El departamento de sistemas tiene como misin apoyar cada una de las
iniciativas existentes y generar nuevas que conlleven al crecimiento de AUDILACTEOS mediante la utilizacin de las tecnologas de la informacin y herramientas tecnolgicas apropiadas con las cuales se puedan optimizar de una manera segura y eficiente los procesos que se llevan a cabo en cada departamento de la empresa.
VISION
En el 2014 ser el departamento ms reconocido y de mayor avance y experiencia por su buen desempeo y su gran compromiso dentro de la organizacin, ofrecindole tecnologa de punta que ayude a optimizar los procesos que se lleven a cabo en la empresa, permitindole as ir a la vanguardia en el mercado, no solo en los procesos de produccin sino tambin en los administrativos, llegando a ser una empresa competitiva y ejemplar en el mercado.
VALORES
Honestidad: Las personas que trabajen en el rea de sistemas de AUDILACTEOS S.A se deben comportar y se expresar con coherencia y sinceridad para evitar que se presenten inconvenientes entre los miembros del equipo de trabajo que lleve a afectar el rendimiento del departamento. Compromiso: El equipo de trabajo debe demostrar inters, y apoyar a cada uno de sus miembros para lograr los objetivos que se ha propuesto el departamento de sistemas y por ende ayudar al progreso de la compaa. Responsabilidad: Cada integrante del rea de sistemas debe ser puntual a la hora de cumplir con las tareas asignadas, desarrollando cada una de estas con el mayor grado de calidad posible, para que as el trabajo que realiza el departamento de sistemas en conjunto contribuya a la calidad y desarrollo de la empresa.
Calidad en la prestacin del servicio: Velar por que los servicios que se ofrecen desde el rea de sistemas de AUDILACTEOS sean oportunos, eficientes y eficaces para que as no se presenten inconvenientes en los procesos que se llevan en la empresa. Respeto: En el departamento de sistemas todos trabajan por un bien comn, para lograr que la empresa obtenga los mejores beneficios. Por esto debe existir un buen trato entre los diferentes integrantes, no solo con los compaeros propios del departamento sino con todos los de las dems dependencias, para as con la ayuda de todos como equipo se contribuya a para cumplir con esto.
OBJETIVOS
Procurar el mejoramiento y la actualizacin del material informtico y de control.
Dar a conocer el PETI para todos los miembros de la empresa.
Mantener un proceso de mejora de las capacidades y conocimientos informticos y tecnolgicos del personal.
Estandarizar herramientas para manejar correctamente los modelos de la empresa.
Auditoria constante a los equipos de trabajo.
Almacenamiento de todos y cada uno de los procesos realizados con las herramientas para generar informes evaluativos.
ESTRATEGIAS
Analizar el estado actual de las aplicaciones existentes que tengan que ver con los equipos de produccin que se usan dentro de la empresa.
Realizar mantenimiento correctivo, adaptativo o perfectivo, segn sea necesario.
Desarrollar y dar a conocer un cronograma con las actividades planteadas por el rea durante la semana para cumplir con las fechas que se tienen como objetivo.
Realizar diagramas de actividades que permitan conocer el flujo de los procesos y mejorar la produccin.
MATRIZ DOFA
FORTALEZAS - Personal altamente capacitado en nuevas tecnologas de informacin y comunicaciones (Tics). -Constante capacitacin. -Uso de comunicacin electrnica constante. - Amplia infraestructura, adecuada para la instalacin de equipos de cmputo y comodidad del personal. - Personal del rea de implantacin y soporte con excelente calidad humana para servicio al cliente. - Rapidez y calidad en los procesos de la empresa gracias al uso de sistemas de informacin. DEBILIDADES - Capital de inversin reducido para la adquisicin de equipos de cmputo. - Falencias en la seguridad de la informacin. - Fallas en la integridad de la informacin de las diferentes dependencias de la empresa. -No contamos con tecnologa de punta para el desarrollo de los diferentes procesos. .Falta de conciencia informtica. OPORTUNIDADES - Convenios con casas de desarrollo de software. - Aumento de la demanda de productos. -software especializados para elaboracin de alimentos con alta calidad. - Aplicacin de tendencias tecnolgicas en las empresas - Automatizacin de procesos y disminucin de recursos
ESTRATEGIAS- FO - Dedicar un porcentaje econmico y de tiempo para desarrollos e innovaciones.
-Capacitar a los empleados en las diferentes tecnologas nuevas que se adopten en la empresa. ESTRATEGIAS- DO - Mejorar la seguridad de nuestros bancos de informacin, para as garantizar la creacin exclusiva de nuestros productos y abarcar todas las empresas que pretenden adquirir el producto. -Fomentar la inversin en tecnologa de punta, pues esta puede traer grandes beneficios para la empresa. AMENAZAS - Alta competencia en el mercado. - Inestabilidad en la economa del pas - Altas tasas de impuestos. - Escasez de clientes inciales. -Ataques informticos. - Plagio de informacin crtica. -Aumento en los costos de las herramientas tecnolgicas.
ESTRATEGIAS-FA - Aprovechamiento del dominio de nuestro personal en el campo, para tomar ventaja sobre la competencia en el mercado. - Hacer notar que la inversin tecnolgica que realizo la empresa, contribuye para su desarrollo. .Hacer un mejor uso de los recursos tecnolgicos.
ESTRATEGIAS- DA
- Realizar contratos con empresas externas para garantizar la seguridad de la informacin y recursos de cmputo. -Fomentar a los empleados de la organizacin el cumplimiento de polticas que permitan la culturizacin informtica adecuada.
