Unidad N4.

Implementacin de la documentacin
Actividad: Implementacin documental del Sistema de Gestin de Calidad
Llene la siguiente tabla de acuerdo a los integrantes que conforman su grupo
de trabajo.
Nombre del grupo: EJERCITO NACIONAL ALFER
Integrantes del grupo:

1. JOSE ALEXANDER FERNANDEZ GOMEZ
2.
3.
4.
5.
Lder del grupo: JOSE ALEXANDER FERNANDEZ GOMEZ

Luego de la documentacin total del proceso misional seleccionado en la
unidad anterior, deben divulgar dicha informacin al personal pertinente, para lo
cual como Gestores de Calidad, necesitan realizar el proceso de sensibilizacin
para la apropiacin de los documentos y de esta forma garantizar la eficaz
implementacin y certificacin del Sistema de Gestin de Calidad en la
organizacin. Por aadidura el grupo de trabajo debe solucionar los siguientes
dos puntos:
1) Definan la metodologa ideal a implementar para el Sistema de Gestin
de Calidad, de acuerdo al nivel de complejidad (pequea, mediana o
gran empresa), necesidad y cultura de la empresa seleccionada en la
unidad N1.




Descripcin de la metodologa
Etapa I. PLANIFICACIN DEL SGCC
Objetivo: Establecer los requerimientos, las especificaciones, recursos necesarios y el diseo
a llevar a cabo para lograr una satisfactoria implementacin.
Fase I. Comprometimiento de la direccin en llevar a cabo el liderazgo en la gestin de los
costos de calidad
Paso 1. Capacitacin de la alta direccin en el tema en cuestin
Para llevar a cabo una satisfactoria gestin de costos es necesario obtener el
comprometimiento de la administracin de la entidad, por lo que esta debe ser informada y
preparada sobre los pormenores del tema, para que sea capaz de desarrollar con precisin y
claridad las actividades fundamentales que requiere el sistema. Es por ello que se debe
establecer un plan de entrenamiento referente a los costos de calidad y temas asociados, no
solo para la direccin; sino para todos los niveles operativos, haciendo nfasis en el grupo de
trabajo seleccionado para llevar a cabo el anlisis y procesamiento de datos.
Paso 2. Definir los objetivos y alcance
Debe realizarse un minucioso estudio de la organizacin para conocer sus particularidades en
cuanto a la magnitud y complejidad de sus procesos y evaluar el estado en que se encuentra el
SGC. Para la caracterizacin del sistema de calidad es sumamente importante conocer los
objetivos, el alcance y las responsabilidades generales del mismo, as como la concepcin de
los procesos, el mapa de procesos del sistema, el manual de la calidad, los procedimientos y
los registros establecidos.
Fase II. Diseo del sistema de gestin de costos de la calidad
Paso 1. Seleccionar el rea de prueba
Es recomendable seleccionar un rea para llevar a cabo el clculo de los costos de calidad,
donde dicha rea debe tener la caracterstica de ser la que ms posibilidades de resultados
positivos tenga durante la implementacin del sistema, que permita evaluar el impacto de los
costos sobre las ventas, debe ser de importancia relevante dentro de la organizacin, poseer
una buena base de datos sobre costos, debe tener una direccin comprometida y que se
involucre en la toma de decisiones durante todas las etapas del sistema abierta a nuevas ideas
y cambios, adems que debe tener la necesidad de una mejora continua.
Paso 2. Diagnstico econmico inicial
Es importante realizar un anlisis econmico en el perodo a evaluar, que permita comprobar el
estado actual en que se encuentra la entidad respecto a ingresos y
costos; profundizando en este ltimo aquellos que tributan a la calidad, con el
objetivo de analizar la magnitud de sus resultados.
Paso 3. Identificacin y anlisis de los procesos
Si la organizacin est llevando a cabo su sistema de gestin de la calidad atendiendo a la
NC ISO 9001:2008; donde se establece la necesidad de
aplicar en las organizaciones el enfoque por procesos; es aconsejable
realizar el clculo de los costos de calidad de acuerdo a la estructura de los
mismos, partiendo del anlisis del mapa de procesos y en la manera en que estn establecidos


