Los indicadores como

impulsores del cambio

y herramienta de gestin de tu empresa.
Artculo Bimestral: Enero 2013
Dime cmo y con qu indicadores te mides, y te dir
que tipo de empresa eres. La mayora de las empresas
que en CALTIC Consultores hemos asesorado, tienen
mucho por mejorar en la definicin y uso de indicadores
para
Situacin actual de medicin en las empresas
(problema).
La problemtica principal en las empresas en cuanto a
indicadores, radica en la falta de conocimiento del
tema por parte del personal, en para qu sirven, cmo
se definen, qu tipos de indicadores existen, a quin
debo de medir, cmo interpretarlos o usarlos, cmo
ponerles metas y por supuesto dedicarle el tiempo
necesario a su definicin e implementacin. Por lo
tanto normalmente muchas empresas no tienen los
indicadores correctos, es tan malo tener muy pocos
indicadores como tener demasiados y querer medir
todo en la empresa. Qu se tiene que hacer? Aprender
ms respecto al tema, hacer consciente a todo el
personal, definir e implementar los indicadores correctos.
Que es un KPI (Key Performance Indicator)?
Los indicadores forman parte esencial de un sistema de
medicin, y un sistema de medicin es parte
fundamental de un sistema de gestin, este ltimo
comprende pl aneaci n, asi gnaci n, medi ci n,
(indicadores), evaluacin, reuniones, comunicacin y
retroalimentacin, y por lo tanto mejorar el desempeo
en la empresa (crculo de mejora).
medir y administrar su empresa. Siempre hemos
escuchado que lo que no se mide, no se mejora, lo
cual es muy cierto, pero para qu sirven los
indicadores?. S para mejorar, para identificar causas
de falla y para varias cosas ms, pero van ms all, en
realidad deben servir para enfocar a la gente en lo
importante y lograr cambiar su comportamiento. Por lo
tanto estamos midiendo lo correcto en nuestra
empresa ms all de los tpicos indicadores
financieros?, Los indicadores nos estn ayudando a
lograr los objetivos de la empresa, en caso que
tengamos objetivos claros?, Nos estn ayudando a
cambiar el comportamiento de la gente?
KPI`s son aquellos indicadores que debemos medir
para asegurar el mejor desempeo posible en un
negocio, y lo ideal es que estos estn ligados al
cumplimiento de los objetivos estratgicos de la
empresa, mismos objetivos que no deben ser solo
financieros, estos objetivos deben ser balanceados en
todos los aspectos relevantes de la empresa y
pensados para permanecer en el largo plazo, como
clientes y mercado, gente y cultura organizacional,
procesos internos y obvio que lo financiero tambin.
Qu pasos debo seguir para definir un buen
indicador o KPI?
El proceso o los pasos que se deben seguir para definir
correctamente un KPI son:
1.Idealmente hacer primero una planeacin
estratgica y tener objetivos estratgicos.
2.Responder a lo siguiente: qu es lo que va a
hacer que mi empresa (o rea a mi cargo) sea
exitosa, cules son los puntos o factores clave que
tengo que cuidar en mi tipo de industria y en mi empresa
para ser exitoso(FCE)?
Los Indicadores deben servir para enfocar a la
gente en lo importante y lograr cambiar su
comportamiento.
Caltic Consultores 2013
01
Por Ivn Gutierrz Leal
Socio Fundador Caltic Consultores
Contcta al autor
email: ivan.gutierrez@calticconsultores.com
Twitter @ivangtzleal
Caltic Consultores 2013
02
a. En nuestra gente, Qu es clave cuidar para que
nuestra gente est contenta y comprometida?
Si esto lo logramos, la operacin de los procesos en la
empresa ser exitosa.
b. En nuestros procesos internos u operacin
di ari a, pri mero hay que saber cul es son l os
procesos ms importantes que llevamos a cabo
en la empresa, y por lo tanto, qu es clave medir
de cada proceso?
c. En nuestros clientes y mercado, qu estn
esperando nuestros clientes de nosotros, cmo
nos ven y si les estamos cumpliendo? Tenemos
que cuidar que vayamos creciendo en participacin de
mercado y sati sfacci n de nuestros cl i entes.
d. En lo financiero,Qu es muy importantes cuidar
financieramente? parece obvio pero no es tan fcil,
depender de la industria y tipo de empresa, ejemplo
alguien que vende todo de contado no tiene que cuidar
sus cuentas por cobrar, tiene que cuidar el rendimiento de
su efectivo.
3.Definir el indicador y cmo se va a generar.
a.
b.
validar la permanencia del
indicador seleccionado. Hay que hacer un esfuerzo
por medir LO QUE SE TIENE que medir, y no solo lo
que se puede medir por la disponibilidad de la
informacin.
Definir el nombre del indicador y la frmula con la que
se debe medir.
Revisar si se tiene disponible y si es confiable la
informacin necesaria para medir el indicador, y si esta
se puede conseguir, para
c. Definir las bases de datos de donde provendr el
indicador y la frecuencia, formato y quien estar
generando el indicador.
d. Definir quin es el responsable del resultado de
ese indicador.
e. Acordar y validar los indicadores definitivos con el
equipo que requiera estar informado e involucrado.
f. Definir el formato y software en donde se van a
utilizar (Excel, Business Intelligence, otro).
g. Conseguir la informacin histrica (en caso que
sea posible) para determinar un periodo base o
referencia histrica, el cual sea nuestro punto de
comparacin.
4.
a. Los Indicadores pueden ser:
i. De empuje: Miden los procesos intermedios,
las actividades y comportamientos.
ii. De resultado: Evalan los resultados de
rendimiento al final de un perodo de actividad.
b. Forma de los Indicadores: Pueden ser nmeros
absol ut os, ndi ces, porcent aj es, cl asi f i caci n
(Ranking), ratios o proporciones.
Definir tipo de indicador, forma y formato.

