UNIDAD IV: PLANEACIN Y PRESUPUESTO DE VENTAS

Importancia de la planeacin de las Ventas

El gerente de ventas y el plan de ventas
Sistemas de informacin de ventas
El proceso de planeacin
Problemas de planeacin de ventas
Programas de ventas
El presupuesto de ventas: Preparacin del presupuesto, tipos de
presupuesto.

UNIDAD IV: PLANEACIN Y PRESUPUESTO DE VENTAS
I. IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN DE LAS VENTAS
La planificacin es fundamental y decisiva para el cumplimiento de los objetivos de cualquier rea funcional de la
empresa. Esta etapa eminentemente intelectual del proceso administrativo, que en sencillas palabras es pensar
hoy lo que haremos en el futuro, no es ajena al proceso de ventas.
La planeacin de ventas es importante para todos los miembros de la organizacin de ventas. La planeacin es la
funcin bsica que realizan los gerentes de ventas porque crea el marco esencial para todas las dems tomas de
decisiones. Los gerentes de ventas vinculados a la planeacin deben examinar donde se encuentra su compaa
como llego ah y hacia donde va. La planeacin de ventas incluye anticiparse al desarrollo del medio ambiente y
prepararse para combatir los cambios o sacarles provecho. Planear significa controlar los sucesos en lugar de ser
arrollado por ellos. La planeacin de ventas tiene particular importancia y representa un reto especial cuando se
origina en el lanzamiento de nuevos productos al mercado. Un plan de ventas bien concebido genera emocin y
entusiasmo cuando se pone en accin, brinda la direccin y el marco de referencia para las actividades de ventas,
ayuda al personal de ventas a comprender hacia donde se dirige la organizacin, como se espera llegar a ese
punto, que acciones especficas deben emprenderse y quien y cuando deben emprenderlas.
Un componente importante del proceso de planeacin de ventas es preparar planes de contingencia, tomando en
cuenta las influencias impredecibles e incontrolables, como los cambios en el entorno econmico, legal o
regulatorio, que pueden afectar en el desempeo de ventas. El marco de planeacin debe incorporar varias
premisas, incluyendo los peores escenarios.
Quizs el beneficio ms grande de la planeacin sea que proporciona la base para el control. Lo hace
proporcionando normas por las cuales puede medirse el desempeo, siendo entonces evidente cualquiera
desviacin del plan.
Beneficios de la Planeacin de Ventas
Mejorar el clima empresarial.
Proporcionar direccin y enfocar los esfuerzos organizacionales.
Mejorar la cooperacin y coordinacin de los esfuerzos del equipo de ventas.
Desarrollar estndares individuales y colectivos con los que puede medirse el desempeo de la fuerza de
ventas.


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Identificar a tiempo las desviaciones para tomar acciones correctivas. - Aumenta la flexibilidad de la
organizacin de ventas para enfrentarse a desarrollo inesperados.
II. EL GERENTE DE VENTAS Y EL PLAN DE VENTAS
El gerente de ventas es la persona encargada de dirigir, organizar y controlar un cuerpo o departamento de
ventas.
El buen gerente de ventas debe agrupar todas las cualidades de un verdadero lder, como son la honestidad, ser
catalizador, tomar decisiones, ejecutarlas, en fin un gerente deber ser muchas cosas, para muchas personas.
Desde el punto de vista conceptual la tarea de planeacin del gerente de ventas es la misma que la del gerente de
mercadeo, e incluye establecer objetivos enfocados en la misin y relacionados con la comprensin de los puntos
fuertes, puntos dbiles, las oportunidades y las amenazas. Los objetivos de la fuerza de ventas incluye desarrollar
nuevos negocios, vender los servicios, obtener informacin y proteger el territorio contra los ataques de la
competencia. Estos objetivos que orientan la formulacin de las estrategias de ventas, deben desarrollarse junto
con la fuerza de venta.
El plan de ventas es el primer presupuesto de mercanca en una empresa comercial.
Los gerentes de ventas son eficientes planificadores. Formulan objetivos para guiar los esfuerzos de su personal de
ventas, sealan los cursos de accin en la bsqueda de sus objetivos y evalan el desempeo real de sus
vendedores al medirlo con los objetivos establecidos. La planeacin es esencial en la funcin de ventas, pues sin
ella los gerentes de ventas carecen del beneficio de una perspectiva a largo plazo, al igual que de los mecanismos
para coordinar los diversos componentes del proceso de ventas. La planeacin exacta y precisa mejorara la calidad
de la toma de decisiones al llevar a cabo un plan, sin embargo, la exactitud depende en gran parte del periodo
involucrado. Cuanto ms corto sea el periodo que se cubre en un plan particular, el plan tendera a ser ms
preciso. Ningn viento es favorable para la embarcacin que no sabe hacia qu puerto se dirige. Esto es
igualmente cierto en el mundo empresarial y ms an aplicable a un departamento de ventas. Una empresa y
departamentos que no tiene establecidos objetivos claros y medibles es como una embarcacin sin rumbo. En el
presente trabajo hacemos referencia a nuestra investigacin sobre El Plan de Ventas, y todo lo relacionado con
este, pasando desde conceptos bsicos hasta el ciclo efectivo que debe cumplir una empresa para ser exitosa en
sus ventas y por ende ser rentable que es la finalidad principal de cualquier empresa.
QU ES UN PLAN DE VENTAS?
El Plan de Ventas es la parte del plan de marketing de una empresa o proyecto que concreta cules son los
objetivos de venta y especifica de qu forma se conseguirn cuantificndolo en un presupuesto.
En algunos casos (en funcin de la estructura y los hbitos de la empresa) el plan de ventas comprender
tambin un plan de acciones comerciales.

