Diagnstico Organizacional Ing. Mara Paz Gpe. Acosta Q.
INSTITUTO TECNOLGICO DE SONORA
Departamento de Ingeniera Industrial DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL Diagnstico organizacional es una actividad vivencial que involucra a un grupo de personas de una empresa o institucin interesadas en plantear soluciones a situaciones problemticas o conflictivas, sometindose a un auto-anlisis que debe conducir a un plan de accin concreto que permita solucionar la situacin problemtica. La base del diagnstico organizacional es que, al igual que las personas, las empresas o instituciones deben someterse a exmenes peridicos, para identificar posibles problemas antes de que estos se tornen graves. Estos exmenes peridicos constituen un sistema de control que permite optimizar el funcionamiento de las empresas e instituciones, al identificar problemas en el funcionamiento de stas, surgen acciones dirigidas a su eliminacin o disminucin, que en con!unto constituen una parte importante de la planeacin operativa. "e debe notar que en un diagnstico se est evaluando el comportamiento de un sistema contra un modelo normativo, aunque es posible que este modelo nunca sea definido en forma expl#cita. De la misma manera que el mdico examina a un paciente lo compara mentalmente con el funcionamiento de una persona sana, el analista tiene un modelo mental de lo que deber#a ser su organizacin funcionando correctamente. Esta analog#a es mu clara, a que el paciente $organizacin% proporciona una serie de s#ntomas $funciones corporales alteradas% al mdico $analista de sistemas%, el cual puede identificar la enfermedad del paciente proponer una terapia. En la figura &' ( "e muestra un diagrama que e!emplifica la situacin anteriormente mencionada. Anlisis ! E"menes #a$iente Sntomas #ro%lema #ro$eso de Sntesis &'di$o Diagnstico Organizacional Ing. Mara Paz Gpe. Acosta Q. De aqu# se puede ver que existen tres factores importantes a tomar en cuenta cuando se realiza un diagnstico organizacional. Estos factores son mu importantes tanto para determinar la problemtica, como para dar soluciones a la misma son) La situacin de la empresa dentro del contexto de su rama industrial. La posicin de la empresa en el ciclo de vida de las organizaciones. El sistema social que prevalece dentro de la empresa. *dems desde un punto global, un diagnstico, aunque no necesariamente un Diagnstico +rganizacional, es el obligado punto de partida de un proceso de planeacin, en donde es necesario saber dnde se est antes de decidir a dnde se quiere ir, como se llegar a ese punto. La figura &' , que se muestra a continuacin describe el proceso de planeacin. #ROCEDI&IENTO GENERAL DE DIAGNSTICO *signar recursos -ealizacin de los planes .lanes detallados .lan estratgico $a dnde se va% Diagnstico $dnde se est% /ncentivos 0onitoreo control *signacin de responsabilidades funciones Diagnstico Organizacional Ing. Mara Paz Gpe. Acosta Q. El ob!etivo del diagnstico organizacional es someter a la organizacin a un auto-anlisis que le permita identificar s#ntomas presentes en la organizacin, a travs de ellos, encontrar los problemas que podr#amos llamar 1de fondo2, que deben ser resueltos para preservar la salud organizacional. 3omo en todo sistema participativo, el proceso es tan importante como el resultado, a que el esp#ritu de grupo generado el conocimiento de las opiniones problemas de otros componentes de la organizacin son beneficios casi tan importantes como el de identificar resolver el problema. El procedimiento general del Diagnstico +rganizacional consta de los siguientes pasos) (. "ELE33/4& DEL 5-6.+ DE 7-*8*9+ ,. E&7-E&*0/E&7+ DEL 5-6.+ DE 7-*8*9+ :. 5E&E-*3/4& DE ";&7+0*" /&D/</D6*LE" =. 5E&E-*3/4& DE L* L/"7* 3+LE37/<* >. .-+3E"+ DE ";&7E"/" ? 5E&E-*3/4& DE .-+8LE0*" @. 3L*"/A/3*3/4& DE .-+8LE0*" B. .L*&7E*0/E&7+ DE "+L63/+&E" C. 5E&E-*3/4& DE 6& .L*& DE 7-*8*9+. Estos pasos se desglosan a continuacin) #aso () SELECCIN DEL GRU#O DE TRA*A+O .ara conocer la problemtica de una organizacin es necesario seleccionar a un grupo representativo de la misma que tenga las siguientes caracter#sticas) 3onocimiento del sistema Due sea representativo de los componentes del sistema Due inclua gente con poder de decisin. Este grupo no deber ser de ms de ,E personas, ni incluir ms de tres !errquicos. El grupo ptimo es de (E a (, personas. #aso ,) ENTRENA&IENTO DEL GRU#O DE TRA*A+O Diagnstico Organizacional Ing. Mara Paz Gpe. Acosta Q. ?a que en un diagnstico se dirn los s#ntomas que pueden considerarse como agresivos para una persona, o bien que puede Faber una atmsfera donde la gente sienta temor, es necesario que el grupo pase por un entrenamiento que lo capacite. Decir lo que piensa -espetar las ideas de los dems *nalizar las ideas por su propio valor #aso - GENERACIN DE S.NTO&AS INDI/IDUALES Es una reunin ad-Foc se pide a los componentes del grupo que generen una lista de los s#ntomas que a su !uicio se estn produciendo en el funcionamiento de la compaG#a. .ara esto es necesario definir claramente lo que se entiende por un s#ntoma. 