Manual Bsico de Uso de Interface

Desktop del Servicio de Correo

Electrnico (Zimbra Collabotarion
Suite 8) en Automotriz Salfasur





Junio 2014

Versin 1.0

Departamento de Informtica



Tabla de Contenidos

1. Introduccin e Instalacin de Cliente Zimbra Desktop ........................................................................................... 3
2. Gestor de Correos ................................................................................................................................................... 8
2.1. Creacin de Nuevo Correo .............................................................................................................................. 9
2.2. Filtros de Correo ............................................................................................................................................. 9
2.3. Carpetas y Etiquetas ..................................................................................................................................... 10
3. Libreta de Direcciones .......................................................................................................................................... 11
4. Agenda .................................................................................................................................................................. 13
5. Tareas ................................................................................................................................................................... 15
6. Preferencias .......................................................................................................................................................... 16
7. Bsquedas ............................................................................................................................................................. 17
8. Zimlets .................................................................................................................................................................. 18











1. Introduccin e Instalacin de Cliente Zimbra Desktop

El cliente gratuito Zimbra Desktop ofrece una experiencia de usuario consistente fuera de lnea, por lo que de
correo electrnico, voz, calendario, contactos, archivos y documentos se sincronizan y localmente accesible en el
camino. Zimbra Desktop agregar informacin a travs de las cuentas (Zimbra, Yahoo! Mail, Gmail, Hotmail, etc)
para ayudar a que la comunicacin y el intercambio de informacin sea ms fcil que nunca.

Para iniciar poder descargar cliente Zimbra Desktop, dirigirse a la URL
http://www.zimbra.com/products/zimbra-desktop/index.html , sino buscarlo en Google
como Zimbra Desktop.



Ingresar a la primera, pgina y proceder a descargar el cliente (Versin Windows)


Una vez descargado, e instalado el cliente Zimbra, procederemos a ejecutarlo.





















Posteriormente, procederemos a crear una nueva cuenta de correo.


























Al momento de seleccionar el tipo de cuenta, se darn cuenta que puedes asociarlos con otros servicios de correos,
tales como Gmail, Yahoo!, entre otros, pero como en este caso queremos asociar el correo de Salfasur,
seleccionamos la opcin POP.

Ya seleccionada la cuenta, se desplegara un formulario, en donde se deber ingresar los datos de la cuenta de
correo y del servidor de correo. (En este ejemplo se est agregando un correo de Salfasur, lo nico que deben
cambiar son los datos del correo)






Una vez, ya creada nuestra cuenta podremos iniciar el Cliente Zimbra.











Posterior a su inicio de sesin se mostrar la pantalla principal de nuestro correo (Imagen 2)
En la barra superior aparecen las pestaas con las diferentes funcionalidades que componen Zimbra: Correo,
Libreta de direcciones, Agenda, Tareas y Preferencias.


(Imagen 2)
















2. Gestor de Correos

A continuacin se detallan las diferentes operaciones relacionadas con el gestor de correo electrnico.
La cantidad de mensajes mostrados por pgina en su buzn de entrada es controlado en la opcin de
Preferencias.

Si tiene ms mensajes que el total de los desplegados, siga bajando la barra de navegacin hasta el final y
de forma automtica le irn apareciendo los correos restantes en grupos de 50 (opcin por defecto,
tambin puede cambiar este valor en Preferencias).

Usted puede leer los mensajes en la ventana de lectura de mensajes (si est activada) haciendo clic sobre
un mensaje.

Para contestar correos electrnicos, estn disponibles las opciones de Responder, Responder a todos y
Reenviar.

La opcin de Spam permite clasificar, en forma local, el mensaje como no deseado
(Spam)

Puede imprimir el correo que est leyendo pulsando el botn
correspondiente.









2.1. Creacin de Nuevo Correo

Presione el botn Nuevo en la barra de herramientas y se mostrar la pgina para crear un nuevo
correo electrnico (presionado las teclas Shift+C, se abrir una nueva ventana independiente
automticamente).
Complete los campos con las direcciones de destino (en Para: o CC:), asunto y texto del correo electrnico
segn sus necesidades. Si desea enviar copia oculta, pulse la opcin Mostrar CCO para que aparezca el
campo correspondiente. Cuando est ingresando las direcciones, Zimbra le mostrar las que tiene
almacenadas como contactos para que pueda escogerlas
Puede elegir entre editar el mensaje en HTML o como texto en el botn de Opciones, donde tambin
puede solicitar una notificacin de lectura
Para comprobar la ortografa, pulse el botn correspondiente.
Para adjuntar un archivo, pulse el botn Aadir archivo adjunto y seleccione el que usted desee
adjuntar desde su PC, correo o contactos. Puede seleccionar varios archivos a la vez, si mantiene apretada
la tecla CTRL.
Pulse Guardar borrador si todava no quiere enviar el correo (se guardar en la carpeta Borradores).
Si no tiene establecida una la firma por defecto, (es la que se utilizar para todos los correos salientes,
puede setearla en Preferencias Cuentas), puede aadir su firma manualmente pulsando el botn Firma
(para que aparezca esta opcin, previamente debe haber guardado alguna en Preferencias Firmas).
Pulse el botn Enviar para enviar el correo electrnico.



