Classificao: 000. 01.

09
Seg.: Pbl i c a
Proc.: 16/ 2012


GABINETE DO SUBDIRETOR-GERAL DA INSPEO TRIBUTRIA



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FAQs PORTARIA DE CERTIFICAO DE SOFTWARE

TICA DO UTILIZADOR

(Em vigor aps 1 de abril de 2012 - Portaria n. 22-A/2012, de 24 de janeiro)
Port ari a n. 363/ 2010, de 23 de j unho
PRINCIPAIS ALTERAES
Q1: Quais as principais mudanas operadas relativamente a sujeitos passivos que esto
obrigados a emitir faturas ou documentos equivalentes?
R1: De acordo com o artigo 2. da Portaria n. 363/2010, de 23 de junho, com a redao dada
pela Portaria n. 22-A/2012, de 24 de janeiro, todos os sujeitos passivos de IRS ou IRC, com
as excees constantes do n. 2 do artigo 2. passam a estar obrigados a utilizar,
exclusivamente, um programa de faturao certificado.
Deixa, portanto, de ser possvel, aps 1 de abril de 2012, o uso de mquina registadora ou a
faturao manual emitida em documentos impressos por tipografias autorizadas, passando a
sistema universal de faturao, a utilizao de programa certificado. Isto , com esta nova
portaria, a lei passou a impor a utilizao de programa certificado como forma, exclusiva, de
emisso de faturas ou documentos equivalentes e tales de venda.
Esta obrigatoriedade de utilizao de programa certificado vigora a partir de 1 de abril de
2012 para sujeitos passivos com volume de negcios superior a 125 000 e a partir de 1 de
janeiro, para os sujeitos passivos com volume de negcios superior a 100 000.
Os sujeitos passivos que utilizem programas multiempresa ou que optem pela utilizao de
programa informtico de faturao esto, em qualquer caso, obrigados a utilizar programa
certificado, excepto se, diretamente ou atravs de empresa do mesmo grupo econmico,
forem titulares dos direitos de autor do programa utilizado.
CONDIES DE SUJEIO E DE EXCLUSO
Q2: Quais so os sujeitos passivos que no esto obrigados a utilizar programa certificado?
R2: De acordo com o disposto no n 2 do artigo 2 da Portaria n 363/2010, de 23 de junho,
excluem-se da obrigatoriedade de utilizao de programas de faturao certificados, os
sujeitos passivos que renam algum dos seguintes requisitos:
a) Utilizem software produzido internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo
econmico, do qual sejam detentores dos respetivos direitos de autor;
b) Tenham tido, no perodo de tributao anterior, um volume de negcios inferior a
100.000,00, sendo que, este limite de 125.000,00 at ao final do ano de 2012;;
c) Tenham emitido, no perodo de tributao anterior, um nmero de faturas, documentos
equivalentes ou tales de venda inferior a 1000 unidades;
d) Efetuem transmisses de bens atravs de aparelhos de distribuio automtica ou
prestaes de servios em que seja habitual a emisso de talo, bilhete de ingresso ou
de transporte, senha ou outro documento pr-impresso e ao portador comprovativo do
pagamento.



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Bastar que apenas uma destas condies se verifique para que o utilizador esteja
dispensado.
Q3: O sujeito passivo de IRS ou de IRC que utilize uma mquina registadora ou faturas
manuais, mas cujo volume de negcios seja superior a 125.000,00 e que emita mais de 1000
documentos por ano, pode continuar a utilizar a mquina registadora e as faturas manuais, no
estando por isso obrigado utilizao de software certificado ou tem que adquirir um software
de faturao certificado?
R3: Tem que adquirir um software de faturao certificado, porque a Portaria n. 363/2010,
de 23 de junho, obriga sua utilizao deixando de ser possvel a emisso de faturas
manuais ou a utilizao de mquina registadora, como formas de faturao.
Q4: Caso uma empresa fature apenas a entidades que no sejam clientes finais, isto
entidades que exeram atividades de produo, comrcio ou de prestao de servios, est
excluda dessa obrigatoriedade independente do valor volume de negcios?
R4: No, essa excluso que constava da verso inicial da alnea b) do n. 2 do artigo 2 da
Portaria 363/2010, de 23 de junho, foi revogada pela Portaria n. 22-A/2012, de 24 de janeiro,
pelo que atualmente nessas situaes existe igualmente a obrigatoriedade de utilizar
Programa de Faturao Certificado.
Q5: Caso uma empresa tenha faturado, por exemplo, 500.000,00, e tenha emitido um
nmero de documentos de venda inferior a 1000 unidades, est excluda da obrigatoriedade de
ter software certificado?
R5: Sim, nesse caso est excluda da obrigatoriedade de utilizar Programa de Faturao
Certificado, porque basta reunir uma das condies de excluso do n. 2 do artigo 2 da
Portaria 363/2010, de 23 de junho, para que fique dispensado.
Q6: Uma empresa tem duas atividades distintas, correspondentes a diferentes CAEs, em que
numa das atividades o volume de negcios superior a 125.000,00 e emite mais de 1000
faturas por ano, enquanto que na outra no chega aos 100.000,00. A primeira atividade
precisa de software certificado, e a segunda no?
R6: A obrigatoriedade de utilizao de software certificado aplica-se aos sujeitos passivos e
no s atividades. Assim, o volume de negcios, bem como o nmero de faturas emitidas a
considerar para efeitos de possvel excluso o da entidade.
A exigncia de programa de faturao certificado aplica-se a todas as atividades exercidas,
independentemente do seu local de prestao, podendo utilizar programas diferentes, desde
que sejam todos certificados.
Q7: Em que circunstancias as mquinas registadoras podem continuar a ser utilizadas, por
exemplo num caf/restaurante, para emitir tales de venda, complementadas com a emisso
de faturas manuais realizadas em impressos feitos em tipografias autorizadas?
R7: Apenas nos casos em que no esteja obrigado a ter programa certificado, isto , se o
volume de negcios, relativo ao ano anterior, for igual ou inferior a 125 000 ( 100 000, a
partir de 1 de janeiro de 2013).
Q8: A sociedade tem um programa de faturao que utiliza para si e para alguns dos seus
clientes, poder ser considerado um software "Multiempresa"?