UN PLAN DE VENTAS DEBE INCLUIR:
Las Premisas sobre las que se ha basado su elaboracin. Una "premisa" es, por ejemplo, el precio promedio
por venta o el porcentaje de venta por presentacin.
El Proceso de Venta, debe definir y cuantificar todo el proceso de ventas. Por ejemplo (servicios) nmero de
contactos obtenidos por medio o canal, nmero de presentaciones, nmero de ventas, etc.
El Presupuesto Total reflejando las ventas en unidades y facturacin (como mnimo), los costos generados
por dichas ventas y el margen bruto previsto (idealmente).
El Presupuesto Periodificado y Distribuido por Zonas y/o Canales (si es el caso). El presupuesto se distribuir
por meses (y aos en algunos casos) y se repartir por zonas, canales, vendedores o delegaciones, etc. segn
sea el caso).



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DOS GRANDES TIPOS DE PLAN DE VENTAS EN FUNCIN DE LA ACTIVIDAD TIPO DE EMPRESA:
1 PLAN por PRODUCTO: Especialmente til para empresas que comercializan productos de consumo, parte
de las ventas por producto y sus variaciones para elaborar las diversas previsiones y presupuestos.
2 PLAN por ORIGEN: Interesante para empresas de servicios y otras, parte de los contactos (potenciales
clientes) obtenidos por las acciones de marketing y los porcentajes de conversin para llegar a las previsiones
de venta.

PLAN DE VENTAS POR PRODUCTO
Puntos clave
El Precio de Venta
Definir el precio-tarifa idneo.
Acertar el precio neto real (despus de dtos.)
Lo que importa es el precio neto promedio total
Las Previsiones de Venta en Unidades
Saber prever variaciones de productos con histrico.
Estimar correctamente nuevos productos.
1- Las PREMISAS, como mnimo:
Precio de venta previsto para el ejercicio, a efectos de calcular la facturacin. Puede ser precio de venta
unitario (bruto y sin descuentos... que luego debern ser reflejados) o directamente precio neto de venta
unitario (promedio).
Precio de compra o coste m.v. (material para la venta) por unidad vendida, a efectos de calcular el margen
bruto (no siempre incluido pero muy recomendable).
El plan deber reflejar cualquier otra premisa relevante para el desarrollo del mismo y, sobretodo, la poltica de
precios y costos deber haber sido estudiada en profundidad: son puntos clave para el logro de los objetivos
econmicos de la empresa.
2 La previsin de VENTAS UNITARIAS POR PRODUCTO:
Realizar las estimaciones de venta por producto correctamente es uno de los puntos clave para el xito del
plan y es extremadamente recomendable dedicarle tiempo, tcnica y atencin.
3 El PRESUPUESTO:
Presupuesto total: Con precios, costos y ventas unitarias totales determinadas, ser fcil calcular el
presupuesto de ventas total.
Presupuesto por zonas (y canales, si es el caso): Finalmente slo quedar distribuir el presupuesto total por
zonas, vendedores y-o canales. Para hacerlo, lo importante ser conocer y determinar la cuota (%) que cada
zona o canal tendr en el presupuesto y aplicarla adecuadamente con una hoja de clculo. No obstante es
preciso analizar bien las cuotas asignadas y tener en cuenta la influencia de los diversos productos o familias,
estacionalidad, etc. en cada zona o canal.
DEFINIR EL PRECIO DE VENTA ADECUADO:
Dos puntos clave a tener en cuenta:
Hay que recordar que el precio que debe establecerse en el plan, no es el "precio-tarifa" sino el ingreso neto
que se obtendr en cada venta, por esta razn es muy importante establecer una poltica de precios,
promociones y descuentos que - al final - nos proporcione el nivel de ingresos y margen bruto deseado.
El segundo factor a considerar en la definicin de los precios es el volumen de ventas de cada producto. Lo
que realmente importa, es el ingreso neto promedio total que conseguiremos. Para ello es vital tener en
cuenta el "peso" que cada producto tiene en el conjunto de la facturacin.


