Este documento presenta un modelo de gestión de la responsabilidad social para organizaciones. Propone cuatro etapas (planear, hacer, verificar y actuar) y describe cada una. Explica que la responsabilidad social universitaria implica gestionar los impactos en docencia, investigación, extensión y administración. Finalmente, destaca la importancia de incluir a los grupos de interés y reportar los resultados obtenidos.
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Titre original
Modelo de Gestión de Responsabilidad Social empresarial aplicado a la gestión de Responsabilidad Social Universitaria
Este documento presenta un modelo de gestión de la responsabilidad social para organizaciones. Propone cuatro etapas (planear, hacer, verificar y actuar) y describe cada una. Explica que la responsabilidad social universitaria implica gestionar los impactos en docencia, investigación, extensión y administración. Finalmente, destaca la importancia de incluir a los grupos de interés y reportar los resultados obtenidos.
Este documento presenta un modelo de gestión de la responsabilidad social para organizaciones. Propone cuatro etapas (planear, hacer, verificar y actuar) y describe cada una. Explica que la responsabilidad social universitaria implica gestionar los impactos en docencia, investigación, extensión y administración. Finalmente, destaca la importancia de incluir a los grupos de interés y reportar los resultados obtenidos.
Equipo de Investigacin y Formulacin de la Metodologa
Direccin GUSTAVO A. YEPES LPEZ Facultad de Administracin de Empresas Universidad Externado de Colombia
Investigador ADRIANA MANTILLA OSORIO Especialista en Gerencia y Tecnologas de informacin Universidad Externado de Colombia
Diseo Grfico Rafael Rayo Hernndez BiTaL, Agencia de Comunicaciones S.A.S Publicidad & Marketing
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Pg. INTRODUCCIN.. 4
Etapas del modelo de gestin de RS 7
1. PLANEAR: Pregunta clave: Qu y cmo se va hacer?................................................ 9
1.1 Lnea de base: Pregunta clave: Donde se encuentra la organizacin?................. 9 Valoracin del mbito de la Organizacin.... 9 Seleccionar grupos de inters. 10 Diagnstico cualitativo y cuantitativo.. 11 1.2 Elaborar plan de accin: Pregunta clave: A dnde espero llegar?....................... 21 Plan de estratgico...................... 21 Plan operativo.. 23
2. HACER: Pregunta clave: Cmo lo est haciendo la organizacin?....................... 25 Implementar herramienta de gestin de indicadores..... 25 Mantener la informacin actualizada. 25 Modificar los procedimientos de la organizacin para dar cumplimiento a los mismos... 25 Entender como la RS puede ser introducida en la cultura de la organizacin, construyendo relaciones entre la organizacin y los grupos de inters... 25
3. VERIFICAR: Pregunta clave: Qu se ha logrado?................................................. 36 Verificar el comportamiento de los resultados reales vs. los planteados a travs del seguimiento de los indicadores de RS. 36 Informar los resultados de la gestin de RS en la organizacin tanto al interior como al exterior de la misma... 36 Realizar auditoras al proceso.. 36
4. ACTUAR: Pregunta clave: Qu ajustes se requieren?......................................... 36
Conclusiones. 38
Bibliografa. 40
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INTRODUCCIN
La responsabilidad social es un trmino en auge que la mayora de organizaciones comienza a integrar como parte de sus reportes y del quehacer en sus actividades, transformando la accin social o filantrpica en un concepto con un grado de compromiso ms alto con la sociedad y el medio ambiente.
Como gestionar la responsabilidad por lo tanto es nuevo reto para las organizaciones, un primer paso para lograrlo es entender e identificar sus impactos en el entorno y como mitigarlos o controlarlos, y a partir de esta primer acercamiento se irn ajustando sus acciones en pro de construir un modelo de gestin sustentable en el cual se incluyan las variables relacionadas con la responsabilidad social.
Igualmente nace para las Universidades la oportunidad de reestructurar sus programas para incorporar a la formacin integral de los individuos elementos para gestionar organizaciones con una visin de sustentabilidad en la cual tanto la organizacin (accionistas y empleados) como su entorno (proveedores, comunidad externa, medio ambiente) puedan ser beneficiados por los resultados de la misma.
Las Universidades como organizaciones por lo tanto debern realizar una evaluacin con respecto a los principios de responsabilidad social que pueden ser gestionados por sus reas administrativas, de investigacin, docencia y extensin, y a partir de ste anlisis ajustar la misin, visin y planes de accin.
Una base importante para este tipo de anlisis para las organizaciones ha sido desarrollada por el Pacto Global de Naciones Unidas y (GRI Global Reporting Iniciative), en el cual se proponen los principios de RS en las reas de gestin corporativas: Econmica, Ambiental y Social (laboral, derechos humanos, sociedad y bienes y servicios). En criterios de responsabilidad social universitaria, la Pontificia Universidad Catlica del Per ha publicado las investigaciones realizadas los docentes Franois Vallaeys y Luis Carrizo, para las reas de gestin universitarias: Docencia, Investigacin, Extensin y Administracin. Estas y otras iniciativas sern presentadas en este documento.
Los resultados en RS brindan la posibilidad a las organizaciones de mejorar su imagen corporativa y por ende ser ms competitivas en la medida que los consumidores y en general la sociedad las percibe como organizaciones con compromiso social, por lo tanto los logros obtenidos en ste tema deben ser reportados a los grupos de intereses, quienes pueden asumir un papel pasivo y simplemente validar el cumplimiento de compromisos propuesto por la organizacin, o quienes pueden participar activamente en las definiciones de los planes de accin, con lo cual la construccin de la responsabilidad social sera an ms valiosa para ambas partes.
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Dada la importancia de publicar los resultados en RS, las organizaciones deben elaborar un esquema de seguimiento y control a partir de indicadores de gestin, que puedan ser estandarizados y actualizados de forma oportuna a travs de un sistema de informacin, apropiado a sus necesidades. As mismo dependiendo de la interactividad del sistema para la generacin de los reportes y su publicacin se podrn incluir los aportes de los grupos de inters en la retroalimentacin del modelo total de gestin de la responsabilidad social, convirtindose a su vez en auditores del mismo.
Finalmente un elemento que se debe tener presente cuando se modifica la forma de pensar y de actuar de la organizacin es el cambio organizacional en torno a la poltica y planes de accin de RS, ya que no solo se debe ver la responsabilidad social como una directriz, sino como parte de una cultura que se vivencia y que trae consigo resultados de bienestar tanto para la comunidad interna y externa; ya que se elabora y gestiona con el compromiso de todos los interesados.
Teniendo en cuenta los elementos mencionados anteriormente el presente trabajo propone un modelo de gestin de responsabilidad social para las organizaciones, el cual aplica igualmente para instituciones universitarias.
QU ES LA RESPONSABILIDAD SOCIAL UNIVERSITARIA?
La RSU surge como una necesidad de introducir la RSE a la academia, buscando formar lideres integrales en gestin empresarial capaces de incluir en los modelos tradicionales de gestin los principios de la RS. Por lo anterior las universidades se ven en la tarea de ir ms all de los conceptos para implementar nuevos programas y mejorar los actuales, debido a que la RS exige resultados concretos en los grupos de inters asociados a est, y como entes formadores deben dar ejemplo con sus acciones desde sus reas de accin: docencia, investigacin, extensin y administracin (gestin interna).
reas de actuacin de la RS:
Al igual que las organizaciones las universidades se devuelven en temas econmicos, ambientales y sociales, pero a diferencia de las empresas bajo la perspectiva de la responsabilidad social estas deben ser medidas adicionalmente desde las siguientes reas: docencia, investigacin y extensin, ya que su influencia en la comunidad est marcada por la generacin de conocimiento que aporte a la sociedad y en la formacin de integral de sus estudiantes como lideres integrales que generan cambios sustentables en la comunidad.
Gestin Interna de la Universidad La responsabilidad social universitaria primero busca que sean las mismas universidades quienes con su ejemplo en gestin interna puedan ir marcando las pautas para transformar la sociedad, formndose en principios y valores que se integran a la cultura organizacional como un modelo participativo de desarrollo sostenible.
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Docencia La universidad debe formar tanto a los estudiantes como a los docentes, con base en la orientacin de la organizacin en temas de responsabilidad social, con el fin de que los programas integren al individuo a la comunidad a travs de prcticas propuestas por los docentes en sus asignaturas y que motiven a los estudiantes a participar de manera activa con la sociedad.
