Activos Fijos

MANUAL PARA EL CONTROL
DE LOS ACTIVOS FIJOS

EN ESCUELAS DE EDUCACIN BSICA Y
CENTROS DE TRABAJO.

GOBIERNO
DEL ESTADO

MARZO 2005
SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTADO DE SONORA

MANUAL PARA EL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJ OS EN ESCUELAS DE EDUCACIN BASICA Y CENTROS DE TRABAJ O

DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS 1

MANUAL PARA EL CONTROL DE LOS
ACTIVOS FIJOS
EN ESCUELAS DE EDUCACIN BSICA
Y CENTROS DE TRABAJO
Elabor

Ing. Luis Ernesto Gastelum Celaya
Director General de Administracin
y Finanzas
Valid

C. P. C. Arturo Olivas Molina
Titular del rgano de Control y
Desarrollo Administrativo de SEES
Aprob

Mtro. Horacio Soria Salazar
Secretario de Educacin y Cultura




INDICE No. PAGINA

Introduccin 3

Objetivo 4

Normas Generales aplicables a la administracin 5-8
de bienes muebles

Presentacin de los procedimientos 9

Procedimiento del levantamiento fsico 10-11
del inventario

Procedimiento de elaboracin y envo de altas 12-19
(Formatos e instructivos de llenado)

Procedimiento de Transferencia 20-26

Procedimiento de Baja 27-35




INTRODUCCIN

El presente manual tiene como objetivo principal, servir como una fuente de consulta
y orientacin para los directores o encargados del control de los bienes muebles con
los que cuenta cada Escuela y Centro de Trabajo.

Para una mejor comprensin del contenido del manual, se estructur de una manera
lgica y sencilla, buscando alcanzar el objetivo para el cual fue elaborado, sin dejar
de ser una herramienta de conocimientos tcnicos y administrativos.

En su contenido se citan en primer trmino, las normas generales que debern de
ser aplicadas por los responsables del control de los bienes muebles, el proceso de
altas, la transferencia de artculos entre Centros de Trabajo y finalmente la baja de los
mismos.

Para cada uno de los procedimientos citados en el presente manual, se expresan en
forma textual las Normas de Operacin y las Polticas de Operacin para cada
actividad, mostrando en forma esquemtica y secuencial los pasos a seguir para el
logro del objetivo sealado.

Cabe sealar que el presente manual estar sujeto a modificaciones, tanto en lo que
se refiere a las Reglas y Polticas de Operacin, como en la actividad a seguir.




OBJETIVO DEL MANUAL

Ser una herramienta fundamental para el registro y control eficaz de los
bienes muebles con que cuenta cada una de las Escuelas y Centros de
Trabajo y un instrumento de consulta para el responsable o encargado
de los mismos.



NORMAS GENERALES APLICABLES A LA ADMINISTRACIN DE BIENES
MUEBLES ASIGNADOS A LAS ESCUELAS DE EDUCACIN BSICA Y
CENTROS DE TRABAJO.

Las presentes Normas y Procedimientos son de observacin obligatoria para las
Escuelas de Educacin Bsica, Estatales y Federalizadas adscritas a la Secretara de
Educacin y Cultura y a los Servicios Educativos del Estado de Sonora, as como
toda oficina de supervisin y jefaturas de sector.

Se entiende como Escuela de Educacin Bsica, todo aquel edificio de escuela
pblica estatal o federalizada de Preescolar, Primaria, Secundaria y los niveles afines,
incluyendo las de Educacin Indgena y las de Educacin Especial.

- Es obligacin del Director o responsable del centro de trabajo, que las
condiciones del inmueble en cuanto a limpieza de las reas sean ptimas,
buscando con esto preservar el buen estado del mobiliario y equipo.

- Todo bien mueble que se encuentre en las instalaciones de las escuelas de
educacin bsica y centros de trabajo, cualquiera que sea su procedencia,
deber ser registrado dentro del inventario.

- Los Directores o encargados de las escuelas y centros de trabajo, son
responsables ante la Direccin General de Administracin y Finanzas, de los
bienes muebles que se encuentren asignados a estos.

- Los Directores o Encargados de las escuelas y centros de trabajo,
implementarn las medidas de control que consideren convenientes ante
sus subalternos, con el propsito de delegar responsabilidades en
cuanto al uso, cuidado y control de los bienes muebles asignados al
centro de trabajo a su cargo.