NECESIDADES DE INFORMACIN DE LA ALTA GERENCIA
La gerencia general y la presidencia de AUDILACTEOS deben estudiar el primer da de cada mes el estado de cada una de las reas de la empresa y as tener un buen conocimiento de estos para la toma de decisiones crticas en el futuro cercano y poseer control total sobre el rumbo que debe tomar la empresa. Para esto cada jefe de rea debe presentar un reporte detallado del funcionamiento del rea durante este periodo, la informacin requerida es la siguiente:
rea comercial: Proyecciones de ventas. Estrategias de mercadeo. Compras realizadas mensualmente. Reporte de ventas. Justificacin plan de compras. Justificacin de publicidad y marketing. rea de mano factura: Capacidad actual de la planta. Cantidad lotes por producto al mes. Informes de control de calidad. Informes de funcionamiento de maquinaria. Informacin de la marcha de los procesos automatizados. Estrategias para la mejora de los procesos de produccin. Reportes de mantenimiento realizado. rea de recursos humanos: Informes de contrataciones y de retiro de personal. Informe de movimientos de personal. Informe y/o solicitud de capacitaciones. Informe de conducta laboral del personal. Polticas de salud ocupacional. Informe de accidentes laborales. Informe de ausencias e incapacidades. Informes de conformidad con la entidad prestataria de salud. rea financiera: Informes oportunos de contabilidad. Flujo de caja. Flujos de caja menor. Informe de estados financieros. Presupuesto anual general y por rea. Rentabilidad de inversiones realizadas. Cartera. Informes de procesos jurdicos realizados en el mes. Control interno: Informes oportunos de anomalas en los procesos administrativos.
rea de sistemas: Informes de rendimiento de aplicaciones y equipos. Informes de solicitudes de mejoras de aplicaciones y/o equipos. Informes de los servicios prestados por el rea.
MODELO OPERATIVO
Financiero o Fijacin de polticas, programas y planes financieros. o Determinar el presupuesto de inversin de la compaa. o Realizacin de cierres mensuales y anuales. o Cierres independientes de cuentas a pagar, a cobrar y contabilidad general. o Creacin e implementacin de una estructura de costos. o Definir el destino de los fondos hacia activos especficos de manera eficiente o Planear y gestionar la consecucin de crditos requeridos para el desarrollo de las operaciones de la compaa y buscar permanentemente las mejores alternativas de refinanciacin de estos crditos. o Elaborar el presupuesto anual de costos y gastos y someterlos a aprobacin de la gerencia. o Introduccin de los datos para la declaracin de impuestos y pago de impuestos especiales. o Entrega de informes (balance) o Verificar la correcta elaboracin de contratos, resoluciones, demandas y dems documentos pblicos o jurdicos que se necesiten en la organizacin
Sistemas o Ofrecer seguridad para los datos de la empresa o Definir la arquitectura de la informacin. o Determinar la direccin tecnolgica. o Definir procesos, organizacin y relaciones de TI. o Realizar mantenimiento a las herramientas tecnolgicas de la empresa o Asegurar la comunicacin entre todas las reas de la empresa o Adquirir y mantener la infraestructura tecnolgica. o Instalar y acreditar soluciones y cambios o Certificar la continuidad del servicio. o Garantizar la seguridad de los sistemas.
Comercial o Realizar campaas publicitarias provocadoras que promuevan los diferentes productos. o Aumentar las ventas mediante ofertas llamativas o Atencin personalizada a los clientes o Fijacin de polticas, programas y planes de marketing. o Analizar permanentemente la accin de la competencia y proponer y desarrollar las estrategias adecuadas para llevar a la Compaa a una mejor posicin competitiva en el mercado nacional. o Control de ventas (clientes, territorios, ventas estacionales, etc) o Control de costos o Dirigir en el mercado todo lanzamiento de nuevos productos. o Responder por la elaboracin del plan promocional anual as como por su ejecucin y resultados.
Manufactura o Atender la demanda de productos lcteos solicitados por el cliente con el tiempo convenido o Gestin optimizada de los procesos de produccin o anlisis del flujo de procesos o Plantear los programas y planificacin detallados de la produccin. o Realizar en conjunto con el supervisor de calidad y el revisor fiscal, auditoras de procesos y productos.
Recursos humanos o Establecer y seguir procesos adecuados de reclutamiento y seleccin de personal de acuerdo a las metas y objetivos de la empresa o Brindar capacitaciones al personal para aumentar sus niveles de conocimiento y garantice un ptimo desempeo de las labores. o Incentivar al personal por buenos resultado obtenidos. o Disear planes para el mejoramiento de la calidad de vida de los colaboradores de la empresa y sus familias en su vida cotidiana o Asegurar el cumplimiento de los compromisos adquiridos en los convenios colectivos de trabajo o Relacionar los recursos humanos con las necesidades futuras de la empresa, con el fin de recuperar al mximo la inversin en recursos humanos. o Prever la demanda de mano de obra, o cuntos trabajadores necesitar la empresa en el futuro. o Prever la oferta de mano de obra, o la disponibilidad de trabajadores con las capacidades requeridas para satisfacer la demanda de mano de obra de la empresa.
Control interno o control de procesos o Ubicacin de las instalaciones o equilibrio de las lneas de produccin o control de calidad o fijar estndares de trabajo
TECNOLOGAS DE INFORMACIN COMO PARTE DE LA COMPAA
AUDILACTEOS S.A.S. tiene la necesidad de permanecer de manera competente y establecer en un mercado que cada vez es ms exigente, de all la aceleracin de los procesos, la buena toma de decisiones, la consolidacin y posicionamiento en el mercado, la integracin de todas las reas del negocio, la posibilidad de expansin y la centralizacin de la informacin. De esta forma hace que las tecnologas de la informacin se conviertan en la mejor alternativa para alcanzar las metas.
Actualmente el mercado ofrece soluciones empresariales integrales; que garantizan una mayor competitividad, permitiendo la tercerizacin de las operaciones secundarias lo que hace que la compaa se focaliza exclusivamente en aquello que es propio del negocio de la produccin y la distribucin de productos lcteos. Por estas razones AUDILACTEOS contar con una solucin integral que apoyar el cumplimiento de los procesos en cada departamento de la empresa. COMERCIAL:
Mercadeo: Control de Indicadores en el alcance de metas. Lograr una visin completa del cliente la capacidad de planificar y ejecutar programas de marketing desde la campaa hasta el pedido hasta el cobro. Brindar ofertas coherentes a travs de todos los canales de comunicacin. Fijacin de polticas, programas y planes de marketing. Determinar cuotas globales de ventas y aprobar la distribucin de estas en los distintos sectores de comercializacin. Revisin del desempeo de las reas que componen en departamento. Analizar permanentemente la accin de la competencia y proponer y desarrollar las estrategias adecuadas para llevar a la Compaa a su mejor posicin competitiva en el mercado nacional Asumir en forma directa, la actividad de relaciones pblicas de la empresa.
