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EFINICIN DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO.

Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos


relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los finesde una
organizacin. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos
relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema.

Tambin podemos especificar que es el medio, atravs del cual las decisiones de poltica
o estratgicas adoptadas por los niveles superiores de la organizacin, se concretan en
una de mltiples decisiones en los niveles medios inferiores que atravs de la
conformacin de rutinas de trabajo y procesos de comunicacin van configurando la
actividad administrativa total de la organizacin.


QUE ES UN MANUAL DE SISTEMA DE PROCEDIMIENTOADMINISTRATIVO

Es una importante herramienta tcnica que contribuye a logro de una adecuada
sistematizacin de los procedimientos administrativos de la empresa.
Siendo este el documento quecontiene la descripcin de actividades que deben seguir en
la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o mas de ellas. Este
incluye ademas los puestos o unidadesadministrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participacin, suelen contener informacin y ejemplos de formularios,
autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o equipos de oficina autilizar y
cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa.
En dicho manual se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacinbsica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de
Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos
relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los finesde una
organizacin. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos
relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema.

Tambin podemos especificar que es el medio, atravs del cual las decisiones de poltica
o estratgicas adoptadas por los niveles superiores de la organizacin, se concretan en
una de mltiples decisiones en los niveles medios inferiores que atravs de la
conformacin de rutinas de trabajo y procesos de comunicacin van configurando la
actividad administrativa total de la organizacin.


QUE ES UN MANUAL DE SISTEMA DE PROCEDIMIENTOADMINISTRATIVO

Es una importante herramienta tcnica que contribuye a logro de una adecuada
sistematizacin de los procedimientos administrativos de la empresa.
Siendo este el documento quecontiene la descripcin de actividades que deben seguir en
la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o mas de ellas. Este
incluye ademas los puestos o unidadesadministrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participacin, suelen contener informacin y ejemplos de formularios,
autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o equipos de oficina autilizar y
cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa.
En dicho manual se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacinbsica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de
auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia en los empleados y en sus jefes de
que eltrabajo se este realizando o no adecuadamente.


auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia en los empleados y en sus jefes de
q Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.
La administracin comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es
indispensable a fin de aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta disciplina,
correctamente.
En su concepcin ms sencilla se puede definir el proceso administrativo como la
administracin en accin, o tambin como:
El conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin,
mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de
uno o ms fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan
todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuracin.
A estas dos fases se les llama: mecnica y dinmica de la administracin. Para este autor la
mecnica administrativa es la parte terica de la administracin en la que se establece lo que debe
hacerse, y la dinmica se refiere a cmo manejar el organismo social.

ADMINISTRACION
Dinmica


Metas establecidas de la organizacin



La administracin posee ciertas caractersticas inherentes que la diferencian de otras disciplinas.

Administracin:

Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es suceptible de aplicarse lo mismo en una
empresa industrial que: en el ejrcito, en un hospital, en un evento deportivo, etc.
Valor instrumental. Dado que su finalidad es eminentemente prctica, la administracin resulta
ser un medio para lograr un fin y no un fin en s misma: mediante sta se busca obtener
determinados resultados.
Planeacin Organizacin Direccin Control
- Qu es lo que se
quiere hacer?
- Qu se va a hacer?
- Cmo se va a
hacer?
- Verificar que se haga
- Cmo se ha
hecho?
Unidad temporal. Aunque para fines didcticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso
administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La administracin es un proceso
dinmico en el que todas sus partes existen simultneamente.
Amplitud del ejercicio. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organizacin formal.
Especificidad. Aunque la administracin se auxilie de otras ciencias y tcnicas, tiene
caractersticas propias que le proporcionan su carcter especfico. es decir, no puede confundirse
con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniera
industrial.
Interdisciplinariedad. La administracin es afn a todas aquellas ciencias y tcnicas relacionadas
con la eficiencia en el trabajo.
Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo
social en donde se aplican. La rigidez en la administracin es inoperante.