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CALCULAR LOS PRECIOS:
Naturalmente la primera consideracin que debe hacerse es tener muy presente el mercado, un precio (neto)
slo es adecuado si:
(1) Es aceptable por el mercado
(2) Cumple con los objetivos y estrategias de marketing de la empresa.
CALCULAR EL PRECIO DE VENTA ES:
A. Calcular los costos:
Costo de compra unitario
Costos de transformacin, produccin y-o servicio (coste de las ventas)
Costos de marketing
Gastos generales (de la empresa) a repercutir en el producto en cuestin
Gastos financieros a repercutir en el producto (unitarios o %) y cualquier otro gasto previsible.
B. Definir el margen de beneficio sobre ventas que se desea obtener y repercutirlo sobre los costes.
C. Calcular el precio: Los clculos anteriores nos proporcionarn el precio "neto" de venta "deseable" a dicho
precio habr que repercutirle un % que absorba los descuentos y las promociones previstas, ello nos dar el
"precio tarifa" deseable... tendremos que verificar que dicho precio se ajusta al mercado y a nuestros objetivos
de marketing.
LAS PREVISIONES DE VENTA:
Cmo preveer las ventas?:
Tenemos que distinguir dos situaciones:
Nuevos productos o negocios donde no hay experiencia previa, no hay histrico. En estos casos deberemos
recurrir a la investigacin de mercados (tarea de marketing) y a la experiencia en productos o situaciones de
mercado similares.
Productos o empresas con histrico (llevan tiempo en el mercado). Para presupuestar la evolucin de un
producto o negocio con histrico, disponemos adems de la experiencia de mtodos estadsticos de previsin.
PREVISIN EN CASO DE NUEVOS PRODUCTOS O PROYECTOS:
El volumen de ventas necesario para obtener la rentabilidad esperada.
La experiencia en productos o negocios similares (que deber ratificar que dichas ventas son factibles).
En ltima instancia es bueno decir que - a falta de estudios en profundidad - siempre ser deseable una
investigacin del entorno que tenga en cuenta la observacin de la competencia y las opiniones de la fuerza
de ventas y-o los distribuidores. El objetivo de esta investigacin ser determinar si las "ventas mnimas" son
alcanzables razonablemente.
PREVISIN DE VENTAS PARA PRODUCTOS (O NEGOCIOS) CON HISTRICO:
Desarrollar un "pronstico" de ventas usando mtodos matemticos, proyecciones de tendencia mediante
funciones estadsticas: Tendencia lineal, potencial, exponencial, etc.
Cada una de estas funciones tiene mayor o menor grado de idoneidad segn la situacin del propio producto
y el comportamiento histrico de sus ventas.
Ajustar el "pronstico" con la experiencia y la informacin disponible.
Una vez generado el pronstico, el paso siguiente es ajustarlo en base a la experiencia y la informacin
disponible: Estacionalidad, status del producto, situacin del mercado o de un mercado concreto, etc.
... en definitiva: usando el sentido comn y las opiniones de aquellos que estn cercanos al mercado.



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VER EJERCICIO PRCTICO EN LA GUA DE EJERCICIOS

III. SISTEMAS DE INFORMACIN DE VENTAS
Informacin para la Planeacin de Ventas La informacin es el conjunto de datos procesados. Los datos
secundarios son tipos de informacin que ya existen opero que se reunieron originalmente con otro propsito; los
datos del censo son un ejemplo. Los datos primarios se recopilan con objeto de tenerlos a mano; las entrevistas
directas que realizan los vendedores son un ejemplo. Los datos en y por s mismos, no constituyen informacin;
para ser tiles se deben procesar analizar, interpretar y poner en accin. Las compaas ya no tienen mercados
pequeos y limitados donde los gerentes de venta conocen a cada cliente en persona. Las organizaciones de
ventas grandes y diversificadas necesitan cada vez ms y mejor informacin del mercado y tecnologa ms
sofisticada para manejar todos los datos sobre diversos mercados y clientes. Los gerentes de ventas reciben
informacin aplicable a una mejor toma de decisiones, a travs del sistema de informacin de marketing (MIS) de
su firma o del sistema d apoyo para la decisin de marketing (MDSS). Un sistema de informacin efectivo
permitir a los gerentes de ventas responder a sus problemas y asuntos en forma rpida y eficaz; esto tiene
especial importancia cuando deben tratar problemas y aspectos estratgicos.
Definicin
Los sistemas de informacin sirven para compactar y evaluar la informacin de reas determinadas de la empresa.
Y el sistema de informacin logstico de ventas, en concreto, tiene como fin la evaluacin de los pedidos de
clientes, entregas, abonos, devoluciones... incluidos en el mdulo SAP-SD.