Investigacin La generacin de conocimiento til para la sociedad es el pilar de las universidades, por lo anterior todos sus mecanismos internos de promocin de proyectos deben estar enmarcados en determinar cul es su impacto social y ambiental antes de avalar su desarrollo, de tal forma que los programas al ponerse al servicio de la comunidad cumplan con las expectativas de la misma.
Por lo anterior no hay que dejar de lado la participacin activa de los grupos de inters en la propuesta de investigacin, ya para ellos se disean los programas y son quienes finalmente debern evaluar si la universidad cumpli con su objetivo.
Proyeccin Social El objetivo de la proyeccin social en las universidades es del abrir espacios para la comunidad de tal forma que se extienda el conocimiento ms all de sus aulas de clase, primero por el impacto de nueva tecnologa que permite el acceso remoto a las universidades y segundo por el compromiso social de est de llegar cada da a ms ciudadanos de escasos recursos con conocimiento til para la sociedad.
Por lo anterior an ms se debe reforzar los desarrollos de programas de proyeccin social, ya que son parte integral del desarrollo de la universidad en su enfoque social y ticamente responsable.
Principales iniciativas de RSU
Las iniciativas que se mencionan a continuacin estn enfocadas en el diseo de nuevos lineamientos de RS para las universidades, con el fin de generar un cambio institucional que permita la formacin de lderes con la capacidad de dirigir los procesos de cambio actual a nivel econmico, social y ambiental.
El EFMD y el Pacto Mundial de las Naciones Unidas: PRME Principales for Responsable Management Education GRLI de Pacto Global Global Responsable Leadership Iniciative RED UniRSE (Red Iberoamericana de Universidades por la Responsabilidad Social Empresarial) de PNUD (Programa de las Naciones Unidad para el Desarrollo) y AECI (Agencia Espaola de Cooperacin Internacional).
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PASOS CLAVES PARA GESTIONAR LA RS EN LAS ORGANIZACIONES
El modelo de gestin de RS descrito a continuacin se basa en la integracin de las guas y herramientas contenidas en el presente documento y en el ciclo de la Calidad Total, como base fundamental del planteamiento, con el fin de garantizar la continuidad de los procesos establecidos en las etapas de la metodologa.
El modelo aplica para cualquier tipo de organizacin ya que cumple con las normas generales para la elaboracin y la presentacin de la memoria de sostenibilidad, segn las guas propuestas por los organismos externos.
Etapa I PLANEAR
Qu y cmo se va hacer? Donde se encuentra la organizacin? A dnde espero llegar?
Etapa II HACER
Como lo est haciendo la organizacin?
Etapa III VERIFICAR
Qu se ha logrado?
Etapa IV ACTUAR
Qu ajustes se requieren?
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I. PLANEAR: Pregunta clave: Qu y cmo se va hacer?
Est etapa consta de dos fases: Lnea de Base y Plan de Accin
I.I Lnea de base: Pregunta clave: Dnde se encuentra la organizacin?
Es prioritario tanto en una primera etapa de implementacin del modelo de gestin de RS tanto en ciclos posteriores de mejoramiento, identificar cual es estado en que se encuentra la organizacin con relacin a su planteamiento frente a los principios internacionales de responsabilidad social, para lo cual se debe realizar una valoracin del mbito en el cual esta se desarrolla, para posteriormente a partir de este anlisis alinear sus metas y planes de accin frente a los principios en RS, teniendo en cuenta las expectativas de los grupos de inters.
Actividades a desarrollar en la Lnea de Base
i. Valoracin del mbito de la Organizacin
Analizar el sector al cual pertenece la organizacin, con lo cual se logra identificar el impacto que genera el sector en la sociedad y en el medio ambiente, as como el porcentaje de participacin de la organizacin en la generacin de estos impactos; tambin permite comparar resultados propios de la gestin de responsabilidad social vs. la adelantada por otras organizaciones del sector.
Herramienta:
Se debe caracterizar el sector econmico al que pertenece la organizacin teniendo en cuenta la siguiente lista de factores claves. (Yepes, 2009, p.1-6) - Informacin del sector: Tamao mundial y nacional (organizaciones lderes en el sector) Aporte al PBI (papel del sector en la economa) Generacin de Empleo (impacto socioeconmico de la actividad productiva para el desarrollo del pas) Impactos Significativos Conformaciones (grandes, medianas, pequeas) - Presiones del sector: Premisas de los mercados internacionales Estndares y Normas tcnicas Etiquetas y Sellos Fuentes de financiamiento Activistas y organizaciones de la sociedad civil Nuevas preferencias de los consumidores. - Informacin de la Organizacin: La descripcin de la organizacin incluye: principales hitos, la actividad productiva que realiza, los principales productos y servicios y algunas de las cifras de negocio ms
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relevantes y que se puedan identificar (ventas, activos, nmero de empleados, etc.), y la informacin estratgica de la compaa como propiedad, estructura de gobierno, misin, visin, objetivos estratgicos, principios y valores. - Anlisis de la Cadena de Valor: Relacin de procesos y actividades que permiten obtener los bienes y/o servicios ofrecidos por la organizacin), y su relacin con la proveedura, distribucin y usuarios de manera que se presente muy claro la labor productiva de la organizacin y sus principales interacciones Poltica Recursos Humanos Desarrollo Tecnolgico Abastecimiento
ii. Seleccionar grupos de inters
Definir los grupos de inters que tienen una participacin activa en las metas y planes de accin propuestas por la organizacin en RS, ya que los resultados en RS dependern del impacto que genere la organizacin en dichos grupos.
Evaluar los siguientes aspectos en los grupos que componen la cadena de valor: - Nivel de impacto de las acciones generadas por la Organizacin. (Alto, Medio o Bajo) - Acciones actuales emprendidas por la organizacin con cada grupo de inters - Generacin de recursos a la organizacin
Herramienta:
A continuacin se relacionan algunos mtodos para la identificacin y la caracterizacin de los de los grupos de inters. En el caso de la identificacin se recomienda establecer todas las posibles relaciones sociales de la organizacin, evaluando el estado de esas relaciones, para lo cual es importante que la organizacin tenga clara cul es el grado de conocimiento y cercana de la organizacin con los diferentes grupos de inters, identificando uno a una las relaciones que cada uno de los procesos de la organizacin tenga.
Formato para relacionar los grupos de inters:
Grupo de Inters Listado Expectativa Mecanismo de Comunicacin Frecuencia Mejora
La caracterizacin de los grupos de inters es una actividad que busca establecer quienes, en qu condiciones, cuales son los posibles impactos de esas relaciones, con el fin de la organizacin reconozca y planee y controle el manejo de estas relaciones. Para la realizacin de esta caracterizacin existen diferentes metodologas que han sido probadas exitosamente y las cuales pueden ser de ayuda importante para realizar esta labor, a continuacin se presentan las ms relevantes:
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Caracterizacin segn el tipo de relacin con la organizacin. (Los tipos de relacin pueden ser: Estructurales, como accionistas, inversionistas, socios; de gestin como empleados, proveedores, clientes, reguladores; complementarios como comunidad local, ONGs, administraciones locales). Caracterizacin segn categoras de los Grupos de Inters. (Esta se puede dar ya sea por el tipo de transaccin econmica que se realice y si no existe transaccin alguna no se reconoce como grupo de inters o por la propuesta por Accountability, que identifica 5 Ejes de relacin que son Por Responsabilidad, Por Influencia, Por cercana, Por Dependencia, y Por Representacin) Caracterizacin segn atributos de los grupos de inters, (En el modelo propuesto por Mitchell, Age, & Wood, se reconocen los atributos de poder, urgencia y legitimidad) (Olcese, 2008).
iii. Diagnstico cualitativo y cuantitativo
Determinar por rea de gestin los criterios internacionales de RS que aplican y sern gestionados por la organizacin.
- Identificar por medio de la evaluacin cualitativa, dnde se encuentran incluidos los principios de la RS en las polticas y planes existentes en la organizacin, con el fin de determinar acciones de mejora por rea de gestin de la misma. Ver herramienta: Entrevista Diagnstico RS.
- Elaborar los indicadores de gestin para cada criterio de RS que aplica para la organizacin, con la siguiente informacin: Indicador Actual, Periodo de Seguimiento y Meta por periodo de seguimiento.