Su Importancia.

1. Con la universalidad de la administracin se demuestra que sta es imprescindible par el
adecuado funcionamiento de cualquier organismo social aunque, lgicamente, sea ms
necesaria en los grupos ms grandes.
2. Simplifica el trabajo al establecer principios, mtodos y procedimientos, para lograr mayor
rapidez y efectividad.
3. La productividad y eficiencia de cualquier empresa estn en relacin directa con la
aplicacin de una buena administracin.
4. A travs de sus principios la administracin contribuye al bienestar de la comunidad, ya
que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para
mejorar las relacione humanas y generar empleos, todo lo cual tiene mltiples
connotaciones en diversas actividades del hombre.




CIENCIAS TCNICAS Y AUXILIARES DE LA ADMINISTRACIN

La administracin, al ser interdisciplinaria, se fundamenta y relaciona con diversas ciencias y
tcnicas.

Ciencias sociales
Son aquellas cuyo objetivo y mtodo no se aplican a la naturaleza sino a los fenmenos
sociales. La administracin, cuyo carcter es eminentemente social, relaciona y utiliza
conocimientos de ciencias sociales, tales como:
Sociologa. Ciencia que estudia el fenmeno social, la sociedad y la dinmica de sus estructuras.
Muchos de los principios administrativos fueron tomados de la sociologa y de la sociologa
industrial. Otras aportaciones de esta ciencia a la administracin son: estudio sobre la estructura
social de la empresa, sociogramas, etc.
Psicologa. Estudia los fenmenos de la mente humana, sus facultades, comportamientos y
operaciones. La psicologa industrial tiene por objeto el estudio del comportamiento humano en el
trabajo. Aporta bases tcnicas para el establecimiento de las adecuadas relaciones humanas
dentro de la empresa, en reas tales como: seleccin de personal, pruebas psicomtricas, recursos
humanos, tcnicas de motivacin, incentivos, conflictos, encuestas de actitud, entrevistas de
orientacin, estudios sobre ausentismo, etc.
Derecho. Es el conjunto de ordenamientos jurdicos que rigen a la sociedad. Esta disciplina
delimita la accin de la administracin de tal manera que no afecte a los derechos de terceros. La
estructura organizacional de la empresa as como los principios de la administracin, deben
respetar el marco legal en el que se desarrollen. El administrador debe conocer los ordenamientos
vigentes en las reas de: derecho civil, mercantil, fiscal, constitucional y laboral, a fin de poder
manejar adecuadamente la empresa.
Economa. Ciencia que estudia las leyes y relaciones que tienen los hombres en la produccin,
distribucin y consumo, de los bienes y servicios. La economa aporta valiosos datos a la
administracin: disponibilidad de la materia prima, situacin del mercado, mercado de trabajo,
problemas de exportacin e importacin, balanza de pagos, etc.
Antropologa. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre, su cultura y desarrollo en
sociedad. La antropologa social proporciona conocimientos profundos sobre el comportamiento
humano. Los intereses de grupo: religiosos, tnicos, etc., influyen sobre la actuacin del hombre en
su trabajo; de ah la necesidad de conocer estos aspectos a fin de ubicar adecuadamente al
elemento humano dentro de las organizaciones.
Ciencias exactas
Ciencias exactas son aqullas que slo admiten hechos rigurosamente demostrables:
Matemticas. No existe una definicin de esta ciencia, aunque es indiscutible que ha permitido
grandes avances en la administracin, principalmente en las etapas de planeacin y
control. sus aportaciones ms importantes se encuentran en el rea de matemticas aplicadas,
especficamente en: modelos probabilsticos, simulacin, investigacin de operaciones, estadstica,
etc.











EL PROCESO ADMINISTRATIVO

La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los
miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales, con el
propsito de alcanzar las metas establecidas para la organizacin.
Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Se habla de la administracin como
un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o
habilidades personales, desempean ciertas actividades interrelacionadas con el propsito de
alcanzar las metas que desean.







