PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PLANEACION
Se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la
auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios,
fuentes de informacin, investigacin preliminar, proyecto de auditoria y
diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante.
OBJE!"O
El propsito de la auditoria administrativa es establecer las acciones que se deben
desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada,
tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en
tiempo y forma los ob#etivos establecidos.
$%&O'ES % 'E"!S%'
&omo primera medida es necesario determinar los factores que se consideran
fundamentales para el estudio de la organizacin en funcin de ( vertientes)
%*.+ E, -'O&ESO %./!0!S'%!"O
Se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes
que lo fundamentan, las cuales permiten realizar un anlisis lgico de la
organizacin, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma
natural y congruente.
En este orden se apega a propsitos estrat1gicos que concentran en forma
ob#etiva la esencia o 2razn de ser3 de cada fase, y que son el marco de referencia
para analizar ala organizacin en todos sus mbitos, niveles, procesos, funciones,
sistemas, recursos, proyectos, productos y4o servicios y entorno, lo que representa
una visin de con#unto de la forma en que interaccionan todos y cada uno de ellos
en relacin con su ob#eto o atribucin sustantiva.
1
B*.+ E,E/E0OS ES-E&!$!&OS 56E $O'/%0 -%'E .E S6
$60&!O0%/!E0O
Se incluye una relacin de los elementos espec7ficos que complementan el
proceso administrativo. .ic8os elementos espec7ficos se asocian con atributos
fundamentales que enmarcan su fin y funcin, lo que permite determinar su
contribucin particular al proceso en su con#unto y al funcionamiento de la
organizacin.
9.(.+ E, -'O&ESO .E ,% %6.!O'!% %./!0!S'%!"%
-'O&ESO %./!0!S'%!"O
E%-% -'O-OS!O ES'%E:!&O
-,%0E%&!O0
; visin ; /isin ; Ob#etivos ; /etas ; Estrategias4tcticas ; -rocesos ; -ol7ticas ;
-rocedimientos ; -rogramas ; Enfoques ; 0iveles ; <orizonte
.efinir el marco de actuacin de la organizacin
O':%0!=%&!>0
; Estructura organizacional ; .ivisin y distribucin de funciones ; &ultura
organizacional ; 'ecursos 8umanos ; &ambio organizacional ; Estudios
administrativos ; !nstrumentos t1cnicos de apoyo .ise?ar e instrumentar la
infraestructura para el funcionamiento de la organizacin.
.!'E&&!O0
; ,iderazgo ; &omunicacin ; /otivacin ; :rupos y equipos de traba#o ; /ane#o
del estr1s, el conflicto y la crisis ; ecnolog7a de la informacin ; oma de
decisiones ; &reatividad e innovacin omar las decisiones pertinentes para
regular la gestin de la organizacin.
&O0'O,
; 0aturaleza ; Sistemas ; 0iveles ; -roceso ; %1reas de aplicacin ; <erramientas
; &alidad /edicin del progreso de las acciones en funcin del desempe?o.
2
E,E/E0OS ES-E&!$!&OS %'!B6O $60.%/E0%,
; %dquisiciones %bastecimiento de recursos ; %lmacenes e inventarios 'esguardo
y canalizacin de recursos ; %sesor7a e@terna Soporte especializado con visin de
negocio ; %sesor7a interna %sistencia para me#orar el desempe?o ; &oordinacin
.etermina la unidad de accin ; .istribucin del espacio .isposicin de
instalaciones para el flu#o del traba#o ; E@portaciones %lternativa de e@pansin ;
:lobalizacin %pertura en un mercado mundial ; !mportaciones !nsumos de origen
e@tran#ero ; !nformtica /ane#o alterno de informacin ; investigacin y desarrollo
!nnovacin de valor ; /arAeting .esplazamiento y ubicacin de productos ;
Operaciones :eneracin de productos y4o servicios con un valor agregado ;
-roveedores Suministro de insumos ; -royectos -romueven la unidad de
propsito ; 'ecursos financieros y contabilidad /ane#o, registro y control de
recursos ; Servicio a clientes &apacidad de respuesta ; Servicios generales
.esarrollo de las condiciones de operacin ; Sistemas .efinen la distribucin
interaccionada de componentes
$6E0ES .E !0$O'/%&!O0
'epresentan las instancias internas y e@ternas a las que se puede recurrir para
captar la informacin que se registra en los papeles de traba#o del auditor, y
pueden ser)
a.+ !0E'0%S
; >rganos de gobierno. ; >rganos de control interno. ; Socios. ; 0iveles de
organizacin. ; 6nidades estrat1gicas de negocio. ; >rganos colegiados y equipos
de traba#o. ; Sistemas de informacin.
b.+ EBE'0%S ; >rganos normativos Coficiales y privados*. ; &ompetidores
actuales y potenciales. ; -roveedores actuales y potenciales. ; &lientes o usuarios
actuales y potenciales. ; :rupos de inter1s. ; Organizaciones lideres en el mismo
giro industrial o en otro. ; Organismos nacionales e internacionales que dictan
lineamientos o normas regulatorias de calidad. ; 'edes de informacin en el
mercado global.