A partir del anlisis cuantitativo de los indicadores actuales vs. las metas propuestas se establecern los acciones a seguir para dar cumplimiento a los objetivos propuestos en trminos de RS en la organizacin.
Herramienta: En esta etapa las organizaciones se pueden apoyar en herramientas como: Entrevistas, Focus Group, Recoleccin y anlisis de datos histricos. A continuacin se describen las herramientas del modelo:
SELECCIN DE PRINCIPIOS DE RS PARA EVALUACIN EN LA LNEA DE BASE
Con el fin de identificar los principios internacionales de Responsabilidad Social con correspondencia en las actividades de la organizacin, los cuales sern evaluados y gestionados por la misma, se plantean los siguientes pasos:
1. Validar los criterios internacionales publicados con relacin a la Responsabilidad Social 3. Definir los criterios de RS a gestionar en cada rea de actuacin
2. Identificar las reas de actuacin de la Organizacin
4. Identificar los grupos de inters que participaran en el diagnstico de RS
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Formato de Registro:
rea de Actuacin Criterios a Evaluar Contacto para recolectar informacin (*)
(*) Relacionar Cargo y Grupo de inters al cual pertenece
Los principios propuestos en el siguiente documento para el diagnstico de RS en la organizacin son:
Para las Empresas:
AREA DE ACTUACIN CRITERIOS A EVALUAR Gestin Econmica Desempeo econmico Presencia en el mercado Impactos econmicos indirectos Gestin Ambiental Materiales Energa Agua Biodiversidad Emisiones, vertidos y residuos Productos y servicios Cumplimiento normativo Transporte Inversin Gestin Social Laboral Empleo Relaciones laborales Salud y seguridad en el trabajo Formacin y educacin Diversidad e igualdad Gestin Social -Derechos Humanos Practicas de inversin y abastecimiento No discriminacin Libertad de asociacin y convenios colectivos Explotacin infantil, trabajo forzado y prcticas de seguridad Gestin Social Sociedad Comunidad (proyeccin social) Transparencia Competencia Gestin Social - Bienes y Servicios Salud y seguridad del usuario Eticado de productos y servicios Comunicacin y mercadeo Privacidad de la informacin Relaciones de abastecimiento
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Para las Universidades:
REA DE ACTUACIN CRITERIOS A EVALUAR Investigacin Utilidad social del conocimiento Valoracin de riesgos y alcances Pertinencia del conocimiento Trazabilidad Despliegue Docencia Universalidad Formacin critica Aplicabilidad Realidad social Formacin integral Compromiso del programa Extensin - Educacin Continuada Utilidad y pertinencia Contribucin social Promocin de reflexin y cambio Ajuste temtico y metodolgico Extensin - Asesora y Consultora Utilidad y pertinencia Temtica constructiva Extensin- Proyeccin Social Valoracin de riesgos y alcances Ajuste temtico y metodolgico (usuario) Amplitud de la difusin Efectividad y trazabilidad Seguimiento y continuidad Gestin interna Vinculacin a iniciativas Compromiso - misin/visin Compromiso procesos Cooperacin Integridad y reconocimiento del cliente Rendicin de cuentas
Adicional a los principios propios de RS para las Universidades se debe evaluar los principios de RS empresarial.
ENTREVISTA DE DIAGNSTICO DE CRITERIOS DE RS (DESCARGAR HERRAMIENTA N1 FORMATO DE ENTREVISTA)
La siguiente encuesta debe elaborarse por rea de actuacin a partir de las acciones que la organizacin realiza o debe realizar en pro de dar cumplimiento a los criterios de evaluacin de Responsabilidad Social, plenamente identificados en el paso anterior.
La escala de valores utilizada permite evaluar el compromiso voluntario y tico desde la perspectiva de la autonoma empresarial en las siguientes etapas: Documentacin,
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Socializacin y Mejora, y la interaccin con los Grupos de Inters, en cada una de esas etapas desde la perspectiva de la articulacin social, para identificar la grado de participacin de los mismos en el modelo de RS de la organizacin: Reconocer, Hablar e Interactuar, de tal forma que se reconozca de acuerdo con el punto de cruce de la articulacin y la autonoma la madurez de la misma cualitativamente, tipo de organizacin: operativa, eficiente, responsable. (Yepes, 2009)
Por lo anterior la escala de valores a aplicar en la entrevista de diagnostico, para diagnosticar el estado de una organizacin con respecto a la evidencia, difusin de las polticas y procedimientos de la organizacin, y participacin de los grupos de inters en la definicin de las mismas, es la siguiente (Yepes, 2008):
NA 0 1 2 3 4 5 6 NO APLICA INEXIS- TENCIA INTERS FORMA- LIDAD DILOGO DIFUSIN INTERA- CCIN MEJORA hay evidenci a que la activida d producti va de la organiza cin no tiene relacin alguna con este aspecto no hay evidenci a de algn tipo de accin al respecto hay evidencia de acciones puntuale s e informal es hay evidencia de acciones documen ta-das que responde n a polticas hay evidencia de acciones formales que se realizan como respuesta a expectativa s de los grupos de inters (requiere identificar algn mecanismo que permita identificar tales expectativa s) hay evidencia de acciones de socializaci n de las actividade s que adems de formales se realizan como respuesta a las expectativ as identificad as de los grupos de inters hay evidencia de programa s formales, sistemtic os que responde n a una continua interacci n de la organizaci n con los grupos de inters hay evidenci a sobre el mejoram iento de los program as sistemti cos que respond en a una continua interacci n de la organiza cin con los grupos de inters
Comparando la escala utilizada para evaluar los resultados de la entrevista con las etapas del modelo de gestin de Responsabilidad Social propuesto en este documento, se reitera el ciclo de mejoramiento (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), con respecto a los objetivos propuestos en ste, en cuanto a la identificacin de las acciones en Responsabilidad Social, partiendo de una evaluacin lnea de base, y la implementacin de una herramienta que permita a travs de indicadores realizar seguimiento al avance de los mismos y tomar medidas de accin para el mejoramiento continuo del modelo, las cuales debern ser
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incluidas en la planeacin estratgica de la organizacin, para iniciar nuevamente el ciclo de PHVA, el cual ir determinando el nivel de madurez de la organizacin en materia de responsabilidad social.
Formato de Entrevista
GUIA PARA LA EVALUACION DE LA GESTION SOCIALMENTE RESPONSABLE DE LA UNIVERSIDAD La Responsabilidad Social Universitaria RSU, busca el compromiso de la organizacin con la formacin de ciudadanos socialmente responsables. Este se logra con la difusin y puesta en prctica de un conjunto de valores y principios en RS en las diferentes reas de actuacin de la Universidad: Investigacin, Docencia, Extensin y Gestin. Con el fin de identificar como se encuentra la Universidad, frente a los criterios internacionales de RS, en las dimensiones econmicas, ambintales y sociales, lo invitamos realizar la siguiente entrevista con base en los siguientes parmetros, marcando con una sola X en las casillas que acompaan cada frase, eligiendo de la siguiente tabla el nmero de 0 a 6 que mejor describe la situacin que usted a podido identificar. Ser til en la medida que se haga referencia a los hechos que evidencian la prctica en la facultad.
AREA DE ACTUACIN NA 0 1 2 3 4 5 6 Pregunta con respecto al criterio evaluado
Este instrumento debe aplicarse de forma personal al gestor del rea de actuacin, con el fin de obtener evidencia de la informacin suministrada durante la entrevista y aclarar la forma de medicin de estas acciones, las cuales se traducirn en los indicadores a gestionar posteriormente.
En un campo de registro se debe dejar evidencia si la organizacin no ha sufrido alguna sancin o multa con respecto a los temas evaluados, con esto se garantiza que la organizacin informe con datos reales el cumplimiento de las acciones en anlisis.
