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GUIA DE SERIES DOCUMENTALES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE

COLOMBIA.
Documento 2. Serie documental !ISTORIAS CL"NICAS.
Elaborado: Diciembre de 2004
Revisado: Julio 25 de 2005
(Documento elaborado por Secretaria General- Unidad de rc!ivo "ivel "acional - le# $rancisco %ar&as' bo&ado'
Esp( Derec!o )*blico( +ontratista a,os 2004-2005( -
Contenido
.( )resentaci/n 0 1usti2icaci/n
2( 3arco normativo b4sico
5( De2inici/n de la serie documental
4( +lasi2icaci/n
5( +ontenidos
6( 7r&ani8aci/n t9cnica
-7rdenaci/n
-Depuraci/n
-Selecci/n 0 valoraci/n
-:iempos de Retenci/n
;( Unidades de conservaci/n
<( Soportes-Di&itali8aci/n-Sistemas de =n2ormaci/n
>( cceso 0 se&uridad
-En arc!ivos de &esti/n
-En arc!ivos sat9lites(
#. $re%entaci&n ' (u%ti)icaci&n.
?as @istorias +lAnicas' constitu0en un e#pediente esencial para los seres
!umanos' son !erramientas esenciales para la materiali8aci/n de uno de los
principales aspectos del bienestar: la salud( ?a @=S:7R= +?B"=+ es el
re&istro de la evoluci/n de las condiciones or&4nicas de las personas'
indispensable para el e1ercicio pro2esional de la medicina 0 testimonio con valor
le&al de la responsabilidad de los actores del sector salud (actos m9dicos- 0
sin duda 2uente !ist/rica para recrear la evoluci/n de la medicina 0 de la salud
de las poblaciones(
2. Marco normati*o +,%ico.
+onstituci/n "acional rts( ..C' .5C' 44C' 4>C' 50C' ;4C
?e0 5>4 de 2000(
Resoluci/n 0.>>5 de .>>> del 3inisterio de Salud(
Resoluci/n 2546 de .>>< del 3inisterio de Salud(
?e0 .00 de .>>5( ?ibro se&undo(
1
-. De)inici&n de la %erie documental.
?os elementos b4sicos 0 comunes a todas las entidades Due producen 0
conservan esta clase de e#pedientes est4n contenidos en la de2inici/n le&al de
las @istorias clAnicas:
La Historia Clnica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva,
en el cual se registran cronolgicamente las condiciones de salud del paciente,
los actos mdicos y los dems procedimientos ejecutados por el equipo de
salud que interviene en su atencin. ic!o documento "nicamente pude ser
conocido por terceros previa autori#acin del paciente o en los casos previstos
por la ley$
%

En ra8/n de las especiales condiciones 0 servicios en ra8/n de los cuales la
Universidad produce estos e#pedientes proponemos la si&uiente de2inici/n Due
busca ser muc!o m4s inte&ral 0 especA2ica:

La Historia Clnica es una serie documental de carcter privado y acceso
reservado que contiene toda la informacin que se produzca sobre la
atencin y condiciones de salud de las personas en los casos que
establezcan los reglamentos de la Universidad. e organiza de manera
cronolgica y corresponde su gestin a los equipos de salud
!
de las
unidades acad"micas y administrativas de la Universidad de conformidad
con los estatutos y dems normas aplicables#.
.. Cla%i)icaci&n.