- Los centros de trabajo debern identificar por lo menos cada seis meses, los
bienes instrumentales o de activo fijo, que por su estado fsico o cualidad
tcnica, no resulten tiles para el servicio al que se encuentran destinados,
dictaminando en su caso su estado, as como su posibilidad de rehabilitacin o
reaprovechamiento, en todas o algunas de sus partes.

- La determinacin y dictamen a que se refiere la disposicin anterior, estar a
cargo del titular administrativo del centro de trabajo, o bien, de aquel
funcionario en que se hubiera delegado tal facultad.

- El director del plantel o responsable del centro de trabajo, tiene la obligacin de
elaborar el acta para la baja de bienes muebles por las sillas de paleta o
bancos unitarios que se encuentren daados y que sern trasladados por el
almacn regional correspondiente al centro de readaptacin social para su
rehabilitacin.



- Todo bien mueble propiedad de la Secretara de Educacin y Cultura y/o
Servicios Educativos del Estado de Sonora, debe permanecer en las
instalaciones del plantel o de centro de trabajo asignado, salvo por motivos de
reparacin o por la baja definitiva del inventario.

- En cuanto al punto anterior, el director de plantel o responsable del centro de
trabajo, deber de contar con la documentacin que justifique el artculo
faltante, ya sea el vale de salida o el acta de baja de bienes muebles.

- La Direccin General de Administracin y Finanzas (por conducto de la
Subdireccin de Activos Fijos), a partir de la revisin del inventario de las
Escuelas o Centros de Trabajo, podr retirar los bienes muebles en buen
estado, que se encuentren fuera de servicio o en abandono, buscando con ello
el reaprovechamiento de los recursos con que cuenta la Secretara de
Educacin y Cultura y los Servicios Educativos del Estado de Sonora.

- En cuanto al punto anterior, la Direccin General de Administracin y Finanzas
notificar a la Escuela o Centro de Trabajo, que a partir de la revisin
realizada se detectaron bienes muebles fuera de servicio o en abandono,
dando un plazo de 15 das hbiles para que el responsable del plantel y/o
centro de trabajo, lleve a cabo cualquiera de las siguientes actividades:

a).- Poner en funcionamiento el equipo sealado.

b).- Poner a disposicin de las Delegaciones Regionales el equipo que se
encuentra fuera de servicio, pero que por sus condiciones fsicas pueda ser
utilizado.

c).- Realizar la transferencia de los bienes a otro plantel que lo requiera y
pueda utilizar.

d).- Si los bienes daados no tienen reparacin o resulta incosteable, solicitar
su baja definitiva.

e).- En la solicitud de baja definitiva, podrn solicitar que el mobiliario que
cause baja sea donado a la Sociedad de Padres de Familia de la escuela,
para que con el resultado de su venta, se otorguen beneficios a la misma.

- Si la Escuela o Centro de Trabajo, no realiza cualquiera de estas cinco
opciones sealadas, la Direccin General de Administracin y Finanzas,
en coordinacin con las Delegaciones Regionales, procedern a retirar los
bienes muebles que fueron sealados con anterioridad.



- En los casos de relevo de cargo de los Directores en las diferentes
Escuelas de Educacin Bsica y/o Titulares de Centros de Trabajo, es
responsabilidad del Titular saliente presentar e incluir en el acta de
Entrega-Recepcin, la relacin actualiza de los bienes muebles
asignados a la escuela.

- Por su parte, el Director Entrante tiene la responsabilidad de recibir y
cotejar con el fsico, el inventario existente de los bienes muebles
asignados a la escuela, dentro de los 15 das hbiles posteriores a la
toma del cargo.

- En cuanto al punto anterior, transcurrido el plazo establecido, cualquier
irregularidad que exista en los inventarios, ser responsabilidad del
Director en turno, ante la Direccin General de Administracin y
Finanzas.

- Es responsabilidad del Director de la escuela, solicitar a la Subdireccin
General de Activos Fijos y/o consultar va internet, la clave de inventario
correspondiente a los bienes adquiridos en forma directa y/o por donacin, los
cuales debi reportar para su alta previamente.

- Corresponde al Director y/o Titular del centro de trabajo, marcar con el nmero
de inventario los bienes instrumentales asignados a la escuela.

