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Procedimiento para el Tramite de Pago a Transportistas

1.- Objetivo
Tramitar ante las reas de finanzas central o delegacional, la documentacin necesaria para
proceder oportunamente al pago del servicio de transporte contratado.
2.- mbito de Aplicacin
Este procedimiento aplica a las Oficinas de Trfico de nivel central y delegacional adscritas a
las Coordinaciones de Abastecimiento y Equipamiento.
3.- Polticas
3.1 Ser responsabilidad del rea de Trfico central y delegacional proporcionar
oportunamente al transportista la Hoja de Control de Trfico Vehicular, Carta Porte o Taln
de Embarque debidamente requisitazos as como el oficio dirigido a la Coordinacin de
Presupuesto, Contabilidad y Evaluacin Financiera o Departamento Delegacional de
Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones para su trmite de pago.
3.2 Ser responsabilidad de la Unidad Almacenaria Emisora Central o Delegacional tramitar
la realizacin de los estudios de laboratorio para determinar o descartar daos a los bienes
cuando ocurra un accidente de refrigeracin.
4.- Definiciones
Para efectos de este Procedimiento se entender por:
4.1 capacidad:- Nmero mximo de personas, mas peso del equipaje y paquetera, que un
vehculo destinado al servicio de pasajeros puede transportar y para el cual fue diseado por
el fabricante o constructor.
4.2 carga refrigerada: Bienes que por razn de su naturaleza requieren ser transportados
entre +2 y +8 C de temperatura y/o en vehculos que cuenten con un sistema de
refrigeracin,
4.3 carga seca: Bienes que por su naturaleza, son transportados en condiciones
ambientales de temperatura.
4.4 carta porte, taln de embarque o factura: Es el ttulo legal del contrato entre el
remitente y la empresa, por su contenido se decidirn las cuestiones que se susciten con
motivo del transporte de los insumos. Contiene las menciones que exige el cdigo en la
materia., Cabe aclarar que para los fines del presente procedimiento, los nombres, carta
porte, taln de embarque o factura, se refieren al mismo documento con el que realiza los
tramites de cobro el transportista por el servicio de traslado o arrastre.
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4.5 C.T.V.: Control de Trfico de Vehculos.


4.6 dimensiones: Alto, ancho y largo expresados en metros, de un vehculo en condiciones
de operacin, incluyendo la carga.
4.7 lista de empaque: Documento que ampara los artculos empacados y puestos en orden
para ser transportados a las unidades almacenarias receptoras y que tienen los datos de
identificacin del destinatario, nmero de bultos, peso y volumen, en el cual se entrega al
transportista.
4.8 peso: Fuerza que ejerce sobre la superficie terrestre un vehculo expresado en
kilogramos.
4.9 remision: Es el documento oficial mediante el cual las unidades almacenarias surten a
otras unidades almacenarias y es la base para contabilizar las entradas y salidas de un
almacn a otro. Invariablemente se deber recabar sello de alta en el almacn receptor para
que tengan validez
4.10 termograficado: Equipo (termograficador) que tiene la caracterstica de registrar
constantemente la temperatura en el sitio en que es colocado y que guarda en su memoria
los valores correspondientes. Para los fines del Instituto es til para conocer las condiciones
de temperatura en que se transportaron los productos que requieren mantenerse en un
rango controlado, desde su sitio de suministro hasta el sitio destinatario.
4.11 transportista Persona fsica o moral que preste servicio pblico o privado de autotransporte de pasajeros, de turismo o de carga.
4.12 unidad almacenaria emisora: Almacn facultado para recibir, custodiar, controlar y
suministrar; que al suministrar bienes de consumo a otra unidad almacenaria, se define como
emisora.
4.13 unidad almacenaria receptora: Almacn facultado para recibir, custodiar, controlar y
suministrar; que al recibir bienes de consumo de otra unidad almacenaria, se define como
receptora.

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5. Procedimiento para el tramite de pago a transportistas


Responsable

Actividad

Documentos
involucrados

Responsable del 5.1 Recibe del transportista la Carta Porte, Taln


rea de Trafico
de embarque o factura (documento externo)
Central
o
Hoja de Control de Trafico de Vehculos C.T.V.
Delegacional
1482-014-003 y en el caso de vehculos
refrigerados la Hoja de Control de Temperatura
1482-014-005 y termograficador, para su
validacin.

