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E - D O CUMENT

SISTEMA INFORMATICO PER LA GESTIONE


DOCUMENTALE, ARCHIVIAZIONE OTTICA
SOSTITUTIVA E WORKFLOW MANAGEMENT
La crescita volumetrica degli archivi e della carta, l'esi-
genza di ottimizzare gli spazi, il bisogno di sfruttare mag-
archiviazione ottica sostitutiva
giormente la conoscenza aziendale, unitamente all'obbligo
di ottemperare ai requisiti legali di conservazione, stanno La conservazione ottica sostitutiva permette di eliminare
determinando un aumento della domanda di sistemi per la la carta e rendere la gestione documentale ancora più effi-
gestione elettronica dei documenti. cace e produttiva.
Grazie all'utilizzo della firma digitale e della marca
temporale come strumenti di validazione, che permettono
e-Document è una piattaforma informatica web-based di assicurare l'integrità nel tempo, l'autenticità e la validità
per l'acquisizione dei dati, l'automazione e la gestione del legale dei documenti, e rispettando le modalità tecniche
flusso dei documenti aziendali. dettate dalla normativa vigente, è possibile dematerializzare
i documenti aziendali che appartengono sia al ciclo passivo
Permette di gestire qualsiasi tipo di informazione pro- (come ad esempio le fatture dei fornitori), sia al ciclo attivo
veniente da fonti diverse: documenti cartacei acquisiti di- (ad esempio la fattura verso i clienti), sia le scritture conta-
gitalmente, documenti creati da applicazioni, documenti o bili obbligatorie per legge.
tabulati provenienti da spool di stampa, immagini grafiche
o fotografiche, manuali, libri, disegni tecnici, ecc. ecc.
workflow documentale
Può essere utilizzata per tutta la fase inerente la gestione Gestire i documenti significa archiviarli ed essere in
documentale ed archiviazione ottica sostitutiva di qualsiasi grado poi di recuperarli, ma soprattutto avviarli attraverso i
tipo di documento o archivio. processi aziendali che, per essere correttamente svolti, han-
no bisogno delle informazioni in essi contenuti.
La gestione elettronica dei flussi documentali è finaliz-
architettura del sistema
zata al miglioramento dell'efficienza interna e dei servizi
Si basa su una architettura enterprise di tipo client- volti alla trasparenza dell'azione amministrativa attraverso
server a n livelli con piattaforma di riferimento del server l'impiego di strumenti che consentono un effettivo esercizio
rappresentata da J2EE (Java 2 Enterprise Edition) che, pro- del diritto di accesso allo stato dei procedimenti ed ai relati-
ponendo un'architettura a componenti basati su standard vi documenti da parte dei soggetti interessati.
aperti ed una elevata capacità di modularizzazione, è dotata Il workflow management permette di "pilotare" i diversi
di strumenti per l'integrazione, la sicurezza e l'autenticazio- passi di ciascun processo aziendale attivando, in funzione
ne che offrono una maggiore scalabilità ed una portabilità degli stati di avanzamento delle pratiche, le funzioni ap-
totale, indipendentemente dalla piattaforma hardware uti- plicative richieste e le funzioni comunicative e di gestione
lizzata. documentale a supporto del processo stesso.
Il vantaggio principale di questo tipo di architettura è
che non è necessario installare nessun tipo di software sul
client, che sarà indipendente sia dalla piattaforma utilizzata sicurezza delle informazioni
che dalle problematiche di accesso a livello dati.
L'introduzione di deboli meccanismi di autenticazione
in ambienti distribuiti, basati ad esempio su username e
gestione documentale password, non sembrano più sufficienti a garantire l'identi-
ficazione certa degli utenti che accedono alle risorse azien-
Il sistema di gestione documentale è il componente dali tramite una rete geografica.
principale del sistema di archiviazione dei documenti in In questo panorama, trovano un naturale ambito di
formato elettronico, e rappresenta il motore del sistema applicazione le chiavi hardware di autenticazione, le quali,
documentale, in quanto fornisce tutti gli strumenti base oltre che fornire vantaggi unici in termini di portabilità
per gestire problematiche documentali anche di notevole ed usabilità, permettono di aumentare notevolmente la
complessità. sicurezza negli accessi al sistema e nello scambio di infor-
Il modulo di gestione documentale prevede la demate- mazioni grazie ad una autenticazione tramite codici logici
rializzazione e la gestione elettronica dei documenti con le di accesso combinati ad un codice cifrato presente nel di-
seguenti modalità: spositivo hardware, che permette di cifrare e proteggere i
• registrazione e trattamento dei documenti digitali; dati scambiati con il server applicativo in maniera del tutto
• classificazione ed archiviazione dei documenti; trasparente all'utente.
• assegnazione e smistamento per via telematica;
• realizzazione di un repository documentale;
• integrazione a sistemi o workflow aziendali.
caratteristiche principali
VANTAGGI
Gestione Organigramma Aziendale e Permessi Utenti
L'accesso alle funzionalità è completamente regolato in funzione
Benefici immediati quali l'abbattimento dei costi e l'aumento
della pianta organica dell'azienda e del profilo dell'utente, con la pos-
della produttività si otterranno eliminando gli elementi cartacei
sibilità di memorizzare i rapporti gerarchici nel pieno rispetto delle
durante i processi lavorativi e fornendo un accesso immediato ai
norme sulla privacy.
dati aggiornati in tempo reale, anche da sedi remote, in modo da
offrire miglioramenti durante la fase decisionale.
e-Document consente di risparmiare sugli investimenti, di
Gestione Protocollazione Documenti
migliorare la qualità del servizio offerto, di assolvere agli obblighi
Consente la protocollazione e l'archiviazione di qualunque tipo di
aziendali e di perfezionare i tempi di lavorazione, eliminando
documento digitale, dei documenti cartacei, di lotti di documenti acqui-
disguidi, errori e migliorando l'efficienza di ogni singolo dipen-
siti tramite scanner o di spool di stampa da altri applicativi.
dente.
Grazie ad una legislazione nazionale che permette di rego-
Gestione del Titolario e dei Fascicoli lamentare il documento informatico ed alle norme attuali sulla
Si occupa della classificazione, della manutenzione delle informa- dematerializzazione dei documenti rilevanti ai fini tributari e
zioni relative ai documenti, della collocazione fisica dell'eventuale copia fiscali, le aziende hanno la possibilità di ridurre drasticamente
cartacea e della riservatezza dei dati. tutti gli inutili costi associati alla gestione cartacea dei documen-
ti, di essere più efficienti e competitivi in un mercato globale e di
Gestione Assegnazione Documenti automatizzare totalmente i propri processi.
L'assegnazione permette di "affidare" il documento ad un ufficio o
singolo utente per la sua lavorazione o semplice visione.