los mismos. Por tanto por cada proceso analizado se deben
identificar las diferentes actividades que puedan generar costos asociados a la
calidad de la entidad.
Paso 4. Clasificar las actividades o tareas que generan costos de calidad
y valorar cada elemento que lo compone
La implementacin de un sistema de costos de la calidad puede provocar
resistencia e incluso cierta apata debido a que generalmente se tiene la
concepcin de que es obligatorio cambiar o extender el sistema contable de la
organizacin, cuando la adopcin de estas medidas no tienen por qu necesariamente
contribuir a la mejora continua.
Por esta razn el SGCC puede implementarse y funcionar de forma paralela al
sistema contable, esto propicia a que exista una interrelacin dinmica y
complementaria entre ambos, donde debe existir un flujo de informacin y
retroalimentacin de ambas partes.
Se identificarn los elementos de los costos de la calidad para cada uno de los
procesos, correspondientes a las categoras de prevencin, evaluacin, fallas
internas y externas, que se ponen de manifiesto en el rea de prueba. Para ello tambin se
introducir una nueva clasificacin paralela a la existente, permitiendo identificar y analizar los
costos de la calidad desde un nuevo punto de vista.
Procesos estratgicos
Actividades de prevencin o costos-activos: son costos que generan un ingreso (futuro)

Planificacin de la calidad
Revisin y verificacin de diseos
Aseguramiento de la calidad del proveedor
Formacin o adiestramiento en calidad
Programas para el mejoramiento de la calidad
Auditoras de calidad
Revisin por la direccin

Actividades de evaluacin o costos-gastos: son costos que ya generaron un ingreso (pasado)
Evaluacin de diseo
Evaluacin de la calidad en el proceso
Auditoras de calidad al producto y proceso
Estudio sobre la satisfaccin del cliente

Actividades de fallas internas o costos-prdidas: no generarn ni generaron ingresos
Diagnstico de inconformidades
Procesos de realizacin
Actividades de prevencin o costos-activos: son costos que generan un ingreso (futuro)
Planificacin de la calidad
Revisin y verificacin de diseos
Aseguramiento de la calidad del proveedor
Diseo y desarrollo de equipos para la medicin de la calidad


Adquisicin, anlisis y reporte de datos para prevenir futuras fallas
Formacin o adiestramiento en calidad
Programas para el mejoramiento de la calidad
Auditoras de calidad
Revisin por la direccin

Actividades de evaluacin o costos-gastos: son costos que ya generaron un ingreso (pasado)
Evaluacin de diseo
Inspeccin y ensayo de los productos
Evaluacin de la calidad en el proceso
Inspeccin y mantenimiento de equipo de seguimiento y medicin
Evaluacin del material almacenado o inventarios
Auditoras de calidad al producto y proceso

Actividades de fallas internas o costos-prdidas: no generarn ni generaron ingresos
Evaluacin de diseo
Inspeccin y ensayo de los productos
Evaluacin de la calidad en el proceso
Inspeccin y mantenimiento de equipo de seguimiento y medicin
Evaluacin del material almacenado o inventarios
Auditoras de calidad al producto y proceso
Desperdicios
Tratamiento de no conformidades en productos o procesos
Reinspeccin y ensayos
Diagnstico de inconformidades
Degradacin o disminucin de precios

Actividades de fallas externas o costos-prdidas: no generarn ni generaron ingresos
Reparaciones
Reposiciones
Reclamaciones
Quejas
Prdida de clientes
Concesiones

Procesos de Apoyo
Actividades de prevencin o costos-activos: son costos que generan un ingreso (futuro)
Planificacin de la calidad
Diseo y desarrollo de equipos para la medicin de la calidad

Adquisicin, anlisis y reporte de datos para prevenir futuras fallas
Formacin o adiestramiento en calidad
Programas para el mejoramiento de la calidad
Auditoras de calidad
Revisin por la direccin

