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2013
Excel 2010 Avanzado
Mdulo III Parte 2
Macros
M.Sc. Ing. Carlos Ernesto Van de Velde
Ingeniera Nica
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Macros
Qu son las macros?

Un macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de
Excel de manera que estn siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Son muy importantes debido a que pueden ahorrar grandes cantidades de tiempo
cuando se hacen tareas, o pasos repetitivos.
Cmo usar las macros?
Antes que nada, para poder utilizar las macros se debe agregar a la cinta de
opciones (o barra de herramientas) el men programador, esto se hace siguiendo
los pasos que se detallan a continuacin.
1. Seleccione en el men archivo la opcin Opciones.
2. Se abrir una ventana, en esta en el men de la izquierda seleccione
Personalizar cinta de opciones, y en el cuadrito de la derecha habilite la
opcin programador, como se muestra en la imagen.

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Esto permitir que se muestre un nuevo men en la cinta de opciones (o barra de
herramientas), aqu se muestra como debera verse:

Una vez habilitado estos elementos es importante dejar claro que para que el
macro se guarde una vez cerrado el documento se debe guardar en otro formato
llamado Libro de Excel habilitado para macros, esto porque esta extensin de
archivo necesita de ms complementos que hacen un poco ms pesado el Excel.
Un ejemplo de Macro se realiza a continuacin:
En este ejemplo se realizarn los clculos de promedios de notas por categora,
sistemtico, examen, etc.
1. Guarde el archivo de Excel, con la extensin de libro de Excel habilitado
para macros.
2. Habilite la opcin usar referencias relativas, que se encuentra
seleccionando el men programador en la parte izquierda. Ojo: Las
referencias relativas se usan para que el macro no deje definidas las celdas
como estticas.

3. Seleccione la opcin grabar Macro, que se encuentra ubicada un elemento
arriba de la que se seleccion (usar referencias relativas).
4. Se abrir un dilogo en el que se ingresar informacin propia de la macro
que estamos creando, esto se definir as:
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Ojo: Se debe seleccionar Libro de macros personal, para que se guarden
los macros y se puedan utilizar luego en cualquier libro.
5. Seleccionar aceptar para luego comenzar a grabar los pasos que
ejecutar el macro, en este caso solo escribir las frmulas de la manera
habitual.
Las frmulas se deben hacer y arrojar los siguientes resultados:

6. Seleccionar la opcin de detener grabacin, que se encuentra en la
posicin de la opcin que antes deca grabar Macro.

Este es un ejemplo que permitir calcular los promedios de estos 22
estudiantes. Sin embargo tiene una dificultad, si se agrega una nueva fila o
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sea un nuevo estudiante, la macro slo calcular el promedio de los ltimos
22.
Ejecucin de una macro
Para ejecutar una macro creada:
1. Seleccionar la celda en la que queremos que se haga inicialmente el
clculo.

2. Ir al men programador, en este seleccionar la opcin macro que se
encuentra a la izquierda.

3. Una vez que se muestran las macros, seleccionar la Macro recin creada.

4. Seleccionar la opcin ejecutar
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Modificacin del Macro por medio de cdigo
Las Macros se pueden crear y editar por medio de codificacin, en caso de que la
grabacin no sea totalmente satisfactoria.
En este caso no lo es debido a que la macro debera poder ser flexible con
respecto a la cantidad de estudiantes que tiene, es por eso que en este ejemplo se
editar la Macro anterior.
Para editar esta Macro es necesario visualizar el libro personal de Macros, pues
en este lo guardamos, eso se realiza seleccionando el men Vista en la opcin
Mostrar.

Una vez seleccionada la opcin escoger dentro de la lista el libro Personal y
aceptar.

Ojo: Como se puede observar se abri el libro, aparentemente se borr lo que
tenamos pero no es as.
Ahora si podremos editar nuestra Macro, para ello seguiremos los siguientes
pasos:
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1. Ir al men programador y seleccionar la opcin Macros que se encuentra a
la izquierda.

2. Seleccionar la Macro que se haba guardado con anterioridad, en este
punto se mostrar el cdigo de la Macro realizada.
3. Se puede observar el cdigo como se muestra a continuacin:

Nota: La primera lnea de cdigo que dice lo siguiente: ActiveCell.FormulaR1C1 =
"=AVERAGE(R[-22]C:R[-1]C)". Hace referencia a la seleccin y la aplicacin de la
frmula basndose en la celda seleccionada (donde se seleccione la celda para
calcular los promedios). Es aqu donde est el error, pues nuestra Macro solo
calcula desde la celda seleccionada 22 (ese es el -22), celdas para arriba como
parmetro inicial del rango, y una (ese es el -1) celda arriba como parmetro final
del rango; cuando debera seleccionar la segunda celda como parmetro inicial y
una celda arriba como parmetro final, en pocas palabras contando con un rango
dinmico.
4. Para corregir este problema alteraremos el proceso de la Macro. Para eso
modificaremos y escribiremos el siguiente cdigo:
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Nota: Este cdigo lo que hace es declarar una variable para conocer exactamente
la fila que se est seleccionando, y en base a esto hacer el clculo del rango, de
manera que ya no se inicie en 22 filas arriba sino que se inicie en la primera fila de
notas.
5. Cerrar las ventanas que contienen el cdigo, estas no enviarn un mensaje de
solicitud de confirmacin pues se guardan automticamente.
6. Ocultar la hoja de macros personal, yendo al men Vista, en la opcin ocultar.
7. Hacer uso de la macro programada.
Creacin de botones de las Macros
Para crear los botones de Macro se deben seguir los siguientes pasos:
1. Seleccione en el men archivo la opcin Opciones.
2. Se abrir una ventana, en esta en el men de la izquierda seleccione
Personalizar cinta de opciones, y en el cuadro de la derecha seleccione la
opcin que se agreg inicialmente: programador (ojo no deshabilitar).

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3. Hacer click derecho y escoger la opcin agregar nuevo grupo.

4. Al grupo creado, seleccionar la opcin modificar nombre, escribir el
nombre de preferencia y seleccionar el cono para la macro.

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5. Una vez que tiene nombre e cono, seleccionar macros de los comandos
disponibles en, que se encuentra a la izquierda. Seleccionar el macro
creado y darle agregar.

6. Realizar el mismo proceso para cambiar el nombre de la macro agregada.
7. Buscar el botn en el men programador