El cuestionario propuesto para evaluar la RS en las Organizaciones en el presente modelo se detalla a continuacin:
GESTIN ECONMICA Respecto a las acciones para conocer y difundir entre sus grupos de inters los resultados financieros y econmicos de su operacin Respecto a las acciones para el manejo de las compras y la contratacin teniendo en cuenta las expectativas de los contratistas, proveedores locales, empleados y comunidad Respecto a las acciones para evaluar y difundir entres los diferentes grupos de inters los impactos econmicos directos e indirectos de su operacin GESTIN AMBIENTAL Respecto a las acciones para mejorar y reducir los materiales utilizados en la fabricacin de productos/servicios con base en la legislacin y acuerdos internacionales
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Respecto a las acciones para el manejo y reduccin de energa utilizada con base en la legislacin y acuerdos internacionales Respecto a las acciones para el manejo y la reduccin del agua utilizada con base en la legislacin y acuerdos internacionales Respecto a las acciones para conocer y mitigar los impactos sobre la biodiversidad con base en la legislacin y acuerdos internacionales Respecto a las acciones para el manejo y mitigacin de las emisiones de gases de efecto invernadero, sustancias destructoras de la capa de ozono y otras emisiones significativas con base en la legislacin y acuerdos internacionales Respecto a las acciones para el manejo y la reduccin de residuos y vertimientos con base en la legislacin y acuerdos internacionales Respecto a las acciones para el manejo y la mitigacin del impacto de sus productos y servicios en el ciclo de vida con base en la legislacin y acuerdos internacionales Respecto al cumplimiento de la normatividad ambiental Respecto a las acciones para el manejo y la mitigacin del impacto del transporte de productos, otros bienes y materiales utilizados para las actividades de la organizacin,. Con base en la legislacin y acuerdos internacionales Respecto a las acciones de inversin ambiental con base en la legislacin y acuerdos internacionales GESTIN SOCIAL (GS) GS LABORAL Respecto a las acciones para conocer y difundir las estadsticas y situacin de los empleados Respecto a las acciones que permiten la participacin e identificacin de expectativas de los empleados Respecto a las acciones para garantizar la salud y la seguridad de sus trabajadores teniendo en cuanta las expectativas de los mismos Respecto a las acciones de promocin de formacin y capacitacin para sus trabajadores teniendo en cuenta las expectativas de los mismos Respecto a las acciones para garantizar la equidad de gnero que tienen en cuenta las expectativas de los trabajadores GS DERECHOS HUMANOS Respecto a las acciones para asegurar el respeto de los derechos humanos en sus relaciones de abastecimiento teniendo en cuenta la legislacin y acuerdos internacionales Respecto a las acciones para evitar la discriminacin y promover la inclusin laboral teniendo en cuenta las expectativas de minoras y de grupos poblacionales vulnerables Respecto a las acciones que permiten la libre asociacin y tienen en cuenta las legislacin y los acuerdos internacionales Respecto a las acciones que impiden el trabajo infantil y trabajo forzado tanto en sus actividades productivas como en la de sus proveedores y contratistas teniendo en cuenta la legislacin y los acuerdos internacionales Respecto al cumplimiento de los derechos humanos por parte de la organizacin o alguno de sus proveedores o contratistas
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GS SOCIEDAD Respecto a las acciones que fomentan para la generacin de relaciones constructivas con las comunidades de rea de influencia o comunidades con algn tipo de vinculacin Respecto a las acciones que fomentan para las relaciones colaborativas con los gobiernos locales, regionales o nacionales Respecto a las acciones para evitar el soborno y la corrupcin con base en la legislacin y acuerdos internacionales Respecto a las acciones para el control de donaciones, contribuciones polticas y actividades de lobby con base en la legislacin y acuerdos internacionales Respecto a las acciones para evitar prcticas monopolsticas y desleales con la competencia con base en la legislacin y acuerdos internacionales Respecto del cumplimiento de la transparencia y la libre competencia por parte de la organizacin, contratistas o proveedores GS BIENES Y SERVICIOS Respecto a las acciones para velar por la seguridad y la salud de los clientes, usuarios y /o consumidores teniendo en cuenta las expectativas de los mismos Respecto a las acciones para el manejo y difusin de los sellos, etiquetas e informacin de los productos y servicios teniendo en cuanta las expectativas de los clientes, usuarios y/o consumidores Respecto a las acciones para el adecuado manejo del mercadeo, la publicidad y las comunicaciones teniendo en cuenta les expectativas de los clientes usuarios y/o consumidores y con base en la legislacin y acuerdos internacionales Respecto a las acciones para asegurar la promesa de venta y la adecuada respuesta a las quejas y reclamos por parte de los clientes, usuarios y/o consumidores teniendo en cuenta las expectativas de los mismos Respecto a las acciones para garantizar el respecto a la privacidad de la informacin confidencial o de los clientes, usuarios, y/o consumidores teniendo en cuenta la legislacin y acuerdos internacionales Respecto al cumplimiento de las promesas de venta o acuerdos comerciales con clientes, usuarios y/o consumidores por parte de la organizacin o alguno de sus proveedores, contratistas o representantes
Las siguientes preguntas del cuestionario aplican para universidades, adicionalmente se deben realizar
INVESTIGACIN Respecto a las acciones para asegurar que las investigaciones produzcan un conocimiento til para la sociedad Respecto a las acciones para evaluar los riesgos y alcances de la generacin de conocimiento en el desarrollo de las investigaciones Respecto a las acciones para asegurar la correspondencia de las investigaciones con los propsitos de las mismas Respecto a las acciones para asegurar el correcto diseo, desarrollo y difusin de las investigaciones
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Respecto a las acciones para asegurar el compromiso de las unidades y grupos de investigacin con los aspectos ambientales y sociales DOCENCIA Respecto a las acciones para asegurar la diversidad en los contenidos acadmicos Respecto a las acciones para garantizar la reflexin y el anlisis crtico en los procesos de ensea _ aprendizaje Respecto a las acciones para asegurar la correcta aplicacin de los contenidos acadmicos y los instrumentos transferidos Respecto a la acciones para asegurar que los estudiantes tengan contacto con las diferentes realidades sociales, econmicas y culturales Respecto a las acciones para garantizar la formacin interdisciplinaria e intercultural Respecto a las acciones para asegurar en los programas acadmicos materias con contenidos sociales y ambientales Respecto a las acciones para asegurar en las diversas materias de los programas acadmicos un enfoque de respeto por las temticas sociales y ambientales EXTENSIN (EXT) EXT EDUCACI CONTINUADA Respecto a las acciones para asegurar que los programas de educacin continuada sean tiles para la sociedad y coherentes con su propsito Respecto a las acciones para asegurar que los programas de educacin continuada contribuyan al desarrollo social Respecto a las acciones para asegurar que los programas de educacin continuada promuevan la reflexin y la intencin de cambio o mejora por parte de los participantes Respecto a las acciones para asegurar que el diseo y la ejecucin de los programas de educacin continuada estn acordes con las necesidades y perfiles de los clientes y usuarios EXT ASESORA Y CONSULTORA Respecto a las acciones para asegurar que los programas de asesora y consultora sean tiles para la sociedad y coherentes con su propsito Respecto a las acciones para garantizar que los proyectos y las temticas de las asesoras y consultoras estn de acuerdo con los principios ticos e institucionales EXT PROYECCIN SOCIAL Respecto a las acciones para evaluar los impactos, riesgos y alcances de los proyectos de proyeccin social Respecto a las acciones para asegurar que el diseo y la ejecucin de los programas de proyeccin social estn acordes con las necesidades y perfiles de los clientes y usuarios Respecto a las acciones para asegurar la correcta y suficiente cobertura de los programas de proyeccin social segn los recursos y capacidades institucionales Respecto a las acciones para garantizar la efectividad y trazabilidad de los programas de proyeccin social para las comunidades apoyadas Respecto a las acciones para garantizar el seguimiento y continuidad de los programas de proyeccin social segn los recursos y capacidades institucionales
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GESTION INTERNA Respecto a las acciones para la vinculacin institucional en iniciativas regionales o globales que promuevan el respeto por los aspectos sociales y ambientales Respecto a las acciones para asegurar el involucramiento de aspectos sociales y ambientales en la plataforma estratgica de la institucin Respecto a las acciones para asegurar el involucramiento de aspectos sociales y ambientales en la plataforma estratgica de la institucin Respecto a las acciones para asegurar la suma de esfuerzos, recursos y capacidades con diferentes instituciones y pblicos Respecto a las acciones para asegurar la integridad y providad de los posible clientes y usuarios Respecto a las acciones que aseguren la rendicin de cuentas de manera adecuada y sistemtica
Formato de tabulacin de los resultados de las entrevistas:
rea de Actuacin Criterios a Evaluar Pregunta de evaluacin Calificacin (*)
(*) Puntaje obtenido segn escala de evaluacin
Resultado: Grfica diagnstico por rea de actuacin, la cual se realiza a partir de los datos obtenidos de tabulacin anterior.
