Tutorial Excel-2007-2014 PDF

MS Excel 2007
Excel 2007 proporciona herramientas y funciones

eficaces que pueden utilizarse para analizar, compartir y
administrar los datos con facilidad. A travs del formato
condicional podr comentar visualmente los datos con
fines analticos y de presentacin los mismos que le
permitirn encontrar fcilmente excepciones y reconocer
tendencias importantes en los datos.
Ms Excel a travs de las funciones, filtros y tablas
dinmicas le brindarn la posibilidad de resumir, analizar,
explorar y presentar datos de resumen. A travs de los
informes de grfico dinmico podr ver los datos de
resumen contenidos en un informe de tabla dinmica
para realizar comparaciones, patrones y tendencias.

Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc.

E-mail: acostanp@gmail.com
Web Site: www.saccec.com/educacion/
Blog: www.aulaexcelavanzado.blogspot.com

MS Excel 2007

Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 2

Contenido
INTRODUCCIN A MS Excel 2007 ....................................................................................................... 7
INICIAR EXCEL ........................................................................................................................................ 7
ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL ............................................................................................... 8
TIPOS DE DATOS ................................................................................................................................ 10
FRMULAS ........................................................................................................................................... 10
Formatos ........................................................................................................................................... 11
Formato de celdas ............................................................................................................................. 11
Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft Excel ................................................................ 11
Cdigos bsicos de formato de nmero ........................................................................................... 11
Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los nmeros ........................................................ 12
FORMATO CONDICIONAL .................................................................................................................... 14
Borrar el formato condicional ............................................................................................................. 18
Destacar grficamente el valor de cada celda ..................................................................................... 19
FILTRADO DE UNA LISTA ................................................................................................................... 21
FILTRAR CON EL FILTRO AUTOMTICO. .............................................................................................. 22
CRITERIOS PERSONALIZADOS DE FILTRO AUTOMATICO. .................................................................... 23
FILTRADO AVANZADO ....................................................................................................................... 24
Copiar a otro lugar ............................................................................................................................ 27
FORMATO CONDICIONAL .................................................................................................................... 30
Borrar el formato condicional ............................................................................................................. 33
Destacar grficamente el valor de cada celda ..................................................................................... 34
DEFINICIN DE NOMBRES ................................................................................................................. 36
Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de clculo ............................... 36
MS Excel 2007


Definir un nombre mediante una seleccin de celdas de la hoja de clculo ...................................... 36
Definir un nombre mediante el cuadro de dilogo Nombre nuevo .................................................... 37
Administrar nombres mediante el cuadro de dilogo Administrador de nombres ............................ 37
Cambiar un nombre ............................................................................................................................. 37
Eliminar uno o ms nombres ............................................................................................................... 38
USO DE LOS HIPERVNCULOS ............................................................................................................ 41
Definicin y funcionamiento de una direccin URL ........................................................................ 41
Crear un hipervnculo a un archivo nuevo ........................................................................................... 42
Crear un hipervnculo a un archivo o pgina Web existente ............................................................... 43
Crear un hipervnculo a una ubicacin especfica de un libro ............................................................. 43
Crear un hipervnculo a una direccin de correo electrnico ............................................................. 44
Crear un vnculo de referencia externa a los datos de una hoja de clculo en la Web....................... 45
Establecer la direccin base para los hipervnculos de un libro .......................................................... 45
Eliminar un hipervnculo ...................................................................................................................... 46
VALIDACIN DE DATOS ..................................................................................................................... 47
CREAR UNA LISTA DE ENTRADAS VALIDAS .......................................................................................... 47
MENSAJE ENTRANTE ............................................................................................................................ 50
MENSAJE DE ERROR ............................................................................................................................. 51
Grficos ............................................................................................................................................. 53
Auditar una hoja de Clculo .............................................................................................................. 53
VALIDAR DATOS CON LISTAS DE OTROS LIBROS ............................................................................... 59
CREAR GRFICOS ............................................................................................................................... 61
CAMBIAR TIPO DE GRFICO .............................................................................................................. 64
MS Excel 2007


AGREGAR ETIQUETAS DE DATOS ...................................................................................................... 67
MODIFICAR EL TAMAO DE UN GRFICO ........................................................................................ 70
SUBTOTALES ...................................................................................................................................... 70
ESQUEMAS ........................................................................................................................................ 75
Creacin automtica de esquemas ..................................................................................................... 75
Creacin manual de esquemas ............................................................................................................ 78
Borrar y ocultar un esquema ............................................................................................................... 78
Ocultar un esquema. ....................................................................................................................... 79
VER UNA HOJA EN VARIAS VENTANAS .............................................................................................. 79
CONSOLIDAR DATOS ......................................................................................................................... 81
PLANTILLAS ........................................................................................................................................ 87
Rellenar la plantilla. ............................................................................................................................. 89
Crear plantillas ..................................................................................................................................... 89
FUNCIONES ........................................................................................................................................ 89
Funcin SUMA ................................................................................................................................... 91
Funcin PROMEDIO .......................................................................................................................... 93
FUNCION MAXIMO ............................................................................................................................ 94
FUNCION MINIMO ............................................................................................................................ 96
FUNCION MODA ................................................................................................................................ 97
FUNCIONA MEDIANA ........................................................................................................................ 97
FUNCION CONTAR ............................................................................................................................. 98
Funcin CONTARA ........................................................................................................................... 100
FUNCION CONTAR.SI ....................................................................................................................... 100
MS Excel 2007


FUNCION Concatenar ...................................................................................................................... 102
FUNCION MAYUS ............................................................................................................................ 105
FUNCION MINUSC ........................................................................................................................... 106
FUNCION ESPACIOS ......................................................................................................................... 106
FUNCION LOGICA SI ........................................................................................................................ 110
Funciones de Bsqueda y Referencia ................................................................................................ 111
Funcin BUSCARV .............................................................................................................................. 112
Ejercicios propuestos: ..................................................................................................................... 117
Funciones Lgicas ............................................................................................................................ 118
Funcin Y............................................................................................................................................ 118
Funcin SI ........................................................................................................................................... 118
Funciones de Informacin ............................................................................................................... 121
Funcin ESERROR ............................................................................................................................... 121
Ejercicios propuestos ......................................................................................................................... 122
Funciones Anidadas ......................................................................................................................... 122
Funciones anidadas dentro de funciones .......................................................................................... 122
Exportacin de datos....................................................................................................................... 123
Exportar de Excel a .txt .................................................................................................................... 123
Importar un archivo .txt a Excel ..................................................................................................... 125
Como recuperar en Excel un archivo con un separador diferente ................................................. 128
.xls a web (.html) ............................................................................................................................. 130
HERRAMIENTAS DE ANLISIS .......................................................................................................... 131
Buscar Objetivo ................................................................................................................................. 131
MS Excel 2007


Anlisis con mltiples objetivos. ..................................................................................................... 134
Escenario ......................................................................................................................................... 134
Modificar un Escenario ...................................................................................................................... 137
Hojas de resumen............................................................................................................................ 138
Solver ................................................................................................................................................. 140
Instalando el Solver ........................................................................................................................... 140
EJERCICIO DE APLICACIN .............................................................................................................. 142
Tablas Dinmicas ............................................................................................................................. 145
Grfico dinmico ............................................................................................................................. 149
FORMULAS EN TABLAS DINAMICAS ................................................................................................ 152
TABLAS DINMICAS CON FUENTE EXTERNA (ARCHIVO DE EXCEL) ................................................ 153
EJEMPLO .......................................................................................................................................... 154
Modificar un origen de conexin en una tabla dinmica con fuente externa ................................ 164
Actualizar la tabla dinmica cuando se aumenta una columna (nuevo campo) ............................ 164
Error de conexin ............................................................................................................................ 169
PROTECCIN DE UNA HOJA DE CLCULO QUE CONTIENE FRMULAS O FUNCIONES .................. 170
Prctica: ........................................................................................................................................... 171
COLOCAR CONTRASEA A UN ARCHIVO DE EXCEL ......................................................................... 175
BIBLIOGRAFA .................................................................................................................................. 178

MS Excel 2007


INTRODUCCIN A MS Excel 2007
Una de las aplicaciones informticas ms utilizadas en las empresas son las hojas de
clculo, que permiten al usuario manipular cualquier dato o informacin.

El objetivo bsico de las hojas de clculo es proporcionar un entorno simple y uniforme
para generar tablas de nmeros y a partir de ellos obtener mediante frmulas nuevos
valores. Las hojas de clculo permiten a los usuarios manipular grandes cantidades de
informacin de forma rpida y fcil que permiten ver los efectos de distintas suposiciones.

El rea de aplicacin ms importante ha sido hasta ahora el anlisis profesional y ha
servido para desarrollar modelos de gestin, entre los que se puede citar la planificacin
de proyectos y el anlisis financiero, el anlisis contable, el control de balances, la gestin
de personal, etc. En cualquier caso, los lmites de este tipo de aplicaciones dependen de
la utopa del usuario.

Permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las necesidades
particulares de cada usuario. El interesado puede decidir lo que desea hacer y escribir su
propio programa aprovechando la flexibilidad y la versatilidad de la hoja de clculo, con lo
que se convierte en una herramienta de investigacin aplicada, de especial inters para
economistas, investigadores, financieros, directivos, ingenieros o incluso para el hogar.

INICIAR EXCEL
Excel se puede iniciar de las maneras siguientes:
1. Se hace un doble clic sobre el acceso directo del Escritorio.

Ilustracin 1: Acceso a MS Excel 2007
2. Ir al men de Inicio
Programas
Microsoft Office
Seleccionar Microsoft Office Excel 2007.

MS Excel 2007


Ilustracin 2: Inicio de MS Excel 2007
ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL
Al entrar a MS Excel presenta la siguiente ventana con los siguientes elementos:

El rea de trabajo de Excel 2007 mantiene una estructura intuitiva en la cual se observan
elementos distribuidos y organizados de manera clara.
MS Excel 2007


Elementos que forman parte del rea de trabajo en Excel 2007

1.Botn de Office
2.Barra de Ttulo
3.Barra de Men
4.Barra de frmulas
5.Grupo del Portapapeles
6.Grupo de Fuente
7.Grupo de Alineacin
8.Grupo de Formato de Nmero
9.Grupo de Estilos
10.Grupo de Celdas
11.Grupo de Modificar
12.Barra de Herramientas de acceso rpido
13.Barras de desplazamiento
MS Excel 2007


14.Zoom
15.Botones de presentacin
16.Hojas del libro
17.Barra de estado
18.Celda activa
19.Botn Minimizar
20.Botn Restaurar
21.Botn Cerrar
22.Filas
23.Columnas
24.Cuadro de nombres
25 Celdas

La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre
de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo, la
primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Celda activa: es aquella sobre la que tiene efecto las rdenes y funciones de celda que se
puedan activar posteriormente.
Un Rango de celdas, es un bloque de una o ms celdas que Excel trata como una unidad.
Los rangos son importantes en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se
realizan a base de rangos.
La versin de Excel 2007 cuenta con hojas de trabajo formadas de celdas, dispuestas por
16.384 columnas y 1.048.576 filas.
TIPOS DE DATOS
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.
Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.
FRMULAS
Es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se
pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -,
Sen, Cos, etc.