Compras: Determinar los proveedores, su ubicacin geogrfica, el valor que cada productor de leche da al mismo y el costo del transporte de la materia prima desde su logar de origen Establecer el procedimiento para la compra de insumos comunes y materiales de produccin Mantener una lista de compras realizadas en el que se establezca claramente el producto y las caractersticas del mismo Realizar la compra de los productos a adquirir Guardar la informacin de cada compra realizada en la empresa Generar formatos de cotizaciones con los diferentes proveedores Formar polticas para el pedido de reposiciones de maquinas y equipos por desgaste o caducidad del tiempo de vida Fijar la lista de insumos, maquinas y equipos para el recambio por desgaste o caducidad del tiempo de vida
FINANCIERO:
Contabilidad y Finanzas:
Contemplar toda la gestin de la contabilidad de la empresa de forma eficiente para el tratamiento de la informacin relacionada con la misma. Fijacin de metas adecuadas para cumplir los objetivos propuestos. Fijacin de polticas y controles, a programas y planes financieros. Determinar el financiamiento de la compaa. Determinar el presupuesto de inversin de la compaa. Revisar el desempeo de las reas que componen el departamento. Determinar el monto apropiado de fondos que debe manejar la organizacin. Definir el destino de los fondos hacia activos especficos de manera eficiente. Obtener fondos en las mejores condiciones posibles, determinando la composicin de los pasivos. Controlar el flujo de fondos con el fin de generar reportes para determinar la disponibilidad presupuestal de la empresa. Prestar asesora a los departamentos que presenten las necesidades de estimaciones presupuestales y uso de fondos en general, o cualquier actividad en que aplique. Fijar los indicadores de desempeo de sus subordinados, supervisarlos y evaluarlos para lograr los niveles de eficiencia y calidad para cumplir los requisitos del cargo. Planear y gestionar la consecucin de crditos requeridos para el desarrollo de las operaciones de la compaa y buscar permanentemente las mejores alternativas de refinanciacin de estos crditos. Elaborar el presupuesto anual de costos y gastos y someterlos a aprobacin de la gerencia.
Asesora Jurdica:
Cumplimiento de normas legales. Vigilancia y control de las actividades empresariales, dentro del marco legal. Tramitar procedimientos Jurdicos a las entidades rectoras del estado. Sistematizar y difundir la normatividad empresarial. Control de los reglamentos en los rganos rectores del estado y la empresa. Prestar asesora jurdica a todos los organismos de la empresa. Velar por el cumplimiento de las normas de comercializacin de productos lcteos.
MANUFACTURA:
Planta y Mantenimiento:
Ingeniera del Producto: Esta funcin comprende el diseo del producto, tomando en cuenta todas las especificaciones requeridas por los clientes. Una vez elaborado dicho producto se deben realizar ciertas pruebas de ingeniera, consistentes en comprobar que el producto cumpla con el objetivo para el cual fue elaborado; Y por ltimo brindar la asistencia requerida al departamento de mercadeo para que est pueda realizar un adecuado plan tomando en cuenta las caractersticas del producto.
Ingeniera de la planta: El departamento de produccin realiza el diseo pertinente de las instalaciones tomando en cuenta las especificaciones requeridas para el adecuado mantenimiento y control del equipo.
Ingeniera Industrial: Se realiza el estudio de mercado concerniente a mtodos, tcnicas, procedimientos y maquinaria de punta; investigacin de las medidas de trabajo necesarias, as como la distribucin fsica de la planta. Planeacin y control de la produccin: Se establecen los estndares necesarios para respetar las especificaciones requeridas en cuanto a calidad, lotes de produccin, stocks (mnimos y mximos de materiales en almacn), mermas, etc. Adems se debern realizar los informes referentes a los avances de la produccin como una medida necesaria para garantizar que se est cumpliendo con la programacin fijada.
Mantenimiento: Se establecen polticas para el mantenimiento de equipos y maquinaria, donde se generara un informe digital con la correspondiente informacin del servicio, en el que se incluye, informacin del maquinista o usuario, descripcin del problema, y la valoracin del tcnico de reparaciones.
Abastecimiento: El abastecimiento de materiales, depende de un adecuado trfico de mercancas, embarques oportunos, un excelente control de inventarios, y verificar que las compras que se realicen sean las ms apropiadas.
Control de calidad: Rene caractersticas del producto en cuanto a mercadeo, ingeniera, fabricacin y mantenimiento , por medio de las cuales el producto es satisfactorio para las expectativas del cliente; tomando en cuenta las normas y especificaciones requeridas, realizando las pruebas pertinentes para verificar que el producto cumpla con lo exigido.
Fabricacin: Donde se realiza la transformacin necesaria para la obtencin de los productos finales.
RECURSOS HUMANOS:
La planificacin, la organizacin, el desarrollo, la coordinacin y el control de tcnicas capaces de promover el desempeo eficiente del personal. Proporcionar las capacidades humanas requeridas por una organizacin y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para ser lo ms satisfactorio a s mismo y a la colectividad en que se desenvuelve. Satisfacer las necesidades individuales, organizacionales y nacionales. Relacionar los recursos humanos con las necesidades futuras de la empresa, con el fin de recuperar al mximo la inversin en recursos humanos. Acoplar o ajustar las habilidades de los empleados a las necesidades de la empresa subrayando el futuro en vez del presente. Prever la demanda de mano de obra, o cuntos trabajadores necesitar la empresa en el futuro. Prever la oferta de mano de obra, o la disponibilidad de trabajadores con las capacidades requeridas para satisfacer la demanda de mano de obra de la empresa. Efectuar una planeacin en forma continua y ser apoyada por acciones apropiadas cuando sea necesario, ya que los cambios en el ambiente de los recursos humanos son continuos.