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R8: Sim, de acordo com a alnea b) do n. 3 do art. 2. da Portaria n. 363/2010, de 23 de
junho, os programas multiempresa devem ser certificados entendo-se como tal, os que
permitam a sua utilizao, simultnea, por mais do que uma empresa e os utilizados para
fazer a autofacturao de fornecedores.
Q9: Sou contribuinte de IRS com contabilidade organizada e estou obrigado a utilizar um
programa certificado, tambm tenho que exportar o SAF-T(PT)?
R9: Sim, na medida em que est obrigado a ter programa de faturao certificado, este
obrigatoriamente deve estar apto a exportar o ficheiro SAF-T(PT).
Q10: Tenho um programa certificado, quais as situaes em que posso utilizar faturas emitidas
manualmente em documentos impressos por tipografias autorizadas?
R10: As faturas ou documentos equivalentes s podem ser emitidas de forma manual em
caso de inoperacionalidade do programa (nos termos do artigo 8. da Portaria 363/2010).
Podem tambm ser considerados casos de inoperacionalidade do programa, as situaes em
que o acesso ao programa se mostre invivel.
Os documentos assim emitidos devem ser integrados no programa imediatamente aps a
cessao da sua inoperacionalidade, utilizando uma numerao sequencial prpria e uma
srie especfica, anual ou plurianual, por tipo de documento.
Q11: Se j tiver um programa certificado ser necessrio adquirir um novo programa, em
consequncia das alteraes introduzidas na Portaria n. 363/2010, de 23 de junho?
R11: Para alm da obrigatoriedade de utilizao de programas certificados, foram ainda
introduzidas alteraes de ordem tcnica, que se encontram referidas no ofcio circulado n.
50 000/2012, pelo que os produtores de software podem ter de atualizar os seus programas.
De um modo geral, a introduo de tais alteraes constitui uma obrigao dos produtores de
software nos termos do contrato de utilizao/manuteno.
Q12: Quais os documentos que devem ser assinados com a chave privada do produtor do
programa?
R12: Nos termos dos artigos 6 e 7. da Portaria 363/2010, de 23 de junho, so assinados os
seguintes documentos:
As faturas ou documentos equivalentes e os tales de venda;
As guias de transporte, guias de remessa e quaisquer outros documentos que sirvam de
documento de transporte, nos termos do Decreto-Lei n. 147/2003, de 11 de julho.
Quaisquer outros documentos, independentemente da sua designao, suscetveis de
apresentao ao cliente para conferncia de entrega de mercadorias ou da prestao
de servios, nomeadamente as designadas consultas de mesa.
Q13: Posso continuar a usar faturas manuais (impressas em tipografias autorizadas)?
R13: Se no est obrigado a utilizar programa certificado, pode continuar a usar faturas
manuais (impressas em tipografias autorizadas).
Porm, os sujeitos passivos que no renam nenhum dos requisitos de excluso, s podem
emitir faturas impressas em tipografias autorizadas em caso de inoperacionalidade do
programa de faturao, devendo ser posteriormente recuperadas para o programa.



