Vous êtes sur la page 1sur 37

FACULTAD DE TURISMO Y FINANZAS

GRADO EN FINANZAS Y CONTABILIDAD

Proceso de Implementacin de Sistemas ERP en la Empresa


Trabajo Fin de Grado presentado por Mara Jos Ibez Jimnez, siendo la tutora
del mismo la profesora Mara Esther Chvez Miranda.

V. B. del Tutor/a/es/as:

Alumno/a:

D. M Esther Chvez Miranda

Sevilla. Junio de 2013

D. M Jos Ibez Jimnez

GRADO EN FINANZAS Y CONTABILIDAD


FACULTAD DE TURISMO Y FINANZAS
TRABAJO FIN DE GRADO
CURSO ACADMICO [2012-2013]
TTULO:
PROCESO DE IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA ERP EN LA EMPRESA
AUTORA:
MARA JOS IBEZ JIMNEZ
TUTORA:
MARA ESTHER CHVEZ MIRANDA
DEPARTAMENTO:
ECONOMA FINANCIERA Y DIRECCIN DE OPERACIONES
REA DE CONOCIMIENTO:
ORGANIZACIN DE EMPRESAS
RESUMEN:
Los Sistemas de Informacin constituyen un factor clave para el xito de las
empresas. Entre stos, podemos destacar los Sistemas de Planificacin y Gestin
Empresarial (ERP) que pueden suponer una gran ventaja competitiva. Estos sistemas,
por un lado, requieren una gran inversin monetaria por parte de las empresas pero,
de otro pueden llegar a multiplicar los beneficios. Existen una serie de factores muy
importantes a tener en cuenta para una buena implementacin, en este trabajo se han
recopilado la mayora de ellos adems de los conceptos a tener en cuenta para la
implementacin con xito de un sistema ERP.
PALABRAS CLAVE:
ERP; sistemas de planificacin de recursos empresariales; implementacin;
sistemas de informacin; gestin empresarial.

TFG-FICO. Proceso de Implementacin de Sistemas ERP en la Empresa

NDICE
PRLOGO ................................................................................................................... 1
1.

BREVE INTRODUCCIN AL TEMA DE ESTUDIO, OBJETIVOS Y


METODOLOGA DE INVESTIGACIN ................................................................. 3
1.1. LOS SISTEMAS Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIN ......................... 3
1.1.1. Introduccin ............................................................................................. 3
1.1.2. Estructura del Sistema de Informacin ................................................... 3
1.1.3. Procesos del Sistema de Informacin ..................................................... 4
1.1.4. Clasificacin de los Sistemas de Informacin ......................................... 5
1.1.5. Incidencia de los SI en la competitividad empresarial ............................ 5
1.2. OBJETIVOS .................................................................................................... 6
1.3.METODOLOGA .............................................................................................. 6

2.

SISTEMAS DE PLANIFICACIN DE RECURSOS EMPRESARIALES Y SU


IMPLEMENTACIN ............................................................................................... 9
2.1. SISTEMAS ERP ............................................................................................. 9
2.1.1. Introduccin ............................................................................................. 9
2.1.2. Definicin de ERP ................................................................................... 9
2.1.3. Caractersticas generales de un sistema ERP ...................................... 10
2.1.4. Metodologa y criterios para la seleccin de un sistema ERP .............. 11
2.2. IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA ERP .................................................... 12
2.2.1. Factores clave del xito......................................................................... 13
2.2.2. Ajuste organizativo del ERP .................................................................. 16
2.2.3. Etapas de la implementacin ................................................................ 18
2.2.4. Anlisis econmico................................................................................ 19
2.2.5. Beneficios de la implementacin del ERP............................................. 20
2.2.6. Razones por las que puede fracasar la implementacin del ERP ........ 20

3.

ESTUDIO EMPRICO PARA LA EVALUACIN DEL PROCESO DE


IMPLEMENTACIN DE SISTEMAS ERP ........................................................... 23
3.1. LA ENCUESTA ............................................................................................. 23
3.2. LA EMPRESA COLABORADORA ................................................................ 23
3.3. ANLISIS DE LOS DATOS Y RESULTADOS ............................................. 23

4. CONCLUSIONES ................................................................................................. 25
5. BIBLIOGRAFA ..................................................................................................... 27
6. ANEXOS ............................................................................................................... 29

-I-

TFG-FICO. Proceso de Implementacin de Sistemas ERP en la Empresa

PRLOGO
La etapa econmica en la que vivimos actualmente se caracteriza por el uso
intensivo de la informacin en las empresas, crendose un nuevo contexto definido
como la Economa Digital. Los mercados globalizados, la evolucin de los negocios,
los cambios en los ciclos de vida de los productos, son algunos de los factores que
influyen en este cambio.
Gracias al desarrollo de los medios digitales, las empresas se gestionan de manera
ms eficiente, pudiendo establecer contacto directo con sus stakeholders, desde
cualquier punto del mundo y en cualquier momento. Este nuevo contexto, est
propiciado en gran medida por la incorporacin de las Tecnologas de la Informacin y
de la Comunicacin (TICS), que han pasado de ser meras herramientas de tratamiento
de datos a convertirse en la columna vertebral que influye en todas las actividades de
la empresa, tanto a nivel interno como externo.
Las TICs constituyen un motor de desarrollo para las empresas y para la economa
en conjunto, adems de generar un importante crecimiento econmico. Por tanto, es
necesario que quede atrs el escepticismo que, hace unos aos, provocaban las
inversiones en estas tecnologas, y que en su lugar se registre un aumento de la
confianza en la capacidad de desarrollar y extender las aplicaciones TIC a la
economa y los servicios sociales.

-1-

Ibez Jimnez, Mara Jos

-2-

TFG-FICO. Proceso de Implementacin de Sistemas ERP en la Empresa

CAPTULO 1
BREVE INTRODUCCIN AL TEMA DE ESTUDIO, OBJETIVOS Y
METODOLOGA DE INVESTIGACIN
1.1. LOS SISTEMAS Y TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN
1.1.1. Introduccin
Hoy en da, los Sistemas de Informacin (SI) juegan un papel cada vez ms
importante en las organizaciones empresariales, hasta tal punto que se han convertido
en un importante condicionante del xito o fracaso de las empresas. Gracias a los
fenmenos econmicos ocurridos en los ltimos aos como la globalizacin, se han
producido importantes cambios en las empresas.
Los Sistemas y las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin son ahora un
elemento esencial para la gestin empresarial y una importante fuente de ventajas
competitivas. En el nuevo escenario definido por la Sociedad de la Informacin son las
TICs las que determinan la estrategia empresarial puesto que tienen un impacto
decisivo en el desarrollo de los bienes y servicios, as como en la redefinicin de los
procesos dentro de la organizacin.
Segn Porter y Millar (1985) las oportunidades de la aplicacin de las TICs dentro
de una empresa se podran resumir en los siguientes puntos:
Las TICs pueden automatizar y mejorar las actividades de una empresa.
Las TICs permiten integrar y controlar las actividades de una empresa, con
independencia de donde se realicen.
Las TICs pueden contribuir al apoyo de determinadas actividades de la
cadena de valor, por ejemplo el control de inventarios.
Dentro de la organizacin, el SI funciona como un sistema nervioso, encargndose de
hacer llegar a tiempo la informacin oportuna donde y cuando necesitan los distintos
elementos de la organizacin.
Estos sistemas han dejado de ser una herramienta de automatizacin de procesos
operativos para convertirse en una pieza clave a tener en consideracin para la
formulacin de la estrategia empresarial, para llevar a cabo su implantacin y realizar
el control de la gestin.
1.1.2. Estructura del Sistema de Informacin
Para definir un Sistema de Informacin, Whitten et al. (1996) proponen un modelo
basado en cinco bloques elementales: personas, actividades, datos, redes y
tecnologa.

El bloque personas engloba a los propietarios del sistema, a los usuarios,


a los diseadores y a los que implementan el sistema.
Los datos constituyen la materia prima esencial para crear informacin til.
Las actividades incluyen los procesos que se llevan a cabo en la empresa
y las actividades de proceso de datos y generacin de informacin que
sirven de soporte de las primeras.
En el bloque redes se analiza la descentralizacin de la empresa y la
distribucin de los restantes bloques elementales en los lugares ms tiles
as como la comunicacin y coordinacin entre dichos lugares.
Por ltimo, el bloque tecnologa hace referencia tanto al hardware como al
software que sirven de apoyo a los restantes bloques.
-3-

Ibez Jimnez, Mara Jos

En un trabajo posterior, Laudon y Laudon (1998) realizan una representacin


grfica que recoge la relacin existente entre los componentes de un sistema de
informacin (Figura 1.1).