Diversas o2icinas 0 unidades de la Universidad son productoras documentales
de este e#pediente: )or una parte la Unidad de Servicios de Salud U"=S?UD
5
conserva @istorias clAnicas del personal administrativo 0 docente' las unidades
de bienestar de sede en sus secciones o 4reas de atenci/n m9dica conservan
las @istorias +lAnicas de los Estudiantes' otras 4reas como es el caso de las
o2icinas de personal (4reas de salud ocupacional- re&istran la serie @istorias
+lAnicas 7cupacionales' el =nstituto de Gen9tica de la Sede Eo&ot4 elabora 0
conserva @istorias +lAnicas Gen9ticas' las $acultades de 7dontolo&Aa'
3edicina (no solo el pro&rama de 3edicina sino los de :erapias- 0 +iencias
@umanas (pro&rama de Sicolo&Aa- &eneran al&unas clases de @istorias
+lAnicas' la Divisi/n de Recreaci/n 0 Deportes de la Sede Eo&ot4 produce
@istorias +lAnicas de Deportistas( Una ve8 clara esta caracterAstica podemos
identi2icar las diversas Series de @istorias +lAnicas Due se encuentran en los
arc!ivos de la Universidad:
1
Resoluci/n .>>5 de .>>> del 3inisterio de Salud de +olombia' rt( .C(
2
Es relevante saber como de2ine la norma este eDuipo: &on los pro'esionales, tcnicos y
au(iliares del rea de salud que reali#an la atencin clnico asistencial directa del usuario y los
auditores mdicos de aseguradoras y prestadores responsables de la evaluacin de la calidad
del servicio brindado$. Resoluci/n .>>5 de .>>> del 3inisterio de Salud de +olombia' rt( .C(
3
+on presencia en las sedes Eo&ot4' 3edellAn' 3ani8ales 0 )almira(
2
!ISTORIAS CL"NICAS
!ISTORIAS CL"NICAS DE ESTUDIANTES
!ISTORIAS CL"NICAS OCU$ACIONALES
4
!ISTORIAS CL"NICAS GEN/TICAS
!ISTORIAS CL"NICAS DE SALUD MENTAL
!ISTORIAS CL"NICAS DE DE$ORTISTAS
Subseries b4sicas:
+on base en las prescripciones de la Resoluci/n .>>5 de .>>> del 3inisterio
de Salud de +olombia' no resulta procedente conservar las @istorias +lAnicas
39dicas 0 las @istorias +lAnicas 7dontol/&icas
5
en arc!ivos separados' por
ende tanto en la Unidad de Servicios de Salud U"=S?UD como en el Servicio
39dico Estudiantil (por tratarse de las !istorias clAnicas tipo-est4ndar-- se
deben uni2icar estas dos clases de !istorias a manera de subseries de la serie
de @istorias +lAnicas( )or tanto las :RD de dic!as unidades deben re&istrar las
si&uientes subseries documentales:
@=S:7R=S +?="=+S 7D7":7?FG=+S(
@=S:7R=S +?="=+S 3GD=+S(
@=S:7R=S +?B"=+S S=+7?FG=+S
6

Subseries especiales
Debido a la especi2icidad de los servicios de salud 0 a la poblaci/n ob1etivo en
la Universidad' al&unas series como la @istoria +lAnica de estudiantes presenta
subseries especA2icas como la si&uiente:
(E1emplo-
@=S:7R=S +?="=+S 3GD=+S ES:UD=":ES DE )REGRD7(
@=S:7R=S +?="=+S 7D7":7?FG=+S ES:UD=":ES DE )REGRD7(
@=S:7R=S +?="=+S 3GD=+S ES:UD=":ES DE )7SGRD7(
@=S:7R=S +?="=+S 7D7":7?FG=+S ES:UD=":ES DE )7SGRD7(
4
Debe aclararse Due las @istorias +lAnicas 7cupacionales ori&inales deben ser conservadas
por la respectiva se&uradora de Ries&os )ro2esionales R) 0a Due su responsabilidad directa
se relaciona con las en2ermedades pro2esionales 0 la salud ocupacional( ?a serie Due aDuA se
menciona 0 Due conserva el 4rea de personal de la Sede Eo&ot4 debe tener el car4cter de
copia con un tiempo de retenci/n de 2 a,os en rc!ivo de Gesti/n' .0 a,os en rc!ivo +entral