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Q14: Posso continuar a usar mquinas registadoras?
R14: Se no est obrigado a utilizar programa certificado de faturao, pode continuar a
utilizar documentos emitidos por mquinas registadoras.
Deve, todavia, ter em considerao que foram igualmente estabelecidas regras a observar
pelas mquinas registadoras. Assim:
Os equipamentos ou programas de faturao no certificados que, para alm dos tales de
venda, emitam quaisquer outros documentos suscetveis de apresentao aos clientes
como comprovativo da transmisso de bens ou da prestao de servios, nomeadamente
as designadas consultas de mesa, devem:
a) Numerar sequencialmente esses documentos, que devem conter ainda os seguintes
elementos:
i) Data e hora da emisso;
ii) Denominao social e nmero de identificao fiscal do fornecedor de bens ou
prestador de servios;
iii) Denominao usual e quantidades dos bens transmitidos ou dos servios prestados;
iv) O preo lquido de imposto e o montante de imposto devido, ou o preo com a
incluso do imposto;
v) A indicao de que no serve de fatura;
b) Registar os documentos numa srie especfica, em base de dados, no rolo interno da
fita da mquina ou no jornal eletrnico, evidenciando igualmente os documentos
anulados.
Os documentos emitidos, em modo de treino, pelos equipamentos ou programas de
faturao no certificados, devem conter obrigatoriamente a meno Documento emitido
para fins de formao (sem aspas).
Q15: Tenho dois ou mais estabelecimentos principais ou locais do exerccio de atividade, com
o mesmo programa certificado. Posso usar programas certificados diferentes? necessrio
distinguir as faturas?
R15: O sujeito passivo pode usar um ou mais programas certificados nos seus locais de
venda, devendo fornecer um ficheiro XML de SAF-T(PT) de cada um deles.
Deve(m) ser criada(s) srie(s) especfica(s) para cada um dos estabelecimentos, de modo a
que as faturas, documentos equivalentes e tales emitidos, incluam juntamente com o
nmero do documento essa srie especfica do estabelecimento, que os permita distinguir
entre si.
Q16: Os documentos do tipo faturas pro forma ou oramentos devem ser assinados?
R16: No. No entanto, as faturas pro forma, oramentos, bem como quaisquer outros
documentos com eficcia externa eventualmente emitidos por um programa de faturao, no
sujeitos a assinatura, devem conter de forma evidente a sua natureza e, conter a expresso
Este documento no serve de fatura, competindo ao produtor de software criar condies
que no permitam tais alteraes de layouts, de modo a impedir qualquer confuso com uma
fatura.
Q17: Um sujeito passivo utiliza um programa informtico de faturao no certificado e rene
os requisitos de excluso. No entanto, quer optar por um programa informtico de faturao
certificado previamente. Quando o poder fazer?



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R17: Em qualquer momento pode optar pela utilizao de um programa certificado.
Q18: Um sujeito passivo utiliza um programa informtico de faturao no certificado. Poder
continuar essa utilizao at quando?
R18: Poder faz-lo, enquanto reunir os requisitos de excluso anteriormente mencionados,
nomeadamente os relativos ao volume de negcios e nmero de documentos emitidos.
PROGRAMAS PRODUZIDOS INTERNAMENTE PELA PRPRIA EMPRESA
Q19: Se um contribuinte tiver um programa de faturao desenvolvido pela prpria empresa,
ou por empresa integrada no grupo econmico a que pertence e do qual dispe do respetivo
cdigo-fonte:
Q19.1: Precisa de certificar o programa?
R19.1: No. S precisar de ser certificado se for utilizado por sujeitos passivos no
pertencentes ao grupo econmico, como no caso dos franchisados, da
autofaturao ou da utilizao no modo multiempresa, em empresas fora do grupo.
Para o efeito considera-se grupo econmico a empresa me e subsidirias que
ficam abrangidas pelo disposto no artigo 6. do Decreto-Lei n. 158/2009, de 13 de
julho.
Q19.2: Ter que dar conhecimento a algum desta situao?
R19.2: No.
Q19.3: Quais os meios de prova de que deve dispor para provar essa situao?
R19.3: No est previsto nenhum formalismo ou registo especfico que tenha de ser
cumprido para que se possa considerar que a empresa detentora dos direitos de
autor do software, mas deve estar em condies de o demonstrar perante a AT,
atravs de qualquer meio de prova.
Q19.4: Que requisitos devem ser observados pelo programa nestas condies?
R19.4: O programa deve possuir a funcionalidade de gerar ele prprio, o ficheiro XML de
SAF-T (PT) (de acordo com o estabelecido na atual redao da Portaria n.
1192/2009, de 08 de outubro) e cumprir os requisitos enunciados no atual artigo 5.
do Decreto-Lei n.198/90, de 19 de junho.
Q19.5: Precisa de fazer meno da excluso da obrigao de certificao, nos documentos
emitidos?
R19.5: No, a meno da excluso da obrigao de certificao, nos documentos emitidos
no est prevista na Portaria.
PENALIDADES E INCENTIVOS FISCAIS
Q20: Quais so as sanes previstas para a no utilizao de software certificado?
R20: - A aquisio ou utilizao de programas ou equipamentos informticos de faturao,
que no estejam certificados nos termos do n. 9 do artigo 123. do Cdigo do IRC,
punida com coima varivel entre 375 e 18 750. Estas sanes so elevadas para o
dobro, quando aplicadas a pessoas coletivas, nos termos do n. 4 do Artigo 26. do RGIT.