SISTEMAS:
Establecimiento de polticas de seguridad para el uso de los equipos de computo Adecuacin de la infraestructura de seguridad para la proteccin de las redes informticas Mantenimiento a los equipos y redes locales Instalacin de equipos de redes y telecomunicaciones Velar por la integridad de los equipos de redes y telecomunicaciones Planificacin de los sistemas de informacin Gestin y uso de la informacin desarrollo, adquisicin y mantenimiento de sistemas de informacin Medicin del impacto de las TIC en los procesos y las soluciones del negocio desarrollo del software proteccin de la arquitectura de la tecnologa de la informacin y sus activos: Plan de recuperacin ante desastres
CONTROL INTERNO: Seguimiento rigurosos a proyectos Control contable apoyado en la solucin informtica que contempla integralmente las unidades organizacionales de la empresa, sus proyectos, recursos, e inversiones. Apoyo al control de recursos institucionales apoyado en herramientas de control de activos y regulacin de personal. Establecimiento de procedimientos referidos a la actividad contable, tales como, clasificador de cuentas y contenido de las mismas, estados financieros, registros y submayores, documentos para captar la informacin. Apoyar las funciones de proveer seguridad razonable a la administracin y a la junta directiva mirando la consecucin de los objetivos de la entidad
Apoyo de la alta direccin a las ventas Instalaciones que mejoran la imagen de la empresa Sistema administrativo de informacin Desarrollo Tecnolgico Logstica De Entrada (int.) Operaciones Logstica De Salida (ext.) Mercadeo Y Ventas Servicio Infraestructura Capacitacin del personal Empleo estable
Incentivos ventas Personal calificado Capacitacin a los tcnicos Manejo y clasificacin de material Caractersticas del producto Mquina especial Control de vehculos Investigacin Tcnicos de servicio avanzado Transporte confiable Materias primas de gran calidad mejor ubicacin Pauta comercial ms conveniente Relaciones genuinas y de gran calidad RR HH Manejo de suministros que disminuye al mnimo el dao o deterioro Puntualidad de suministro al proceso de manufactura Rigurosa conformidad con especificaciones Aspecto atractivo del producto Bajo porcentaje de defectos Entrega rpida y oportuna Procesamiento exacto y adecuado de los pedidos Manejo que reduce al mnimo el dao Alto nivel en la calidad de la publicidad Calidad de la fuerza de ventas Promocin bastante amplia Grandes facilidades de crdito a compradores Servicio de alta calidad
Abastecimiento MODELO FUNCIONAL/ PROCESOS DE LA EMPRESA
PROCESOS DE LA EMPRESA
Recursos Humanos Los procesos dentro del rea de recursos humanos sobresalen los siguientes: Ciclo de vida del personal: Reclutamiento del personal, a travs de llamados pblicos para trabajar en nuestra empresa. Seleccin del personal, una secuencia de pasos para escoger las personas mejor capacitadas en las vacantes existentes de la empresa Contratacin del personal, luego de la seleccin exhaustiva se procede con la contratacin del personal, con contratos a trmino indefinido, prestaciones, salario y obligaciones q cumplir. Desvinculacin del personal, contratos que llegan a su fin, dentro de este se crea un subproceso en cuanto a la liquidacin y las normas vigentes legales. Actualizacin: Revisin y almacenamiento documentos pertenecientes al rea de recursos humanos de la empresa. Actualizacin de las bases de datos de la empresa. Retomar los procesos peridicamente para tener acceso a datos reales y confiables. Administracin: Administrar los mecanismos de control de la empresa, haciendo as que la misma sea un ejemplo de calidad para la regin. Cumplimiento de las normas empresariales. Evaluar el cumplimiento de los derechos y obligaciones de los empleados. Pagos y Liquidaciones: Ejecutar procesos mensuales de liquidacin, Realizar pagos del personal de la empresa.
Produccin Los procesos de la produccin se dividen adems en dos reas, planta y mantenimiento. Insumos: Definir insumos faltantes, se definen los insumos faltantes para poder realizar la produccin en masa. Realizar orden para el pedido de los insumos, se manda la orden al departamento comercial, rea de compras para el pedido de los mismos. Distribucin insumos, se distribuyen los insumos a las reas de fabricacin pertinentes. Gestin Produccin: Crear y actualizar guas de produccin, estas guas son un manual para las buenas prcticas de manufactura de nuestros productos. Crear y actualizar guas para el manejo de materiales, estas son indispensables para la buena calidad del producto. Planta: Cronologa de produccin, determina los programas cronolgicos de la produccin. Supervisin de la mano de obra, de acuerdo a las distribuciones de produccin de la empresa, para el fomento de la calidad. Realizar reportes, gestiona reportes de fallos e imprevistos. Mantenimiento: Presupuesto anual de mantenimiento, se realiza un presupuesto de acuerdo a las necesidades y a los imprevistos de los equipos de la empresa. Hojas de vida de equipos, seguimiento a la hoja de vida de los mismos para dirigir el mantenimiento preventivo. Planes de contingencia, establecer planes que pueda mitigar riesgos en cuanto al dao de los equipos. Comercial Los procesos de la divisin comercial se dividen adems en dos reas, compras y mercadeo. Mercadeo: Nuevos productos, coordinar campaas para la promocin y difusin de los nuevos productos. Compra y distribucin, gestionar la compra y distribucin de los materiales de promocin de los nuevos productos. Polticas de promocin, formular y diriguir las polticas de promocin empresariales. Nuevos mercados, introducir productos existentes en mercados sin explorar.
Compras: Aprovisionamiento, optimizar los recursos para la empresa destinados a la divisin de produccin. Definir la poltica de compras.
