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Manual de procedimientos para el control de bienes y ventas
dentro del almacn general de una ferretera
Manuel Enrique Gonzlez Rodrguez - andrmeda_78_89_98_i@o!mail.com
1. Introduccin
2. Antecedentes
3. Obetivo
!. "olticas
#. Mtodo de trabao
$. %losario de abreviaturas y conceptos tcnicos
&. 'onclusin
Introduccin
"a me!a #ro#ues!a de es!e manual es con!ri$uir #ara un me%or desem#e&o en la organizaci'n de la
em#resa( )a que la informaci'n reca$ada de la misma de$e !ener una cons!an!e ac!ualizaci'n del manual
con el que se !ra$a%a( #ara o$!ener as un e*celen!e desem#e&o ) me%orar los #rocedimien!os los cuales
a)udarn a acer ms eficien!e las ac!i+idades en la em#resa.
,ues!ro #ro)ec!o se enfoca #rinci#almen!e en las ac!i+idades que se lle+an aca$o den!ro del rea
del -e#ar!amen!o de .en!as( )a que en dico de#ar!amen!o se realizan #rocedimien!os !ales como (entas
al 'ontado ) (entas a 'rdito.
-e an!emano le agradecemos a la /erre!era 0ru#er( mu) en es#ecial al -e#ar!amen!o de .en!as
#or el a#o)o que nos $rindaron a lo largo de la realizaci'n del #resen!e manual de #rocedimien!o.
1or 2l!imo le agradecemos infini!amen!e al 3r "uis 4l$er!o 5'rdo+a Mendosa( %erente de la
)ucursal( ) a !odo el gran equi#o de cola$oraci'n que acen a /erre!era 0ru#er una gran em#resa(
gracias #or $rindarnos su a#o)o incondicional( )a que sin su a)uda no a$ramos #odido cum#lir con
nues!ro o$%e!i+o.
Antecedentes
0ru#er naci' ace 67 a&os con una modes!a fa$rica de de marros( za#a#icos( cucara( #rensas )
sargen!os. 5inco d8cadas ms !arde es la em#resa lder en !odo el Mercado de la infraes!ruc!ura( la
dis!ri$uci'n ) la comercializaci'n de erramien!as ) #roduc!os #ara !odos los segmen!os de la indus!ria
ferre!era.
El ca!alogo 0ru#er inclu)e alrededor de 67(777 ar!culos ) es!n en cons!an!e reno+aci'n con el fin de
$rindar a nues!ro clien!es una am#lia gama de #roduc!os cu)o $uen desem#e&o es!a garan!izado #or
nues!ro incesan!es esfuerzos #or ofrecer siem#re las erramien!as con la me%or relaci'n calidad9#recio en
el mercado.
Es!e afn nos a a +alido un solido #res!igio refrendado a !ra+8s de los a&os gracias a un !ra$a%o serio )
cons!an!e. :o)( la marca 0ru#er es el ms reconocido ) usado del mercado ferre!ero en nues!ro #as.
En el a&o ;777 nace el nue+o modelos de negocio 0ru#er G< sucursal que ac!ualmen!e es!a ac!i+a en
5unduacan( en ese mismo a&o se modernizo el almac8n en forma general( en cuan!o al mane%o de sus
recursos.
En el a&o ;778 se crece en es!a misma sucursal el cen!ro de dis!ri$uci'n #ara !oda la regi'n de la
5on!al#a( #ara $rindar el ser+icio es#erado #or los clien!es ) as llegar a donde no se conoce el nom$re de
0ru#er.
En el a&o ;779 se in!roduce una nue+a marca=.ol!ec= en nues!ra sucursal( es!o el fin de ofrecer el ser+icio
adecuado( seg2n el clien!e lo #ida.
Objetivo
1ro#orcionar una erramien!a adminis!ra!i+a que norme las ac!i+idades que realizan las reas in+olucradas
en la rece#ci'n( con!rol( guarda ) cus!odia co!idiana de los $ienes de consumo del 4lmac8n General( #ara
#ro#iciar un a$as!ecimien!o eficien!e ) racional de las reas solici!an!es( #rocurando as un me%or
a#ro+ecamien!o de los $ienes de consumo.
A*'A+',
Es!e manual de #rocedimien!os a#lica desde la rece#ci'n de los ma!eriales de consumo as!a su
dis!ri$uci'n ) regis!ro.
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Polticas
Es!e manual de #rocedimien!os es o$liga!orio #ara la realizaci'n de la ac!i+idad aqu descri!a
Es res#onsa$ilidad del rea o#era!i+a de!ec!ar la necesidad de modificar es!e manual cada +ez que
se requiera( de acuerdo con el manual de #rocedimien!os de con!rol de documen!os
Man!ener la e*is!encia de ar!culos de oficina ) formas im#resas de uso con!inuo que requieran las
reas #ara el desarrollo de sus funciones(
Ela$orar( ac!ualizar ) difundir el ca!alogo de ar!culos de oficina ) formas im#resas
.erificar la en!rada fsica de ar!culos al almac8n General an!es de iniciar el !rmi!e de #ago al
#ro+eedor.