1.1.3. Procesos del Sistema de Informacin


Segn Gmez y Surez (2011), un SI puede definirse como un conjunto de elementos
interrelacionados (entre los que podemos considerar los distintos medios tcnicos, las
personas y los procedimientos) cuyo cometido es capturar datos, almacenarlos y
transformarlos de manera adecuada y distribuir la informacin obtenida mediante todo
este proceso.
Su finalidad es apoyar las operaciones cotidianas de la empresa, as como
satisfacer las necesidades de informacin para la resolucin de problemas y toma de
decisiones en todos los niveles organizativos.
Por lo tanto, se trata de un sistema que tiene unos inputs (datos) y unos outputs
(informacin), unos procesos de transformacin de los inputs en outputs y unos
mecanismos de retroalimentacin, como se puede apreciar en la Figura 1.1.

-4-

TFG-FICO. Proceso de Implementacin de Sistemas ERP en la Empresa

La captura de datos puede ser manual o automatizada y, en general, es


conveniente realizar dicha captura en el momento en que se produce el hecho al que
se refiere. En la etapa de procesado se transforman los datos en informacin til
mediante operaciones de clculo, agregacin, filtrado, presentacin, etc. Estas
operaciones generalmente son realizadas con ayuda de sistemas informticos. Esta
informacin se plasma en documentos e informes que sern distribuidos a las
personas adecuadas dentro de la empresa. Esta informacin, as como los datos de
partida, se almacenan generalmente en un soporte informtico para poder ser
reutilizados en cualquier momento. Por ltimo, la retroalimentacin de la informacin
obtenida se puede utilizar para realizar ajustes y detectar errores en la captura y/o en
su transformacin.
Los SI pueden ser manuales o estar informatizados. Hoy en da, es habitual que se
recurra a un soporte informtico, que est constituido por hardware, software, una
base de datos y sistemas de telecomunicacin.
1.1.4. Clasificacin de los Sistemas de Informacin
De una forma muy global, puede considerarse que existen dos funciones bsicas para
los sistemas:

Soporte a las actividades operativas.


Soporte a las decisiones y el control de gestin.

As mismo, tambin resulta habitual clasificar los sistemas en funcin del tipo de
funcin a la que se dirigen: financiera, recursos humanos, marketing, etc. Si bien
conviene indicar que en la actualidad resulta complejo establecer fronteras rgidas en
los sistemas que ofrece el mercado.
1.1.5. Incidencia de los Sistemas de Informacin en la competitividad
empresarial
Actualmente, los SI constituyen un elemento clave para las empresas, facilitando
nuevos diseos organizativos, procedimientos de gestin, nuevas estrategias y nuevos
valores que pueden convertirse en la principal fuente de ventajas competitivas.
Los factores de competitividad de la empresa segn Gmez y Surez (2011) son
todos aquellos aspectos del entorno que pueden condicionar la competitividad de la
empresa: negocio, soporte, cultura y procesos. A continuacin, resaltaremos cmo
afecta el uso de los SI a cada uno de ellos.
a) Los principales modos en que los SI pueden potenciar los factores
relacionados con el negocio de las empresas:

Las empresas pueden aadir valor a sus productos o servicios


incrementando el nivel de informacin que suministran a sus clientes.
Pueden contribuir de forma decisiva a la reduccin de costes de
comercializacin, de produccin y de distribucin.
Pueden contribuir a estrechar el vnculo con clientes y proveedores.
Permiten adaptar el producto a la demanda.
Pueden contribuir a la mejora de los plazos de entrega.
Pueden contribuir a la mejora de la calidad del producto o servicio.
Pueden dar lugar a negocios totalmente nuevos.

b) Los principales modos en que los SI pueden potenciar los factores


relacionados con el soporte y la cultura de las empresas:
-5-

Ibez Jimnez, Mara Jos

Pueden constituir la columna vertebral a nivel organizativo que facilite el


crecimiento y desarrollo de la empresa.
No solo inciden en la organizacin en su conjunto, sino que tienen un
gran impacto en los puestos de trabajo a nivel individual.
Pueden ser un elemento de cohesin para el equipo humano y la
organizacin.
Constituyen una herramienta clave en la Gestin del Conocimiento.

c) Los principales modos en que los SI pueden potenciar los factores


relacionados con los procesos de las empresas:

Resultan fundamentales como soporte para la toma de decisiones y


para el control de la gestin, posibilitando el control integrado de la
empresa.
Son el soporte de la mayor parte de los procesos que constituyen la
operativa empresarial.
Permiten replantear no slo el negocio de la empresa, sino el esquema
de funcionamiento en su conjunto.

Por tanto, como podemos observar, son numerosos los beneficios que aporta a la
gestin empresarial un SI, que no solo influye en los resultados del negocio sino
tambin en la manera en la que ste se realiza.
1.2. OBJETIVOS
Debido a la importancia que tienen para las empresas de hoy los sistemas de
informacin, y en especial, los sistemas ERP, el propsito principal de esta
investigacin consiste en sealar las caractersticas principales de dichos sistemas y
conocer y analizar el proceso de implementacin con xito en una empresa, desde un
punto de vista tanto terico como prctico.
Este objetivo general puede descomponerse en dos sub-objetivos:
-

Conocer los aspectos ms relevantes del ERP a considerar a la hora de


implementarlo con xito en la empresa, establecidos por los principales
investigadores en la materia.
Analizar la implementacin el ERP en un caso real, basndonos en los
aspectos identificados en la teora.

1.3. METODOLOGA
Para realizar la bsqueda de artculos y estudios relacionados con los Sistemas ERP
que pudieran usarse de base para este trabajo se ha utilizado un recurso electrnico
de la Universidad de Sevilla llamado Scopus. Se trata de una base de datos
bibliogrfica de resmenes y citas de artculos de revistas cientficas. Cubre
aproximadamente 18.000 ttulos de ms de 5.000 editores internacionales. Las
bsquedas en Scopus incorporan bsquedas de pginas web cientficas y bases de
datos de patentes. Este recurso tambin ofrece perfiles de autor que cubre
afiliaciones, nmero de publicaciones y sus datos bibliogrficos, referencias y detalles
del nmero de citas que ha recibido cada documento publicado.
As bien, se realizaron varias bsquedas alternando palabras claves como
Enterprise Resource Planning system, implementation, adoption y critical success
factors.
-6-

TFG-FICO. Proceso de Implementacin de Sistemas ERP en la Empresa

La primera bsqueda usando Enterprise Resource Planning encontr un total de


3.208 resultados. La segunda bsqueda se restringi ms al incluir and
implementation en las palabras claves, obtenindose 2413 resultados. En las
restantes bsquedas se fueron intercalando las palabras clave mencionadas
anteriormente hasta obtener una cantidad de resultados manejable.
El criterio para elegir los artculos fue el nmero de veces que se haban citado por
otros autores, de esta forma se seleccionaron artculos citados hasta 1000 veces. En
el contenido dichos artculos, podan encontrarse as mismo, los artculos que los
haban citado y as se fue estableciendo una red en al que se encontraban los
artculos referentes a Sistemas ERP ms citados y por tanto, ms relevantes.
Para completar la informacin obtenida de los artculos de Scopus, se han
trabajado dos manuales de texto encontrados a travs del catlogo de la biblioteca de
la Universidad de Sevilla, con las palabras clave Sistemas de Informacin.
Para el estudio del caso emprico, se buscaron empresas que pudieran utilizar un
sistema ERP para gestionar su empresa. El sector elegido fue el sector de ingeniera
industrial, considerndose que el nmero de empresas de este sector ubicadas en
Sevilla era poco numeroso, lo que permita un mejor anlisis. El mtodo utilizado para
encontrar estas empresas fue SABI una base de datos que incluye informacin
general y cuentas anuales de ms de 1,2 milln de empresas espaolas y ms de
350.000 portuguesas. Contiene hasta 10 aos de informacin histrica de las cuentas
de cada empresa y se puede hacer la bsqueda por empresa o grupo de empresas.
Se encontraron tres empresas adecuadas para el estudio emprico, de las cuales slo
una de ellas accedi a colaborar en este trabajo, la llamaremos Aguas SL.
La informacin necesaria para el estudio del caso emprico se obtuvo mediante una
encuesta telefnica, redactada por mi segn los apartados estudiados en el cuerpo
terico y la cual puede consultarse en el apartado anexos.