En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar
siempre por el signo =.
MS Excel 2007


Formatos
Formato de celdas
Veremos las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al cambio de aspecto de
las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto y
forma de visualizar nmeros en la celda.

Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft Excel
Para ver Haga clic en
Smbolos de moneda

Estilo de moneda
Nmeros como porcentajes Estilo porcentual
Pocos dgitos detrs del separador Reducir decimales
Ms dgitos detrs del separador
Aumentar decimales
Tabla 1: Formato de nmero
Cdigos bsicos de formato de nmero
# Presenta nicamente los dgitos significativos; no presenta los ceros sin valor.
0 (cero) muestra los ceros sin valor si un nmero tiene menos dgitos que ceros en el
formato.
? Agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador, para alinear los
decimales. Tambin puede utilizarse este smbolo para las fracciones que tengan un
nmero de dgitos variable.
Para ver Use este cdigo de formato
1234,59 como 1234,6 ####,#
8,9 como 8,900 #.000
,631 como 0,6 0,#
12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57 #,0#
44,398, 102,65 y 2,8 con decimales ???,???
MS Excel 2007


alineados
5,25 como 5 1/4 y 5,3 como 5 3/10, con los
smbolos de divisin alineados
# ???/???
Tabla 2: Cdigos bsicos de formato de nmero
Para ver un punto como separador de los millares o para ajustar la escala de un nmero
mediante un mltiplo de mil, incluya un punto en el formato de nmero.
12000 como 12.000 #,###
12000 como 12 #,
12200000 como 12,2 0.0,,
Tabla 3: Visualizacin de cdigos bsicos
Para definir el color de una seccin del formato, escriba en la seccin el nombre del color
entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la seccin.
[NEGRO] [AZUL]
[AGUAMARINA] [VERDE]
[MAGENTA] [ROJO]
[BLANCO] [AMARILLO]
Tabla 4: Colores de formatos personalizados
Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los nmeros
1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.
2. Haga clic en el botn derecho Formato de celdas
3. Para seleccionar un formato elija el Grupo de Formato de Nmero

MS Excel 2007


Ilustracin 3: Formato de celdas
4. Se visualiza:

Ilustracin 4: Formato personalizado
5. Seleccione la pestaa Nmero
6. En Categora seleccione: Personalizada.
7. Para esto escriba un valor en la celda, por ejemplo, si desea verlo en color azul
escriba entre corchetes. Ejemplo: [Azul]
MS Excel 2007


Ilustracin 5: Editar formato personalizado
8. Observe que los valores ingresados en las celdas se visualizarn en color azul.
9. Si adems desea ingresar una condicin, por ejemplo, que se visualicen en color
azul todos nmeros con 2 decimales cuyos valores mayores o iguales a 10, caso
contrario que se visualicen en color rojo. Las condiciones se escribirn as:
[Azul][>=10]#,00;[Rojo] #,00.
Para separar una condicin de otra se usa el separador de listas que se sugiere sea el
punto y coma.

FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al
cumplimiento o no de reglas lgicas. Soporta hasta 64 condiciones.
Por ejemplo: Dar el color de fuente rojo y trama amarilla para las notas menores a 7
de la columna nota1.
Para iniciar activar el men Inicio en el bloque Estilos seleccione Formato Condicional
y por ltimo Administrar reglas. Excel ofrece algunas alternativas:

MS Excel 2007


Ilustracin 6: Formato condicional

Para resolver el ejercicio, seleccione las celdas que desee resaltar.
1. Ir al grupo de Estilos, haga clic en Formato condicional, seleccione Reglas de
celdas opcin Es menor que

Ilustracin 7: Es menor que
2. Despliega:

MS Excel 2007


Ilustracin 8: Aplicar formato a las celdas
3. En Aplicar formato a las celdas que son MENORES QUE: digite el valor de 7.
4. En con de clic en la lista desplegable y elija Formato personalizado
5. Seleccione en Fuente el color rojo.
6. En Relleno seleccione la trama de color amarillo.
7. Clic en Aceptar.
Si elige Administrar reglas, se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:

Ilustracin 9: Administrar reglas
Dentro de esta pantalla se pueden colocar las condiciones, para crear una nueva regla de
clic en Nueva regla
Seleccionar la opcin Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan
Se tiene la siguiente pantalla:
MS Excel 2007


Ilustracin 10: Aplicar formato nicamente a las reglas que contengan
Seleccione las condiciones que desea aplicar al valor de la celda y para aplicar el formato
de clic en el botn Formato
Se visualiza:

Ilustracin 11: Administrador de reglas de formato condicional
De clic en Aplicar, luego en Aceptar.
Se visualiza:
MS Excel 2007


Ilustracin 12: Visualizacin luego de aplicar formato condicional
Para aadir otra condicin basta con presionar la opcin Nueva Regla
Para Modificar las condiciones de clic en Editar regla
Para eliminar de clic en Eliminar regla
Borrar el formato condicional
1. Seleccione las celdas que contienen el formato condicional.
2. Ir al grupo Estilo haga clic en Formato condicional.
MS Excel 2007


Ilustracin 13: Eliminar reglas de formato condicional
3. Borrar reglas
4. Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
Destacar grficamente el valor de cada celda
Seleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato
Condicional seleccione la opcin Barras de Datos y dentro de ella el color que quiere
utilizar.

MS Excel 2007


Ilustracin 14: Uso de barras de colores para destacar grficamente el valor de cada celda
Como se observa en la ilustracin 15, su rango de celdas ofrece la misma informacin
que antes pero gracias a esta opcin del Formato Condicional es mucho ms sencillo
identificar la informacin numrica global.
Seleccione otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato
Condicional selecciona la opcin Escalas de color y dentro de ella el rango de colores
que se visualiza en la ilustracin 16,

Ilustracin 15: Uso de escalas de colores para destacar grficamente el valor de cada celda.

Por ltimo selecciona otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn
Formato Condicional selecciona la opcin Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango
MS Excel 2007


de iconos que quiere utilizar ilustracin 17.

Ilustracin 16: Uso de iconos para destacar grficamente el valor de cada celda.

FILTRADO DE UNA LISTA
Para crear un filtro, se debe ubicar en una celda de la lista. No es necesario seleccionar la
lista completa. Excel se encarga de seleccionar las filas y las columnas que pertenecen a
la lista.
A continuacin, seleccionar el men Inicio del bloque de datos Modificar

Busque y visualice tipos de datos especficos de una lista.
Para filtrar una lista realice lo siguiente:
1. De clic en el icono de Ordenar y filtrar,
2. Seleccione Filtro
3. Se visualiza:
MS Excel 2007


Una vez que se ha filtrado los datos, puede editar, ordenar, imprimir y crear un grfico a
partir de la informacin filtrada.
FILTRAR CON EL FILTRO AUTOMTICO.
Para filtrar datos de una lista con el Filtro automtico:
Por ejemplo filtrar los empleados del departamento de Marketing.

MS Excel 2007


Seleccione la etiqueta Departamento de lista.
Coloque un visto en Marketing
De clic en Aceptar.
En la columna filtrada se visualiza el icono

Para borrar un filtro de clic en la columna que contiene el filtro, y de clic en Borrar filtro de
Nombre de la columna que contiene el filtro.

CRITERIOS PERSONALIZADOS DE FILTRO AUTOMATICO.
Estos criterios le permiten buscar registros que contienen dos elementos de campo, o
buscar registros que contienen datos que estn entre dos valores.
1. Seleccione de las listas desplegables los elementos a buscar, seleccione Filtros de
texto o de nmero segn sea el caso luego de clic en Filtro personalizado
MS Excel 2007


2. Seleccione un operador lgico de la lista desplegable que aparece a la izquierda
de los cuadros de elementos a buscar.

3. Seleccione Y para filtrar registros que contengan ambos elementos.
4. Seleccione O para filtrar registros que contengan el primer elemento de bsqueda o el
segundo elemento de bsqueda.
5. Ingrese las condiciones y de clic en Aceptar.
FILTRADO AVANZADO
Con el filtrado avanzado se introducen los criterios de bsqueda directamente dentro de
las celdas de la hoja.
Partamos del siguiente ejemplo:
MS Excel 2007


Ir a la pestaa Datos.
En el grupo Ordenar y filtrar.
Seleccionar Avanzadas.
Despliega:

Si deseas Copiar los datos en otro lugar selecciona Copiar a otro lugar.

En Rango de la lista seleccionar el rango en donde se encuentren los datos.
MS Excel 2007


En rango de criterios seleccionar el rango de criterios.

En Copiar a, seleccionar la celda en donde se desea copiar el resultado.
Es este caso selecciona la celda D1.
Activa la opcin Slo registros nicos.
Rango de la
lista
MS Excel 2007


Haz clic en Aceptar.
Se visualiza el resultado final:

Copiar a otro lugar
En Rango de la lista: marcar el rango de $A$1: $A$11
El rango de criterios considera condiciones con OR y AND. As las condiciones colocadas en
columnas corresponden a un OR es decir si son dos condiciones puede cumplir la una, la otra o las
dos condiciones.
MS Excel 2007


Las condiciones colocadas en filas corresponden a un AND, es decir deben si son dos condiciones
debe cumplir las dos. Para el ejemplo tomamos las condiciones en columnas que corresponden a
un OR
En Rango de criterios: marcar el rango que contiene la condicin $B$1: $B$2. La celda que
contiene las condiciones debe estar con el mismo nombre del rango de lista: por ejemplo Campo
1
Rango de lista rango de criterios:
Campo 1 Campo 1
1 <8
2
3
4
5
6
7
8
9
10

En Copiar a: $E$1 indicar la celda en la que desea que de despliegue el resultado.
Dar clic en Aceptar
Obtendr el siguiente resultado:

Ejemplo tomando condiciones en filas que corresponden a un AND
MS Excel 2007


En Rango de criterios: marcar el rango que contiene las condiciones $B$1: $C$2. La celda que
contiene las condiciones debe estar etiquetadas con el mismo nombre del rango de lista: por
ejemplo Campo 1
Rango de lista rango de criterios:
Campo 1 Campo 1 Campo 1
1 <8 >3
2
3
4
5
6
7
8
9
10

En Copiar a: $D$1 indicar la celda en la que desea que de despliegue el resultado.