Al igual que una query, los sistemas info extraen informacin de la base de datos y la presentan de un
determinado modo. Sin embargo, la gran diferencia entre ambas maneras de recuperar informacin se encuentra
en el grado de compactacin y detalle. En efecto, el sistema info va acumulando informacin sobre tablas
exclusivas del sistema info cada vez que actualizamos una transaccin.

Imaginemos, por ejemplo, que generamos un pedido de venta. En el mismo momento que lo creemos ste pasar
a acumularse dentro de la correspondiente tabla del sistema info de ventas.

Y por qu SAP lo hace as? Porque as consigue posteriormente una mayor agilidad a la hora de recuperar
informacin de la base de datos. Podemos imaginar fcilmente que, por ejemplo, cuando intentamos hacer un
anlisis de las ventas de todo un ao, el tiempo necesario para extraer la informacin de las diferentes tablas de
ventas que hay en la base de datos puede alargarse considerablemente. Sin embargo, como el sistema info de
ventas acumula y compacta la informacin en una sola tabla, entonces la recuperacin y gestin de esta
informacin se vuelve ms asequible.
Otros sistemas de informacin de ventas
Los programas de venta de Fitter Snacker no integradas de los sistemas de informacin conducen a la
ineficiencia y la reduccin de la satisfaccin del cliente.
Un sistema de ERP's como SAP R / 3 ve las ventas como un proceso, proporcionando informacin adecuada,
datos precisos y la automatizacin de tareas propensa a errores.
Las decisiones de la configuracin se deben tomar durante la instalacin para parear las prcticas y las
polticas de la compaa.
La base de datos central del sistema de ERP mantiene los datos principales usados por todas las reas de la
compaa.
CRM trabajado en un programa datos de ERP permite mejorar la eficacia de la comercializacin.

IV. EL PROCESO DE PLANEACIN
En ventas la planeacin anual implica objetivos, planes y pronsticos ms especficos. Mientras ms corto sea el
perodo de planeado ms precisos sern los resultados.


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Puntos del proceso de planeacin de ventas
Establecimiento de los objetivos generales de la empresa
Evaluacin de las oportunidades de mercado
Pronstico de ventas
Presupuestos
Desarrollo de un plan de accin
Implementacin
Control

Establecimiento de los objetivos generales de la empresa
La planeacin exige el establecimiento de objetivos y metas como el primer paso para decidir sobre un curso
de accin. La meta es normalmente la utilidad.

Otros objetivos tpicos pueden ser:
Crecimiento de la firma
Maximizacin de utilidades a corto plazo
Maximizacin de utilidades a largo plazo
Servicio a los clientes
Incrementar el tamao del mercado
Aumentar la participacin del mercado
Lograr el liderato de la industria.

Evaluacin de las oportunidades de mercado
El primer paso para determinar el potencial de mercado, es la identificacin de los clientes actuales y
determinar sus caractersticas en forma sistemtica: Tamao, ubicacin y grupo industrial.
La culminacin de este anlisis es el desarrollo del PRONSTICO DE VENTAS.
Pronstico de ventas
La planeacin est basada en un conjunto de suposiciones sobre condiciones a futuro.
Un pronstico de ventas es una estimacin o nivel esperado de ventas de una empresa, lnea de productos o
marca de producto, que abarca un periodo de tiempo determinado y un mercado especfico.
El pronstico de ventas es de vital importancia para los directivos de la empresa porque les permite tomar
decisiones de mercadotecnia, produccin, aprovisionamiento y flujo de caja. Por tanto, debe ser elaborado con
sumo cuidado, dejando de lado el optimismo desmedido o la exagerada moderacin, porque pueden afectar
seriamente a la empresa en su conjunto.
Presupuestos
Gran parte de la planeacin depende del pronstico de ventas. A partir de ah se pueden formular los
presupuestos de publicidad, compras y gastos de fuerza de ventas.
Estos presupuestos pueden estar influenciados por las expectativas actuales.
Desarrollo de un plan de accin
Aqu el gerente de ventas debe formular los puntos especficos para alcanzar los objetivos de planeacin
haciendo las siguientes preguntas:
Qu representa una cuenta grande (clave)
Para qu tamao de cliente deben eliminarse las visitas
Con qu frecuencia deben visitarse esas cuentas clave
Qu programa especfico de visitas debe hacerse
Qu nivel de cliente o ejecutivo debe invitarse a comer
Qu tanto debe gastarse en invitaciones
Debe haber un contacto ocasional por telfono con cuentas pequeas.