Actividades de evaluacin o costos-gastos: son costos que ya generaron un ingreso


(pasado)
Inspeccin y ensayo de los productos
Evaluacin de la calidad en el proceso
Inspeccin y mantenimiento de equipo de seguimiento y medicin
Evaluacin del material almacenado o inventarios
Auditoras de calidad al producto y proceso

Actividades de fallas internas o costos-prdidas: no generarn ni generaron ingresos
Desperdicios
Tratamiento de no conformidades en productos o procesos
Reinspeccin y ensayos
Diagnstico de inconformidades
Reprocesamiento

Paso 5.Definir las expresiones de clculo de los costos de calidad
Al mismo tiempo que se avanza en la gestin de los CC es necesario definir las expresiones
para calcularlos, teniendo en cuenta las caractersticas de la organizacin y la forma en que
esta contabiliza los gastos, as como a las actividades a las cuales se asigna para lograr un
resultado real y los objetivos que se persiguen.
Paso 6 Confeccionar el clasificador de cuentas memorndum o estadsticas de
elementos de costos monetarios y de indicadores no financieros.
Mediante una tormenta de ideas y teniendo en cuenta el anlisis realizado de los procesos
claves y los aspectos sobre la delimitacin conceptual de las actividades que se explicar a
continuacin, cada integrante del grupo de trabajo sugiere las actividades, elementos de
costos y los indicadores no financieros que considera deban incluirse en los clasificadores del
Sistema de Costos de la Calidad.
Para la creacin de los clasificadores se utilizarn cuentas estadsticas o memorndum
vigentes.
1. Un grupo de cuentas deudoras para registrar los costos de calidad por actividades
2. Un grupo de cuentas acreedoras para registrar los costos de calidad por elementos
Despus de hacer un anlisis de los elementos de gastos que son consumidos por las
actividades de calidad se recomienda un clasificador por elementos de costos+ gastos
Esta clasificacin por elementos de costos+gastos permite el registro y acumulacin de la
informacin de los costos de calidad, no solo por actividades, sino tambin por elementos
dentro de cada una de las categoras descriptas con anterioridad.
Paso 7 Disear y organizar la forma en que sern recopilados y contabilizados los datos.
Es recomendable que para obtener la informacin necesaria para el clculo de los Costos de la
Calidad, se utilicen modelos y reportes que ya estn establecidos en la organizacin, ya sea tal
y como estn establecidos o agregndole pequeos cambios y se evite al mximo la creacin
de nuevos modelos.
Calculo de los Costos Tangibles de Calidad y de no Calidad