6n s#ntoma es) 6n fenmeno revelador de una enfermedad 6na seGal o indicio de una cosa que est sucediendo o que va a suceder. 6na manifestacin de funciones alteradas. "in embargo, Fa que recordar que las acciones suceden dentro de un contexto determinado, que una situacin puede ser problemtica o no dependiendo de su impacto de las personas en la empresa. .ara evaluar ese impacto se puede usar la siguiente matrizH #LANEADO NO #LANEADO DESEADO
";&7+0* NO DESEADO ";&7+0* ";&7+0* El facilitador del diagnstico debe procurar que los sistemas generados durante la reunin posean ciertas caracter#sticas) que sea claro, espec#fico, concreto controlable. La importancia de estas caracter#sticas debe ser fuertemente enfatizada, dada la utilizacin posterior que se les dar a los s#ntomas. Es claro ver que un s#ntoma ambiguo o poco preciso no da mucFa informacin sobre el problema, que poco podemos Facer con respecto a un s#ntoma sobre el cual no se tiene control. Diagnstico Organizacional Ing. Mara Paz Gpe. Acosta Q. INCORRECTO CORRECTO I Aalta de informacin en ventas I El catlogo de ventas no esta actualizado I Ja empleados que no cumplen con I Los empleados del turno de nocFe descuidan sus obligaciones la recoleccin de datos I El inters bancario esta mu alto I La pol#tica de monto pasivo es obsoleta en las condiciones actuales. "in embargo debemos enfatizar que despus de dar esta recomendaciones, deben aceptarse los s#ntomas tal como los expresa cada persona pues es su visin particular del problema. El procedimiento que se sigue para generar los s#ntomas es el siguiente) a% Explicar al grupo la metodolog#a de diagnstico organizacional los resultados esperados, enfatizando la manera en que deben expresarse los s#ntomas. b% .edir a cada miembro del grupo que escriba los s#ntomas relacionados con el sistema bao estudio, usando formas similares a la forma &( del diagnstico organizacional. 6sualmente esto dura unos :E minutos. 3onviene Facer las siguientes recomendaciones al grupo antes de que empiecen a escribir. c% &o interrumpir la tarea de escribir s#ntomas d% 0antenerse en silencio e% 7odo mundo debe escribir f% -ecordar que se busca el qu $s#ntomas o problemas%, no al quin $causante% g% -ecordar que los s#ntomas deben ser claros, espec#ficos controlables. F% "e deben poner s#ntomas no soluciones i% Deben plantearse en primera persona. #aso 0) GENERACIN DE LA LISTA COLECTI/A 6na vez que todos los miembros del grupo Faan de!ado de escribir, se pasar a generar la lista colectiva de s#ntomas para lo cual se recomienda el siguiente procedimiento) a% 3ada miembro del grupo, en forma secuenciada, dir un s#ntoma a la vez b% El facilitador escribir los s#ntomas en Fo!as de rota folio. c% "e continuar de esa manera Fasta que todos pasen Diagnstico Organizacional Ing. Mara Paz Gpe. Acosta Q. 3onviene que el facilitador Faga las siguientes recomendaciones) a% Debemos escucFar al compaGero b% Debemos evaluar la idea, s#ntoma o problema no a la persona que lo diga c% Debemos Fablar con nosotros mismos d% Debemos ser espec#ficos) decir lo importante lo relevante e% Debemos evitar estar a la defensiva f% "e evitan discusiones en esta etapa del procedimiento. "i algKn miembro del grupo est en desacuerdo con algKn s#ntoma puede externarlo diciendo) Esto en desacuerdo. El s#ntoma se pondr entre parntesis para denotarlo como s#ntoma no aceptado por todos. "lo se pueden pedir aclaraciones al s#ntoma. *dems, no se deber de corear los desacuerdos, con que alguien lo diga es suficiente. g% "e entiende que los s#ntomas sin parntesis son de todos, es decir, se est de acuerdo que es un s#ntoma real o que cuando menos no se tiene opinin al respecto. F% "i algKn s#ntoma que se diga los Face pensar en otro s#ntoma, conviene apuntarlo en la lista individual. i% "i algKn s#ntoma que se diga lo tienen en su lista individual, conviene eliminarlo para evitar duplicidad de s#ntomas. !