CIENCIAS SOCIALES

Derecho Economa Psicologa Sociologa Antropologa
CIENCIAS EXACTAS
Matemticas












PLANIFICACIN

Planificar implica que los administradores piensen con antelacin en sus metas y acciones, y
que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en corazonadas.
La planificacin requiere definir los objetivos o metas de la organizacin, estableciendo una
estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarqua completa de Planes para
coordinar las actividades.
Se ocupa tanto de los fines (qu hay que hacer?) como de los medios (cmo debe
hacerse?).
La planificacin define una direccin, se reduce el impacto del cambio, se minimiza el
desperdicio y se establecen los criterios utilizados para controlar.
Da direccin a los gerentes y a toda la organizacin. Cuando los empleados saben a donde va
la organizacin y en que deben contribuir para alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus
actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipos.
Sin la planificacin, los departamentos podran estar trabajando con propsitos encontrados e
impedir que la organizacin se mueva haca sus objetivos de manera eficiente.
Los planes presentan los objetivos de la organizacin y establecen los procedimientos aptos
para alcanzarlos. Adems son gua para:

- Que la organizacin consiga y dedique los recursos que se requieren para alcanzar sus
objetivos.
- Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y procedimientos escogidos.
- Que el progreso en la obtencin de los objetivos sea vigilado y medido, para imponer medidas
correctivas en caso de ser insatisfactorio.

El primer paso para planificar es seleccionar las metas de la organizacin. A continuacin se
establecen metas para cada una de las subunidades de la organizacin. Definidas estas, se
establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemtica.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificacin. La
planificacin produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos
actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc.
Los planes preparados por la alta direccin, que cargan con la responsabilidad de la
organizacin entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez aos.

Planes estratgicos y operativos

Los planes que tienen aplicacin en toda la organizacin, que establecen los planes generales
de la empresa y buscan Posicionar a la organizacin en trminos de su entorno son
llamados planes estratgicos. Los planes que especifican los detalles de cmo sern logrados
los planes generales se denominan planes operativos.
Se han identificado tres diferencias entre los planes estratgicos y los operativos.
Marco Temporal: Corto Plazo (menos de 1 ao) y Largo Plazo (Ms all de 5 aos)
Especificidad: Especficos (claramente definidos), Direccional (flexibles, establecen guas
generales).
Frecuencia de uso: Uso nico (son generados para una situacin nica), Permanente (planes
continuos para actividades repetidas)

Objetivos

Son los resultados deseados para individuos, grupos o hasta organizaciones enteras. Dan
direccin a todas las decisiones gerenciales y forman el criterio contra el cual los logros pueden ser
medidos.

Estableciendo OBJETIVOS

Convertir la visin en especficos blancos de accin.
Crear normas para rastrear el desempeo.
Presiona a ser innovadores y enfocados.
Ayuda a prevenir costos y complacencias si los blancos necesitan alargarse.


Tipos de objetivos requeridos

Objetivos Financieros
Resultados enfocados en mejorar el desempeo financiero de la compaa.

Objetivos estratgicos
Resultados enfocados en mejorar la competitividad y su posicin de negocios a largo
plazo.

ORGANIZACIN

El significado de este concepto viene del uso que en nuestra lengua se da a la palabra
"organismo". Este implica necesariamente:

a) Partes y funciones diversas: ningn organismo tiene partes idnticas, ni de igual funcionamiento.
b) Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin comn o identico.
c) Coordinacin: precisamente para lograr ese fin, cada una pone una accin distinta, pero
complementaria de las dems: obran en vista del fin comn y ayudan a las dems a construirse y
ordenarse conforme a una teologa especfica.