- En los casos de robo con violencia o siniestro, el Director de la escuela y/o
Titular del centro de trabajo, deber levantar el mismo da de los hechos o
cuando se detecte el evento, acta administrativa correspondiente, as como
presentar denuncia del robo o siniestro ante la agencia del ministerio pblico o
autoridad correspondiente, turnando original de cada documento a la
Subdireccin General de Seguros de esta Secretara, y remitiendo copia de los
mismos a la Subdireccin General de Activos Fijos, a ms tardar 3 das
hbiles posteriores al levantamiento del acta de los hechos.

- En los casos de robo con violencia o siniestros, ser mediante la Subdireccin
General de Seguros de la Secretara de Educacin y Cultura, que el Director
de la escuela y/o Titular del centro de trabajo, solicitar la baja de los bienes
robados o siniestrados, as como la reposicin de los mismos.

- Cuando por necesidades propias de los docentes para el desarrollo de sus
funciones, sea necesario introducir un bien mueble personal a la escuela, ser
responsabilidad del Director elaborar un vale de resguardo que ampare dicho
bien en carcter de personal (no propio de la escuela), tratndose la estancia
del bien de un perodo corto, sin requerir informar a la Subdireccin General
de Activos Fijos.




- Con relacin al punto anterior, cuando por necesidad, la estancia del bien
personal sea por un perodo largo o permanente, el Director deber incluirlo en
el inventario general de la Escuela o Centro de Trabajo y a su vez informar
mediante el formato de alta a la Subdireccin General de Activos Fijos, para
que sea registrado en el apartado de bienes de carcter personal.

- El personal que haga mal uso de los bienes muebles propiedad del Gobierno
del Estado, al servicio de la Secretara de Educacin y Cultura y los Servicios
Educativos del Estado de Sonora, ser sancionado por la autoridad
competente, conforme a lo sealado por la normatividad vigente en la materia.

- La Subdireccin General de Activos Fijos, de la Secretara de Educacin y
Cultura ser responsable de vigilar el debido cumplimiento de las presentes
normas y procedimientos, mediante revisiones fsicas permanentes de los
activos asignados a las escuelas o centros de trabajo.

- El responsable del centro de trabajo tiene la obligacin de participar en forma
activa en la verificacin de los inventarios que realice la Subdireccin de
Activos Fijos, ya sea personalmente o bien asignando a una persona para este
fin, que tenga conocimiento sobre los activos asignados a la Escuela o Centro
de Trabajo, as como de la normatividad y procedimientos y con disponibilidad
para que esta actividad se lleve a cabo de forma gil y concluya de manera
eficiente.

- La Direccin General de Administracin y Finanzas difundir entre los
planteles el presente manual, coadyuvando con la Direccin General de
Servicios Regionales, para el debido cumplimiento de las normas y
procedimientos sealados.

- La inobservancia en la aplicacin de las presentes normas, ser
sancionada por la autoridad competente, conforme a las leyes vigentes.




El presente manual contempla 4 aspectos principales:
Levantamiento fsico del inventario, Altas, Transferencias y Bajas de
Bienes Muebles, de los cuales a continuacin se hace un anlisis
individual de cada proceso, mostrando el procedimiento y los
formatos a utilizar para cada caso.
Por otra parte, y con el objeto de poner al alcance de los
responsables del control de los bienes mueble asignados a los
centros de trabajo, la posibilidad de consultar as como de realizar
los trmites de altas y transferencias de bienes en un menor tiempo,
se pondr a partir del inicio del ciclo escolar 2005-2006 en el portal
de Internet de esta Secretara una seccin para dichos trmites y
consultas.




Levantamiento fsico del inventario en las escuelas de Educacin Bsica y Centros de Trabajo.

Establecer el mecanismo para un mayor control de los bienes muebles asignados a los centros de trabajo,
propiciando una mejor administracin y aprovechamiento de los recursos.

Reglamento Interior de la Secretara de Educacin y Cultura. Servicios Educativos del Estado de Sonora.
Artculo 27, Fraccin XII.- Administrar el sistema de control de inventarios de bienes muebles e inmueble,
determinando y tramitando la baja y destino final de los ltimos, por medio de la instrumentacin de procedimientos
emitidos por las instancias correspondientes;
Fraccin XIII.- Vigilar que se haga buen uso del mobiliario, equipo y vehculos, propiedad de la Secretara.

