ARCHIVO DE DOCUMENTOS.

LA ORGANIZACIN MODERNA
Las empresas pblicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales
originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes
diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma
ordenada, sistemtica, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a
ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fcil y prontamente.
El archivo en la empresa es uno de los instrumentos ms importantes, ya que en
l se recopila en forma organizada los registros, documentos de inters para la
empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros
de una empresa en forma sistemtica se le conoce como archivar, actividad que
se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localizacin de los
documentos.
En todos los pases junto con los archivos nacionales, existen los archivos de la
administracin pblica. Por lo general en los pases latinoamericanos no existe
una poltica precisa y sistemtica que determine la organizacin de los archivos
administrativos, sino que cada organismo utiliza su propio sistema basado en la
normativa interna emanada del mismo. y adoptan los procedimientos que
consideren ms convenientes, de acuerdo a las necesidades de la organizacin y
a la naturaleza de los documentos.
Debido a la diversidad de los organismos de los cuales dependen los archivos
privados, stos pueden clasificarse en: Sociales, gremiales, deportivos, polticos,
eclesisticos, notariales, educacionales, particulares.
Funciones de los archivos.
a. Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
b. Asegurar la perfecta conservacin de los documentos.
c. Asegurar la mxima rapidez en la localizacin y envo de los documentos
requeridos por las diversas dependencias de la empresa.
TIPOS DE ARCHIVOS
Para la adecuada conservacin del material, documentacin que se debe archivar,
es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines
esenciales del archivo, as se encuentran archivadores de diversa ndole como los
archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos,
multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan
simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un
sistema electrnico que utilice una unidad principal. En la medida en que el
equipo y el mtodo de archivo, cumplan el propsito para el cual han sido creados,
sern ms cualificados como sistemas de almacenamiento de
informacin. Adems la eficiencia del archivo depender tambin de la vigencia
de los registros que se conserven. De all que se pueda decir que existen
diferentes tipos de archivos, entre ellos:
- Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales,
colgando de una gua dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una
detrs de otra con el borde que presenta la pestaa hacia arriba, donde se
escribe la identificacin de lo que all se conserva.
- Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los
libros de estantera en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en
carpetas o cajas que se colocan paralelamente.
- Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima
del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es vlido en
el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o
mapas.
- Por la frecuencia de consulta, tambin se pueden mencionar los
archivos: activos, semiactivos e inactivos.
- Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados
frecuentemente o que la documentacin por su valor administrativo, legal,
operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisin de los
registros no es superior a los cinco aos y es consultada ms de una vez al
mes.
- Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del
archivo activo finalizado el ao fiscal. Su finalidad es suministrar informacin
para comprobar operaciones realizadas.
- Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente,
que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan all hasta la
destruccin de los mismos una vez que ya han cumplido su funcin.
MATERIALES DE LOS ARCHIVOS
Generalidades. Un sistema de archivo est conformado por todos los elementos y
materiales necesarios para conservar, retirar y usar la informacin que se
necesite, as se tiene:
- Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaa en la hoja de atrs. En la
pestaa se escribe el rtulo, que indica el contenido de la carpeta. Las
carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una
persona, firma o institucin o referidos a un mismo asunto. Por lo general se
utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas
miscelneas. Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volumen de
correspondencia que se recibe en el perodo de archivo, que puedes ser de
seis meses a un ao.
- Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o
personas con las cuales se mantiene comunicacin constante y a la cual se
hace necesario referirse frecuentemente. se ordena alfabticamente detrs de
cada gua primaria. Dentro de la carpeta los papeles se ordenan
cronolgicamente hacia arriba, por orden de fecha, la ms reciente al
frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos
cinco documentos.
- Carpetas miscelneas: Usadas para archivar documentos de aquellos
corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicacin. Esta carpeta
contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la
correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle
carpeta individual. Es el hogar "temporal" de toda correspondencia.
- Guas: Tarjetas indicadoras hechas de cartn fuerte y resistente, provistas de
una pestaa en la parte superior donde aparece el ttulo, nombre o asunto. Se
usan para dividir las gavetas en secciones e indicar dnde deben archivarse o