-7-

Ibez Jimnez, Mara Jos

-8-

TFG-FICO. Proceso de Implementacin de Sistemas ERP en la Empresa.

CAPTULO 2
IMPLEMENTACIN DEL ERP Y FACTORES CLAVE RELACIONADOS
2.1. SISTEMAS DE PLANIFICACIN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP)
2.1.1. Introduccin
El entorno empresarial est cambiando continuamente. Las empresas tienen que
enfrentarse da a da al desafo de aumentar la competitividad, expandirse a nuevos
mercados y satisfacer las expectativas de los clientes. Esta situacin supone un
incremento de la presin sobre las empresas para disminuir los costes totales de toda
la cadena de suministro, acortar los tiempos de produccin, reducir drsticamente los
inventarios, ampliar la gama de productos, ofrecer plazos de entrega ms fiables y un
mejor servicio al cliente, mejorar la calidad y coordinar eficientemente la demanda, la
oferta y la produccin (Shankarnarayanan, 2000).
Puesto que las organizaciones se acercan cada vez ms al modelo de colaboracin
empresarial y los competidores van aumentado sus capacidades, para mantener la
competitividad, las empresas deben mejorar sus propias prcticas y procesos de
negocio. Adems, va adquiriendo gran importancia la necesidad de compartir con sus
proveedores, distribuidores y clientes la informacin interna que las empresas haban
tenido siempre tan protegida (Loizos, 1998). Tambin es necesario que las distintas
actividades que se desarrollan en la empresa mejoren su capacidad de generar y
comunicar informacin oportuna y precisa. Para lograr estos objetivos, las empresas
recurren a los sistemas de planificacin de recursos empresariales: ERP (Dillon,
1999).
2.1.2. Definicin de ERP
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales o sistemas empresariales son
SI integrados que estn diseados para satisfacer las necesidades de informacin de
las empresas, y en la mayora de los casos, se implementan para mejorar la eficiencia
y la eficacia de la organizacin (Davenport, 2000; Markus y Tanis, 2000; Hedman y
Borell, 2002). Son programas que sirven de apoyo a la automatizacin de los procesos
de negocio ms habituales en la organizacin, incluyendo extensos mdulos de la
gestin de la cadena de suministro y administracin de relaciones con los clientes.
Los sistemas de ERP conectan y gestionan los flujos de informacin en las
organizaciones, permitiendo a los administradores tomar decisiones basadas en la
informacin que refleja con precisin el estado actual de su negocio (Davenport et al.
2002, Davenport y Harris 2005). Estos programas integran diversos aspectos de
negocio tales como ventas y marketing, distribucin, logstica, fabricacin, gestin de
recursos humanos y contabilidad en un solo sistema de negocio. Los principales
beneficios de su implementacin incluyen la integracin y optimizacin de procesos de
negocio, la automatizacin de las transacciones comerciales y el intercambio de
informacin para apoyar la toma de decisiones (Davenport et al. 2002).
Normalmente, dentro de las organizaciones, cada departamento tiene su propio
sistema informtico optimizado para su particular forma de funcionamiento. Sin
embargo, los sistemas ERP renen todos esos sistemas en uno solo que funciona con
una nica base de datos, por tanto, todos los departamentos pueden compartir
informacin y comunicarse entre ellos (Loh y Koh 2004). La Figura 2.1 muestran las
diferencias entre una arquitectura de aplicaciones autnomas y otra integrada para la
gestin de las empresas.

-9-

Ibez Jimnez, Mara Jos

Figura 2.1. Comparacin arquitectura de aplicaciones autnomas y arquitectura del


ERP.
Fuente: Elaboracin propia a partir de Loh y Koh (2004)

2.1.3. Caractersticas generales de un ERP


Algunas de las caractersticas comunes a los principales ERP del mercado segn
Gmez y Surez (2011) son las siguientes:
a) Capacidad de parametrizacin. La parametrizacin de un ERP permite adaptar
el funcionamiento del sistema a las necesidades especificas de cada empresa,
as como incorporar nuevas funciones o modos de funcionamiento a medida
que sta lo requiera. La complejidad de un ERP est directamente relacionada
con el nivel de parametrizacin que ste permite. Son varios los aspectos que
pueden personalizarse a travs de este proceso:

Estructura fiscal de la empresa.


Localizacin a nivel de pas para adaptarse a caractersticas concretas
como el uso horario, las divisas, los idiomas, etc.
Tipologa de productos.
Reglas de negocio como la poltica de precios o de distribucin.
Estructura fsica que define las sedes administrativas y operativas,
almacenes, plantas productivas, etc.
Estructura organizativa y funciones: niveles de seguridad, funciones
accesibles, usuarios, perfiles, etc.
Estructura documental de la empresa.
Flujo de procesos, automatizacin de tareas y gestin de alertas.

b) Interfaz de usuario avanzada y flexible. Normalmente, los ERP incorporan las


ltimas tecnologas y avances en la interfaz de usuario, con facilidades grficas
o la posibilidad de definir diversos dispositivos de acceso: ordenadores
personales, terminales de radiofrecuencia, PDA, etc. Una de las tendencias
actuales en lo que se refiere a la interfaz de usuario es la capacidad de
personalizar la interaccin del usuario con el sistema teniendo en cuenta su rol
o nivel de acceso. Los entornos actuales de desarrollo permiten generar
aplicaciones que son accesibles desde un navegador y permiten configurar un
escritorio de usuario orientado al rol, en el que puedan incluirse:

Acceso a los programas ms utilizados, a los ltimos a los que se


conect, a los programas activos, etc.
-10-

TFG-FICO. Proceso de Implementacin de Sistemas ERP en la Empresa.

Men que facilite la gestin de los procesos en los que el usuario est
implicado.
Ventanas en los que puedan ubicarse datos de la aplicacin, informes
de gestin, noticias relevantes o cualquier contenido de acceso
1
frecuente.

c) Capacidad de acceso a la informacin. Los ERP cuentan con un conjunto de


salidas e informes predefinidos y, adems, posibilitan la interaccin desde
distintas herramientas de acceso a datos: generadores de informes,
aplicaciones ofimticas, herramientas de Business Intelligence1, etc.
d) Integracin con otras aplicaciones. Los sistemas ERP suelen ofrecer
posibilidades de integracin con otros sistemas, entre los que podemos
mencionar:

Integracin con sistemas de toma de datos en planta, para facilitar la


recogida de mquinas que dispongan de capacidad de control
informatizado.
Interfaces normalizados para entrada y salida de informacin para
comunicar con otros ERP.
Generacin de formatos estndar de integracin de sistemas.

e) Otras caractersticas, entre las que podemos destacar ayuda en lnea,


incorporacin de herramientas de seguridad, etc.
2.1.4. Metodologa y criterios para la seleccin de un sistema ERP.
Algunos de los criterios que se deberan tener en cuenta a la hora de elegir el sistema
ERP ms adecuado para una organizacin son los siguientes (Gmez y Surez,
2011):
-

Funcionalidad del ERP: mdulos que ofrece el sistema para dar soporte a las
necesidades de las distintas reas funcionales de la empresa.
Criterios tcnicos: plataformas tcnicas soportadas por el ERP, bases de datos
utilizadas, lenguajes de programacin incorporados, parametrizacin,
herramientas de desarrollo, facilidad de comunicacin con otros sistemas y
aplicaciones, etc.
Criterios econmicos: coste de las licencias, del proceso de implementacin y
de los servicios de consultoras asociados, as como de posteriores revisiones
y actualizaciones.
Criterios organizativos: evaluacin del impacto y de los cambios en los
procesos y en la organizacin necesarios para la correcta implementacin del
ERP.
Facilidad del uso de las herramientas del sistema.
Proveedores: es necesario conocer tanto al fabricante del ERP como a las
empresas de consultora encargadas de su implementacin.
Referencias de implementacin: tanto del producto como de la empresa
consultora encargada del proyecto, siendo de especial importancia el nivel de
referencias en el propio sector de actividad.

Una vez que la empresa ha establecido los requisitos que debe cumplir el sistema
ERP y se han estudiado todos los criterios anteriores, se suele hacer un anlisis de la
oferta disponible, siguiendo un proceso ms o menos formalizado. Con frecuencia las
1

Estas herramientas muestran valores de indicadores o variables que permiten el anlisis comparativo de la empresa
con sus competidores.

