jajouterai dexprience quun bon auditeur est un
auditeur heureux. Il doit ainsi vivre pleinement sa mission et
aimer apprendre et avoir la capacit assimiler et comprendre le
rfrentiel daudit des processus ou des domaines audits ;
aimer faire jouer sa curiosit, avec la capacit poser les bonnes ques-
tions et adapter son questionnement en fonction des rponses ;
aimer la rigueur et dvelopper ses capacits dobjectivit, dana-
lyse et dorganisation ;
aimer la communication et lempathie et ainsi faire prendre de la
hauteur ceux qui lentourent et bonifier les qualits de chacun.
Avec cet ouvrage, Christophe Villalonga nous offre un guide simple,
pratique et plein de bonnes ides et de trouvailles qui aideront les audi-
teurs internes parfaire la pratique de leur mission, avec lenthou-
siasme et la rigueur de ceux qui matrisent compltement leur sujet.
Xavier Qurat-Hment,
DIRECTEUR DE LA QUALIT DU GROUPE LA POSTE
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Introduction
Auditer, quel bel exercice 15
la recherche daudits forte valeur ajoute 16
13
15 Le guide du parfait auditeur interne
Auditer, quel bel exercice
Et pourtant, cet exercice est des plus difficiles, car il demande
de la prparation, de la concentration, de lexactitude, de la
synthse, de la clart, de la communication, de la syntaxe, de
la conviction le tout en un minimum de temps
Auditer nest vraiment pas de tout repos et pourtant les audi-
teurs internes apprcient cette responsabilit qui permet dex-
plorer de nouveaux territoires, de dcouvrir dautres univers,
daller visiter dautres environnements avec un objectif pr-
cis : sassurer du fonctionnement et de lefficacit du domaine
auditer.
Dans ce contexte, lapproche de laudit est aujourdhui dou-
ble : il faut prouver la conformit et valuer lefficacit dun
systme de management tout en apportant une vritable
valeur ajoute lie laudit lui-mme.
Mais apporter cette valeur ajoute et faire voluer le proces-
sus daudit (et surtout lapproche de laudit) ne peut se rsu-
mer en un simple changement de procdure et de documents
associs. Il faut aussi faire voluer les mentalits des parties
intresses : la direction doit utiliser laudit comme un vri-
table outil au service du management, les chefs de service doi-
vent considrer laudit comme une opportunit de progrs,
Introduction
16
les audits doivent faire preuve de transparence, les respon-
sables de processus doivent exploiter les rsultats daudit et
les auditeurs doivent tre constructifs dans leurs diffrentes
approches et observations.
Cet ouvrage sattache vous offrir les meilleures techniques
daujourdhui pour apprhender vos audits internes avec cette
nouvelle philosophie qui lie la fois laudit de fonctionne-
ment et lapport dune vritable valeur ajoute fonctionnelle.
la recherche daudits
forte valeur ajoute
Lexprience montre que la valeur ajoute des audits internes
dans les organisations reste trs ingale. Certaines entreprises
ralisent des audits comme une contrainte impose par la
norme (et donc sans relle conviction), dautres, au contraire,
utilisent cet outil comme un vritable vecteur de progrs et
donne ainsi toute sa valeur lexercice.
Dans le contexte actuel, il est clair que les audits doivent imp-
rativement apporter de la valeur ajoute. En effet, toutes les
organisations sont la recherche doptimisation du temps
et les activits juges non rentables sont le plus souvent li-
mines. Laudit mobilisant des ressources est ainsi en danger
si sa valeur ajoute nest pas dmontre. Il est donc ncessaire
doptimiser sa chane de valeurs pour assurer la satisfaction
> DES CLS
POUR RUSSIR
Un engagement
de la direction
et de la hirarchie.
Des audits et
des auditeurs forte
valeur ajoute.
Lorganisation
des audits sur des
points risques
Une prise en compte
des rsultats daudits
dans lorganisation.
Une valorisation
des audits dans
lorganisation comme
outil de progrs
Une complmentarit
avec les dispositifs de
surveillance existant
dans lorganisation.
Une culture propice
lamlioration
continue.
Introduction
17 Le guide du parfait auditeur interne
de toutes les parties prenantes et donner toute sa valeur lau-
dit, au service de lentreprise.