Finanzas Los procesos dentro del rea de finanzas: Inversin: Anlisis de los factores de inversin adecuados al rol de la empresa Seleccin de las mejores opciones de inversin Establecer las polticas de inversin Necesidades de la empresa: Establecimiento de las necesidades financieras de la empresa Definicin de las fuentes de apoyo financiero Actualizacin de registro contables y estados financieros Marco Jurdico: Definicin y actualizacin del marco jurdico-legal
Sistemas Los procesos dentro del rea de sistemas: Necesidades de la empresa: Coordinacin y manejo de los recursos de TI Gestin de proyectos e investigaciones Capacitacin y soporte tcnico Establecimiento de las polticas para el manejo adecuado de la plataforma tecnolgica
FACTORES CRTICOS DE XITO
Personal altamente calificado y actualizado Cada una de las personas que integran los departamentos debe estar en capacidad de cumplir con las actividades que le corresponden, al igual se encuentren actualizados en las nuevas tendencias
Amplia gama de productos Contar con variedad de productos que satisfagan cada una de las necesidades y gustos de los clientes, as se genera un mejor mercado para los productos de AUDILCTEOS.
Proveedores (y productos) de calidad Cada uno de los productos debe contar con materias primas de excelente calidad, que beneficien tanto a la empresa como a los usuarios, por tanto los proveedores deben contar con respaldo de calidad en cada uno de sus productos.
Infraestructura tcnica Contar con la maquinaria necesaria, los elementos fundamentales en la elaboracin y desarrollo de cada uno de los productos, al igual tener presente la mejora en los procesos que se puede dar al incluir nuevos y modernos, tanto sus causas como sus consecuencias
Desarrollo de nuevos productos El mercado est en constante movimiento, al igual los requisitos de cada uno de los usuarios, tambin ampliar el mercado promueve el desarrollo de nuevos productos que integren cada uno de estos factores
Buena distribucin comercial El tener mal planteado las metas y estrategias de comercializacin de nuestros productos, nos llevara a no tener la rentabilidad que podramos tener si tenemos una buena visin del mercado objetivo a corto, mediano y largo plazo.
Publicidad efectiva Un producto para lograr xito debe ir acompaado de una estrategia publicitaria que pueda llegar a cada una de las personas, slogans, jingleson algunas de ellas; as como deben ser innovadoras y atractivas
Plan completo para mitigar riesgos Tener presente cada una de los posibles riesgos en la empresa, permiten tener un plan para atenuar cada uno de ellos y lograr que no sean un caos en el momento en que se presenten
Correcta administracin de los recursos de la empresa Saber qu se tiene, qu se necesita y qu debera investigar son algunos de los puntos que se deben tener en cuenta a la hora de administrar cada uno de los recursos con los que cuenta la empresa ya sean fsicos, o monetarios.
Plan de mejoramiento ambiental Las polticas legales y sociales de Colombia nos exigen tener un buen control de nuestros procesos con el fin de cuidar el medio ambiente, ya que no hacerlo nos podra traer tanto sanciones legales, como un rechazo en la sociedad que afectara directamente la venta de nuestros productos.
Procesos bien automatizados(agilizacin de procesos y buen aprovechamiento de recursos) En la medida en que se invierta en la mejora de los procesos, dependen factores como los niveles de produccin, la calidad de los procesos y el mejor aprovechamiento de recursos, adems que segn la calidad de nuestros procesos podemos dar una imagen ya sea negativa o positiva.
Estndares y Certificaciones de Calidad El no tener certificaciones de calidad en el mercado actual que es tan competitivo, nos dejara un vacio muy grande en cuanto nuestros competidores y en cuando nuestro mercado objetivo.
Proyeccin de crecimiento Para que una empresa no desaparezca con el tiempo, se debe tener una buena visin y un buen planteamiento de que se quiere realizar, para que as pueda estar a la vanguardia.
Cumplimiento de todas las normas legales Cualquier omisin o transgresin de alguna norma puede causar sanciones tanto legales como sociales que daaran la imagen de la empresa, causando estragos en nuestro proyecto.
Financiamiento de productos Se debe tener un control absoluto sobre los compradores mayoristas, quienes son los que reciben financiacin de nuestros productos, para esto se deben tener unas normas claras sobre tiempos de pago, condiciones en general; pues esto podra generar un dficit en la empresa.
Capacidad financiera Se debe tener muy claro la capacidad financiera que se tiene, para no entrar en gastos excesivos que nos traigan problemas de insolvencia; y tampoco entrar en el ahorro excesivo pues esto no dejara tener una mejor imagen de lo que se tiene.
INFRAESTRUCTURA TECNOLGICA
El xito y la eficiencia de la infraestructura tecnolgica de una empresa dependen de un incremento sostenido de la inversin de TI.
Dada la necesidad de integracin entre departamentos y sucursales de la empresa es necesario contar una infraestructura de interconexin entre las sucursales, dentro de cada ciudad y entre ciudades. La sede administrativa debe contar con una estructura ms compleja debido a que sta cuenta las jefaturas de todos los departamentos de la empresa. Por cada departamento se debe contar con una red local (LAN) de manera que se pueda compartir informacin entre sus integrantes. Entre departamentos debe permitirse la interconexin nicamente a travs de permisos de acceso. La informacin que salga de las sucursales deber usar tcnicas de seguridad de redes de acceso. Para dicha interconexin se hace necesario contar con al menos la siguiente infraestructura:
Servidor: Usamos el menor nmero de granjas de servidores para hospedar los tipos ms comunes de sitios web normalmente requeridos por la empresa: sitios de intranet, extranet e Internet. Para esto usaremos dos servidores con las siguientes caractersticas: Procesadores quad core 8 gb RAM Sistema Operativo Windows 7 de 64 bits Doble fuente de poder Doble tarjeta red 10-100-1000, Doble HBA
Cableado: En la actualidad la empresa se encuentra comunicada por una solida red de cableado cruzado categora 7. Se cuenta con un rack de comunicaciones el cual contiene:
2 Switch de 48 puertos 1 x Router Cisco 2811 20 Telfonos IP Cisco 500 Series
Routers: permite conectar uno o varios equipos, incluso varias redes de rea local. Para esto usamos routers con las siguientes especificaciones:
Especificacin LAN inalmbrica IEEE 802.11n 16 puertos switch 10/100Base-TX Firewall NAT integrado DNS dinmico
Switches: configurables por rea dentro de cada sucursal. Los que actualmente usamos tienen las siguientes caractersticas:
Cisco SD216 Cisco 16-Port 10/100 Ancho de banda de hasta 200Mbps full duplex en cada puerto Estandar IEEE 802.3 10BASE-T Auto-negociacin full-/half-duplex
Internet: Cada una de las estaciones de trabajo y sucursales tendrn acceso a internet. La empresa ha optado por seleccionar como proveedor de Internet a Telmex, con un ancho de banda dedicado de 4Mbps.
