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Dfinition dun manuel des procdures

Le manuel de procdures est une documentation descriptive qui doit permettre une
meilleure comprhension des systmes dinformations et une amlioration de la gestion.
Objet du manuel de procdures
Le manuel de procdures est une documentation descriptive qui doit permettre une
meilleure comprhension des systmes dinformations et une amlioration de la gestion
comptable et administrative.
La procdure doit rpondre aux questions suivantes :

Quelle est lorganisation gnrale de lentreprise ?


Comment les informations de base sont-elles saisies ?
Comment sont-elles traites ?
Comment passe-t-on des informations comptables de base
aux documents de synthse et rciproquement ?

Comment conserve-t-on la trace des informations de base ?

C'est un document de rfrence pour ce qui concerne le pass mais un bon


repre pour traiter les oprations.
Selon MIKAL (2009 : 132), Le manuel de procdures peut tre dfini
comme tant un rfrentiel approuv par la direction gnrale qui dcrit de
manire prcise et dtaille les circuit de flux de documents et
d'informations, les procdures d'autorisation et d'approbation, les diffrents
niveaux de responsabilit et de dlgation et en fin les dispositifs de
scurit respecter .
Le manuel de procdure s'adresse tous les membres de l'entreprise et
envisage pour chaque cycle d'activit et chaque niveau de responsabilit,
l'ensemble des oprations de l'entreprise devant permettre de :
- garantir la scurit des actifs ;
- respecter les lois et rglementations en vigueur ;
- fiabiliser les informations comptables et financires.
2.1.1.2. Objectifs du manuel de procdures Les objectifs du manuel des
procdures sont les suivants :
- expliquer les modalits d'application des diffrentes procdures suivant
les activits ou cycles de l'entreprise : techniques, comptables, financiers et
administratifs ;

- assurer l'uniformit des modalits d'excution en les formalisant. Ce qui


exclut les disparits dans la manire de traiter les oprations qui, en
l'absence de manuel, dpendent le plus souvent du style, de l'expression
personnelle dj acquise, mais aussi de la culture des oprationnels ;
- sauvegarder les actifs de l'entreprise par des procdures de contrle
interne performantes ;
- former le personnel ;
- favoriser l'assimilation rapide des techniques spcifiques de l'entreprise
pour le personnel nouvellement affect un poste de travail. Ce qui se
traduit par un gain de temps considrable notamment lors des passations
de service ou lors de la phase d'intrim pour le commissariat aux comptes
ou les audits externes (HENRY & al 2001 :10).
2.2. Architecture du manuel de procdure
Le manuel de procdure est structur en trois grandes parties : les
gnralits introductives, les fiches de procdures proprement dites, et
enfin les annexes et tables complmentaires.
Processus d'laboration du manuel de procdures
La rdaction du manuel de procdure est un projet qui peut parfois
s'tendre sur plusieurs annes selon la taille de l'entreprise et la complexit
de son organisation. En ralit, le travail n'est jamais achev dans la
mesure o l'entreprise comme tout organisme vivant, se dveloppe et
adapte son mode de fonctionnement aux volutions de l'environnement.
Pour Son laboration, l'entreprise doit disposer au pralable de plusieurs
documents savoir l'organigramme dtaill, la description des postes, la
dlgation des pouvoirs, le diagramme des flux d'informations. NGYEN
(1999 : 163). Il faudra aussi qu'elle dfinisse les objectifs recherchs du
manuel de procdures et le champ d'application des procdures rdiger.
2.3.1. La phase prparatoire
Pour bien mener la mission d'laboration du manuel de procdures, il est
ncessaire de bien comprendre le fonctionnement de l'entit afin d'assurer
un parfait ordonnancement des activits et le respect des dlais imposs.
La phase de prparation permet l'auditeur de connatre l'entreprise de
faon gnrale.
2.3.1.1. Les travaux prliminaires