Dar clic en Aceptar
Obtendr el siguiente resultado:
MS Excel 2007


FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al
cumplimiento o no de reglas lgicas. Soporta hasta 64 condiciones.
Por ejemplo: Dar el color de fuente rojo y trama amarilla para las notas menores a 7
de la columna nota1.
Para iniciar activar el men Inicio en el bloque Estilos seleccione Formato Condicional
y por ltimo Administrar reglas. Excel ofrece algunas alternativas:

Ilustracin 17: Formato condicional

Para resolver el ejercicio, seleccione las celdas que desee resaltar.
2. Ir al grupo de Estilos, haga clic en Formato condicional, seleccione Reglas de
celdas opcin Es menor que
MS Excel 2007


Ilustracin 18: Es menor que
2. Despliega:

Ilustracin 19: Aplicar formato a las celdas
8. En Aplicar formato a las celdas que son MENORES QUE: digite el valor de 7.
9. En con de clic en la lista desplegable y elija Formato personalizado
10. Seleccione en Fuente el color rojo.
11. En Relleno seleccione la trama de color amarillo.
12. Clic en Aceptar.
Si elige Administrar reglas, se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:
MS Excel 2007


Ilustracin 20: Administrar reglas
Dentro de esta pantalla se pueden colocar las condiciones, para crear una nueva regla de
clic en Nueva regla
Seleccionar la opcin Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan
Se tiene la siguiente pantalla:

Ilustracin 21: Aplicar formato nicamente a las reglas que contengan
Seleccione las condiciones que desea aplicar al valor de la celda y para aplicar el formato
de clic en el botn Formato
Se visualiza:
MS Excel 2007


Ilustracin 22: Administrador de reglas de formato condicional
De clic en Aplicar, luego en Aceptar.
Se visualiza:

Ilustracin 23: Visualizacin luego de aplicar formato condicional
Para aadir otra condicin basta con presionar la opcin Nueva Regla
Para Modificar las condiciones de clic en Editar regla
Para eliminar de clic en Eliminar regla
Borrar el formato condicional
1. Seleccione las celdas que contienen el formato condicional.
2. Ir al grupo Estilo haga clic en Formato condicional.
MS Excel 2007


Ilustracin 24: Eliminar reglas de formato condicional
3. Borrar reglas
4. Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
Destacar grficamente el valor de cada celda
Seleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato
Condicional seleccione la opcin Barras de Datos y dentro de ella el color que quiere
utilizar.

Ilustracin 25: Uso de barras de colores para destacar grficamente el valor de cada celda
Como se observa en la ilustracin 15, su rango de celdas ofrece la misma informacin
que antes pero gracias a esta opcin del Formato Condicional es mucho ms sencillo
MS Excel 2007


identificar la informacin numrica global.
Seleccione otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato
Condicional selecciona la opcin Escalas de color y dentro de ella el rango de colores
que se visualiza en la ilustracin 16,

Ilustracin 26: Uso de escalas de colores para destacar grficamente el valor de cada celda.

Por ltimo selecciona otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn
Formato Condicional selecciona la opcin Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango
de iconos que quiere utilizar ilustracin 17.

Ilustracin 27: Uso de iconos para destacar grficamente el valor de cada celda.
MS Excel 2007


DEFINICIN DE NOMBRES
Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de
clculo
1. Seleccione la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes a los que
desee poner un nombre.
2. Haga clic en el cuadro Nombre en el extremo izquierdo de la barra de frmulas .

Cuadro Nombre
3. Escriba el nombre que desea utilizar para referirse a su seleccin. Los nombres
pueden tener hasta 255 caracteres de longitud.
4. Presione ENTRAR.
Definir un nombre mediante una seleccin de celdas de la hoja de clculo
Puede convertir rtulos existentes de filas y columnas en nombres.
1. Seleccione el rango al que desea poner nombre, incluidos los rtulos de las filas y
columnas.
2. En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Crear desde la
seleccin.

3. En el cuadro de dilogo Crear nombres a partir de la seleccin, designe la
ubicacin que contiene los rtulos al activar la casilla Fila superior, Columna izquierda,
Fila inferior o Columna derecha.
MS Excel 2007


Definir un nombre mediante el cuadro de dilogo Nombre nuevo
1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Definir nombre.

2. En el cuadro de dilogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre, escriba el nombre
que desea utilizar para su referencia.
3. Para especificar el mbito del nombre, en la lista desplegable mbito, seleccione
Libro o el nombre de una hoja de clculo del libro.
4. De forma opcional escriba un comentario descriptivo de hasta 255 caracteres en el
cuadro Comentario.
5. En el cuadro Se refiere a, siga uno de estos procedimientos:
Para especificar una referencia de celda, escriba la referencia de celda.
Administrar nombres mediante el cuadro de dilogo Administrador de nombres
Use el cuadro de dilogo Administrador de nombres para trabajar con todos los nombres
definidos y los nombres de tabla del libro. Por ejemplo, es posible que desee buscar
nombres con errores, confirmar el valor y la referencia de un nombre, ver o modificar
comentarios descriptivos o determinar el mbito. Tambin puede ordenar y filtrar la lista
de nombres y agregar, cambiar o eliminar nombres de una ubicacin con facilidad.
Para abrir el cuadro de dilogo Administrador de nombres, en la ficha Frmulas, en el
grupo Nombres definidos, haga clic en Administrador de nombres.

Cambiar un nombre
Si cambia un nombre definido o un nombre de tabla, tambin se cambian todos los usos
de ese nombre en el libro.
MS Excel 2007


1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Administrador
de nombres.

2. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que
desea cambiar y, a continuacin, en Modificar.
Sugerencia Tambin puede hacer doble clic en el nombre.
3. En el cuadro de dilogo Editar nombre, en el cuadro Nombre, escriba el nuevo
nombre de la referencia.
4. En el cuadro Se refiere a, cambie la referencia y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.
5. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, en el cuadro Se refiere a,
cambie la celda, la frmula o la constante representada por el nombre.
Para cancelar los cambios no deseados o accidentales, haga clic en Cancelar
o presione ESC.
Para guardar los cambios, haga clic en Ejecutar o presione ENTRAR.
Eliminar uno o ms nombres
1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Administrador
de nombres.

2. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que
desee cambiar.
3. Seleccione uno o ms nombres mediante uno de los siguientes procedimientos:
Para seleccionar un nombre, haga clic en l.
MS Excel 2007


Para seleccionar ms de un nombre en un grupo contiguo, haga clic y
arrastre los nombres, o bien presione Mays y haga clic con el botn del mouse en cada
nombre del grupo.
Para seleccionar ms de un nombre en un grupo no contiguo, presione
CTRL y haga clic con el botn del mouse en cada nombre del grupo.
4. Haga clic en Eliminar. Tambin puede presionar SUPR.
5. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminacin.
Crear el nombre ciudad.
Seleccionar los datos.
Seleccionar la ficha frmulas.
Haz clic en Administrador de nombres.

Se visualiza:
MS Excel 2007


Haz clic en Nuevo.

En nombre digita un nombre para el rango de ciudades.
MS Excel 2007


Haz clic en Cerrar.
USO DE LOS HIPERVNCULOS
Los hipervnculos se pueden utilizar para realizar una de las siguientes acciones:
Ir a un archivo o una pgina web en una red o Internet.
Ir a un archivo o una pgina web que tiene previsto crear en el futuro.
Enviar un mensaje de correo electrnico.
Iniciar la transferencia de un archivo, como una descarga o un proceso de FTP.
Cuando apunta a un texto o una imagen que contiene un hipervnculo, el puntero se
convierte en una mano , indicando que puede hacer clic en el texto o la imagen.
Definicin y funcionamiento de una direccin URL
Cuando crea un hipervnculo, su destino se codifica como una direccin URL (Localizador
uniforme de recursos); por ejemplo:
http://ejemplo.microsoft.com/noticias.htm
En la siguiente ilustracin se definen las partes de la direccin URL:
MS Excel 2007


Protocolo usado (http, ftp, file)
Ubicacin de red o del servidor web
Ruta de acceso
Nombre de archivo
Crear un hipervnculo a un archivo nuevo
1. En una hoja de clculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo.
Sugerencia Tambin puede seleccionar un objeto, como una imagen o un elemento de
un grfico, que desee usar para representar el hipervnculo.
2. En el grupo Vnculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervnculo.

3. En Vincular a, haga clic en Crear nuevo documento.
4. Escriba el nombre del nuevo archivo en el cuadro Nombre del nuevo documento.
5. En Cundo modificar, haga clic en Modificar documento nuevo ms adelante o en
Modificar documento nuevo ahora para especificar cundo desea abrir el archivo nuevo para
modificarlo.
6. En el cuadro Texto para mostrar, escriba el texto que desea usar para representar el
hipervnculo.
7. Para mostrar informacin til cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga
clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla.
8. Haga clic en Aceptar.
MS Excel 2007


Crear un hipervnculo a un archivo o pgina Web existente

Sugerencia Asimismo, puede hacer clic con el botn secundario del mouse en la celda o
el objeto y despus elegir Hipervnculo en el men contextual, o bien, presionar
CTRL+ALT+K.
3. En Vincular a, haga clic en Archivo o pgina Web existente.
4. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para seleccionar un archivo, haga clic en Carpeta actual y, a continuacin, haga
clic en el archivo con el que desea establecer el vnculo.
6. Si desea crear un hipervnculo a una ubicacin especfica del archivo o la pgina Web, haga
clic en Marcador y, a continuacin, haga doble clic en el marcador que desea utilizar. En el cuadro
Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervnculo.
clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla. Haga
clic en Aceptar.
Crear un hipervnculo a una ubicacin especfica de un libro
Para establecer un vnculo a una ubicacin del libro actual o de otro libro, puede elegir
entre definir un nombre para las celdas de destino o utilizar una referencia de celda.
1. Seleccione la celda, el rango de celdas o a los que desee asignar un nombre.
2. Haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la barra de frmulas
.