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Implementacin del Plan
Basado en una buena comunicacin, la fuerza de ventas deber actuar con respecto a l plan y deber ir
evaluando cada uno de los pasos que fueron planteados en el plan.
Aqu el gerente de ventas debe encontrar el punto que lo lleve al control del proceso de implementacin.
Control
Es la culminacin del proceso de planeacin e implementacin, tomando en cuenta los pronsticos de ventas.

V. EL PRESUPUESTO DE VENTAS: PREPARACIN DEL PRESUPUESTO, TIPOS DE PRESUPUESTO.
Presupuesto de Ventas: Un presupuesto de ventas es la representacin de una estimacin programada de las
ventas, en trminos cuantitativos, realizado por una organizacin.
El presupuesto de ventas implica estimar futuros niveles de ingresos y gastos de ventas y, en consecuencia, las
contribuciones de utilidades que hace la funcin de ventas
El resultado de presupuestar las ventas se ve en dos documentos: el presupuesto de ventas y el presupuesto de
gastos de ventas. El primero de ellos comienza con el pronstico de ventas, en el cual se proyectan los futuros
volmenes de ventas luego, se preparan los objetivos de utilidades.
El presupuesto de gastos de ventas muestra los gastos necesarios para alcanzar los objetivos de utilidades. A
travs del presupuesto, la administracin de ventas puede equiparar gastos y utilidades frente a la jerarqua de los
objetivos de la firma.
Un presupuesto de ventas se expresa en trminos financieros, de modo que puede llamarse "plan financiero" o
"estado financiero de flujo de ingresos y gastos". El presupuesto de ventas se relaciona con reduccin de costos y
aumento de la eficiencia en ventas.
Importancia de un presupuesto de ventas. Ejecuciones de grandes obras pblicas o privadas; por lo cual la
ciudadana percibir mayores ingresos y aumentar su poder adquisitivo; hacindose sentir, por lo tanto, los
efectos del Multiplicador del Gasto. El presupuesto de ventas es el primer paso para realizar un presupuesto
maestro, que es el presupuesto que contiene toda la planificacin. Si el plan de ventas no es realista y los
pronsticos no han sido preparados cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso
presupuestal no sern confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los datos para elaborar los
presupuestos de produccin, de compra, de gastos de ventas y de gastos administrativos.

PREPARACIN DEL PRESUPUESTO
A continuacin se comentan cada uno de los pasos que debe dar la empresa para preparar un presupuesto de
ventas. Sin embargo, estos pasos pueden ser modificados y ejecutarse en distintas formas, dependiendo de las
caractersticas del negocio y de las habilidades de la administracin.
Preparar Pronsticos de Ventas
Un pronstico es una declaracin o apreciacin cuantificada de las futuras condiciones que rodean a una situacin
o materia en particular, basada en uno o ms supuestos explcitos. Un pronstico debe manifestar siempre los
supuestos en que se basa. ste debe verse como uno de los insumos en el desarrollo del plan de ventas y puede
ser aceptado, modificado o rechazado por la administracin.
El pronstico de ventas es la base sobre la que descansa el presupuesto maestro, as que si ste ha sido preparado
cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal sern mucho ms confiables.
Los pronsticos de venta son una fuente importante de informacin en el desarrollo de estrategias y
compromisos de recursos por parte de la administracin superior, as que deben prepararse antes de cualquier
decisin e indicar las ventas probables bajo diversos supuestos alternativos. Por ello se puede hacer un pronstico
de ventas de la industria a la que pertenece la compaa y el sector en donde est ubicada y otro de la propia
empresa.


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Pronsticos de ventas del sector
Estas ventas recogen el potencial de negocios que pueden abarcar todas las empresas del sector o aquellas que
constituyan la competencia real. La comparacin del mercado o demanda con las ventas u ofertas del sector,
permiten detectar las situaciones siguientes:
Si el mercado o demanda es superior a la oferta, los productores pueden acortar la distancia mediante estrategias
de penetracin de mercado, el desarrollo de productos o la integracin.
Si el mercado es similar a la oferta, los productores pueden acudir al atrincheramiento, la contraccin de
productos, la diversificacin o la instauracin de polticas crediticias o de precios que conduzcan al desplazamiento
de competidores.
Las ventas esperadas de la competencia ameritan el conocimiento de factores como la tendencia de los negocios,
el nivel de empleo, la capacidad instalada, las polticas sobre productos y la intencin de ampliar su oferta
mediante proyectos de inversin. Es muy importante mantener sistemas de informacin fidedigna y actualizada.