!0"ES!:%&!O0 -'E,!/!0%'
Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura t1cnica y legal,
informacin del campo de traba#o y toda clase de documentos relacionados con
los factores predeterminados, as7 como el primer contacto con la realidad.
3
Este procedimiento puede provocar una formulacin de los ob#etivos,
estrategias, acciones a seguir o tiempos de e#ecucin. %simismo, permite perfilar
algunos de los problemas que podr7an surgir y brindar otra perspectiva. .ic8a
informacin debe analizarse con el mayor cuidado posible para no propinar
confusin cuando se interprete su contenido.
-ara realizar esta tarea de forma adecuada, es necesario tomar en
cuenta los siguientes criterios)
; .eterminar las necesidades espec7ficas. ; !dentificar los factores que requieren
de atencin. ; .efinir estrategias de accin. ; Jerarquizar prioridades en funcin
del fin que se persigue. ; .escribir la ubicacin, naturaleza y e@tensin de los
factores. ; Especificar el perfil del auditor. ; Estimar el tiempo y recursos
necesarios para cumplir con el ob#etivo definido.
-'E-%'%&!O0 .E, -'ODE&O .E %6.!O'!%
&on base a la informacin preliminar se debe proceder a preparar la
informacin necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye)
a.+ -'O-6ES% E&0!&% ; 0%6'%,E=% Ctipo de auditoria que se pretende
realizar*. ; %,&%0&E Creas de aplicacin*. ; %0E&E.E0ES Crecuento de
auditorias administrativas y estudios de me#oramiento previos*. ; OBJE!"OS
Clogros que se pretenden alcanzar con la aplicacin de la auditoria administrativa*.
; ES'%E:!% Cruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin de
recursos*. ; J6S!$!&%&!O0 Cdemostracin de la necesidad de instrumentarla*. ;
%&&!O0ES Ciniciativas o actividades necesarias para su e#ecucin*. ; 'E&6'SOS
Crequerimientos 8umanos, materiales y tecnolgicos*. ; &OSO Cestimacin global
y espec7fica de recursos financieros necesarios*. ; 'ES6,%.OS Cbeneficios que
se esperan lograr*. ; !0$O'/%&!O0 &O/-,E/E0%'!% Cmaterial e
investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo*. b.+ -'O:'%/%
.E '%B%JO ; !.E0!$!&%&!O0 Cnombre de la auditoria*. ; 'ES-O0S%B,E CS*
Cauditor a cargo de su implementacin*. ; %'E% Cuniverso ba#o estudio*. ; &,%"E
Cnumero progresivo de las actividades estimadas*. ; %&!"!.%.ES Cpasos
espec7ficos para captar y e@aminar la informacin*. ; $%SES Cdefinicin del orden
secuencial para realizar las actividades*. ; &%,E0.%'!O Cfec8as asignadas para
el inicio y termino de cada fase*. ; 'E-'ESE0%&!O0 :'%$!&% Cdescripcin de
las acciones en cuadros e imgenes*. ; $O'/%O Cpresentacin y resguardo de
avances*. ; 'E-O'ES .E %"%0&E Cseguimiento de las acciones*. ;
-E'!O.!&!.%. Ctiempo dispuesto para informar avances*.
%S!:0%&!O0 .E ,% 'ES-O0S%B!,!.%.
4
&on base en la magnitud o grado de comple#idad, la organizacin debe
designar al auditor o equipo de auditores que estime conveniente.
,a designacin del responsable puede recaer en el titular del rgano de
control interno, en un directivo en l7nea o en el encargado de alguna unidad de
apoyo t1cnico de alguna de las reas de la organizacin, cualquiera que sea, debe
tener los conocimientos y la e@periencia necesarios en la implementacin de
auditorias administrativas. ,a organizacin puede optar por contratar un servicio
e@terno especializado en la materia. $inalmente, e@iste la posibilidad de
estructurar un equipo que incluya tanto a personal de la organizacin como
personal e@terno.
&%-%&!%&!O0
6na vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o
equipo designados, no solo en lo que respecta al mane#o del m1todo y
mecanismos que se emplearan para levantar la informacin, sino en todo el
proceso para preparar la aplicacin e implementacin de la auditoria.
