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MINISTERE DE LECONOMIE ET DES

FINANCES
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REPUBLIQUE DU CAMEROUN
Paix-Travail-Patrie
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DIRECTION DE LA COMPTABILITE-
MATIERES
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LETTRE CIRCULAIRE N132/CF/MINEFI/CM
Relative aux techniques et procdures de la Comptabilit-Matires
LE Ministre dEtat charg de lEconomie et des Finances
A
Mmes et MM. LES ORDONNATEURS-MATIERES
- LES CHEFS DE CENTRES PROVINCIAUX DE LA COMPTABILITE-MATIERES
- LES COMPTABLES-MATIERES
La prsente circulaire a pour objet de prciser les dispositions applicables
la gestion de la comptabilit-matires, de la prise de fonction dun
comptable-matires la reddition des comptes de gestion-matires.
Elle nonce notamment les procdures suivre en cas dacquisition, de
maniement ou dalination des biens de lEtat, des Collectivits
Territoriales Dcentralises et des Etablissements Publics.
TITRE I DES DISPOSITIONS APPLICABLES EN CAS DE PRISE DE
FONCTION DUN COMPTABLE-MATIERES
La prise de fonction par un comptable-matires donne lieu une
installation technique aboutissant ltablissement dun Inventaire de
lensemble du matriel gr dans le poste.
Dans le cas, despce, trois possibilits peuvent se prsenter :
1) A louverture dun poste de comptabilit-matires non quip,
lInventaire Gnral de Base est nul et prsent sur un quart de feuille.
2) A louverture dun poste de comptabilit-matires quip, une
commission ad hoc procde systmatiquement au recensement
physique se tous les biens durables, y compris ceux destins la
rforme ; les biens consomptibles en stock dont lobjet dun procs-
verbal de constat qui constitue la pice justificative de second ordre
lappui de lordre dentre tablir.
A la fin des travaux, il est dress un Inventaire Gnral de Base, tableau
rcapitulatif des fiches de dtenteurs effectifs et contresignes du
comptable-matires.
3) A loccasion de la mutation des comptables-matires dans un poste
comportant un Inventaire Gnral de Base approuv, la commission ad
hoc procde de mme au recensement du matriel durable. Les biens
consomptibles trouvs en magasin font lobjet dun procs-verbal de
constat.
A lissu du recensement, il est dress un procs-verbal de mutation faisant
ressortir les qualits en plus ou en moins par rapport aux critures.
Toutefois, le comptable-matires entrant peut exiger, au cas o il le juge
ncessaire, ltablissement dun inventaire de rcolement.
La commission arrte les livres et la comptable-matires entrant dispose
de six mois pour mettre des rserves sur la gestion de son prdcesseur.
Au cas ou la poste comptable ne dispose pas dun inventaire gnral de
base approuv, la commission ad hoc procde de la mme manire que
lors de louverture dun poste quip.
Le procs verbal de mutation, linventaire gnral de base ou linventaire
de rcolement produit dans un dlai maximum de 90 jours aprs la prise
de fonction du comptable-matires, est soumis lapprobation du
Ministre charg des finances.
Tant que ces formalits ne sont pas remplis, le comptable-matires
entrant ne peut pas certifier de facture ni tout autre document en tenant
lieu.
En tout tat de cause, le comptable-matires sortant doit rester en poste
jusqu la fin de la passation technique de service.
TITRE II- DES OPERATIONS PRINCIPALES DE LA COMPTABILITE-
MATIERES
Les oprations principales de la comptabilit-matires sont :
Les oprations dacquisition ;
Les oprations de maniement ;
Les oprations dalination.

SECTION I DES OPERATIONS DACQUISITION
SOUS-SECTION I DES ACQUISITIONS DES BIENS PUBLICS
Constituent des oprations dacquisition dans un poste de gestion-
matires, au sens de la prsente circulaire, les oprations dexcution du
budget ou de gestion du patrimoine ayant pour finalit laccroissement du
volume des biens grs par ce poste.
Elles rsultent, dans les services bnficiaires, de la rception :
Des produits des achats ;
Des produits des cessions ;
Des produits de transformations ;
Des produits de culture ;
Des produits de cueillette ;
Des produits de basse-cour ;
Des produits de naissances danimaux ;
Des produits de dmolition ;
Des produits dexcavation ;
Des produits de fouille ;
Des matires et objets en remplacement de ceux reconnus dfectueux
aprs leur admission en recette ;
Des dons ;
Des legs ;
Des matires, denres et objets enlevs en fraude ou destins la vente
et non vendus ;
Des rsidus de denres et matires employes aux preuves ;
Des excdents constats par rcolement ;
Des produits des changes ;
Etc.