Gestione Acquisizione Documenti tramite Modelli


Consente l'acquisizione di documenti in maniera automatizzata con
l'utilizzo di modelli configurabili dall'utente, in modo da recuperare
tutte le informazioni presenti nelle aree dei moduli che devono essere
associati alle diverse proprietà del documento.

Gestione Versioni e Revisione dei Documenti


OPENKEY è una società di sviluppo ed integrazione di ap-
La gestione e controllo dei documenti archiviati avviene attraverso
plicazioni e sistemi software specializzata nell'offerta di soluzio-
le attività di inserimento ed estrazione controllata (check in/check out) dei
ni informatiche globali per aziende e pubblica amministrazione,
singoli documenti, con il totale supporto nella gestione delle versioni e
che vanta una esperienza pluriennale nello sviluppo di soluzioni
revisioni dello stesso documento.
enterprise.
OPENKEY è orientata a soddisfare i propri clienti nell'am-
Gestione Motore di Ricerca
bito di interventi di consulenza organizzativa e di sviluppo ed
Il contenuto informativo dei documenti viene messo a disposizione
implementazioni di soluzioni tecnologicamente avanzate, riu-
tramite il motore di ricerca anche full-text, che estende le funzionalità
scendo anche ad integrarle a realtà aziendali esistenti in modo da
di ricerca di base dei documenti anche ai contenuti testuali opportuna-
evitare traumi dovuti a cambiamenti tecnologici troppo radicali.
tamente indicizzati.
Le qualificate competenze nella progettazione e gestione di
soluzioni informatiche rivolte ad aziende e pubblica ammini-
Gestione Firma Digitale e Marcatura Temporale strazione, nonché la massima attenzione verso tutte le esigenze
Consente di provvedere a tutte le operazioni di firma, verifica e di tecniche-organizzative della propria clientela, sono alcuni dei
crittografia attraverso l'utilizzo dei più comuni dispositivi hardware. punti di forza della società.
L'operazione di marcatura temporale consente di apporre sui docu- Nell'ambito di soluzioni aziendali, la OPENKEY è una tra le
menti i dati relativi alla segnatura temporale. poche software house italiane in grado di proporre sistemi inte-
grati per la gestione del back office e front office con tecnologia
Gestione Archiviazione Sostitutiva web.
Permette di soddisfare tutti i requisiti di legge in modo da poter Utilizzare tecnologie web-based significa realizzare infra-
conservare i documenti solo in formato elettronico. strutture tecnologiche già pronte alle evoluzioni future e riuscire
a velocizzare i tempi di reazione in un mercato in continuo
Gestione Procedimenti e Workflow cambiamento.
Il modulo di workflow gestisce l'iter dei procedimenti ed il relativo
monitoraggio, compresa la verifica della durata degli stessi e l'emissione
di avvisi al raggiungimento di livelli di attenzione rispetto alle durate
previste.
OP ENKEY SRL
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