Reglamento Interior de los Servicios Educativos del Estado de Sonora,
Artculo 16, Fraccin I.- Planear, organizar y coordinar la administracin de los recursos materiales y financieros del
organismo, conforme a las normas, polticas, lineamientos y procedimiento aplicables.

- El director de la escuela o encargado del centro de trabajo, llevar a cabo el levantamiento del inventario
fsico cuando: el centro de trabajo sea de nueva creacin, en los casos de relevo de cargo de director o en la
conclusin del ciclo escolar.

- En cuanto al punto anterior, se establece como da oficial para el levantamiento fsico del inventario por
conclusin del ciclo escolar, el segundo viernes del mes de junio, denominndose a esto da del inventario.

- Es responsabilidad del director del plantel o responsable del centro de trabajo, solicitar a la Subdireccin
General de Activos Fijos, la cdula censal actualizad de los bienes mubles asignados al centro de trabajo.

- El director de la escuela o responsable del centro de trabajo, podr solicitar al personal administrativo y
docente el apoyo para el levantamiento del inventario.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
NORMAS DE OPERACIN
Formato
CP-1
POLITICAS DE OPERACION



Direccin de la Escuela 1 Solicita el apoyo del personal
docente y administrativo del plantel
para el levantamiento del
inventario.

2 Asignar a los participantes en el
levantamiento el sector o rea el
plantel a revisar.

3 Coordinar e levantamiento

4 Recopila la informacin obtenida por
cada uno de los participantes.

5 Compara relacin de fsico con Cdula censal Original
cdula censal, otorgada por la Relacin del fsico Original
Subdirccin Gral. Activos Fijos.

No se detectan diferencias
6 Archiva relacin del fsico y cdula
censal.

Se detectan diferencias
7 Realiza un segundo conteo de los
bienes en lo que se detect
la diferencia.

Se detectaran articulos no inventariados
8 Realiza procedimiento para la notifi-
cacin para su alta en el inventario.

Se detectan bienes daados
9 Realiza procedimiento para la baja de
Los artculos daados.

Fin del procedimiento

RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMATO/DOCUMENTO TANTOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRCCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

NOMBRE EL PROCREDIMIENTO: LEVANTAMIENTO FSICO DEL INVENTARIO
FORMATO CP-2
HOJA 1 DE 1



Direccin de la escuela 1 Adquiere bienes muebles por medio Remisin, factura, recibo
de ingresos propios, donacin,
produccin, programa escuelas
de calidad, etc.

2 Elabora formato de alta de los Alta Original y copia
bienes de reciente adquisicin

3 Enva a la Subdireccin General Alta Original
de activos fijos, por los conductos
establecidos (entrega directa, va
Internet, etc.) formatos de alta

Subdireccin General 4 Recibe reporte de altas del centro Alta Original
de Activos Fijos de trabajo

5 Verifica que la informacin requerida
para la alta, est completa en el
formato.

Si la informacin es completa:

6 Se registra en el sistema de cmputo

7 Se archiva solicitud ya atendida.

Si la informacin est incompleta:

Subdireccin Gral. de 8 Solicita al Centro de Trabajo, va Oficio Original y copia
Activos Fijos telefnica, Internet u oficio, la
aclaracin o ampliacin de la infor-
macin enviada en el formato de alta.

Direccin de la Escuela 9 Recibe va telefnica u oficio, Oficio Original
peticin de ampliacin a la
informacin enviada en el formato
de alta.
NOTA: En casos especficos, en donde el artculo es poco comn y su costo elevado, se llevar a cabo la verificacin
fsica del artculo, as como en aquellos casos en donde la informacin enviada es confusa o incompleta y en donde
no es posible la consulta va telefnica.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRECCIN GENERAL DE ACTIVOS FIJ OS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIN Y ENVO DEL REPORTE DE ALTAS.

FORMATO CP-2
Hoja 1 de 2
RESPONSABLE N ACTIVIDAD FORMATOS/DOCUMENTOS TANTOS

Nota: No es necesario que los Bienes Muebles que reciban las escuelas y centros de trabajo por parte de los
almacenes de la Secretara de Educacin y Cultura y los Servicios Educati vos del Estado de Sonora, sean
reportados para su alta a la Subdireccin General de Activos Fijos.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO



10 Amplia informacin va telefnica, Oficio Original y copia
Internet o elabora y turna oficio con la
resea de los datos solicitados.