Casi a la par que el punto 3 tenemos que pensar
desde el momento en que sel ecci onamos el
indicador, qu tipo de indicador se requiere para
medir el objetivo, intentando en la medida de lo
posible seleccionar ms indicadores de empuje que
de resultado.
Caltic Consultores 2013
03
Hoy en da hacer
negocios en un mercado
global, con ms
competidores y con
clientes ms exigentes,
requiere de un mayor
profesionalismo e
institucionalizacin en la
empresa
c. En cuanto al formato, lo ideal es tener todos los
indicadores dentro de un tablero de control con
semforos, donde de acuerdo al nivel de cumplimiento de
real vs meta (se definen rangos), el indicador estar en
rojo, amarillo, verde o azul. En este tablero es
indispensable que se pueda ver: dato real de ltimos 4
periodos (tendencia), meta del periodo, referencia o
periodo base, nivel de cumplimiento a meta. Idealmente
poder graficar cada indicador para hacer un anlisis
integral contra el ao anterior, observar tendencias y/o
proyectar cumplimientos en el acumulado a final de ao.
5.Definir la meta del indicador (este punto es en el
que se falla mas), con la siguiente caracterstica:
AMARRE
a. Alcanzable: Tienen que ser realistas de acuerdo a la
situacin de la empresa y del entorno.
b. Medible: Se debe poder conseguir informacin que
sea confiable.
c. Acordada: Se debe acordar la meta entre el jefe y el
subordinado.
d. Rastreable: En lo posible conseguir informacin
histrica para poder saber si vamos mejorando o no. Si
no se tiene, se puede ir construyendo.
e. Retadora: No debe de ser fcil lograrlas, deben
retarnos a mejorar.
f. Especfica: Debe estar expresado en trminos de
cantidades, nmeros o porcentajes.
Hay 3 caminos para definir una meta:
1.Pensando en mejorar en cierto % los resultados
anteriores o histricos, siempre y cuando se tenga
la informacin.
2. Una meta deseada de acuerdo a la expectativa del
lder, cuando no se tiene informacin histrica.
3. Haciendo una comparacin con otras empresas
(Benchmark), que nos den el parmetro de dnde
estamos y dnde queremos estar.
Con lo anterior podemos entender la complejidad y
cantidad de trabajo que hay detrs en la definicin e
implementacin correcta de cada indicador en una
empresa o un rea de negocio, pero no se debe
menospreciar si se quiere hacer las cosas bien, si se
quiere ser rentable y si se quiere permanecer en el largo
plazo por encima de la competencia.
Hoy en da hacer negocios en un mercado global, con
ms competidores y con clientes ms exigentes,
requiere de un mayor profesionalismo e ins-
titucionalizacin en la empresa, lo cual comprende
muchas prcticas de administracin a mejorarse, pero
sin duda una de las ms importantes es el sistema de
medicin de tu empresa, del cual los indicadores son la
columna vertebral.
Ahora que ya cuentas con mayor informacin sobre el
tema de indicadores, vale la pena intentar de nuevo
responder: tengo en mi empresa los indicadores
correctos que me ayudarn a aprender, mejorar, enfocar
y cambiar el comportamiento de mi equipo de trabajo?
En los siguientes artculos hablaremos mas sobre el
monitoreo de los indicadores y el sistema de gestin
de una empresa.
Este artculo es una publicacin de Caltic Consultores como un servicio a sus suscriptores. Su contenido tiene
como objetivo el ayudar a mejorar el desempeo de las empresas a travs de incrementar el conocimiento de
temas relevantes para la operacin de la empresa. Nos gustara escuchar tu opinin o contribucin acerca del
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