localizarse los documentos.
- Rtulo: Ttulo que parece impreso en la pestaa superior de la gua. Identifica
cada gua, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrs de ella.
CLASIFICIACIN DE ARCHIVOS
Clasificacin: Es el arte de ordenar objetos, documentos... designando a cada
uno su lugar respectivo. (Ensenyat y Artigas, 1980). Se puede considerar tambin
como la distribucin de documentos escritos de inters para la empresa,
suministrando a cada uno un orden especfico de acuerdo a sus caractersticas.
- Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su
ubicacin por trminos semejantes y para su posterior localizacin
- Establecimiento de un orden determinado acorde con un sistema o criterio.
Para lograr una mayor eficiencia, cada empresa debe seleccionar aquel sistema
que mejor se adapte a su actividad especfica siguiendo una coordinacin
sistemtica que permita mayor fluidez y garanta de informacin y control.
Manual o Cdigo de Clasificacin.
Decidida las series y subdivisiones, debe redactarse un manual, para que sirva de
consulta permanente y difundirlo entre todos los empleados de archivo y de algn
servicio general.
La posibilidad de que existan archivos inmediatos y/o parciales hace necesaria la
existencia de normas y procedimientos para los que realizan la labor de clasificado
en todos los archivos.
Las operaciones que comprende el archivo de documentos son las
siguientes:
Reunin de los documentos, colocacin de los documentos en las carpetas y
archivos, empleo de guas y carpetas, preparacin de las etiquetas para carpetas
y archivadores.
Previo a la colocacin de documentos dentro de las carpetas, es necesario
preparar dichos documentos, de manera que ocupen el menor espacio posible sin
que sufran deterioro.
SISTEMAS DE CLASIFICACIN DE ARCHIVO
"La direccin de las empresas durante mucho tiempo ha mantenido indiferencia
hacia el archivo, fue considerado un mal necesario y un problema que deba ser
resuelto por los propios empleados. Por esta razn muchas empresas se
encuentran con sistemas de clasificacin inadecuados y con archivos llenos de
documentos intiles" (Landa Y Farner, 1982).
Actualmente, a pesar del ambiente moderno que se observa en la mayora de las
oficinas, an se contina manteniendo en los archivos demasiados papeles,
muchos de muy poca relevancia para la empresa, como convocatorias, copias de
boletines.
El costo del archivo tiene su importancia y en Estados Unidos, las estadsticas de
algunas empresas lo demuestran ampliamente. Bajo este aspecto, lgico es
pensar en la economa del tiempo, de espacio, antes de proceder al archivo de
documentos, y lo primero que se debe hacer es seleccionar un buen sistema de
clasificacin, que se adapte a las exigencias de la empresa, que d seguridad a la
informacin conservada y que est disponible para un futuro uso, luego debe
procederse a eliminar del archivo los documentos innecesarios.
Principios Fundamentales de Clasificacin.
Los principios fundamentales en el proceso de archivar son: Clasificar, ordenar y
archivar.
- Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivar un
documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio
definido.
- Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificacin ha
sealado.
- Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado.
Existen autores que unen los conceptos de clasificacin y archivo, si bien es cierto
que uno es complemento del otro, no es menos cierto que entre ellos existen
diferencias, como, la clasificacin es el sistema y archivar es el mtodo. Es decir la
clasificacin seala el camino a seguir y el mtodo ejecuta.
SISTEMAS FUNDAMENTALES DE CLASIFICACIN DE ARCHIVO
Los sistemas fundamentales de clasificacin se resumen bsicamente, en dos:
Alfabtico y numrico. Separados o unidos, estos dos sistemas forman la base de
toda ordenacin. En algunos casos sus variantes se denominan sistemas, pero
son slo combinaciones realizadas con ellos.
- Sistema alfabtico. Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario,
tomando en consideracin el nombre de las personas u organizaciones, razn
por la cual es uno de los ms conocidos. Se puede archivar alfabticamente
por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades (geogrfico), por
categora o tema (asunto).
- Sistema numrico. En este sistema se utiliza la serie natural de los nmeros
como elemento principal, asignndolos progresivamente. Cada documento se
ordena conforme a un nmero sin considerar ningn otro elemento. Dentro de
este sistema se encuentran: Sistema numrico consecutivo, numrico simple.
Dgitos terminales, dgitos centrales.
Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es
posible decir de manera determinante, cul es el sistema mejor y ms
aconsejable. En consecuencia el sistema para archivar la documentacin tiene
que estudiarse detenidamente en cada caso y nunca limitarse a recurrir a uno
de ellos slo porque haya sido aplicado en casos similares, o por otras razones
que no sean las derivadas de un estudio de acuerdo a las necesidades de la
empresa.
- Ordenacin Numrica; Consiste en asignar un numero correlativo, del 0 al 9,
subdividindose en otros diez, as sucesivamente.
- Ordenacin Alfanumrica; Cuando estn formados por letras y nmeros.
Segn como comience as ser primero el alfabtico, y luego el numrico o al
revs.
- Ordenacin geogrfica; Pas, comunidad autnoma, provincia, localidad
calleDentro de estos grupos se ordenar alfabticamente.
- Ordenacin por materias; separar los distintos asuntos, y luego de forma
numrica, cronolgica o alfabtica.
- Ordenacin cronolgica; se comienza por la ms antigua hacia la ms
moderna, si se desconoce el da se archivar detrs del mes, y si se
desconoce el mes detrs del ao.