Cuadro Nombre
3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de las celdas y a continuacin, presione ENTRAR.
MS Excel 2007


2. En una hoja de clculo del libro de origen, haga clic en la celda en la que desea crear un
hipervnculo.

4. En Vincular a, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para establecer un vnculo a una ubicacin del libro actual, haga clic en Lugar de este
documento.
Para establecer un vnculo a una ubicacin de otro libro, haga clic en Archivo o pgina
Web existente, busque y seleccione el libro con el que desea crear el vnculo y, a continuacin,
haga clic en Marcador.
1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
En el cuadro o seleccione un lugar de este documento, en Referencia de la celda, haga
clic en la hoja de clculo con la que desea establecer el vnculo y, a continuacin, escriba la
referencia de la celda en el cuadro Escriba la referencia de celda y haga clic en Aceptar.
En la lista que aparece bajo Nombres definidos, haga clic en el nombre que representa las
celdas con las que desea establecer el vnculo y haga clic en Aceptar.
2. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervnculo.
clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla. Haga
clic en Aceptar.
Crear un hipervnculo a una direccin de correo electrnico
Cuando se hace clic en un hipervnculo a una direccin de correo electrnico, el programa
de correo electrnico se inicia automticamente y crea un mensaje con la direccin
correcta en el cuadro Para, siempre que haya instalado un programa de correo
electrnico.
MS Excel 2007


3. En Vincular a, haga clic en Direccin de correo electrnico.
4. En el cuadro Direccin de correo electrnico, escriba la direccin que desee.
5. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo electrnico.
6. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervnculo.
clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla.
8. Haz clic en Aceptar.
Crear un vnculo de referencia externa a los datos de una hoja de
clculo en la Web
1. Abra el libro de origen y seleccione la celda o el intervalo de celdas que desee copiar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.

3. Cambie a la hoja de clculo donde desee colocar la informacin y, a continuacin, haga clic
en la celda donde desee que aparezca la informacin.
4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegado especial.
5. Haga clic en Pegar vnculo.
Excel crea un vnculo de referencia externa para la celda o cada celda en el rango de
celdas.
Establecer la direccin base para los hipervnculos de un libro
1. Haga clic en el Botn de Microsoft Office , haga clic en Preparar y, a continuacin,
haga clic en Propiedades.
2. En el panel de informacin del documento, haga clic en Propiedades del documento y, a
continuacin, haga clic en Propiedades avanzadas.
MS Excel 2007


3. Haga clic en la ficha Resumen.
4. En el cuadro Base de hipervnculo, escriba la ruta de acceso que desea usar.
Eliminar un hipervnculo
Para eliminar un hipervnculo, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para eliminar un hipervnculo y el texto que lo representa, con el botn secundario del
mouse, haga clic en la celda que contiene el hipervnculo y elija Borrar contenido en el men
contextual.
Para eliminar un hipervnculo y el grfico que lo representa, mantenga presionada la tecla
CTRL, haga clic en el grfico y, despus, presione la tecla SUPR.
Para desactivar un nico hipervnculo, haga clic en l con el botn secundario del mouse y
elija Quitar hipervnculo en el men contextual.
Para desactivar varios hipervnculos a la vez, haga lo siguiente:
1. En una celda en blanco, escriba el nmero 1.
2. Haga clic en la celda con el botn secundario del mouse y, a continuacin, haga
clic en Copiar en el men contextual.
3. Mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona cada uno de los
hipervnculos que desea desactivar.
En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de
Pegar y, a continuacin, en Pegado especial.

5. En Operacin, haga clic en Multiplicar y, a continuacin, en Aceptar.
6. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Estilos de celda.

7. En Bueno, malo y neutral, seleccione Normal.
MS Excel 2007


VALIDACIN DE DATOS
CREAR UNA LISTA DE ENTRADAS VALIDAS
Esta herramienta permite que Excel supervise el ingreso de informacin en una hoja de
clculo sobre la base de un conjunto de criterios previamente establecidos.
Puede crear una lista de entradas que se aceptarn en una celda de la hoja de clculo y a
continuacin, restringir la celda para que acepte nicamente las entradas de la lista
mediante el comando del men Datos opcin Validacin. El usuario que introduzca los
datos puede hacer una seleccin en la lista.
Ejemplo:
El usuario que introduzca los datos puede hacer una seleccin en la lista.
Crear una lista de entrada en la misma hoja, por ejemplo:

1707180889001
1707180889002
1707180889003
1707180889004
1707180889005
1707180889006
1707180889007
1707180889008
1707180889008
1802452944001
Tabla 5: Datos de origen para la lista desplegable
Para trabajar con Validacin de datos los datos deben estar en la misma hoja, debe
seleccionar la o las celdas a validar. Para este ejemplo se validar una celda que permita
seleccionar el nmero de RUC.
1. Seleccione la celda a validar.
2. Ir a la pestaa Datos
MS Excel 2007


3. En el Grupo Herramientas de datos
4. Opcin Validacin de datos
5. Se visualiza:

Ilustracin 28: Grupo Herramientas de datos
6. Presenta el siguiente cuadro de dilogo:

Ilustracin 29: Cuadro de dilogo Validacin de datos
7. En la pestaa Configuracin en Criterio de validacin en la opcin Permitir:
seleccionar Lista.
8. Se visualiza:
MS Excel 2007


Ilustracin 30: Configuracin de criterio de validacin
9. En Origen indicar el rango que contiene la lista
10. Por ejemplo:

Ilustracin 31: Ejemplo de validacin de datos
11. De clic en Aceptar.
MS Excel 2007


12. Al dar clic en desplegar la lista de los nmeros de RUC
1
.

Ilustracin 32: Lista desplegable, luego de aplicar validacin de datos
MENSAJE ENTRANTE
Para crear un mensaje entrante haga lo siguiente:
1. Marcar la celda en la que desea se cree el Mensaje entrante
4. De clic en la opcin Validacin de datos
5. Seleccione la pestaa Mensaje de entrada

Ilustracin 33: Mensaje de entrada

1
En Ecuador, para efectos de la declaracin de impuestos, toda persona natural o empresa es identificado por el Estado mediante un
cdigo denominado Registro nico de Contribuyentes (RUC).

MS Excel 2007


6. Active Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda.
7. En Ttulo digite un ttulo por ejemplo: Mensaje de entrada.
8. En Mensaje de entrada, digite un mensaje relacionado con lo que valida en la
celda, por ejemplo: El nmero de RUC slo puede ser seleccionado de la lista desplegable
9. De clic en Aceptar
10. Un vez configurado el mensaje entrante se visualiza:

Ilustracin 34: Mensaje de entrada
MENSAJE DE ERROR
Para crear un mensaje de error haga lo siguiente:
3. De clic en la opcin Validacin de datos
4. Seleccione la pestaa Mensaje de error

Ilustracin 35: Mensaje de error
5. Activar la opcin Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos.
Mensaje de
entrada
MS Excel 2007


6. En la opcin Estilo:
Grave: Este estilo evita la especificacin de datos no vlidos.

Ilustracin 36: Estilo de error Grave
Advertencia: Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de
datos no vlidos, seleccione Advertencia.

Ilustracin 37: Estilo de error Advertencia
Informacin: Permite mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de
datos no vlidos.

Ilustracin 38: Estilo de error Informacin
7. En Ttulo: Escriba el Ttulo que desea que se muestre.
8. En Mensaje de error: Escriba el mensaje de error que desea que se despliegue si
se introducen datos no vlidos
MS Excel 2007


9. Clic en el botn Aceptar
Ejemplo:
Si se ingresa un nmero de RUC no vlido mayor de 13 dgitos
Despliega lo siguiente:

Ilustracin 39: Estilo de error Grave
Dar clic en el botn Cancelar
Grficos
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su
interpretacin.
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:
Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier
otro objeto.
Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las
hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.

Auditar una hoja de Clculo
Al utilizar las opciones de Auditoria puede encontrar errores y asegurar la exactitud de las
frmulas en sus hojas de trabajo complejas. Cuando audita una hoja de trabajo, el
programa Excel determina la relacin que existe entre las frmulas y las celdas que estn
referenciadas por ellas.
Las celdas precedentes son aquellas que suministran los datos a la frmula mientras que
las celdas dependientes contienen las frmulas y se refieren a otras celdas. Cuando el
programa encuentra las celdas precedentes o dependientes, aplica flechas de
seguimiento a las celdas. Las flechas de rastreo muestran la relacin que existe entre la
celda activa y las celdas relacionadas.
MS Excel 2007


Cuando busca las celdas precedentes, debe seleccionar la celda de la frmula antes de
que programa pueda aplicar las flechas. De igual forma, primero debe seleccionar una
celda o el rango de celdas que contiene los datos para buscar las celdas dependientes.
Si dentro de la celda aparece un mensaje de error, como #DIV/0! o #VALUE!, debe
seleccionar la celda antes de que el programa pueda encontrar un error.
Al buscar los errores puede utilizar las opciones que se encuentran en
1. Pestaa Frmulas
2. Grupo Auditora de frmulas

Ilustracin 40: Grupo Auditora de frmulas
3. Debe seleccionar una celda que contenga la frmula antes de que empiece a
buscar las celdas precedentes.
4. Debe seleccionar la celda o el rango de celdas que contienen los datos o que
proporcionan los daros a la frmula antes de que pueda encontrar las celdas
dependientes.
Ejemplo: Validar las celdas que permitan valores mayores a 500
Por didctica he pintado el grupo de celdas en color amarillo, para indicar que ese grupo
de celdas sern validadas. Seleccione las celdas a validar

Celdas a validar
MS Excel 2007


Ilustracin 41: Celdas a validar
1. Pestaa Frmulas
2. Grupo Auditora de frmulas
3. Despliega:

Ilustracin 42: Validacin de celdas para valores mayores que 500
4. Seleccionar la pestaa Configuracin
5. En Permitir seleccionar: Decimal
6. En Datos: mayor que
7. En Mnimo: digite 500
8. Dar clic en Aceptar
Para que pueda admitir otros valores diferentes a la condicin
Ir a la pestaa Mensaje de Error
Activar Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos (debe estar el
visto)

Ilustracin 43: Mostrar mensaje de error
MS Excel 2007


En Estilo: Seleccionar Advertencia, para que deje pasar previa confirmacin valores
diferentes a la condicin validada.
En Ttulo: digitar Advertencia
En Mensaje de error: digitar Desea ingresar un valor diferente a la condicin
La pantalla configurada se visualizar de la siguiente manera:

Ilustracin 44: Configuracin de mensaje de error
Dar clic en Aceptar
Una vez validada ingrese valores por ejemplo
Ingresar el valor de 40, como este no cumple la condicin desplegara el mensaje de error
configurado anteriormente, se visualiza:

Ilustracin 45: Estilo de Mensaje de error Advertencia
MS Excel 2007


Dar clic en S para que permita ingresar el valor de 40
Ingresar los valores que se muestran en la pantalla siguiente:

Ilustracin 46: Datos ingresados para probar la validacin
Dar clic en S para que se ingresen los valores que no cumplen la condicin validada.
Calcular la suma en de cada una de las columnas y rastrear sus respectivas precedentes
Para esto se debe visualizar el Grupo de Auditora de frmulas
Con lo que se tendr la siguiente pantalla:

Ilustracin 47: Aplicar autosuma a cada columna
Se visualiza:
MS Excel 2007


Ilustracin 48: Rastrear precedentes
Si desea rodear con un crculo los datos no vlidos:
2. Grupo Herramientas de datos
3. Opcin Rodear con un crculo datos no vlidos

Ilustracin 49: Herramientas de Datos
Los datos que no cumplan la condicin de validacin se visualizarn:

Ilustracin 50: Datos que no cumplen la condicin validada
MS Excel 2007


VALIDAR DATOS CON LISTAS DE OTROS LIBROS
Para aplicar este tipo de validacin deben estar abiertos los dos libros.
Se puede utilizar la validacin de la forma siguiente:
Ingresa los nombres de las ciudades en el libro datos.xlsx en la hoja ciudad.