Intranet: Con esta intranet, la empresa internamente comparte los sistemas de informacin.
Equipos de cmputo: de acuerdo a las necesidades especficas de cada sucursal, en el rea de finanzas y gerencia usamos equipos con las siguientes especificaciones: Procesador Intel Core2 Do. Bus frontal de hasta 1333. Memoria RAM de 3 GB. 1 TERA HDD SATA 2 7200 rpm Tarjeta de red 10/100/1000 Mb (RJ-45 ANLISIS FINANCIERO DE PLAN ESTRATGICO DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN
En la presente seccin se realizar un breve anlisis acerca de la inversin tanto a nivel histrico como actual de las tecnologas de informacin en la industria lctea.
Histrico
Como la gran mayora de las empresas, las tecnologas de informacin han sido un elemento fundamental para el buen desarrollo de los bienes o servicios que ofrecen. La industria lctea no es la excepcin. A pesar de comenzar en el campo, en donde estas tecnologas son pocas, se ha vuelto cada vez ms importante tener herramientas tales como la telefona fija, telefona celular, internet, etc.
Como se ha mencionado este negocio comienza en las zonas rurales, en las cuales es fundamental para la crianza del ganado. Inicialmente como estas tecnologas se utilizaban para el quehacer administrativo de la empresa lctea. Pero en la medida que las tecnologas fueron avanzando se fueron aplicando a todo el esquema de produccin, promocin, venta y administracin. En Latinoamrica desde los aos 90 se produce un aumento en la tecnificacin de este sector, al implementar esquemas de ordeo, empaque o embazado automatizado. Adicionalmente, se empieza a hacer uso de sistemas de informacin basados en el internet para la presentacin de los productos y as propiciar ms ventas.
As, las tecnologas informticas tienen un papel fundamental en el proceso productivo de una empresa, permitiendo seguir estndares de calidad y cantidad, referente a esto Nestl S.A menciona: Estas herramientas comprenden aditamentos, maquinaria, sistemas y paquetes informticos (que van desde software destinado al anlisis logstico de procesos hasta sofisticados paquetes de automatizacin que permiten conocer y controlar distintas variables crticas del proceso en tiempo real)...lo que nos permite lograr en la primera vez, calidad y cantidad requerida.[1]
Haciendo referencia a los sistemas de informacin han existido soluciones empresariales para la industria lcteas entre ellas se puede destacar:
SICCaP: Brinda soluciones especficas para administrar los procesos propios que conforman la elaboracin de Quesos de diferentes variedades. Abarca desde el control de ordee hasta el despacho de sus productos [2]. DEZA Business SL: desarrolla programas a medida para la industria lctea, desde recogedores y elaboradores, a queseras artesanales o industriales, disponiendo de mdulos especficos para la recogida de leche, pesaje, trazabilidad, fabricacin y distribucin[3].
Hoy en da el almacenar hardware dentro de mis instalaciones es algo que tiende a desaparecer por sus altos costos de adquisicin, mantenimiento y consumo de recursos, especialmente energticos, as que cada vez se introduce con ms fuerza una alternativa computacional conocida como cloud computing o computacin en la nube, entendida la palabra nube como internet, reduciendo drsticamente los costos de inversin y mantenimiento de hardware, no hay que ir muy lejos para encontrar empresas que ofrecen estos servicios, tal es el caso de Google, y aqu una propuesta que se ajusta muy bien a una pyme: http://www.google.com/apps/intl/es-co/business/features.html donde se ofrece una variada suite de aplicaciones que normalmente dependeran de redes internas y uno o ms servidores con sus respectivas terminales.
La verdad el concepto de computacin en la nube es algo muy novedoso y que no se ha implantado con fuerza an, por lo que las empresas y en especial las de gran tamao siguen la mayora usando tecnologa in situ y existen otra gran cantidad de empresas que proveen este tipo de soluciones, puede dar un ejemplo de esto la empresa SolucionesTI http://www.soluciones-ti.com/index- 1.html, ofrecen ellos una solucin de TI empresarial bastante completa y de alta envergadura usando servidores principales, secundarios, redes almbricas locales, inalmbricas de un alcance geogrficamente distante y toda la infraestructura de hardware necesaria para sostener un sistema de informacin robusto y de operaciones crticas.
En este momento el hardware asociado a las tecnologas de informacin se encuentra en un punto de inflexin, pues poseer los ltimos equipos y las mejores instalaciones para tenerlos, no representa precisamente la ms efectiva de las soluciones, aunque operativamente represente muchas ventajas y sea la opcin se solucin ms usada por el momento. Ejemplos de Cloud Computing:
Amazon con su proyecto Amazon Elastic Compute Cloud (EC2), el servicio lo que permite es alquilar plazos de tiempo en los centros de datos de Amazon para la ejecucin de mquinas virtuales Xen. Las mquinas virtuales creadas son el equivalente de servidores con procesadores x86 de 1,7 GHz, 1,75 GB de RAM, 160 GB de disco rgido local y 250 Mb por segundo de ancho de banda. Google con su proyecto Google App Engine: Con el que la compaa ofrece, durante un periodo de prueba, 500 Megabytes de espacio en internet y suficiente capacidad y procesamiento de carga como para servir cinco millones de pginas al mes, con 10 Gigabits por segundo al da de transmisin por cada aplicacin. Microsoft con su proyecto Microsoft Azure: Servicio para el almacenamiento de ficheros, administracin de servicios y computacin dirigida a desarrolladores y empresas. Los desarrolladores podrn utilizar las herramientas .NET de Microsoft para desarrollar aplicaciones sobre Windows Azure. Vmware con su proyecto vCloud: Con la que los usuarios tienen la seguridad de que las aplicaciones pueden gestionarse, moverse y que pueden correr en la Cloud de la misma forma que lo hacen internamente. eyeOS con su proyecto eyeOS: es un escritorio virtual multiplataforma, libre y gratuito, basado sobre el estilo del escritorio de un sistema operativo. El paquete bsico de aplicaciones que vienen por defecto, incluye toda la estructura de un sistema operativo y algunas aplicaciones de tipo suite ofimtica como un procesador de textos, un calendario, un gestor de archivos, un mensajero, un navegador, una calculadora y ms.