Es por ello que se debe dar a conocer al personal asignado el ob#etivo
que se persigue, las reas involucradas, la calendarizacion de actividades, los
documentos de soporte, el inventario estimado de informacin que se pretende
captar, la distribucin de cargas de traba#o, el registro de la informacin, la forma
de reportar y los mecanismos de coordinacin y supervisin establecidos.
-ara estos efectos, el programa debe integrar al personal sustantivo y
ad#etivo del nivel de decisin, as7 como a mandos medios y nivel operativo de
acuerdo con su rea de adscripcin, equipo de traba#oE deben proveerse de
apoyos visuales, t1cnicos y pedaggicos. ambi1n es conveniente implementar
una campa?a de sensibilizacin en todos los niveles de la organizacin para
promover un clima de confianza y colaboracin.
%&!6.
,a labor de investigacin tiene que llevarse a cabo sin pre#uicios u
opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es recomendable que los auditores
adopten una conducta amable y discreta a fin de procurarse una imagen positiva,
lo que facilitara su tarea y estimulara la participacin activa del personal de la
organizacin.
.!%:0OS!&O -'E,!/!0%'
El diagnostico se fundamenta en la percepcin que el auditor tiene de la
organizacin como producto de su e@periencia y visin. Si bien aun no e@isten los
elementos de #uicio documentados, e@iste un acercamiento a la realidad y a la
cultura organizacional, la que es un tanto intangible, pero que se puede advertir en
5
los supuestos subyacentes que dan sentido a la forma de comportamiento y
desempe?o en el traba#o.
&on base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia
que fundamente a razn por la que surge la necesidad de auditar. -ara ello, se
deben considerar los siguientes elementos)
a.+ :E0ES!S .E ,% O':%0!=%&!>0 ; &reacin de la organizacin. ; &ambios
en su forma #ur7dica. ; &onversin del ob#eto en estrategias. ; /ane#o de la
delegacin de facultades.
b.+ !0$'%ES'6&6'% ; Esquema de operacin Cprocesos4funciones*. ;
/odificaciones a la estructura organizacional. ; -rogramacin institucional. ; 0ivel
de desarrollo tecnolgico.
c.+ $O'/% .E O-E'%&!>0 ; .esempe?o registrado. ; ,ogros alcanzados. ;
E@pectativas no cumplidas. ; -roceso de toma de decisiones.
d.+ -OS!&!O0 &O/-E!!"% ; 0aturaleza, dimensin, sector y giro industrial de
la organizacin. ; &ompetencias centrales. ; &lientes, proveedores y
competidores.
!0S'6/E0%&!O0
En esta etapa es necesario seleccionar y aplicar las t1cnicas de
recoleccin que se estimen ms viables de acuerdo con las circunstancias propias
de la auditoria, la seleccin de instrumentos de medicin que se emplearan, el
mane#o de papeles de traba#o y evidencia, as7 como la supervisin necesaria para
mantener una coordinacin eficaz.
'E&O-!,%&!O0 .E !0$O'/%&!O0
.ebe enfocarse en el registro de todo tipo de 8allazgo y evidencia que
8aga posible su e@amen ob#etivo, pues de otra manera se puede incurrir en
errores de interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la
informacin, reprogramar la auditoria o, en su caso, suspenderla.
Se debe aplicar un criterio de discriminacin, siempre basado en el
ob#etivo de la auditoria, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin para
mantener una l7nea de accin uniforme.
9.9.+ -,%0E%&!O0 :E0E'%, -%'% E$E&6%' 60% %6.!O'!%
%./!0!S'%!"%
9.9.F.+E&0!&%S .E 'E&O,E&&!O0
6
-ara recabar informacin de forma gil y ordenada se puede emplear
alguna o una combinacin de las siguientes t1cnicas)
a.+ !0"ES!:%&!O0 .O&6/E0%, ; 0O'/%!"% %cta constitutiva. ,ey que
ordena la creacin de la organizacin. 'eglamento interno. 'eglamentacin
especifica. ratados y convenios. .ecretos y acuerdos. 0ormas Cnacionales e
internacionales*. Oficios circulares. ; %./!0!S'%!"% Organigramas. /anuales
administrativos. Sistemas de informacin y certificacin. &uadros de distribucin
del traba#o. Estad7sticas de traba#o. -lantilla de personal. -royectos estrat1gicos.
!nventarios de mobiliario y equipo. 'edes para el anlisis lgico de problemas.
Sociogramas. !ndicadores financieros y de gestin. Estudios de me#oramiento.
%uditorias administrativas previas. ; /E'&%.O -roductos y4o servicios. Greas.