Les oprations dacquisition peuvent galement rsulter de la dcouverte
des erreur ou omissions de recette.
Tout bien nouvellement acquis dans un service, quelque soit le mode
dacquisition, doit faire lobjet dun ordre dentre sign de lordonnateur
matires et contresign du comptable matires comptent. Cet ordre
dentre doit indiquer le numro denregistrement de lopration
concerne au livre-journal.
Tout ordre dentre dun bien dans la gestion doit tre appuy dune
facture, dun procs verbal, certifi par le comptable matires comptent,
puis liquid par lordonnateur-matires.
Donnent ncessairement lieu ltablissement dun procs-verbal :
Les erreurs et les omissions de recette ;
La rintgration des matires, objet et denres enlevs en fraude et
saisis, ou destins la vente et non vendus ;
Les rsidus de denres et matires employes aux preuves ;
Les excdents constats par rcolement.
SOUS-SECTION II- DU MARQUAGE DES BIENS PUBLICS
Tous les biens meubles rceptionns doivent tre systmatiquement
marqus la diligence du comptable-matires comptent.
Le marquage des biens consomptibles support papier se fait laide
dun cachet et lencre indlbile. Le cachet destampillage comporte les
indications suivantes :
Rpublique du Cameroun
Ministre de lEconomie et des Finances
Direction de la Comptabilit Matires
Proprit de lEtat
Poste comptable N
Annexe N
Livraison du
Le marquage des biens durables et des autres types de biens
consomptibles seffectue selon des mthodes fixes par un texte
particulier.
SECTION II- DES OPERATIONS DE MANIEMENT
Les biens admis en recette dans un poste de gestion sont, soit entreposs
dans un magasin ou dans tout autre local appropri, soit affects
temporairement ou pour un usage prolong un dtenteur effectif.
Ces mouvements internes de biens naffectant pas de volume des biens
grs par le poste sont suivis par le comptable-matires sur :
Des fiches de stock, lorsquil sagit de biens consomptibles entreposs
dans un local appropri ;
Des fiches de dtenteurs, lorsquil sagit des biens durables affects pour
un usage prolong des dtenteurs effectifs ou des biens durables en
stock au magasin. Dans ce cas, une fiche spciale de dtenteur est
ouverte soit au nom du comptable matires, soit celui du magasinier.
Des fiches daffectation provisoire de matriel, lorsquil sagit de biens
durables affects pour un laps de temps des utilisateurs ponctuels.
Les biens en transit sont suivis par le comptable-matires dans un livre de
contrle des biens en attente.
Les biens reforms mais non encore mis la disposition du receveur des
domaines sont suivis dans le livre de contrle des biens rforms.
Les biens mis en rparation sont suivis par le comptable-matires dans un
livre de contrle des biens mis en rparation. A leur retour de rparation,
ils sont, avant leur rintgration dans la gestion, rpertoris dans une
colonne approprie du mme livre.
Dans tous les cas, le comptable matires est tenu de soumettre une fois
par mois, lordonnateur matires, une situation des magasins en ce qui
concerne les biens appartenant au service.
Lorsquun dtenteur effectif de matriel quitte dfinitivement son poste,
lordonnateur matires ou son reprsentant convoque une commission ad
hoc dont il est le prsident, comprenant le comptable matires et le
dtenteur effectif. Cette commission procde au recensement
contradictoire du matriel.
A lissue des travaux de la commission ad hoc comprend outre
lordonnateur matires entrant ou le comptable matires entrant selon le
cas. Soit les biens remis par le dtenteur effectif sortant sont, soit
raffects un autre dtenteur effectif, soit reverss au magasin.
Dans tous les cas, il est statu sance tenante sur les responsabilits du
dtenteur effectif sortant quant aux biens figurant sur fiche de dtenteur
et non disponibles.

SECTION III- DES OPERATIONS DALIENATION
Constituent des oprations dalination au sens de la prsente circulaire,
les actes de gestion des biens corporels meubles ayant pour finalit la
sortie dfinitive desdits biens des critures du poste comptable en vue de
leur consommation, de leur cession, de leur rforme ou suite une perte
dment constate et approuve par le Ministre Charg des Finances.
SOUS-SECTION I- DE LALIENATION DES BIENS CONSOMPTIBLES
Lalination des biens consomptibles est soumise la procdure suivante :
1. Lagent ou le responsable du service qui sollicite du matriel pour les
besoins de service remplit et signe un imprim de bon de sortie
provisoire/fiche de demande de matriel en quatre exemplaires
indiquant la nature et la quantit des biens dont il a besoin.