Prepara la hoja en la que aplicars la validacin de datos. En este caso abre el libro validar.xlsx y
la hoja formulario.
Selecciona la celda a validar, para el ejemplo selecciona la celda B3.
Haz clic en la ficha Datos, selecciona Validacin de datos
En Permitir elige Lista
En origen digita: = [datos.xlsx]ciudad!$A$2:$A$5
Se visualiza:
MS Excel 2007


Se visualiza:

En Permitir elige
Lista

En origen digita:
=[datos.xlsx]ciudad
!$A$2:$A$5

Haz clic en
Aceptar.

MS Excel 2007


Prueba abriendo los dos archivos adjuntos: datos.xlsx y validar.xlsx.

CREAR GRFICOS
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin
Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.

Es recomendable que selecciones el rango de celdas que quieres que participen en el
grfico.
Haz clic en la pestaa Insertar.
En el grupo Grficos.
Haz clic en Columna.
Selecciona el tipo de grfico que deseas.
Por ejemplo Columna agrupada.
MS Excel 2007


Se visualiza:

Para cambiar el diseo de grfico, haz clic en la pestaa diseo.
MS Excel 2007


En el grupo Estilo de diseo.
Selecciona el diseo que deseas.

Se visualiza:

MS Excel 2007


CAMBIAR TIPO DE GRFICO
Para cambiar el tipo de grfico selecciona el grfico en la pestaa Diseo, en el grupo
Tipo, haz clic en Cambiar tipo de grfico.

Selecciona el tipo, por ejemplo circular en 3D.

MS Excel 2007


Se visualiza:

Para cambiar el diseo, haz clic en
Estilos de diseo:

Selecciona un estilo, se visualiza:
MS Excel 2007


Para mover el grfico a otra hoja, haz clic en Mover grfico, se visualiza:

En la ventana Mover grfico, selecciona Hoja nueva. Se visualiza:
MS Excel 2007


AGREGAR ETIQUETAS DE DATOS
Para agregar etiquetas a los datos realiza lo siguiente:
Selecciona el grfico.
Haz clic en derecho.
Opcin Agregar etiquetas de datos.

MS Excel 2007


Se visualiza:

Para dar formato a las etiquetas de datos, realiza lo siguiente:
Selecciona el grfico.
Haz un clic derecho.
Selecciona Formato de etiquetas de datos

MS Excel 2007


Se visualiza:

Selecciona en Porcentaje.
Haz clic en Cerrar.
Se visualiza:

MS Excel 2007


MODIFICAR EL TAMAO DE UN GRFICO
Tambin puedes seleccionar un elemento del grfico para modificarlo.
Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que
explicaremos a continuacin:
Los controles cuadrados
establecen el ancho y largo del
objeto, haz clic sobre ellos y
arrstralos para modificar sus
dimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los
controles circulares podrs
modificar su tamao
manteniendo el alto y ancho que
hayas establecido, de esta forma
podrs escalar el objeto y hacerlo ms grande o pequeo.

Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando tome esta forma podrs
hacer clic y arrastrarlo a la posicin deseada.
SUBTOTALES
Ir a Datos seccin esquema

Los datos deben estar ordenados por categora y las columnas etiquetadas:
MS Excel 2007


Ir a:

Se visualiza:
MS Excel 2007


Seleccionar la columna que maneja el dato numrico:

Se visualiza:
MS Excel 2007


Si no estn organizamos los datos se da este problema:
Dos totales de marketing cuando no es as:

Encontrar el ingreso mnimo:
MS Excel 2007


Herramienta de agrupar o desagrupar por columnas:

Se visualiza:

MS Excel 2007


ESQUEMAS
Un esquema puede ser un ndice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en el
libro, el mismo que est estructurado por niveles de profundizacin sobre un tema en
concreto.
Sugerencias:
Asegurar de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados
para crear un esquema puede tener una jerarqua o disponer de una estructura por
niveles, por ejemplo si tenemos datos sobre las ventas realizadas a lo largo del ao en
Algunas provincias de Ecuador, estos datos son buenos candidatos a formar un esquema.
En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener ms de un esquema sobre los
mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.
Para crear esquemas automticamente debemos preparar lo hoja con un formato
adecuado.
Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2007: Manual y Automtica.
Creacin automtica de esquemas
La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente, puesto que
tarda mucho menos tiempo que hacindolo manualmente.
Existen unos requisitos previos para que Excel 2007 pueda crear automticamente el
esquema:
Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca
entremezclados.
Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca
entremezclados.
En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:
MS Excel 2007


Puedes observar que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B17, C17,
D17 y la columna E est llena de subtotales correspondientes a las filas donde se
encuentran. En las celdas B18, C18, D18 y E18 son los totales de los subtotales.
En este ejemplo puedes hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que
se ha organizado los subtotales de cada comunidad autnoma (filas) y se ha calculado los
subtotales de cada trimestre (columnas).
Por tanto, como ya tienes los datos vas a realizar el esquema.
Para ello te sugiero situar sobre una celda cualquiera y seleccionar la opcin Autoesquema
del men Agrupar que se encuentra en la pestaa Datos.

MS Excel 2007


Automticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a
continuacin:

En la imagen anterior puedes observar que ahora aparecen unas lneas en la zona
izquierda de las celdas y otra lnea sobre las columnas de la tabla.
Adems, observa en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos indican cuntos
niveles tiene el esquema.
Por columnas podemos ver que existen dos niveles:
La tabla desplegada por completo
y la tabla con los datos trimestrales.
Por filas tenemos tres niveles:
La tabla desplegada completamente.
Por provincias.
y solo por Ecuador.
MS Excel 2007


Creacin manual de esquemas
La segunda opcin es la de crear el esquema manualmente.
Para crear un esquema manualmente debes crear grupos de filas o de columnas
dependiendo del tipo de esquema que desees hacer.
Para crear un grupo debes seleccionar las filas (seleccionar los nmeros de las filas) o
columnas (seleccionar las letras de las columnas) de las cuales vas a crear un grupo,
pero no debes incluir las filas o columnas que contengan frmulas de sumario.
Una vez seleccionadas las filas o columnas vas al men Agrupar de la pestaa Datos y
seleccionamos Agrupar.
Para trabajar un poco ms rpido puedes utilizar las teclas para agrupar y desagrupar.
Para agrupar, una vez tengas el grupo seleccionado presionas Alt + Shift + Flecha
derecha.
Para desagrupar, una vez tengas el grupo seleccionado presionas Alt + Shift + Flecha
izquierda.
Borrar y ocultar un esquema
Para borrar un esquema debes acceder a la opcin Desagrupar y seleccionar la opcin
Borrar esquema.
Antes de eliminar un esquema, debes estar seguro de que es lo que realmente deseas,
pues una vez dada la orden, Excel no nos ofrece la posibilidad de deshacer. As pues si
no estas seguro de querer eliminar el esquema es mejor ocultarlo.
MS Excel 2007


Ocultar un esquema.
Al ocultarlo lo que haces es ocultar las marcas que nos ayudan a expandir/contraer un
esquema, pero el esquema sigue estando activo, para ocultar un esquema basta con
presionar las teclas Ctrl+8 y automticamente desaparecen las marcas del esquema,
para volverlas a mostrar volvemos a pulsar la combinacin de teclas Ctrl+8.
VER UNA HOJA EN VARIAS VENTANAS
Suele suceder de forma muy comn que al estar realizando hojas de clculo vas
ampliando cada vez ms el campo de visin de la pantalla, llegando a ocupar ms de una
pgina por hoja, y cuando se trata de estar cotejando datos resulta bastante incmodo
tener que desplazarse cada vez de arriba hacia abajo o de un lado al otro.
Vas a ver las distintas opciones que Excel 2007 nos ofrece para minimizar el problema y
as trabajar de una manera ms cmoda con los datos introducidos.
Podemos utilizar la opcin de ver la misma hoja en varias ventanas, o utilizar la opcin
de ver la misma hoja en varios paneles.
Para ver la misma hoja en varias ventanas, debes acceder a la pestaa Vista y pulsar el
botn Nueva ventana, si la ventana que tenas estaba maximizada no te dars cuenta de
que haya ocurrido algn cambio en la ventana, pero si te fijas en la barra de ttulo
puedes ver que ahora el nombre del documento adems tiene aadido al final ":2"
indicando que es la segunda ventana del mismo documento.

Para ver las dos ventanas al mismo tiempo haz clic en Organizar todo y seleccionas
Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada, dependiendo de como estn situados los datos
en la hoja.
MS Excel 2007


Ahora puedes desplazar sobre una ventana independientemente de la otra.

MS Excel 2007


CONSOLIDAR DATOS
Aplicaras el siguiente ejemplo:

Observa los datos para febrero

Observa la informacin de marzo.
MS Excel 2007


Observa la hoja de 1er trimestre.

Se tiene informacin para enero, febrero y marzo. Se desea consolidar para el 1er
Trimestre.
MS Excel 2007


Selecciona la celda B5 de la hoja 1er Trimestre.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz clic en Consolidar.

