Manual Procedimientos Compras Suministros

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y
SUMINISTROS
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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
COMPRAS Y
SUMINISTROS

NOMBRE: MARIA DEL PILAR GALAT NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL G. NOMBRE: PILAR GALAT CHEDIAK
CARGO: DIRECTOR DE COMPRAS Y
SUMINISTROS
CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO (E)
FECHA: 10/07/2014 FECHA: 10/07/2014 FECHA: 10/07/2014
ELABORO REVISO APROBO

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1.
1. GENERALIDADES
1.1 INTRODUCCION
El Departamento de Compras tiene como funcin principal, realizar la adquisicin de bienes y servicios de acuerdo con el
plan de necesidades de las unidades acadmicas y administrativas de la Universidad de manera, gil, oportuna y eficaz, para
brindar el apoyo administrativo a la institucin en el cumplimiento de su misin

1.2 OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer y definir los procesos y procedimientos que realiza el Departamento de Compras para la adquisicin de bienes
y/o servicios requeridos por las diferentes unidades acadmicas y administrativas de la Universidad, por medio de un
proceso competitivo, justo e imparcial.

1.3 ALCANCE DEL MANUAL:
Los procesos y procedimientos que se encuentran a continuacin para la adquisicin de bienes y servicios aplican para la
ciudad de Bogot.

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2. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS
2.1 CUANTAS PARA APROBACIN DE COMPRAS:
La Universidad Gran Colombia para agilizar sus procesos ha determinado unos montos establecidos directamente por la
consiliatura en el acuerdo N 006 de Agosto 02 de 2011 y en la resolucin 434 de Enero 23 de 2013 as:

VALOR Y/O CUANTIA AUTORIZADOR
Hasta 10 SMLV Director Financiero o Secretario General
Superior 30 SMLV
Estudiadas por el Comit de Compras-concepto
Rector
Hasta 200 SMLV Rector
Superior a 200 SMLV Consiliatura

2.1.1 COMPRAS DE CAJA MENOR:
Todas aquellas compras ocasionales hasta $90.000 se tramitan a travs de la secretaria del Departamento de Compras y
Suministros. Los criterios para realizar estas compras son los siguientes:

- No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores.
- Las facturas deben tener los requisitos mnimos legales exigidos: Estatuto Tributario Art 617 o documento
equivalente
- Deben ser consultadas y autorizadas por el Director de Compras y Suministros.

2.1.2 FLUJOGRAMA:
CAJA MENOR
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INICIO
ENTREGA DE
FACTURA O
SOPORTE
RECEPCIN
AUTORIZACIN AUTORIZADO?
ENTREGA DE
DINERO
RECEPCIN DE
DINERO
DEVOLUCIN
JUSTIFICADA
NO
SI
RELACIN DE
SOPORTE EN LIBRO
DE CAJA MENOR
SOLICITUD DE
DESEMBOLSO
FIN

2.1.3 COMPRAS DE CAJA MENOR POR EVENTOS :
Aplica para aquellos eventos ocasionales dentro de la universidad de las unidades acadmicas y administrativas, que
requieran refrigerios, almuerzos, arreglos florales, entre otros. Los criterios para realizar estas compras son los siguientes:

- Las facturas deben tener los requisitos mnimos legales exigidos: Estatuto Tributario Art 617 o documento
equivalente.

DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 USUARIO

SOLICITUD DE EVENTO:
1. Solicita evento en el formato CODIGO: R-07-11EV REGISTRO: SOLICITUD DE EVENTOS que debe
contener el Visto Bueno de la Oficina de Presupuesto, Vicerrectora Acadmica o Vicerrectora Administrativa,
adems de la firma del Jefe, Director o Decano, segn corresponda.

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2
ASISTENTE DE
COMPRAS

RECEPCION FORMATO
1. Solicita *anticipo para compras de eventos, con visto bueno del autorizador del gasto de acuerdo al literal 2.1.
2. Recibe de la Oficina de Presupuesto el Formato.
3. Revisa que el formato contenga todas las especificaciones y los vistos buenos correspondientes.
4. Cotiza o no, con los proveedores de acuerdo a las indicaciones impartidas por la Administracin
5. Cuando el formato no cumpla los requisitos establecidos, de los vistos buenos: No tramita el evento.
*El anticipo puede solicitarse en general para eventos en determinado periodo de tiempo.
** Habr eventos que no cumplan con el procedimiento de diligenciamiento del formato CODIGO: R-07-11EV
REGISTRO: SOLICITUD DE EVENTOS, por ser considerados extraordinarios; pero debern contener la firma
de autorizacin de la Vicerrectora Administrativa.
3 PROVEEDOR
COMPRA ELEMENTOS PARA EL EVENTO
1. Entrega lo solicitado en el rea correspondiente.
4 USUARIO
RECE PCION DE ELEMENTOS
1. Recibe los elementos solicitados.
2. Firma recibido a satisfaccin en la factura, cuenta de cobro o remisin.
3.La asistente de compras se dirige al lugar del evento para verificar que cumplan las condiciones de la entrega.
5 PROVEEDOR
RADICACION DE FACTURA O CUENTA DE COBRO
1..Entrega factura o cuenta de cobro.
6
ASISTENTE DE
COMPRAS
RENDICION DE ANTICIPO
1. Diligencia el formato de anticipo de empleados, de acuerdo a los documentos soportes.
2. Solicita nuevo anticipo, con los vistos buenos correspondientes.

2.1.4 FLUJOGRAMA
COMPRAS DE CAJA MENOR POR EVENTOS
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S
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INICIO
SOLICITUD DE EVENTO
RECEPCIN
FORMATO
DILIGENCIADO
CUMPLE REQUISITOS?
FACTURACIN
APROBADO?
SI
APROBACIN DE LAS
VICERRECTORIAS
RENDICIN DEL
ANTICIPO
SI
DEVOLUCIN
JUSTIFICADA
NO
TRAMITE CON EL
PROVEEDOR
RECEPCIN DE
ELEMENTOS Y
DOCUMENTOS
SOPORTE
ENTREGA DE
ELEMENTOS
REGISTRO
SELLO PRESUPUESTAL
NO
DEVOLUCIN
NO
RECEPCIN FACTURA
COMPRA DE
ELEMENTOS PARA EL
EVENTO
VERIFICACIN DE
ENTREGA EN SITIO
DE EVENTO
FIN

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2.2 GESTION DE COMPRAS:
2.2.1 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE COMPRAS EN GENERAL: Aquellas compras que no necesitan un
trmite previo para su gestin en el Portal de Compras, Entre ellas estn: Ferretera, papelera, aseo y cafetera, entre
otros.

2.2.1.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
1
USUARIO
AUTORIZADO CON
CLAVE EN EL
SISTEMA DE
INFORMACION
SOLICITUD DE SUMINISTRO:
Realiza la solicitud de suministro a travs del mdulo de suministros con las especificaciones tcnicas, si ello lo
requiere, luego procede a radicarlo en el almacn (por correo electrnico** o fsicamente) con la firma del Director,
Jefe o Decano. En caso de que se llegue a presentar ausencia de los mencionados anteriormente, se debe dar
cumplimiento a la circular N 003 del 13 de Agosto de 2013.
**solicitudes.compras@ugc.edu.co

2
PERSONAL DEL
ALMACEN
REVISIN DE SOLICITUD:
1. Revisa que la solicitud contenga todas las especificaciones completas y claras.
2. Verifica las existencias del almacn.
3. Verifica que los datos de fuente funcin, destino y centro de costos sean los correctos. (Ver presentacin
actualizacin Dpto. de Compras intranet). Adems que en el campo de observaciones contenga la justificacin de la
compra y que el suministro este en estado confirmado.
4. Compara y verifica que la firma de la solicitud de suministro (pedido) fsico o el enviado al correo, corresponda a
la del Director, Jefe o Decano, registrada en el listado de firmas.
Si todos los datos son correctos, procede a realizar alguno de los siguientes dos trmites, que van sujetos a si hay
existencias o no:
1) Si hay existencias genera una salida de almacn y entrega el producto fsico:
- Solicita el carnet al usuario y verifica que la persona que retira el bien o material est autorizada; por el Director,
Jefe, o Decano.
- Si est autorizada: Entrega y genera la salida de almacn, para que sea firmada a satisfaccin de quien recibe (de
acuerdo a la informacin registrada en el formulario de entregas en almacn y de quien entrega de acuerdo a las
funciones establecidas en MANUAL DE FUNCIONES CODIGO: M-06-62MF.
- Si NO est autorizada: no entrega.
2) Si no hay existencias
-En el sistema aprueba la solicitud de suministro para generar una requisicin de compra
-Registra en el formulario Control de pedidos, el nmero de la requisicin.

5. Devuelve la solicitud cuando los datos NO estn correctos.

3
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
COMUNICACIN DE REQUISICIN A LOS PROVEEDORES:
1. Consulta en el formulario control de pedidos las requisiciones pendientes
2. Enva por correo a los proveedores el nmero de la requisicin o referencia que debe ser consultada a travs del
portal de compras, as como la fecha lmite para cotizar.
4 PROVEEDOR
TRAMITE DE COTIZACIN:
1.Consulta la requisicin en el portal de compras
2. Realiza cotizacin de acuerdo a los parmetros establecidos, en el portal. (Fecha, Precio, Tiempo de entrega, entre
otros)

5
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
CONFIRMACION DE COTIZACIONES
1. Confirma todas las cotizaciones que los proveedores diligenciaron en el portal de proveedores, de acuerdo a la
fecha lmite establecida.
6
ASISTENTE DE
COMPRAS
GENERACION DE DOCUMENTO
1. Revisa el formulario control de pedidos y verifica que requisiciones estn pendientes por adjudicar.
2. Genera la orden de compra al proveedor de acuerdo al precio que selecciona el sistema. (El sistema enlista los
precios de menor a mayor) y deja el documento en estado grabado.