0 disposici/n 2inal de eliminaci/n(
5
Resoluci/n .>>5 de .>>> del 3inisterio de Salud de +olombia' rts( 6C
6
+uando la unidad de salud preste este servicio(
3
0. Contenido%.
;
Si&uiendo los par4metros estipulados por el 3inisterio de Salud' estos deben ser
como mAnimo:
$ormato de identi2icaci/n del usuario (ori&inal-
$ormatos de re&istros especA2icos (ori&inal-
$ormatos de remisiones (copia-
utori8aciones del paciente (ori&inal-
Re&istros de procedimientos (ori&inal-
dicional se podr4n incluir los 2ormatos aprobados por el respectivo +omit9 de
@istorias +lAnicas para ampliar 0H o complementar la in2ormaci/n de la serie(
:ambi9n podremos encontrar al&unos tipos documentales especA2icos se&*n la
clase de vinculaci/n del usuario( E1( Recibos de pa&o (para la @istoria +lAnica de
Estudiantes-(
0.# +omit9 de @istorias +lAnicas
Debido a la importancia de este e#pediente' la Resoluci/n .>>5 de .>>>
re&ulari8a la obli&aci/n de con2ormar un comit9
<
para el tratamiento de temas 0
adopci/n de medidas en torno a las @istorias +lAnicas 0 su arc!ivo(
+onsiderando los niveles or&ani8acionales de la Universidad 0 la diversidad de
4reas 0 servicios Due involucran la producci/n de @istorias +lAnicas' la
recomendaci/n es Due en cada 4rea se con2orme el comit9 ()( E1( U"=S?UD'
Irea de Eienestar' 4rea de )ersonal' =nstituto de Gen9tica' $acultad de
3edicina( $acultad de 7dontolo&Aa' etc- / se asi&nen sus 2unciones a un comit9
0a e#istente en aras de economAa en tiempo 0 recursos 0a Due la resoluci/n en
menci/n lo permite(
1. Or2ani3aci&n t4cnica.
7rdenaci/n( ?as @istorias +lAnicas se ordenar4n cronol/&icamente desde el
primer documento producido (el cual se encontrar4 en la parte superior de la
carpeta- 0 !asta el *ltimo
>
(este estar4 al 2ondo- debe 2oliarse ri&urosamente
.0
7
Resoluci/n .>>5 de .>>> del 3inisterio de Salud de +olombia' rts( <C a ..C( partir del mes
de a&osto del a,o .>>> ?os resultados de e#4menes paraclAnicos' las im4&enes dia&n/sticas'
los reportes de interpretaci/n de im4&enes dia&n/sticas deben ser entre&ados a los pacientes
no sin antes re&istrar los resultados en los 2ormatos re&istros especA2icos establecidos( Esta
clase de documentos' para el caso de las @istorias con2ormadas antes de la entrada en
vi&encia de la Resoluci/n' las entidades pueden entre&arlo a los usuarios de1ando una
constancia escrita de ello en la misma @istoria' de lo contrario deben permanecer en el
e#pediente(
8
JDe2Anase el +omit9 de las @istorias +lAnicas como el con1unto de personas Due al interior de
una instituci/n prestadora de servicios de salud' se encar&a de velar por el cumplimiento de las
normas establecidas para el correcto dili&enciamiento 0 adecuado mane1o de la @istoria
+lAnica( Dic!o comit9 debe establecerse 2ormalmente como cuerpo cole&iado o mediante
asi&naci/n de 2unciones a uno de los comit9s e#istentes en la instituci/n(K Resoluci/n .>>5 de
.>>> del 3inisterio de Salud de +olombia' rt( .>C(
9
Resoluci/n .>>5 de .>>> del 3inisterio de Salud de +olombia' rts( .C 0 5C(
10
J?os tipos documentales Due inte&ran las unidades documentales de las series 0 subseries'
estar4n debidamente 2oliados con el 2in de 2acilitar su ordenaci/n' consulta 0 controlK( cuerdo
4
pre2eriblemente por el mismo inte&rante del eDuipos de salud Due presta la
atenci/n(
Depuraci/n( Se reali8ar4 una ve8 el e#pediente a&ote su tiempo de retenci/n en
el arc!ivo de &esti/n' es decir pasados cinco a,os desde la 2ec!a en Due se
re&istre la ultima atenci/n( En este momento debe veri2icarse Due no e#istan
documentos repetidos (copias- 1unto a sus ori&inales al interior de los
e#pedientes' en caso de encontrarse deber4 optarse por conservar solo los
ori&inales(
:r4mite 0 vi&encia( Entendemos por tiempo de tr4mite del e#pediente el Due
transcurre cuando el usuario se encuentra activo (es decir cuando se encuentra
!aciendo uso del servicio m9dico- este lapso puede e#tenderse de uno a
muc!os a,os( nualmente el responsable del mane1o 0 arc!ivo de las @istorias
+lAnicas deber4 e2ectuar una revisi/n para determinar Due @istorias +lAnicas !an
sobrepasado los cinco a,os sin re&istrar atenci/n desde la *ltima anotaci/n o
re&istro' estas @istorias deben ser separadas 0 or&ani8adas para su
trans2erencia al rc!ivo +entral mediante el procedimiento de trans2erencia
documental primaria(
)or presunci/n de la resoluci/n del 3inisterio de Salud' nin&una @istoria
podr4 ser trans2erida al rc!ivo +entral antes de completar los cinco
a,os contados desde su 2ec!a de apertura aunDue el usuario no !a&a
uso de los servicios de salud en este lapso(
:iempos de Retenci/n
rc!ivo de Gesti/n ()la8o de vi&encia-: +inco (5- a,os( Durante este
tiempo se reDuiere Due el e#pediente est9 en la unidad prestadora de
servicios de salud para la atenci/n de los usuarios' de las solicitudes de
res*menes de la @istoria presentadas por su titular o un tercero
debidamente autori8ado( :ambi9n se atender4n en este periodo las
reclamaciones por vAa constitucional (tutela- &ubernativa 0 1urisdiccional
..