Selon HENRY (2001 : 78), les travaux prliminaires consistent faire un


inventaire des procdures existantes, le dcoupage du processus tudi, la
dfinition d'un code de classement et en fin la prparation des dossiers de
procdures.
2.3.1.1.1. Inventaires des procdures existantes
Dans le cadre de la ralisation du projet de conception du manuel de
procdures, l'auditeur doit dans un premier temps dresser une liste des
procdures existantes. Cette liste initiale est ncessairement provisoire et
voluera plusieurs reprises au fil des travaux. Selon HENRY (2001 : 78),
pour russir cette tape, l'auditeur doit examiner les missions, les objectifs
et les vnements des fonctions achat et de la trsorerie.
2.3.1.1.2. Dcoupage du processus
C'est ce niveau qu'apparat concrtement la difficult de procder un
dcoupage satisfaisant entre processus et procdures. Ce dcoupage ne
dcoule pas d'une pure logique mathmatique : il comporte une part de
choix et d'intuition. Il n'existe pas de critre dfinitif. Il est recommand de
ne pas s'attarder, ce niveau, sur d'ventuelles hsitations et d'accepter
d'avancer par ttonnements successifs. Au cours de la rdaction, au vu de
la complexit de l'enchanement mis en lumire, certaines procdures
seront recoupes (BERGER & al 2007 : 70-72).
2.3.1.1.3. La codification des procdures
La codification des fiches de procdures consiste dfinir un numro de
classement qui facilite ensuite le stockage et la recherche des fiches de
procdures. D'une manire gnrale, il s'agit de croiser des codes
thmatiques et numriques.
D'aprs HENRY & al (2001 : 82), la codification par thme dpend du mode
de classement retenu pour les procdures (par direction ou service, par
fonction, par nature etc.). Quant au code numrique, il correspond
simplement l'ordre d'apparition chronologique de la procdure.
2.3.1.1.4. Dossier par procdure
Une fois l'inventaire initial des procdures dress et la rgle de codification
dfinie, l'auditeur doit prparer un dossier par procdure. Ce dossier est
gnralement un classeur ou une chemise dans lesquels toutes les pices
d'enqute seront rassembles. Selon HENRY (2001 : 84), ce dossier
comporte les points suivants :

- l'identification de la procdure (le nom, le numro, la frquence,


vnement dclenchant) ;
- les lments d'enqute (nom du rdacteur, date et tat d'avancement)
- la liste des pices du dossier (documents rdigs, diagrammes, imprims
collects, tats informatique, rfrences techniques).
2.3.1.2. Les premiers contacts avec l'entreprise
Les premiers contacts avec l'entreprise permettent une mise au point d'un
programme de travail. Cette tape se rsume simplement aux interviews
menes avec les dirigeants et les diffrents responsables des services
auditer.
1.2. Manuel de procdures

Le manuel de procdures est un document qui, sous la forme dinstructions claires et prcises
contient lensemble des oprations courantes de lentreprise.

Il constitue pour elle, le concentr de son organisation, sa mmoire capitalisant les savoir-faire
individuels et collectifs.(3) (SOW Ngary 2004)

Cest un rfrentiel usage commun pour tous les acteurs au sein de lentreprise. Le manuel des
procdures indique le circuit de traitement des oprations tout en spcifiant :

- La tche faire (quoi) ;


- Le niveau de responsabilit (qui) ;
- Les diffrentes tapes de traitement (quand) ;
- Les lieux de ralisation (o) ;
- Le mode dexcution (comment).

2- Objectifs du manuel de procdures

Lobjet principal du manuel consiste expliciter dans un langage directement accessible qui fait quoi,
o, comment et quelle fin ?

Les objectifs gnraux du manuel de procdures restent dans le cadre de ceux du contrle interne,
entre autre assurer la prennit de lentreprise.