-11-

Ibez Jimnez, Mara Jos

empresas identifican varias soluciones, a las que solicitan documentacin sobre el


producto, referencias, o cualquiera de los aspectos recogidos anteriormente, para
identificar a los posibles candidatos, restringiendo la seleccin final a una lista, que
normalmente contiene 3 o 5 candidatos.
Teniendo en cuenta lo comentado anteriormente, Umble et al. (2003) establecieron
una lista con trece pasos recomendados para realizar el proceso de seleccin del
ERP.
1. Definir la misin de la empresa, objetivos y estrategia.
2. Crear una lista de funciones o caractersticas necesarias.
3. Crear una lista de candidatos.
4. Reducir la lista a cinco o seis candidatos.
5. Redactar la solicitud de propuestas para las empresas proveedoras.
6. Revisar las propuestas.
7. Seleccionar dos o tres finalistas.
8. Asistir a una sesin de demostracin de los finalistas.
9. Seleccionar al ganador.
10. Justificar la inversin.
11. Negociar el contrato.
12. Instalar y ejecutar un programa piloto.
13. Validar la justificacin de la inversin.
Si bien, aunque no es lo habitual, tambin es posible que algunas empresas no
recurran al mercado y opten por fabricar su propio sistema de gestin empresarial.
Estas empresas se benefician de la personalizacin del sistema y evitan tener que
redisear sus procesos de negocios para adaptar el ERP, pero estas ventajas conlleva
una fuerte inversin en costes de desarrollo y de mantenimiento. Los programas a
medida son aconsejables para empresas que no prevean grandes cambios a medida
que va creciendo su negocio o que posean una gran ventaja competitiva difcil de
adaptar a los sistemas predefinidos.
En la mayora de los casos, las empresas deciden adquirir un sistema ERP
predefinido y adaptarlo a sus necesidades segn los hbitos y formas de negocio.
Este ajuste del ERP suele ser un elemento de riesgo importante en el proyecto, por
tanto, es un factor clave a tener en cuenta para la implementacin con xito del
sistema ERP y lo estudiaremos en el prximo apartado.
2.2. IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA ERP
Los proyectos de implementacin de un sistema ERP son muy complejos y costosos,
debido a su dificultad tcnica y organizativa. Tanto la adquisicin de estos productos,
as como de los servicios de consultora requeridos para su correcta implementacin
tienen un coste bastante elevado.
Frecuentemente, estos proyectos de implementacin no se valoran debidamente,
ya que se suele infravalorar los plazos de ejecucin y recursos necesarios. Ambos
factores casi siempre tienen que aumentarse en las diferentes etapas del proyecto,
con el consiguiente incremento del coste total.
En los siguientes apartados estudiaremos los aspectos fundamentales a tener en
cuenta para la implementacin del ERP: los factores clave del xito, las etapas a
seguir para conseguir una implementacin exitosa, la necesidad del ajuste
organizativo del ERP, anlisis econmico, beneficios derivados de la implementacin y
factores por los que puede fallar.

-12-

TFG-FICO. Proceso de Implementacin de Sistemas ERP en la Empresa.

2.2.1. Factores clave del xito para la implementacin del ERP


Implementar un sistema de ERP no es un proyecto libre de riesgo y coste. De
hecho, el 65% de los directivos creen que los sistemas ERP tienen una gran
probabilidad de perjudicar su negocio debido a los problemas durante la fase de
implementacin. Por lo tanto, vale la pena examinar esos factores que, en gran
medida, determinan si la aplicacin ser un xito. Para minimizar esos problemas
derivados del proceso de implementacin, es muy importante prestar una especial
atencin a todos aquellos factores relacionados con el proceso de implementacin que
afecten a la empresa, a su estructura y su cultura organizativa, los llamados factores
clave del xito.
Son numerosos los autores que han estudiado estos factores y son muchos los
factores que se han encontrado relacionados con el xito de la implementacin. Entre
ellos podemos resaltar el realizado por Fui-Hoon Nah et al. (2003) que tras analizar
varios estudios sobre este tema y elaboraron una tabla con los principales factores y
los autores que los consideran como tal.
A continuacin, realizamos una exposicin de los aspectos tratados por estos
autores.

-13-

-14x

Wee (2000)

Sumner (1999)

Stefanou (1999)

Director del
proyecto

Gestin del
proyecto

x
x

Planificacin
del proyecto

Apoyo de la
alta direccin

Reingenera
de procesos
de negocios

Shanks et al. (2000)

Scheer y Habermann
(2000)

Rosario (2000)

Murray
RobertsyyCoffin
Barrar(2001)
(1992)

Holland, Light y Gibson


(1999)

Buckhout, Frey y
Nemec (1999)

Falkowski, Pedigo,
Smith y Swanson
(1998)

Bingi, Sharma y Godla


(1999)

Equipo de
trabajo

Cambio de la
cultura de la
organizacin

Desarrollo del
software,
Seguimiento y
Comunicacin
pruebas y
evaluacin
resolucin de
problemas

Tecnologas
de la
informacin
existentes

Ibez Jimnez, Mara Jos

Tabla 2.1. Revisin de los factores crticos del xito de la implementacin del ERP
Fuente: Fui-Hoon Nah et al. (2003)

TFG-FICO. Proceso de Implementacin de Sistemas ERP en la Empresa.

Sistemas de negocios y de tecnologa de la informacin existentes apropiados.


Los sistemas de negocios y la tecnologa de la informacin de los que dispone
la empresa determina el nivel de cambios necesarios para implementar el ERP
con xito. Esto significa que cuanto ms complejo sea el sistema heredado,
ms complejo ser el cambio organizativo y tecnolgico necesario. Para tener
xito, la implementacin debe superar cuestiones de complejidad derivadas del
sistema de negocio y tecnologa de la informacin preexistentes. Un entorno de
negocios estable es esencial, y el xito de otras reas de la empresa es
necesario para conseguir el xito en la implantacin del ERP.

Planificacin del proyecto. Las implementaciones de sistemas ERP suelen


superar el tiempo asignado para un proyecto comercial normal, por tanto,
concretar metas claras y establecer un plan del proyecto es necesario para
guiar los esfuerzos de la organizacin. El plan debera incluir los distintos
aspectos a tener en cuenta para la implementacin, recursos necesarios,
costes, riesgos y cronograma. El ERP, siendo un sistema de informacin que
engloba a toda la empresa, necesita un plan de proyecto claro y comprensible
para poder guiar la direccin de la ejecucin del proyecto.

Reingeniera de procesos de negocios. En el proceso de configuracin del


sistema ERP, debe aplicarse la reingeniera de procesos para aprovechar las
nuevas prcticas ofrecidas por el sistema. La empresa debe estar dispuesta a
aceptar estos cambios y configurar sus procesos de negocio de acuerdo con los
representados por el sistema. Las empresas deben estar preparadas para
adecuarse a la configuracin impuesta por el sistema ERP con el propsito de
minimizar el grado de adaptacin del mismo, que es un proceso complicado y
costoso. El programa ERP debe ser modificado lo ms mnimo posible para
evitar la posibilidad de errores y beneficiarse de las nuevas versiones y
actualizaciones.

Cambio de la cultura de la organizacin. Reconocer la necesidad de cambio es


muy importante ya que cuanto ms fuerte sea sta, ms probable es que la alta
direccin y los stakeholders apoyen la implementacin del ERP. Todos los
cambios estructurales y culturales de la empresa deben ser gestionados
correctamente. Una cultura organizativa con unos valores determinados y una
fuerte identidad corporativa es difcil de cambiar. Se recomienda la participacin
de los usuarios en el diseo e implementacin de los nuevos procesos de
negocio y el sistema ERP. Debe proporcionarse formacin a los usuarios para
ayudarlos a entender cmo el sistema ERP afectar a sus trabajos.

Comunicacin. Los objetivos del proyecto deben ser comunicados a todos los
niveles de la empresa. Los usuarios necesitan saber que la informacin que
ofrecen con respecto a la implantacin del ERP se recibe y se tienen en cuenta.
La comunicacin entre los usuarios facilita el aprendizaje y ayuda a conseguir
los objetivos. Los empleados deben ser informados sobre la plan del proyecto,
las metas, objetivos y actividades que se van realizando continuamente.

Equipo de trabajo. El proyecto de implementacin de un sistema ERP involucra


a todos los departamentos funcionales de una empresa. Exige el esfuerzo y la
colaboracin tanto de tcnicos expertos como del usuario final. Por tanto, es
importante que se constituya un equipo encargado del proyecto compuesto
tanto por consultores externos como por personal interno. As bien, este equipo
debe estar facultado para tomar decisiones.