(
042 de 2002 +onse1o Directivo del rc!ivo General de la "aci/n(
J?a documentaci/n deber4 numerarse consecutiva 0 cronol/&icamente al interior de la misma'
teniendo en cuenta las si&uientes recomendaciones: Utili8ar l4pi8 de mina ne&ra 0 blanda para
numerar desde uno (.- en adelante' en la esDuina superior derec!a de la !o1a' de manera
le&ible 0 sin enmendadurasK R+@=%7 GE"ER? DE ? "+=F" DE +7?73E='
3inimanual " C 4 de :ablas de Retenci/n 0 :rans2erencias Documentales (versi/n actuali8ada-(
Eo&ot4 D( +' a,o 200.' )4&( 5;
11
Gubernativa: Recursos de reposici/n 0 Ho apelaci/n ante la misma entidad( Jurisdiccional:
demandas contencioso administrativas de nulidad 0 restablecimiento del derec!o' reparaci/n
directa' acci/n las cuales oscilan entre cuatro meses 0 dos a,os de con2ormidad con el +/di&o
contencioso administrativo( :ambi9n se prev9n las posibles acciones por vAa civil
(responsabilidad contractual 0 e#tracontractual-' penal por comisi/n de conductas contra la
inte&ridad personal (lesiones personales' !omicidio culposo' etc-(
5
rc!ivo +entral ()la8o precaucional-: Ser4 de veinte (20- a,os (cinco m4s
del mAnimo e#i&ido en la Resoluci/n .>>5 de .>>> del 3inisterio de
Salud-( Este lapso ase&ura la disponibilidad de la in2ormaci/n para el
paciente' sus 2amiliares o responsables' para estudios e investi&aciones
epidemiol/&icas' como soporte de las investi&aciones 0 procesos
1urisdiccionales 0a mencionados(
Disposici/n 2inal esta serie se aplicar4 el procedimiento de selecci/n
.2
pues parte (una muestra- de la misma se destinar4 para conservaci/n
permanente en el rc!ivo @ist/rico de la Universidad( ?os criterios para
adelantar el procedimiento los indicar4 cada +omit9 de rc!ivo de
Sede
.5
' es decir' este cuerpo cole&iado determinar4 la clase de muestreo
0 los par4metros para adelantar el mismo( Se trata de una serie
documental de valores secundarios predecibles
.4
es decir' podemos
saber Due su principal valor secundario est4 relacionado con la
investi&aci/n !ist/rica de caracterAsticas epidemiol/&icas 0 de salud de
una comunidad particular como lo es la universitaria' para el investi&ador
representar4 una &ran riDue8a la in2ormaci/n Due por se&mentos de
edad' estudios' procedencias re&ionales' brinden las muestras de
!istorias clAnicas Due se encuentran en el rc!ivo @ist/rico(
)or lo anterior' el proceso de selecci/n 0 valoraci/n se debe apo0ar con (i- el
concepto solicitado a un &rupo de !istoriadores internos o e#ternos 0 (ii- un
concepto de un &rupo de notables o destacados docentes del 4rea de la salud
de la Universidad
.5
(
5. Unidade% de con%er*aci&n.
El e#pediente presenta tres caracterAsticas Due determinan los lineamientos
t9cnicos para sus carpetas: i- ?a serie tiene un alto n*mero de e#pedientes en
la Universidad (m4s de 5(000- 0 un &ran volumen de 2olios en promedio al
12
J?a selecci/n documental es un proceso t9cnico por el cual se establece el tiempo en Due los
documentos de arc!ivo sirven a 2ines administrativos 0 cuales de ellos !an de conservarse
para Due sirvan a 2ines de investi&aci/n((( ?a selecci/n documental consiste a su ve8 en un
estudio de valores: el valor para la administraci/n Due los produce (valor inmediato o primario-
0 el valor para la investi&aci/n del pasado (mediato o secundario-K %ISLUEM' 3urillo 3anuel(
+/mo seleccionar documentos de arc!ivo( D Sidera Editorial( ?a +alera N+/rdoba- r&entina(
,o 2002( )( .>(
13
J+abe distin&uir dos tipos de arc!ivos de @istorias +lAnicas: los masivos Due asientan el
estado de salud de &randes sectores de personas Due est4n obli&adas a controlarse Nreclutas'
estudiantes' solicitantes de certi2icados para traba1ar' etc( O los Due re&istran pacientes Due