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Q21: Existem benefcios fiscais previstos para aquisio ou substituio de programas de
faturao?
R21: Sim, a Lei n. 64-B/2011, de 30/12, que aprova o Oramento do Estado para 2012,
prev incentivos para o efeito, nomeadamente:
1- As desvalorizaes excecionais decorrentes do abate, no perodo de tributao de 2012,
de programas e equipamentos informticos de faturao que sejam substitudos em
consequncia da exigncia, de certificao do software, nos termos do artigo 123. do
Cdigo do IRC, so consideradas perdas por imparidade, ficando o sujeito passivo
dispensado de obter a aceitao, por parte da Direo-Geral dos Impostos, prevista no n.
2 do artigo 38. do Cdigo do IRC.
2- As despesas com a aquisio de programas e equipamentos informticos de faturao
certificados, adquiridos no ano de 2012, podem ser consideradas como gasto fiscal no
perodo de tributao em que sejam suportadas.
LISTA DE PROGRAMAS CERTIFICADOS
Q22: Onde posso encontrar a lista atualizada dos programas certificados?
R22: Pode aceder Lista de Softwares certificados no Portal das Finanas devendo
seguir o seguinte percurso:
Cidados -> Consultar -> LISTA DE PROGRAMAS DE FATURAO CERTIFICADOS
http://www.portaldasfinancas.gov.pt/pt/CD/consultaProgCertificadosM24.action
Apoio ao Contribuinte > Certificao de Software de Faturao - LISTA DOS
PROGRAMAS CERTIFICADOS
http://www.portaldasfinancas.gov.pt/pt/Out/consultaProgCertificadosM24.action

CONDIES DE SUJEIO E DE EXCLUSO (Adenda)
Q23: Um sujeito passivo tem um programa certificado. Tem de adquirir outro a partir de abril?
R23: No. Todavia, com a nova redao dada Portaria n. 363/2010, de 23 de junho, foram
introduzidas algumas regras tcnicas a observar pelos programas de faturao, incluindo os
j certificados, que devem ser feitas pela empresa produtora de software.
Q24: Uma instituio particular de solidariedade social est obrigada a utilizar programa de
faturao certificado?
R24: A obrigao em causa est inserida no mbito das obrigaes contabilsticas das
entidades que exercem, a ttulo principal, uma atividade comercial, industrial ou agrcola. No
sendo este o caso das IPSS, no esto obrigadas a utilizar programa de faturao certificado.
Q25: Um sujeito passivo de IRS tem rendimentos da categoria B do IRS, tem contabilidade
organizada e emite recibo de modelo oficial. Ter de passar a utilizar um programa de
faturao certificado?



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R25: Os titulares de rendimentos da categoria B so obrigados a passar recibo, em modelo
oficial, ou, em alternativa, a emitir fatura ou documento equivalente e a emitir documento de
quitao das importncias recebidas.
Por outro lado, os sujeitos passivos de IRS, com contabilidade organizada, por fora do
disposto no artigo 117. do Cdigo do IRS, so obrigados a observar as disposies do artigo
123. do Cdigo do IRC.
No mbito destas obrigaes contabilsticas encontra-se a obrigao de utilizao de
programas de faturao certificados.
Tal significa que, desde que os sujeitos passivos de IRS tenham contabilidade organizada,
emitam mais de 1000 documentos e tenham um volume de negcios superior a 125.000,
esto obrigados a utilizar programa certificado a partir de 1 de abril, no podendo utilizar os
recibos de modelo oficial.
Q26: Emiti faturas impressas em tipografia autorizada devido quer inoperacionalidade do
programa, quer inviabilidade da sua utilizao. Essas faturas devero conter alguma meno
de que no so vlidas como faturas porque iro, posteriori, ser recuperadas para o sistema
de faturao?
R26: No necessria qualquer meno porque essas faturas manuais consideram-se
emitidas em forma legal. A sua recuperao obrigatria, posteriori, para o sistema de
facturao apenas por uma questo de integrao na mesma base de dados de toda a
faturao emitida, no sendo necessrio imprimi-las e envi-las aos clientes.