MUNDO DAS ESPECIALIDADES

SECRETARIADO HABILIDADE PROFISSIONAIS

061

Texto e digramao: Khelven Klay

KHELVEN KLAY
Graduando do curso de Zootecnia da Universidade Federal do
Rio Grande do NorteUFRN; atua no clube de desbravadores
como secretario da 10 Regio no campo da Misso Nordeste
e como diretor do site Mundo das Especialidades

Secretaria o setor componente de uma determinada unidade de

qualquer estabelecimento ou grupo de pessoas, responsvel pela documentao sistemtica da vida deste grupo em seu conjunto. Seu
papel o de proceder, segundo determinadas normas, ao registro, seja
da vida dos integrante, da vida funcional dos lderes que regimentam o grupo e dos atos
promovidos por ambos. O Secretrio tem por responsabilidade organizar, sistematizar,
registrar e documentar todos os fenmenos que se processam no mbito de sua instituio, tornando vivel seu funcionamento administrativo e garantindo sua legalidade e a
validade de seus atos.
Aonde for preciso o registro documental de pessoas, validando assim suas posies e atitudes e a manuteno dos arquivos que validam a existncia destes documentos, diante do grupo, evidente a presena de uma pessoas responsvel por esta rea,
visto que organizao devem ser as palavras que identifiquem e qualifiquem o secretario
para sua funo.
Preparamos para voc um passo a passo das diferentes funes que um secretrio deve aprender em seu ambiente de trabalho. Siga as orientaes e ento boa sorte na
sua funo de secretariado.

PRATICANDO
Esta especialidade exige
que voc esteja envolvido
em setores ligados a administrao e a secretarias,
sejam elas da sua escola ou
do seu clube de desbravadores. Para isso, os requisitos
exigem que voc mantenha
os livros e relatrios de sua
unidade ou clube sempre
atualizados e organizados,
que tal comear pela sua
unidade de clube? Vamos
desenvolver as nossas cadernetas?

Este o emblema da
nova especialidade

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DIREITOS RESERVADOS: A reproduo deste material seja de forma total ou parcial de seus textos ou imagens permitida, desde que seja referenciado
pela nova autoria ao fim de seu material. Todos os direitos reservados para Mundo das Especialidades - Julho de 2013/Unio Nordeste Brasileira da Igreja
Adventista do Stimo Dia -Clube de Desbravadores Brasil - Rio Grande do Norte

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Para um bom secretrio que se prese fazer ligaes e manter
os seus contatos importante que voc saiba se comunicar e
como ter o alcance dessas pessoas. Usando os DDDs e
DDIs, voc tem acesso a qualquer nmero de telefone de forma simples. Veja como utiliz-los:

LIGUE J!

COMO FAZER UM INTERURBANO:

Cada cidade ou alguns municpios possuem seus cdigos de

localidade (DDD - Discagem Direta Distncia) O DDD de
uso estritamente nacional e no somente de estado pra estado, como em dados casos de municpio pra municpio... dependendo do tamanho dele. Depois disso, voc dever verificar a rea de acesso que esteja o municpio que voc gostaria
de discar. As reas de acesso esto distribudas abaixo e isso
depende das prestadoras de servio de telefonia.
Hoje em dia os cdigos de rea 031(Oi) e 021(Embratel) so
os mais utilizados j que estes possuem alcance nacional em
todo o territrio. Veja como duas pessoas, uma que mora no
Rio Grande do Norte e outra que mora em So Paulo se comunicariam pelo telefone em nossa ilustrao ao lado.
Cada escritrio tem sua peculiaridade organizao, por isso
uma atividade muito peculiar da forma como voc vai se organizar porm vamos te dar algumas dicas gerais de Stefane
Braga do site Mais Equilbrio:
1- Descubra como utiliza seu tempo: todas as tarefas que
voc realiza so divididas em trs tipos: urgentes (prazo que
est curto ou acabou), importantes (que trazem resultado e
possuem tempo para serem realizadas) e circunstanciais (que
no agregam valor e fazem voc apenas perder tempo). Sabendo a forma como seu tempo utilizado ajudar voc a se
planejar. Seu foco ser reduzir as atividades urgentes
(priorizando-as para que sejam eliminadas rapidamente), aumentar as tarefas importantes e eliminar as circunstanciais.
Faa o teste da Trade e descubra a forma como utiliza seu
tempo diariamente.