concurren espont4neamente( En las !istorias clAnicas de los primeros no se encuentra valor
mediato su2iciente para conservar m4s Due al&*n muestreo Due de a conocer el tr4miteK
%ISLUEM' 3urillo 3anuel( =bAdem( )4&( .50(
14
J%alor mediato predecible o evidencial: Es el Due poseen ciertos tipos documentales o series
Due permite determinar su inter9s para la investi&aci/n desde el momento de la plani2icaci/n 0
por lo tanto ser asentados en la :abla de Retenci/n 0 destino 2inal' antes de ser tramitadosK(
%ISLUEM' 3urillo 3anuel( 7p( +it( )4&( <>(
15
+omo apo0o a la comisi/n evaluadora Due en este caso es el +omit9 de rc!ivo de Sede
J)ara esta apreciaci/n se reDuieren !istoriadores e investi&adores a Duienes interese la
reconstrucci/n del pasado o de aspectos de 9l( )uede adem4s !aber t9cnicos en estadAsticas
0 soci/lo&os( Estos *ltimos para apreciar el criterio de importancia de personas 0 sucesos en el
medioK %ISLUEM' 3urillo 3anuel( 7p( +it( p(p( P.45-.46Q(
6
interior de cada e#pediente (.00-' especialmente en el caso de las @istorias
+lAnicas de los 2uncionarios docentes 0 administrativos (conservadas por
Unisalud- ii- lto nivel de manipulaci/n durante el tr4mite 0 en el arc!ivo de
&esti/n iii-R 0 su tiempo de retenci/n en las 2ases de arc!ivo de &esti/n 0
central es mu0 alto (suman 25 a,os-(
Estas condiciones conllevan al dise,o de una variante de la carpeta usada en
la Universidad para la conservaci/n de los dem4s e#pedientes (carpeta con
aletas laterales 0 cordones- en aras de 2acilitar su conservaci/n' mane1o'
consulta 0 tr4mite en los arc!ivos de &esti/n 0 central' ello sin olvidar Due es
esencial respetar siempre el orden de producci/n natural del e#pediente( El
modelo m4s pr4ctico es el de tapas independientes unidas por &anc!o
le&a1ador de pl4stico' con cordones de cierre' marbete 0 pesta,a lateral(
De i&ual 2orma' la cantidad de e#pedientes su&iere para al&unas unidades ()(
E1( Unisalud- el uso de ca1as 0 estanterAa 2i1a o rodante
.6
de dimensiones 0
capacidad superiores a los Due o2recen los arc!ivadores verticales tipo torre
convencionales(
3arcaci/n: En el mar+ete se !ar4 con el nombre de la subserie respectiva 0 el
a,o de producci/n Due debe ser aDuel en el cu4l se re&istr/ la *ltima atenci/n
del usuario (0a Due a partir de este se comien8a a contar el tiempo de
retenci/n en arc!ivo de &esti/n-(
E1( @=S:7R=S +?="=+S 7+U)+=7"?ES a,o 2000(
En la 6e%ta7a lateral se marcar4 cada e#pediente con el n*mero de
identi2icaci/n personal Due corresponda al usuario siendo admisible Due
adem4s se consi&nen los apellidos 0 nombres 0H o el c/di&o (para el caso de
estudiantes-(
"*mero de c9dula de ciudadanAa para los ma0ores de edad( (+( +(-
"*mero de tar1eta de identidad (para los ma0ores de ; a,os a los cuales se les
e#pidi/ tal documento-( (:( = (-
"*mero de re&istro civil (para los menores de ; a,os cu0o re&istro se e#pidi/
con anterioridad a la implementaci/n del "U=)-( (R( +(-
"*mero Snico de =denti2icaci/n de )ersonal para los menores cu0o re&istro
civil conten&a tal n*mero 0 para los ma0ores de edad Due 0a ten&an asi&nado
tal sistema de identi2icaci/n( ("U=)-
"*mero de c9dula de e#tran1erAa o de pasaporte para los e#tran1eros( (+( E(- /
()( )(-(
16
?as empresas productoras de estanterAas pueden o2recer variados modelos (tipo canasta'
con entrepa,os para ca1as- cada unidad de arc!ivo asesorar4 las o2icinas de la sede Due
reDuieran estas alternativas(
7
)ara el caso de personas sin n*mero de identi2icaci/n conocido' se usar4 el de
la madre o el padre se&uido de un numero consecutivo de acuerdo a su
posici/n en el n*cleo 2amiliar( (+( +( "( = (-
.;