7
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
CUADRO DE ADJUDICACIN:
1. Descarga cuadro de adjudicacin (generado por el sistema de informacin), con las rdenes de compra en estado
grabado.
*La dems cotizaciones que no son seleccionadas por precio, quedan registradas y guardadas en la base de datos del
sistema, para ser consultadas en caso de auditoria, o para seleccionar en segunda instancia, cuando haya una re
adjudicacin.
8
DIRECTOR DPTO
DE COMPRAS
APROBACIN DE CUADRO DE ADJUDICACIN Y/O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa y aprueba el cuadro de adjudicacin y consulta todas las cotizaciones a travs de los reportes que genera
el sistema, finalmente coloca su firma o sello de revisado en el cuadro de adjudicacin. Habr excepciones para no
hacer cuadro de adjudicacin cuando:
-. Haya un solo producto para autorizar.
-. Se genere una orden de compra directa** (los proveedores no cotizan por el portal).
2. lleva todas las compras (aprobaciones) para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al literal
2.1. y:

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- Si aprueba se genera la orden de compra.
- No aprueba, da la instruccin para que se avise por correo electrnico al usuario.
**se generara una orden de compra directa, cuando se soliciten elementos de carcter extraordinarios, y que no
cumplan con todo el procedimiento establecido, es decir que no haya un suministro previo.
9
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
APROBACION ORDEN DE COMPRA:
1. Aprueba la orden de compra, que previamente estaba en estado GRABADO, y la pasa a estado CONFIRMADO
de acuerdo al cuadro de adjudicacin y/o el documento que soporte la autorizacin para realizar la adquisicin.
2. Se ANULA la orden de compra, cuando no es aprobada por el ordenador del gasto
10
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
COMUNICACIN ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR:
Informa al proveedor a travs del correo electrnico el nmero de orden de compra que le ha sido asignada, a fin de
que la pueda consultar a travs del portal de compras o se le enva el documento escaneado.
11 PROVEEDOR
ENTREGA DE ELEMENTOS AL ALMACN
Entrega los elementos en el almacn, con (1) copia de la orden de compra, factura o cuenta de cobro original y (1)
copia.
12
PERSONAL DEL
ALMACEN

RECEPCIN DE ELEMENTOS:
1. Recibe los elementos confrontando fsicamente la orden de compra, la factura o cuenta de cobro y/o remisin.
Si est conforme:
- Realiza el seguimiento de proveedores.
- Ingresa al sistema de informacin relacionando la orden de compra y el nmero de factura o cuenta de cobro, para
hacer la entrada al almacn.
-Enva los documentos para el trmite de pago (factura o cuenta de cobro, entrada, orden de compra, cuadro de
adjudicacin o documento soporte aprobado).
-Informa por correo electrnico al usuario que los productos ya est en disponibilidad para ser retirados del
almacn.
2. No recibe: .Si No cumple con lo establecido en la orden de compra.
ENTREGA Y SALIDA DE PRODUCTOS:
1) Entrega producto fsico y genera salida de almacn
-Solicita el carnet al usuario y verifica que la persona que retira el bien o material est autorizada; por el Director,
Jefe, o Decano.
- Si est autorizada: Entrega y genera la salida de almacn, para que sea firmada a satisfaccin de quien recibe de
acuerdo a la informacin registrada en el formulario entregas almacn y de quien entrega de acuerdo a las
funciones establecidas en MANUAL DE FUNCIONES CODIGO: M-06-62MF.
- Si NO est autorizada: no entrega.

13 USUARIO
RECIBO DE PRODUCTOS SOLICITADOS:
1. Recibe los productos solicitados
2. Firma la salida de almacn
3. Usa el producto
Nota: De acuerdo con la situacin generada, en el momento de recepcin y/o despus de la entrega del producto, se puede generar un producto no conforme
o garanta (segn procedimiento).

2.2.1.2 FLUJOGRAMA

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ADQUISICIN DE COMPRAS EN GENERAL
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INICIO
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
REVISIN Y
VERIFICACIN
EXISTENCIAS
DISPONIBLES?
CONFIRMACIN DE
COTIZACIN
FIN
ENTREGA DEL
PRODUCTO
APROBACIN DE
ORDEN DE
COMPRA
SI
SALIDA DE ALMACEN
RECEPCIN DE
ELEMENTOS
COTIZACIN
INFORMACIN
CORRECTA?
SI
DEVOLUCIN
JUSTIFICADA
NO
REQUISICIN DE
COMPRA
NO
COMUNICACIN A
PROVEEDOR
GENERACIN DE
ORDEN DE COMPRA
(Estado grabado)
CUADRO DE
ADJUDICACIN
APROBACIN DE
CUADRO
(Ordenador de Gasto)
APROBADO?
INFORME A
USUARIO
NO
SI
APROBADO?
COMUNICACIN AL
PROVEEDOR
SI
ANULACIN NO
ENTREGA DE
ELEMENTOS Y
FACTURACIN
SEGUMIENTO DE
PROVEEDORES
RECEPCIN Y
VERIFICACIN
ENTREGA DEL
PRODUCTO
SALIDA DE
ALMACEN
RECIBO DE
PRODUCTOS
SOLICITADOS
SATISFACTORIO?
REGISTRO
PRODUCTO NO
CONFORME
NO
SI
REGISTRO
REVISIN
(Director de compras)
ENTRADA DE
ALMACEN

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ADQUISICIN DE COMPRAS POR ORDEN DE COMPRA DIRECTA
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INICIO
ENTREGA DE ELEMENTOS
Y FACTURACIN
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
FIN
REGISTRO
REVISIN Y
VERIFICACIN
INFORMACIN
CORRECTA?
DEVOLUCIN
JUSTIFICADA
ORDEN DE COMPRA
SEGUIMIENTO A
PROVEEDOR
RECEPCIN DE
DOCUMENTOS FINALES
ENTRADAS Y SALIDAS DE
ALMACEN
NO
SI
RECEPCIN A
SATISFACCIN

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE SERVICIOS EN GENERAL Y LICENCIAMIENTO: Aquellos que
solicitan las reas administrativas y acadmicas diferentes a las compras, tales como: fumigacin; mantenimientos de
equipo de cmputo, lavado de tanques, tapetes y manteles, servicios de alarma y monitoreo, recarga y mantenimiento de
extintores y balas de oxgeno, adquisicin y/o renovacin de licenciamiento, entre otros.

1
USUARIO
AUTORIZADO CON
CLAVE EN EL
SISTEMA DE
INFORMACION
requiere, luego procede a radicarlo en el almacn o en el dpto. de compras (por correo electrnico** o fsicamente)
con la firma del Director, Jefe o Decano. En caso de que se llegue a presentar ausencia de los mencionados
anteriormente, se debe dar cumplimiento a la circular N 003 del 13 de Agosto de 2013.

*El usuario puede adjuntar la cotizacin.
2
PERSONAL DE
ALMACEN Y/O
COMPRAS
2. Verifica que los datos de fuente, funcin, destino y centro de costos sean los correctos. (ver presentacin
actualizacin Depto. De Compras intranet). Adems que en el campo de observaciones contenga la justificacin de
la compra y que el suministro este en estado confirmado.
3. Compara y Verifica que la firma del pedido o suministro fsico, del Director, Jefe o Decano, sea la registrada en el
listado de firmas.
4. En el sistema aprueba la solicitud de suministro, para generar una requisicin de compra
-Registra en el formulario Control de pedidos, el nmero de la requisicin.

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5. Los datos NO estn correctos: Devuelve la solicitud.

3
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
SOLICITUD DE COTIZACION:
2.No solicita cotizacin porque la otorgada por el usuario se ajusta a las necesidades de la universidad
-Entrega solicitud de suministro y cotizacin (sugerida por el usuario) al Director de compras para el trmite de
autorizacin.
3.Solicita al proveedor cotizacin por alguno de los siguientes casos:
-Cuando el usuario no haya sugerido ni anexado ninguna cotizacin.
-Cuando la cotizacin que sugiere el usuario no cumpla, con los criterios de calidad y precio.
-Cuando el proveedor no acepte las condiciones de contratacin con la universidad (documentacin requerida para el
registro como proveedor y forma de pago).
-Cuando se necesiten ms cotizaciones del servicio o licenciamiento solicitado, con el fin de hacer una comparacin
en precio y servicio.

4 PROVEEDOR
1. Realiza cotizacin de acuerdo a la solicitud.
5
DIRECTOR DE
COMPRAS
APROBACIN DE COTIZACION Y/O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa y aprueba colocando su firma o sello de revisado.
2. Lleva Todos los servicios y/o licencias para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al literal
2.1. y
- Si aprueba se genera la orden de servicio.

6
ASISTENTE DE
COMPRAS
GENERACIN ORDEN DE SERVICIO:
1. Genera la orden de servicio, de acuerdo al cuadro de adjudicacin cotizacin y/o el documento que soporte la
autorizacin para realizar el servicio.

7
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
COMUNICACIN ORDEN DE SERVICIO AL PROVEEDOR:
1Informa al proveedor a travs del correo electrnico enviando escaneada la orden de servicio

8 PROVEEDOR
ENTREGA DE SERVICIO
1.Realiza el servicio al usuario

9 USUARIO
RECIBO DE SERVICIOS SOLICITADOS:
1. Recibe el servicio solicitado
2. Firma la factura (nicamente el personal autorizado).
3. Verifica el servicio
Realiza seguimiento a proveedores (servicios planta fsica)
-satisfactorio
Nota: De acuerdo con la situacin generada, en el momento de recepcin y/o despus de la entrega del servicio, se puede generar un servicio no conforme o
garanta (segn procedimiento).

10 PROVEEDOR
RADICACION DE FACTURA O CUENTA DE COBRO
1.Verifica que el usuario coloque la firma y/o el sello en la factura o cuenta de cobro
2. Radica Factura o cuenta de cobro en el almacn, con el respectivo seguimiento de proveedores.

11
PERSONAL DEL
ALMACEN
RECEPCIN DE DOCUMENTOS:
1. Recibe la factura o cuenta de cobro con firma y sello.
- Verifica que la factura contenga la firma de recibido, comparando que esta ltima corresponda ya sea a la del
Director, Jefe o Decano del listado de firmas o al nombre de las personas registradas en el formulario de entregas
almacn y el seguimiento de proveedores. (servicios planta fsica)
Si est conforme:
-Enva los documentos para el trmite de pago (factura o cuenta de cobro, orden de servicio, cuadro de adjudicacin
cotizacin o documento soporte aprobado).
No recibe:
-Si la factura o cuenta de cobro no tiene la firma y/o sello del usuario, adems de seguimiento de proveedores
(servicios planta fsica)
-Si la firma en la factura o cuenta de cobro no corresponde a la registrada en el listado de entregas almacn.
2. Devuelve factura o cuenta de cobro al proveedor, para el trmite correspondiente.

2.2.1.4 FLUJOGRAMA

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ADQUISICIN DE SERVICIOS EN GENERAL Y LICENCIAMIENTO
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INICIO
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
REVISIN Y
VERIFICACIN
FIN
COTIZACIN
INFORMACIN
CORRECTA?
DEVOLUCIN
JUSTIFICADA
NO
REQUISICIN DE
COMPRA
COMUNICACIN A
PROVEEDOR
GENERACIN DE
ORDEN DE SERVICIO
INFORME A
USUARIO
EJECUCIN DEL
SERVICIO Y
FACTURACIN
SEGUMIENTO DE
PROVEEDORES
(Si aplica)
RECEPCIN Y
VERIFICACIN
REGISTRO
SI
APROBADO?
SI
REVISIN
(Director de compras)
APROBACIN DE
COTIZACIN
(Ordenador de Gasto)
NO
COMUNICACIN A
PROVEEDOR
RECEPCIN DE
FACTURA FIRMADA Y/O
SELLADA POR USUARIO

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2.2.2 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR BIBLIOTECA: Tales como:
libros, bases de datos y revistas, entre otros.