Pronsticos de ventas de la empresa
Los pronsticos de las ventas de la empresa se fijan segn su participacin en el mercado. La gerencia debe
establecer si es o no factible alcanzar la participacin deseada a partir del reconocimiento de las capacidades
productivas, la situacin de la empresa, el estado de intervencin actual y el estudio racional de las polticas de
marketing que puedan implementarse.

MTODOS PARA PRONOSTICAR

Anlisis Estadsticos
Consiste en el estudio estadstico sobre tendencias de las ventas de la entidad, considerada aisladamente o
relacionndola con la tendencia general de los negocios o con ciertos factores externos, cuya influencia sobre la
misma sea importante.

Suponiendo que el pronstico de ventas se formular considerando slo la tendencia de las mismas en los ltimos
cinco aos, se tendra: Considerando como ao base 2000, el anlisis de la tendencia de las ventas demuestra que las
mismas han tenido un incremento anual promedio de 25%; para la formulacin del pronstico de ventas del ao al 31
de diciembre de 2005 se tomara como base la cifra de 2006, aumentada en un 25%.

La segunda posibilidad de este mtodo consistira en determinar, a travs de estudios y anlisis, cmo se integra ese
25% de aumento anual promedio. El objetivo de conocer el detalle y las razones de los cambios ocurridos en el ltimo
perodo contable, sera pronosticar las ventas en forma adecuada, dado que con esto se tendra mejores elementos
para tomar una decisin.

La tercera variante representa un procedimiento estadstico ms simple e involucrara esencialmente dos pasos:

El primero se refiere a analizar las ventas de perodos contables anteriores, con el propsito de determinar si las
ventas mensuales de cada producto siguen un modelo o patrn definido en relacin a las anuales; si tal modelo existe
y puede determinarse, el segundo paso se refiere a obtener la relacin entre las ventas reales del mes modelo y el
porcentaje que, dentro de un total de ventas anuales de perodos contables inmediatos anteriores, representa dicha
cifra.

Esta forma de pronosticar es vlida en tanto las condiciones prevalecientes para el modelo hayan sido determinadas
con racionabilidad y ponderacin; desde otro punto de vista y dado que la estimacin se basa en hechos reales
inmediatos-precedentes al inicio del perodo al cual se refiere el pronstico, tiene la gran ventaja de la actualidad de
los datos base para el mismo.


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Mtodo de Semipromedios
Es muy simple aun cuando no muy adecuado; consiste en dividir en dos partes iguales al perodo en estudio y
determinar un ao non que constituya la mitad de la serie, los promedios son computados dividiendo el total de las
ventas de cada una de las dos series, entre la cantidad de los aos a que las mismas se refiere, y plasmar esos
semipromedios en una grfica de coordenadas, trazando una lnea para unirlas y que estara sealando la tendencia
de las ventas de la entidad.

La seleccin del perodo o cantidad de aos tiene una influencia directa en la tendencia o inclinacin de la lnea; si en
la primera parte del perodo seleccionado prevaleci una depresin y la segunda se caracteriz por prosperidad, la
tendencia de la lnea ser demasiado empinada y no sera representativa o, si por el contrario, durante el primer
lapso ocurri un ciclo de prosperidad y uno de depresin durante el segundo, la lnea sera depresiva.

Mtodo de Promedio Movible
Los pasos a desarrollar dentro de los lineamientos de este mtodo, incluyen bsicamente:
a. Listar las ventas de un perodo considerado como representativo.
b. Fijar un lapso de aos como medida movible.
c. Determinar el promedio de ventas en cada uno de esos perodos movibles, eliminando progresivamente el ao
ms antiguo y agregando el ms reciente.

El efecto directo e importante de este mtodo es que las fluctuaciones cclicas quedan promediadas y se elimina la
influencia de fluctuaciones irregulares, que normalmente son ms cortas que las cclicas; en la prctica es difcil
seleccionar un periodo que satisfaga estas consideraciones tericas, porque los ciclos sucesivos de una entidad varan
considerablemente en su duracin.

Dicho mtodo tiene dos serias limitaciones: a) La variacin en extensin y amplitud de los ciclos econmicos
normalmente hace imposible seleccionar un perodo variable a completa satisfaccin; y b) Es casi imposible
determinar las tendencias del ao o aos ms recientes.

