Cdigo: PRO-009.IN Fecha Autorizacin: 09 Noviembre 2011.- Versin N: 01. 1
Tabla de Contenidos
1. Objetivos 2. Responsabilidades 3. Definiciones 4. Recursos Necesarios 5. Descripcin de la Actividad 6. Anexos 7. Hoja Control de Modificaciones
Elaborado Por: Elias Peredo A.- Jefe Control Gestin.
Firma: Revisado Por: Fernando Reyes A.- Representante de Gerencia
Firma: Aprobado Por: Fernando Reyes A.- Gerente General.
Firma:
PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES Tiger Ingeniera y Servicios
Cdigo: PRO-009.IN Fecha Autorizacin: 09 Noviembre 2011.- Versin N: 01. 2
1.- OBJETIVOS
Establecer las actividades definidas del proceso de compra ya sea de materiales, insumos y/o servicios. Cubriendo las necesidades, requisitos y especificaciones de compras de Tiger Ingeniera y Servicios S.A.
2.- RESPONSABILIDADES
El Encargado de [Logstica] es responsable de:
o Seleccionar proveedores de materiales e insumos. o Solicitar cotizaciones de materiales e insumos. o Elaborar rdenes de compra. o Emitir reclamo a proveedores de materiales e insumos objetados. o Recepcionar necesidades de materiales e insumos de los centros de trabajo. o Dar Recepcin conforme a la compra de materiales e insumos. o Mantener actualizado Listado de proveedores [en software]. o Desarrollar las evaluaciones a los proveedores [relevantes o crticos para nuestros procesos ingresados en software].
El Jefe Control Gestin es responsable de:
o Aprueba aquellas rdenes de compra de ms de 150.000 $.
El Administrador o Encargado de rea es responsable de:
o Solicitar o designar a alguien de su equipo de trabajo a que realice los requerimientos de materiales e insumos al encargado de [logstica].
3.- DEFINICIONES
Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un determinado producto pudiendo ser este de materiales, insumos, productos, servicios u otros.
Orden de Compra: Registro que permite indicar al proveedor los distintos materiales, insumos y/o servicios que se requieran comprar.
4.- RECURSOS NECESARIOS
o Computador o Impresora o Sofware Defontana
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5.- DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
5.1.- NECESIDAD DE COMPRA DE MATERIALES, INSUMOS Y/O SERVICIOS
Ser responsabilidad del Encargado de [Logstica] de Tiger Ingeniera y Servicios S.A. revisar las necesidades de materiales, insumos y/o servicios por parte del Encargado de rea, Administrador de Contrato o quien este designe, de los diferentes centros de trabajos [que se generen a travs del mdulo Requisiciones del ERP Defontana].
La necesidad de compra nacer una vez que el centro de trabajo o rea correspondiente verifique la inexistencia o necesidad del material, insumo y/o producto solicitado. [La solicitud ser ingresada como requisicin en Defontana, para que el encargado de abastecimiento gestione la compra de lo solicitado].
5.2.- NECESIDAD DE LA COTIZACION
Sera responsabilidad del Encargado de [Logstica] determinar si es necesario cotizar los materiales, insumos y/o servicios solicitados, dependiendo de las caractersticas, volumen a adquirir y el grado de especificacin.
Para ello, el Encargado de [Logstica] cotizar el material, insumo y/o servicio solicitado a tantos proveedores estime conveniente, teniendo en consideracin las caractersticas de la necesidad de cotizacin, precio, calidad y prestigio del proveedor, entre otros factores, los cuales sern decisivos a la hora de seleccionar a los proveedores de Tiger Ingeniera y Servicios S.A.
La cotizacin podr ser realizada va correo electrnico, telfono o fax dependiendo de las caractersticas del proveedor.
5.3.- EMISIN ORDEN DE COMPRA
Una vez realizadas las cotizaciones (en caso que aplique) y seleccionado el proveedor, el Encargado de [Logstica], determinar si es necesaria la elaboracin y emisin de la orden de compra del material, insumo y/o servicio solicitado para lo cual [utilizar el software Defontana].
[Si el proveedor no se encuentra registrado en el sistema, ser necesario crearlo como proveedor antes de iniciar la generacin de la orden de compra.
La aprobacin de la orden de compra, se efectuar en el mismo sistema y depender del monto de la orden de compra. Los montos y responsables son los siguientes:
o 1 a 150.000 $.- Encargado de abastecimiento o Ms de 150.000 $ Jefe de control gestin.]
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5.4.- DESPACHO Y/O RECEPCIN CONFORME
[La entrega por parte del proveedor, se realizar de acuerdo a lo sealado en la orden de compra. Preferentemente, la entrega se realizar directamente al encargado de logstica, sin embargo, por razones operativas, la entrega puede realizarse en bodega de planta y excepcionalmente directamente al rea usuaria. Independiente del lugar donde se realice la entrega, ser responsabilidad del encargado de logstica hacer el seguimiento y recuperar los documentos utilizados por el proveedor para el despacho de los productos y/o servicios (Gua de despacho, factura u otros).
Una vez recepcionado fsicamente conforme el material y/o insumos, se realizar la recepcin en el software Defontana. Este proceso lo realizar el Encargado de Logstica. En forma paralela, coordinar con el rea que solicit la compra, la entrega de lo recibido. Finalmente, lo entregado se registrar en la requisicin que dio origen al proceso].
Si la recepcin del material y/o insumo comprado presenta problemas en cuanto a cantidades, falta de artculos, cambios en los precios, u otros factores que no correspondan a lo solicitado al proveedor, ser el Encargado de [Logstica] quien determine si recepciona o devuelve la compra solicitada, dejando constancia de su decisin en la orden de compra, factura o gua de despacho del proveedor segn corresponda.
Del mismo modo, ser su responsabilidad determinar la necesidad de formular un reclamo al proveedor, solicitando para ello la reposicin, reemplazo o devolucin de este en el caso de los proveedores de materiales e insumos, y la realizacin de una nueva prestacin en el caso de los proveedores de servicios.
6.- ANEXOS
No Aplica.-
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7.- HOJA CONTROL DE MODIFICACIONES
Versin Fecha Modificacin tem Alterado Motivo 00
01
26-04-2010
09-11-2010
N.A.
Apartado 2
Apartado 4
Apartado 5.1 Apartado 5.2
Apartado 5.3 Apartado 5.4 Emisin del Documento
Nuevo puesto de trabajo Encargado de Logstica para el desarrollo del proceso, Responsabilidades en uso de nuevo Software.
Se agrega nuevos recursos necesarios para el proceso.
Nuevo puesto de trabajo Encargado de Logstica, para el desarrollo del proceso, Implementacin Software De Fontana para el proceso.
Uso de nuevo software en emisin de Orden de compra, despacho y recepcin conforme.