El rea de la grfica que ms se acerque a 6 promediando los resultados de los criterios de Responsabilidad Social evaluados hace referencia a aquella rea en el cual se presenta mejoramiento contino de los procesos con la participacin activa de los grupos de inters. La lectura del rea en la cual el resultado se acerca ms a cero significa que en esta se debe realizar un mayor trabajo ya que no existe evidencia alguna de las actividades realizadas sobre estos criterios en la organizacin.
Formato para recoleccin de los indicadores
HERRAMIENTA PARA OBTENER EL RESULTADO CUALITATIVO DE LA ENTREVISTA DE DIAGNOSTICO DE RS (DESCARGAR HERRAMIENTA N2 ELABORACIN DE GRAFICOS)
En una tabla de Excel se debern registrar la calificacin de cada una de las preguntas que conforman la entrevista de diagnostico conservando el orden del cuestionario, ya que una CRITERIO INDICADOR VALOR ACTUAL AREA RESPONSABLE GESTOR (Cargo) PERIODO DE ACTUALIZACIN
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vez calculado el total promedio por rea de actuacin analizada, se grafican dichos valores obtenindose el grafico como se muestra en el siguiente ejemplo:
Al finalizar cada rea de actuacin se obtendr el siguiente resultado:
La grafica indica las reas de actuacin en la organizacin en las cuales se debern hacer mayores esfuerzos por incrementar el grado de madurez de la RS, y cuales se deber seguir con el estndar para obtener mejores resultados.
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HERRAMIENTAS CUALITATIVAS PARA OBTENER LA PERCEPCIN DE LOS GRUPOS DE INTERS
Contrastar la percepcin de los grupos de inters sobre la madurez de la situacin actual de la organizacin, utilizando los mismos criterios con los cuales se diagnstico la RS al interior de la organizacin, empleando mecanismos con validez estadstica. Lo anterior con el fin de determinar la brecha existente entre los resultados internos y los de la comunidad externa, la cual ser menor a medida que los grupos de inters tengan mayor participacin en las definiciones y desarrollo del modelo de RS de la organizacin. Las herramientas que apoyan este tipo de recoleccin de datos son: Encuestas (muestras aleatorias), Focus Group.
Documento resultado de la Etapa I.I:
Diagnstico de RS, informe sobre la situacin actual (estado interno actual de la organizacin vs. percepcin de los grupos de inters)
I.II Elaborar plan de accin Pregunta clave: A dnde espero llegar?
En esta etapa se debe evaluar el plan de trabajo para la implementacin del modelo o los cambios a realizar al mismo, posterior a la primera fase de implementacin, se debe tener presente la gestin de la estrategia, la gestin de los recursos (humanos, econmicos y sociales), la gestin del tiempo (alcance y duracin de la implementacin), la gestin del riesgo y de las comunicaciones internas de la organizacin para informar el avance de las actividades ejecutadas y las que se encuentran pendientes.
Se debe partir del diagnstico realizado, en el cual se percibe el estado actual de la organizacin frente a los principios de RS (internamente y externamente), para priorizar los planes de trabajo, de acuerdo con la orientacin de la organizacin en RS y los resultados esperados a presentar en la rendicin de cuentas a los grupos de inters.
I.II.I Actividades a desarrollar en la elaboracin del Plan de Accin
i. Plan de estratgico
Esta etapa consiste en ajustar el plan estratgico de la organizacin con base en las expectativas en RS, con el objetivo de desarrollar una poltica o declaracin con referencia a los principios de RS y establecer los planes de accin para dar cumplimiento a la misma.
Para logra el objetivo propuesto en esta etapa es necesario:
Integrar a las directivas en el modelo de Gestin de RS: Es indispensable para lograr el compromiso de toda la organizacin involucrar a las directivas de la Organizacin en el desarrollo, implementacin y mantenimiento del modelo de Gestin del RSU
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Nombrar gestor de RS: El gestor estar a cargo del seguimiento del modelo de gestin en RS y de motivar a los miembros de la organizacin en la participacin activa en el desarrollo de las acciones de RS emprendidas por la organizacin.
Verificar objetivos de sostenibilidad inmersos en los procesos de la organizacin: Determinar cules son las metas y planes de accin presentes en la organizacin que se encuentren alineadas con los criterios de RS propuestos por la organizacin.
Crear/modificar los objetivos de RS: Crear o modificar los objetivos de RS en los cuales desea trabajar la organizacin, tanto Econmicos, Sociales y Ambientales, de acuerdo con los resultados que espera la organizacin.
Integrar en la misin y en la visin los principios en RS: La misin y la visin de la organizacin debe incluir aspectos, tales como: - Dignidad de la persona, Integridad, Libertad (Plano Personal). - Bien comn y equidad social, Desarrollo Sostenible y cuidado del medio ambiente, Sociabilidad y solidaridad para la convivencia, Aceptacin y aprecio de la diversidad, - Ciudadana, democracia y participacin. (Plano Social). - Compromiso con la verdad, Excelencia, Interdependencia e interdisciplinariedad. (Plano Corporativo). Establecer los planes de accin y las metas correspondientes para los indicadores propuestos en la lnea de base.
Herramienta: Ajustes al plan estratgico de la organizacin ver Metodologa Balance Scorecard relacionada en el marco terico: El objetivo de utilizar esta herramienta consiste en ajustar la planeacin estratgica de la organizacin bajo la nueva perspectiva en RS. Se propone elaborar y analizar: la matriz de factores internos claves por rea de gestin, la matriz de perfil competitivo en la cual se compara la organizacin en cada rea de gestin vs. la competencia, la matriz de factores externos teniendo en cuenta las tendencias del sector DOFA - (Soporte informacin para el anlisis se obtiene de la base de lnea). Con el cruce de la informacin obtenida en las matrices anteriores se podrn enmarcar los objetivos estratgicos de RS.
Formato planes de accin y metas para indicadores
Objetivo Estratgico rea(s) Responsables Plan de Accin Nombre Descripcin Meta Documento adjunto: Desglose de actividades y asignacin de recursos Diagrama de Gantt para la elaboracin del cronograma del proyecto Evaluacin Se diligencian en la etapa IV del modelo de gestin
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de RS Actuar Mejoras de Accin Se diligencian en la etapa IV del modelo de gestin de RS Actuar
ii. Plan operativo
En el plan operativo se describen las actividades necesarias para que el modelo de gestin de RS pueda ser implementado en la organizacin, partiendo de los lineamientos establecidos en el plan estratgico.
Definir alcance del plan de trabajo: Identificar y priorizar las actividades de impacto para los grupos de inters y enfocar los planes de accin de RS en las reas de la organizacin que las realizan.
Definir las fases de la implementacin evaluando: reas de anlisis, Informacin a reportar en la memoria de sostenibilidad
Elaborar cronograma de actividades con la siguiente informacin: Definir actividades Definir tiempo estimado de la implementacin Incluir tiempo de seguimiento al modelo implementado Evaluar costos de las actividades
Seleccionar recursos humanos y tecnolgicos Identificar los recursos que sern necesarios para culminar con xito la implementacin o modificaciones al modelo: Humanos: Equipo de trabajo Tecnolgicos: Herramientas de gestin de indicadores Gestin de Conocimiento: Seleccionar herramienta de TI, que permita reportar los avances de RS de la organizacin tanto al interior como al exterior de la misma. Seleccionar herramienta que permita la interaccin de los diferentes gestores de la RS en lnea con la herramienta de gestin de indicadores para consultas y actualizaciones.