1 copia: archivo

Subdireccin General 11 Recibe informacin solicitada va Oficio Original
de Activos Fijos telefnica, Internet u oficio.

12 Registra informacin en el sistema

13 Archiva solicitud ya atendida

FIN DEL PROCEDIMIENTO

FORMATO CP-3
Hoja 2 de 2
TANTOS

RESPONSABLE NO. ACTIVIDAD FORMATO/DOCUMENTO


El formato que a continuacin se presenta, ser utilizado en aquellos casos donde
por necesidad, sea introducido un bien de carcter personal al plantel o centro de
trabajo.

Esta es una responsabilidad del director o responsable del centro de trabajo. El
original del vale deber permanecer en el plantel.





VALE DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES
PROPIEDAD DE TERCEROS
DATOS DEL PROPIETARIO
Nombre:_______________________________________________________________
R.F.C.___________________ CLAVE DEL C.T. _______________________________
Puesto:________________________________________________________________
Clave Presupuestal:______________________________________________________
Domicilio:______________________________________________________________
Colonia:____________________________________ Telfono:_________________
DATOS DEL BIEN
Nombre y caractersticas del bien: __________________________________________

No. de Inventario:______________________________ Valor ___________________
Autorizacin Propietario

____________________________ _________________________
Firma y sello del director del Plantel Firma
Fecha:____/____/___



INSTRUCTIVO DE LLENADO

VALE DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES
PROPIEDAD DE TERCEROS

CONCEPTO DESCRIPCIN.

1 Anotar el nombre completo del propietario

2 Indicar el R. F. C del propietario

3 Sealar el puesto que desempea el propietario

4 Anotar la clave presupuestal que tiene asignado el
usuario

5 Sealar el domicilio particular del propietario.

6 Indicar el nombre de la colonia en la que habita el
usuario

7 Sealar el nmero de telfono particular del propietario.

8 Sealar las caractersticas especificas del bien. En el
caso del equipo electrnico, indicar marca, modelo,
serie. En cuanto al mobiliario, especificar nombre
(archivero, silla apilable, silla secretarial, escritorio,
etc.), color (caf, negro, azul, etc.) as como el material
del que est elaborado (metlico, madera, plstico,
medidas, etc).

9 Sealar el nmero de inventario, (una vez que haya
sido registrado por la subdireccin General de
Inventarios).

10 Anotar el costo del artculo segn la factura, remisin ,
etc. En el caso de no contar con documento que
indique el precio del artculo, anotar el costo que exista
en el mercado.

11 Anotar el nombre y firma del director as como sello del
plantel.

12 Anotar la firma del propietario del bien.



DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
SUBDIRECCIN GENERAL DE ACTIVOS FIJOS
ALTA DE BIENES MUEBLES

FECHA:_____________________________

NOMBRE DE LA ESCUELA:__________________________________________________________

CLAVE DEL CENTRO DE TRABAJO:__________________________________________________

Origen: D (donado), IP (ingresos propios), PEC (escuelas de calidad), SP (sociedad de padres), SA
(sociedad de alumnos), PN (produccin o nacencia) y PT (propiedad de terceros)

No. No. DE ORIGEN DESCRIPCIN DEL BIEN COSTO FECHA DE
PIEZAS UNITARIO ADQUISICIN

NOMBRE Y FIRMA DEL DIRECTOR
O RESPONSABLE
SUBDIRECCIN DE ACTIVOS FIJOS



ALTA DE BIENES MUEBLES

CONCEPTO DESCRIPCIN.

1 Anotar la fecha de elaboracin del reporte de alta.

2 Indicar el nombre completo de la escuela.

3 Anotar la clave asignada al centro de trabajo.

4 Anotar el nmero progresivo de los bienes relacionados.

5 Indicar la cantidad de artculos a dar de alta.

6 Indicar el origen de los recursos del bien los cuales pueden ser:
ingresos propios, sociedad de padres, donacin, produccin,
sociedad de alumno, escuelas de calidad, etc.

7 Anotar las caractersticas especficas del bien. En el caso del
equipo electrnico, indicar marca, modelo, serie. En cuanto al
mobiliario especificar nombre (archivero, silla apilable, silla
secretarial, escritorio, etc.), color (caf, negro, azul, etc.) as
como el material del que estn hechos (metlico, madera,
plstico, medidas, etc.).