Se visualiza:

En Funcin selecciona Suma.
En referencia selecciona la hoja Enero y el rango desde B5 a D11.
Haz clic en Agregar.
MS Excel 2007


Con el mismo criterio agrega los dems parmetros.

MS Excel 2007


Se visualiza:

Para crear vnculos entre los datos activa la opcin Crear vnculos con los datos de origen.

MS Excel 2007


Se visualiza:

Haz clic en 2 para abrir los esquemas

MS Excel 2007


PLANTILLAS
Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de clculo.
Puede incluir tanto datos como formatos.
Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas:
Seleccionar el Botn Office.
Elegir la opcin Nuevo...
Hacer clic sobre la categora Plantillas instaladas en el cuadro de dilogo Nuevo Libro.

Aparecern las plantillas instaladas, si no lo estuviesen habra que volver a instalar
Excel2007 con las opciones de plantillas activadas.
Seleccionar el tipo de plantilla deseada, como Factura o Informe de Gastos.
MS Excel 2007


Hacer clic sobre el botn Descargar.

Posiblemente nos avise de la habilitacin de macros junto con la plantilla, y al final
aparecer una copia de nuestro modelo elegido.
MS Excel 2007


Rellenar la plantilla.
Al guardar nuestro modelo, nos aparecer el cuadro Guardar como para tener siempre la
plantilla original.
Crear plantillas
Para crear una plantilla, seguir los siguientes pasos:
Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que sern comunes a todos
los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla.
Seleccionar el Botn Office.
Elegir la opcin Guardar como...
Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo.
En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se
abra la lista desplegable y elegir la opcin Plantilla de Excel.

Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Excel2007 cambia automticamente a la carpeta de plantillas, para que tu nueva plantilla
est siempre disponible al seleccionar la opcin Nuevo del Botn Office.
FUNCIONES
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos
su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos
resultar ms fcil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una funcin en una celda:
1. Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
2. Hacer clic en la pestaa Frmulas.
3. Elegir la opcin Insertar funcin.
MS Excel 2007


4. O bien, hacer clic sobre el botn

5. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve
descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin
hacer clic sobre el botn de esta forma no es necesario conocer cada una de
las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar
una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una
categora del cuadro combinado O seleccionar una categora: esto har que en el cuadro
de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista.
Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas.
MS Excel 2007


Funcin SUMA
Sumar las celdas que estn en azul:
Escogemos el icono :
Aplicar control y seleccionar: (forma tradicional)

OTRA FORMA:
Dar clic en

MS Excel 2007


Se selecciona de la categora de funciones Matemticas y trigonomtricas.

MS Excel 2007


Seleccionar los valores a sumar

Funcin PROMEDIO
Calcula la media aritmtica, pertenece a la categora de funciones Estadsticas.

Marcar las celdas a calcular el promedio
MS Excel 2007


Este es el resultado:

FUNCION MAXIMO
Permite encontrar el valor mximo de una lista de valores.
MS Excel 2007


Seleccionar el rango de la lista a calcular el valor mximo.

MS Excel 2007


FUNCION MINIMO
Encuentra el valor mnimo de una lista de valores.

MS Excel 2007


FUNCION MODA
Encuentra el valor que se repite con ms frecuencia

FUNCIONA MEDIANA
Se consideran los casos:
IMPARES:
Devuelve el valor central
PARES:
Devuelve el promedio de los valores centrales
VALORES PARES:
MS Excel 2007


PARA IMPARES DEVUELVE EL VALOR CENTRAL:

FUNCION CONTAR
Cuenta todos lo valores de tipo numrico de un conjunto de datos
MS Excel 2007


He contado 11 datos (pero si cambiamos a letras no cuenta texto).

Al cambiar a texto no cuenta:
No cuenta espacios en blanco:

MS Excel 2007


Funcin CONTARA
Cuenta las celdas no vacas de un rango.

FUNCION CONTAR.SI
Cuenta los datos que cumplen un determinado criterio.

MS Excel 2007


Ejercicio:
Contar de la lista los valores mayores a cero.

Clic en contar.si

Solo en la columna saldo >0:
MS Excel 2007


FUNCION Concatenar
Une varios elementos de textos en uno solo.

MS Excel 2007


Para ordenar sin ampliar la seleccin lo hacemos con un pegado especial:

Para separa los datos:
MS Excel 2007


He separado los datos:
MS Excel 2007


FUNCION MAYUS
Cambia de minsculas a maysculas:

MS Excel 2007


FUNCION MINUSC

FUNCION ESPACIOS
MS Excel 2007


Permite eliminar los espacios del texto excepto los espacios individuales entre palabras.

Sealamos:

Este es el resultado.
MS Excel 2007


Con espacios entre los nombres y al final:

Eliminamos los espacios entre el nombre Crdenas Juan:

MS Excel 2007


Fijmonos en la columna:

Fijmonos como queda es un cambio notable:
MS Excel 2007


FUNCION LOGICA SI

Si las notas son mayores o iguales a 7 indique que aprob el curso caso contrario que reprob
MS Excel 2007


Funciones de Bsqueda y Referencia
Existen varias funciones que buscan informacin almacenada en una lista o tabla, o que
manipulan referencias.
Para utilizar las frmulas, seleccione en el men Frmulas, ir al grupo de Biblioteca de
funciones.
MS Excel 2007


Ilustracin 51: Biblioteca de funciones
Para aplicar la funciones ir a Insertar funcin, en donde puede seleccionar la categora
de la funcin que desea.
Funcin BUSCARV
Busca un valor especfico en la columna ms a la izquierda de una matriz y devuelve el
valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparacin;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz.
Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_de_comparacin es el conjunto de informacin donde se buscan los datos.
Indicador_columnas es el nmero de columna de matriz_de_comparacin desde la cual
debe devolverse el valor coincidente.
Ordenado Es un valor lgico que indica si desea que la funcin BUSCARV busque un
valor igual o aproximado al valor especificado.
Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor
aproximado, Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado.
Si no encuentra ningn valor, devuelve el valor de error #N/A.
Para el ejemplo se trabaja con la hoja factura y cliente.
La hoja factura contiene:
MS Excel 2007


Ilustracin 52: Contenido de la hoja Factura
Al digitar el nmero de RUC, con la funcin BUSCARV se debe desplegar el nombre del
cliente, que debe ser buscado de en la hoja Clientes. El mismo ejercicio lo pues realizar
si los datos de la hoja cliente se encuentra en otro libro de MS Excel.
MS Excel 2007


Ilustracin 53: Contenido de la hoja Clientes
Para dar solucin al ejercicio, seleccione la celda C4
De clic en insertar funcin
Despliega:
MS Excel 2007


Ilustracin 54: Insertar funcin
De clic en Aceptar
Se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:

Ilustracin 55: Funcin BUSCARV
En Valor_ Buscado, seleccione la celda que contiene el nmero de RUC
MS Excel 2007


Ilustracin 56: Valor_Buscado
En Matriz_buscar_en
Marque la hoja clientes, como se visualiza:

Ilustracin 57: Matriz_buscar_en
En Indicador_columnas, digite el nmero de columna que desea visualizar en este caso
como se desea ver el nombre digite el 2 porque est en la segunda columna.
MS Excel 2007


Ilustracin 58: Indicador_columnas
Para encontrar el valor exacto en Ordenado digite 0.
Se visualiza:
La frmula resultante queda as: = BUSCARV(C5;Clientes!A2:D161;2;0)
Finalmente su hoja de clculo lucir:

Ilustracin 59: Resultado de aplicar BUSCARV
Ejercicios propuestos:
Aplique la funcin BUSCARV para encontrar la Direccin y el telfono del cliente.
MS Excel 2007


Funciones Lgicas
Funcin Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si
uno o ms argumentos son FALSO.
Sintaxis
Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Valor_lgico1;valor_lgico2; ... son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que
pueden ser VERDADERO o FALSO.
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos (VERDADERO O FALSO), o los
argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, esos valores se
pasan por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor de
error #VALOR!
Ejemplos
Y(VERDADERO; VERDADERO) es igual a VERDADERO
Y(VERDADERO; FALSO) es igual a FALSO
Y(2+2=4; 2+3=5) es igual a VERDADERO
Si B1:B3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces:
Y(B1:B3) es igual a FALSO
Si B4 contiene un nmero entre 1 y 100, entonces:
Y(1<B4; B4<100) es igual a VERDADERO

Funcin SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es Verdadero y otro valor si dicho
argumento es Falso.
Se utiliza para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
Sintaxis
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Pruba_logica es cualquier valor o expresin que puede evaluarse como
MS Excel 2007


VERDADERO o FALSO
Valor_si_Verdadero es el valor que se devolver si prueba_logica es VERDADERO
Valor_si_falso es el valor que se devolver si prueba_logica es FALSO
Observaciones: Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumento
Valor_si_verdadero y Valor_si _ falso para construir formulas mas elaboradas
Ejemplo:
Para este ejemplo utilizar la hoja Factura, para validar datos si la forma de pago es al
CONTADO realice un descuento del 20%, se utilizar la funcin lgica S.

1. Seleccione la celda F21
2. De clic en Insertar funcin
MS Excel 2007


3. En categoras seleccione Lgicas
4. Seleccione SI
5. De clic en Aceptar
6. Ingrese los parmetros como se visualiza

MS Excel 2007


7. La frmula resultante es: =SI(F5="CONTADO";F20*20%;0)
Funciones de Informacin
Funcin ESERROR
Devuelve como VERDADERO si Valor es cualquier valor de error ( #N/A, #VALOR!,
#REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? o #NULO)
Ejemplo
Color Cantidad Precio
unitario Precio total
Rojo 7 12

Verde 12 aa

Para calcular el precio Total se multiplicar la cantidad por el precio unitario.

Al aplicar y arrastrar la frmula se obtiene el error de #VALOR!

Para dar solucin se aplica la funcin ESERROR

En la celda que contiene el error devolver: VERDADERO
MS Excel 2007


Ejercicios propuestos
Validar con la funcin s de tal forma que si existe el error se visualice la celda en blanco,
caso contrario que se muestre la operacin.
Funciones Anidadas
Funciones anidadas dentro de funciones
En algunos casos, puede que tenga que utilizar una funcin como uno de los argumentos
de otra funcin. Por ejemplo, la frmula utiliza una funcin PROMEDIO anidada y
compara el resultado con el valor 50.