1
PERSONAL DE
BIBLIOTECA
SELECCIN MATERIAL BIBLIOGRFICO:
Realiza la seleccin de acuerdo manual de procesos y procedimientos de Biblioteca Numeral 2.1.2 actividades de la
1-5.
*Aquellas cotizaciones que no fueron seleccionadas, se archivan en una carpeta virtual o fsica.
2
DIRECTOR DE
COMPRAS
APROBACIN DE CUADRO DE ADJUDICACIN:
1 Lleva todas las compras de biblioteca para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al literal
2.1. y
- Si aprueba se genera la orden de compra.

3
USUARIO
AUTORIZADO CON
CLAVE EN EL
SISTEMA DE
INFORMACION
1. Realiza la solicitud de suministro a travs del mdulo de suministros con las especificaciones tcnicas, si ello lo
requiere, y adicionalmente coloca los datos en el sistema de la cotizacin de cada proveedor.
2. Radica el documento en el almacn o en la Oficina de Compras, segn corresponda, con la firma del Director,
En caso de que se llegue a presentar ausencia de los mencionados anteriormente, se debe dar cumplimiento a la
circular N 003 del 13 de Agosto de 2013. O
-Enva por correo electrnico, el nmero de los suministros, para el trmite de generacin de orden de compra (se
realiza este procedimiento de esta manera, por el gran nmero de hojas que se imprimen en una solicitud de
Biblioteca, con el fin de minimizar el uso del papel, agilizar el proceso y ayudar al ambiente). Este correo debe
venir autorizado por el Director de Biblioteca.

4
PERSONAL DE
ALMACEN Y/O
COMPRAS
2. Verifica que los datos de fuente, funcin, destino y centro de costos sean los correctos.(ver presentacin
actualizacin Depto. de compras intranet). Adems que en el campo de observaciones contenga la justificacin de
3. Compara y verifica que la firma del pedido o suministro fsico, del Director, sea la registrada en el listado de
firmas, o revisa que el correo que se ha recibido contenga el visto bueno del director de Biblioteca.
4. Los datos NO estn correctos: Devuelve la solicitud.
5
ASISTENTE DE
COMPRAS
ELABORACIN ORDEN DE COMPRA:
1. Elabora la orden de compra de acuerdo a la informacin reportada en el suministro soportado con el respectivo
visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al literal 2.1.

6
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
COMUNICACIN DE ORDENES DE COMPRA:
1. Enva por correo a Biblioteca y al proveedor las rdenes de compra

7 PROVEEDOR
ENTREGA DE ELEMENTOS A USUARIO
Entrega los elementos al personal de biblioteca, el cual ser responsable directo de la recepcin total de lo
estipulado en la orden de compra.

8
PERSONAL
BIBLIOTECA
RECEPCIN DE MATERIAL BIBLIOGRFICO:
1.Reciben los productos confrontando fsicamente la orden de compra, la factura o cuenta de cobro y/o remisin
del proveedor; Si est conforme y se ha realizado el total de entrega:
-El personal de biblioteca procede a radicar la factura o cuenta de cobro con la firma y el sello de recibido (del
personal autorizado) a conformidad en el almacn para el respectivo trmite.

2.NO recibe:
Si no cumple con lo estipulado en la orden de compra
3. Devuelve Factura o Remisin al proveedor.

9
PERSONAL DEL
ALMACN
RECEPCIN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO :
1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando la firma y el sello de conformidad del Director de Biblioteca o de
la persona registrada en el listado de autorizados.
- Ingresa al sistema de informacin, relacionando la orden de compra y el nmero de factura, para hacer la entrada
al almacn.
-Enva los documentos para el trmite de pago (factura o cuenta de cobro, entrada, orden de compra, documento de
aprobacin y visto bueno).
2. No recibe.
Si la factura o cuenta de cobro NO tiene la firma y el sello de conformidad del Director de Biblioteca o de la
persona registrada en el listado de autorizados.

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10 USUARIO
1. Recibe los productos solicitados, de acuerdo al numeral 8.1:
3. Usa el producto
Nota: De acuerdo con la situacin generada, en el momento de recepcin y/o despus de la entrega del producto, se puede generar un producto no
conforme o garanta (segn procedimiento).

2.2.2.2 FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR BIBLIOTECA
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INICIO
REVISIN Y
VERIFICACIN
FIN
INFORMACIN
CORRECTA?
SI
DEVOLUCIN
JUSTIFICADA
NO
ORDEN DE COMPRA
COMUNICACIN AL
PROVEEDOR Y A BIBLIOTECA
ENTREGA DE MATERIAL
BIBLIOGRFICO Y
FACTURACIN
RECEPCIN Y
VERIFICACIN
RECEPCIN DE
FACTURA
(Recibida a conformidad)
SELECCIN DE
MATERIAL
BIBLIOGRFICO
CUADRO DE
ADJUDICACIN
APROBACIN DE
CUADRO DE
ADJUDICACIN
(Ordenador de gasto)
APROBADO?
NO
SI
COMUNICACIN
AL USUARIO
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
REGISTRO
ENTRADA Y SALIDA
DE ALMACEN

2.2.3 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA OBRA CIVIL Y PROYECTOS MOBILIARIO: Tales como
adecuaciones de la Planta Fsica, Oficinas Abiertas, entre otros; solicitadas a travs del Departamento de Planta fsica.

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1
PERSONAL DE
PLANTA FISICA
SOLICITUD DE CITACIN A PROVEEDORES:
1. Enva correo electrnico a compras@ugc.edu.co, solicitando la citacin de proveedores; especificando lugar,
fecha, hora, objetivo y quien atiende la visita.

2
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
CITACIN A PROVEEDORES:
1. Enva correo a los proveedores realizando la correspondiente citacin de proveedores.

3 PROVEEDOR
REUNIN CON PROVEEDORES:
1. Firma listado de asistencia
2. Realiza el recorrido con el encargado asignado por el Dpto. de Planta Fsica.

4
PERSONAL DE
PLANTA FISICA
ENTREGA DE REQUISITOS E INSTRUCCIONES:
1. Da las instrucciones al proveedor y as se define y consolida el producto a cotizar, de acuerdo a las sugerencias
del proveedor.
2. Establece la fecha lmite para que enven los diseos al Dpto. de Planta Fsica, ya sean fsicos o por correo
electrnico.

5 PROVEEDOR
ELABORACIN DE DISEOS:
1. Enva diseos al Dpto. de Planta Fsica, ya sean fsicos o por correo electrnico.

6
PERSONAL DE
PLANTA FISICA
REVISIN Y SELECCIN DE DISEOS:
1. Revisa solo los diseos recibidos de los proveedores citados.
2. Selecciona el diseo que se ajuste a las necesidades de la universidad.
3. Enva el diseo seleccionado y la ficha tcnica, solamente a los proveedores que anteriormente entregaron la
propuesta (diseo), con el fin que todos coticen bajo las mismas especificaciones.

7 PROVEEDOR
ENTREGA DE DISEO APROBADO:
1. Recibe diseo seleccionado y ficha tcnica por el personal del dpto. de Planta Fsica.
2. Enva cotizacin al Dpto. de Planta Fsica de acuerdo al diseo enviado previamente.

8
PERSONAL DE
PLANTA FISICA
CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES:
1. Realiza cuadro comparativo con las cotizaciones que cumplieron con las especificaciones
2. Lleva el cuadro comparativo a la seccin de presupuesto con el objetivo de conocer la partida presupuestal que
se tiene para llevar a cabo dicho proyecto.

9
PERSONAL DE
PRESUPUESTO
VALIDACIN DE PRESUPUESTO:
1. Realiza trmite correspondiente.
2. Devuelve el respectivo cuadro al Departamento de Planta Fsica, con el sello donde se indica la partida
presupuestal.

10
PERSONAL DE
PLANTA FISICA
ENTREGA DE VALIDACIN PRESUPUESTAL:
1. Entrega al Dpto. de Compras el cuadro comparativo con la correspondiente partida presupuestal y las
cotizaciones.

11
DIRECTOR DPTO
DE COMPRAS
APROBACIN DEL GASTO:
2. Lleva todos los proyectos de obra civil o mobiliario, para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de
acuerdo al literal 2.1. y
- Si aprueba Da la instruccin de envi de copia del visto bueno al personal de Planta fsica, para el
respectivo trmite (generacin de suministro)
- No aprueba, da la instruccin para que se avise por correo electrnico o verbalmente al usuario.

12
USUARIO
AUTORIZADO CON
CLAVE EN EL
SISTEMA DE
INFORMACION
REALIZACIN ORDEN DE TRABAJO:
1. Realiza orden de trabajo (documento Planta fsica) para el proveedor,*
requiere, y adicionalmente coloca los datos en el sistema, de la cotizacin de cada proveedor.
3. Radica en el almacn o en la oficina de Compras, con la firma del Director de Planta Fsica, el documento, En
caso de que se llegue a presentar ausencia de los mencionados anteriormente, se debe dar cumplimiento a la
circular N 003 del 13 de Agosto de 2013.
*se realizar orden de trabajo a aquellas adquisiciones que superen 2 salarios mnimos mensuales vigentes
(2smmlv)o teniendo en cuenta el criterio del Director de Planta Fsica.
13
PERSONAL DE
ALMACEN/
ASISTENTE DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
actualizacin depto. De Compras intranet) Adems que en el campo de observaciones contenga la justificacin de

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3. Compara y verifica que la firma del pedido o suministro fsico, sea la registrada en el listado de firmas.
4. los datos NO estn correctos: Devuelve la solicitud.
14
ASISTENTE DE
COMPRAS
1.ELABORACIN ORDEN DE COMPRA:
1. Elabora la orden de compra de acuerdo a la informacin reportada en el suministro soportado con el respectivo
visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al literal 2.1.
*Aquellas cotizaciones que no fueron seleccionadas, se archivan en una carpeta virtual o fsica
2.RECEPCIN DE DOCUMENTOS PARA PAGOS
-PARA ANTICIPO CON ORDEN DE TRABAJO: Memorando, Solicitud de suministro, orden de trabajo.
-PARA PAGO 100% CON ORDEN DE TRABAJO: Memorando, Solicitud de suministro, Orden de trabajo,
factura o cuenta de cobro y acta de entrega.
15 PROVEEDOR
EJECUCIN DE OBRA:
1. Realiza el trabajo de acuerdo a la orden de Trabajo, bajo la interventora del Director del Dpto. de Planta Fsica.

16
PERSONAL DE
PLANTA FISICA
RECEPCIN DE OBRA:
1. Recibe el trabajo o producto a satisfaccin a travs de un acta final de entrega (documento planta fsica)
2. Firma y pone sello a la factura o cuenta de cobro como recibida a satisfaccin.
3. Realiza seguimiento de proveedores
4. Enva al Dpto. de Compras para el respectivo trmite de pago con Memorando, Orden de trabajo, factura o
cuenta de cobro y acta de entrega).
4. No est conforme: No recibe y devuelve factura o cuenta de cobro al proveedor.