.erificar que los ar!culos sean en!regados #or los #ro+eedor de acuerdo con las es#ecificaciones(
calidad ) feca de en!rega es!i#uladas en el #edido.
Regis!rar correc!a ) o#or!unidades a +alor de adquisici'n las en!radas de ar!iculo al almac8n.
Reci$ir( e+aluar ) au!orizar los documen!o del almac8n que con carc!er de urgen!e #resen!en !an!o
las reas cen!rales como delegaciones( con la condici'n de que sea solo una +ez #or mes( ) no
mas de 6 ar!culos > con la res!ricci'n de es!ar su%e!o a la dis#oni$ilidad de +eculo #ara su
a!enci'n?.
.erificar que las salida de almac8n de ar!culo de oficina o formas im#resa se efec!2en de acuerdo
al cos!o #romedio de la feca de $a%a( con $ase al calculo efec!uado en el sis!ema de almacenes
1ro#orcionar co#ia del @+ale al almac8n= o del lis!ado @consumo de #a#elera #or rea res#onsa$le=.
5uando las reas cen!rales o los es!a!u!os lo requieran.
Re#or!ar mensualmen!e a la gerencia de regis!ro e informaci'n con!a$le( las en!radas( salidas )
$a%as que #rocedan de $ienes del consumo del almac8n general.
Efec!uar las aclaraciones )9o conciliaciones que requiera la gerencia de regis!ro e informaci'n
con!a$le )( en su caso( efec!uar los a%us!es necesarios #ara e+i!ar #ar!idas no conciliadas.
3us#ender la rece#ci'n ) a$as!ecimien!o de ar!culos ) ma!eriales duran!e el le+an!amien!o de
in+en!ario ) comunicar con o#or!unidad la sus#ensi'n a !odas las reas de la ins!i!uci'n.
Man!ener #ermanen!emen!e ac!ualizadas las !ar%e!as de con!rol del almac8n general ) los
mo+imien!os en el sis!ema del almac8n
Man!ener resguardados ) de$idamen!e con!rolados en el sis!ema de almac8n( los mo+imien!os en
el sis!ema de almac8n.
Man!ener resguardados ) de$idamen!e con!rolados en el sis!ema de almac8n( los ar!culos su%e!os
a de+oluci'n.
Aden!ificar una +ez al a&o #or lo menos( los $ienes de consumos o$sole!os o de!eriorados(
dic!aminar su rea#ro+ecamien!o o rea$ili!ar ) !rami!ar su des!ino final conforme a las normas
es!a$lecidas.
Realizar de acuerdo al #rograma es!a$lecido en coordinaci'n con la audi!oria general( una +ez al
a&o( el in+en!ario fsico de e*is!encias de $ienes de consumo ) comunicar a la gerencia de regis!ro
e informaci'n con!a$le( el resul!ado es el mismo.
"O*I-I'A) %,+,.A*,)
,om$rar un res#onsa$le de solici!ar( reci$ir ) cus!odiar los ar!culos de #a#elera ) formas im#resas.
3olici!ar median!e B.ale al 4lmac8n=( firmado #or funciones de ni+el Geren!e o su#erior( del CD al 6D
da $il del mes( los ar!culos de oficina ) formas im#resas que requiera.
/,0I+I'IO+,)
Almacn1 3i!io donde se encuen!ra los $ienes de consumo de la ferre!era
InventarioE #rocedimien!o que se efec!2a #ara conocer la can!idad de $ienes de consumo que se !ienen en
e*is!encia.
*otus +otes1 1rograma de c'm#u!o que se u!iliza #ara en+iar informaci'n a !ra+8s de la red in!erna de la
ins!i!uci'n.
Mtodo de trabajo
Es!e diagrama #resen!a de forma general las ac!i+idades #ara ela$orar las ac!i+idades #ara ela$orar
documen!os.
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*,(A+-AMI,+-O /,* I+(,+-A.IO ,+ ,* A*MA',+ %,+.A* 2 ".O',/IMI,+-O "A.A *A 3A4A
/, 3I,+,) /, 'O+)5MO /, *,+-O O +5*O MO(IMI,+-O
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M,-O/O /, -.A3A4O
Es!e diagrama #resen!a de forma general las ac!i+idades.
/IA%.AMA /, 0*54O
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A3A)-,'IMI,+-O /, 3I,+,) /, 'O+)5MO A* A*MA',+ %,+,.A*
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/IA%.AMA /, 0*54O
/IA%.AMA /, 0*54O
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(,+-A) A* 'O+-A/O
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(,+-A) A '.,/I-O
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/IA%.AMA /, 0*54O
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".,)5"5,)-O
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/IA%.AMA /, 0*54O
".,)5"5,)-O
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.,%I)-.O /, O",.A'IO+,)
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Glosario de abreviaturas y conceptos tcnicos
Arc6ivar1 Guardar documen!os o informaci'n en un arci+o.
Ad7uirir1 com#rar.