Devoluciones vlidas Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, deber
devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el
argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver
VERDADERO o FALSO. Si ste no es el caso, Microsoft Excel mostrar el valor de error
#VALOR!
Lmites del nivel de anidamiento Las funciones anidadas utilizan una funcin como uno
de los argumentos de otra. Puede anidar hasta 64 niveles de funciones.
Ejemplo: Para el ejercicio anterior aplicar lo siguiente
Si la forma de pago el al CONTADO y es MAYORISTA realice el descuento del 20%.
Si la forma de pago el al CONTADO y es MINORISTA realice el descuento del 10%.
Si la forma de pago el al CREDITO y es MAYORISTA realice el descuento del 15%.
Caso contrario sin descuento.

Para solucionar aplicaremos el anidamiento de funciones.
Dentro de la funcin lgica SI insertaremos un Y para unir las dos condiciones:
MS Excel 2007


Aprovechamos el Valor_si_Falso para anidar el resto de condiciones.
La frmula resultante es:
=SI(Y(F5=
"CONTADO";D21="MAYORISTA");F20*20%;SI(Y(F5="CONTADO";D21="MINORISTA");F20*10%;
SI(Y(F5="CREDITO";D21="MAYORISTA");F20*15%;0)))

Exportacin de datos
Obtener datos desde Excel a formatos como .txt, .csv, y .html
Exportar de Excel a .txt
Abrir la base de Excel
MS Excel 2007


Ir al botn de office en el caso de Excel 2007 en Excel 2003 debera ir a archivo guardar como.

MS Excel 2007


Guardar como tipo: texto(delimitado por tabulaciones)(*.txt)

Clic en Guardar

Dar clic en Si.
Cerrar Excel.

Clic en NO.
Importar un archivo .txt a Excel
Abrir Excel.
Localizar el archivo a importar.
Se visualiza:
MS Excel 2007


Pero no observa los archivos de tipo texto, cambie tipo de archivo a todos los archivos.

MS Excel 2007


Clic en abrir.
Se visualiza:

Clic en siguiente

MS Excel 2007


Chequear que el separador sea el tabulador.
Clic en siguiente.
Clic en finalizar.
Como recuperar en Excel un archivo con un separador
diferente
Abrir Excel.
Localizar el archivo a importar.
Se visualiza:

Pero no observa los archivos de tipo texto, cambie tipo de archivo a todos los archivos.
MS Excel 2007


Clic en abrir.
Se visualiza:

El separador es en este caso /
Clic en siguiente.
MS Excel 2007


En separadores marcar con un visto la opcin OTRO y digitar el separador.
Clic en siguiente.
Clic en finalizar.

.xls a web (.html)
Es una de las exportaciones de datos ms Utilizadas por ser independiente del tipo de plataforma
o sistema operativo.
Debe guardar con el tipo de pgina web.
MS Excel 2007


HERRAMIENTAS DE ANLISIS
Buscar Objetivo
Buscar objetivo es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
anlisis. En el caso de que conozca el resultado deseado de una frmula sencilla, pero no la
variable que determina el resultado, podr utilizar la funcin Buscar objetivo.
Para utilizar esta herramienta haz clic en el men
Herramientas
Opcin Buscar objetivo
Al realizar una bsqueda de objetivo, Microsoft Excel vara el valor de celda especfica
hasta que una frmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado.
Para esto partamos del siguiente ejemplo:

MS Excel 2007


En la celda que contiene el Beneficio la frmula es
Precio*Cantidad - (Costes Fijos + Coste variable unitario * Cantidad)
Calcular la cantidad que se debe vender para obtener beneficios de : 1000
Para aplicar Solver se requiere:
1. Definir la celda, la que debe contener una frmula, por ejemplo B4
2. Debe existir al menos una celda cambiante (Para cambiar la celda), por ejemplo, B5
3. Se debe especificar el valor que se desea como objetivo (Con el valor de) por ejemplo,
1000
Resolviendo con Solver:
Seleccione la celda que contiene la frmula
Ir al men Herramientas
Opcin Buscar objetivo
En Definir la celda: marque la celda que contiene la frmula por ejemplo, B14.
En con el valor: digite el valor que requiere que sea su objetivo por ejemplo 1000.
En para cambiar la celda: marque la celda a cambiar por ejemplo la celda $B$15.
El cuadro de dilogo contendr:

De clic en el botn Aceptar
Observar que buscar objetivo empieza a procesar
Se obtendr:

MS Excel 2007


Cuando termine y buscar objetivo haya encontrado una solucin de clic en Aceptar, se
visualizarn los siguientes resultados:

Ejercicios:
La frmula CF/(P - CV) calcula el umbral de rentabilidad.
Costo Fijo
Costo Variable Unitario 2
PRECIO 4
RENTABILIDAD
Obtener el umbral de rentabilidad para valores de 5000
con la celda cambiante para el costo fijo

Cantidad que se debe vender para obtener
beneficios de 1000.
MS Excel 2007


Con los siguientes datos el estudiante requiere conocer cuanto debe obtener en el examen para
que su nota total sea de 7/10.
DEBERES 1,5
ASISTENCIA 2
PRUEBA 1
EXAMEN 0
TOTAL 4,5
Anlisis con mltiples objetivos.
Cuando requiera analizar mltiples objetivos, es conveniente guardar el conjunto de datos en un
escenario.
Escenario

Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir
automticamente en la hoja de clculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un
modelo de hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de
clculo y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos
resultados.
Para esto parta del ejemplo

MAXIMO SUGERIDA
DEBERES 2 1,5
ASISTENCIA 3 2,5
PRUEBA 2 1,5 Celda cambiante
EXAMEN 3 2,5
TOTAL (objetivo) 10 8,0
Guarde los escenarios para las notas objetivos de 7 , 8 y 6
Primero calcule el objetivo para la nota de 7.
MS Excel 2007


Y los datos obtenidos gurdelo en el escenario de nombre nota7
Para esto haga lo siguiente:
Marque los datos

Opcin Escenarios

Haga clic en el botn Agregar

MS Excel 2007


En el nombre del escenario: ingrese un nombre por ejemplo, Nota7
En Celdas cambiantes: marque las celdas que contienen los datos a guardar en el escenario.
De clic en el botn Aceptar.
Despliega el cuadro de dilogo:

De clic en el botn Aceptar.
Realice el proceso anterior para obtener los escenarios para la nota de 8 y 6.
Una vez guardados los escenarios puede administrarlos ya sea para modificar, eliminar, mostrar o
generar resmenes.

MS Excel 2007


Modificar un Escenario
Para modificar un escenario haga lo siguiente:
Opcin Escenarios
Se visualiza:

Seleccione el escenario a modificar por ejemplo, Nota6.
Haz clic en Modificar

MS Excel 2007


Haz clic en el botn Aceptar.
Se visualiza:

En donde podr modificar los datos que desea.
Una vez modificados, para que estos se guarden de clic en el botn Aceptar.
Hojas de resumen
Para visualizar el Administrador de escenarios guardados, haga clic en el men Herramientas,
opcin Escenarios
Se visualiza:

MS Excel 2007


Para generar un reporte con el resumen de escenarios haga clic en Resumen

Seleccione el tipo de informe por ejemplo Resumen
En Celdas resultantes: verifica que est la celda que contiene la frmula
Haga clic en Aceptar
Observe que automticamente Excel le genera una nueva hoja de clculo de nombre Resumen
de escenarios con los datos de los escenarios a comparar.

MS Excel 2007


Solver
Con Solver, puede buscarse el valor ptimo para una celda, denominada celda objetivo, en
una hoja de clculo. Solver funciona en un grupo de celdas que estn relacionadas, directa o
indirectamente, con la frmula de la celda objetivo. Solver ajusta los valores en las celdas
cambiantes que se especifiquen, denominadas celdas ajustables, para generar el resultado
especificado en la frmula de la celda objetivo. Pueden aplicarse restricciones para
restringir los valores que puede utilizar Solver en el modelo y las restricciones pueden
hacer referencia a otras celdas a las que afecte la frmula de la celda objetivo.
Instalando el Solver
Haz clic en el botn de Office
Opciones de Excel.

Selecciona Complementos.
Haz clic en el botn Ir.
MS Excel 2007


Activa con un visto la opcin Solver.
Se visualiza:

MS Excel 2007


La herramienta se instalar en la pestaa Datos.
Grupo Anlisis.

EJERCICIO DE APLICACIN
Calcular cunto se debe vender en las ciudades de Ambato y Quito en el ao 2010 para alcanzar
un total de 30000 dlares en ventas.
Para aplicar Solver se requiere conocer el objetivo, en este caso el monto de 30000 dlares,
adems la celda objetivo contiene la frmula:

Las celdas cambiantes estn relacionadas con las ventas del ao 2010 correspondientes a las
ciudades de Ambato y Quito.

Seleccionar la celda objetivo.
Seleccionar la ficha Datos.
En el grupo Anlisis.
MS Excel 2007


Haz clic en Solver.
Se visualiza:

En Valores de la celda objetivo seleccionar la opcin Valores de, digitar 30000.
En Cambiando las celdas, seleccionar las celdas que contienen datos de las ventas en al ao 2010
de la s ciudades de Ambato y Quito.

Haz clic en Resolver.
MS Excel 2007


Se visualiza:

Cuando Solver ha encontrado una solucin se visualiza el mensaje:
Solver ha hallado una solucin. Se han satisfecho todas las restricciones y condiciones.
Luego haz clic en Aceptar.
MS Excel 2007


Se obtiene el resultado:

Tablas Dinmicas
Un informe de tabla dinmica es una forma interactiva de resumir rpidamente grandes
volmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinmica para analizar datos numricos
en profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos.
Un informe de tabla dinmica est especialmente diseado para:
1. Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes para el
usuario.
2. Calcular el subtotal y agregar datos numricos, resumir datos por categoras y
subcategoras, y crear clculos y frmulas personalizados.
3. Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados y desplazarse
hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de las reas de inters.
4. Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resmenes diferentes de
los datos de origen.
5. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos ms
tiles e interesantes para poder centrarse en la informacin que le interesa.
Para crear un informe de tabla dinmica, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga
clic en Tabla dinmica y, a continuacin, en Tabla dinmica.
MS Excel 2007


El empleo de Tablas Dinmicas se justifica si la cantidad de datos a manejar es
importante.
Por ejemplo:

Si partimos de una hoja de MS Excel se tiene:
MS Excel 2007


Por ejemplo si se requiere un reporte dinmico de los empleados por el mes, Nombre,
departamento, ingresos y egresos se tendra:

Para agregar los datos a la tabla dinmica basta con arrastrarlos y colocarlos en su
estructura de diseo o seleccionarlos con un visto en la casilla de verificacin del campo
que desea agregar.
MS Excel 2007


Las herramientas de la tabla dinmica:

Contiene las fichas:

1. Opciones, que contiene:
En Tabla dinmica>Opciones>Mostrar pginas de filtro de informes, se puede abrir un
reporte en varias pginas, siempre que se encuentre en el diseo como un campo de
pgina.