Seguimiento y evaluacin del proyecto. Es necesario realizar un seguimiento del


progreso del proyecto, es muy importante supervisar las acciones que se van
-15-

Ibez Jimnez, Mara Jos

realizando para comprobar si se van cumpliendo o no los objetivos, los costes


considerados, la calidad del trabajo que se va desarrollando, etc.
-

Director del proyecto. El compromiso del director del proyecto es fundamental


para impulsar el consenso y supervisar todo el ciclo de vida de la aplicacin
ERP. Debe designarse a un director que se encargue del proyecto de ERP en
toda la organizacin. Esta persona debe ser un alto ejecutivo que tenga
capacidad para alcanzar objetivos y aprobar los cambios. El director debe
actuar como defensor del proyecto promocionando los beneficios del nuevo
sistema. Las habilidades de liderazgo del director de proyecto juegan un papel
muy importante en el xito de la implementacin, ya que el director tiene
resolver continuamente conflictos y dirigir los cambios en la empresa como
resultado de la implantacin.

Gestin del proyecto. Este equipo se responsabiliza del xito del proyecto. ste
es el segundo factor ms importante de la implementacin de un sistema de
informacin. Su labor debe extenderse ms all del alcance de los objetivos
para incluir otros aspectos y temas del proyecto como la falta de esfuerzo por
parte de los empleados, programa y presupuestos poco realistas, accidentes,
falta de medicin de acciones realizadas. Todas estas cuestiones son
fundamentales para la implementacin de ERP y puede causan fallos del
programa si no son anticipados o gestionados bien.

Desarrollo del software, pruebas y resolucin de problemas. La estructura


general de ERP debe ser establecida antes de la implementacin, teniendo en
cuenta los requisitos ms importantes de la aplicacin. El uso de mtodos de
modelizacin y herramientas ayudarn a alcanzar el xito de la implementacin.
Por su parte, la resolucin de problemas es fundamental. Las organizaciones
que implementan sistemas de ERP deben trabajar en estrecha colaboracin con
los proveedores y consultores para resolver los posibles problemas del
software. Los procesos de prueba de software rigurosos y sofisticados facilita la
implementacin.

Apoyo de la alta direccin. El proyecto debe contar con el apoyo y la aprobacin


de la alta direccin que debe designar pblicamente el proyecto como una
prioridad. La alta direccin debe comprometerse con el proyecto y asignar los
recursos necesarios para el desarrollo de la implementacin. Su actitud
fortalece el compromiso de todos los empleados de la empresa con el proyecto.

Todos los factores clave mencionados anteriormente y sus subfactores aparecen


repetidamente en los estudios relativos a la implementacin con xito de un sistema
ERP. Podemos confirmar, por tanto, que son de necesaria consideracin para
conseguir el xito de la implementacin
2.2.2. Ajuste organizativo del ERP.
El ajuste organizativo del ERP constituye el reto fundamental en la implementacin de
un ERP. Este ajuste consiste en la adaptacin mutua entre la funcionalidad del
sistema ERP y el proceso operativo existente en la organizacin mediante una
combinacin de configuracin del software y cambio organizativo, es decir, la
realizacin de cambios y ajustes posteriores a la instalacin del nuevo sistema en el
entorno de la empresa. Si bien, podemos encontrar distintas opiniones sobre qu tipo
de adaptacin es ms deseable, si la adaptacin del software a la empresa o la
adaptacin de la empresa al software.
Los vendedores de ERP recomiendan instalar el software con un mnimo nivel de
adaptacin y acondicionar la empresa a las prcticas de negocios que estos
incorporan. Por otro lado, las empresas clientes sostienen que los ERP no ofrecen
-16-

TFG-FICO. Proceso de Implementacin de Sistemas ERP en la Empresa.

modelos para todos los procesos de negocios de las diferentes industrias y que la
mayora de ellas, por lo general, deben reconfigurar las funcionalidades de los ERP
para obtener un uso ptimo.
Hong y Kim (2002) afirman que para que una implementacin sea exitosa, debe ser
gestionada como un programa de cambios organizativos y no como una mera
instalacin de software. Los autores sealan que este tipo de proyectos requieren un
cambio en el sistema de la organizacin, en su tecnologa, en sus tareas, en las
personas, en la estructura y la cultura. Hong y Kim (2002) han estudiado
empricamente el ajuste organizativo del ERP en las empresas y han establecido
cuatro hiptesis que relacionan este ajuste organizativo del sistema ERP con el xito
de la implementacin, que ponen de manifiesto que:
1. El ajuste organizativo del ERP est positivamente relacionado con el xito de
implementacin del ERP.
Para la implementacin exitosa del ERP, es importante la adaptacin
organizativa al ERP, porque un desajuste organizativo requiere grandes
cambios en los proceso de negocio de la organizacin, en la adopcin de
sistemas ERP, o en ambos.
2. El nivel de adaptacin del ERP influye en la relacin entre el ajuste
organizativo del ERP y el xito de la implementacin del ERP.
En el caso de un bajo nivel de adaptacin, el ajuste organizativo del ERP est
fuertemente asociado al xito de la implementacin del ERP debido a que el
bajo nivel de adaptacin ERP no afecta al ajuste de la organizacin de manera
significativa. Pero en el caso de un alto nivel de adaptacin, el ajuste
organizativo del ERP no se asocia fuertemente al xito de la implementacin
como en el caso de un bajo nivel de adaptacin puesto que el alto nivel de
adaptacin del ERP reduce el gap entre el ERP y la organizacin, mitigando el
efecto del ajuste organizativo del ERP.
3. El nivel de adaptacin de los procesos influye en la relacin entre el ajuste
organizativo del ERP y el xito de la implementacin del ERP.
Cuando la implementacin del ERP consiste en la adaptacin de los procesos
de negocio existentes al proceso de negocio estndar del ERP, otros
componentes de la organizacin (estructura organizativa, cultura) y sus
interacciones debern tambin ser cambiados. El proceso de adaptacin
influye de la misma manera en la relacin entre el ajuste organizativo del ERP
y el xito de la implementacin del ERP que la adaptacin del ERP, por tanto,
basado en el mismo razonamiento, cuando el nivel de adaptacin de los
procesos es bajo, se espera una relacin ms fuerte y lo contrario cuando la
adaptacin de los procesos es alta.
4. El nivel de resistencia de la organizacin influye en la relacin entre el ajuste
organizativo del ERP y el xito de la implementacin del ERP.
Puesto que la organizacin y el proceso de los cambios inducidos por la
aplicacin ERP fuerza cambios involuntarios, la implementacin de ERP por lo
general, provoca la aparicin de resistencia a ese cambio. Debido a esto, se
espera que la resistencia organizacional sea el moderador de la relacin entre
el ajuste organizativo del ERP y el xito de la implementacin del ERP. Cuando
el nivel de resistencia de organizacin es bajo, se espera que la relacin sea
fuerte y esperamos lo contrario cuando el nivel de resistencia organizacional es
alta.

-17-

Ibez Jimnez, Mara Jos

La figura 2.3. representa estas relaciones esquemticamente, mostrando el signo


+ cuando la relacin es positiva, y el signo cuando la relacin es negativa.

2.2.3. Etapas de la implementacin


Los sistemas ERP pueden ser difciles de implementar, por tanto es necesaria una
planificacin rigurosa y bien estructurada que puede facilitar en gran medida la
implementacin. Umble et al. (2003) han establecido una lista de 11 etapas
recomendadas para la implementacin con xito de un ERP. Los autores proponen
estas etapas basndose en aportaciones realizadas por otros investigadores: Oden et
al. (1993), Ptak (1999), Ptak y Schragenheim (2000), Lagenwalter (2000).
-

Revisar el proceso de pre-implementacin hasta la fecha: comprobar que el


proceso de seleccin del sistema de ERP se ha completado satisfactoriamente y
todos los factores crticos han sido revisados.
Instalar y probar el hardware: antes de intentar instalar el ERP, es esencial
asegurarse de que el hardware con el que se trabaja es fiable y funciona
correctamente.
Instalar el software ERP: la empresa vendedora enva a un tcnico que instala el
programa y realiza algunas pruebas para asegurarse de que se ha instalado
correctamente.
Formar a los empleados: donde los usuarios aprendern a manejar las funciones
del programa.
Ejecutar un programa piloto: se realiza una prueba de funcionamiento general del
programa, donde participan todos los empleados.
Establecer permisos de acceso: durante la prueba de funcionamiento general se
empiezan a establecer los cdigos de seguridad y de acceso necesarios para
asegurar que todos puedan disponer de la informacin que necesitan.

-18-

TFG-FICO. Proceso de Implementacin de Sistemas ERP en la Empresa.