Mtodo de Regresin
Tambin es denominado como de anlisis correlativos y se desarrolla con base en la frmula de la lnea recta; el uso
de esta ecuacin se utiliza normalmente para describir una tendencia a largo plazo y su aplicacin en el anlisis
correlativo es similar. En el anlisis de tendencia la ecuacin expresa la propensin de los cambios en una serie de
datos por cada ao que pasa; en el anlisis correlativo la ecuacin denota la tendencia de los cambios a ocurrir en
una serie de datos en relacin a un cambio dado en otra serie de datos.

La frmula de la lnea resta es Y = a + bX, en donde:

X = variable relativa.
a = valor de Y cuando X vale cero; es a la vez una constante y la determinante de la altura de la lnea recta sobre el
eje de las equis.
b = cantidad promedio de cambio en Y, lo cual ocurre con cada unidad de modificacin en X; indica la pendiente o
declive de la lnea recta.

Dndoles significado en la determinacin del pronstico de ventas, se tendra: Yp = pronstico de ventas.
n = cantidad de componentes.
X = ingreso per cpita.
Y = ventas reales.
Y = b1X + b0



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Las formulas cortas para el clculo de los valores de b1 y b0; que se utilizan en el anlisis de tendencias, sea el
mtodo de mnimos cuadrados no son aplicables en el anlisis correlativo, debido a que no puede asumirse que el
valor de las ventas (Y) en el origen (cuando X=0), es el significado o valor promedio de las ventas; sin embargo, esas
frmulas cortas de b1 y b0; son razonablemente correctas en comparacin con las que se presentan a continuacin
y que pueden parecer complicadas.


x b y bo 1

n
x
x
n
y x
xy
b
2
2
1

Mtodo de Mnimos Cuadrados
Puede utilizarse para computar la tendencia de una lnea recta o curva; en este caso la teora desarrollado est
limitada al mtodo para computar la tendencia de la lnea recta por el mtodo de mnimos cuadrados; el calculo de la
tendencia de la lnea curva utiliza los mismos principios, pero implica matemticas ms complicadas; las estimaciones
de la tendencia se computan de tal manera que, por ejemplo: la suma de las desviaciones al cuadrado de las ventas
reales en relacin a las estimadas llegan a un mnimo, de ah el termino de mnimos cuadrados.

Las modalidades o cambios de este mtodo de anlisis estadstico en relacin al expuesto anteriormente, son:
a) X simboliza perodos en una cantidad impar, colocando el ao cero en el centro y desarrollando dos series de
dgitos a partir de ah, una positiva y una negativa, lo cual es conocido por el analista o no es difcil de
determinar.
b) Y representa a las ventas, produccin, inventarios, etc., o sea, la variable cuyas fluctuaciones en relacin al
tiempo son estudiadas; en este caso la sigla Y se sustituye por la T tendencia.
c) El valor estimado de la tendencia a largo plazo puede ser calculado en cuanto a los valores a y b sean
determinados, cuyas formulas son las denominadas cortas, como sigue:

n
y
a


2
x
xy
b



y la formula general sera: bx a T

MTODOS DE PRESUPUESTAR

Estimaciones Directas de Agentes y Vendedores:
Segn los lineamientos de este mtodo, los vendedores deben ser instruidos para formular analticamente su
estimacin de ventas en unidades, por cliente, zona (geogrfica), distrito (agente), lneas de producto y periodo.

Se caracteriza por ser un mtodo formal cuya gua son datos analticos del pasado y cuya base son los compromisos
cliente entidad, siendo de la misma naturaleza los presupuestos parciales a que se llegan, los cueles deben
concentrarse para obtener el sumario de ventas.

Mtodo Econmico Administrativo:
Fue desarrollado por los autores W. Reutenstruch y R Villers, con base en una frmula que, partiendo de las ventas
por medio de factores especficos de ajustes y de influencia desde los puntos de vista econmico y administrativo.



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Las ms complicado en la aplicacin de ese mtodo reside en allegarse, ordenar y valuar la informacin interna y
externa requerida, bsicamente los datos econmicos. Normalmente su fuente de datos son cifras globales del
perodo contable en curso o el inmediato anterior y, se llega a cifras de la misma naturaleza; es necesario analizar
bsicamente por producto, perodo, zona y distrito.

Tericamente es aplicable a cualquier tipo de entidad; sin embargo, podra resultar costoso para entidades medianas
y pequeas; su ventaja fundamentalmente es completividad, siendo uno de los ms tcnicos y reflejndose esto en
mayor exactitud. La frmula por medio de la cual se le da efecto a este mtodo, es:
Pv = [ ( Vp F ) E ] A
Pv = Presupuesto de Ventas.
Vp = Ventas del perodo contable en curso o del
inmediatamente anterior = perodo base.
F = Factores Especficos.
E = Fuerza Econmicas Generales.
A = Influencia de la Administracin.