La opcin campo activo permite:

Configurar un campo, expandir o contraer la informacin de un campo activo.
MS Excel 2007


Grfico dinmico

Para realizar grficos se cuenta con la herramienta Grfico dinmico.

Al seleccionar presenta el cuadro de dilogo:

En donde puede seleccionar el tipo de grfico que desea.
Por ejemplo:

MS Excel 2007


Para actualizar datos de la tabla dinmica basta con hacer un clic derecho sobre la tabla
dinmica

y dar un clic en el icono
Para resumir un campo, seleccione el campo, de un clic derecho, opcin
Resumir datos por, seleccione por ejemplo promedio:

Se visualiza:
MS Excel 2007


O puede dar un clic derecho en Configuracin de campo de valor.

Seleccione el campo que desea y de clic en Aceptar.
Las opciones de tabla dinmica son muy tiles al momento de corregir errores por
ejemplo el de divisin para cero, para esto de un clic sobre la tabla dinmica y elija
Opciones de tabla dinmica, se visualiza:

Active con un visto la casilla de verificacin Para valores errneos, mostrar:
Digite el smbolo que desea, por ejemplo: ****. Cuando exista el error indicado
MS Excel 2007


Automticamente se colocarn los **** en la celda que contenga el error.
FORMULAS EN TABLAS DINAMICAS
Una vez generada la Tabla dinmica, puede aplicar frmulas, por ejemplo se desea
Calcular el 10% de los ingresos de los empleados.
Para esto realice lo siguiente:
El Herramientas de tabla dinmica>Opciones>Herramientas>Frmulas>Campo
Calculado.
Se visualiza:

1. En la opcin Nombre ingresar el nombre que desea para el Campo
2. Dar clic en Frmula luego del signo =
3. En Campos seleccionar el campo que desea para la operacin
4. Dar clic en el botn Insertar Campo Por ejemplo: Ingresos y multiplicar por el
10%
MS Excel 2007


6. Dar clic en Aceptar.
7. Se obtiene el siguiente resultado:

3. Y Diseo:

Permite mostrar u ocultar subtotales, opciones de estilo de tabla dinmica, estilos de tabla
dinmica.
TABLAS DINMICAS CON FUENTE EXTERNA (ARCHIVO DE EXCEL)

REQUISITOS:
Conocer la ubicacin del archivo que ser parte de la fuente externa
MS Excel 2007


Conocer el Tipo de archivo, que me permite determinar el controlador a usar en la
conexin.
El archivo de la fuente externa debe estar cerrado
EJEMPLO
Archivo roles que se lo renombro como datos externos .xls
Contiene:

Est guardado en:
MS Excel 2007


Para realizar la conexin de este archivo debe estar cerrado.
Abrir un nuevo libro en Excel
Ira al grupo DATOS

Obtener datos externos
MS Excel 2007


Opcin de otras fuentes
Desde Microsoft Query
Se visualiza:

Seleccionar <Nuevo origen de datos>
Clic en Aceptar
Se visualiza:

MS Excel 2007


En el paso 1, ingresar el nombre del origen de datos
Por ejemplo conexin roles Excel
Se visualiza:

Seleccionar el tipo de controlador, esto depende del tipo de archivo, en nuestro caso el
controlador es para MS Excel 2003 se selecciona

En el paso 3 dar clic en Conectar

Dar clic en Aceptar, para ubicar el archivo de fuente externa
Localizar el archivo
MS Excel 2007


Dar clic en Aceptar

Seleccionar la tabla Datos$ y dar clic en Aceptar.
Si Excel nunca ha trabajo anteriormente con tablas dinmicas con fuente externa es posible que
no se visualicen las tablas.
Para este de clic en Aceptar, es muy posible que nos del mensaje que No estn visible las tablas
del sistema, Da clic en Aceptar el error.
MS Excel 2007


Para activar las tablas del sistema ir a opciones y colocar un visto en la opcin tablas del sistema:

Al activar esa opcin se visualizarn todas las tablas incluidas las del sistema.

Para seleccionar todos los datos hacia las Columnas en la consulta de un clic en la punta de flecha
que apunta hacia la derecha
Se visualiza:
MS Excel 2007


Dar clic en siguiente

Clic en siguiente
MS Excel 2007


Se visualiza:

Seleccionar Informe de tabla dinmica.
Dar clic en Aceptar.
MS Excel 2007


Se visualiza

Disear el reporte de tabla dinmica.
Por ejemplo el reporte con los datos de mes, nombre, departamento e ingresos
Para cambiar al diseo de tabla dinmica clsica

MS Excel 2007


De un clic derecho sobre la tabla dinmica
Opciones de tabla dinmica
Pestaa mostrar
Active con un visto la opcin

Clic en Aceptar, se visualiza:
Seleccionar o arrastrar los campos requeridos en el informe
Se visualiza:

MS Excel 2007


Modificar un origen de conexin en una tabla dinmica con
fuente externa
Abrir la base o el archivo de fuente externa, en vuestro caso datos externos.xls
Aumentar una nueva columna al archivo de fuente externa, se aumenta la columna Estado

Actualizar la tabla dinmica cuando se aumenta una
columna (nuevo campo)
Ir al grupo DATOS

Ir a Conexiones
MS Excel 2007


Opcin propiedades de conexin
Se visualiza:

Seleccionar la pestaa Definicin

MS Excel 2007


Clic en Editar consulta

Abrir el contenido de Datos$ y visualizar el nuevo campo (columna)
Incluir en nuevo campo en Columnas en la consulta:

Clic en Siguiente
MS Excel 2007


Se visualiza

Clic en siguiente

Siguiente
MS Excel 2007


Clic en Finalizar

Clic en Aceptar
MS Excel 2007


Se visualiza

Error de conexin
Se sugiere Examinar la conexin de su archivo, se debe volver a conectar

Clic en examinar
Seleccionar la conexin utilizada para enlazar el archivo de fuente externa
MS Excel 2007


Clic en Abrir
NOTA: La actualizacin de datos es posible realizar si se la hace en la base de fuente externa con la
que realiz la conexin. Si actualiza otra base es imposible realizar la actualizacin de una tabla
dinmica con fuente externa.
PROTECCIN DE UNA HOJA DE CLCULO QUE CONTIENE
FRMULAS O FUNCIONES

MS Excel 2007


Prctica:
Todas las celdas en color amarillo quedarn libres para el ingreso de datos.
Para proteger las celdas que contiene las frmulas realice lo siguiente:
Seleccionar toda la hoja.

Sobre la hoja seleccionada da un clic derecho opcin formato de celdas.
Haz clic aqu
MS Excel 2007


Se visualiza:

Clic en Proteger
Activar con un visto
Bloqueada y oculta
MS Excel 2007


Clic en el botn Aceptar.
Una vez bloqueadas (no permite el ingreso de datos)
Oculta (no muestra las frmulas)
Para poder ingresar o seleccionar informacin en las que estn en color amarillo se realiza
lo siguiente:
Debes desbloquear y desocultar a las celdas en color amarillo.
Para esto seleccionar celdas en color amarillo.
Marcar la primera celda amarilla, mantener presionada la tecla control hasta seleccionar
todas las celdas en color amarillo.
Soltar control.
Dar un clic derecho sobre las celdas seleccionadas (amarillas).
Se visualiza:

Quitar los vistos de las casillas Bloqueada y Oculta.
Ahora debes proteger a la hoja.
MS Excel 2007


Ir a Revisar.
Opcin Proteger hoja.

Ingresar una contrasea.
MS Excel 2007


Clic en Aceptar.
Volver a reingresar la contrasea.

Clic en Aceptar.
Guardar el archivo.
COLOCAR CONTRASEA A UN ARCHIVO DE EXCEL
Ir al botn de office.
Guardar como.
Visualiza:

Ir a Herramientas.
Opciones generales.
Se sugiere activar Crear siempre una copia de seguridad.
MS Excel 2007


Clic en Aceptar.

Se visualiza:

Clic en Guardar.
MS Excel 2007


Clic en S.
Salir de Excel.
Probar el funcionamiento. Al abrir el archivo protegido se visualiza:

Ingresar la contrasea.

MS Excel 2007


BIBLIOGRAFA
1. Ayuda de Microsoft Excel 2007.
2. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx
Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artculos relacionados con la
Validacin de datos en Excel.
3. http://office.microsoft.com/es-hn/excel/HA010346573082.aspx
En este sitio encontrars ejemplos sencillos acerca de la validacin de datos en
Excel.
4. http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP100725993082.aspx
Este es un sitio en lnea de Microsoft para el rea de Excel que presenta
ejemplos e informacin ms detallada que incluye las diferentes versiones de
Excel desde el 2000 hasta el 2007.
5. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx
Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artculos
relacionados con funciones en Excel.
6. http://www.uv.mx/iip/enrique/sistemasII/apuntesexcel.pdf
Es un sitio del Instituto Tecnolgico Autnomo de Mxico en donde encontrars
generalidades de Excel y reglas para el uso de las bibliotecas de funciones.
7. http://www.mat21.etsii.upm.es\ayudainf\aprendainf\Excel2000\Excel2000.pdf
Es un sitio de la Universidad Politcnica de Madrid, que contiene un archivo .pdf que
permite aprender Excel desde lo bsico e introduce a la utilizacin de frmulas y
funciones en Excel.
8. http://www.eumed.net/libros/finanzas.htm
En este sitio encontraras libros gratuitos con funciones financieras.
9. http://office.microsoft.com/
Este es un sitio en lnea de Microsoft para el rea de Excel en el que podrs consultar
informacin ms detallada sobre cualquier tpico de MS Excel.
10. http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP052047113082.aspx?pid=CH062528393082
Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel
11. http://support.microsoft.com/kb/213740/es
MS Excel 2007


12. http://ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/01_macro/macro03.htm

Tutorial Excel-2007-2014 PDF

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Tutorial Excel-2007-2014 PDF

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

MS Excel 2007

Excel 2007 proporciona herramientas y funciones

Vous aimerez peut-être aussi