8. So6orte%9 Di2itali3aci&n9 Si%tema% de in)ormaci&n.
l interior de la Universidad encontramos por una parte' un mane1o tradicional
en soporte papel de al&unas de las @istorias +lAnicas como es el caso de las
@istorias +lAnicas de Estudiantes' las Gen9ticas' las 7cupacionalesR para el
caso de la Unidad de servicios de salud U"=S?UD (unidad Due mane1a el
ma0or volumen de @istorias clAnicas: m4s de 6(000- la incorporaci/n de un
sistema de in2ormaci/n para la &esti/n
.<
de las @istorias +lAnicas (denominado
S3=- amerita reali8ar al&unas re2le#iones sobre aspectos
.>
esenciales para
una correcta &esti/n arc!ivAstica:
Reserva: El sistema de &esti/n in2orm4tica debe &aranti8ar no solo la
e#istencia de c/di&os de se&uridad 2rente a los particulares' los empleados
administrativos sino 2rente al personal m9dico Due no tiene ba1o su atenci/n al
usuario para &aranti8ar el nivel de reserva e#i&ido por la normativa 2rente a su
contenido(
=nviolabilidad de los datos: El sistema debe &aranti8ar la creaci/n 0
recuperaci/n de los re&istros de anotaciones 0 modi2icaciones Due realicen
Duienes tienen acceso a cada @istoria +lAnica' este es uno de los aspectos
principales para e2ectivi8ar las auditorias m9dicas(
Recuperabilidad de los arc!ivos: la disposici/n permanente de las @istorias
debe ser &aranti8ada por el sistema' ello implica no solo con2iabilidad en su
2uncionamiento sino la e#istencia de un plan de contin&encia en caso de 2allas
parciales o totales del sistema en producci/n(
)erdurabilidad de la in2ormaci/n: El r4pido avance de las tecnolo&Aas
in2orm4ticas' de los mecanismos de almacenamiento 0 lectura de la
in2ormaci/n contenida en los soportes electr/nicos (discos /pticos' bases de
datos' discos duros- obli&a a prever una actuali8aci/n permanente no s/lo de
las @istorias +lAnicas durante su 2ase de rc!ivo de Gesti/n sino de las Due se
encuentran en el rc!ivo +entral 0a Due son estas las m4s susceptibles de
caer en obsolescencia tecnol/&ica 0a Due debe cubrirse la actuali8aci/n por un
periodo de 20 a,os para cada !istoria Due transita !acia esta 2ase( De la misma
2orma debe considerarse Due un porcenta1e de la serie ser4 trans2erido 0
conservado permanentemente en el rc!ivo @ist/rico de la Universidad lo cual
implica Due al cumplirse el tiempo de retenci/n en el rc!ivo +entral dic!as
17
+9dula de ciudadanAa de no identi2icado' es una si&la Due se propone para su consideraci/n
tanto de los +omit9s de @istorias +lAnicas como de las unidades responsables de las mismas(
18
@ablamos de Jgestin$ para di2erenciarla de la Jconservacin$ pues la primera tiene por
ob1etivo la a&ili8aci/n en los tr4mites 0H o la sistemati8aci/n de procesos de producci/n de
documentos pero la se&unda es la Due se en2oca a &aranti8ar en el tiempo la permanencia 0
acceso al contenido in2ormativo de una o m4s series implementando nuevas tecnolo&Aas(
19
:omado de GUM3I"' ?eonardo( )autas para el establecimiento de polAticas 0 planes de
automati8aci/n de arc!ivos( En Jrc!ivos de !istorias clAnicas' memorias de seminario' sistema
nacional de arc!ivosK( rc!ivo General de la "aci/n de +olombia( Eo&ot4' ,o 2002( )4&( .;;(
8
@istorias deben ser impresas 0a Due los documentos !ist/ricos no pueden