Carta Porte, Taln


de
embarque
o
factura (documento
externo)
Hoja de Control de
Trafico de Vehculos
C.T.V.1482-014-003
Hoja de Control de
Temperatura
1482-014-005

5.2 Obtiene, en su caso, del termograficador la Hoja de Control de


grfica de temperatura y valida que est dentro Temperatura
de los lmites establecidos y verifica que la 1482-014-005
Hoja de Control de Temperatura observe los
parmetros dentro del rango de 2 C a 8 C.
5.3 Valida que la seccin de embarques del
almacn
emisor
haya
liberado
la
documentacin del transportista, Hoja de
Control de Trafico de Vehculos C. T. V. 1482014-003 y Carta Porte, Taln de embarque o
factura (documento externo)

Hoja de Control de
Trfico de Vehculos
C.T.V.
1482-014-003
Carta Porte, Taln
de
embarque
o
factura (documento
externo)

Cuenta con reclamaciones.


Responsable del
rea de Trfico
Central o
Delegacional

5.4 Elabora volante aclaratorio 1482-021-006 y


turna junto con copia del la Hoja de Control de
Trafico de Vehculos C. T. V. 1482-014-003 a
la Seccin de Embarque a fin de que
investiguen el tipo de anomalas.

volante
aclaratorio
1482-021-006
Hoja de Control de
Trafico de Vehculos
1482-014-003

Seccin de
embarque

5.5 Investiga las incidencias asentadas en


remisin de almacn (documento externo) y/o
Hoja de Control de Trafico de Vehculos C. T.
V.
1482-014-003
y
dictamina
la
responsabilidad del transportista.

remisin de almacn
(documento externo)
Hoja de Control de
Trafico de Vehculos
C. T. V.
1482-014-003

Central o
Delegacional

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Responsable

Actividad

Documentos
involucrados

El transportista es responsable
Por accidente de refrigeracin
Responsable de
la Unidad
Almacenaria

5.6 Indica al transportista que deber cubrir los


gastos generados por los anlisis de
laboratorio correspondiente para determinar o
descartar dao de los bienes.

Responsable del
rea de Trfico
Central o
Delegacional

5.7 Turna al Departamento Administrativo y este a orden de ingreso


su vez elabora orden de ingreso (documento (documento externo)
externo) para que el transportista la pague en
la Tesorera correspondiente
5.8 Recibe del transportista la Orden de Ingreso
sellada comprobando el pago correspondiente
al dao de los bienes. y se enlaza con la
actividad nmero 5.12 de este procedimiento
Afecta la pliza de seguros
En caso de siniestro

Responsable de
la Unidad
Almacenaria
Emisora

5.9 Reporta va telefnica y confirma por escrito Oficio de reporte de


por medio de Oficio de reporte de siniestro siniestro
1482-010-048, el siniestro ante la Coordinacin 1482-010-048
de Optimizacin de Activos y Evaluacin de la
Direccin de Plantacin y Finanzas, a efecto
de que la aseguradora responda ante el
Instituto con base a los bienes asegurados
No afecta la pliza de seguros
5.10 Se enlaza con la actividad nmero 5.7 de
este procedimiento

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Responsable

Actividad

Documentos
involucrados

NO CUENTA CON RECLAMACIONES


Responsable del
rea de Trafico
Central o
Delegacional

5.11 Valida los costos asentados en la Hoja de


Control de Trfico de Vehculos C.T.V. 1482014-003 y en la Carta Porte, Taln de
embarque o factura (documento externo) de
acuerdo a las tarifas establecidas en el
contrato considerando los siguiente:
Flete.
Maniobras: importe resultante de la tarifa
autorizada por la Divisin de Investigacin de
Mercados por concepto de pago de maniobras
de carga y descarga regular por la capacidad
del vehculo y/o tonelaje traslado.
Reparto: 25% sobre el precio del flete total
cuando se requiera la entrega de bienes en ms
de un destino forneo, en su caso.
Refrigeracin: 25% sobre el precio por tonelada
cuando se requiera transportar productos que
requieren refrigeracin, en su caso.
Kilometraje: parte proporcional del flete, de
acuerdo
a
los
kilmetros
recorridos
adicionalmente, cuando por necesidades de la
entrega de insumos, sea necesario desviarse de
la ruta natural, con referencia al destino final.
Impuestos: los establecidos por la Federacin y
autoridades competentes.