2. Il soumet ensuite cette demande de matriel au visa pralable de
lordonnateur matires ou de son dlgu.
3. Ds la rception de la demande de matriel, lordonnateur matires, en
fonction des disponibilits du magasin, ordonne au comptable matires
de servir les quantits quil aura autorises ;
4. Le comptable matires, au vu du bon de sortie provisoire/fiche de
demande de matriel comportant les indications donnes par
lordonnateur matires, sert le demandeur et mouvemente le livre de
contrle de consommation, les fiches de stock correspondantes.
5. A la fin de chaque mois, le comptable soumet lordonnateur les bons
de sortie provisoire de matriel revtus de laccord de ce dernier, le ou
les ordres de sortie correspondants. Chaque ordre de sortie doit
comporter un numro dinscription de lopration concerne au livre
journal et tre sign de lordonnateur matires, contresign par le
comptable matires.
NB : Les imprims de bon de sortie provisoire doivent tre dposs au
niveau de chaque service ;
Les exemplaires du bon de sortie provisoire sont ventils ainsi quil suit :
1 copie au comptable matires
1 copie au grant dannexe
1 copie au service
1 copie au magasinier.
SOUS-SECTION II DE LALIENATION DES BIENS DURABLES
Lalination des biens durables intervient soit :
Par la rforme
Par la cession
A la suite dun constat de perte, de vol ou davaries.
I DE LALIENATION DU MATERIEL PAR VOIE DE REFORME
Lalination par voie de rforme est effectue de la manire suivante :
1 les biens meubles durables, vtustes, obsoltes ou reconnus dtriors
sont recenss par le comptable matires sur un tat rcapitulatif soumis
lordonnateur- matires ;
2 aprs approbation de ltat rcapitulatif du matriel rformer par
lordonnateur matires, celui-ci le transmet au directeur de la comptabilit
matires, prsident de la commission ad hoc de rforme ou son
reprsentant qui convoque la commission aux fins de dcider de la
condamnation ou non du matriel dans les meilleurs dlais.
3 lorsque la commission dcide de la condamnation du matriel, tous les
membres signent le procs verbal de rforme que le prsident transmet
aux autorits comptentes pour approbation.
4 une fois le procs verbal approuv, le comptable matires dresse un
ordre de sortie sur cette base indiquant le numro de lopration au livre-
journal et permettant le dgagement du matriel condamn de ses
critures .
Toute proposition de rforme de matriel roulant ou daronefs doit tre
revtue de lavis pralable du ministre de tutelle comptent.
A CAS DU MATERIEL DESTINE A LA VENTE
Les biens rforms et destins la vente aux enchres publiques sont
inscrits dans le livre de contrle des biens rforms du poste, puis remis
au comptable matires de la recette des Domaines pour comptabilisation ;
le receveur des Domaines en est inform. La sortie dfinitive du matriel
du livre de contrle des biens rforms se fait au vu du procs verbal
dexcution des dcisions de la commission.
Il peut arriver que le matriel rform ne soit pas vendu la premire
occasion. En cas de vente infructueuse, les biens non vendus sont
rintgrs dans le magasin du comptable de la recette des Domaines en
attendant la programmation dune autre session de vente.
En cas de vente partielle ou totale, le receveur des domaines transmet au
service dorigine un exemplaire du procs verbal de vente au vu duquel le
comptable matires sort les biens concerns de son livre de contrle des
biens rforms.
B- CAS DU MATERIEL DESTINE A LA DEMOLITION OU A LA DESTRUCTION
Les dcisions de la commission de rforme autres que la vente aux
enchres publiques sont excutes par une commission ad hoc constitues
la diligence du Ministre Charg des Finances.
II - DE LALIENATION DU MATERIEL PAR VOIE DE CESSION
Les biens meubles durables obsoltes, en panne ou en surabondance dans
une administration donne peuvent tre cds dautres administrations
qui en prouvent le besoin. Les cessions de biens entre services peuvent
soprs, soit entre des services relevant dune mme administration
centrale, soit entre services relevant dadministrations diffrentes.
A- DE LA CESSION DES BIENS ENTRE DES SERVICES RELEVANT
DUNE MEME ADMINISTRATION
Lorsquun service dsire obtenir une cession de biens dun autre service
relevant dune mme administration centrale, la procdure suivre est la
suivante :
1- Le service cessionnaire adresse au service cdant une requte indiquant
la nature et les quantits des biens dont il sollicite la cession.