1. Contabilidad por los documentos primarios.
Contabilidad por los documentos primarios.
Consiste en que el contador o los contadores de la entidad cuando contabilicen cada operacin
de la empresa, adems de hacer el comprobante de operaciones corrientes realicen
inmediatamente despus en caso de que proceda el comprobante de las estadsticas referida
al sistema de costos de calidad.
Para aplicar esta variante se necesita establecer que cada jefe de rea a la vez que firme los
documentos contables (facturas de terceros, vales de salidas de almacn, reportes de trabajo,
ect.) debe escribir una nota aclaratoria en cada documento de manera que el contador pueda
delimitar claramente que partidas estn asociada a costos de calidad y proceder a realizar el
correspondiente apunte contable en las cuentas estadsticas.
Paso 8. Establecer la frecuencia de clculo para cada uno de los costos de calidad.
Para facilitar que exista el flujo de informacin apropiado, la fiabilidad de los datos
y complementar el anlisis de la gestin econmica, es recomendable que el
perodo de anlisis de los costos de la calidad se realice en correspondencia con los perodos
contables; cuando se calcule en las dems reas como prueba se debe realizar mensualmente
para un mejor anlisis de los mismos, mientras que cuando el clculo sea sistemtico se
recomienda que los costos de prevencin y evaluacin se calculen dos veces por ao por su
poca variacin en el tiempo, y los costos por fallos por lo menos tres veces por ao por su
marcada importancia.
Etapa II. IMPLEMENTACIN DEL SGCC.
Objetivo: Establecer las instrucciones necesarias que permitan la obtencin, procesamiento y
anlisis de los datos de forma competente y satisfactoria.
Fase I. Preparacin previa a la implementacin
Se debe comunicar previamente a todos los involucrados en llevar a cabo la
realizacin del sistema las responsabilidades establecidas de acuerdo a cada
nivel de la organizacin, propiciando una adecuada comunicacin interna e
interaccin dinmica que permita el adecuado flujo de informacin entre los
mismos, propiciando la estimulacin del trabajo en equipo y la transparencia del proceso.
Fase II. Obtencin y procesamiento de datos
La fuente fundamental para la recoleccin de los datos es a partir de los registros primarios del
control de procesos, inspecciones y verificacin de la calidad, as como datos de las fuentes
existentes. Para facilitar el trabajo se utilizarn tcnicas como: tormentas de ideas, trabajo en
equipos y un software para el anlisis y procesamiento de los datos.
Se recomienda que la recoleccin, procesamiento y presentacin de los datos de los CC y sus
elementos se realicen por procesos para poder determinar el peso de cada elemento de gasto
en el conjunto, y de esta forma trazar las estrategias para su optimizacin.
Fase III. Presentacin de los resultados a la alta direccin
Para facilitar el anlisis de la informacin y su interpretacin por la direccin de la organizacin,
los resultados deben estar organizados tanto grfica como numricamente, y para ello las
tcnicas grficas ms utilizadas pueden ser:


v Grficos de pastel para demostrar la relacin que tienen las diferentes categoras respecto al
total
v Grfico de tendencia para mostrar comportamiento de los costos de la calidad en funcin
del tiempo
v Grficos de barras que permiten identificar los elementos ms importantes y la magnitud en la
generacin del problema
Este tipo de anlisis permite seleccionar los principales problemas sobre los que se debe
actuar, teniendo en cuenta que el principal objetivo del estudio de los CC es llevar a cabo
proyectos de mejora en la organizacin, de forma tal que su impacto pueda reducir
sustancialmente los costos.
Fase IV. Realizacin de un informe resumen
Luego de ser analizados los resultados por la alta direccin, elaborar un informe resumen que
establezca el procedimiento realizado para el clculo de los costos de calidad, as como las
conclusiones obtenidas a partir del anlisis realizado por la direccin, evidenciando el proceso
ms afectado.
Etapa III. CONTROL Y MEJORA DEL SGCC.
Objetivo: Evaluar la eficiencia de la ejecucin del sistema as como su funcionalidad.
Fase I. Anlisis mensual del informe de los costos de calidad
Se analizarn los informes de los costos
de la calidad para determinar desviaciones en los procesos, as como las fallas
detectadas. Adems que servirn de referencia para la comparacin en cada perodo y
determinar el proceso
que ms influye en el incremento de los costos por fallos o costos- prdidas.
Fase II. Anlisis y medicin del comportamiento de los costos de calidad
Luego de analizadas las desviaciones y los procesos que ms inciden en el
comportamiento de los costos de calidad, se procede a determinar las causas que provocan el
mismo, facilitando as la toma de acciones correctivas que permitan la mejora continua y la
eliminacin total de dichas desviaciones.
Etapa IV. Mejora
Objetivo: Adoptar las medidas pertinentes que permitan el cumplimiento satisfactorio de los
objetivos del sistema.
Fase I. Propuesta de acciones correctivas y preventivas y documentarlas
Luego de conocer los CC e identificar las reas y fuentes de su origen, deben proyectarse
acciones correctivas y preventivas, con la intencin de reducir los costos por la mala calidad o
fallos, a partir del incremento de los costos de prevencin.
Estas acciones cierran un ciclo dentro del SGCC y dan paso a uno nuevo, que debe ser mejor
que el anterior y que posibilita mayor rentabilidad, menores costos y un mayor grado de
satisfaccin de los clientes. Aquellas medidas que tengan un resultado positivo deben
normalizarse y documentarse para que sean conocidas por todos los implicados con el
propsito de reducir los costos por fallos, como resultante del incremento de los costos de