8 Anotar el costo del artculo segn la factura, remisin, etc. En el
caso de no contar con documento que indique el precio del
artculo, anotar el costo que exista en el mercado.

9 Indicar la fecha en la que ingres el bien al Centro de Trabajo.

10 Anotar el nombre y la firma del Director de la Escuela y Centro
de Trabajo.

11 Esta seccin es para el llenado de la Subdireccin General de
Activos Fijos.




Transferencia de bienes muebles

Administrar y aprovechar los recursos con los que cuenta cada Escuela y Centro de Trabajo.

determinando y tramitando la baja y destino final de los ltimos, por medio de la instrumentacin de procedimientos
emitidos por las instancias correspondientes;
Artculo 16, Fraccin I.- Planear, organizar y coordinar la administracin de los recursos materiales y financieros del
organismo, conforme a las normas, polticas, lineamientos y procedimiento aplicables.

- Toda transferencia que sea realizada de un Centro de Trabajo a otro, deber operarse mediante el uso del
formato autorizado.

- Todo bien mueble en buen estado que no sea de utilidad en los planteles educativos, deber ponerse a
disposicin de la Direccin General de Administracin y Finanzas por conducto de las Delegaciones
Regionales.

- Slo sern sujetos a transferir a los Almacenes Regionales, aquellos bienes que se encuentren daados o
descompuestos, pero susceptibles de reparar.

- En el caso de los bienes muebles que se encuentren daados o descompuestos y que su reparacin no sea
posible o sea incosteable, las Escuelas debern tramitar la baja definitiva de los mismos.

- Compete a la Direccin General de Administracin y Finanzas en coordinacin con la Direccin General de
Servicios Regionales, proponer el uso y aprovechamiento de los bienes muebles puestos a disposicin por
los Centros Educativos.

- Toda transferencia que se realice, deber ser reportada en original o va Internet a la Subdireccin General
de Activos Fijos de la Secretara de Educacin y Cultura, debidamente firmada y sellada por las dos partes
que intervienen.

- La Subdireccin General de Activos Fijos tiene la responsabilidad de procesar las transferencias turnadas
por los diferentes Centros de Trabajo, actualizando sus registros.

- La Subdireccin General de Activos Fijos, no procesar las transferencias turnadas que carezcan de la
informacin requerida en el formato.

- En los casos de los bienes transferidos, estos pasan a ser responsabilidad del Centro de Trabajo receptor
quien tendr bajo su cuidado el uso y aprovechamiento de dichos recursos.

- Para los bienes que requieran servicio o reparacin y sean sustrados del plantel, deber el Director
responsable del Centro de Trabajo, elaborar recibo de salida.
OBJ ETIVO DEL PROCEDIMIENTO
NORMAS DE OPERACIN
POLTICAS DE OPERACIN
Formato
CP-1


RESPONSABLE N ACTIVIDAD FORMATO/DOCUMENTO TANTOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRECCIN GENERAL DE ACTIVOS FIJ OS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES
FORMATO CP-2
Hoja 1 de 2

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Direccin de la Escuela 1 Realiza la revisin peridica de los
bienes muebles asignados, detectando
artculos en desuso y en buenas
condiciones.

2 Elabora oficio, informando al supervisor
que cuenta con bienes que se encuentran
fuera de servicio Oficio Original y copia

1 copia: Archivo de la Escuela

Supervisor 3 Recibe oficio, analiza necesidades en su Oficio Original
Zona.

Existen necesidades
4 Elabora y turna oficio al plantel Oficio Original y copia
Informando del centro de Trabajo que
requiere los bienes, para la elaboracin de
la transferencia.

No existen necesidades
5 Elabora oficio y Turna informacin a la rea Original y copia
Direccin de rea.

1 copia: Archivo de la supervisin

Direccin de rea 6 Recibe oficio, mediante el cual informan Oficio Original
de bienes muebles en desuso susceptibles
a reasignarse.

7 Analiza necesidades de las diferentes
zonas escolares.

Existen necesidades
8 Elabora y turna oficio al plantel, Oficio Original y copia
Informando del centro de Trabajo que
requiere los bienes, para la elaboracin de
la transferencia.