Comme le contrle interne il permet : (SOW Ngary; 2004)

- Expliquer les modalits dapplication des diffrentes procdures suivant les activits de lentreprise
;
- Sauvegarder les actifs de lentreprise par des procdures de contrle interne permanent ;
- Favoriser lharmonisation des modes dexcution des tches en les formalisant. Ce qui exclut les
disparits dans la manire de traiter les oprations qui en labsence de manuel dpendent le plus
souvent du style, de lexpression personnelle dj acquise mais aussi de la nature des oprations ;
- Former le personnel ;
- Favoriser lassimilation rapide des techniques spcifiques de lentreprise pour le personnel
nouvellement affect un poste de travail. Ce qui se traduit par un gain de temps considrable
notamment lors des passations de service ou de la phase dintrim pour le commissariat aux comptes
ou les audits externes.

3- Fonctions du manuel des procdures

Les fonctions assignes au manuel de procdures sont numres comme suit :

3.1. Outil de gestion

Le manuel des procdures dfinit les modalits dexcution des activits en codifiant les actes et les
tches de chaque intervenant aux procdures. Il aide la comprhension et linterprtation des
procdures de contrle concernant lutilisation des fonds et des biens inscrits au patrimoine de
lentreprise.

3.2. Outil de planification

Le manuel des procdures donne les normes de planification de lutilisation et de laffectation des
biens mis la disposition des services. Ces normes de planification sont exploites dans llaboration
du budget et sa rpartition en programme dactivits annuelles.

3.3. Outil de communication

Le manuel cre les conditions pour les diffrents intervenants dagir en concert, suivant des normes
et des codes communs.

3.4. Outil de formation

Le manuel est un outil de formation, notamment pour les personnes nouvellement recrutes ou
promues tout comme les intrimaires, qui y trouvent les rponses aux questions quils se posent et
peuvent facilement simprgner de leurs nouvelles responsabilits . Ce qui constitue un gain de
temps norme dans la ralisation efficace des objectifs de lentreprise et la continuit dans
lapplication des procdures.(4) (THAI Nguyen Hong : 1999 P164)

3.5. Outil dinformation de gestion

Le manuel est outil dinformation de gestion car il permet aux directeurs et responsables de services
de mieux analyser les informations et les rsultats qui leur sont soumis sous des formats
standardiss.

Sur le plan matriel, toutes les procdures doivent tres regroupe lintrieur dun mme
ensemble : le manuel des procdures. Pour cela, il doit tre complet et cohrent.

4. Structure et prsentation du manuel des procdures

La prsentation du manuel de procdures doit rpondre aux critres de fond et de forme, mais aussi
le support de diffusion doit tre dfini.

4.1. Forme et fond du manuel

Dune faon gnrale, la facilit daccs une information est une des conditions de succs du
systme. Le contenu du manuel doit tre fonction des objectifs principaux retenus. Il importe donc
que la structure dun manuel apparaisse clairement aux yeux des utilisateurs. Sa forme doit tre
adapte leurs habitudes ainsi quaux possibilits de lentreprise. (5) (HENRY Alain et DAVERAT
Ignace; 2001 : 35)

Pour des besoins de mise jour et les insertions ultrieures, il convient selon SOW Ngary (2004),
dutiliser des classeurs feuilles amovibles.(6)

Dans le manuel, lensemble des oprations traites dans une entreprise est dcoup de la faon
suivante :

- cycle : qui correspond aux activits de lentreprise ;


- procdures ou sous procdures : dcrivent lensemble des oprations qui sont traites dans un
cycle.
- Oprations : elles sont numrotes de 1 N selon leur nature pour chaque procdure.

Selon HENRY Alain et DAVERAT Ignace (2001 :55), le manuel comprend trois parties essentielles qui
sont :(7)

- Le sommaire et lintroduction gnrale quon retrouve en tte de chaque volume. Lintroduction


rappelle les objectifs qui ont conduit la mise en place de loutil et elle en explique la structure
gnrale. Elle sert aussi donner les indications pratiques pour la consultation et la recherche
dinformation lintrieur du manuel.
- Le corps du manuel, cest la partie la plus volumineuse. Elle regroupe toutes les fiches de
procdures classes. Dans chaque procdure, on trouve une description synthtique, les diagrammes
de flux et une fiche descriptive des tches.