Responsable del
rea de Trafico
Central o
Delegacional

5.12 Elabora oficio de solicitud de pago al


transportista 1482-010-047, dirigido a la
Coordinacin de Presupuesto, Contabilidad y
Evaluacin
Financiera
o
Departamento
Delegacional de Presupuesto, Contabilidad y
Erogaciones adjuntando las Carta Porte, Taln
de embarque o factura (documento externo) y
copia de la Hoja de Control de Trfico de
Vehculos C.T.V. 1482-014-003, pago de los
mismos y turna al Responsable de la Unidad
Almacenara Central o Delegacional.

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Hoja de Control de
Trfico de Vehculos
C.T.V.
1482-014-003
Carta Porte, Taln
de embarque o
factura (documento
externo)

oficio de solicitud de
pago al transportista
1482-010-047
Carta Porte, Taln
de embarque o
factura (documento
externo)
Hoja de Control de
Trfico de Vehculos
C.T.V. 1482-014-03

Clave: 1482-003-012

Responsable

Actividad

Documentos
involucrados

Responsable de
la Unidad
Alamcenaria
Central o
Delegacional.

5.13 Revisa y firma el oficio de solicitud de pago


al transportista 1482-010-047, dirigido a la
Coordinacin de Presupuesto, Contabilidad y
Evaluacin
Financiera
o
Departamento
Delegacional de Presupuesto, Contabilidad y
Erogaciones adjuntando las Carta Porte, Taln
de embarque o factura (documento externo) y
copia de la Hoja de Control de Trfico de
Vehculos C.T.V., solicitando el pago de los
mismos y regresa al Responsable del rea de
Trfico Central o Delegacional

oficio de solicitud de
pago al transportista
1482-010-047
Carta Porte, Taln
de embarque o
factura (documento
externo)
Hoja de Control de
Trfico de Vehculos
C.T.V. 1482-014-03

Responsable del
rea de Trafico
Central o
Delegacional

5.14 Recibe el Oficio de solicitud de pago al oficio de solicitud de


transportista 1482-010-047, firmado y lo pago al transportista
entrega al Representante legal para su trmite 1482-010-047
de cobro ante la Coordinacin de Presupuesto,
Contabilidad y Evaluacin Financiera o
Departamento Delegacional de Presupuesto,
Contabilidad y Erogaciones
5.15 Archiva una
correspondiente

copia

en

el

expediente

Fin del Procedimiento

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6. Diagrama de flujo del procedimiento para el Tramite de Pago a Transportistas

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7. Procedimiento para el trmite de pago a transportistas


Codificacin

1482-014-003
1482-014-005
1482-021-006
1482-010-048
1482-010-047

Ttulo del documento

Observaciones

Carta Porte, Taln de embarque o factura


Hoja de control de trfico de vehculos
C.T.V.
Hoja de Control de Temperatura
Volante aclaratorio
Remisin de Almacn
Orden de ingreso
Oficio de reporte de siniestro
Oficio de solicitud de pago al transportista

Documento externo

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Anexo 1
Anexo 2
Anexo 3
Documento externo
Documento externo
Anexo 4
Anexo 5

Clave: 1482-003-012

ANEXO 1
Hoja de control de trfico de vehculos C.T.V.

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Clave: 1482-003-012

1482-014-003
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Hoja de control de trfico de vehculos C.T.V.


Instrucciones de llenado
OBJETIVO: Controlar en forma idnea la entrada y salida de los vehculos propios del
Instituto, as como los vehculos subrogados, los cuales se encargarn de
transportar los diferentes artculos que se manejan en los Almacenes del
IMSS.
GENERADO POR: Oficina de trfico del almacn.
Nmero

Dato

Anotar
Sella hora de entrada.
El nmero progresivo (folio) de cada uno de los
Formatos de Control de Trfico de Vehculos.

Nmero.

Lnea o proveedura

Tipo.

Placas.

El nmero de placas correspondientes al vehculo


que ingresar a las instalaciones del Instituto.

Nombre del chofer.

El nombre completo con todo y apellidos del


operador del vehculo.

Nombre del repartidor.

El nombre completo con todo y apellidos del o los


repartidores.

Para.

No. de Taln.