17 PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
RECEPCIN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
ASISTENTE DE COMPRAS Y SUMINISTROS
1. Recibe el documento verificando la firma y/o el sello de conformidad del Director de Planta Fsica o del
personal registrado en el formulario de entregas almacn.
2. No recibe. Si la Factura o cuenta de cobro no tiene la firma y/o el sello de conformidad o que no haya acta final
de entrega.
PERSONAL DE ALMACEN
- Ingresa al sistema de informacin, relacionando la orden de compra y el nmero de factura o cuenta de cobro,
para hacer la entrada al almacn.
-Enva los documentos para el trmite de pago (Factura o cuenta de cobro, orden de compra, entrada, cuadro de
adjudicacin o cotizacin aprobada).
18
SALIDA DE ALMACEN
1.Realiza salida de almacn al centro de costo correspondiente
19 USUARIO
1. Recibe los productos solicitados, de acuerdo al numeral 16.1
3. Usa el producto
*El Departamento de Planta Fsica, ser quien determine cuando solicitar pliza de cumplimiento y garanta

2.2.3.2 FLUJOGRAMA

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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA OBRA CIVIL Y PROYECTOS MOBILIARIO
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O
INICIO
SOLICITUD DE
CITACIN A
PROVEEDORES
CITACIN A
PROVEEDORES
REUNIN CON
PROVEEDORES
ELABORACIN DE
DISEOS
REVISIN Y
SELECCIN DE
DISEOS
ENTREGA DE
REQUISITOS E
INSTRUCCIONES
VALIDACIN DE
PRESUPUESTO
RECEPCIN Y ENVIO
A COMPRAS
APROBACIN
COMUNICACIN
AL USUARIO
NO
SI
FIN
ENVIO DE PROPUESTA
SELECCIONADA A
PROVEEDORES
COTIZACIN A
PARTIR DEL DISEO
SELECCIONADO
ELABORACIN DE
CUADRO
COMPARATIVO
REVISIN
(Director de
compras)
REALIZACIN DE
ORDEN DE TRABAJO
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
REVISIN Y
VERIFICACIN
INFORMACIN
CORRECTA?
SI
DEVOLUCIN
JUSTIFICADA
NO
ORDEN DE COMPRA
EJECUCIN DE OBRA Y
FACTURACIN
RECEPCIN DE OBRA
O MOBILIARIO
SEGUIMIENTO A
PROVEEDOR
RECEPCIN DE
DOCUMENTOS FINALES
ALMACEN

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2.2.4 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE PUBLICIDAD IMPRESA: Comprende elementos de publicidad tales
como volantes, afiches, pendones, carteles, botones, camisetas publicitarias, entre otros.


1
USUARIO
AUTORIZADO CON
CLAVE EN EL
SISTEMA DE
INFORMACION
requiere, luego procede a radicarlo en el almacn (por correo electrnico** o fsicamente) con la firma del
Director. En caso de que se llegue a presentar ausencia de los mencionados anteriormente, se debe dar

2
PERSONAL DE
ALMACEN
actualizacin Dpto. de Compras intranet), adems que en el campo de observaciones contenga la justificacin de la
firmas.
4. En el sistema aprueba la solicitud de suministro para generar una requisicin de compra y procede a registrar en
el formulario Control de pedidos, el nmero de la requisicin
5. los datos NO estn correctos: Devuelve la solicitud, fsica o por correo electrnico.
3
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
COMUNICACIN DE REQUISICIN A LOS PROVEEDORES:
portal de compras as como la fecha lmite para cotizar.

4 PROVEEDOR
Realiza la cotizacin dentro de los tiempos establecidos a travs del Portal de Compras.

5
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
fecha lmite establecida

6
ASISTENTE DE
COMPRAS
GENERACION DE DOCUMENTO
1. Revisa el formulario control de pedidos y verifica que requisiciones estn pendientes por adjudicar.
2. Genera la orden de compra al proveedor de acuerdo al precio que selecciona el sistema. (El sistema enlista los
precios de menor a mayor) y deja el documento en estado grabado.

7
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
1. Descarga el cuadro de adjudicacin generado por el sistema, con las rdenes de compra en estado grabado, de
acuerdo a los precios que del sistema se han seleccionado para cada proveedor.
-La dems cotizaciones que no son seleccionadas por precio, quedan registradas y guardadas en la base de datos
del sistema, para ser consultadas en caso de auditoria, o para seleccionar en segunda instancia, cuando haya una re
adjudicacin.
8
DIRECTOR DPTO DE
COMPRAS
2. Lleva todas las compras, para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al literal 2.1. y
- Si aprueba se genera la orden de Compra

9
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
1. Aprueba la orden de compra, que previamente estaba en estado GRABADO, y la pasa a estado
CONFIRMADO de acuerdo al cuadro de adjudicacin y/o el documento que soporte la autorizacin para realizar
la adquisicin.
2. Se ANULA la orden de compra, cuando no es aprobada por el ordenador del gasto.
10
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
COMUNICACIN ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR:
1. Informa al proveedor a travs del correo electrnico el nmero de orden de compra que le ha sido asignada, a fin de que
la pueda consultar a travs del portal de compras.
2.Indica al proveedor que debe comunicarse con el Dpto. de comunicaciones, mercadeo y publicaciones para que les
entreguen el arte y as definir los criterios de impresin

11 PROVEEDOR
ENTREGA DE MATERIAL:
1. Entrega los elementos en el Dpto. de Comunicaciones, Mercadeo y Publicaciones con factura, cuenta de cobro o
remisin.

12 COMUNICACIONES, APROBACIN Y RECEPCION DE MATERIAL:

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MERCADEO Y
PUBLICACIONES
1. Recibe el producto, lo revisa y lo aprueba, luego procede a realizar seguimiento de proveedores de publicidad impresa.
2. NO recibe: si NO es aprobado por el personal y se devuelve al proveedor.

13 PROVEEDOR
RADICACIN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Radica en el almacn (1) copia de la orden de compra, factura o cuenta de cobro en original y copia.

14

PERSONAL DEL
ALMACEN

VERIFICACIN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Recibe los documentos verificando que la copia de la factura o cuenta de cobro al respaldo contenga el
seguimiento al proveedor.
-Enva los documentos para el trmite de pago (factura o cuenta de cobro, orden de compra, entrada, cuadro de
adjudicacin o cotizacin aprobada).
2. No recibe. Si la copia de la factura o cuenta de cobro al respaldo NO contiene el seguimiento al proveedor.
SALIDA DE ALMACN:
-Realiza la respectiva salida de almacn a cada centro de costo.
15
PERSONAL DE
COMUNICACIONES,
MERCADEO Y
PUBLICACIONES
ENTREGA DE PRODUCTOS SOLICITADOS
1. Entrega los productos solicitados al usuario final.
3. Usa el producto

2.2.4.2 FLUJOGRAMA

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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE PUBLICIDAD IMPRESA
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INICIO
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
REVISIN Y
VERIFICACIN
CONFIRMACIN DE
COTIZACIN
FIN
APROBACIN
ORDEN DE
COMPRA
COTIZACIN
INFORMACIN
CORRECTA?
SI
REQUISICIN DE
COMPRA
COMUNICACIN A
PROVEEDOR
GENERACIN DE
ODEN DE COMPRA
(Estado grabado)
CUADRO DE
ADJUDICACIN
REVISIN DE
CUADRO
(Director Compras)
APROBADO?
NO
SI
APROBADO?
COMUNICACIN AL
PROVEEDOR
SI
ANULACIN
NO
ENTREGA DE
PRODUCTO Y
FACTURACIN
SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES
RECEPCIN Y
VERIFICACIN
DEVOLUCIN
JUSTIFICADA
NO
COMUNICACINA
AL USUARIO
RECEPCIN DE
FACTURA O
CTA DE COBRO
APROBACIN DE
CUADRO
ENTRADA Y SALIDA
DE ALMACEN

2.2.5 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR BIENESTAR
UNIVERSITARIO: Tales como dotacin deportiva, dotacin cultural, instrumentos musicales, elementos para gimnasio,
entre otros.


1
PERSONAL BIENESTAR
UNIVERSITARIO
1.Enva correo electrnico a compras@ugc.edu.co, solicitando citacin a proveedores ; especificando lugar, fecha, hora, objetivo y
quien atiende la visita

2
SECRETARIA DPTO DE
COMPRAS
1. Enva correo a los proveedores realizando la correspondiente citacin.

3 PROVEEDOR
1. Firma listado de asistencia.
2. Realizar la visita con el encargado designado por el Dpto. de Bienestar Universitario.

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4
PERSONAL BIENESTAR
UNIVERSITARIO

1.Da las instrucciones al proveedor
2. Define y consolida el producto a cotizar de acuerdo a las sugerencias del proveedor.
5
USUARIO
AUTORIZADO CON
CLAVE EN EL
SISTEMA DE
INFORMACION

6
PERSONAL DE
ALMACEN
2. Verifica que los datos de fuente, funcin, destino y centro de costos sean los correctos. (ver presentacin
firmas.
4. En el sistema aprueba la solicitud de suministro para generar una requisicin de compra, luego procede a
registrarla en el formulario Control de pedidos.
5. Los datos NO estn correctos: Devuelve la solicitud, fsica o por correo electrnico.
7
SECRETARIA DPTO DE
COMPRAS
COMUNICACIN DE REQUISICIN:
1.Consulta formulario control de pedidos
8 PROVEEDOR
1.Consulta la requisicin
2. Realiza la cotizacin dentro de los tiempos establecidos a travs del Portal de Compras.
9
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
10
ASISTENTE DE
COMPRAS
GENERACION DOCUMENTO
1. Genera la orden de compra de acuerdo al precio que se selecciona por medio del sistema. (El sistema enlista
los precios de menor a mayor) y deja el documento en estado grabado.

11
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
1. Descarga el cuadro de adjudicacin (generado por el sistema de informacin), con las rdenes de compra en
estado grabado, de acuerdo a los precios que del sistema se han seleccionado para cada proveedor.

adjudicacin.
12
DIRECTOR DPTO DE
COMPRAS
1. Revisa y aprueba el cuadro de adjudicacin y consulta todas las cotizaciones a travs de los reportes que
genera el sistema, finalmente coloca su firma o sello de revisado en el cuadro de adjudicacin. Habr excepciones
para no hacer cuadro de adjudicacin cuando:
-. Se genere una orden de compra directa (los proveedores no cotizan por el portal)
2. lleva Todas las compras (aprobaciones) para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al
literal 2.1. y
- Si aprueba se genera la orden de orden de compra

13
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS

la adquisicin.
2. Se ANULA la orden de compra, cuando no es aprobada por el ordenador del gasto.
14
SECRETARIA DPTO DE
COMPRAS
COMUNICACIN ORDEN DE COMPRA:
1. Informa al proveedor a travs del correo electrnico el nmero de orden de compra que le ha sido asignada, a fin
de que la pueda consultar a travs del portal de compras.