FACTORES ESPECFICOS:
I. Factores de ajuste: Son perturbaciones transitorias que afectan al volumen de las ventas. Estos factores de ajustes
nos dirn cules pudieron ser las ventas reales, si no se hubieran producidos tales perturbaciones.
Favorables.
Pedido excepcional o no recurrente.
Ventas en una zona o distrito en donde no es costeable (actualmente) la operacin.
Desfavorables.
Incendio, huelga falta en el abastecimiento de materiales para la produccin, etc., que retrasen parcial,
total, temporal o definitiva los envos a los clientes.
Demandas o juicios en contra de la entidad que entorpezcan o retrasen sus actividades.
Renuncia, despido o retiro de personal clave, bsicamente de ventas.
II. De cambio: Son modalidades nuevas introducidas por el personal administrativo medio, con repercusiones
perdurables en el volumen de las ventas
Cambios en el producto
Cambios en la forma de manufacturarlo (produccin).
Cambios en las condiciones del mercado.
Cambios en las polticas de venta.
III. Corrientes de Crecimiento: El objetivo de determinar este tipo de factores es, bsicamente, ajustar las ventas del
perodo contable inmediato anterior para dejarlas libre de desviaciones, en otras palabras, ajustarlas a
condiciones normales de operacin.
Obedecen el siguiente razonamiento:
1. Es natural que las ventas en toda empresa tiendan a crecer de ao en ao; debido a la forma en que ha venido
sirviendo a la clientela, los buenos precios, la buena calidad de sus productos, las buenas relaciones con la
colectividad, sus relaciones pblicas eficientes, etc.
2. Todo cliente bien servido tiende a comprar ms, y en la medida en que aumente su capacidad de compra,
comprar mayores cantidades.
3. En la medida que aumente la poblacin, aumentarn las ventas de la empresa de buen crdito comercial.
4. En la proporcin en que aumente el desarrollo de la industria, tienden a aumentar las operaciones de las
empresas de esa industria.

FUERZA ECONMICAS GENERALES.
1. Condiciones o Fuerza Econmica General:
Indicadores o fuentes de datos de las condiciones econmicas generales sobre:
ndice Nacional de Precio al Consumidor.
Producto Nacional Bruto.


11
Ingreso Per - Capita.
Venta y Produccin por Rama de Actividad.
Ahorro.
Mercado potencial y su distribucin geogrfica.
Establecimiento de nuevas empresa.
Perdida en el poder adquisitivo de la moneda.
Precios al mayoreo y al menudeo.
Ocupacin y desocupacin.
Prstamos otorgados.
Compra venta de valores en la bolsa, etc.
2. Tendencias, modulo patrn general de las condiciones econmicas generales.
3. Tendencias y variaciones regionales y locales, normalmente referidas a las condiciones econmicas de un
mercado legal o regional en particular.
4. Variaciones estacinales.
5. Clasificacin de productos de acuerdo con su sensibilidad econmica.

INFLUENCIA DE LA ADMINISTRACIN.
1. Cambios en el tipo de producto.
2. Cambio en el diseo o tipo de artculo para adaptarlo a una zona o mercado en particular.
3. Poltica de mercado. Expansin en cuanto a:
Territorio.
Producto.
Restriccin o ampliacin de la oferta.
4. Poltica de publicidad. Por diferentes canales y escalas:
Cine, radio, televisin, peridicos, revistas especializadas, etc.
Escala nacional, regional o local.
5. Poltica de precio.

EJERCICIOS EN LA GUA
TIPOS DE PRESUPUESTOS
Un presupuesto es un documento formal en el cual se detallan las actividades financieras que pretende realizar una
firma y sus consecuencias en el flujo de efectivo. Es un programa autorizado y detallado para la accin que convierte
una decisin tctica en dinero contante y sonante.
La mayor parte de los presupuestos en venta cubren un ao, pero en ocasiones suelen dividirse en metas trimestrales
incluso mensuales. Las cifras de un presupuesto siempre debern compararse con los resultados reales, de manera
que se pueda revisar mientras se realiza el esfuerzo de ventas.
El presupuesto de ventas es un proceso que conduce a varios presupuestos diferentes, los cuales pueden clasificarse
de varias maneras: si slo contienen los gastos o si, adems, contienen las utilidades; por la clase de gastos que
incluyen, por la rigidez de las cifras o por las razones para su elaboracin.