Ainsi, dans les pages suivantes, nous allons passer en revue
lensemble des facteurs cls de succs, pour la ralisation et
la russite de vos audits internes en dtaillant les outils et les
mthodes de leurs principales phases de ralisation :
Les phases de laudit Les outils et mthodes utiliss
1 Dfinir
La mthode daudit (procdure)
Lquipe daudit
2 Planifier Le programme daudit
3 Prparer
La revue documentaire
Le plan daudit
4 Raliser
La runion douverture
Le questionnement
Lobservation
Ltude documentaire
La prise de notes
5 Restituer
La runion de synthse
La runion de clture
Le rapport daudit
CHAPITRE 1
Dfinir sa mthode daudit
Btir une procdure daudit interne 21
Btir sa procdure daudit interne, phase aprs
phase, les bonnes questions se poser 21
Constituer son quipe dauditeurs 23
Slectionner des auditeurs motivs 23
Former les auditeurs 24
Animer son quipe daudit 25
Choisir des auditeurs forte valeur ajoute 25
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Dfinir sa mthode daudit
21 Le guide du parfait auditeur interne
> REPRE
La norme ISO 19011
prsente des lignes
directrices pour
laudit des systmes
de management
de la qualit et/ou
de management
environnemental
Btir une procdure daudit interne
La procdure daudit est une obligation des normes de sys-
tme de management qualit, scurit ou environnement.
Cette obligation documentaire tmoigne de limportance des
audits internes pour le pilotage et la surveillance dune orga-
nisation. Mais au-del de cette exigence, purement norma-
tive, il est essentiel de comprendre que laudit doit tre men
de manire ce quil contribue significativement lamlio-
ration continue de son objet, en sassurant de la ralisation
effective des activits dans une logique de matrise (confor-
mit), de traabilit et defficacit.
Ainsi, pour tre vraiment efficace, tout responsable dun sys-
tme de management a lobligation de dfinir, dans une pro-
cdure, la mthode daudit mise en uvre dans son
organisation. Cette procdure doit comprendre tout ou par-
tie des informations suivantes.
Btir sa procdure daudit interne, phase aprs
phase, les bonnes questions se poser
La programmation des audits
Qui effectue la programmation ? Comment est ralise cette
programmation ? Quels sont les lments pris en compte pour
la programmation ?
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La qualification des auditeurs
Quelle est la mthode de qualification des auditeurs ? Quelle
est la dure de cette qualification ? Quelles sont les comp-
tences requises des auditeurs ?
La prparation des audits
Comment seffectue cette prparation ? Comment est orga-
nise la revue documentaire ? Quelle est la forme du plan
daudit ?
La ralisation des audits
Doit-on organiser une runion douverture ? Qui participe
la runion douverture ? Quelles sont les techniques de ques-
tionnement ?
La restitution des rsultats
Comment prsenter les conclusions daudit ? Comment sont
classes les observations ? Comment est prsent le rapport
daudit ?
Le suivi des audits
Qui est responsable du suivi des audits ? Comment est ralis
le suivi des audits ? Comment sont prsents les rsultats lors
de la revue de direction ?
Toutes ces questions ne trouvent pas forcment de rponse
dans la procdure daudit. En effet, celle-ci va comprendre uni-
Dfinir sa mthode daudit
23 Le guide du parfait auditeur interne
quement les informations caractre oprationnel. Car il est
souvent inutile de mettre dans la procdure daudit des l-
ments qui sont du ressort des comptences des auditeurs (par
exemple les techniques de questionnement, les techniques de
prise de notes ou encore lobservation des activits)
La procdure daudit est ainsi un lment important de tout
systme de management, car elle dfinit la mthode mise
en uvre.

Voir en annexes, page 107 un modle de procdure daudit.


Constituer son quipe dauditeurs
La mthode dfinie, il convient de slectionner les auditeurs
qui vont la mettre en uvre. Ce choix est un point tout aussi
important que la dfinition de la mthode. En effet, ce sont
les auditeurs qui vont faire vivre les audits au sein mme
de lorganisation. Ils vont vhiculer de ce fait une image plus
ou moins positive et assurer leur succs (ou leur chec) et
donc leur vritable valeur ajoute pour lentreprise !
Slectionner des auditeurs motivs
De prime abord, il peut sembler difficile didentifier autour
de vous de futurs auditeurs internes motivs mais sachez
quil est tout fait possible de constituer des quipes daudits
avec des auditeurs motivs et volontaires. Lappel candida-
> IMPORTANT
Les auditeurs sont
les acteurs essentiels
de la russite des
audits. Dfinissez donc
un vritable dispositif
damlioration de
leurs comptences
pour vous garantir
des rsultats daudits
forte valeur ajoute !