2- Lordonnateur matires du service cdant, ds rception de la requte
du service cessionnaire, ltudie et, en cas daccord, la transmet avec
ses annotations au comptable matires comptent pour excution.
3- Le comptable matires du service cdant rassemble les biens cder,
prpare un ordre de sortie correspondant et le signe, puis le soumet
la signature de lordonnateur matires.
4- Aprs la signature de lordonnateur matires, le comptable cdant
retranscrit cet ordre de sortie dans le livre-journal.
5- Lordonnateur matires du service cdant notifie son accord
lordonnateur matires du service cessionnaire.
6- Le comptable matires cdant met les biens cds la disposition du
comptable du service cessionnaire, accompagns des exemplaires de
lordre de sortie correspondant.
7- Le comptable matires cessionnaire, aprs rception des biens, les
prend en charge sur la base dun ordre dentre appuy de lordre de
sortie du service cdant, lacquitte en y indiquant le numro
denregistrement au livre-journal et le remet ou le retourne au
comptable -matires cdant.
8- Le comptable-matires cdant, au vu de lordre de sortie acquitt par
le comptable matires du service cessionnaire en sortie le livre-journal
et le grand-livre.
B- DE LA CESSION ENTRE SERVICES RELEVANT DADMINISTRATIONS
DIFFERENTES
Lorsquun service sollicite un bien dun autre service ne relevant pas de la
mme administration, la procdure suivre est la suivante :
1- Lordonnateur-matires du service cessionnaire adresse lordonnateur
matires du service cdant une requte indiquant la nature et les
quantits de biens sollicits.
2- Ds rception de la requte, lordonnateur matires du service cdant,
aprs avoir consult la situation du matriel, sollicite lavis de son
Ministre et en cas de rponse favorable de ce dernier, saisit le Directeur
de la Comptabilit Matires ou son reprsentant, qui runit la
commission ad hoc charge de se prononcer sur la validit de la
cession.
3- Les travaux de la commission ad hoc de cession donnent lieu
ltablissement dun procs verbal de cession qui est soumis
lapprobation du Ministre Charg des Finances. Aprs approbation dudit
procs-verbal et sur cette base, le comptable-matires cdant
mouvemente en sortie le livre-journal et le Grand-livre.
4- Lordonnateur-matires cdant notifie laccord de cession
lordonnateur-matires cessionnaire.
5- Sur la base du procs-verbal de la commission ad hoc de cession, le
comptable cdant tablit un ordre quil transmet en mme temps que
les biens cds au comptable matires cessionnaire pour acquit.
6- Aprs lacquit donn par le comptable matires cessionnaire, les
doubles des expditions sont renvoys au comptable-matires cdant
pour les besoins de contrle.
Toute autre forme de cession est subordonne lapprobation pralable
du Ministre charg des Finances. Toutefois, les administrations publiques
dont les dons font partie des attributions traditionnelles, dans le respect
des rgles rgissant leur fonctionnement, remettent des dons aux
particuliers ou dautres personnes morales, sous rserve didentifier les
bnficiaires et den obtenir les dcharges sur des documents appropris.
C-DE LA PERTE, DU VOL ET DES AVARIES DE MATERIEL
En cas de perte de matriel, la procdure suivre est la suivante :
1- Le dtenteur effectif en informe lordonnateur matires et le comptable
matires.
2- Le comptable matires tablit un tat descriptif en quantits et en
valeur des biens perdus et le soumet la sanction de lordonnateur-
matires.
3- Lordonnateur-matires, au vu de cet tat descriptif des biens perdus,
saisit le directeur de la Comptabilit-matires, prsident de la
commission ad hoc de perte ou son reprsentant.
4- La commission ad hoc de perte statue sur les responsabilits
ventuelles du dtenteur effectif et dresse un procs verbal de perte
sign par tous ses membres.
5- En cas dapprobation du procs-verbal de perte par le Ministre charg
des Finances, le comptable-matires tablit un ordre de sortie quil
enregistre dans son livre-journal.
En cas de vol de matriel, la procdure est la mme que celle dcrite
plus haut. La pice justificative servant de base ltablissement de
lordre de sortie est le procs-verbal de vol tabli par la commission de
rforme sur la base du procs-verbal de constat rdig par un officier de
police judiciaire.
En cas davaries, la pice justificative servant de base ltablissement
de lordre de sortie est le procs-verbal davaries tabli par la
commission de rforme et dment approuv par le Ministre charg des
Finances.