Recomendaciones: Conformar un grupo interdisciplinario, que permita analizar desde diferentes pticas los temas de RS en la organizacin. Definir la funcionalidad esperada de la herramienta (Sistema de gestin de indicadores) Evaluar proveedores Cumplimiento funcional esperado Costos Facilidad de integracin a la plataforma tecnolgica de la organizacin
Seleccionar metodologa para el desarrollo de las comunicaciones internas del proyecto Definir las formas de comunicar a los interesados en la organizacin el avance en las
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actividades de la implementacin del modelo Memorandos internos, Actas de reuniones de trabajo
Evaluar los riesgos de la implementacin: Los posibles riesgos que se identifiquen durante la planeacin del proyecto podrn controlarse de tal forma que no afecte el desarrollo de la implementacin o modificaciones al modelo. Evaluar los factores crticos que originaran retrasos en el proyecto (Salinas, 2010):
- Operativos: implica un retraso, lmite, amenaza o interrupcin de una actividad especfica o licencia para operar. - Financieros: existe un riesgo de implicaciones financieras para la organizacin - Reputacin: representa mala relaciones con grupos de inters especficos
Herramienta: Software para el seguimiento de proyectos (Ej. Project Management Metodologa para implementacin de proyectos (Ej. PMBOK)
PLAN OPERATIVO Planeacin Diseo y Desarrollo Administracin Evaluacin Gestin de la Calidad Estndares de calidad que aplican para el proyecto Gestin de los recursos humanos Personal requerido para el proyecto Gestin de las comunicaciones Requerimientos de comunicacin de los interesados Gestin de los riesgos Ejecucin de las actividades relacionadas con el riesgo Gestin de las adquisiciones Actividades relacionadas con la adquisicin de bienes y servicios Seguimiento y Control Se diligencian en la etapa II del modelo de gestin de RS Hacer Cierre Se diligencian en la etapa III del modelo de gestin de RS- Verificacin Reserva (costos) Se diligencian en la etapa III del modelo de gestin de RS Verificacin Documento adjunto: Desglose de actividades y asignacin de recursos Diagrama de Gantt para la elaboracin del cronograma del proyecto
Documento resultado de la Etapa I. II: Planes de accin estratgico y operativo
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II. HACER Pregunta clave: Cmo lo est haciendo la organizacin?
En esta etapa se pone en marcha la herramienta de gestin de RS, junto con los procedimientos que garantizan el mantenimiento y actualizacin de los mismos de forma peridica, es decir se ejecutan el plan estratgico y el operativo expuestos anteriormente.
II. I Actividades claves
i. Implementar herramienta de gestin de indicadores: Una vez identificada en la planeacin la herramienta tecnologa para gestionar los indicadores se deber implementar verificando que la funcionalidad de la herramienta sea la esperada. Pasos para la instalacin: - Parametrizar los indicadores de RS y reportes de gestin definidos en la lnea de base - Alimentar datos de la herramienta con la informacin recopilada - Realizar pruebas del comportamiento de los indicadores y de accesos de usuario - Generar reportes de gestin
ii. Mantener la informacin actualizada: Establecer los mecanismos para lograr la administracin de la informacin de forma confiable, efectiva, eficiente, integra, disponible y confidencial
iii. Modificar los procedimientos de la organizacin para dar cumplimiento a los mismos: - Definir roles - Gestores de la informacin por rea - Definir periodicidad de actualizacin de la informacin - Definir e implementar procedimientos para mantenimiento de la informacin - Tener en cuenta en la elaboracin de los procedimientos la Normatividad de seguridad de la informacin.
iv. Entender como la RS puede ser introducida en la cultura de la organizacin, construyendo relaciones entre la organizacin y los grupos de inters. Revisar los diferentes tipos de capacitacin disponibles y seleccionar un programa de capacitacin (interno y para los grupos de inters) apropiado para sensibilizar en temas de RS y las metodologas a utilizar para la recopilacin de informacin, basado en factores como tiempo, costo y la tecnologa necesaria.
Herramienta: Balance Score Card (gestin de indicadores) - Aplicacin de conceptos de Gestin del Cambio.
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HERRAMIENTA PARA GESTIN DE INDICADORES (DESCAGAR HERRAMIENTA N3 INDICADORES)
La herramienta para la gestin de indicadores fue desarrollada en ambiente Windows Microsoft Office Excel, a partir de especificaciones elaboradas utilizando de diagramas de casos de usos (por medio de este tipo de diagramas se presentan los actores y sus las relaciones con el sistema) y el diagrama de clases (el cual presenta el conjunto de objetos importantes del sistema, junto con las relaciones existentes entre los mismos).
Diagramas de Caso General
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Diagramas de Clases
La gestin de la herramienta se centraliza en el Administrador del Sistema, quien parametriza los indicadores en el sistema, realiza seguimiento al estado de los indicadores y lo reporta a los interesados. El administrador debe apoyarse para la actualizacin de la informacin en cada uno de los gestores de las rea de actuacin de la organizacin, de tal forma que la herramienta se publique en un servidor comn para que los funcionarios con roles asignados, de tal forma que el ingreso sea en lnea al sistema.
Descripcin de los Elementos del Sistema:
A continuacin se presentan los elementos del sistema de informacin seleccionado para est modelo, los cuales corresponden a factores claves de xito para la gestin de indicadores de RS de la organizacin:
Administrador de la herramienta: sta persona podr generar la informacin consolidada de los indicadores para generar los reportes para publicacin y seguimiento.
Gestor por rea de actuacin: Responsables de la actualizacin de los indicadores, sta persona debe conocer la informacin requerida para actualizar el (los) indicador(es) y debe estar informado sobre los tiempos de actualizacin de los mismos. La herramienta presentar alertas al gestor para indicar que est pendiente la actualizacin de algn indicador a su cargo.
Asignacin de accesos a la herramienta para los gestores y el administracin del sistema: Rol de consulta: Verificar el estado de todos los indicadores del sistema
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Rol de actualizacin: Actualizar la informacin de los indicadores asignados a un gestor Rol de administrador: Consultar, actualizar y generar reportes
Captura de la informacin del indicador - Responsable: Gestor por rea de actuacin
Informacin por indicador:
Objetivo Objetivo del Plan Estratgico al cual est relacionado el indicador Indicador Nombre del indicador Meta Parmetro de medicin del indicador
Informacin a capturar por periodo de actualizacin:
Valor Mes Valor correspondiente al avance del indicador para un periodo de tiempo. Ej. Si es mensual ingresar mes a mes la informacin del indicador
Informacin calculada por la herramienta para seguimiento del avance real vs. lo proyectado:
Estado de la meta: El color del avance por periodo indica el grado de cumplimiento del indicador. Verde: La meta propuesta se ha logrado para el periodo Amarillo: Se ha dado cumplimiento parcial a la meta esperada Rojo: No se ha dado cumplimiento a la meta esperada Implementar acciones de mejoramiento.
Grficos del estado de avance del indicador.
Los grficos generados por la herramienta permiten analizar el cumplimiento de las metas de forma visual comparando el avance real vs. el avance esperado.
Cumplimiento Mes Avance real de la meta: Porcentaje de avance en el cumplimiento de la meta del periodo vs. lo proyectado para el periodo Acumulado Ao Acumula el valor del periodo de medicin ms el cumplimiento de los periodos anteriores Meta Acumulado Avance esperado de la meta: acumula la meta mes en cada periodo. Cumplimiento Acumulado Porcentaje de avance acumulado en el periodo vs. lo proyectado en el ao
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Ejemplo seguimiento trimestral de un indicador:
Generacin de Reportes:
La herramienta debe presentar el consolidado de los indicadores en un reporte general para que sea consulta por la persona con el rol administrador.