-oblacin. !ngresos. $actores limitantes.
&omportamiento de la demanda.
Situacin actual.
&aracter7sticas.
Situacin futura Cproyectada*.
&omportamiento de la oferta.
Situacin actual.
%nlisis del r1gimen de mercado.
Situacin futura Cprevisible*.
.eterminacin de precios.
; 6B!&%&!>0 :EO:'%$!&% ,ocalizacin. Orden espacial interno. &aracter7sticas
del terreno. &ercan7a con el mercado Cclientes y proveedores*. .istancias y costo
de transporte. %lternativas de cone@in con unidades nuevas. Justificacin en
relacin al tama?o y procesos. ; ES6.!OS $!0%0&!E'OS 'ecursos financieros
para inversin. %nlisis y proyecciones financieras. -rogramas de financiamiento.
Evaluacin financiera. &reacin de valor. ; S!6%&!O0 E&O0O/!&% Sistema
econmico. 0aturaleza y ritmo del desarrollo de la econom7a. %spectos sociales.
"ariables demogrficas. 'elaciones con el e@terior. ; &O/-O'%/!E0O .E,
&O0S6/!.O' &ultura. Estratos sociales o nivel socioeconmico. :rupos de
referencia y convivencia Cbaby boomers, generacin BD, generacin D*. $amilia.
&iclo de vida del consumidor. $actores internos de influencia Cpercepcin,
aprendiza#e y motivacin*. -roceso de compra Cnecesidad sentida, actividad
previa, decisin y sentimiento posterior*.
b.+ OBSE'"%&!O0 .!'E&%
&onsiste en la revisin del rea f7sica donde se desarrolla el traba#o de la
organizacin, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional
imperante. Es recomendable que el auditor responsable la encabece, comente y
7
analice su percepcin con los otros auditores para asegurar que e@iste consenso
en torno a las condiciones de funcionamiento del rea y definir los criterios a los
que deber su#etarse en todo momento la auditoria.
c.+ %&&ESO % 'E.ES .E !0$O'/%&!O0
El acceso a redes, entre otras, intranet, e@tranet o querry, permite detectar
informacin operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados,
organizaciones del sector por ramo, lo que, a su vez, facilita en intercambio
electrnico de datos y mantener una relacin interactiva con el entorno.
d.+ E0'E"!S%
-ara que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente
observar estos aspectos)
; Saber lo que se quiere y tener claro el propsito y sentido. ; Establecer
anticipadamente la distribucin del traba#o. ; &oncertar previamente la cita. ;
%tender el compromiso. &oncentrarse de manera rela#ada. Seguir un mapa mental
para captar la informacin de manera lgica y consecuente. 6tilizar preguntas de
terminacin abierta en las cuales la respuesta correcta no sea tan obvia. 0o 8acer
preguntas irrelevantes. En la medida de lo posible escuc8ar, no 8ablar. %segurarse
de no presionar la entrevista. Evitar la confianza en su memoria. .e#ar 2abierta la
puerta3. ; &lasificar la informacin que se obtenga. ; 'egistrar la informacin en
una bitcora.
e.+ &6ES!O0%'!O
Estos instrumentos se emplean para obtener la informacin deseada en
forma 8omog1nea, estn constituidos por series de preguntas escritas,
predefinidas, secuenciadas y separadas por cap7tulos o temtica especifica con el
propsito de que muestren la interrelacin y cone@iones lgicas entre las
diferentes reas y rubros para que en con#unto brinden un perfil completo de la
organizacin.
odo cuestionario debe e@presar el motivo de su preparacin, y se debe
procurar que las preguntas sean claras y concisas, presentadas en orden lgico,
con redaccin comprensible y facilidad de respuesta, esto es, es necesario evitar
recargarlo con demasiadas preguntas. Si el caso lo amerita, puede incluirse un
instructivo de llenado.
E@isten tablas de muestreo que, de acuerdo con las especificaciones y
volumen de la informacin, establecen cual es la m7nima cantidad de informacin
8
representativa del todo Cmuestra* que es necesario recabar para que los
resultados que se obtengan a partir de ella tengan validez. 0o obstante, si en el
curso de la revisin se advierten situaciones de las que se pueda inferir que
e@isten irregularidades, las pruebas debern ampliarse 8asta conseguir la
evidencia suficiente.
f.+ &E.6,%S
Estn integradas por formularios cuyo dise?o incluye casillas, bloques y
columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y
anlisis, amen, de que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta.
