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Processus de gestion des approvisionnements et des stocks

Processus de gestion des approvisionnements et des stocks



Description
Le processus regroupe les activits de gestion et de contrle des stocks de produits
pharmaceutiques la pharmacie ainsi que les activits de commandes, de rception, de
dballage et de rangement des livraisons.
La gestion des stocks dans les services de soins est rattache au processus de dlivrance
globalise.

Clients
Les clients directs du processus sont les pharmaciens et les prparateurs qui dlivrent les
produits.
Les services financiers sont des clients indirects particulirement intresss par le cot du
processus1 et par le cot des produits en stock.

Finalit
La finalit du processus est de mettre, au meilleur cot, disposition des pharmaciens et des
prparateurs les produits ncessaires la dlivrance ou la dispensation aux services de soins.

Rsultats attendus
1. Est-ce que les produits ncessaires la dlivrance ont t mis disposition ?
2. Est-ce que les stocks sont conformes aux besoins des clients ?
3. Est-ce que le processus a t mis en uvre au meilleur cot ?

Indicateurs finaux
nombre d' incidents
STO1 =
nombre total de lignes de dlivrance
nombre de non conformits
STO2 =
nombre total de rfrences controles
cout total du processus
STO3 =
stock moyen en valeur

Tableau de bord
Indicateur

Signification

Permet de connatre le taux
dincidents conscutifs une
dficience du processus (rsultat
attendu 1).

Source / Modalits

Chaque indisponibilit de produit
(rupture totale ou partielle, retard...),
provoquant une impossibilit pour les
pharmaciens ou les prparateurs, de
rpondre aux demandes des services
constitue un incident. Il ny a pas
incident si un produit de
remplacement peut tre propos.
Chaque incident est systmatiquement
consign dans un cahier dincidents.
Les consquences de lincident sont
dcrites. Lexploitation des donnes
se fait intervalle rgulier.

Voir Philippe Rabiller - Comment matriser la gestion des approvisionnements et des stocks de
mdicaments -
Gestions Hospitalires n 357 juin, juillet 1996

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Permet de savoir si les produits en
stock la pharmacie sont
effectivement conformes aux
exigences de la dlivrance (rsultat
attendu 2).

Permet de connatre le cot unitaire
de gestion du stock : cot de gestion
pour un franc de stock moyen
(rsultat attendu 3).

Processus de gestion des approvisionnements et des stocks

La pharmacie doit procder un
contrle rgulier des produits
pharmaceutiques en stock dans ses
locaux.
Les critres de non-conformit
doivent avoir t prdtermins : date
limite dutilisation dpasse, produit
dgrad etc.
Chaque produit en stock impropre la
dlivrance constitue une non-
conformit. Les contrles doivent
porter sur un chantillon reprsentatif
de la situation gnrale.
Le cot total du processus est obtenu
en additionnant les charges affrentes
au processus.
Le stock moyen peut tre valu de
plusieurs faons (voir en annexe). Les
donnes proviennent de la
comptabilit analytique de lhpital.

Indicateurs intermdiaires
Ces indicateurs renseignent sur la qualit des diffrentes activits du processus.
La plupart peuvent tre calculs automatiquement condition de disposer dun systme de
gestion informatis des stocks et des approvisionnements.

Planification

consommation totale relle en volume
consommation totale prvisionnelle en volume
Cet indicateur renseigne sur laptitude de la pharmacie raliser des prvisions de
consommations. Donne importante de la gestion budgtaire, cette prvision est indispensable
une gestion efficiente des stocks et des approvisionnements. Le calcul seffectue rfrence
par rfrence.

nombre effectif de commandes
nombre optimal de commandes
Pour chaque rfrence, il est possible de calculer et de valider un nombre optimal de
commandes minimisant la fois le cot de dtention du stock et le cot de passation de
commandes2. Cet indicateur est calcul rfrence par rfrence afin dapprcier la qualit de la
planification des approvisionnements.

Commandes
cout total de passation de commande
STOc =
nombre total de commandes
Cet indicateur permet de connatre le cot unitaire de passation de commande, ce qui
renseigne sur la productivit de la pharmacie. Compar au cot de dtention du stock, cela
permet de dterminer un nombre optimal de commandes minimisant les cots.

Philippe Rabiller - Comment matriser la gestion des approvisionnements et des stocks de
mdicaments -
Gestions Hospitalires n 357 juin, juillet 1996

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Processus de gestion des approvisionnements et des stocks

nombre total de lignes de commandes
nombre total de commandes
Cet indicateur renseigne sur la densit de commandes et tmoigne de laptitude de la
pharmacie regrouper, en labsence dune logistique en juste temps3 , les commandes
dun mme fournisseur.

Livraison et facturation
nombre d' incidents
STOe =
nombre total de lignes de commandes
La prestation des laboratoires fournisseurs a une influence certaine sur la qualit du processus
de gestion des approvisionnements et des stocks. La mesure de cet indicateur renseigne sur la
performance des fournisseurs et permet dintroduire des critres logistiques dans les appels
doffres. Le calcul est effectu fournisseur par fournisseur. Toute ligne de livraison ou de
facturation non conforme la commande (rfrence manquante, date de premption courte ou
dpasse, livraison multiple, erreur de prix etc .) constitue un incident. Les consquences des
incidents doivent tre dcrites et ventuellement chiffres.

Annexes
Annexe 1 : Exemples de calcul du stock moyen.
stock de dbut de priode + stock de fin de priode
Stock moyen =
2
ou
consommation de la priode
+ stock de protection
Stock moyen =
2 nombre de commandes de la priode

Systme dapprovisionnement en flux tendu dans lequel la consommation de produit dans lhpital
gnre
automatiquement le rapprovisonnement voire la production par le fournisseur dans des dlais
rduits leur plus
simple expression. Le systme est optimis si lhpital et les fournisseurs sont dans un primtre
gographique
limit.