15 PROVEEDOR
ENTREGA DE ELEMENTOS:
1. Entrega los elementos en el almacn y radica (1) copia de la orden de compra, factura o cuenta de cobro original
y (1) copia.
16
BIENESTAR
UNIVERSITARIO /
PERSONAL DEL
ALMACEN
VALIDACIN Y RECEPCIN DE ELEMENTOS:
1. Recibe los elementos en compaa de *personal de Bienestar Universitario, confrontando fsicamente la orden
de compra y la factura o cuenta de cobro.
Si est conforme:
- Realiza seguimiento de proveedores.

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2. No recibe: Si No cumple con lo establecido en la orden de compra.
* Depende de la disponibilidad de tiempo tanto del personal de Bienestar como del almacn.
1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando la firma o el sello de conformidad, del Director o de la persona
registrada en el listado de autorizados.
- Realiza el seguimiento de proveedores.
adjudicacin o documento soporte).
2. No recibe. Si No cumple con lo establecido en la orden de compra y con la firma o sello de recibido a
satisfaccin.
17
PERSONAL DE
ALMACEN
SALIDA DE ALMACN:
1. Entrega el producto y realiza la respectiva salida de almacn a cada centro de costo.
18 USUARIO
1. Recibe los productos solicitados:
3. Usa el producto

2.2.5.2 FLUJOGRAMA

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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR BIENESTAR UNIVERSITARIO
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INICIO
SOLICITUD DE
CITACIN A
PROVEEDORES
CITACIN A
PROVEEDORES
REUNIN CON
PROVEEDORES
REVISIN DE
SOLICITUD
ENTREGA DE
REQUISITOS E
INSTRUCCIONES
APROBADO?
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
COTIZACIN
REQUISICIN DE
COMPRA
COMUNICACIN A
PROVEEDOR
SI
CONFIRMACIN DE
COTIZACIN
DEVOLUCIN
JUSTIFICADA
NO
FIN
ORDEN DE
COMPRA
CUADRO DE
ADJUDICACIN
APROBACIN DE
CUADRO
APROBADO? NO
SI
APROBADO?
COMUNICACIN AL
PROVEEDOR
SI
ANULACIN NO
ENTREGA DE
PRODUCTO Y
FACTURACIN
SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES
RECEPCIN Y
VERIFICACIN
(En coordinacin con el
usuario)
COMUNICACINA
AL USUARIO
GENERACIN DE
ORDEN DE COMPRA
(Estado grabado)
REVISIN DE
CUADRO
(Director Compras)
ENTRADA DE
ALMACEN
ENTREGA DE
ELEMENTOS
SALIDA DE ALMACEN

2.2.6 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR SERVICIO MEDICO:
Aquellos elementos que por su naturaleza requiere un tratamiento especial para su adquisicin.


1
USUARIO
AUTORIZADO CON
CLAVE EN EL
SISTEMA DE
INFORMACION

2
PERSONAL DE
ALMACEN
actualizacin depto. De Compras intranet). Adems que en el campo de observaciones contenga la justificacin de

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3. Compara y Verifica que la firma del pedido o suministro fsico, del Director, sea la registrada en el listado de
firmas.

3
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
4 PROVEEDOR
1.Consulta la requisicin

5
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS

6
ASISTENTE DE
COMPRAS

7
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
1. Realiza el cuadro de adjudicacin, con las rdenes de compra en estado grabado, de acuerdo a los precios
que del sistema se han seleccionado para cada proveedor.

adjudicacin.

8
DIRECTOR DPTO DE
COMPRAS
literal 2.1. y
- Si aprueba se genera la orden de servicio.
9
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
la adquisicin.
10
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
de que la pueda consultar a travs del portal de compras o enva el documento escaneado.
11 PROVEEDOR
1. Entrega los elementos en el almacn, con (1) copia de la orden de compra, factura o cuenta de cobro original y
(1) copia y *Hoja de Vida de los elementos.
* nicamente de los que por su naturaleza la tengan
12
SERVICIO MEDICO /
PERSONAL DEL
ALMACEN
1. Recibe los elementos en compaa de personal de Servicio Mdico, confrontando fsicamente la orden de
compra y la factura o cuenta de cobro.
Si est conforme:
- Realiza seguimiento de proveedores.
1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando la firma y/o el sello de conformidad, del Director o de la persona
registrada en el listado de autorizados.
- Realiza el seguimiento de proveedores
adjudicacin o documento soporte aprobado).
2. No recibe: Si No cumple con lo establecido en la orden de compra o que la cuenta de cobro o factura no
contenga el recibido a satisfaccin

13
PERSONAL DE
ALMACEN
SALIDA DE ALMACN:
1. Entrega el producto y realiza la respectiva salida de almacn a cada centro de costo.

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SUMINISTROS
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10

14 USUARIO
1. Recibe los productos solicitados
3. Usa el producto

2.2.6.2 FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE ELEMENTOS SOLICITADOS POR SERVICIO MDICO
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S
INICIO
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
REVISIN Y
VERIFICACIN
CONFIRMACIN DE
COTIZACIN
FIN
APROBACIN DE
ORDEN DE
COMPRA
COTIZACIN
INFORMACIN
CORRECTA?
SI
REQUISICIN DE
COMPRA
COMUNICACIN A
PROVEEDOR
GENERACIN DE
ORDEN DE COMPRA
(Estado grabado)
CUADRO DE
ADJUDICACIN
REVISIN DE
CUADRO
(Director Compras)
APROBADO?
NO
SI
APROBADO?
COMUNICACIN AL
PROVEEDOR
SI
ANULACIN NO
ENTREGA DE
PRODUCTO Y
FACTURACIN
SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES
RECEPCIN Y
VERIFICACIN
usuario)
DEVOLUCIN
JUSTIFICADA
NO
COMUNICACINA
AL USUARIO
APROBACIN DE
CUADRO
ENTRADA DE
ALMACEN
ENTREGA DE
ELEMENTOS
SALIDA DE ALMACEN
REGISTRO

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2.2.7 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR DESARROLLO
HUMANO: Tales como Dotaciones para secretarias, auxiliares masculino y servicios Generales femenino y masculino,
entre otros.


1
PERSONAL
DESARROLLO
HUMANO
1.Enva correo electrnico a compras@ugc.edu.co, solicitando citacin a proveedores ; especificando lugar, fecha,
hora, objetivo y quien atiende la visita
2
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
2. Enva correo a los proveedores realizando la correspondiente citacin.
3 PROVEEDOR
1. Firma listado de asistencia.
2. Realizar la visita con el encargado designado por el Dpto. de Desarrollo Humano y Dpto. de Compras.
4
PERSONAL
DESARROLLO
HUMANO
1. Da las instrucciones al proveedor.
2. Define y consolida el producto a cotizar de acuerdo a las sugerencias del proveedor.
5
USUARIO
AUTORIZADO CON
CLAVE EN EL
SISTEMA DE
INFORMACION

6
PERSONAL DE
ALMACEN
2. Verifica que los datos de fuente funcin, destino y centro de costos sean los correctos.(ver presentacin
firmas.
5. Los datos NO estn correctos: Devuelve la solicitud fsica o por correo electrnico.
7
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
8 PROVEEDOR
1. Consulta la requisicin.
9
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
10
ASISTENTE DE
COMPRAS
11
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
1. Realiza el cuadro de adjudicacin, con las rdenes de compra en estado grabado, de acuerdo a los precios
que del sistema se han seleccionado para cada proveedor.

del sistema, para ser consultadas en caso de auditoria, o para seleccionar en segunda instancia, cuando haya una
readjudicacin.
12
DIRECTOR DPTO DE
COMPRAS
literal 2.1. y
- Si aprueba se genera la orden de compra

13
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS

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SUMINISTROS
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SUMINISTROS CONFIRMADO de acuerdo al cuadro de adjudicacin y/o el documento que soporte la autorizacin para realizar
la adquisicin.
14
SECRETARIA DPTO DE
COMPRAS
de que la pueda consultar a travs del portal de compras o es enviada escaneada.
15 PROVEEDOR
1. Entrega los elementos en el almacn o en la oficina de compras, con (1) copia de la orden de compra, factura o
cuenta de cobro original y (1) copia.
16
PERSONAL
DESARROLLO
HUMANOY
PERSONAL DEL
ALMACEN
1. Recibe los elementos en compaa de personal de Desarrollo Humano, confrontando fsicamente la orden de
compra y la factura o cuenta de cobro
Si est conforme:
-Entrega dotacin a cada funcionario (solamente para el caso de las Secretarias).
VERIFICACIN DE FACTURA Y DOCUMENTOS SOPORTE:
1. Recibe la factura
- Realiza seguimiento de proveedores
- Ingresa al sistema de informacin, relacionando la orden de compra y el nmero de factura, para hacer la entrada
al almacn.
-Enva los documentos para el trmite de pago (factura, entrada, orden de compra, cuadro de adjudicacin o
cotizacin aprobada).
2. No recibe. Si No cumple con lo establecido en la orden de compra o los sellos de recibido.

17
PERSONAL DE
ALMACEN
SALIDA DE ALMACN:
1. Entrega el producto a cada funcionario con carta de autorizacin emitida por Desarrollo Humano.
2. Realiza la respectiva salida de almacn a cada centro de costo.

18 USUARIO FINAL
1. Recibe los productos solicitados:
3. Usa el producto

2.2.7.2 FLUJOGRAMA

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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR DESARROLLO HUMANO
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INICIO
SOLICITUD DE
CITACIN A
PROVEEDORES
CITACIN A
PROVEEDORES
REUNIN CON
PROVEEDORES
REVISIN DE
SOLICITUD
ENTREGA DE
REQUISITOS E
INSTRUCCIONES
APROBADO?
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
COTIZACIN
REQUISICIN DE
COMPRA
COMUNICACIN A
PROVEEDOR
SI
CONFIRMACIN DE
COTIZACIN
DEVOLUCIN
JUSTIFICADA
NO
FIN
APROBACIN
ORDEN DE
COMPRA
CUADRO DE
ADJUDICACIN
REVISIN DE
CUADRO
(Director Compras)
APROBADO? NO
SI
APROBADO?
COMUNICACIN AL
PROVEEDOR
SI
ANULACIN NO
ENTREGA DE
PRODUCTO Y
FACTURACIN
SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES
RECEPCIN Y
VERIFICACIN
usuario)
COMUNICACINA
AL USUARIO
GENERACIN DE
ORDEN DE COMPRA
(Estado grabado)
APROBACIN DE
CUADRO
ENTRADA Y SALIDA
DE ALMACEN
REGISTRO

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2.2.8 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA PROYECTOS SOLICITADOS POR CEMAV: Aquellos que por
su naturaleza (proyectos) necesitan un procedimiento previo para su adquisicin.