- Indicadores propuestos para la Gestin de RS Universitaria, de acuerdo con los principios establecidos en la lnea de base de est modelo:
AREA DE ACTUACIN CRITERIOS A EVALUAR PREGUNTA INDICADOR INVESTIGACION UTILIDAD SOCIAL DEL CONOCIMIENTO Respecto a las acciones para asegurar que las investigaciones produzcan un conocimiento til para la sociedad (Investigacin aplicada) Nmero de publicaciones para socializacin, que incluyen contenidos en RS/ Nmero de publicaciones de la FAE Nmero de proyectos de investigaciones aprobadas por comit/Nmero de proyectos de investigaciones presentados Nmero de EVALUACIONES por proyecto de investigacin por periodo de tiempo definido 0 1 2 3 4 5 6 7 01/01/2010 - 31/03/2010 01/04/2010 - 30/06/2010 01/09/2010 - 30/09/2010 01/10/2010 - 31/12/2010 Acumul ado Ao Meta Acumul ado Val or Mes Meta Mes
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VALORACIN DE RIESGOS Y ALCANCES Respecto a las acciones para evaluar los riesgos y alcances de la generacin de conocimiento en el desarrollo de las investigaciones Nmero de EVALUACIONES por proyecto de investigacin por periodo de tiempo definido PERTINENCIA DEL CONOCIMIENTO Respecto a las acciones para asegurar la correspondencia de las investigaciones con los propsitos de las mismas Nmero de EVALUACIONES por proyecto de investigacin por periodo de tiempo definido TRAZABILIDAD Respecto a las acciones para asegurar el correcto diseo, desarrollo y difusin de las investigaciones Nmero de investigaciones desarrolladas con cumplimiento de propsito inicial/Nmero de proyectos de investigacin aprobadas Nmero de entregables realizados por proyecto/Nmero de entregables solicitados por la metodologa DESPLIEGUE Respecto a las acciones para asegurar el compromiso de las unidades y grupos de investigacin con los aspectos ambientales y sociales Nmero de proyectos de investigaciones que incorporan la RSE, por Centro AREA DE ACTUACIN CRITERIOS A EVALUAR PREGUNTA INDICADOR DOCENCIA UNIVERSALIDAD Respecto a las acciones para asegurar la diversidad en los contenidos acadmicos Revisin de la actualizacin de los programas de materia por periodo definido FORMACIN CRITICA Respecto a las acciones para garantizar la reflexin y el anlisis crtico en los procesos de ensea _ aprendizaje Nmero de Materias de Formacin tica y RSE por Programa/Total Materias Programa Nmero de Materias orientadas al conocimiento de la realidad del pas/Total
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materias por Programa Nmero de Materias que aportan a la solucin de problemas sociales/Total materias por Programa APLICABILIDAD Respecto a las acciones para asegurar la correcta aplicacin de los contenidos acadmicos y los instrumentos transferidos Nmero de materia con practica o caso/Nmero de materias del programa REALIDAD SOCIAL Respecto a la acciones para asegurar acercamiento a los estudiantes a las diferente realidades sociales, econmicas y culturales Nmero de programas que contienen prcticas con orientacin social, econmica y cultural/Total de programas de la FAE Nmero de Profesores que participan en Proyectos Sociales FAE/ Profesores FAE Nmero de Estudiantes que participan en Proyectos Sociales FAE/Total Estudiantes FAE FORMACIN INTEGRAL Respecto a las acciones para garantizar la formacin interdisciplinaridad e intercultural Nmero de Profesores Regionales e Internacionales por Programa/Total de Profesores por Programa Nmero de Estudiantes Regionales e Internacionales por Programa/Total Estudiantes por Programa COMPROMISO DEL PROGRAMA Respecto a las acciones para asegurar en los programas acadmicos materias con contenidos sociales y ambientales, Nmero de Materias de Formacin Ciudadana y Desarrollo Sostenible por Programa/Total Materias del programa Respecto a las acciones para asegurar en las Numero de Materias por Programa que tengan
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diversas materias de los programas acadmicos un enfoque de respeto por las temticas sociales y ambientales actividades de proyeccin social/Nmero de materias del programa AREA DE ACTUACIN CRITERIOS A EVALUAR PREGUNTA INDICADOR EXTENSIN - EDUCACIN CONTINUADA UTILIDAD Y PERTINENCIA Respecto a las acciones para asegurar que los programas de educacin continuada sean tiles para la sociedad y coherente con su propsito Nmero de programas de educacin continuada aprobadas por comit/Nmero de proyectos de investigaciones presentados CONTRIBUCIN SOCIAL Respecto a las acciones para asegurar que los programas de educacin continuada contribuyan al desarrollo social Nmero de visitas tcnicas con resultado aprobado/nmero de visitas tcnicas realizadas por proyecto Nmero de convenios ejecutados /Nmero de convenios propuestos por periodo PROMOCIN DE REFLEXIN Y CAMBIO Respecto a las acciones para asegurar que los programas de educacin continuada promuevan la reflexin y la intencin de cambio o mejora por parte de los participantes Nmero de EVALUACIONES por programa de educacin continuada por periodo de tiempo definido AJUSTE TEMTICO Y METODOLGICO Respecto a las acciones para asegurar que el diseo y la ejecucin de los programas de educacin continuada estn acordes con las necesidades y perfiles de los clientes y usuarios Nmero de EVALUACIONES por programa de educacin continuada por periodo de tiempo definido EXTENSIN - ASESORIA Y CONSULTORIA UTILIDAD Y PERTINENCIA Respecto a las acciones para asegurar que los programas de asesora y consultora sean tiles para la sociedad y Nmero de programas de asesora y consultoras aprobadas por comit/Nmero de proyectos de
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coherente con su propsito investigaciones presentados TEMTICA CONSTRUCTIVA Respecto a las acciones para garantizar que los proyectos y las temticas de las asesoras estn de acuerdo con los principios ticos e institucionales Nmero de EVALUACIONES por programa de asesora y consultora por periodo de tiempo definido EXTENSIN- PROYECCIN SOCIAL VALORACIN DE RIESGOS Y ALCANCES Respecto a las acciones para evaluar los impactos, riesgos y alcances de los proyectos de proyeccin social Nmero de EVALUACIONES por programa de proyeccin social periodo de tiempo definido AJUSTE TEMTICO Y METODOLGICO (Usuario) Respecto a las acciones para asegurar que el diseo y la ejecucin de los programas de educacin continuada estn acordes con las necesidades y perfiles de los clientes y usuarios Nmero de programas de proyeccin social aprobadas por comit/Nmero de proyectos de investigaciones presentados AMPLITUD DE LA DIFUSIN Respecto a las acciones para asegurar la correcta y suficiente cobertura de los programas de proyeccin social segn los recursos y capacidades institucionales Nmero de beneficiarios por perfil/ por ao / por proyecto EFECTIVIDAD Y TRAZABILIDAD Respecto a las acciones para garantizar la efectividad y trazabilidad de los programas de proyeccin social para las comunidades apoyadas Nmero de programas ejecutados /Nmero de programas de proyeccin social aprobados SEGUIMIENTO Y CONTINUIDAD Respecto a las acciones para garantizar el seguimiento y continuidad de los Total ejecutado del presupuesto para proyectos de proyeccin social/Total proyectado
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programas de proyeccin social segn los recursos y capacidades institucionales del presupuesto para proyectos de proyeccin social AREA DE ACTUACIN CRITERIOS A EVALUAR PREGUNTA INDICADOR GESTION INTERNA VINCULACIN A INICIATIVAS Respecto a las acciones para la vinculacin institucional en iniciativas regionales o globales que promuevan el respeto por los aspectos sociales y ambientales Nmero de iniciativas que prueben el respeto por los aspectos sociales y ambientales COMPROMISO - Misin/Visin Respecto a las acciones para asegurar el involucramiento de aspectos sociales y ambientales en la plataforma estratgica de la institucin Nmero de acciones incluidas de aspectos sociales y ambientales en la plataforma estratgica de la institucin COMPROMISO - Procesos Respecto a las acciones para asegurar el involucramiento de aspectos sociales y ambientales en los procesos y diversas actividades productivas de la institucin Nmero de procesos con involucramiento en aspectos sociales y ambientales/ Nmero de procesos de la FAE COOPERACIN Respecto a las acciones para asegurar la suma de esfuerzos, recursos y capacidades con diferentes instituciones y pblicos Nmero de proyectos en cooperacin de la FAE/ Nmero total de proyectos de la FAE INTEGRIDAD Y RECONOCIMIENTO DEL CLIENTE Respecto a las acciones para asegurar la integridad y probidad de los posibles clientes y usuarios Nmero de EVALUACIONES por periodo de tiempo definido RENDICIN DE CUENTAS Respecto a las acciones que aseguren la rendicin de cuentas de manera adecuada y sistemtica Nmero de Reportes de rendicin de cuentas presentados por la FAE en un periodo de tiempo definido
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Para los indicadores del rea de administrativa se recomienda usar los criterios e indicadores propuestos por el GRI, que incluyen los desempeos econmico, ambiental y social.
HERRAMIENTA DE GESTIN DEL CONOCIMIENTO
Las herramientas de Gestin del Conocimiento facilitan el trabajo y permite que los recursos sean aplicados eficientemente intercambiando informacin y conocimiento dentro y fuera de las organizaciones.
El objetivo de la implementacin de este tipo de herramientas es lograr que las organizaciones puedan generar, acceder, almacenar y transferir el conocimiento existente al interior de la misma.