% -ecordar que se busca el qu $s#ntoma o problema% no el quien $causante% L% Los s#ntomas deben ser claros, espec#ficos controlables. l% Evitar !ustificaciones del s#ntoma. m%7ratar de presentar s#ntomas no soluciones n% "i se agota la lista individual, se puede pasar sin que esto implique retirarse del proceso. Ainalmente, el facilitador debe de tomar en cuenta para s# mismo, las siguientes recomendaciones al estar generando la lista de s#ntomas) a% &o intimidar al grupo b% &o de!ar que algKn miembro del equipo intimide a los dems c% "er paciente d% *ceptar que parezca que no Face nada e% Evitar discusiones f% *udar a que todos digan lo que sienten g% M3on quien empezarN) no con el de maor autoridad o influencia Diagnstico Organizacional Ing. Mara Paz Gpe. Acosta Q. F% 7ratar de que los s#ntomas queden claros i% 0antener el orden !% Escribir los s#ntomas en forma legible 6na de las funciones ms importantes del facilitador es la de poner por escrito de una manera clara concisa lo dicFo por los participantes, lo que involucra una labor de interpretacin que es clave para el xito de este proceso. #aso 1)#ROCESO DE S.NTESIS 2 GENERACIN DE #RO*LE&AS Existen diversas maneras de efectuar el proceso de s#ntesis para la definicin de problemas. Dado que la s#ntesis depende en Kltimo caso de la creatividad de la persona involucrada en el proceso, es necesario escoger con cuidado a las personas que participarn en esta parte. Estas personas debern conocer mu bien el sistema a que debe evitarse mal interpretar un s#ntoma o sobre-generalizarlo. * continuacin se presentan : mtodos que se Fan encontrado Ktiles en la definicin de problemas) a3 Sntesis por agrupa$i4n %3 Sntesis por estru$tura$i4n $3 Sntesis por su%)!sistemas Sntesis por agrupacin En ste mtodo los s#ntomas se agrupan de acuerdo a lo que la experiencia indica son manifestaciones de un mismo problema. Del con!unto de s#ntomas, a travs de un proceso de abstraccin o s#ntesis, es posible identificar uno o varios problemas. *s#, por e!emplo, los siguientes s#ntomas indican un problema en la organizacin operacin del sistema de control de calidad. &o existe un responsable de control de calidad Los estndares de control de calidad var#an en los diferentes departamentos "e tiene un alto #ndice de devolucin de productos El sistema de control de calidad es poco confiable Diagnstico Organizacional Ing. Mara Paz Gpe. Acosta Q. El producto terminado es de una calidad mu variable El Oail#n que compramos ocasiona problemas de produccin 0ucFas piezas se generan fuera de especificacin en el departamento de fundicin Por estructuracin En este mtodo se utiliza una clasificacin de los s#ntomas por naturaleza, la del tipo de acciones que Fabr#an de tomarse para resolverlo. E Sntomas fuera de control ( "#ntomas de ob!etivos, valores, estilo , Sntomas de estructura : Sntomas de proceso = Sntomas graves > Sntomas leves @ onsecuencias B onsecuencias graves Por subsistemas ?a que los sistemas pueden estructurarse en subsistemas, es posible clasificar los s#ntomas en los subsistemas correspondientes, lo que permite orientar tanto el tipo de problema como el tipo de solucin necesaria. .ara esto es posible utilizar las propiedades de sistemas sus factores ms relevantes, o simplemente dividir el sistema en sus subsistemas de acuerdo a una funcionalizacin. #aso 5)CLASI6ICACIN 2 +ERAR7UIZACIN DE #RO*LE&AS 6na vez que se estructuraron los s#ntomas en problemas, la sesin se inicia con una presentacin de los problemas al grupo de planeacin. El facilitador lee la definicin inicial de los problemas, por e!emplo desarrollo, motivacin entrenamiento de personal. El facilitador responde las preguntas del grupo relacionadas con la ubicacin de algunos s#ntomas, si alguno est mal ubicado se cambia al lugar mas apropiado. .osteriormente el facilitador pide que cada miembro del grupo estructure los problemas por orden de importancia usando para ello una forma, donde los resultados son presentados en una matriz. #aso 8) #LANTEA&IENTO DE SOLUCIONES) .osteriormente el facilitador divide al grupo en subgrupos, el nKmero de ellos depende del tamaGo del grupo, se recomienda que cada subgrupo no tenga mas de @ personas ni menos Diagnstico Organizacional Ing. Mara Paz Gpe. Acosta Q. de :. * cada grupo se les asigna un nKmero de problemas se les Facen una serie de preguntas. #aso 9) GENERACIN DE UN #LAN DE TRA*A+O) Enseguida se definen los responsables, el tiempo el presupuesto necesario para implantar las acciones, usando formas similares a la forma = de diagnstico organizacional. Ainalmente se plantean reuniones peridicas para revisar el avance en la solucin de problemas. 3on este e!ercicio termina la sesin de D.+.