Planeje-se! Ter mais tempo para a

vida pessoal e profissional prevenir
problemas e priorizar aquilo que voc
quer. Esse processo de antecipao que
fundamental na gesto de tempo. Para
isso, planeje sua semana com antecedncia de, pelo menos, trs dias. Veja o
que pode gerar urgncias e crie atividades de preveno.
2-

PLANEJE-SE PARA O FUTURO

Este garotinho dar um show de planejamento de

vida desde cedo. Depois de seu joguinho de bola ,
ele prepara a janta e aguarda seus pais chegarem
em casa com o novo irmozinho.
Youtube: http://migre.me/fAKyN

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3- Escolha uma ferramenta: agenda, Iphone, Outlook,

Neotriad ou caderno que faa com que voc tire as pendncias e tarefas da cabea e as centralize em um lugar
confivel. Utilize essa ferramenta para se planejar e antecipar seus problemas.

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4- Limite seu horrio de trabalho: muitas vezes precisamos
de horas extras para conseguir cumprir todas as prioridades
do dia. Isso acontece porque sabemos que temos esse tempo adicional. Se fosse uma obrigao sair exatamente do seu
horrio (quando as luzes do escritrio so apagadas, por
exemplo), com certeza voc seria mais centrado e, consequentemente, mais produtivo. Experimente criar esses
"limitadores" para voc no dia a dia.

5- Organize seu local de trabalho: sua papelada, revistas e

seus armrios. Estima-se que uma pessoa gasta 40 minutos
por dia localizando informaes e isso muito tempo perdido.
6- Priorize seu dia, todos os dias! Faa uma lista de atividades
que precisa executar no dia, calcule a durao de cada tarefa (para
checar se d tempo de fazer tudo) e ordene na sequncia de execuo.

ORGANIZANDO ARQUIVOS
Thais Godinho, publicitria, proprietria do blog Vida organizada aponta que nem tudo informtica. O escritrio sem
papel em nossa opinio uma utopia. Portanto, seja craque no assunto Arquivamento, tanto para a execuo do
trabalho quanto para a orientao de sua eventual assessora/
equipe. Comecemos por alguns itens que podem aumentar
sua produtividade e a qualidade do trabalho:

No deixe acumular a papelada.

Mantendo um sistema de arquivo dirio voc e seus colaboradores e colegas vo se sentir melhor. O acmulo de papis
sem arquivo aumenta o risco de perdas.
3) Regularidade:

4) Pastas:

D preferncia s pastas tipo caixa. mais

fcil a identificao e o posicionamento. Faa uso tambm das
pastas suspensas. Aplique subttulos, dividindo em sees,
1) Padronizao: Este um item vital para garantir por assunto.
produtividade e qualidade. Separe cada assunto por cores.
5) Tamanhos: Evite sobrecarregar pastas de forma a
Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas. Garanta que
que elas mal possam ser arquivadas. Procure manter pastas
haja ttulos claros e procure manter um padro inclusive nos
de at 3 cm de espessura na quantidade de papis.
tipos de letras usadas. Rotule pastas, gavetas e armrios com
6) Atualizao: Descubra um sistema de atualizao,
etiquetas de boa qualidade.
de tal forma que voc possa periodicamente fazer uma
2) Planejamento: Separe toda a papelada e doculimpeza e no sobrecarregar o arquivo. Veja se h papis
mentao previamente. Se for necessrio um tempo antes do cujo contedo est no computador e, portanto, dependendo
arquivamento. Deixe tudo separado por clipes com indicaes do caso, ele desnecessrio.
claras do local destinado para arquivo.
FICHRIOS TELEFNICOS
So materiais de fcil execuo, alm de serem extremamente teis. As agendas podem ser feitas com um simples
caderno com linhas, como existem brochuras especialmente
para este tipo de atividade vendidas em papelarias. Geralmente os nomes ficam divididos em ordens alfabticas, seguidas de sua funo, tarefa, destinatrio ou servio. comum em qualquer ramo empresarial a existncia de um fichrio telefnico, alm de organizar seus contatos, permite
que voc os busque de forma rpida sempre que precisar
consulta-lo.
De um jeito simples e com estilo voc pode manter os seus
contatos sempre por perto e de forma organizada

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CARTO DE VISITAS
Voc como secretrio muitas das vezes a primeira pessoa a manter contato com o pblico. Sua maneira de falar e
agir vai contribuir muito para a imagem que iro formar sobre sua empresa que voc trabalha, neste caso o clube de
Desbravadores. No se esquea voc um carto de visitas e um testemunho vivo.