Muchas de las herramientas identificadas como herramientas de KM (Knowledge Management) son muy sencillas, una simple base de datos que administra lecciones aprendidas, mejores prcticas o competencias cumplen estrictamente con la definicin de una herramienta de KM, tambin existen otras que a travs de tcnicas complejas no slo registran y explotan conocimiento sino que adems pueden generar ms conocimiento. (Valerio,2001,p.1-6)
Herramienta de Gestin de Indicadores en Red: Al facilitar el acceso a los usuarios de red, para lograr un trabajo colaborativo, no solo se optimizan los procesos para la actualizacin de datos de forma estndar, sino que se obtiene un consolidado de la informacin en lnea de forma oportuna y pertinente para la toma de decisiones efectivas, que proporciona una ventaja competitiva, al responder de forma anticipada a las presiones del sector.
Para la gestionar la herramienta tecnolgica propuesta tambin se promueve el desarrollo de competencias en los docentes que tiene un rol dentro del modelo de gestin de RS, aportando al aprendizaje organizacional.
El uso de la Intranet y de los Blogs dan la oportunidad de lograr la participacin de los grupos de inters de forma interactiva de tal forma que a partir de la publicacin de informacin permanentemente actualizada puedan aportar al proceso de mejoramiento del modelo de gestin de RS de la organizacin.
Documento resultado Etapa II:
- Manual de procedimientos para la gestin de indicadores - Manual actualizado de funciones de los cargos asignados como gestores de la informacin - Blog con contenidos de RS - Formato de Seguimiento ejecucin plan estratgico y operativo. Complementar informacin de esta etapa en el formato propuesto en la etapa I del modelo de gestin de RS.
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III. VERIFICAR Pregunta clave: Qu se ha logrado?
Los resultados de la implementacin del modelo, sern determinados por las acciones que emprenda la organizacin en las diferentes rea de actuacin de la RS, con el fin de disminuir el impacto en las actividades de la organizacin en los grupos de inters, por lo anterior es necesario controlar y monitorear permanente los indicadores del modelo de gestin de RS para constatar el cumplimento de las metas propuestas y tomar medidas de accin de manera oportuna, con el fin de informar los resultados esperados.
III. I Actividades a desarrollar en la etapa de Verificacin:
i. Verificar el comportamiento de los resultados reales vs. los planteados a travs del seguimiento de los indicadores de RS, a travs de los reportes de seguimiento generados por la herramienta de gestin de indicadores de RS
ii. Informar los resultados de la gestin de RS en la organizacin tanto al interior como al exterior de la misma, en cuanto al avance en los objetivos y planes de accin propuestos en RS Elaborar memorias de Sostenibilidad (gua GRI), medios de publicacin: Intranet, Folletos, Artculos en medios de comunicacin (revistas, peridicos)
iii. Realizar auditoras al proceso: Establecer el tipo de auditora para validar el modelo de gestin de RS: Interna o Externa (consultores), verificar el comportamiento de los Sistemas de Informacin, verificar consistencia de los procesos Realizar autora interna de seguimiento a los planes propuestos vs. los ejecutados o Contratacin auditora externa.
Herramienta: Memorias de Sostenibilidad - Publicacin de temas de RS en Intranet y Internet (Blog) para promover la participacin grupos de inters Auditoras Internas.
Documento resultado: Reporte grupos de inters informe resultado auditoria (interna o externa) al modelo de RS de la organizacin a nivel estratgico y operativo
- Formato de Seguimiento ejecucin plan estratgico y operativo. Complementar informacin de esta etapa en el formato propuesto en la etapa I del modelo de gestin de RS.
IV. ACTUAR Pregunta clave: Qu ajustes se requieren?
Con base en los resultados de la etapa anterior se deben realizar los ajustes al modelo con el fin de mejorar las acciones presentes o realizar nuevas propuestas para la gestin de RS en la organizacin.
Herramienta: Planeacin Estratgica
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Documento resultado: Informe de mejoras de accin (presentacin partes interesadas) por cada plan de accin.
Objetivo Estratgico rea(s) Responsables Plan de Accin Nombre Descripcin Meta Documento adjunto: Desglose de actividades y asignacin de recursos Diagrama de Gantt para la elaboracin del cronograma del proyecto Evaluacin Mejoras de Accin
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CONCLUSIONES
La sociedad cada da est ms expectante al rol que las organizaciones asumen con respecto a la Responsabilidad Social, ya que como generadoras de los impactos econmicos de las naciones, se les ha comenzado a exigir un alto compromiso con el control de los impactos ambientales y sociales que producen, pero esta exigencia tendr una mayor fuerza y acogida en la medida que se conozcan, divulguen y promuevan las iniciativas que a nivel global se han adelantado en trminos de RS, de esta forma, con base en principios establecidos, tanto las organizaciones podrn definir modelos de responsabilidad social que le permitan dar cuenta de sus actividades a una comunidad que tambin tiene claridad de su papel en la definicin de esos modelos, es decir de sus derechos y deberes frente a la RS.
Los beneficios de incorporar la RS en las organizaciones promueven la implementacin de los modelos de gestin al interior de las mismas, sin embargo no se puede caer en la tendencia de reportar acciones que mejoren la imagen corporativa y no transciendan a cambios de verdadero significado en la organizacin.
La gestin de la RS conlleva a cambios profundos a nivel estructural en las organizaciones, en los cuales se arraiguen los principios de RS a la cultura organizacional, de tal forma que la ejecucin del marco de la estrategia diseada para tal fin se convierta en el continuo actuar de todos los grupos de inters que conforman su entorno.
Al pensar en la implementacin de la RS en la Organizacin Universitaria el mayor reto es modificar la manera como interacta con los grupos de inters que conforma su entorno, con el fin de aportar a la sociedad de forma integral procesos de cambio, en cuyo diseo han participado activamente tanto funcionarios administrativos y proveedores de la universidad, docentes, estudiantes, comunidades externas, y el Gobierno, construyendo reformas acadmicas (en investigacin, docencia y extensin) en las cuales exista un inters real por obtener resultados econmicos, ambientales y sociales de forma integral.
El anlisis preliminar del entorno de la organizacin y su relacin con los grupos de inters (a travs del anlisis de la cadena de abastecimiento), se considera un paso indispensable para la evaluacin de los criterios internacionales de RS que pueden ser gestionados por est, dependiendo del impacto que la organizacin genere en estos grupos de acuerdo con su actividad productiva.
Las herramientas tecnolgicas se constituyen en un elemento clave para la gestin de la RS en las organizaciones. La forma en la cual las organizaciones puedan medir eficientemente el cumplimiento de las metas propuestas depende del sistema de informacin seleccionado para controlar peridicamente el avance de los planes de accin de RS, el cual dependiendo de las necesidades de la organizacin puede ser muy sencillo (tablero de control) o tan complejo como los software especializados en cubos de informacin.
La implementacin del sistema de informacin para la gestin del modelo de RS debe ir acompaado del proceso de cambio organizacional, con el fin de generar conciencia de la
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importancia tanto de la recopilacin como de la actualizacin de la informacin a travs de la herramienta tecnolgica, datos con los cuales se podrn reportar el estado de los temas de RS al interior y exterior de la organizacin y tomar acciones de mejora al modelo para dar cumplimiento a las expectativas a los grupos de inters.
Los ambientes colaborativos de trabajo proporcionan un elemento adicional a la implementacin del modelo de gestin, ya que permiten la consulta y actualizacin en lnea de los usuarios al sistema de informacin, as como la vinculacin de los interesados de forma participativa.
Un modelo de gestin de RS debe estar soportado por una declaracin de responsabilidad social por parte de la organizacin en la cual se evidencie la participacin de los grupos de inters en su definicin, el de debe estar documentada y divulgada. Tambin deben garantizarse los mecanismos para que en la planeacin estratgica de la organizacin se contemple el mejoramiento contino de los planes de accin que soportan ste modelo.
Existen varias propuestas de modelos para gestionar la responsabilidad social y guas para implementarlos, por lo anterior las organizaciones deben analizar sus necesidades y de acuerdo con sus procesos internos vincular las mejores prcticas de RS en la organizacin, ya que a la fecha las investigaciones realizadas y la documentacin existente ha madurado pero an hay camino por recorrer, y dependiendo de la experiencia de muchos podrn crearse estndares y normas con respecto ste tema.
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