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ture fonctionne dans bien des cas et permet des collabora-
teurs de dcouvrir le fonctionnement de leur organisation en
ralisant des audits. Cette phase de dcouverte de sa propre
entreprise est souvent une motivation trs forte pour les nou-
veaux auditeurs. Elle offre une ouverture, une vision globale
de lorganisation, en sortant les auditeurs de leur propre cadre
de rfrence (activit, fonction).
La seconde principale source de motivation se trouve dans
lacquisition par les auditeurs de nouvelles techniques de
communication et de questionnement qui leur seront trs
utiles dans leur poste actuel ou leur carrire venir. Nhsi-
tez pas la souligner, tre auditeur interne, cest un point fort
sur un CV !
Former les auditeurs
La formation est une tape indispensable, elle permet dac-
qurir les comptences ncessaires (qui ne sont pas innes !)
pour la ralisation et loptimisation des audits. Cette forma-
tion doit comprendre la fois, une prsentation du systme
de management (organisation du systme, structure docu-
mentaire, rgles de pilotage, les fondamentaux) et une pr-
sentation des techniques daudits, notamment en ce qui
concerne le questionnement. De nombreuses organisations
intgrent dans la formation des nouveaux auditeurs une
phase dobservation et daccompagnement dauditeurs plus
chevronns (sous forme de compagnonnage et de transfert
de comptences). Dautres organisations plus importantes,
Dfinir sa mthode daudit
25 Le guide du parfait auditeur interne
avec un certain nombre dauditeurs, dfinissent des critres
pour la qualification de leurs auditeurs internes afin dassu-
rer une objectivit et une homognit dans la ralisation des
audits (par exemple, avoir ralis au moins trois audits en
observation).
Lune et lautre solution sont intressantes mettre en uvre,
soit sparment, soit de manire complmentaire.
Animer son quipe daudit
Il doit exister une vritable animation fonctionnelle de
lquipe daudit afin de linscrire dans une logique damlio-
ration continue du dispositif daudit. Cette animation peut
se faire laide de nombreux moyens, tels que : lvaluation
de la satisfaction des audits (dans une logique de retour dex-
priences et non de contrle !) ou encore lorganisation dun
sminaire annuel (revue des mthodes daudits, discussion sur
des points de blocage, identification des bonnes pratiques).
Sachez que le management fonctionnel des auditeurs condi-
tionne la russite des audits de lorganisation. Et gardez tou-
jours lesprit que les auditeurs internes pratiquent
gnralement cette mission en plus de leurs activits opra-
tionnelles Celle-ci doit donc tre enrichissante, valorisante
et porteuse de sens !
Choisir des auditeurs forte valeur ajoute
Il convient daffecter dune manire efficace les auditeurs au
regard du champ daudit. Pour cela, vous devez tenir compte
> IMPORTANT
Auditeur interne,
les qualits
et les comptences
ncessaires :
ouvert desprit ;
diplomate ;
observateur ;
perspicace ;
polyvalent ;
autonome ;
synthtique ;
empathique
Cette liste nest pas
exhaustive, nhsitez
pas la complter !
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des disponibilits, de la pertinence des conclusions daudits
prcdents (qualit des observations, impact positif de laudit
en interne...), de lindpendance avec le domaine audit
Sans oublier dautres critres plus subjectifs comme le savoir-
tre de lauditeur et la perception des audits
Ainsi, lexprience professionnelle, la formation dauditeur,
lexprience daudit sont des moyens par lesquels une per-
sonne acquiert les connaissances et laptitude ncessaires
pour devenir un auditeur forte valeur ajoute .
Mais attention, ces connaissances, bien que ncessaires, sont
souvent insuffisantes si elles ne reposent pas sur des qualits
personnelles et une culture douverture aux autres. En effet,
le savoir-tre est une donne fondamentale pour raliser
des audits internes forte valeur ajoute . Les seuls dont les
effets seront vraiment orients efficacit
Sachez-le, lexprience montre que le bon auditeur est celui
qui apporte de la valeur ajoute lors de la ralisation de ses
audits, pour lentreprise, bien sr, et son systme dorganisa-
tion, mais aussi pour les audits, de manire plus individuelle,
dans la ralisation de leur travail quotidien.