ORGANIZANDO AGENDAS PESSOAIS

Todo secretrio que se prese tem seus contatos sempre atualizados
e em dias, em um simples caderno organize uma agenda telefnica
por ordem alfabtica, coloque os telefones fixos, celulares e e-mails,
se ainda for preciso coloque contato de redes sociais para aumentar
ainda as chances de contato com a posterior pessoa.

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As agendas de compromisso podem ser feitos de maneira simples e

organizada, aqui no Mundo das Especialidades feita uma tabela
colocadas dentro de um prospecto, onde ficam as principais datas a
disposio dos olhos dos colunistas e prazos que os mesmos devem
cumprir. Voc pode por exemplo utilizar de um mural.

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PROCESSOS BANCRIOS
Se antigamente tudo girava em torno de um banqueiro, ele guardava seu dinheiro, lhe
entregava o cache quando precisa-se e era a ele que voc realizava seus pagamentos.
Era muita coisa para uma pessoa s. De l pra c, a tecnologia alcanou os sistemas
econmicos e facilitou a nossa vida. Hoje falasse do dinheiro virtual que atravs de um
carto de crdito voc pode ter acesso ao seu Money de qualquer agncia bancria
do pas. Abaixo te explicamos quais so os termos mais utilizados:

UM NOVO TEMPO

Veja este vdeo de 1983, do Jornal Hoje, da Rede

Globo, sobre os primeiros caixas eletrnicos aqui no
Brasil. A tecnologia daquela poca que hoje jaz no
limbo-limboso
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Na tela!
Quanto dinheiro tenho no
meu bolso...?Quanto
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TCNICAS DE REDAO
As redaes oficiais tcnicas so preditas por normas que devem ser seguidas
daqueles que lhe fazem uso. As normas aqui ditas so todas fornecidas da
UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA que possui em seu portal
padres destes documentos que devem ser usados e catalogados, vejamos
abaixo as regras para cada um:

Diagramao padro oficio

Fonte:
Times New Roman
Tamanho da fonte:
Texto em geral: 12
Citaes: 11
Notas de rodap: 10
Espaamento:
Simples entre as linhas e uma linha em branco
aps cada pargrafo.
Papel:
A-4 (29,7 x 21,0 cm)
Pargrafos:
Distncia de 2,5 cm da numerao do pargrafo
esquerda
.
Margens:
Lateral esquerda: 3,0 cm de largura
Lateral direita: 1,5 cm de largura
Entre o logotipo e o incio do texto: 5,0 cm de
altura
Margem inferior: 1,5 cm de altura
Margem superior (a partir da segunda pgina): 3,5
cm de altura
Numerao de pginas:
Obrigatria a partir da segunda pgina.
Cores:
Impresso preta em papel branco.
Impresso colorida somente em grficos e ilustraes.
Observaes:
1. No deve haver abuso de formas que afetam a
elegncia e sobriedade do documento (negrito,
itlico, sublinhado, letras maisculas etc.)
2. permitido que os memorandos, ofcios e seus
anexos sejam impressos em ambas as faces do
papel. Neste caso, as margens direita e esquerda
tero as distncias invertidas nas pginas pares
(margem espelho).
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Acesse o site: edacaooficial.ufsc.br , sua fonte de consultas para redaes oficiais