Autori8ar1 -ar o reconocer a alguien facul!ad o dereco #ara acer algo.
3odeguero1 1ersona que !iene a su cargo la $odega.
'aera1 En los comercios( $ancos( e!c.( #ersona encargada de la ca%a.
'liente1 1ersona que u!iliza con asiduidad los ser+icios de un #rofesional o em#resa.
'rdito1 5an!idad de dinero( o cosa equi+alen!e( que alguien de$e a una #ersona o en!idad( ) que
el acreedor !iene dereco de e*igir ) co$rar.
'6ofer1 1ersona que( #or oficio( conduce un au!om'+il.
'onservar1 Man!ener algo o cuidar de su #ermanencia.
'onstruccin1 4cci'n ) efec!o de cons!ruir.
'omputadora1 3ome!er da!os al !ra!amien!o de una com#u!adora.
'antidad1 5ier!o n2mero de unidades.
/escarga1 4cci'n ) efec!o de descargar.
/omicilio1 "ugar en que legalmen!e se considera es!a$lecido alguien #ara el cum#limien!o de sus
o$ligaciones ) el e%ercicio de sus derecos.
/espac6a1 Resol+er o !ra!ar un asun!o o negocio.
/iagrama. /igura grfica que re#resen!a las relaciones en!re las diferen!es #ar!es de un con%un!o o
sis!ema.
,mpleado de mostrador1 #ersona que a!iende al clien!e.
0actura1 Relaci'n de los o$%e!os o ar!culos com#rendidos en una +en!a( remesa u o!ra o#eraci'n
de comercio.
Imprimir1 Marcar en el #a#el o en o!ra ma!eria las le!ras ) o!ros carac!eres grficos median!e
#rocedimien!os adecuados.
Materiales1 5ada una de las ma!erias que se necesi!an #ara una o$ra( o el con%un!o de ellas.
Mercanca1 5osa mue$le que se ace o$%e!o de !ra!o o +en!a.
+egocio1 Fcu#aci'n( queacer o !ra$a%o.
1rocedimien!oE 4c!uaci'n #or !rmi!es %udiciales o adminis!ra!i+os.
+egocio1 Fcu#aci'n( queacer o !ra$a%o.
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"resupuesto1 5'm#u!o an!ici#ado del cos!e de una o$ra o de los gas!os ) ren!as de una
cor#oraci'n.
.ecibir1 -ico de una #ersonaE 0omar lo que le dan o le en+an.
.esponsable. Gue de$e res#onder( rendir cuen!as de sus ac!os ' de los o!ros.
..0.'1 Regis!ro /ederal del 5on!ri$u)en!e.
)olicitud1 Memorial en que se solici!a algo.
-ruper1 nom$re de la em#resa de /erre!era Andus!rial.
)ubsecuente1 -ico de una cosaE 3eguir inmedia!amen!e a o!ra.
)istema1 5on%un!o de reglas o #rinci#ios so$re una ma!eria racionalmen!e enlazados en!re s.
).A de '.(1 3ociedad 4n'nima ) de 5a#i!al .aria$le.
(erificar1 5om#ro$ar o e*aminar la +erdad de algo.
(ale1 ,o!a o a#un!aci'n firmada ) a +eces sellada( que se da a quien a de en!regar algo( #ara que
des#u8s acredi!e la en!rega ) co$re el im#or!e.
Conclusin
Es!e manual de #rocedimien!os fue eco con la in!enci'n de sa$er cual es la es!ruc!ura funcional de es!a
em#resa( desde la mnima ac!i+idad que se ela$ora( as!a el #ues!o ms al!o( es!e manual sir+e como un
anlisis( en cuan!o a su es!ruc!ura )a la forma de mane%ar los recursos( #ero analizndolos #aso a #aso.
1ermi!e conocer el funcionamien!o in!erno #or lo que res#ec!a a descri#ci'n de !areas( u$icaci'n(
requerimien!os ) a los #ues!os res#onsa$les de su e%ecuci'n.
4u*ilian en la inducci'n del #ues!o ) al adies!ramien!o ) ca#aci!aci'n del #ersonal )a que descri$en en
forma de!allada las ac!i+idades de cada #ues!o.
3ir+e #ara el anlisis o re+isi'n de los #rocedimien!os de un sis!ema.
An!er+iene en la consul!a de !odo el #ersonal.
Gue se desee em#render !areas de sim#lificaci'n de !ra$a%o como anlisis de !iem#os( delegaci'n de
au!oridad( e!c.
1ara es!a$lecer un sis!ema de informaci'n o $ien modificar el )a e*is!en!e.
1ara uniformar ) con!rolar el cum#limien!o de las ru!inas de !ra$a%o ) e+i!ar su al!eraci'n ar$i!raria.
-e!ermina en forma ms sencilla las res#onsa$ilidades #or fallas o errores.
/acili!a las la$ores de audi!oria( e+aluaci'n del con!rol in!erno ) su e+aluaci'n.
4u!orE
Manuel ,nri7ue %on89le8 .odrgue8
andrmeda_78_89_98_i@o!mail.com

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