2.2.8.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
1 PERSONAL DE CEMAV
1. Enva correo electrnico a compras@ugc.edu.co, solicitando citacin a proveedores; especificando lugar, fecha,
hora, objetivo y quien atiende la visita.
2
SECRETARIA DPTO DE
COMPRAS
1. Enva correo a los proveedores realizando la correspondiente citacin de proveedores.
3 PROVEEDOR
1.Firma listado de asistencia
2.Realiza el recorrido con el encargado designado por CEMAV
4 PERSONAL DE CEMAV
1. Da las instrucciones al proveedor
2. Define y consolida el producto y/o servicio a cotizar de acuerdo a las sugerencias del proveedor.
5 PROVEEDOR
ENVIO DE COTIZACION
1. Enva cotizacin al Dpto. de compras de acuerdo a las especificaciones dadas en la actividades 1 y 3
6
SECRETARIA DE
COMPRAS
1. Realiza cuadro comparativo con todas las cotizaciones que llegaron al correo electrnico; Habr excepciones
para no hacer cuadro cuando: Haya un solo proveedor que cotice el producto (este cuadro es vlido para la
aprobacin)
2. Solicita verificacin y visto bueno de las especificaciones contenidas en las cotizaciones de los proveedores al
Jefe de CEMAV
-Si da visto bueno, se le entrega al Jefe de Cemav.
-No da visto bueno, se solicita nuevamente cotizacin o se vuelve a citar a los proveedores.
7 PERSONAL DE CEMAV
1. Lleva el cuadro comparativo a la seccin de presupuesto con el objetivo de conocer la partida presupuestal que
se tiene para llevar a cabo dicho proyecto.
8
PERSONAL DE
PRESUPUESTO
VALIDACIN DE PRESUPUESTO:
1. Realiza trmite correspondiente.
2. Devuelve el respectivo cuadro al Departamento de CEMAV, con el sello donde se indica la partida
presupuestal.
9 PERSONAL DE CEMAV
ENTREGA DE VALIDACIN PRESUPUESTAL:
1. Entrega al Dpto. de Compras el cuadro comparativo con la correspondiente partida presupuestal.
10
DIRECTOR DPTO DE
COMPRAS
1. Revisa y aprueba el cuadro de adjudicacin y consulta todas las cotizaciones, finalmente coloca su firma o
sello de revisado en el cuadro de adjudicacin. Habr excepciones para no hacer cuadro de adjudicacin cuando:
2. lleva todas las compras (aprobaciones) para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al
literal 2.1. y
- Si aprueba se genera la orden compra o de servicio

11
USUARIO
AUTORIZADO CON
CLAVE EN EL
SISTEMA DE
INFORMACION
requiere, luego procede a radicarlo en el almacn (por correo electrnico** o fsicamente) con la firma del Jefe
circular N 003 del 13 de Agosto de 2013.
12
PERSONAL DE
ALMACEN
actualizacin depto. De Compras intranet).
3. Compara y verifica que la firma del pedido o suministro fsico, del Jefe, sea la registrada en el listado de firmas.
5. Los datos NO estn correctos: Devuelve la solicitud fsica o por correo electrnico.

13
SECRETARIA DPTO DE
COMPRAS
14 PROVEEDOR
1.Consulta la requisicin o referencia

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15
SECRETARIA DPTO DE
COMPRAS
CONFIRMACION DE COTIZACION:
fecha lmite establecida.
16
ASISTENTE DE
COMPRAS
GENERACIN ORDEN DE COMPRA
1. Genera la orden de compra con el cuadro de adjudicacin debidamente aprobado por el autorizador de gasto.
17
SECRETARIA DPTO DE
COMPRAS
COMUNICACIN ORDEN DE COMPRA O ORDEN SERVICIO
de que la pueda consultar a travs del portal de compras. Si es orden de servicio, se enva escaneada por correo al
proveedor.
18 PROVEEDOR
1. Entrega los elementos en CEMAV con copia de la orden de compra y/o servicio, factura cuenta de cobro o
remisin.
19 PERSONAL DE CEMAV
VALIDACIN Y RECEPCIN DE ELEMENTOS Y/O SERVICIOS
1. Reciben los productos confrontando fsicamente la orden de compra y/o servicio
Si est conforme: Coloca firma y/o sello de recibido a conformidad en la factura o cuenta de cobro y/o remisin
del proveedor
2. No recibe: Si No cumple con lo establecido en la orden de compra y/o servicio.
20 PROVEEDOR
RADICACION DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1.Verifica que el usuario coloque la firma y/o el sello en la factura o cuenta de cobro
2. Radica Factura o cuenta de cobro en el almacn, con la firma y/o el sello de recibido a satisfaccin.
21

VERIFICACIN DE FACTURA Y O CUENTA DE COBRO:
1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando la firma y/o el sello de conformidad, del Jefe o del personal
registrado en el listado de autorizados
- Realiza seguimiento de proveedor
adjudicacin).
2. No recibe. Si No cumple con lo establecido en la orden de compra y/o servicio, as como que no contenga el
recibido a satisfaccin
22
SALIDA DE ALMACN:
Realiza la respectiva salida de almacn a cada centro de costo.
23 USUARIO
1. Recibe los productos solicitados, de acuerdo al numeral 19.1
3. Usa el producto
Nota: De acuerdo con la situacin generada, en el momento de recepcin y/o despus de la entrega del producto o servicio, se puede generar un producto
no conforme o garanta (segn procedimiento).

2.2.8.2 FLUJOGRAMA

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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR CEMAV
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INICIO
SOLICITUD DE
CITACIN A
PROVEEDORES
CITACIN A
PROVEEDORES
REUNIN CON
PROVEEDORES
COTIZACIN
CUADRO COMPARATIVO
(Con aprobacin CEMAV)
ENTREGA DE
REQUISITOS E
INSTRUCCIONES
VALIDACIN DE
PRESUPUESTO
RECEPCIN Y ENVIO
A COMPRAS
APROBACIN
SI
FIN
SOLICITUD DE SELLO
PRESUPUESTAL
REVISIN
(Director de
compras)
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
REVISIN Y
VERIFICACIN
INFORMACIN
CORRECTA?
SI
DEVOLUCIN
JUSTIFICADA
NO
ORDEN DE COMPRA O
DE SERVICIO
EJECUCIN DE PRODUCTO O
SERVICIO Y FACTURACIN
RECEPCIN DE PRODUCTO O
SERVICIO
SEGUIMIENTO A
PROVEEDOR
RECEPCIN DE FACTURA
O CTA DE COBRO
(Con recibo a satisfaccin)
ALMACEN
COMUNICACIN
AL USUARIO
COMUNICACIN AL
PROVEEDOR

2.2.9 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE ELEMENTOS PARA PROYECTOS DE LABORATORIOS:
Aquellos que por su naturaleza (proyectos) necesitan un procedimiento previo para su adquisicin.

1
USUARIO
LABORATORIO
SELECCIN ELEMENTOS PARA LABORATORIOS
1. Realiza la seleccin de acuerdo a las cotizaciones y proveedores especialistas en laboratorios.

2
DIRECTOR DE
COMPRAS
APROBACIN DE CUADRO DE ADJUDICACIN O COTIZACIN:
1 Lleva todas las compras de laboratorio para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al
literal 2.1. y
- Si aprueba se genera la orden de servicio o de compra se informa al usuario para que elabore el suministro

3
USUARIO
AUTORIZADO CON
CLAVE EN EL
SISTEMA DE
INFORMACION
requiere.
2. Radica en el almacn o en la oficina de Compras, segn corresponda, con la firma del Decano, el documento,
circular N 003 del 13 de Agosto de 2013. O
-Enva por correo electrnico** el nmero de los suministros, para el trmite de generacin de orden de compra
(se realiza este procedimiento de esta manera por el gran nmero de hojas que se imprimen en una solicitud de
laboratorios, con el fin de minimizar el uso del papel, agilizar el proceso y ayudar al ambiente). Este correo debe
venir autorizado por el Decano
4
PERSONAL DE
ALMACEN Y/O
COMPRAS
2. Verifica que los datos de fuente funcin, destino y centro de costos sean los correctos.(ver presentacin

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actualizacin dpto. de Compras intranet).
3. Compara y verifica que la firma del pedido o suministro fsico, del Decano, sea la registrada en el listado de
firmas.
5
ASISTENTE DE
COMPRAS
ELABORACIN ORDEN DE COMPRA O ORDEN SERVICIO
1. Elabora la orden de compra o servicio de acuerdo a la informacin reportada en el suministro soportado con el
respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al literal 2.1.
6
SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS
COMUNICACIN DE ORDENES DE COMPRA O SERVICIO
1. Enva por correo al proveedor el nmero de las rdenes de compra para que sean consultadas a travs del portal
de compras o enva escaneada por correo la orden de servicio o de compra.
7 PROVEEDOR
ENTREGA DE ELEMENTOS A USUARIO
1. Entrega los elementos en el almacn, o directamente en la Facultad
8
USUARIO
LABORATORIO Y
PERSONAL DEL
ALMACN
RECEPCIN DE MATERIAL:
1.Recibe los productos confrontando fsicamente con la copia de la orden de compra y/o servicio, la factura o
cuenta de cobro y/o remisin del proveedor
Si est conforme:
- Coloca la firma y/ o sello de recibido a satisfaccin
2. NO recibe: -No cumpli con el producto establecido en la orden de compra y /o servicio.
9 PROVEEDOR
RADICACION DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1.Verifica que el usuario coloque la firma y/o el sello en la factura, cuenta de cobro y/o remisin
2. Radica Factura o cuenta de cobro en el almacn, con la firma y/o el sello de recibido a satisfaccin
9

PERSONAL DEL
ALMACN
RECEPCIN DE FACTURA:
1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando la firma y/o el sello de conformidad, del Decano o del personal
registrado en el listado de autorizados o del laboratorista.
-Enva los documentos para el trmite de pago (factura o cuanta de cobro, entrada, orden de compra, cuadro de
adjudicacin o documento soporte).
2. No recibe. Si No cumple con lo establecido en la orden de compra o con la firma y/ o sello de recibido a
satisfaccin del Decano o del personal registrado en el listado de autorizados o del laboratorista.
Devuelve factura o remisin al proveedor.

10
SALIDA DE ALMACN:
1. Realiza la respectiva salida de almacn a cada centro de costo.
11 USUARIO
1. Recibe los productos solicitados de acuerdo a la actividad 8.1
3. Usa el producto
Nota: De acuerdo con la situacin generada, en el momento de recepcin y/o despus de la entrega del producto o servicio, se puede generar un producto
no conforme o garanta (segn procedimiento).