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OFCIOS E MEMORANDOS
1. Timbre: No alto da folha. Deve conter o smbolo do rgo, o nome do rgo e do setor, o endereo para correspondncia, o telefone, o fax e o e-mail.
2. Tipo e nmero do expediente, seguido da sigla do rgo que o expede, com alinhamento esquerda e sem
ponto final.
Memorando n.o 123/2012/GR
Ofcio n.o 118/2012/DDP/SEGESP
3. Local e data em que foi assinado por extenso, com alinhamento direita, ponto final e sem o nmero zero antes
do dia. Florianpolis, 7 de junho de 2012
.
4. Destinatrio: O nome e o cargo da pessoa a quem
dirigida a comunicao, com alinhamento esquerda.
Ofcio:
A Sua Excelncia o Senhor
Fulano de Tal
Ministro da Educao
Endereo
Memorando:
Ao Senhor Chefe do Gabinete da Reitoria
Senhora Secretria de Gesto de Pessoas
5. Assunto: Resumo do teor do documento. Em negrito e
com alinhamento esquerda. Sem ponto final.
Assunto: Produtividade do rgo na Gesto 2008-2012
Assunto: Necessidade de servidores no Centro Tecnolgico
6. Texto
Introduo
Desenvolvimento
Concluso
7. Fecho: 2,5 cm de distncia da margem esquerda.
Atenciosamente,
Respeitosamente,
8. Assinatura do autor da comunicao e identificao do
signatrio: Centralizado.
(espao para assinatura)
NOME
Reitora

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CARTAS E E-MAILS
Estes no tem carter oficial como as demais redaes, porm no prprio Word em seu computador na opo Novo existem uma infinidade de modelos que voc pode seguir para elaborar
os seus documentos. Como isto de natureza pessoal deixarei a cargo de vocs para que escolham o modelo que mais preferirem e se adequarem.
ATAS E PAUTAS
O essencial lembrar que a ata no uma transcrio de tudo
o que foi falado, mas sim um documento que registra de forma
resumida e *clara* as deliberaes, resolues e demais ocorrncias de uma reunio ou outro evento. Aps assinada pelo
secretrio e por todos os presentes, a ata constitui prova de
que houve a reunio, das decises nela tomadas, e das manifestaes de todos os participantes.
Devido a ter como requisito no permitir que haja qualquer
modificao posterior, o seu formato renuncia a quebras de
linha eletivas, espaamentos verticais e paragrafao, ocupando virtualmente todo o espao disponvel na pgina e reduzindo sua legibilidade, sob o ponto de vista tipogrfico.
As caractersticas bsicas da formatao de atas so:
texto completamente contnuo, sem pargrafos ou listas
de itens - ou seja, reduzido como se o texto inteiro fosse
um nico e longo pargrafo;
nmeros, valores, datas e outras expresses sempre representados por extenso;
sem emprego de abreviaturas ou siglas;

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sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;

todos os verbos descritivos de aes da reunio usados
no pretrito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu...);
Caso a ata esteja sendo registrada diretamente em livro
de atas manuscrito, os confortos da edio do texto no
estaro disponveis. Neste caso, se houver erro do Secretrio, o mesmo dever ser imediatamente corrigido sem
rasurar ou emendar, mas sim usando o "digo", como no
exemplo: "(...) O diretor props adquirir imediatamente
vinte mil, digo, trinta mil unidades de matria-prima (...)".
Caso perceba-se o erro apenas ao final da composio da
ata, mas antes que a mesma seja assinada, pode-se retificar no trmino do texto, como no exemplo:"Em tempo:
onde consta vinte mil unidades de matria-prima, leia-se
trinta mil unidades de matria-prima"
Vamos a um modelo simplificado de ata de reunio, incluindo um exemplo de como registrar uma correo de uma
ata anterior:

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FUNO DO SECRETARIADO E SUAS QUALIDADES
PESSOAIS
Secretariar uma reunio ou determinado local ou grupo muito mais do que tomar notas e posteriormente preparar e
distribuir a ata. O secretrio ou a secretria designada precisa exercitar a sua voz ativa, pois pode e deve assumir a
responsabilidade de registrar quem est presente, controlar o horrio de incio e trmino, solicitar que pontos expostos
sem clareza suficiente sejam adequadamente re-expostos ainda durante a reunio, acompanhar as questes no
concludas ao longo da reunio, sumarizando-as antes do encerramento e propondo que se delibere a respeito delas,
e muitos outros papis de grande importncia operacional para a reunio, No apenas a pessoa designada das papeis, mas uma pea fundamental no desenrolar histrico documentacional em determinado grupo

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