MODELO DE PLANEACIN
Es necesario tener en cuenta factores que afectan todo el proceso de la empresa que influyen en su desempeo, existen factores internos que hacen referencia hacia la parte interna de la empresa y factores externos que se enfocan hacia fuera de la empresa. Dentro de los Factores Internos se puede nfasis inicialmente en procesos que mejoren estos aspectos, hacer una buena planeacin en cada sector para obtener mejores resultados, entre estos se encuentran: EMPRESARIOS CON POBRE CULTURA EMPRESARIAL Y CON ADMINISTRACIN POCO PROFESIONAL.
Actividad 1: Crear conciencia y hacer nfasis en la tica profesional por medio de talleres y conferencias que motiven a todos los miembros de la empresa, desde los altos mandos incluyendo todo el personal, inculcando un buen desempeo en las labores a realizar y fomentando la proyeccin empresarial.
DEFICIENTE PERSONAL CAPACITADO Y POCO COMPROMETIDO CON LA EMPRESA.
Actividad 2: Dictar capacitacin constantemente a todos los empleados por departamento donde existan falencias para desempear sus labores, de esta manera generando compromiso por la institucin.
ESCASEZ DE CAPITAL Y BAJA POSIBILIDAD DE ACCEDER A CRDITOS.
Actividad 3: Se debe hacer un plan financiero que se este evaluando peridicamente para saber cual es el capital de la empresa y conocer cules son los riesgos que se deben mitigar con anterioridad. Con esto garantizando una mejor fluidez del dinero que se esta moviendo dentro y fuera de la empresa.
POBRE VINCULACION CON LA TECNOLOGA Y LA INVESTIGACIN.
Actividad 4: Desde el inicio se debe tener como requisito primario hacer las respectivas gestiones para adquirir la maquinaria necesaria tecnolgica adaptable a todos los procesos de la empresa, ya que la tecnologa es un factor grande de progreso en la actualidad y adems ayuda a ser ms competitivos.
Actividad 5: Debe formarse un equipo de investigacin con algunos de los funcionarios de la empresa que constantemente se estn actualizando y adems tengan conocimientos precisos que puedan servir como un aporte benfico para la empresa y al mismo tiempo lo puedan difundir por medio de seminarios, conferencias o cualquier otro medio, para todos los funcionarios estemos en al da con todo el entorno que nos rodea.
DESCONOCIMENTO DE SUS VENTAJAS COMPETITIVAS.
Actividad 6: Se elaborarn concursos trimestrales donde cada departamento generar reportes de su sector encargado y presentar nuevas ideas de innovacin que se puedan aplicar dentro de la empresa para mejorar el rendimiento y la productividad. Se escogen las mejores ideas y se darn incentivos (bonos), para que el ambiente sea ms armnico y se trabaje con ms entusiasmo.
Los Factores Externos pueden influir dentro del desempeo de algunas actividades de la empresa, pero no son tan relevantes como los factores internos, estos a veces no se maneja tan fcilmente ya que son cosas ms globales y ya no compete tan directamente resolverlas a la empresa, sino mas bien tratar de manejarlas y dejar que las entidades realmente encargadas lo hagan.
Entre estos aspectos estn:
FALTA DE ESTUDIOS DE PREINVERSIN QUE COMPRENDAN UN ANLISIS DE LAS PRINCIPALES VARIABLES COMO MERCADO, TECNOLOGA, COSTOS, LOCALIZACIN Y FINANCIAMIENTO.
Actividad 7: Contar con el personal altamente calificado que sepa que decisiones tomar antes de hacer alguna inversin teniendo en cuenta factores de mercado, tecnologa, costos, localizacin, financiamiento y adems que est generando informes peridicamente del estado en que se encuentra la empresa en cuanto a todos estos aspectos, estos informes se deben entregar cada mes por cada departamento para hacer un balance general.
ASISTENCIA CREDITICIA NO OPORTUNA Y POCO GIL, OCASIONADA POR DESCONOCIMENTO Y TRMITES DEMASIADO COMPLICADOS.
Actividad 8: Debe haber una asesora jurdica mensualmente para conocer cules son los trmites para realizar en cualquier diligencia como crditos o cualquier tema relacionado con cuestiones legales que implican procesos dispendiosos.
ESCASEZ DE MANO DE OBRA REALMENTE CALIFICADO.
Actividad 9: Se debe tener en cuenta que los funcionarios deben tener estudios o sino apoyar en este proceso aportando algn porcentaje para que estos puedan actualizarse si as lo requieren o puedan empezar sus estudios para contribuir en el buen desempeo de sus labores.
INFLACIN.
Actividad 10: Los factores como la inflacin son difciles de manejar en determinado momento ya que son factores que estn cambiando constantemente, se deben elaborar planes por parte del departamento financiero para estar preparados para esto.
A continuacin tenemos un plan de actividades para hacer una buena planeacin del proceso a seguir (tomadas de las estrategias del plan estratgico de la empresa):
Actividad 11: Promover campaas de concientizacin en el sentido de pertenencia por la empresa, tanto a la infraestructura como al personal que all labora. Actividad 12: Realizar estudios que permitan saber que procesos se pueden mejorar (automatizar, renovar, agregar, quitar) como es la agilizacin de procesos, el mejor aprovechamiento de recursos y disminucin de riesgos para el personal.
Actividad 13: Actualizar o reemplazar las herramientas que impidan un aumento en la produccin o en el mejoramiento de los procesos utilizados.
Actividad 14: Realizar una gran campaa publicitaria al menos una vez por ao para captar la atencin de los clientes y posibles clientes, y durante el resto del ao sostener la campaa con una constante informacin acerca de nuestros productos y beneficios.
