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1.- Objetivo
Tramitar ante las reas de finanzas central o delegacional, la documentacin necesaria para
proceder oportunamente al pago del servicio de transporte contratado.
2.- mbito de Aplicacin
Este procedimiento aplica a las Oficinas de Trfico de nivel central y delegacional adscritas a
las Coordinaciones de Abastecimiento y Equipamiento.
3.- Polticas
3.1 Ser responsabilidad del rea de Trfico central y delegacional proporcionar
oportunamente al transportista la Hoja de Control de Trfico Vehicular, Carta Porte o Taln
de Embarque debidamente requisitazos as como el oficio dirigido a la Coordinacin de
Presupuesto, Contabilidad y Evaluacin Financiera o Departamento Delegacional de
Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones para su trmite de pago.
3.2 Ser responsabilidad de la Unidad Almacenaria Emisora Central o Delegacional tramitar
la realizacin de los estudios de laboratorio para determinar o descartar daos a los bienes
cuando ocurra un accidente de refrigeracin.
4.- Definiciones
Para efectos de este Procedimiento se entender por:
4.1 capacidad:- Nmero mximo de personas, mas peso del equipaje y paquetera, que un
vehculo destinado al servicio de pasajeros puede transportar y para el cual fue diseado por
el fabricante o constructor.
4.2 carga refrigerada: Bienes que por razn de su naturaleza requieren ser transportados
entre +2 y +8 C de temperatura y/o en vehculos que cuenten con un sistema de
refrigeracin,
4.3 carga seca: Bienes que por su naturaleza, son transportados en condiciones
ambientales de temperatura.
4.4 carta porte, taln de embarque o factura: Es el ttulo legal del contrato entre el
remitente y la empresa, por su contenido se decidirn las cuestiones que se susciten con
motivo del transporte de los insumos. Contiene las menciones que exige el cdigo en la
materia., Cabe aclarar que para los fines del presente procedimiento, los nombres, carta
porte, taln de embarque o factura, se refieren al mismo documento con el que realiza los
tramites de cobro el transportista por el servicio de traslado o arrastre.
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Actividad
Documentos
involucrados
Hoja de Control de
Trfico de Vehculos
C.T.V.
1482-014-003
Carta Porte, Taln
de
embarque
o
factura (documento
externo)
volante
aclaratorio
1482-021-006
Hoja de Control de
Trafico de Vehculos
1482-014-003
Seccin de
embarque
remisin de almacn
(documento externo)
Hoja de Control de
Trafico de Vehculos
C. T. V.
1482-014-003
Central o
Delegacional
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Responsable
Actividad
Documentos
involucrados
El transportista es responsable
Por accidente de refrigeracin
Responsable de
la Unidad
Almacenaria
Responsable del
rea de Trfico
Central o
Delegacional
Responsable de
la Unidad
Almacenaria
Emisora
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Responsable
Actividad
Documentos
involucrados
Responsable del
rea de Trafico
Central o
Delegacional
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Hoja de Control de
Trfico de Vehculos
C.T.V.
1482-014-003
Carta Porte, Taln
de embarque o
factura (documento
externo)
oficio de solicitud de
pago al transportista
1482-010-047
Carta Porte, Taln
de embarque o
factura (documento
externo)
Hoja de Control de
Trfico de Vehculos
C.T.V. 1482-014-03
Clave: 1482-003-012
Responsable
Actividad
Documentos
involucrados
Responsable de
la Unidad
Alamcenaria
Central o
Delegacional.
oficio de solicitud de
pago al transportista
1482-010-047
Carta Porte, Taln
de embarque o
factura (documento
externo)
Hoja de Control de
Trfico de Vehculos
C.T.V. 1482-014-03
Responsable del
rea de Trafico
Central o
Delegacional
copia
en
el
expediente
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1482-014-003
1482-014-005
1482-021-006
1482-010-048
1482-010-047
Observaciones
Documento externo
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Anexo 1
Anexo 2
Anexo 3
Documento externo
Documento externo
Anexo 4
Anexo 5
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ANEXO 1
Hoja de control de trfico de vehculos C.T.V.
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1482-014-003
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Dato
Anotar
Sella hora de entrada.
El nmero progresivo (folio) de cada uno de los
Formatos de Control de Trfico de Vehculos.
Nmero.
Lnea o proveedura
Tipo.
Placas.
Para.
No. de Taln.
No. de Licitacin
10
Almacn.
11
Toneladas.
12
Nmero de bultos
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13
Hora de recepcin.
14
Hora de salida.
15
16
Total.
17
Nmero de sobres.
18
Tonelaje real
% cargado.
19
20
Destino.
No.(s) de Despacho (s).
21
Del Almacn
22
Destino
23
Costos.
24
25
26
Autorizaciones.
Fecha de Elaboracin.
Fecha de Salida.
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ANEXO 2
Hoja de control de temperatura
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1482-014-005
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Dato
Transportista
Anotar
Razn social de la empresa transportadora y
nombre completo del chofer
Tipo
Control de Trafico de
Vehculos
Placas
5,6 y 7
8/9
10
Liberacin
Si o no autoriza liberacin
11
12
Fecha
13
14
15
Hora
Lugar
Lectura de temperatura
16
Responsable, nombre y
firma
17
Vo.Bo. Delegacin
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ANEXO 3
Volante aclaratorio
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1482-021-006
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Volante aclaratorio
Instrucciones de llenado
OBJETIVO: Verificar que el transportista contratado haya entregado correctamente los
bienes de consumo, en cantidad y buen estado. Documentar diferencia de
recepcin de ms y de menos, as como los bienes recibidos en las estado,
y en su caso fincar las responsabilidades al transportista para pago del
importe de los bienes ms el 6% de gastos administrativos.
GENERADO POR: Responsable del rea de Trfico Central o Delegacional.
Nmero
Dato
Anotar
Nmero o folio de la Carta Porte
Taln N
Lnea transportista
Da
Mes
Mes
5
6
Ao
Control Trfico Vehicular
C.T.V.
Ao
Nmero o folio de la Hoja de Control de Trfico de
Vehculos
Transporto artculos de
A la Delegacin de
Texto
10
Nombre
11
Fecha
12
Resultado o conclusiones
13
Jefe de Embarques
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ANEXO 4
Oficio de reporte de siniestro
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Cargo
Remitente
1482-010-048
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Dato
Fecha
Referencia
Titulo del destinatario
Nombre
Remitente
Texto asunto.
Atentamente
Nombre
Cargo
8
9
Anotar
Fecha de elaboracin del oficio da, mes y ao
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ANEXO 5
Oficio de solicitud de pago al transportista
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Cargo
Remitente
1482-010-047
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Dato
Fecha
Referencia
Titulo del destinatario
Nombre
Remitente
Texto asunto.
Atentamente
Nombre
Cargo
8
9
Anotar
Fecha de elaboracin del oficio da, mes y ao
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Clave: 1482-003-012