2.2. Filtros de Correo

Los filtros permiten clasificar correos segn las condiciones que se le indiquen. Se pueden crear, modificar o
eliminar en la opcin Preferencias Filtros de correo. Para crear uno, escoja la opcin Nuevo filtro y vaya
completando las distintas opciones segn sus preferencias.



2.3. Carpetas y Etiquetas

Un correo se puede mover de una carpeta a otra simplemente arrastrndolo a ella. Tambin puede pulsar para este
mismo fin el botn Mover elementos seleccionados.

Para crear, renombrar, mover o borrar carpetas, toque el botn derecho del ratn sobre la carpeta que
quiere modificar en la ventana que muestra las carpetas. Para crear una carpeta debajo de la carpeta
principal, toque el botn derecho sobre el ttulo Carpetas.

Utilice el etiquetado para clasificar mensajes y contactos.

Puede elegir visualizar los correos por conversacin (cuando se va respondiendo un correo, aparecen
encadenados) o por correo electrnico nico.





















3. Libreta de Direcciones

La gestin de contactos de Zimbra es muy completa, ya que soporta mltiples libretas de direcciones tanto
personales como de cuentas del sistema, uso compartido de contactos, auto completado y creacin de listas de
distribucin personales. Las libretas de direcciones aparecen en el men de la izquierda, una vez que ha sido
seleccionada la pestaa Contactos del men superior. (Imagen 4)

(Imagen 4)

Zimbra la permite agregar contactos personales en la opcin de Contactos Nuevo Contacto.
Debe incluir toda la informacin que Ud. considere relevante de este contacto, y elegir en qu libreta de
direcciones se ubicar el mismo.

Por defecto, existen dos libretas de direcciones, Contactos y Contactos Respondidos, y adems, se pueden crear
otras, segn los intereses del usuario.
Tambin puede crear una nueva libreta de direcciones (botn derecho sobre Contactos - Crear nueva libreta de
direcciones) para almacenar all los contactos que uds. desee compartir con otros usuarios institucionales. Para ello,
hay que hacer clic derecho sobre la libreta a compartir y elegir la opcin Compartir Libreta de Direcciones.
A continuacin, se abre una nueva ventana, donde se sugiere marcar lo siguiente:

Compartir, con usuarios o grupos internos
Correo, se deben ingresar todas las direcciones de correo de los usuarios con los que se desee
compartir.
Rol: controlador
Mensaje: Enviar mensaje standard, con lo cual se enviar un mensaje a aquellos usuarios que
estamos invitando a compartir nuestra libreta, el cual debern aceptar para efectivizar la invitacin.
Las listas de correo, son grupos de correos electrnicos que incluyen muchas direcciones. Es una opcin muy
prctica para cuando se enva peridicamente correos a un grupo de destinatarios. Al crear el correo, se
agregarn todas las direcciones integrantes de esa lista, en el campo que ud. disponga (Para, CC o BCC).
Las listas de correo, son creadas por los administradores de Zimbra.
Puede imprimir todos los contactos de una libreta de direcciones o los que usted elija con un elegante formato,
desde el botn Imprimir. Puede filtrar los contactos de una libreta segn la letra de inicio de los contactos (por
defecto, se almacena con el criterio Apellidos, Nombre aunque esto tambin se puede cambiar al agregar un nuevo
contacto).




















4. Agenda

El calendario compartido es una de las caractersticas ms destacadas de Zimbra, con capacidad para detectar,
visualizar y corregir solapamientos. Permite la gestin de recursos (salas de reuniones, proyectores, etc.),
programacin de reuniones en grupo con delegacin del acceso, uso compartido y publicacin del calendario
con otros usuarios y suscripcin a calendarios remotos en formato iCal. (imagen 5)

(Imagen 5)

Ud. puede tener varias agendas, crendolas desde el botn de configuracin (rueda) ubicado a la izquierda del
botn Agenda. Luego podr guardar sus citas en la agenda que estime conveniente.
Puede elegir entre las diversas agendas que se presentan en el men de la izquierda. Puede elegir tambin si
visionar el calendario con vista de las citas del da, de la semana laboral, de la semana, del mes, etc. La cita se
aade al minicalendario que aparece abajo a la izquierda.
Las agendas, al igual que el resto de los elementos de Zimbra, pueden ser compartidas.
Para agregar una nueva cita, pulse el botn Nueva Cita (sin desplegarlo) y le aparecer los campos que deber
rellenar. El nico campo que no es obligatorio es Asunto, siendo la fecha del da actual la tomada por defecto.
Tambin puede aadir una nueva cita (cita rpida) haciendo doble click en la franja horaria del da que desee. Esta
franja puede extenderla o contraerla a su antojo con el ratn. Tambin puede pasar una cita del calendario de
un da a otro arrastrndola mientras pulsa Ctrl.