Actividad 15: Liderar campaas sociales que permitan a la empresa desarrollar su compromiso social y adems as atraer la atencin de todas las personas hacia nuestros productos.
Actividad 16: Establecer entes que verifiquen los procesos de cada uno de los sectores de la empresa supervisando y controlando cada uno de ellos.
Actividad 17: Fomentar estrategias de promocin a travs de publicidad y medios publicitarios para atraer nuevos clientes por medio de promociones y actividades que incentiven la compra de nuestros productos. Actividad 18: Realizar promociones y rebajas de precios mensualmente para as captar la atencin de los clientes directos y almacenes de cadena para que compre nuestros productos.
PLANEACIN
Inicialmente y segn las caractersticas de nuestra empresa se hace necesario concientizar a todos nuestros trabajadores de la importancia de una buena implementacin de tecnologas de informacin, pues ya que estas harn que el desempeo de nuestra empresa sea ms optimo y eficiente. A continuacin veremos una serie de actividades que ayudaran a que lo anterior se implemente de la mejor manera posible
Actividad 1: determinar las necesidades bsicas en cuanto a tecnologas de informacin se refiere. Hacer un anlisis de todas las dependencias de la empresa y segn los resultados de este, determinar los pasos a seguir para llevar a cabo una completa implementacin de las TIC en la empresa. Beneficios: se tendr un panorama claro de en qu estado esta la empresa en el uso de tecnologa, as como las caractersticas a mejorar. Costos: esta fase tendr un mayor costo de tiempo que econmico, puesto que se har necesario un anlisis concienzudo de cada una de las reas. Responsables: jefe de sistemas y jefes de rea
Actividad 2: definir las secciones crticas para implementar las TIC Con base en los resultados de los anlisis se determinaran las secciones donde se hace mas necesario la implementacin de las TIC, para obtener mayores beneficios a corto plazo teniendo estas como primeras para implementar, adems se realizara un presupuesto y un cronograma tentativo de cmo se implementaran todas las TIC en la empresa, teniendo como prioridad terminar los proyectos de TIC que estn pendientes o incompletos, determinando su viabilidad. Beneficios: se tendr un tiempo determinado para completar la implementacin de las TIC en la empresa adems se podr considerar el tiempo que tardara en retornar la inversin a la empresa, adems se podr hacer la implementacin de las TIC de tal manera que se pueda obtener las menores perdidas posibles. Costos: costos de consultora y tiempo de receso en las secciones para implementar las TICs crticas. Responsables: Jefe sistemas, seccin manufactura y financiera.
Actividad 3: implementar proyectos nuevos y terminar los que estn pendientes Luego de definir un cronograma estructurado se pasara a llevarlo a cabo, segn lo critico del proyecto, se llevara a cabo en cada una de las reas de tal manera que la economa de la empresa se afecte en la menor medida posible. Beneficios: se obtendrn grandes beneficios luego de llevar a cabo esta implementacin de las TICs, pues precisamente esto se lleva a cabo para el mejoramiento de la empresa tanto funcional como estructural Costos: costos de implementacin en los cuales se tiene en cuenta el tiempo de receso por la puesta en marcha de cada una de las soluciones. Responsables: Jefe de sistemas y jefe de cada una de las reas beneficiadas.
Actividad 4: Dictar capacitacin constantemente a todos los empleados por departamento donde existan falencias en cuanto a manejo de tecnologas se refiere. Se efectuaran pruebas peridicas para determinar el nivel de conocimiento de todos los empleados sobre las TIC y as poder crear cursos o talleres educativos que ayuden a mantener actualizado lo mas posible a todo el personal. Beneficios: con esta actividad se garantiza que si bien el empleado no tiene todos los conocimientos de las TIC por lo menos tendr un nivel que le permitir interactuar con todos los nuevos componentes que se van a implementar Costos: costos de consultora y tiempo de trabajo para poder realizar cada uno de los tests a los empleados. Responsables: jefe de sistemas y recursos humanos.
Actividad 5: mantenimiento de equipos e infraestructuras de las TIC Se determinara un tiempo de operatividad para los equipos antes de hacer los mantenimientos requeridos y se fijaran fechas para cada uno de los equipos, buscando as obtener un funcionamiento eficiente y optimo para la empresa y lograr que durante los mantenimientos se obtengan las menores perdidas posibles, adems haciendo mantenimientos peridicos se garantizara que el tiempo de vida de los equipos sea el mayor. Beneficios: Al determinar unas fechas de mantenimiento se har mas fcil crear planes de contingencia, para que mientras se hacen los mantenimientos no se afecte la produccin de cada una de las reas, adems haciendo los mantenimientos requeridos se aumenta el tiempo til de la maquinaria. Costos: costos de repuestos si llegaran a ser necesitados y pago por mantenimiento en caso tal de que los operarios de la empresa no sepan ejecutar los mantenimientos Responsables: jefe mantenimiento
Actividad 6: tercerizacin de mantenimientos. Si los tcnicos de la empresa no llegasen a conocer como hacer el mantenimiento de una de los equipos pertenecientes a las TIC se buscar una empresa realmente capacitada y a un costo razonable para que ejecute los mantenimientos. Beneficios: se tendrn grandes ahorros en los mantenimientos de ciertos equipos, pues dado que resulta muy costoso tener un tcnico de planta para algunos equipos, se considera este gasto una buena forma de mantener los equipos en un funcionamiento ptimo. Costos: costos de mantenimiento. Responsables: jefe mantenimiento y jefe finanzas
REFERENTES
[1] Mendoza, Oscar(Septiembre 2005). La Informtica en la produccin de leche en polvo. [En lnea] http://www.ciberhabitat.gob.mx/fabrica/leche/ recuperado el 30 de Agosto de 2010.
[2] SICCaP, Software para la industra lactea. [En lnea] http://www.siccap.com.ar/FolletoQueso.pdf recuperado el 30 de Agosto de 2010.
[3] ERP DEZA Lacteos. Pgina Principal. [En linea] http://www.deza.info/ recuperado el 30 de Agosto de 2010.