No. de Licitacin

Con una cruz el cuadro correspondiente al tipo de


maniobras a realizar en los Almacenes.
El nmero de Gua de Porte de la lnea
transportista que presentar el servicio.
|
El nmero de Licitacin Vigente, No. de Contrato
y Dictamen.

10

Almacn.

11

Toneladas.

12

Nmero de bultos

La razn social del vehculo en el caso de que


este sea subrogado o si el vehculo es oficial,
anotar su procedencia.
El tipo y capacidad de carga en el vehculo.

El nmero de lista de empaque del Almacn o


Almacenes de origen y destino donde se realizar
la maniobra de carga o descarga.
El tonelaje total por cada uno de los Almacenes
asignados (Lista de Empaque).
El nmero total de bultos de cada uno de los
Almacenes asignados (Lista de Empaque).
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Clave: 1482-003-012

13

Hora de recepcin.

14

Hora de salida.

15

Firma del Responsable de


recepcin y/o embarques.

16

Total.

17

Nmero de sobres.

18

Tonelaje real
% cargado.

19
20

Destino.
No.(s) de Despacho (s).

21

Del Almacn

22

Destino

23

Costos.

24
25
26

Autorizaciones.
Fecha de Elaboracin.
Fecha de Salida.

La hora en que se recibe el vehculo para su


carga o descarga por el o los Almacenes de
origen.
La hora en que se libera el vehculo del Almacn
o Almacenes.
El nombre completo con todo y apellidos y firma
del responsable del rea de recepcin y/o
embarque o personal autorizado del Almacn o
almacenes asignados.
El total de toneladas y total de bultos, amparados
en la lista de empaque de cada uno de los
almacenes donde se efectuaron las maniobras.
El total de sobres que le fueron entregados al
operador para la recepcin de los artculos.
El tonelaje real, con el cual se cargo el vehculo,
as como el porcentaje de su ocupacin con
relacin a su capacidad de carga.
El destino o los destinos asignados al vehculo.
El nmero o nmeros de los despachos
correspondientes a los artculos para su
transportacin y entrega.
El Almacn remitente de acuerdo al nmero o
nmeros de Despachos.
El o los destinos a los que sern trasladados los
artculos (artculos entregados en su destino o
documentos devueltos al Almacn.
Cuota Tonelada.- De acuerdo a las tarifas
vigentes autorizadas de acuerdo a los costos de
la Licitacin del Transporte.
Flete.- El importe del flete con relacin al
kilometraje que existe entre la unidad
remitente y el destinatario.
Maniobras.-El importe convenido por las
maniobras efectuadas.
Reparto.- Si se pagar el 25% del flete por
reparto en el caso de que el transportista
efecte ms de un reparto.
Importe total de fletes.- El correspondiente a la
suma del flete (+) ms el pago de maniobras, (+)
ms el pago por reparto.
Autorizaciones.
Fecha de Elaboracin.
Fecha de Salida.

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Clave: 1482-003-012

ANEXO 2
Hoja de control de temperatura

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Clave: 1482-003-012

1482-014-005
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Clave: 1482-003-012

Hoja de control de temperatura


Instrucciones de llenado
OBJETIVO: Comprobar que la temperatura de las vacunas siempre se conservo
durante su transito dentro de los rangos de temperatura normada, tiempos
de arribo entre destino y destino, certificar a que temperatura se reciben
las vacunas
GENERADO POR: Oficina de Trfico
Nmero

Dato

Transportista

Anotar
Razn social de la empresa transportadora y
nombre completo del chofer

Tipo

Vehculo refrigerado thermoking

Control de Trafico de
Vehculos

Nmero de folio del C,T,V,

Placas

Placas del vehculo

5,6 y 7

Fecha de salida, hora de

Fecha y hora de la salida del vehculo del


almacn

8/9

Fecha de liberacin, hora


de,

Fecha y hora de liberacin del transportista

10

Liberacin

Si o no autoriza liberacin

11

Destino(s) y/o ruta

Anotar la delegacin o delegaciones que se estn


enviando las vacunas.