Comprobar los datos: los datos provenientes del antiguo sistema deben ser
revisados y corregidos para insertarlos en el nuevo.
Establecer las polticas y procedimientos de uso: la declaracin de polticas refleja
los objetivos a conseguir; los procedimientos para lograr esos objetivos podran
estar detallados en un diagrama de flujos.
Puesta en funcionamiento: el cambio de sistema se realizar preferiblemente
cuando la empresa no se encuentre en funcionamiento, y durar un par de
semanas. En una primera fase de aproximacin, los distintos mdulos irn
volcando los datos en internet secuencialmente.
Celebrarlo: la celebracin demuestra la importancia del proyecto para la
organizacin.
Mejorar continuamente: la organizacin slo puede tolerar una cantidad de
cambios durante un periodo. Pero el cambio es un proceso constante, por lo que
deben animar a sus empleados a utilizar el programa para seguir mejorando.

El seguimiento de estas fases est recomendado para la implementacin con xito


del sistema ERP, si bien no son de obligado cumplimiento. La Figura 2.2 contiene un
esquema de todas estas fases descritas anteriormente.

Revisar el proceso de pre-implementacin

Instalar y probar el hardware

Instalar el so8ware

Formar a los empelados

Ejecutar el programa piloto

Establecer permisos de acceso

Comprobar los datos

Establecer pol@cas y procedimientos

Puesta en funcionamiento

Celebrarlo

Mejorar con@nuamente

Figura 2.3. Fases de implementacin de un ERP


Fuente: Basado en Umble et al. (2003)

2.2.4. Anlisis econmico


Como ya hemos mencionado antes, la implementacin de un sistema ERP es un
proceso que conlleva elevados costes. Para evaluar el proyecto desde este punto de
vista econmico, deberamos considerar las siguientes partidas (Gmez y Surez,
2011):
-

Inversin en hardware y software bsicos: se debe tener en cuenta qu plataforma


tcnica va a soportar el ERP, como por ejemplo, servidores, sistemas operativos y
gestores de bases de datos.
-19-

Ibez Jimnez, Mara Jos

Inversin en licencias del ERP: los fabricantes de los ERP aplican tarifas en
funcin del nmero de usuarios y/o mdulos que se van a utilizar, por lo que la
empresa deber adquirir un determinado nmero de licencias de acuerdo con
estos parmetros).
Coste de la implementacin: incluye todos los gastos derivados del proyecto de
implementacin, como los servicios de consultoras externas, la parametrizacin del
ERP, los gastos de formacin del personal, etc.
Migracin de datos: con frecuencia los criterios de codificacin y sobre todo la
calidad de los datos en los sistemas de partida, exigen un esfuerzo importante
para identificar el origen de cada dato, valorar su calidad, depurar e insertar en los
ficheros del ERP.
Coste de los servicios de telecomunicaciones: son necesarios para poder
intercambiar informacin entre las distintas oficinas, almacenes, centros de
produccin de la empresa que van a estar gestionados por los mdulos del
sistema ERP.
Desarrollos especficos: costes que surgen del diseo e implementacin de nuevas
funciones en el ERP para cumplir con todos los requisitos de la organizacin.
Gastos de mantenimiento: suelen estimarse entre un 15% o un 20% de la inversin
inicial.

2.2.5. Beneficios de la implementacin del ERP


Segn un estudio realizado por Mathrani y Viehland (2009) en el que se encuest a
especialistas en el campo de los sistemas empresariales como vendedores, asesores
y organizaciones de investigacin de Tecnologas de la Informacin, los beneficios de
implementar un sistema ERP podran resumirse en los siguientes:
Mejora del flujo de informacin en la empresa.
Reduccin del inventario.
Mejora de la eficiencia en los procesos.
Reduccin de los costes debido a la automatizacin de las funciones.
Reduccin de los costes de mano de obra.
Aumento de la visibilidad de la informacin.
Reduccin el tiempo de cierre del mes.
Aumento de la productividad y el rendimiento.
Incorporacin del inventario del proveedor.
Aumento de la agilidad y eficiencia.
Mejora del posicionamiento de la empresa y de su competitividad.
Aumento de la satisfaccin del cliente y del crecimiento de la empresa.
Normalizacin de los procesos de la empresa.
Impulso de eficiencias en la cadena de suministro.
Automatizacin de los procesos.
Mejora de la calidad de los productos y servicios.
Mejora del tiempo de respuesta.
Reduccin del trabajo en curso.
Aumento de la transparencia en la informacin y costes.
Mejora de la gestin de las facturas.
Puesto que son numerosos los beneficios obtenidos de la utilizacin de un sistema
ERP no es difcil comprender por qu son tan costosas las inversiones que realizan las
empresas para implementar estos sistemas.
2.2.6. Razones por las que puede fracasar la implementacin del ERP
Las tres principales razones por las que fracasan los proyectos relacionados con las
tecnologas de la informacin segn una encuesta de la revista Information Week
-20-

TFG-FICO. Proceso de Implementacin de Sistemas ERP en la Empresa.

(1998) a gerentes de Tecnologas de la Informacin, son una mala planificacin o la


mala gestin (citado por el 77% de los encuestados), el cambio en los objetivos de
negocio durante el proyecto (75%) y la falta de apoyo de la direccin (73%). Como
resultado, la mayora de los proyectos relacionados con las Tecnologas de la
Informacin estn muy por debajo de su potencial de recuperacin de la inversin, y el
26% son canceladas antes de su finalizacin (Davis y Wilder 1998).
Las razones para el fracaso se pueden clasificar en 12 categoras y son las
siguientes (Umble et at. 2003):

Los objetivos estratgicos no estn claramente definidos. La organizacin no ha


establecido las metas, expectativas y resultados.
La alta direccin no est comprometida con el proyecto. La alta direccin no tiene
compromiso con el sistema, no se da cuenta de los cambios profundos que
conlleva, y / o no participan activamente en la implementacin.
Mala gestin del proyecto .La organizacin subestima el alcance, la magnitud y la
complejidad del proyecto.
La organizacin no est comprometida con el cambio.
No se ha seleccionado un buen equipo de implementacin.
No se ha entrenado ni educado adecuadamente a los usuarios ni se han
capacitado para hacer funcionar satisfactoriamente el sistema.
La precisin de los datos no est garantizada. La existencia de datos inexactos
podran causar que el ERP pierda fiabilidad y credibilidad, provocando la
desconfianza del usuario en el nuevo sistema y se perpete la utilizacin del
sistema anterior.
Cuestiones mltiples que no se resuelven correctamente.
Dificultades tcnicas. Estas dificultades incluyen errores en el software, problemas
de interfaz con los sistemas existentes y dificultades de hardware.
No se determinan las medidas de desempeo que asegurar el cambio de la
organizacin.

Como se puede observar, todos estos factores coinciden con los llamados factores
clave del xito que mencionamos anteriormente, por tanto, es muy importante que se
tengan en cuenta y se gestionen adecuadamente a la hora de implementar el sistema
ERP.

-21-

Ibez Jimnez, Mara Jos

-22-

TFG-FICO. Proceso de Implementacin de Sistemas ERP en la Empresa.