Su incorporacin al proyecto de auditoria permite abrir el rango de
captacin de informacin y comparar conceptos en las respuestas, lo que facilita el
anlisis de resultados. ambi1n 8acen ms fcil asociar los indicadores que
orientan el traba#o con el comportamiento organizacional, condicin que favorece
el proceso de toma de decisiones.
&omo 8erramientas de diagnostico y evaluacin posibilitan no solo
realizar las variables ba#o anlisis, sino apreciar su influencia en otras variables o
reas de operacin, lo que transforma en un eslabn entre factores, indicadores,
registros y consecuencias. ambi1n simplifican el proceso de captacin de la
informacin pues permiten asociar con claridad aspectos t1cnicos con el
desempe?o, ordenan ideas y de#an emerger los supuestos subyacentes que
sustentan los conceptos.
9.9.(.+ /E.!&!O0
,as escalas que se empleen para medir, deben cumplir con la funcin de
garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los
papeles de traba#o, particularmente en los casos en que las preguntas sean
abiertas o de cdigo mHltiple que puedan propiciar una interpretacin muy general
o errnea. %s7 mismo, porque el mane#o de enunciados, valores num1ricos y
matrices definen rangos de respuesta que eliminan la ambivalencia y centrar los
criterios para valorar de manera ob#etiva la informacin, lo que posteriormente
servir para lograr una mayor veracidad en las observaciones, conclusiones y
recomendaciones que se formulen en el informe de auditoria.
,a eleccin y el empleo de las escalas de medicin estn estrec8amente
relacionados con las directrices acordadas en la planeacion de la auditoria, sin
embargo, su variedad de uso y precisin dependen de las acciones que de
manera particular e#erce el auditor, por lo que es necesario que las integre de
manera racional y congruente.
9
9.I.+ E, %0%,!S!S D E"%,6%&!O0 .E ,% !0$O'/%&!O0 OBE0!.%. a.+ B%SE
&O0&E-6%,
,a diagnosis, parte esencial de la auditoria administrativa, es un recurso
que traduce los 8ec8os y circunstancias en informacin concreta, susceptible de
cuantificarse y cualificarse. Es tambi1n una oportunidad para dise?ar un marco
global de anlisis para sistematizar la informacin de la realidad de una
organizacin, para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades, para
identificar los factores mas relevantes de su funcionamiento, para determinar los
recursos disponibles para resolver sus problemasE y, sobretodo, para servir como
cauce a las acciones necesarias que permitan su atencin eficaz.
El diagnostico es un mecanismo de estudio y aprendiza#e toda vez que
fundamenta y transforma las e@periencias y los 8ec8os en conocimiento
administrativo, que permita evaluar tendencias y situaciones para formular una
propuesta interpretativa, o modelo anal7tico de la realidad de la organizacin.
b.+ /%'&O .E 'E$E'E0&!%
6na vez que se 8a planeado e instrumentado la auditoria, se dispone de
una base de informacin con la perspectiva de la g1nesis, infraestructura
administrativa, forma de operacin y posicin competitiva, lo que permite
establecer las bases de actuacin con la certeza de que enmarca las variables y
estrategias fundamentales.
c.+ &O0E0!.O
-ara que el diagnostico administrativo aporte elementos de decisin
sustantivos a la auditoria tiene que incorporar los siguientes aspectos)
; &O0EBO $isonom7a de la organizacin de acuerdo con su situacin actual y
su trayectoria 8istrica. /ecnica para generar bienes, servicios, capital y
conocimiento. Esfera de accin. -osicin en el mercado. &iclo de vida de la
organizacin.
; !0$O'/%&!O0 O-E'%!"% :estin de funciones, procesos y proyectos.
&oordinacin de las acciones. %dministracin de la tecnolog7a de la informacin.
%nlisis de la interaccin, planeacion, organizacin, direccin y control. ;
.ESE/-EJO /ane#o de indicadores financieros y de gestin. &omportamiento
organizacin. 'esultados alcanzados. /argen de efectividad. ; ES'%E:!%
&O/-E!!"% -ropsito estrat1gico. Enfoque estrat1gico. -rocesos estrat1gicos.
<abilidades distintivas. ; ,!.E'%=:O &ultura organizacional. "alores. raba#o en
equipo. &alidad de vida de la organizacin. ; -E'S-E&!"%S Estructura.
Oportunidades de negocio. %dministracin del cambio. -otencial de innovacin.
&ontrol estrat1gico.
10
9.K.+ 'E-'ESE0%&!O0 :'%$!&% .E, -,%0 :E0E'%, .E %6.!O'!%
%./!0!S'%!"%.