prevencin.
Fase II. Evaluacin del sistema de gestin costos de la calidad
Para evaluar el sistema de gestin de costos de la calidad es necesario precisar
si se estn cumpliendo o no los objetivos propuestos en el sistema, lo cual se
puede comprobar a travs de la realizacin de auditoras; que permitirn verificar los requisitos
o disposiciones establecidos dentro de cada etapa; convirtindose
en la va fundamental para la deteccin de las no conformidades en el sistema
relacionado con los costos, con el apoyo de todo el personal.
Fase III. Elaboracin del procedimiento para llevar a cabo el clculo de los costos de la
calidad con vista a eliminar las deficiencias detectadas durante la fase de evaluacin.
Este procedimiento se debe establecer con el objetivo de realizar sistemticamente el clculo
de los CC pues constituye una herramienta para la direccin en la toma de decisiones.

A. Determinacin de la estrategia metodolgica: para cada uno de los
pasos establecidos en el punto anterior, definan que estrategias se
usarn y los responsables para su eficaz implementacin.
N

Pasos para implementar eficazmente el S.G.C.
Estrategias para un
sistema exitoso
Responsable
1
Capacitacin de la alta direccin en el tema en
cuestin
Establecer un plan de
entrenamiento referente a los
costos de calidad y temas
asociados, no solo para la
direccin; sino para todos los
niveles operativos, haciendo
nfasis en el grupo de trabajo
seleccionado para llevar a cabo
el anlisis y procesamiento de
datos.

Asesor de Calidad
2
Definir los objetivos y alcance Conocer los objetivos, el alcance
y las responsabilidades
generales del mismo, as como
la concepcin de los procesos
Asesor de Calidad
Y Alta Gerencia
3
Fase II. Diseo del sistema de gestin de costos de la
calidad

Seleccionar el rea de prueba

Evaluar el impacto de los costos
sobre las ventas, debe ser de
importancia relevante dentro de
la organizacin, poseer una
buena base de datos sobre
costos,
Asesor de Calidad
Y Alta Gerencia
4
Diagnstico econmico inicial Realizar un anlisis econmico
en el perodo a evaluar, que
permita comprobar el estado
actual en que se encuentra la
entidad respecto a ingresos y
Asesor de Calidad
Y Alta Gerencia


costos
5 Identificacin y anlisis de los procesos
Establecer la necesidad de
aplicar en las organizaciones
el enfoque por procesos; es
aconsejable
realizar el clculo de los c
ostos de calidad de acuerd
o a la estructura de los
mismos, partiendo del anlisis
del mapa de procesos y en la
manera en que estn
establecidos los mismos.
Asesor de Calidad
Y Alta Gerencia
Lideres de Procesos
6
Clasificar las actividades o tareas que generan
costos de calidad y valorar cada elemento que lo
compone
Identificar los elementos de los
costos de la calidad para cada
uno de los
procesos, correspondientes a
las categoras de prevenci
n, evaluacin, fallas internas y
externas,
Representante de la
direcciones
Asesor de calidad
Lderes de procesos
7
Definir las expresiones de clculo de los costos de
calidad
Definir las expresiones para
calcularlos, teniendo en cuenta
las caractersticas de la
organizacin y la forma en que
esta contabiliza los gastos
Representante de la
direcciones