1 copia: Archivo de la Direccin de rea




No existen necesidades

Direccin de rea
10 Elabora oficio Informando al plantel, Oficio Original y copia
para que a su vez, ponga a disposicin
del almacn regional, mediante el
formato de transferencia, los bienes
que se encuentran fuera de servicio

1 copia: Archivo de la Direccin de rea

Direccin de la Escuela 11 Recibe oficio y elabora formato de Transferencia Original y 2copia
Transferencia.

Original: Subdireccin General de Activos Fijos.
1 copia: Escuela.
2a copia: Almacn Regional

12 Elabora formato de transferencia y
programa operativo para el traslado
de los bienes al almacn regional .

Almacn Regional 13 Recibe transferencia de bienes y
valida informacin con el fsico.

Si existen diferencias:

14 Entrega formato de transferencia a la
Escuela para su correccin.

No existen diferencias:

15 Firma y sella de recibido el formato de
Transferencia, ubicando los bienes
muebles dentro del almacn.

16 Turna original de la transferencia e Transferencia Original y copia
Informa va Internet a la Subdireccin
Gral. de Activos Fijos.
1 copia: Archivo de la escuela

Subdireccin Gral. de 17 Recibe informacin y actualiza registros
Activos Fijos.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

NOTA: El traslado de los bienes a transferir, correr a cargo de las escuelas participantes en el proceso.

FORMATO CP-3
Hoja 2 de 2
TANTOS

RESPONSABLE NO. ACTIVIDAD FORMATO/DOCUMENTO



DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
SUBDIRECCION GENERAL DE ACTIVOS FIJOS
SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES

Fecha____________________

NOMBRE DE LA ESCUELA QUE OTORGA EL BIEN______________________________________

CLAVE DE LA ESCUELA QUE OTORGA_______________________________________________

NOMBRE DE LA ESCUELA DESTINO__________________________________________________

CLAVE DE LA ESCUELA DESTINO____________________________________________________

DOMICILIO DE LA ESCUELA DESTINO________________________________________________
DETALLES DEL MOBILIARIO Y EQUIPO A TRANSFERIR


CLAVE DE INVENTARIO DESCRIPCIN DEL BIEN CANTIDAD N DE VALE

(7) (8) (9) (10)
FIRMA DEL RESPONSABLE
DE LA ESCUELA QUE ENTREGA

________________(11)_________
FIRMA DEL RESPONSABLE
DE LA ESCUELA RECEPTORA

__________(12)____________
SUBDIRECCIN GRAL.
DE ACTIVOS FIJ OS

_____________(13)_________


TRANSFERENCIAS

CONCEPTO DESCRIPCIN

1 Anotar la fecha de elaboracin del reporte de transferencia.

2 Indicar el nombre completo de la escuela que hace entrega del
artculo.

3 Anotar la clave asignada al Centro de Trabajo que entrega el
artculo

4 Anotar el nombre completo de la escuela que recibe el artculo.

5 Anotar la clave del Centro de Trabajo que recibe el artculo.

6 Indicar el domicilio completo de la escuela que recibe el artculo.

7 Anotar la clave de inventario que tiene asignado el artculo, de no
tenerla colocada fsicamente el bien, se deber obtener de la
Cdula Censal del inventario de la escuela.

8 Sealar las caractersticas especficas del bien. En el caso del
equipo electrnico indicar marca, modelo, serie. En cuanto al
mobiliario especificar nombre (archivero, silla apilable, silla
secretarial, escritorio, etc.), color (caf, negro, azul, etc.) as
como el material del que est hecho (metlico, madera, plstico,
medidas, etc.).

9 Anotar el costo que tiene asignado el artculo en la Cdula
Censal.

10 Anotar el nmero de vale con que se encuentra registrado el bien

11 Anotar el nombre y la firma del Director de la Escuela que otorga.

12 Anotar el nombre y la firma del responsable del Centro de
Trabajo que recibe el artculo.

13 Esta seccin es para el llenado de la Subdireccin Gral. de
Activos Fijos.



(16)
(8)
(7)
(6)
(5)
(15) (14)
(9)

(10)

_____________, Sonora, a ______ de __________________ del 2_____

Recib de la escuela:____________________________________________________
para ________________________________________________________________
el artculo con las siguientes caractersticas:

Nombre del artculo:____________________________________
Marca y modelo: _______________________________________
Nmero de serie: ______________________________________
Clave de inventario:____________________________________
Nombre del usuario:____________________________________