- Dans la troisime partie, on y trouve des documents annexes tels que des tables de donnes ou des
illustrations complmentaires. On peut ajouter dans cette partie, un glossaire gnral dfinissant les
termes techniques utiliss.

4.2. Supports de prsentation

Comme supports de reprsentation, nous avons :

La fiche de tches : pour HENRY Alain et DAVERAT Ignace, cest llment central du manuel. Elle
contient la description narrative, relativement complte des circuits et des oprations raliser. Elles
permettent de trouver au premier coup dil les intervenants ainsi que les services ou directions
concerns.

Les fiches de tches facilitent la comprhension de lenchanement des travaux entre les diffrents
interv____enants tout en mettant en exergue ce quils reoivent et ce quils transmettent.

Le manuel des procdures constitue pour l'entreprise le concentr de son


organisation, sa mmoire capitalisant les savoir-faire individuels et
collectifs. , c'est le rfrentiel sur la base duquel est ralis les missions de
vrification et de contrle interne, particulirement en matire de conformit
et de rgularit.
I- DEFINITION

Le manuel des procdures peut tre dfini comme tant un rfrentiel


usage commun pour tous les acteurs au sein de l'entreprise:
- la Direction Gnrale,
- les services oprationnels,
- les auditeurs internes.
Le manuel des procdures est un document qui, sous la forme
d'instructions claires et prcises, contient l'ensemble des oprations
courantes de l'entreprise. Il indique le circuit de traitement de ces
oprations en spcifiant notamment les :

- tches faire (quoi ?)


- niveaux de responsabilits (qui ?)
- diffrentes tapes de traitement (quand ?)
- lieux de ralisation (o ?)
- modalits d'excution (comment ?)
Les objectifs du manuel des procdures sont :
Expliquer les modalits d'application des diffrentes procdures suivant
les activits ou cycles de l'entreprise :
- techniques,
- comptables,
- financiers
- administratifs.
Assurer l'uniformit des modalits d'excution en les formalisant. Ce qui
exclut les disparits dans la manire de traiter les oprations qui, en
l'absence de manuel, dpendent le plus souvent :
- du style,
- de l'expression personnelle dj acquise,
- mais aussi de la culture des oprationnels.
Sauvegarder les actifs de l'entreprise par des procdures de contrle
interne performantes.
Favoriser l'assimilation rapide des techniques spcifiques de l'entreprise
pour le personnel nouvellement affect un poste de travail. Ce qui se
traduit par un gain de temps considrable notamment lors des passations
de service ou lors de la phase d'intrim pour le commissariat aux comptes
ou les Audits Externes.
Former le personnel
III- IMPORTANCE DU MANUEL DES PROCEDURES

L'importance du manuel de procdures s'apprhende en fonction du


destinataire :
Dans le dispositif de contrle interne de l'entreprise
Le manuel des procdures est la forme la plus acheve de la normalisation
et de l'uniformisation. En plus de son aspect descriptif, il intgre les points
de contrle couvrant tous les espaces de risques potentiels et offre ainsi
une scurit dans le dispositif de contrle interne de l'entreprise.
Importance pour l'utilisateur
L'utilisateur, en s'appropriant le manuel de procdures, s'affranchit des
interprtations possibles sur telle ou telle procdure. Il trouve en effet dans
le manuel un brviaire, un guide pratique qu'il entretient lui-mme en
l'enrichissant, le cas chant, pour l'adapter ses besoins.
Importance pour l'auditeur
A ce niveau, l'existence d'un manuel des procdures permet une rapide et
meilleure prise de connaissance du systme de contrle interne. Un
manuel des procdures rgulirement mis jour et appliqu constitue une
prsomption favorable de l'existence d'un dispositif de contrle efficace et
donc une garantie que les oprations ou transactions qu'elle sous-tend sont
fiables.