destruirse por e#presa disposici/n de la ?e0 General de rc!ivos(
GarantAa de inspecci/n administrativa 0 Ho 1udicial: ?a sistemati8aci/n de las
@istorias +lAnicas debe &aranti8ar la posibilidad de inspecci/n tanto
administrativa (de las unidades u /r&anos de auditoria interna' de las
autoridades de salud distrital 0H o nacional' )rocuradurAa General de la
"aci/n- como 1udicial ( inspecciones en procesos penales' civiles'
administrativos-' no solo del contenido de cada e#pediente sino de los re&istros
e in2ormes del mismo(
se&uramiento de la remisi/n para la entidad Due lo solicite: Ello en caso de
cambio de entidad de salud' si el usuario reDuiere trasladar su @istoria' esta
debe estar disponible para dic!a trans2erencia(
:. Acce%o ' %e2uridad
+omo se mencion/ en apartes anteriores' este e#pediente est4 ba1o reserva de
car4cter le&al
2;
( Sin embar&o en ciertas situaciones especiales los alcances de
tal reserva necesitan ser aclarados' por e1emplo la sentencia +-264 de .>>6 3(
)( Eduardo +i2uentes 3u,o8' se re2iere al tema del secreto pro2esional
2#
:
"o se viola cuando el medico in2orma a su paciente sobre su situaci/n clAnica(
Es le&al la revelaci/n a 2amiliares en dos circunstancias: si el paciente
e#presamente autori8a' / si en ra8/n de su incapacidad no es posible Due
autorice (inconciencia' anormalidad o minorAa de edad-(
"o se Duebranta el secreto por revelaci/n a 2amiliares de menor de edad
(Duienes tienen la patria potestad- custodia-(
Es permitida ante una orden 1udicial(
?a revelaci/n a autoridades de salud p*blica e !i&iene en los casos previstos
por le0 es permitida por prevalencia del inter9s &eneral(
nte peli&ro para el c/n0u&e o la descendencia' es revelable(
20
?e0 25 de .><.' rea2irmado por la Resoluci/n .>>5 de .>>> del 3inisterio de Salud( J )odr4n
acceder a la in2ormaci/n contenida en la !istoria clAnica en los t9rminos previstos en la le0: El
usuario' el eDuipo de salud' las autoridades 1udiciales 0 de salud en los casos previstos en la
le0' alas dem4s personas determinadas en la le0K Resoluci/n .>>5 de .>>> del 3inisterio de
Salud de +olombia' rts( .4C' debe anotarse Due el artAculo .C de la misma norma inclu0/
como parte del eDuipo de salud a los auditores m9dicos de ase&uradoras 0 prestadores(
21
:omado de ?E?' "*,e8 ?uis( )ronunciamientos de la +orte +onstitucional sobre el mane1o
de las !istorias clAnicas( En Jrc!ivos de !istorias clAnicas' memorias de seminario' sistema
nacional de arc!ivosK( rc!ivo General de la "aci/n de +olombia( Eo&ot4' ,o 2002( p( p(
P<2'<5Q(
9
)roceso de 2acturaci/n 0 reserva: Es necesario mencionar' especA2icamente
para el caso de la Unidad de Servicios de Salud U"=S?UD Due si bien es
cierto Due el proceso de 2acturaci/n reDuiere cruces de in2ormaci/n con los
e#pedientes de @istorias +lAnicas no resulta pertinente incluir como soportes
permanentes de series de car4cter 2inanciero res*menes' ni re&istros de
resultados de e#4menes 0a Due este procedimiento estarAa violando la reserva
0 con2idencialidad del e#pediente(
De i&ual 2orma' al interior de las @istorias no se deben incluir documentos
2inancieros relacionados con la 2acturaci/n de servicios internos / e#ternos(
10

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