VENTAJAS
INCONVENIENTES
Ordenacin Alfabtica
Alfabeto es conocido por
todos, es simple y permite
clasificar todo tipo de
documentos.
Cuando se extrae un
documento hay que dejar
una seal en su lugar.
Ordenacin Numrica
Es sencillo, es ilimitado,
es imposible la confusin,
cuando se toma un
documento su falta es
evidente.
No permite intercalar
nuevos documentos, si no
se conoce el nmero del
documento es difcil
buscarlo.
Ordenacin Geogrfica
Es sencillo, permite la
ampliacin y se puede
combinar con otros formas
de ordenacin.
Igual que la ordenacin
alfabetica.
Ordenacin Por Materias
Es rapida y permite
intercalar nuevos asuntos.
Hay que determinar
previamente los asuntos
para constituir un
apartado para cada
asunto.
Ordenacin Cronolgica
Sencillo y rapido. Permite
nuevos docuemtnos
Obliga a conocer la fecha
del documento.

Factores que influyen en la seleccin del sistema de archivo
- Clase de documentos que se archivarn, frecuencia de consulta, cantidad
de usuarios del archivo, cantidad de documentos recibidos y procesados en un
perodo, forma en que son solicitados los documentos (alfabtico, geogrfico,
numrico, temtico o combinacin de ellos), mtodo de control y seguimiento
de documentos que sea ms eficaz, plan de transferencia que se utilizar.
Procedimiento para archivar:
Inspeccionar (Cerciorarse de que los documentos estn listos para ser
archivados); clasificar, (decidir bajo que nombre se archivar); codificar, (Indicar
nombre o asunto decidido en la clasificacin); distribuir(los documentos se
coleccionan en grupos dependiendo del asunto, lugar o nombre sealado en la
clasificacin; guardar (Colocar los documentos en las carpetas respectivas dentro
de las gavetas)
SISTEMA ALFABTICO
Sistema alfabtico: Sigue una secuencia lgica, basada en el arreglo de los
nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los
diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.
Ventajas:
La organizacin de carpetas y guas es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar;
los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabtico.
Reglas para ordenar alfabticamente: se usan directa o indirectamente en casi
todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los
sistemas. Existen varias reglas bsicas para clasificar, las cuales son de uso
universal. Aqu se estudiarn las ms usada en nuestro pas.
Reglas de clasificacin
1. Nombres de individuos. Se invierte el nombre de cada individuo,
considerando en primer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y
en tercer lugar el segundo nombre o inicial, si existiere. Ejemplo: Mara Elena
Salas. quedar as:
Apellido, en este caso, Salas;
2. Nombre de pila: Mara;
3. Segundo nombre: Elena; es decir quedara as:
Salas, Mara Elena, siempre la inversin del nombre debe ir precedida por una
coma. (Si aparecen los dos apellidos, el apellido materno constituira la
segunda unidad de archivo, es conveniente aclarar que Unidad de archivo ES
CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL
NOMBRE DE UN INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIN. Ejemplo:

REGLAS DE CLASIFICACIN
2. Orden alfabtico.
Clasificados los nombres por unidades, corresponde arreglarlos en orden
alfabtico, en tal sentido se comparan las unidades semejantes de cada nombre;
la primera unidad al ser distinta decidir el orden alfabtico, si las primeras
unidades son iguales, la prxima al ser distinta decidir el orden alfabtico; las
unidades cortas anteceden las largas si tienen idntica raz. Ejemplo: Al Salas, Al
Soto, Al Sarra Jurez, Ely Garca, Ali Salamanca
3.- Un apellido slo o una inicial. Los apellidos solos o acompaados de una
inicial del nombre preceden a un apellido con nombre completo que comience con
la misma letra. Ejemplo: Juan Guzmn Pez, J. Guzmn, J. E. Guzmn, Juan
Ernesto Guzmn