TITRE III - DE LA REDDITION DES COMPTES DE GESTION-MATIERES
A- DE LA PRODUCTION DES COMPTABILITES MENSUELLES
Au plus tard le 15 de chaque mois, le comptable-matires doit produire la
comptabilit du mois prcdent et la transmettre la Direction de la
comptabilit matires du Ministre de lconomie et des Finances (Sous-
direction du Traitement des Comptabilits Matires) pour les services
centraux et les Etablissements publics pour exploitation.
Le dossier de la comptabilit mensuelle comprend :
Le bordereau rcapitulatif des pices adresses ;
Les duplicatas des feuillets du livre-journal sollicit entre le premier et le
dernier jour du mois concern ;
Les ordres dentre relatifs aux oprations enregistres sur les feuillets
du livre-journal contenus dans le dossier, et appuys des factures
certifis et liquides, des prestations y relatives ou de tout document en
tenant lieu ;
Les ordres de sortie relatifs aux oprations de sortie dcrites sur les
feuillets du livre-journal contenus dans le dossier, appuys des bons de
sortie provisoire y relatifs dment acquitts ;
Ltat rcapitulatifs des mouvements des entres et des sorties des biens
effectus au courant du mois concern ;
Les duplicatas des feuillets du livre de contrle des services faits
rcapitulant les services faits rceptionns et dment certifis par le
comptable-matires au cours du mois concern ;
La copie de la fiche daccrditation du comptable-matires (cas de la
premire comptabilit mensuelle produite par un comptable matires) ;
Ltat du matriel consomptible en stock la fin du mois ;
Les copies des fiches de dtenteur ayant enregistr des mouvements de
biens en entre ou en sortie pendant le mois ;
Les doubles des diffrents procs-verbaux du mois ;
Les duplicatas des feuillets du livre de contrle des biens en attente
sollicits au courant du mois concern ;
Les duplicatas des feuillets du livre de contrle des biens rforms
sollicits au courant du mois concern ;
Les duplicatas des feuillets du livre de contrle de transformation
sollicits au courant du mois concern.
B- DE LA PRODUCTION DE LA COMPTABILITE ANNUELLE
A la fin de lexercice budgtaire ou lors de la mutation de comptables, le
comptable-matires en exercice ou le sortant selon le cas, arrte ses
critures comptables et confectionne son compte de gestion.
Le compte de gestion dun comptable matires dcrit tous les actes de
gestion raliss dans le poste comptable du premier au dernier jour de
lanne budgtaire ou de la priode de gestion.
Les dossiers de compte de gestion des comptables-matires des services
extrieurs et ceux des comptables-matires des collectivits Territoriales
Dcentralises sont dresss la Direction de la Comptabilit-Matires
sous le couvert des Chefs de Centres Provinciaux de la Comptabilit-
Matires localement comptent.
Le dossier de compte de gestion-matires comprend :
Un bordereau rcapitulatif des pices adresses ;
Lacte de nomination du comptable-matire ;
Lattestation de prestation de serment, sil sagit du premier compte de
gestion produit dans le poste ;
Linventaire de rcolement sil y a lieu ;
Le procs-verbal de mutation en cas de mutation de comptables-
matires ;
Le certificat de prise de service ;
Ltat apprciatif de la priode concerne ;
Les primatas des feuillets du livre-journal ayant enregistrs les
oprations de la Comptabilit entre le premier et le dernier jour de
lanne budgtaire ou de la priode de gestion concerne ;
Les pices justificatives de premier et le dernier jour de lanne
budgtaire ou de la priode de gestion concerne ;
Linventaire de fin danne budgtaire ou de fin de priode de gestion ;
Le compte de gestion de modle rglementaire de lanne budgtaire ou
de la priode de gestion.
TITRE IV - DU CONTROLE DES OPERATIONS DE LA COMPTABILITE
MATIERES
La comptabilit matires fait lobjet dun contrle permanent exerc par la
Direction de la Comptabilit-Matires ou par les brigades comptentes du
Ministre de lEconomie et des Finances.
Le Directeur de la Comptabilit-Matires, les Ordonnateurs-matires, les
Chefs de Centres Provinciaux de la Comptabilit-Matires, les comptables-
matires, sont chargs, chacun en ce qui le concerne, dassurer une large
diffusion des dispositions de la prsente lettre circulaire lapplication
desquelles jattache le plus grand prix. /
Yaound, le 24 MAI 2000


LE MINISTRE DETAT CHARGE DE LECONOMIE ET DES FINANCES
Edouard AKAME MFOUMOU