-ara la descripcin grafica del plan general y de los programas
espec7ficos de la investigacin, se recomienda utilizar graficas de flec8as o
diagramas red, como los que son utilizados en las t1cnicas de camino critico
C&.-./.* y t1cnicas de programacin, evaluacin y revisin C-E'* y tambi1n los
llamados diagramas de bloque o de barras como los de :antt.
9.L.+ -'ESE0%&!O0 .E, !0$O'/E $!0%, D -'O:'%/% .E
!/-,%0%&!O0.
En virtud de que en el informe se se?alan los 8allazgos as7 como
las conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es indispensable que brinde
suficiente informacin respecto de la magnitud de los 8allazgos y la frecuencia con
que se presentan, en relacin con el nHmero de casos o transacciones revisadas
en funcin de las operaciones que realiza la organizacin. %s7 mismo, es
importante que tanto los 8allazgos como las recomendaciones est1n sustentados
por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles
de traba#o del auditor.
,os resultados, conclusiones y recomendaciones que de ellos se
desprendan, debern reunir atributos tales como)
; OBJE!"!.%. "isin imparcial de los 8ec8os. ; O-O'60!.%. .isponibilidad
de la informacin en tiempo y lugar. ; &,%'!.%. $cil comprensin del contenido.
; &%,!.%. %pego a las normas de administracin de la calidad y elementos del
sistema de gestin de calidad. ; ,O:!&% Secuencia acorde con el ob#eto y
prioridades establecidas.
9.L.F.+ %S-E&OS O-E'%!"OS
%ntes de presentar la versin definitiva del informe, es necesario revisarlo
en t1rminos prcticos, con base en las premisas que se acordaron para orientar
las acciones que se llevaron a cabo en forma operativaE para tal efecto se
recomiendan los siguientes aspectos)
; !0'O.6&&!O0 &riterios considerados para emprender y e#ecutar la auditoria. ;
%0E&E.E0ES !nformacin que enmarca la g1nesis y situacin actual de la
organizacin. ; J6S!$!&%&!O0 Elementos que 8icieron necesaria su aplicacin. ;
OBJE!"OS .E ,% %6.!O'!% 'azones por las que se efectu la auditoria y los
fines que se persiguen con el informe. ; ES'%E:!% &urso de accin seguidos y
recursos e#ercidos en cada uno de ellos. ; 'E&6'SOS 'equerimientos 8umanos,
materiales y tecnolgicos empleados. ; &OSO 'ecursos financieros utilizados en
su desarrollo. ; %,&%0&E Gmbito, profundidad y cobertura del traba#o. ;
11
%&&!O0ES -asos o actividades realizados en cada etapa. ; /EO.O,O:!%
/arco de traba#o, t1cnicas e indicadores en que se sustento la auditoria. ;
'ES6,%.OS <allazgos significativos y evidencia suficiente que la soporte. ;
&O0&,6S!O0ES !nferencias basadas en las pruebas obtenidas. ;
'E&O/E0.%&!O0ES Se?alamientos para me#orar el desempe?o. ;
%,E'0%!"%S .E !/-,%0%&!O0 -rograma y m1todos viables. ;
.ES"!%&!O0ES S!:0!$!&%!"%S :rado de cumplimiento de las normas
aceptadas para la auditoria. ; O-!0!O0ES .E ,OS 'ES-O0S%B,ES .E ,%S
%'E%S %6.!%.%S -untos de vista e@puestos acerca de los 8allazgos,
conclusiones y recomendaciones. ; %S60OS ES-E&!%,ES oda clase de
aspectos que requieren de un estudio mas profundo.
9.L.(.+ ,!0E%/!E0OS :E0E'%,ES -%'% -'E-%'%' E, !0$O'/E
-ara que el informe tenga verdadero efecto en el desempe?o de una
organizacin, es necesario presentarlo en forma puntual, esto es, prestar especial
atencin a la formulacin de criterios, si bien susceptibles de llevarse a la prctica,
tambi1n con una visin estrat1gica, para lo cual deben tomarse en cuenta los
siguientes aspectos)
a.+ 0o perder de vista el ob#eto de la auditoria cuando se llegue a las conclusiones
y recomendaciones finales. b.+ -onderar las soluciones que se propongan para
determinar practicidad y viabilidad. c.+ E@plorar diferentes alternativas para
transmitir las causas y efectos in8erentes a los 8allazgos, para traducirlas en
recomendaciones preventivas o correctivas, segHn sea el caso. d.+ <omogeneizar
la integracin y presentacin de los resultados para que e@ista co8erencia entre
los 8allazgos y los criterios para su atencin. e.+ %provec8ar todo el apoyo posible
para fundamentar solidamente los resultados. f.+ %l llegar a los niveles de decisin
los elementos idneos para una toma de decisiones ob#etiva y congruente. g.+
Establecer las bases para constituir un mecanismo de informacin permanente. 8.+
&rear conciencia en los niveles de decisin de la importancia que reviste el
incumplimiento Co 8acerlo e@temporneamente* de las medidas recomendadas. i.+
Establecer la forma y contenido que debern observar los reportes y seguimiento
de las acciones. #.+ omar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con
anterioridad, para evaluar el tratamiento y cursos de accin tomados en la
implementacin de resultados.