B. Diseen, realicen y entreguen mnimo tres de las estrategias planteadas
en el punto anterior. (Se valorar el nivel creativo del grupo en la
produccin de estrategias).
Establecer un plan de entrenamiento referente a los costos de calidad y temas asociados, no solo para la
direccin; sino para todos los niveles operativos, haciendo nfasis en el grupo de trabajo seleccionado
para llevar a cabo el anlisis y procesamiento de datos.
1. Elaborar un formatos con cada uno de los requisitos de la norma y aplicarlo a La empresa para saber
en qu estado de avance se encuentra frente al sistema
2. Realizar conferencias, sobr la implementacin
3. Crear la cultura sobre los beneficios de la implementacin del sistema de gestin calidad
4. Comunicar previamente a todos los involucrados en llevar a cabo la
realizacin del sistema las responsabilidades establecidas de acuerdo a cada
nivel de la organizacin

Identificar los elementos de los costos de la calidad para cada uno de los
procesos, correspondientes a las categoras de prevencin, evaluacin, fallas internas y
externas,
Planificacin de la calidad
Revisin y verificacin de diseos
Aseguramiento de la calidad del proveedor
Formacin o adiestramiento en calidad
Programas para el mejoramiento de la calidad
Auditoras de calidad


Revisin por la direccin


Definir las expresiones para calcularlos, teniendo en cuenta las caractersticas de la organizacin y la
Definir las expresiones para calcularlos, teniendo en cuenta las caractersticas de la organizacin y la
forma en que esta contabiliza los gastos.
Mediante una tormenta de ideas y teniendo en cuenta el anlisis realizado de los procesos claves y los
aspectos sobre la delimitacin conceptual de las actividades que se explicar a continuacin, cada
integrante del grupo de trabajo sugiere las actividades, elementos de costos y los indicadores no
financieros que considera deban incluirse en los clasificadores del Sistema de Costos de la Calidad.
Para la creacin de los clasificadores se utilizarn cuentas estadsticas o memorndum vigentes.
1. Un grupo de cuentas deudoras para registrar los costos de calidad por actividades
2. Un grupo de cuentas acreedoras para registrar los costos de calidad por elementos


C. Actividad de campo: divulguen en su entorno de trabajo, los pasos
para implementar el Sistema de Gestin de Calidad establecidos en el
punto 1 de la presente actividad. Para lo cual, el grupo deber disear
una presentacin en PowerPoint con la secuencia metodolgica de
implementacin y dems informacin pertinente para la temtica a tratar.

Productos a entregar en este punto:
Diapositivas en PowerPoint.

Registro de asistencia a capacitaciones que mnimo contenga: fecha de
capacitacin, capacitador (aprendiz seleccionado por el grupo), orden
del da, nombres, cargos y firma del personal asistente.

Acta de asignacin de responsabilidad con el sistema de gestin por
cada lder de proceso que mnimo contenga: fecha, proceso, nombre y
cargo del lder del proceso y firma de compromiso.


2) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del
grupo tras el desarrollo de la presente actividad.








Conclusiones
1. Proporciona a la direccin una herramienta para dirigir mejor el proceso de mejoras de
la calidad.

2. Es una herramienta para medir de manera uniforme los resultados de cada rea y el
impacto de las mejoras realizadas.

3. Asegura que los objetivos de la calidad estn juntos a los objetivos y fines de la
organizacin. Dado que las actividades relacionadas con la calidad se expresan
monetariamente, permite planificarlas tanto a corto como a largo plazo junto a los
objetivos y fines generales de la organizacin

4. Mejora el uso eficaz y eficiente de los recursos, brinda la informacin que permite
invertir donde se pueda obtener los mximos beneficios.

5. Aporta un nuevo enfoque para hacer el trabajo bien todas las veces. Dado que puede
identificarse claramente lo que le cuesta a la organizacin producir o brindar un
producto de calidad defectuosa


Modo de entrega:

La actividad debe ser realizada por el grupo de trabajo conformado al
inicio del programa.
Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el archivo
con el desarrollo de la actividad realizada de manera grupal.
Los aprendices que efecten la actividad de manera individual se les
descontar puntos en la nota final.

Criterios de evaluacin
Establece la secuencia lgica de implementacin de un sistema de calidad
de acuerdo al tipo, cultura y necesidades de la empresa.
Crea herramientas para comunicar y sensibilizar a los trabajadores hacia la
cultura de calidad organizacional.