El campo Ubicacin es muy interesante porque aqu puede seleccionar la ubicacin de la reunin, las que debe
haber introducido con anterioridad; tambin puede escoger entre los diferentes recursos que tuviera.
En el campo Asistentes debe agregar las personas que considera deben asistir a la cita. Puede utilizar el botn
Buscar asistentes para buscar en las diferentes Libretas de direcciones los compaeros que quiere que asistan,
mostrndose la disponibilidad de dichos compaeros (en la medida que ellos hayan cargado sus agendas),
consiguindose as que no haya lugar a equvocos por dos citas de una persona en una hora coincidente. Estas
opciones tambin estn disponibles para las ubicaciones y para los recursos.
Cuando usted guarde una cita (en la agenda que corresponda), se les enviar una invitacin a la cita a los asistentes
que usted haya seleccionado, reservndose tambin los recursos y ubicaciones que hubiera elegido (recuerde que
esto es opcional). Cuando usted reciba una invitacin de cita, sta se agrega a su calendario y se marca como
nueva. Usted puede responder rpidamente a la invitacin desde la Bandeja de entrada en el correo o
directamente desde el calendario. Las posibles respuestas a las invitaciones son: Aceptar, Tentativa o Rechazar.












5. Tareas

Zimbra permite tambin almacenar tareas que debe realizar o actualizar las que ya est realizando segn vaya
avanzado en las mismas. (Imagen 6), ingresando en la pestaa de Tareas.
Puede escribir notas junto a tus tareas, adjuntar archivos que necesite para la misma y almacenarlas en distintas
Listas de Tareas.

(Imagen 6)

Una vez creada y definida la tarea y ubicada en una lista, puede compartir esa lista de tareas con otros usuarios.
Las opciones que puede rellenar al crear una tarea son: asunto (nico campo obligatorio, ubicacin, prioridad,
fecha inicio, fecha entrega, control de avance de la tarea, y el espacio para la descripcin de la tarea.







6. Preferencias

Usted puede cambiar completamente la forma de cmo se ve y cmo se comporta Zimbra ajustando las
opciones mostradas en la pestaa de Preferencias (Imagen 7).

(Imagen 7)

En el men de la izquierda le aparecern los siguientes submens, de los cuales, se exponen los ms
importantes:
General: Idioma, zona horaria, inicio sesin avanzado o estndar, tema, n elementos para recuperar al
desplazarse, etc.
Correo: Tiempo comprobacin correo, vista previas de mensajes, bsqueda predeterminada, reenvo de
correos, respuesta en caso de ausencia, etc.
Redactar: Fuente, tamao, color, etc.
Firmas: Aqu aadimos las firmas que deseemos, eligiendo el lugar del mensaje donde queremos que se
muestre.
Filtros: Aqu se aaden los diferentes filtros que se aplicarn sobre los correos entrantes.
Libreta de Direcciones: Varias opciones sobre la libreta.
Agenda: Da de comienzo de la semana, muestra de recordatorios, permisos sobre reuniones, etc.

Compartir: En este submen aparecen los diferentes elementos que tenemos compartidos con otros
usuarios, como los elementos que tienen compartidos otros usuarios con nosotros. Podemos cambiar los
permisos de los usuarios sobre nuestros elementos compartidos.
Importar/Exportar: Esta opcin sumamente importante - permite hacer una exportacin de todos los
elementos de nuestra cuenta, o bien de contactos o de la agenda como backup personal. Tambin
podemos importar una exportacin realizada anteriormente.
Accesos Directos: Permite configurar numerosos accesos directos, en forma de teclas rpidas o atajos.
Zimlets: Activar/desactiva los zimlets que tengamos disponibles en nuestro servidor. No olvide pulsar el
botn de Guardar para que se registren los cambios realizados.


7. Bsquedas

La funcin de Bsqueda, ubica arriba a la derecha, permite buscar informacin almacenada en Zimbra. Asegrese
que ha seleccionado el tipo de tem que quiere buscar (Correos, contactos, citas, etc.). Si no selecciona es tipo
de tem, la bsqueda se har de acuerdo a la aplicacin que tenga activa en el momento de la bsqueda.

Tiene la opcin de guardar las bsquedas que realiza. Tambin existe la opcin de realizar bsquedas
avanzadas, donde podr acotar valores para aumentar la productividad de las bsquedas.














8. Zimlets

Los Zimlets son complementos que hacen posible la personalizacin y extensibilidad de una instalacin estndar
de Zimbra con la adicin de nuevas caractersticas que se ajusten a los requerimientos particulares de la
institucin.
La mayora de ellos estn diseados para ofrecer mejoras apreciables en la interfaz web de Zimbra, aunque
tambin existen complementos para escritorio, integracin con otros sistemas, extensiones para programas de
escritorio o incluso soporte para redes sociales, aunque generalmente son pagos.
En el IIBCE se instalaron algunos de ellos, gratuitos y relacionados con el trabajo institucional.
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