9.L.9.+ !-OS .E !0$O'/E %.+ !0$O'/E :E0E'%, ; 'ES-O0S%B,E Grea o
unidad administrativa encargada de preparar el informe. ; !0'O.6&&!O0 Breve
descripcin de las circunstancias que 8icieron necesario aplicar la auditoria,
mecanismos de coordinacin y participacin empleados para su desarrollo,
duracin de la revisin, as7 como el propsito y e@plicacin general de su
12
contenido. ; %0E&E.E0ES E@posicin de la g1nesis de la organizacin, es
decir, or7genes, cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que influyeron
en la decisin de implementar la auditoria. ; E&0!&%S E/-,E%.%S
!nstrumentos y m1todos utilizados para obtener resultados en funcin del ob#etivo.
; .!%:0OS!&O .efinicin de las causas y consecuencias de la auditoria, las
cuales #ustifican los a#ustes o modificaciones posibles. ; -'O-6ES%
-resentacin de alternativas de accin, venta#as y desventa#as que pueden
derivarse, implicaciones de los cambios y resultados esperados. ; ES'%E:!%
.E !/-,E/E0%&!O0 E@plicacin de los pasos o etapas previstas para
instrumentar los resultados. ; SE:6!/!E0O .eterminacin de los mecanismos
de informacin, control y evaluacin necesarios para garantizar el cumplimiento de
los criterios propuestos. ; &O0&,6S!O0ES D 'E&O/E0.%&!O0ES S7ntesis de
los logros obtenidos, problemas detectados, soluciones instrumentadas y pautas
sugeridas para el logro de las propuestas. ; %-E0.!&ES O %0EBOS :rficos,
cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo que se consideren
elementos au@iliares para la presentacin y fundamentacion de la auditoria.
b.+ !0$O'/E EJE&6!"O ; 'ES-O0S%B,E ; -E'!O.O .E 'E"!S!O0 ,apso
que comprendi la auditoria. ; OBJE!"OS -ropsitos que se pretenden obtener
con la auditoria. ; %,&%0&E -rofundidad con la que se audito la organizacin. ;
/EO.O,O:!% E@plicacin de las t1cnicas y procedimientos utilizados para
captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los ob#etivos de la
auditoria. ; S!0ES!S 'elacin de los resultados y logros obtenidos con los
recursos asignados. ; &O0&,6S!O0ES S7ntesis de aspectos prioritarios, acciones
llevadas a cabo y propuestas de actuacin.
c.+ !0$O'/E .E %S-E&OS 'E,E"%0ES
/ediante este informe se puede analizar y evaluar)
; Si se llevo a cabo todo el proceso de aplicacin de la auditoria. ; Si se
presentaron observaciones relevantes. ; Si la auditoria esta en proceso, se
reprogramo o se replanteo. ; ,as 8oras 8ombre que realmente se utilizaron. ; ,as
causas y efectos de las principales observaciones formuladas. ; ,as posibles
consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas.
,as observaciones del informe se consideran relevantes cuando presentes las
siguientes caracter7sticas) ; !nconsistencia en la cadena de valor de la
organizacin. ; !nobservancia del marco normativo aplicable. ; !ncumplimiento de
las e@pectativas de los clientes y4o usuarios. ; .eficiencia en el servicio de los
proveedores. ; $alta de informacin del desempe?o de competidores. ; -erdida de
13
oportunidades de negocio. ; Ba#a rentabilidad y productividad. ; E@istencia de una
cultura organizacional d1bil. ; 0ecesidad de adecuar y4o actualizar los sistemas. ;
:eneracin de bienes y servicios sin la calidad requerida. ; -otencial de
innovacin desaprovec8ado. ; 6rgencia de replantear los procesos centrales. ;
0ecesidad de redireccionar el enfoque estrat1gico.
c.+ !0$O'/E .E %S-E&OS 'E,E"%0ES
.ocumento que se integra con base en un criterio de selectividad, que
considera los aspectos que refle#an los obstculos, deficiencias o desviaciones
captadas durante el e@amen de la organizacin.
