LEY 594 DEL 2000

POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES
TITULO ARTCULO PARAGRAFOS DESCRIPCION
TITULO I OBJETO,
MBITO DE
APLICACIN,
DEFINICIONES
FUNDAMENTALES Y
PRINCIPIOS
GENERALES.
PRIMERO. Objeto.
Se pretende establecer reglas y principios generales que normalicen la
funcin de archivo del estado.
SEGUNDO. mbito de
aplicacin.
Comprende la administracin pblica en todos sus niveles, tambin las
entidades privadas con funciones pblicas y otros organismos.
TERCERO. Definiciones.
Se definen conceptos importantes para esta ley como:
Archivo.
Archivo pblico.
Archivo privado de inters pblico.
Archivo total.
Documento de archivo.
Funcin archivstica.
Gestin documental.
Patrimonio documental.
Soporte documental.
Tabla de retencin documental.
Documento original.
CUARTO. Principios
generales.
Se rigen en la funcin archivstica en:
Fines de los archivos.
Importancia de los archivos.
Institucionalidad o instrumentalidad.
Responsabilidad.
Direccin y coordinacin de la funcin archivstica.
Administracin y acceso.
Racionalidad.
Modernizacin.
Funcin de los archivos.
Manejo y aprovechamiento de los archivos.
Interpretacin.
TITULO II SISTEMA
NACIONAL DE
ARCHIVOS RGANOS
ASESORES,
COORDINADORES Y
EJECUTORES.
QUINTO. El sistema
nacional de archivos.
Es el conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s, entre estos
encontramos a: el Archivo General de la Nacin, los archivos de las
entidades del estado en sus diferentes niveles. Este sistema de se
desarrolla bajo una unidad normativa, administrativa y operativa, con el
objetivo principal de modernizar y homogenizar la funcin archivstica.
El Archivo General de la Nacin ser el ente encargado de la orientacin y
coordinacin del sistema nacional de archivos.
TITULO II SISTEMA
NACIONAL DE
ARCHIVOS RGANOS
ASESORES,
COORDINADORES Y
EJECUTORES.
SEXTO. De los planes y
programas.
Las entidades que integran el sistema nacional de archivos, se organizarn
as:
Planeacin y programacin: Instituciones archivsticas bajo el Plan
Nacional de Desarrollo.
Asistencia tcnica: A cargo del Archivo General de la Nacin.
Ejecucin, seguimiento y control: Archivos de orden nacional y
territorial.
Coordinacin: La har el Archivo General de la Nacin.
TITULO III
CATEGORIZACIN DE
LOS ARCHIVOS
PBLICOS.
SEPTIMO. Desde el
punto de vista de su
jurisdiccin y
competencia.
PARGRAFO. El
Archivo General de
la Nacin tendr las
funciones de la ley
80 de 1989, en el
decreto 1777/90 y la
presente ley.
Segn este punto de vista se clasifican en:
Archivo General de la Nacin.
Archivo General del Departamento.
Archivo General del Municipio.
Archivo General del Distrito.
OCTAVO. Archivos
territoriales
Desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
Archivos de Entidades de Orden Nacional.
Archivos de Entidades de Orden Departamental.
Archivos de Entidades de Orden Distrital.
Archivos de Entidades de Orden Metropolitano.
Archivos de Entidades de Orden Municipal.
Archivos de Entidades de Orden Local.
Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley.
Archivos de los territorios indgenas, creados cuando la ley se
desarrolle.
NOVENO. Segn la
organizacin del estado.
Segn la organizacin del estado se clasifican en:
Archivos de la Rama Ejecutiva.
Archivos de la Rama Legislativa.
Archivos de la Rama Judicial.
Archivos de los Organismos de Control.
Archivos de los Organismos Autnomos.
DECIMO.
Obligatoriedad de la
creacin de archivos.
La creacin de los archivos que contemplan los artculos 8 y 9, as como los
organismos de control, al igual que el de los autnomos que sean de
carcter obligatorio.
TITULO IV
ADMINISTRACIN DE
ARCHIVOS.
DCIMO PRIMERO.
Obligatoriedad de la
conformacin de los
archivos pblicos.

El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control
de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden
original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica.
DCIMO SEGUNDO. La Administracin Pblica ser responsable de la gestin de documentos y
Responsabilidad. de la administracin de sus archivos.
TITULO IV
ADMINISTRACIN DE
ARCHIVOS.
DCIMO TERCERO.
Instalaciones para los
archivos.

La administracin pblica deber garantizar los espacios y las instalaciones
necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de
construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o
arriendo, debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas
existentes sobre reas de archivos.
DCIMO CUARTO.
Propiedad, manejo y
aprovechamiento de los
archivos pblicos.
PARGRAFO 1. Se
podrn contratar
personas naturales o
jurdicas.
La documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad
del Estado y ste ejercer el pleno control de sus recursos informativos.
Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son susceptibles
de enajenacin.
PARGRAFO 2. La
administracin se
puede contratar con
instituciones con
solvencia acadmica.
PARGRAFO 3. El
archivo General
establecer los
requisitos para
quienes presten un
servicio en lo
concerniente a
documentacin.
DCIMO QUINTO.
Responsabilidad
especial y obligaciones
de los servidores
pblicos.
Los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares,
entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el
Archivo General de la Nacin, sin que ello implique exoneracin de la
responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
DCIMO SEXTO.
Obligaciones de los
funcionarios a cuyo
cargo estn los archivos
de las Entidades
Pblicas.
Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o
superior jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo cargo
estn los archivos pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad,
autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de
archivo y sern responsables de su organizacin y conservacin, as como
de la prestacin de los servicios archivsticos.
DCIMO SPTIMO.
Responsabilidad general
de los funcionarios de
archivo.
Estos funcionarios trabajarn bajo los ms rigurosos principios ticos
conforme a lo estipulado en la Constitucin Poltica Colombiana, en
especial a lo estipulado en el artculo 15.
DCIMO OCTAVO. PARGRAFO. El Las entidades tiene la obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios

Capacitacin para los
funcionarios de Archivo.
Archivo General de
la Nacin propiciar
y apoyar programas
de formacin
profesional y de
especializacin en
archivstica, as como
programas de
capacitacin formal y
no formal,
desarrollados por
instituciones
educativas.
de archivo en programas y reas relacionadas con su labor.
DCIMO NOVENO. PARGRAFO 1.
PARGRAFO 2.
DUODCIMO. PARGRAFO.