Nosotros la definimos: "Organizacin es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben
existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
sealados".
Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los
miembros de una organizacin, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la
organizacin. Diferentes metas requieren diferentes estructuras para poder realizarlos.
Los gerentes deben adaptar la estructura de la organizacin a sus metas y recursos, proceso
conocido como diseo organizacional.
La organizacin produce la estructura de las relaciones de una organizacin, y estas relaciones
estructuradas servirn para realizar los planes futuros.

a) La organizacin se refiere a estructurar quizs la parte ms tipica de los elementos que
corresponden a mecnica administrativa.
b) Por lo mismo, se refiere "cmo deben ser las funciones, jerarquas y actividades".
c) Por idntica razn, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que "estn por
estructurarse", ms o menos remotamente: ve al futuro, inmediato o remoto.
d) La organizacin nos dice en concreto cmo y quin va a hacer cada cosa, en el sentido de qu
puesto y no cul persona.

Su importancia

1. La organizacin, por ser elemento final del aspecto terico, recoge completamente y llega hasta
sus ltimos detalles todo lo que la planeacin ha sealado respecto a cmo debe ser una empresa.
2. Tan grande es la importancia de la organizacin, que en algunas ocasiones han hecho perder de
vista a muchos autores que no es sino una parte de la administracin, dando lugar a que la
contrapongan a sta ltima, como si la primera representara lo terico y cientfico, y la segunda lo
prctico y emprico. Esto es inadecuado, por todo lo que hemos visto antes.
3. Tiene tambin gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos tericos
que Urwiek llama mecnica administrativa, y los aspectos prcticos que el mismo autor conoce
bajo la denominacin de dinmica: entre "lo que debe ser", y "lo que es".

DIRECCIN

Es el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de lo planeado, por
medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones.
Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto y planeado. Existen
dos estratos para obtener stos resultados:
a) En el nivel de ejecucin (obreros, empleados y an tcnicos), se trata de hacer "ejecutar",
"llevar a cabo", aqullas actividades que habrn de ser productivas.
b) En el nivel administrativo, o sea, el de todo aqul que es jefe, y precisamente en cuanto lo es,
se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe en como tal, no ejecuta sino hace que otros ejecuten.
Tienen no obstante su "hacer propio". Este consiste precisamente en dirigir.
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La
direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que
trabajan con ellos.
Los gerentes dirigen tratando de convencer a los dems que se les unan para lograr el futuro
que surge de los pasos de la planificacin y la organizacin.
Los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor
esfuerzo.


CONTROL

Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se estn cumpliendo
como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa. Todos los gerentes deben
participar en la funcin de control, aun cuando sus unidades estn desempendose como se
proyect. Los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades funcionan como es debido
hasta haber evaluado qu actividades se han realizado y haber comparado el desempeo real con
la norma deseada. Un sistema de control efectivo asegura que las actividades se terminen de
manera que conduzcan a la consecucin de las metas de la organizacin. El criterio que determina
la efectividad de un sistema de control es qu tan bien facilita el logro de las metas. Mientras ms
ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su organizacin, mejor ser el sistema de control.
El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organizacin la conduzcan
hacia las metas establecidas. Esta es la funcin de control y consta de tres elementos primordiales:

1. Establecer las normas de desempeo.
2. Medir los resultados presentes del desempeo y compararlos con las normas de desempeo.
3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.

Existen tres enfoques diferentes par disear sistemas de control: de mercado, burocrtico y de
clan.

El control de mercado es un enfoque par controlar que se centra en el empleo de mecanismos
de mercado externos, como la competencia de precios y la participacin relativa en el mercado,
para establecer las normas empleadas en el sistema de control. Este enfoque se emplea
generalmente en organizaciones donde los productos y servicios de la firma estn claramente
especificados, son distintos y donde existe una fuerte competencia de mercado.
El control burocrtico se concentra en la autoridad de la organizacin y depende de normas,
reglamentos, procedimientos y polticas administrativas.
El control de clan, el comportamiento de los empleados se regulan por los valores, normas,
tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de la organizacin que son
compartidos.