El artculo permanecer fuera de las instalaciones de este centro de trabajo a partir
de esta fecha y hasta el da_____ del mes de ___________________, por lo que si
se excede el plazo, favor de solicitar informacin al respecto a _________________
___________________ con el C. ________________________________________
al telfono______________

RECIBE ENTREGA AUTORIZA

_________________ __________________ ___________________
Nombre y firma Nombre y firma Nombre y firma

(1) (4) (3) (2)
(12)
(11)
(13)
(19) (18)
(17)
VALE DE SALIDA DE BIENES MUEBLES



INSTRUCTIVO

A continuacin se presenta la gua para el correcto llenado del formato

VALE DE SALIDA DE BIENES MUEBLES

1.- Anotar el nombre del municipio donde se ubica el centro de trabajo.
2.- Anotar en da en el que se elabora el vale.
3.- Anotar el mes en el cual se elabor el vale.
4.- Anotar el ao en el que se elabor el vale.
5.- Anotar en nombre de la escuela o del rea que hace entrega del bien.
6.- Sealar el motivo por el cual se hace entrega del bien.
7.- Anotar el nombre completo del bien, sealando sus caractersticas principales,
ejemplo: archivero metlico, escritorio secretarial metlico, maquina de escribir
mecnica, etc.
8.- Anotar marca y modelo del artculo, principalmente en los equipos electrnicos.
9.- Anotar el nmero de serie, el cual en muchas ocasiones esta acompaado de un
cdigo de barra.
10.-Anotar el nmero de inventario, asignado por la Subdireccin General de Activos
Fijos, si no lo tiene fsicamente el artculo se puede obtener de la copia del vale
de resguardo o de la Cdula censal.
11.-Anotar el nombre del usuario bajo el cual esta resguardado el artculo.
12.-Anotar el da en el que la persona que recibe el artculo, se compromete a
devolverlo
13.-Anotar el mes en el que ser devuelto el artculo.
14.-Anotar el nombre de la empresa, institucin o rea, que se har responsable del
artculo.
15.-Anotar el nombre del responsable de la empresa, institucin o rea, que se har
cargo del articulo.
16.-Anotar el nmero del telfono de la empresa , institucin o rea.
17.-Anotar el nombre y firma de la persona que recibir el artculo.
18.-Anotar el nombre de la persona que hace entrega del articulo, que en todos los
casos debe de ser el usuario bajo el cual esta resguardado el artculo.
19.-Anotar el nombre y firma de la persona que autoriza la entrega del artculo,
pudiendo ser el J efe de Departamento, el Director del rea o el Director General,
etc.




Baja de Bienes Muebles asignados a Escuelas de Educacin Bsica y Centros de Trabajo

Reducir el margen de tiempo de respuesta, a las solicitudes de baja de Bienes Muebles turnadas por las
Escuelas, manteniendo con esto a depuracin de los Inventarios y una mejor condicin fsica de los espacios
educativos existentes en las Escuelas y Centros de Trabajo.

determinando y tramitando la baja y destino final de los ltimos, por medio de la instrumentacin de
procedimientos emitidos por las instancias correspondientes;

Artculo 16, Fraccin I.- Planear, organizar y coordinar la administracin de los recursos materiales y financieros
del organismo, conforme a las normas, polticas, lineamientos y procedimiento aplicables

Compete a la Subdireccin General de Activos Fijos, llevar a cabo el registro y control de los bienes
muebles propiedad de los Servicios Educativos del Estado de Sonora y de Secretara de Educacin y
Cultura.

Es responsabilidad del Delegado Regional, validar la informacin sealada en el Acta, para Baja de
Bienes Muebles, turnada por lel plantel.

Es responsabilidad del Delegado Regional de la zona que corresponda, autorizar la baja de los bienes
daados.

La baja de los Bienes Muebles slo operar si los artculos se encuentran fsicamente en el plantel y si
estn daados o descompuestos y que su reparacin resulte incosteable.

El Delegado Regional que autorice la baja de bienes muebles, deber turnar el Acta para baja definitiva
de bienes muebles a la Subdireccin General de Activos Fijos durante los primeros 5 das posteriores a la
realizacin del trmite..

Es responsabilidad de la Subdireccin General de Activos Fijos, operar las bajas de los registros en el
sistema

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
NORMAS DE OPERACIN
Formato CP-1
Hoja 1 de1
POLITICAS DE OPERACION

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