CAPTULO 3
ESTUDIO EMPRICO PARA LA EVALUACIN DEL PROCESO DE
IMPLEMENTACIN DE SISTEMAS ERP
3.1. LA ENCUESTA
Inicialmente, se pregunta a la empresa qu ERP estn usando, cundo se implement
en la empresa y cunto dur dicho proceso.
Cada apartado de la encuesta guarda relacin con los sealados anteriormente en
el cuerpo terico de este trabajo. En el primer apartado, se pregunta por los criterios
de seleccin del ERP, para poder establecer cules son los ms importantes y los ms
usados por las empresas. En el segundo apartado, se establece una lista con los
factores clave del xito identificados con la intencin de que se evale la importancia
de cada uno. La empresa evala los factores segn la importancia que han tenido a la
hora de implementar el ERP. Los siguientes apartados se centran en el proceso de
implementacin en s mismo: fases de implementacin y su importancia, adaptacin
del ERP a los procesos de la empresa y viceversa, coste y tiempo invertido en el
proceso. En los ltimos apartados se pretende conocer los beneficios que se obtienen
como resultado del uso del ERP segn la empresa. Por ltimo, se pregunta acerca de
los problemas que hayan surgido durante la implementacin.
Como puede comprobarse, esta encuesta abarca casi todo el temario sealado en
el cuerpo terico, desde los criterios de seleccin del ERP a los problemas por los que
puede fracasar la implementacin.
3.2. LA EMPRESA COLABORADORA
Aguas S.L. es una empresa sevillana de tratamiento de aguas que fue fundada en
1970 y es una de las empresas lderes del sector en Andaluca. Entre sus actividades
principales podemos encontrar proyectos de ingeniera para el proceso y reutilizacin
de aguas, equipos para la depuracin de aguas residuales, montaje en fbrica propia,
instalacin y puesta en marcha y mantenimiento y servicio de asistencia tcnico.
Esta empresa ofrece valor para el cliente a travs de la mejora del rendimiento y la
calidad del producto, mediante la reduccin de los costes de produccin y el
incremento de la vida de los equipos. Oferta una amplia gama de productos y servicios
se utilizan para optimizar el rendimiento total del sistema de aguas/proceso,
salvaguardando los activos del cliente, y protegiendo el medio ambiente y la
conservacin de la energa.
Aguas S.L. cuenta con un total de con 33 empleados y factura alrededor de 2,7
millones de euros anuales. Su sede se sita en Sevilla pero ejerce su actividad en
todo el territorio nacional y extranjero.
La empresa implement su ERP a finales de 2009, teniendo este proceso una
duracin aproximada de seis meses. El sistema ERP elegido fue Exact Dimoni, un
programa estndar de gestin administrativa para PYMES que cubre los diferentes
procesos de negocio de la empresa y que Aguas utiliza en todos y cada uno de sus
departamentos.
3.3. ANLISIS DE LOS DATOS Y RESULTADOS
De todos los factores clave que hemos mencionado en este trabajo, los principales
segn la empresa encuestada son: planificacin del proyecto, la existencia de un
director del proyecto, el apoyo de la alta direccin y desarrollo del software, pruebas y
-23-

Ibez Jimnez, Mara Jos

resolucin de problemas. Estos factores fueron lo ms importantes a la hora de


implementar el sistema en esta empresa y se tuvieron muy en consideracin. En este
caso, la empresa planific paso a paso las fases del proyecto, y las tareas asignadas a
cada una. Se nombr a un director de proyecto, para que gestionara todo el proceso
de implementacin y se dedicara a el mismo por completo. A la finalizacin del
proyecto, se comprob el funcionamiento del sistema ERP y se est mejorando
actualmente. El apoyo de la alta direccin se considera un factor clave para la
motivacin de los empleados y, para la consecucin del xito del proyecto.
Para esta empresa, los criterios de seleccin fueron principalmente el precio y la
posibilidad de parametrizacin del sistema.
-

De la amplia gama de sistemas ERP que se puede encontrar en el mercado,


la empresa seleccion un programa asequible, que no conllevara una gran
inversin monetaria.
Debido a unos procesos de negocios muy arraigados en la empresa, se
seleccion un ERP que ofreciera la posibilidad de ser diseado segn las
necesidades de la empresa para que el proceso de reingeniera de negocios
fuese mnima y no elevara mucho los costes de implementacin y
adaptacin.

En cuanto al proceso de implementacin, la empresa admite haber invertido ms


tiempo del programado en un principio, sin embargo, el coste no super el nivel
presupuestado. Este ltimo es un aspecto importante a sealar, puesto que la mayora
de las empresas reconocen haberse excedido en el coste del proceso de
implementacin, siendo uno de los problemas ms habituales de este proceso.
Las fases de implementacin se corresponden en su mayora con las sealadas en
el apartado 2.2.3., en este caso, la empresa afirma que se tuvieron en cuenta y se
siguieron al pie de la letra, considerndose un factor clave para el xito de la
implementacin. En cuanto al ERP en s, la empresa reconoce que el rendimiento no
es el adecuado, estando por debajo de los niveles que esperaban. Debido a esto se
encuentran en un proceso de mejora paulatino que podr prolongarse unos seis
meses ms.
Los procesos de adaptacin han requerido mucho tiempo y esfuerzo, tanto como
para ajustar el ERP a los procesos de la organizacin, como para adaptar los
procesos de la organizacin al ERP. Como podemos comprobar, esta empresa ha
adaptado tanto el ERP a los procesos como los procesos al ERP, buscando el mejor
ajuste posible sin tener que cambiar completamente ni el ERP ni sus procesos de
negocio y de esta manera, incurrir en un menor coste.
Los principales beneficios del uso del ERP sealados por la empresa, han sido
contar con una base de datos centralizada, la rapidez de acceso a los mismos y la
unificacin de procedimientos. En este caso, la empresa seala la gran importancia
que tiene la rapidez de acceso al dato, obteniendo como consecuencia una mayor
eficiencia en los trmites administrativos, lo que resulta en una mejor atencin al
cliente y la mejora en la satisfaccin del mismo.
Finalmente, esta empresa puede afirmar que la implementacin del sistema ERP
ha sido un xito, sin embargo destaca que han existido problemas derivados de la falta
de comunicacin y de la falta de formacin del personal durante el proceso, siendo
stos unos factores clave para el xito de la implementacin.

-24-

TFG-FICO. Proceso de Implementacin de Sistemas ERP en la Empresa.

CAPTULO 4
CONCLUSIONES
En este trabajo se ha conseguido reflejar la mayora de las caractersticas importantes
de un sistema ERP y las consideraciones a tener en cuenta en el proceso de
implementacin en una empresa.
A la hora de implementar un ERP, las empresas deben planificar con detenimiento
el proceso de implementacin. En este trabajo, pueden encontrarse los pasos a seguir
para una implementacin con xito: factores clave a tener en cuenta, fases
aconsejables, ajuste del ERP. Siendo un proceso tan complicado y duradero, es
esencial que las empresas sepan a qu se enfrentan y puedan tener una gua que les
ayude a gestionar eficientemente la implementacin.
Adems de los factores relacionados con la implementacin, tambin he
considerado til aadir algunos apartados correspondientes a la seleccin del sistema
ERP para que las empresas puedan guiarse y seleccionar el ERP que ms les
convenga, adems de un anlisis econmico con el que puedan hacerse una idea de
todos los costes en los que se incurre cuando se implementa un ERP.
Cabe destacar, que se han reunido en un mismo documento todas las
caractersticas relacionadas con los sistemas ERP y su implementacin. Si bien, cada
apartado se ha basado en estudios hechos en profundidad por los investigadores en la
materia.
Los resultados del estudio del caso emprico han confirmado que lo que ocurre en
la realidad de las empresas no dista de la teora, y que en la prctica pueden
identificarse todos los conceptos relacionados con el ERP y su implementacin
sealados en este trabajo.
Podemos afirmar que se han cumplido los objetivos establecidos al comienzo de
esta investigacin, tanto desde el punto de vista terico como prctico.
Para futuras investigaciones, podra ser interesante partir de este trabajo e ir
aadiendo ms aspectos relevantes relacionados con los sistemas ERP, y podra ser
de ms ayuda, realizar la encuesta a un grupo ms extenso de empresas.