2.2.9.2 FLUJOGRAMA

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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE ELEMENTOS PARA PROYECTOS DE LABORATORIOS
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INICIO
SELECCIN DE
ELEMENTOS PARA
LABORATORIO
FIN
ORDEN DE
COMPRA
CUADRO DE
ADJUDICACIN
APROBACIN DE
CUADRO DE
ADJUDICACIN
APROBADO?
NO
SI
COMUNICACIN AL
PROVEEDOR
ENTREGA DE
ELEMENTOS Y
FACTURACIN
RECEPCIN Y
VERIFICACIN
(En coordinacin con
el laboratorio)
COMUNICACIN
AL USUARIO
ENTRADA DE
ALMACEN
REVISIN DE
SOLICITUD
RECIBO DE
ELEMENTOS
SOLICITADOS
SATISFACTORIO?
REGISTRO
PRODUCTO NO
CONFORME
NO
SI
REVISIN DE
CUADRO DE
ADJUDICACIN
(Director Compras)
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
ENTREGA DE
ELEMENTOS A
USUARIO
SALIDA DE ALMACEN

2.2.10 PROCEDIMIENTO PARA TRATAMIENTO PRODUCTO NO CONFORME: Aquellos productos que no cumplan
los requerimientos del usuario, pueden ser detectados durante la recepcin del producto o despus de la entrega del
mismo al usuario. Es responsabilidad del usuario realizar el levantamiento del mismo. Para efectuar el respectivo trmite
el usuario deber diligenciar el REGISTRO: PRODUCTO NO CONFORME CODIGO: R-08-03. Y se deber enviar al correo
solicitudes.compras@ugc.edu.co con el asunto: producto no conforme dependencia# de solicitud.
No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 USUARIO
DETECCION E IDENTIFICACION DEL PRODUCTO NO CONFORME
1. Identifica, informa a travs del correo el producto no conforme detectado
El registro de producto no conforme cdigo R-08-03 incluye:
-Dependencia
-Fecha.
- N de solicitud

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2.2.10.2 FLUJOGRAMA
-Descripcin del producto no conforme
-Evidencia objetiva
-Naturaleza del producto no conforme
-Tratamiento del producto no conforme
-Plan de accin
-Verificacin del cierre

2
PERSONAL DE
ALMACEN
REVISION DEL REGISTRO DE PRODUCTO NO CONFORME
1. Revisa a travs de las respuestas del formulario que el registro este correcta y
totalmente diligenciado
2. Responde correo informando
- Debe traer el producto para confrontarlo y poder iniciar tramite o
- El formulario debe ser diligenciado correctamente o que el producto no es considerado
producto no conforme.
3 USUARIO
ENTREGA DE PRODUCTO EN EL ALMACEN
1. Verifica el correo donde se le informa que puede entregar el producto en el almacn
2. Entrega el producto para ser confrontado contra el registro de producto no conforme
4
PERSONAL DEL
ALMACEN
CONFRONTACION DEL PRODUCTO CON EL REGISTRO DE PRODUCTO
NO CONFORME.
1. Revisa el producto y lo confronta con el registro de producto no conforme.
Si esta correcto:
-Ubica en el sitio provisional designado en el almacn para estos materiales.
-Informa al proveedor a travs de correo electrnico sobre la solicitud de producto no
conforme.
No esta correcto:
Devuelve producto y da respuesta a la solicitud enviada por correo.
5
PERSONAL DE
ALMACEN
TRAMIENTO DEL PRODUCTO NO CONFORME
1.Corregir o cambiar el producto:
-Se cumple con la solicitud del usuario.
2.Reubicar a otra rea acadmica o administrativa el producto:
-Asigna a otra unidad acadmica o administrativa, que lo use; y esta deber generar un
suministro para retirarlo del almacn MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
COMPRAS Y SUMINISTROS
3.Gestionar nuevamente la adquisicin del producto:
-Realiza el trmite de acuerdo al tipo de producto MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS.
4. comit de Bajas: se enva en el listado de elementos de baja, previa aprobacin de la
Directora de compras.
6
PERSONAL
ALMACEN
INFORMACION AL USUARIO
1. Se informa al usuario que debe presentarse al almacn con el fin de verificar el
producto que se le va a entregar como solucin a la solicitud realizada.
7 USUARIO
RECEPCION DEL BIEN Y/O SERVICIO
1. Se presenta al almacn y verifica el producto:
Si es correcto:
-Retira el producto y firma el recibido a satisfaccin en el documento emitido por el
almacn.
No es correcto:
-Se informa por correo al proveedor sobre la no aceptacin del producto por parte del
usuario.
8
DIRECTOR
DEPARTAMENTO
DE COMPRAS
VERIFICACION DEL CIERRE:
1.Verifica el plan de accin que se realizo
2. Firma el cierre del producto no conforme

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PROCEDIMIENTO PARA TRATAMIENTO DE PRODUCTO NO CONFORME
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INICIO
DETECCIN E
IDENTIFICACIN DE
PRODUCTO NO
CONFORME
FIN
REVISIN DEL
REGISTRO DE
PRODUCTO NO
CONFORME
CORRECTO? NO
SI
CUMPLE?
UBICACIN EN ALMACEN
(Sitio provisional) Y
COMUNICACIN AL
PROVEEDOR
SI
NO
RESPUESTA DEL
PROVEEDOR
DETERMINACIN DE
TRATAMIENTO
COMUNICACIN
AL USUARIO Y
SOLICITUD DE
MODIFICACIONES
COMUNICACIN AL USUARIO
PARA ENTREGA DE PRODUCTO NO
CONFORME AL ALMACEN
CONFRONTACIN Y
VERIFICACIN ENTRE
PRODUCTO Y REGISTRO
COMUNICACIN AL
USUARIO
CORRECCIN? REPROCESO? REASIGNACIN? NO NO NO
COMUNICACIN AL
USUARIO
SI
CORRECTO?
SI
RECEPCIN A
SATISFACCIN
CIERRE DE PRODUCTO
NO CONFORME
(Director de Compras)
NO
TRAMITE DE COMPRA DE
ACUERDO AL TIPO DE
PRODUCTO
SI
SOLICITUD DE SUMINISTRO
DE LA UNIDAD QUE
REQUIERA EL PRODUCTO
NO CONFORME
ENVIO A COMIT DE BAJAS
BAJA

2.3 PROCEDIMIENTO PARA TRATAMIENTO DE DEVOLUCION DE PRODUCTOS: Es la devolucin al almacn
de los bienes o materiales que no se requieren en una dependencia, para el objetivo para el cual fueron destinados. Siempre
y cuando cumpla con las siguientes caractersticas: 1) Este en mal estado. O 2) No lo necesiten en la dependencia. El
personal de almacn al recibir los bienes o elementos deber verificar que el registro este correcta y totalmente diligenciado.

1 USUARIO
DETECCION E IDENTIFICACION DEL PRODUCTO DEVOLUTIVO
1. Identifica e informa a travs del correo la devolucin de productos.
En el registro de devolucin de producto. cdigo R-07-11DP, que incluye:
- Fecha.
-N. solicitud
-Nombre dependencia o facultad
-Descripcin del producto devolutivo
-Motivo de devolucin.
-Nombre del responsable (facultad o dependencia)
-Tratamiento del producto devolutivo
-Observaciones.
2
PERSONAL DE
ALMACEN
REVISION DEL REGISTRO DE DEVOLUCION DE PRODUCTOS
- El formulario debe ser diligenciado correctamente
3 USUARIO
2. Entrega el producto para ser confrontado contra el registro de devolucin de productos.

4
PERSONAL DE
ALMACEN
CONFRONTACION DEL PRODUCTO CON EL REGISTRO DE PRODUCTO
DEVOLUCION DE PRODUCTO
1. Revisa el producto y lo confronta con el registro de devolucin de producto.

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2.3.1.2 FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO PARA TRATAMIENTO DE DEVOLUCIN DE PRODUCTOS
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DETECCIN E
IDENTIFICACIN DE
PRODUCTO
DEVOLUTIVO
FIN
REVISIN DEL
REGISTRO DE
DEVOLUCIN DE
PRODUCTOS
CORRECTO? NO
SI
CUMPLE?
UBICACIN EN ALMACEN
(Sitio provisional)
SI
NO
DETERMINACIN DE
TRATAMIENTO
COMUNICACIN
AL USUARIO Y
SOLICITUD DE
MODIFICACIONES
PARA ENTREGA DE PRODUCTO NO
CONFORME AL ALMACEN
CONFRONTACIN Y
VERIFICACIN ENTRE
PRODUCTO Y REGISTRO
COMUNICACIN AL
USUARIO
REINGRESO? REASIGNACIN? NO NO
ENTRADA POR DEVOLUCIN
AL ALMACEN
(Con previa autorizacin)
SI
RECEPCIN DE UNIDAD
BENEFICIADA
CIERRE DE
DEVOLUCIN
ENTREGA A OTRA UNIDAD
ACADMICA O
ADMINISTRATIVA
SI
ENVIO A COMIT DE BAJAS
BAJA
INICIO

2.3.2 PROCEDIMIENTO PARA TRATAMIENTO DE GARANTIAS: es el procedimiento que se le aplica a aquellos
productos que pueden necesitar reparacin o cambio en caso de avera o desperfecto, de acuerdo al tiempo establecido
por el proveedor para validar la garanta. Para efectuar el respectivo trmite el usuario deber diligenciar el REGISTRO:
GARANTIA CODIGO R-07-11GAR. Y se deber enviar al correo solicitudes.compras@ugc.edu.co con el asunto:
garanta dependencia# de solicitud.

Si esta correcto:
No esta correcto:
5
PERSONAL DE
ALMACEN
TRATAMIENTO DEL PRODUCTO DEVOLUTIVO: se determina qu tipo de
tratamiento se va a efectuar y se consigna en el campo de observaciones.
-Reingreso: se determina ingresar de nuevo al sistema.
- se realiza el ingreso al sistema a travs de la transaccin ENTRADA POR
DEVOLUCION AL ALMACEN
-Reasignacin: se entrega a otra unidad acadmica o administrativa para su uso
- Usuario firma retiro de elementos.
-Baja: se enva en el listado de elementos de baja, previa aprobacin de la Directora de
compras.
1 USUARIO
DETECCION E IDENTIFICACION DE LA GARANTIA
1. Identifica e informa a travs del correo la solicitud de garanta. El registro de garanta.
cdigo R-07-11GAR, incluye:
-Fecha.