/ediante este informe se puede analizar y evaluar)
; Si se llevo a cabo todo el proceso de aplicacin de la auditoria. ; Si se
presentaron observaciones relevantes. ; Si la auditoria esta en proceso, se
reprogramo o se replanteo. ; ,as 8oras 8ombre que realmente se utilizaron. ; ,a
fundamentacin de cada observacin. ; ,as causas y efectos de las principales
observaciones formuladas. ; ,as posibles consecuencias que se pueden derivar
de las observaciones presentadas.
,as observaciones del informe se consideran relevantes cuando -resentan las
siguientes caracter7sticas) ; !nconsistencia en la cadena de valor de la
organizacin. ; !nobservancia del marco normativo aplicable. ; !ncumplimiento de
las e@pectativas de los clientes y4o usuarios. ; .eficiencia en el servicio de los
proveedores. ; $alta de informacin del desempe?o de competidores. ; -erdida de
oportunidades de negocio. ; Ba#a rentabilidad y productividad. ; E@istencia de una
cultura organizacional d1bil. ; 0ecesidad de adecuar y4o actualizar los sistemas. ;
:eneracin de bienes y servicios sin la calidad requerida. ; -otencial de
innovacin desaprovec8ado. ; 6rgencia de replantear los procesos centrales. ;
0ecesidad de redireccionar el enfoque estrat1gico.
-ara apoyar el proceso de toma de decisiones del titular de la organizacin, este
informe puede presentarse acompa?ado de un e#emplar del informe general o
e#ecutivo.
9.L.I.+ -'O-6ES% .E !/-,E/E0%&!O0
,a implementacin de las recomendaciones constituye uno de los
aspectos clave para afectar en forma efectiva a la organizacin, ya que representa
el momento de transformar las propuestas en acciones espec7ficas para cumplir
con el propsito de la auditoriaE y se realiza en 9 fases)
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a.+ -'E-%'%&!O0 .E, -'O:'%/% ; .eterminar las actividades que deben
efectuarse y la secuencia de su realizacin. ; Establecer el tiempo de duracin de
cada actividad y el total de la implementacin. ; Estimar los requerimientos de
personal, instalaciones, mobiliario y equipo. ; .elimitar claramente las
responsabilidades del personal responsable de su e#ecucin.
b.+ /EO.OS .E !/-,E/E0%&!O0 ; /EO.O !0S%0%0EO 'efiere la
posibilidad de implementar las recomendaciones contenidas en los resultados de
la auditoria en forma inmediata, tomando en cuenta que sean viables de e#ecutar y
que e@istan condiciones para 8acerlo eficazmente. ; /EO.O .E, -'ODE&O
-!,OO 'ealizar un ensayo con los resultados de la auditoria en solo una parte de
la organizacin, con la finalidad de medir sus efectos, lo que facilita introducir
cambio en una escala reducida y llevar a cabo cuantas pruebas sean necesarias
antes de implementarlos en forma global. ; /EO.O E0 -%'%,E,O 'epresenta
la operacin simultnea, por un periodo determinado, tanto del ambiente o
condiciones normales de traba#o, como las que se van a implementar, lo que
permite efectuar modificaciones y a#ustes sin problemas, al tiempo que de#a que
las nuevas condiciones funcionen libremente antes de suspender las anteriores. ;
/EO.O -%'&!%, O -O' %-'OB!/%&!O0ES S6&ES!"%S Selecciona parte de
los resultados de la auditoria e implementarlos procurando 8acerlo sin causar
grandes alteraciones y avanzar al siguiente paso solo cuando 8aya se consolidado
el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado. ; &O/B!0%&!O0 .E
/EO.OS &onstituye el empleo de ms de un m1todo para implementar las
recomendaciones, tomando en cuenta el efecto que los cambios administrativos
puedan provocar en la organizacin.
c.+ !0E:'%&!O0 .E 'E&6'SOS
6na vez estructurado el programa de implementacin, se deben reunir los
recursos para ponerlo en marc8a.
.espu1s, se debe desarrollar toda la base documental para fundamentar
t1cnica y normativamente la implementacin, y en su caso, el acondicionamiento
f7sico de las instalaciones.
-or ultimo, de acuerdo con los requerimientos de la auditoria y el
programa de implementacin, se lleva a cabo la seleccin y capacitacin del
personal que va a colaborar en su e#ecucin.
&umplidos los pasos anteriores, se procede a implementar las
recomendaciones mediante el empleo del m1todo seleccionado y la realizacin de
las actividades programadas.
Es necesario que el personal que participa en el proceso reciba la
informacin y orientacin oportuna para interactuar en condiciones optimas.
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En forma simultnea se tiene que efectuar el seguimiento y evaluacin de
los avances que se 8ayan realizado.
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