-25-

Ibez Jimnez, Mara Jos

Bibliografa
Bingi, P.; Sharma, M.K.; Godla, J. (1999): Critical issues affecting and ERP
implementation, Information Systems Management, 16 (2), pp. 7-14.
Buckhout, S.; Frey, E.; Nemec, J.; Jr. (1999): Making ERP succeed: Turning fear into
promise, IEEE Engineering Management Review, 19, pp. 116-123.
Davenport, T.H. (2000): Mission Critical: Realizing the promise of Enterprise systems,
Harvad Business Scholl Press, Boston.
Davenport, T.H. y Harris J.G. (2005): Automated Decision Making Comes of Age, MIT
Sloan Management Review, 46 (4), pp. 83-89.
Davenport, T.H.; Harris, J.G.; Cantrell, S. (2002): The Return of Enterprise Systems:
The Directors Cut, Accenture Institute For Strategic change, New York.
Davis, B.; Wilder, C. (1998): False starts, strong finishes-companies are saving
troubled IT projects by admitting their mistakes, stepping back, scaling back and
moving on, Information week, pp. 41-43.
Dillon, C. (1999): Stretching toward enterprise flexibility with ERP, APICS-The
Performance Advantage, pp.- 38-43.
Falkowski, G.; Pedigo, P.; Smith, B.; Swanson, D. (1998): A recipe for ERP success,
Beyond Computing, pp. 44-45.
Fui-Hoon Nah, F.; Zuckweiler, K.M; Lee-Shang Lau, J. (2003): ERP Implementation:
Chief Information Officers' Perceptions of Critical Success Factors, International
Journal of Human-Computer Interaction, 16 (1), pp. 5-22.
Gmez, A.; Surez, C. (2011): Sistemas de informacin: Herramientas prcticas para
la gestin empresarial. RA-MA Editorial, Madrid.
Hedman, J. y Borell A. (2002): The impact of Enterprise Resource Planning Systems
on Organizational Effectiveness: And artefact Evaluation in F.F.-H Nad (ed.)
Enterprise Resource Planning Solutions & Management, IRM Press, Hersey,
London pp. 125-142.
Holland, C.P.; Light, B.; Gibson, N. (1999): A critical success factors model for
enterprise resource planning implementation, Proceedings of the 7th European
Conference on Information Systems, 1, pp. 273-297.
Hong, K. -K.; Kim, Y. -G. (2002): The critical success factors for ERP implementation:
an organizational fit perspective, Information and Management, 40 (1), pp. 25-40.
Langenwalter, G. (2000): Enterprise Resource Planning and Beyond: Integrating Your
Entire Organization, St. Lucie Press, Boca Raton, FL.
Laudon, K.C.; Laudon, J. P. (1998): Sistemas de Informacin Gerencial: organizacin y
tecnologa de la empresa conectada en red. Pearson, Mxico.
Loh, T.C.; Koh, S.C.L. (2004): Critical elements for a successful enterprise resource
planning implementation in small- And medium-sized enterprises, International
Journal of Production Research, 42 (17), pp. 3433-3455.
Loizos, C. (1998): ERP: Is it the ultimate software solution. Industry Week 7, pp. 33.
Markus, M. y Tanis, C. (2000): The Enterprise systems experience from adoption to
sucess, in R.W. Zmud (ed.) Framing the domains of IT Research Glimpsing the
future through the past, Pinnaflex Educational Resources, Cincinnati, pp 173-207.
Mathrani, S.; Viehland, D. (2009): Business benefits from enterprise systems
implementation in small and medium-sized enterprises, Journal of Information
Systems and Small Business, 16 (1), pp. 31-50.
Murray, M.; Coffin, G. (2001): A case study analysis of factors for success in ERP
system implementations, Proceeding of the Seventh Americas Conference on
Information Systems, Boston, pp. 1012-1018.
Oden, H.; Langenwalter, G.; Lucier, R. (1993): Handbook of Material And Capacity
Requirements Planning. McGraw-Hill, New York.
Porter, M.E. (1985): Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior
Performance. Free Press, New York.
Ptak, C. (1999, Agosto): ERP implementation-surefire steps to success, ERP Word
Proceedings.
-26-

TFG-FICO. Proceso de Implementacin de Sistemas ERP en la Empresa.

Ptak, C.; Schragenheim, E. (2000): ERP: Tools, Techniques, and Applications for
Integrating the Supply Chain, St. Lucie Press, Boca Raton, FL.
Roberts, H.J.; Barrar, P.R.N. (1992): MRPII implementation: Key factors for success,
Computer Integrated Manufacturing Systems, 5 (1), pp. 31-38.
Rosario, J. (2000, Mayo 17): On the leading edge: Critical success factors in ERP
implementation projects, Business Word (Philippines), pp. 27.
Umble, E.J.; Haft, R.R.; Umble, M.M. (2003): Enterprise Resource Planning:
Implementation procedures and critical success factors, European Journal of
Operational Research, 146 (2), pp. 241-257.
Scheer, A.; Habermann, F. (2000): Enterprise resource planning: Making ERP a
success, Communications of the ACM, 43 (4), pp. 57-61.
Shankarnarayanan, S. (2000, Marzo 23): ERP systems-using IT to gain a competitive
advantage, http://www.expressindia.com/newads/bsl/advant
Shanks, G.; Parr, A.; Hu, B.; Corbitt, B.;Thanasankit, T.; Seddon, P. (2000):
Differences in critical success factors in ERP systems implementation in Australia
and China: A cultural analysis, Proceeding of the 8th European Conference on
Information Systems, Vienna, Austria, pp. 537-544.
Stefanou, C.J. (1999): Supply Chain Management (SCM) and organizational key
factors for successful implementation of Enterprise Resource Planning (ERP)
systems, Proceeding of the Amercias Conference on Information Systems,
Milwaukee, pp. 800-802.
Summer, M. (1999): Critical success factors in Enterprise wide information
management systems projects, Proceeding of the Americas Conference on
Information Systems, Milwaukee, pp. 232-234.
Wee, S. (2000, Febrero): Juggling toward ERP success: Keep key success factors
high ERP News.
Whitten, J.; Bentley, L.; Barlow, V. (1996): Anlisis y Diseo de Sistemas de
Informacin. Irwin, Madrid.

-27-

TFG-FICO. Proceso de Implementacin de Sistemas ERP en la Empresa.

Anexos
Encuesta
Datos de la empresa y el ERP.
Nombre de la empresa: __________________________________________________
Nombre del responsable de los SI: _________________________________________
Denominacin del ERP: _________________________________________________
Versin: ______________________________________________________________
Fecha de implementacin: _______________________________________________
Duracin del proceso de implementacin:____________________________________
Departamentos en los que se usa: _________________________________________
SI anteriores al ERP: ____________________________________________________

1. Seleccin del ERP.


Indique tres cuestiones que tuvieron en cuenta a la hora de seleccionar el ERP
ms adecuado a su empresa.

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

2. Factores clave del xito


Evale cada uno de los siguientes factores en trminos de su importancia en la
determinacin del xito en la implementacin de un sistema ERP. Asignar un valor
del 0 al 10 (0=mnimo nivel de importancia, 10=mximo nivel de importancia) o
bien NS/NC.

Sistemas de negocios y de tecnologa de la informacin existentes


apropiados: ___
Planificacin del proyecto: ___
Reingeniera de procesos de negocios: ___
Cambio de la cultura de la organizacin: ___
Comunicacin: ___
Equipo de trabajo: ___
Seguimiento y evaluacin del proyecto: ___
Director del proyecto: ___
Gestin del proyecto: ___
Desarrollo del software, pruebas y resolucin de problemas: ___
Apoyo de la alta direccin: ___

3. Implementacin
Seale si est de acuerdo o en desacuerdo con las siguientes afirmaciones sobre
el proceso de implementacin del ERP (Si/No, Ns/Nc)

El coste del proyecto de implementacin del ERP fue considerablemente


mayor de lo presupuestado: ___
El tiempo invertido fue considerablemente mayor del programado: ___
El rendimiento del sistema ERP est considerablemente por debajo de los
niveles esperados: ___

-29-

Ibez Jimnez, Mara Jos

4. Fases de la implementacin
Conteste a las siguientes preguntas (Si/No, Ns/Nc):

Se planificaron fases para la implementacin del ERP?: ___

Se siguieron esas fases al pie de la letra?: ___

Cree usted que es importante una buena planificacin para conseguir el


xito de la implementacin?: ___

5. Adaptacin del ERP


Seale si est de acuerdo en desacuerdo con las siguientes afirmaciones sobre el
proceso de adaptacin del ERP (Si/No, Ns/Nc).

Se ha requerido mucho tiempo y esfuerzo para aadir los datos del ERP y
ajustarlos a los procesos de la organizacin: ___
Se ha requerido mucho tiempo y esfuerzo para aadir los procesos del ERP
y ajustarlos a los procesos de la organizacin: ___

6. Adaptacin de los procesos


Seale si est de acuerdo en desacuerdo con las siguientes afirmaciones sobre el
proceso de adaptacin del ERP (Si/No, Ns/Nc).

Se ha requerido mucho tiempo y esfuerzo para modificar los procesos de la


organizacin y ajustarlos al ERP: ___
Se ha requerido mucho tiempo y esfuerzo para modificar los datos y
documentos y ajustarlos al ERP: ___

7. Resistencia organizativa.
Seale si est de acuerdo en desacuerdo con las siguientes afirmaciones sobre el
proceso de adaptacin del ERP (Si/No, Ns/Nc).

Muchos usuarios se han resistido a la implementacin del ERP: ___


Muchos usuarios deseaban que la implementacin fallara: ___

8. Beneficios
Indique cuatro beneficios resultantes del uso del nuevo sistema ERP.

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

9. Fracaso de la implementacin del ERP


Conteste a las siguientes preguntas.

Han tenido problemas a la hora de implementar el ERP? Cules?:


-

_____________________________________________________

_____________________________________________________

_____________________________________________________

Se considera que la implementacin ha sido o no un xito?: ___

-30-

TFG-FICO. Proceso de Implementacin de Sistemas ERP en la Empresa.

-31-