12

Fecha

13
14
15

Hora
Lugar
Lectura de temperatura

16

Responsable, nombre y
firma

17

Vo.Bo. Delegacin

Fecha en que la delegacin recibe la vacuna


Hora de recepcin de las vacunas
Almacn delegacional que recibe las vacunas
Anotar la temperatura a la que se reciben las
vacunas
Nombre completo y firma de quien recibe las
vacunas en el almacn delegacional
Visto bueno del Titular del Almacn delegacional
o empleado facultado

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Clave: 1482-003-012

ANEXO 3
Volante aclaratorio

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Clave: 1482-003-012

1482-021-006
Pgina 2 de 3

Clave: 1482-003-012

Volante aclaratorio
Instrucciones de llenado
OBJETIVO: Verificar que el transportista contratado haya entregado correctamente los
bienes de consumo, en cantidad y buen estado. Documentar diferencia de
recepcin de ms y de menos, as como los bienes recibidos en las estado,
y en su caso fincar las responsabilidades al transportista para pago del
importe de los bienes ms el 6% de gastos administrativos.
GENERADO POR: Responsable del rea de Trfico Central o Delegacional.
Nmero

Dato

Anotar
Nmero o folio de la Carta Porte

Taln N

Lnea transportista

Da

Nombre o razn social de la lnea transportista


que presta el servicio.
Da

Mes

Mes

5
6

Ao
Control Trfico Vehicular
C.T.V.

Ao
Nmero o folio de la Hoja de Control de Trfico de
Vehculos

Transporto artculos de

Nombre de la Unidad Almacenaria emisora del


embarque

A la Delegacin de

Texto

Nombre de la Unidad Almacenaria receptora de


los artculos
Descripcin de la incidencia, diferencias o
anomala reportada por la Unidad Almacenaria
receptora

10
Nombre

Nombre y firma del Responsable del rea de


Trafico Central o Delegacional

11

Fecha

Fecha en que se turna el volante aclaratorio para


su anlisis e investigacin

12

Resultado o conclusiones

Descripcin del resultado del anlisis e


investigacin y acciones a seguir

13

Jefe de Embarques

Nombre y firma del responsable de la Seccin de


Embarques
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ANEXO 4
Oficio de reporte de siniestro

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Clave: 1482-003-012

Cargo
Remitente

1482-010-048
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Clave: 1482-003-012

Oficio de reporte de siniestro


Instrucciones de llenado
OBJETIVO: Reportar oportunamente a la Coordinacin de Optimizacin de Activos y
Evaluacin sobre siniestros ocurridos.
GENERADO POR: Divisin de Apoyo Logstico y Distribucin
Nmero
1
2
3
4
5

Dato
Fecha
Referencia
Titulo del destinatario
Nombre
Remitente

Texto asunto.

Atentamente

Nmero del oficio integrado por la codificacin o


clasificacin presupuestal de quien lo emite
Profesin o titulo del destinatario Ej. Licenciado,
Contador Pblico, Doctor, Seor, Seora Etc.
Nombre completo del destinatario a quien va
dirigido el oficio
Nombre del cargo o dependencia del destinatario
Descripcin del asunto que ocupa
Atentamente

Nombre

Nombre completo del funcionario que emite el


oficio

Cargo

Nombre del cargo del funcionario que emite el


oficio

8
9

Anotar
Fecha de elaboracin del oficio da, mes y ao

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Clave: 1482-003-012

ANEXO 5
Oficio de solicitud de pago al transportista

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Clave: 1482-003-012

Cargo
Remitente

1482-010-047
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Clave: 1482-003-012

Oficio de solicitud de pago al transportista


Instrucciones de llenado
OBJETIVO: Tramitar el pago oportuno al transportista por los servicios prestados.
GENERADO POR: Divisin de Apoyo Logstico y Distribucin
Nmero
1
2
3
4
5

Dato
Fecha
Referencia
Titulo del destinatario
Nombre
Remitente

Texto asunto.

Atentamente

Nmero del oficio integrado por la codificacin o


clasificacin presupuestal de quien lo emite
Profesin o titulo del destinatario Ej. Licenciado,
Contador Pblico, Doctor, Seor, Seora Etc.
Nombre completo del destinatario a quien va
dirigido el oficio
Nombre del cargo o dependencia del destinatario
Descripcin del asunto que ocupa
Atentamente

Nombre

Nombre completo del funcionario que emite el


oficio

Cargo

Nombre del cargo del funcionario que emite el


oficio

8
9

Anotar
Fecha de elaboracin del oficio da, mes y ao

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Clave: 1482-003-012