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2.3.2.2 FLUJOGRAMA
-Solicitud N.
-Nombre Dependencia/facultad
-N. pedido
-Fecha Radicacin Pedido
-Producto
-Cantidad
-Concepto de solicitud Garanta.
-Nombre Responsable de la dependencia Administrativa /Acadmica
-Tratamiento de garanta
-Tiempo solucin
-elementos fsicos entregados al proveedor
-N. documento recibido a satisfaccin
-Nombre personal almacn

2
PERSONAL
ALMACEN
REVISION DEL REGISTRO DE GARANTIAS
- El registro debe ser diligenciado correctamente
3 USUARIO
2. *Entrega el producto para ser confrontado contra el registro de garantas
*La entrega del producto al almacn est sujeta al producto.
4
PERSONAL
ALMACEN
CONFRONTACION DEL PRODUCTO CON EL REGISTRO DE GARANTIAS
1. Revisa el producto y lo confronta con el registro de garantas.
Si esta correcto:
-Informa al proveedor por correo sobre la solicitud de garanta
No esta correcto:
5
PERSONAL
ALMACEN

TRATAMIENTO DE LA GARANTIA: se determina qu tipo de tratamiento se va a
efectuar y se consigna en el campo de observaciones.
-Cambio: se entrega al proveedor para el respectivo tramite
se cumple con la solicitud del usuario
-Traslado Mayorista: se entrega al proveedor para el respectivo tramite
se cumple con la solicitud del usuario

6
PERSONAL
ALMACEN
INFORMACION AL USUARIO
1. Se informa al usuario que debe presentarse al almacn con el fin de verificar el
producto que se le va a entregar como solucin a la solicitud realizada
7 USUARIO
RECEPCION DEL BIEN Y/O SERVICIO
1. Se presenta al almacn y verifica el producto:
Si es correcto:
-Retira el producto y firma el recibido a satisfaccin en el documento emitido por el
almacn y el entregado por el proveedor.
No es correcto:
-Se informa por correo al proveedor sobre la no aceptacin del producto por parte del
usuario.
8
DIRECTOR
DEPARTAMENTO
DE COMPRAS
VERIFICACION DEL CIERRE:
1.Verifica el plan de accin que se realizo
2. Firma el cierre de la garanta

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PROCEDIMIENTO PARA TRATAMIENTO DE GARANTIAS
U
S
U
A
R
I
O
D
E
P
A
R
T
A
M
E
N
T
O

D
E

C
O
M
P
R
A
S
P
R
O
V
E
E
D
O
R
INICIO
DETECCIN E
IDENTIFICACIN DE
GARANTIA
FIN
REVISIN DEL
REGISTRO DE
GARANTIA
CORRECTO? NO
SI
CUMPLE?
UBICACIN EN ALMACEN
(Sitio provisional) Y COMUNICACIN
AL PROVEEDOR
SI
NO
RESPUESTA DEL PROVEEDOR
DETERMINACIN DE
TRATAMIENTO
COMUNICACIN
AL USUARIO Y SOLICITUD
DE MODIFICACIONES
PARA ENTREGA DE PRODUCTO AL
ALMACEN (Si aplica)
CONFRONTACIN Y
VERIFICACIN ENTRE
PRODUCTO Y REGISTRO
COMUNICACIN AL
USUARIO
CAMBIO?
TRASLADO A
MAYORISTA?
NO
NO
SI
CIERRE DE GARANTIA
(Director de Compras)
GESTION DE CAMBIO
(Requiere mayor tiempo)
SI
GESTION DE CAMBIO DE
PRODUCTO
COMUNICACIN AL
USUARIO
RECIBO DE
PRODUCTO
SATISFACTORIO?
SI
REGISTRO
COMUNICACIN AL
PROVEEDOR

2.4 ENCUESTA SATISFACCION
La encuesta de satisfaccin se realiza para ver la percepcin que se tiene de la gestin de compras y saber si fueron
alcanzadas las expectativas en relacin al producto o servicio entregado a las areas seleccionadas para su aplicacin

LISTADO DE AREAS DE LA UGC
BIENESTAR UNIVERSITARIO
COMUNICACIONES, MERCADEO Y PUBLICACIONES
DESARROLLO HUMANO
ADMISIONES
PLANTA FISICA
CENTRO DE MEDIOS AUDIOVISUALES
INFORMATICA Y SISTEMAS
BIBLIOTECA
FACULTADES

Las dependencias que componen la lista, se clasificaron teniendo en cuenta que son las reas por las cuales las dems de la
universidad solicitad cualquier producto o servicio, exceptuando la papelera, y son a ellas a quien finalmente el
Departamento de Compras entrega.

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2.4.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES.

2.5 DEFINICIONES:

- USUARIO AUTORIZADO CON CLAVE EN EL SISTEMA DE INFORMACION: es la persona autorizada por el
Director Jefe o Decano, para hacer suministros en el sistema (pedidos).
- ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el comprador para pedir mercancas al vendedor indicando
cantidad, detalle, precio y lugar de entrega.
- ORDEN DE SERVICIO: es el documento que emite la universidad para solicitar servicios o licenciamiento.
- ORDENADOR DE GASTO: persona facultada para aprobar una compra de un bien o servicio.
- PROVEEDOR: personas naturales o jurdicas que habiendo cumplido los requisitos mnimos establecidos por la
Universidad La Gran Colombia pueden ser tenidos en cuenta para proveer bienes y suministros, servicios, obra civil y
consultora.
- COTIZACION: Documento que emite el proveedor para hacer su propuesta econmica
- PRODUCTO NO CONFORME: Producto o servicio que no cumple con alguna caracterstica requerida, por el
usuario.
- COMPRAS OCASIONALES DE MENOR CUANTA: corresponden a aquellas que no se generan por el
procedimiento de compras y suministros por el sistema y que no requieren un Vo.Bo. del ordenador de gasto; por ser
rublos de caja menor.
- SUMINISTRO-PEDIDO: es el documento que se usa para solicitar un producto o servicio.
- RECHAZO PRODUCTO NO CONFORME: el documento diligenciado por el usuario no cumple con los requisitos
de diligenciamiento establecidos o que a criterio del personal de compras, el producto cumple con las
especificaciones requeridas por el usuario, por lo que no lo acepta su reclamacin.
- CORRECION: cambio del producto
- REUBICACION: entregar a otra rea acadmica o administrativa el producto que por su naturaleza le puede servir
para el uso diario de sus actividades.
- COMIT DE BAJA: entidad encargada de autorizar las bajas de productos y elementos fsicos y de la informacin
financiera de la universidad.

1 Secretara de Compras
PREPARACION DE LA ENCUESTA
1. Semestralmente, enva el link a las reas correspondientes. Este proceso es revisado y aprobado por el
Director del Dpto. De Compras.
2 Asistente de Almacn
ANALISIS DE DATOS
1. Realiza tabulacin de la informacin
2. Analiza los datos
3. Actualiza el indicador.
2. Pasa reporte al Director de Compras.

3
Director del
Departamento

RESULTADO
1.Analiza el resultado
2. Toma las decisiones del caso.

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3 DOCUMENTOS RELACIONADOS:
- Acuerdo N 006 de Agosto 02 de 2011
- Acuerdo 004 del 04 de julio de 2010.
- Listado de firmas digitales pdf
- Resolucin 434 de Enero 23 de 2013

4 REGISTROS:
- Registro solicitud de eventos
- Registro cotizacin de productos
- Registro Producto no conforme
- Registro devoluciones de productos
- Registro Garantas
- Registr Encuesta satisfaccin Gestin de Compras.

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5 CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV
FECHA DESCRIPCION
01/07/2010 Emisin inicial
1 22/11/2010
1. Se incluy metodologa para medir la satisfaccin de los usuarios del departamento de compras y
suministros.
2. Se incluy metodologa para las compras de biblioteca y publicaciones debido a su necesidad de
conocimiento de la compra.
2 01/09/2011
Se incluy al manual de procesos los procedimientos de adquisiciones Planta Fsica, igualmente se disgreg
en dos procedimientos las adquisiciones del material bibliogrfico y la adquisicin de publicidad.
3 24/01/2012
Se actualiza el manual en los literales 2.2.2 por cambio en la inscripcin de proveedores y literal 2.7 por
inclusin de nuevas lneas de proveedores.
4 01/03/2012
Actualizamos publicaciones
Cambios los criterios de la evaluacin de proveedores

5 22/10/2012
Literal 2.1.1 Las compras hasta ($70.000) setenta mil pesos m/cte clasificadas como urgentes se
diligenciaran directamente por la Secretara del proceso de Compras y suministros
Literal 2.2.1 Nota: No ser necesario realizar el procedimiento de inscripcin y seleccin para aquellos
proveedores que se les haga compras ocasionales. Entindase por ocasional aquellas compras en las que
se genera hasta dos (2) rdenes de compra. A estos proveedores se les exige nicamente Rut y/o cmara
de comercio y certificacin bancaria.
Mejora al procedimiento de adquisicin de publicidad. Literal 2.6.
6 17/06/2013
Literal 2.1
Se actualiz el nombre CUANTAS PARA APROBACIN DE COMPRAS

Literal 2.1.1
COMPRAS DE CAJA MENOR:
Todas aquellas compras ocasionales hasta $ 70.000 se tramitan a travs de la secretaria del departamento de
Compras y suministros. Los criterios para realizar esta compra son los siguientes:

- Las facturas deben tener los requisitos mnimos legales exigidos.
- Debe ser consultada y autorizada por el Director de Compras y Suministros.

Literal 2.1.3 2.1.4 se eliminaron porque se cre un documento para realizar la inscripcin, seleccin,
evaluacin y certificacin de proveedores.

Literal 2.3
Se actualiz el literal separando cada metodologa de acuerdo a bien o servicio que se compre:
- Adquisicin de compras en general
- Adquisicin de servicios en general
- Adquisicin para biblioteca
- Adquisicin de obra civil e inmobiliario
- Adquisicin publicidad impresa
- Adquisicin elementos para bienestar universitario
- Adquisicin para centro de medios audiovisuales

Literal 2.6
Se elimin la evaluacin de proveedores porque se cre un documento para realizar la inscripcin, seleccin,
evaluacin y certificacin de proveedores.

7 21/09/2013
Literal 2.3
Se actualiz el literal separando cada metodologa de acuerdo a bien o servicio que se compre:
- Adquisicin de compras en general
- Adquisicin de servicios en general
- Adquisicin para biblioteca
- Adquisicin de obra civil e inmobiliario
- Adquisicin publicidad impresa
- Adquisicin elementos para bienestar universitario
- Adquisicin para centro de medios audiovisuales
- Adquisicin de material para eventos (nuevo)
- Adquisicin de material de laboratorios. (nuevo)
- Procedimiento de producto no conforme
8 31/03/2014
En la actividad RECEPCIN ELEMENTOS * realiza la evaluacin de proveedores (Sello de evaluacin), se
eliminan las palabras Sello de evaluacin ya que lo que se realiza es un seguimiento de proveedores.
9 01/06/2014 Se agrega compra de caja menor por eventos.

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Se realiza cambio en todos los procedimientos
Se genera procedimiento para tratamiento de devolucin de producto.
Se genera procedimiento para tratamiento de garantas. Se incluye el registro de garantas.
10 10/07/2014 Actualizacin de los diagramas de flujo de los procedimientos que conforman el manual.

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