Plan de Comunicacin Efectivo

Un plan estratgico de comunicacin es una propuesta de acciones de comunicacin basada en datos,

objetivos y presupuestos debidamente planificados. Este plan es una rama del plan de mercadeo de la
organizacin, por lo que deben ir de la mano y nunca pueden contradecirse, por el contrario deben
obedecer a las polticas institucionales y a la misin y visin de la misma.
Cules son las etapas de la elaboracin del plan de comunicacin?
Cules son las claves del xito de un plan de comunicacin? Qu determinar la eficacia
comunicacional? Dado que es preciso tener en cuenta diferentes aspectos, en los siguientes apartados
se definen las diez etapas para el diseo de un plan de comunicacin:
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Estudio del entorno: anlisis e investigacin

Objetivos
Pblico objetivo
Mensaje
Estrategia
Acciones de comunicacin
Cronograma
Presupuesto
Control y seguimiento
Evaluacin

Estas etapas se pueden resumir en cuatro grandes apartados: diagnstico, estrategia, acciones y
control.

Paso 1. Anlisis del entorno

El primer paso para abordar el diseo del plan de comunicacin es conocer el contexto: qu ha pasado
anteriormente? Cul es la historia? Esta etapa trata de enmarcar la escena y mostrar una foto sobre la
situacin actual desde diferentes perspectivas.

As pues, conocer el entorno que rodea a la institucin es clave para adaptar y anticipar la estrategia
institucional ante los posibles cambios que puedan suceder. El anlisis del entorno es un aspecto amplio
que se puede concentrar en tres contextos:
- Contexto local: conocimiento de la localidad/comunidad
- Contexto social: conocimiento de la sociedad
- Contexto organizacional: conocimiento de la propia Administracin
Paso 2. Objetivos
Una vez analizada la situacin, y con la informacin sobre la auditora, es necesario definir los objetivos
de comunicacin, es decir, qu es lo que se quiere conseguir con la elaboracin del plan de
comunicacin.
Los objetivos del plan de comunicacin se dividen en estratgicos (a largo plazo) y tcticos (a corto
plazo). Todos ellos variarn en funcin de los objetivos y de las prioridades marcadas desde la
Administracin a primer nivel y estarn definidos por los problemas y oportunidades identificados en la
situacin previa de anlisis.

Paso 3. Pblico objetivo

La capacidad de entendimiento entre ciudadana y Gobierno es la base del xito de todo plan. Para ello
es imprescindible realizar un anlisis en profundidad de los pblicos a los que se va a dirigir la
comunicacin.
Analizar y conocer cules son las principales audiencias, internas y externas, principales y secundarias, a
las que se quiere llegar y saber sus necesidades constituye la base del estudio de los pblicos objetivo.

Paso 4. El mensaje
Conseguir credibilidad en la comunicacin a travs de un mensaje y que este sea entendido es
primordial en el desarrollo de la comunicacin pblica.
Es necesario tener claro el mensaje principal que se va a comunicar, procurando la exactitud en su
concrecin, concentrando las ideas para evitar la dispersin comunicativa (menos es ms) y tener
siempre como perspectiva que el mensaje ms eficaz es el ms cercano a la ciudadana. Se trata, pues,
de crear mensajes fuertes y claros.

Paso 5. La estrategia
La estrategia no puede convertirse en una dinmica de apagar fuegos continuamente. Es necesario
buscar una perspectiva comunicativa para lo que se difunde, pensando en trminos globales y con una

estrategia para un determinado plazo. Se debe ir ms all de la base o de la simple informacin,

construyendo una lnea comunicativa. Esta es la clave a la hora de definir una estrategia.

Paso 6. Acciones de comunicacin

Hasta este punto se conocen las metas, se sabe a quin se quiere hablar y qu se desea decir, por lo que
ahora se necesita saber cmo decirlo y cmo hacerlo. Las acciones de comunicacin pueden definirse
como vehculos de la comunicacin o mecanismos que hay que desarrollar para conseguir los objetivos
marcados.
Las acciones de comunicacin han de servir para divulgar el plan de comunicacin y, por tanto, el
mensaje concreto que se quiere comunicar, y se definirn a corto, medio y largo plazo.

Paso 7. Cronograma
El cronograma establece una programacin en el tiempo, una calendarizacin sobre qu acciones sern
llevadas a cabo y cundo. Se debe determinar un calendario para el plan de comunicacin, durante el
cual se distribuyan las diferentes acciones de comunicacin diseadas.
Es importante cumplir con la programacin de las actuaciones al menos en un periodo de tiempo
razonable para que tenga su efectividad, pues de nada sirve realizar las acciones dos meses ms tarde o
no distribuir unos trpticos informativos el da que se organiza una jornada y tenerlos listos al da
siguiente.

Paso 8.Presupuesto
Definir un horizonte presupuestario es bsico para poder disear las acciones que se van a desarrollar
en el plan de comunicacin. El presupuesto ha de distribuirse entre los grandes bloques de acciones.
En la siguiente tabla se muestra un ejemplo de cmo recoger la distribucin presupuestaria de las
acciones.

Paso 9. Control y seguimiento

La Administracin pblica es una gran emisora, pero es poco analtica, pues el anlisis de resultados es
una de las tareas ms olvidadas en comunicacin. Algunas razones por las que esto ocurre son:
- El desafo de encontrar un mtodo para medir los resultados de las mltiples tcticas propuestas.
- El rpido movimiento de una actividad a otra.
- La carencia de tcnicas para medir el xito en las redes sociales.
Es necesario medir el efecto de las actividades de comunicacin llevando a cabo un seguimiento
permanente del trabajo realizado. Para desarrollar esta labor habrn de definirse una serie de
indicadores de control sobre los cuales realizar mediciones peridicas (semanales, mensuales,
trimestrales segn se determine), con la finalidad de identificar acciones correctoras en caso de
descubrirse desviaciones importantes.

Paso 10. Evaluacin final

Una vez desarrollada la labor de seguimiento y control, es necesario evaluar los resultados finales de la
comunicacin con la finalidad de tener informacin de base para futuras acciones de comunicacin.
Se trata de realizar una evaluacin o valoracin global del Plan de Comunicacin, con la finalidad de
comprobar si se han conseguido los objetivos propuestos, y valorar, en conjunto, el Plan.

Conclusin
La comunicacin efectiva representa un elemento fundamental que es indispensable para la integracin
y la interaccin del recurso humano en torno al marco conceptual de las organizaciones permitiendo
una necesaria vinculacin con la operacin de las estrategias.
Por esta razn, a lo largo del ensayo, se aborda esa problemtica para destacar la importancia de la
comunicacin efectiva en promover esa vinculacin y por lo tanto orientar los esfuerzos al logro de una
visin compartida.
Un proceso de comunicacin eficiente puede lograr que el objetivo institucional sea adoptado como un
objetivo particular logrando esa necesaria vinculacin entre el inters organizacional y el inters
personal.