NOMBRES. MUJERES CASADAS.
Mujeres casadas: El nombre de la mujer casada est conformado por su nombre
de pila seguido por el apellido paterno y el apellido del esposo unido por la
preposicin de. Esta preposicin se conserva en el mismo lugar pero no
constituye unidad de archivo. Ejemplo. Mary Mndez de Liscano, quedara asi:
Mndez (de) Liscano, Mary (3 unidades de archivo).
Aplique la regla en los siguientes nombres: Elsa Duarte, esposa de carlos Casalta;
Ana Mara Araujo, esposa de juan Matos;
Dilcia Santana, esposa de francisco Galeno.
NOMBRES. CASAS COMERCIALES.
Regla: Cuando el nombre completo de un individuo se incluye en el nombre de
una firma comercia, se invierte el orden de las unidades de la misma manera que
se hace con el nombre de un individuo. El resto del nombre comercial se coloca al
final en el orden como aparece. Ejemplo. Farmacia Luis Marn, quedara as:
Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3
Marn, Luis Farmacia
Delln, Mara, Sucesores (de)
Borges, Marcos, Editorial
Borges, Marcos, Editorial
Delln, Mara, Sucesores (de)
Artculos, preposiciones, conjunciones y contracciones. Cuando en el
nombre de una firma comercial se incluyen artculos, preposiciones
contracciones... stos no constituyen unidad de archivo. Si aparecen al inicio del
nombre de la firma, pasan al final entre parntesis; si aparecen en el medio
permanecen en el mismo lugar, pero entre parntesis. Ejemplo. La tienda de las
flores, quedara: Tienda (de las) Flores (La) (2 unidades de archivo). Marn y
Gonzlez, asociados, quedara: Marn (y) Gonzlez, Asociados (3 unidades de
archivo)
Aplique la regla en los siguientes nombres: Almacn el Carmen, La casa de los
helados, almacn la rosa roja.
Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3
Almacn (el) Carmen
Casa (de los) Helados (La)
Almacn (la) Rosa Roja
Mndez (y) Daz, Sucesores
NOMBRES. FIRMAS COMERCIALES
Regla: Nombres de Casas comerciales e instituciones. Los nombres de casas
comerciales, corporaciones e instituciones se clasifican y archivan tal como
aparecen, siempre y cuando no contengan el nombre completo de un individuo.
Ejemplo: Farmacia Junn
Unidad1 Unidad 2
Farmacia Junn
Unidad 1 Unidad2
Talleres Villasmil
Banco Venezuela
Zapatera Cristy
Librera Cedeo

NMEROS.
Regla: Cuando en el nombre de una firma comercial se incluyen nmeros, stos
constituyen unidad de archivo, se escriben tal como aparecen, pero se consideran
para efectos de archivo, como si estuvieran escritos en letras.
Ejemplo: Ferretera las 5 letras, Almacn las 3 A, II Tienda del Cristal, Los 5
hermano, 4 Estaciones, Almacn
Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3
Ferretera (las) 5 Letras
Almacn (las) 3 A
II Tienda (del) Cristal
4 Estaciones, Almacn
Ttulos y tratamientos en el nombre de una firma comercial
Regla. Los ttulos como Doctor, Profesor, Licenciado, as como los tratamientos,
seor, seora, seorita, Doa, Don.. se consideran unidad de archivo y
permanecen en el mismo lugar, cuando aparecen en el nombre de una firma
comercial. Ejemplo: Clnica de la Dra. Zurivic Lozada, Sucesin del Sr. Franco
Oca, Sr, Rene Len y Sucesores, Escuela de la Profa. Rita Oca, Sucesin del Sr
Orta.
Unid 1 Unid2 Unid3 Unid4
Clnica (de la) Dra. Zurivic Lozada
Sucesin (del) Sr. Franco Oca
Escuela (de la) Profa. Rita Oca
Sr. Rene Len(y) Sucesores
NOMBRES. GEOGRFICOS Y ABREVIATURAS
Nombres geogrficos.
Regla: Cuando en el nombre de una sociedad, corporacin o institucin se incluye
un nombre geogrfico conformado por dos o ms palabras; cada palabra se
considera como una unidad de archivo, excepto los artculos que pasan a formar
parte de la unidad. Ejemplo:
Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 4
Frigorfico Los Chorros
Centro Comercial Parque Aragua
Zapatera La Cueva (del) Gucharo
Abreviaturas. Regla: Las abreviaturas tales como: C. A, S. A. Ltda. Corp, Ca,
Hnos, S. en C. Sucrs. y cualquier otra abreviatura de significado conocido en el
nombre de una organizacin se consideran como palabras completas y conforman
unidad de archivo. Ejemplo. Mndez y Garca S. A. quedara.
Mndez( y )Garca S.A. ($ unidades) Hnos Faras, quedara: Hnos Faras (2
unidades)
BANCOS.
Regla: Los nombres de bancos se clasifican y archivan, en primer lugar bajo el
nombre del banco y en segundo bajo el nombre de la agencia. Ejemplo: Banco
Provincial Agencia Maturn, Banco provincial Agencia Palital; Banco Provincial
Agencia Aguasay. Quedarian:
Unid1 Unid 2 Unid 3
Banco Provincial Maturn
Banco Provincial Aguasay
Banco Provincial Palital








BIBLIOGRAFIA
http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=288