El control es importante, por que es el enclace final en la cadena funcional de las actividades de
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El proceso administrativo de toda empresa implica diversas actividades: organizacin, direccin, planificacin y control


La planificacin o planeacin es un proceso racional de toma decisiones por anticipado, que incluye la seleccin de los cursos de accin que debe seguir una empresa y cada unidad de la misma para
conseguir unos determinados objetivos del modo ms eficiente.
La organizacin comprende el establecimiento de una estructura intencional, formalizada, permanentemente y roles para las personas que integran la empresa.

La direccin es la funcin administrativa que trata de influir en las personas de la organizacin, para que, de forma voluntaria y con inters, contribuyan al logro de los objetivos de la empresa y de
su unidad funcional.

El Control es la actividad de seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse al respecto de los objetivos. El control se ejerce con referencia a los planes, mediante la
comparacin regular y sistemtica de las previsiones habidas respecto de los objetivos.

La empresa entendida como una organizacin puede ser vista desde diferentes perspectivas o paradigmas: visiones o formas de concebir la realidad.
Perspectivas desde las que debe ser evaluada una organizacin u empresa
Como ente burocrtico o racional
Las organizaciones se describen como objetos diseados para cumplir ciertas funciones orientadas a lograr ciertos objetivos y gobernadas por
reglas predeterminadas implcitas o explcitas en el diseo. Asimismo, tiene como caracterstica la existencia de una estructura formalizada,
con divisin horizontal del trabajo y diseo vertical de la autoridad, objetivos escritos y un futuro que es predecible en trminos de una causa
nica o de un conjunto limitado de causas.

Como escenario de interaccin social o de
relaciones humanas
La organizacin no es solamente un aparato econmico y tcnico sino un organismo social.
No es un agregado de individuos aislados, sino miembros de una variedad de grupos.
Para estos autores los temas de atencin son: motivacin, satisfaccin en el trabajo - productividad, liderazgo -direccin y supervisin,
dinmica de grupos- trabajo en equipo y desarrollo organizacional





Top Guas


Secado y
Salado de
mariscos


Sazonadores
y especias
molidas


Lmparas
ornamentales
y candiles


Puros y otros
productos de
tabaco


Alimentos
balanceados
para
animales


Jugo de
frutas y
verduras


Bebidas
fermentadas
de manzana
(sidras)


Perfumes,
lociones y
similares


Empaques y
refacciones
para
maquinaria
industrial


Alfarera y
cermica




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Como sistema
Mediante la cual se entiende la organizacin como sistema energtico de insumo-resultado.
Las organizaciones importan energa, la procesan, la exportan e intercambian, codifican y utilizan la informacin, tienden a mantener un
estado estable y se orientan hacia el logro de objetivos, entre sus principales caractersticas.
Como organismo contingente
Plantea que la administracin y la organizacin deben adaptarse a las condiciones particulares que se enfrentan en cada organizacin: medio
ambiente, la tarea y la tecnologa. No existe entonces una mejor estructura organizacional que sirva para todas las circunstancias.
Como estructura de accin
Se orienta hacia la determinacin de los patrones de comportamiento en la organizacin y sealar que las estructuras existen para reducir la
incertidumbre. Las organizaciones son y deben ser explicados como lizas de interaccin poltica, con funciones latentes y aspectos no
planeados (enfoque cultural), como producto de circunstancias histricas y tecnolgicas, de decisiones humanas, de valores humanos y de
luchas humanas por el poder (factor contingente).

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Guas
disponibles


Mayores informes: guias@economia.gob.mx
| Secretara de Economa |


administracin. Es la nica forma como los gerentes saben si las metas organizacionales se estn
cumpliendo o no y por qu s o por qu no.
Este proceso permite que la organizacin vaya en la va correcta sin permitir que se desve de
sus metas. Las normas y pautas se utilizan como un medio de controlar las acciones de los
empleados, pero el establecimiento de normas tambin es parte inherente del proceso. Y las
medidas correctivas suponen un ajuste en los planes. En la prctica, el proceso administrativo no
incluye los elementos aislados mencionados, sino un grupo de funciones interrelacionadas.

ue eltrabajo se este realizando o no adecuadamente.