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REPUBLIQUE DU CAMEROUN

REPUBLIC OF CAMEROON
----------

UNION EUROPEENNE
EUROPEAN UNION

----------

MINISTERE DE L’ECONOMIE, DE LA PLANIFICATION ET DE
L’AMENAGEMENT DU TERRITOIRE

FONDS EUROPEEN DE DEVELOPPEMENT

MINISTRY OF ECONOMY, PLANNING AND REGIONAL DEVELOPMENT

EUROPEAN DEVELOPMENT FUND

COOPERATION CAMEROUN – UNION EUROPEENNE
CAMEROON – EUROPEAN UNION COOPERATION
--------------------

PROGRAMME D’APPUI ET DE SOUTIEN A L’ACCORD
DE PARTENARIAT ECONOMIQUE (PASAPE)

CENTRES DE GESTION AGREES

MANUEL DE PROCEDURES
FINANCEMENT DE L’UNION EUROPEENNE (PASAPE)

Avril 2012

Réalisé par le Cabinet ABS-International

BP 3866 Douala – Tél. (237) 99 97 31 66 – 33 04 39 77 – 77 79 23 77
SARL au capital de 1 000 000 FCFA – n° Contribuable M.019600001300 W
Situé l’Avenue Des palmiers Bonapriso Douala
E-mail : absinter@yahoo.fr

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES

2

ANNEXE

AVANT PROPOS
Le présent manuel décrit l'organisation, les procédures de gestion administrative,
financière et comptable des Centres de Gestion Agréés (CGA). La mise en place des
procédures formalisées répond aux objectifs ci-après :

fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère
administratif et financier conforme :
 Aux principes de gestion généralement admis, à la législation camerounaise.
 responsabiliser davantage le personnel dans l'accomplissement des tâches
respectives par une définition précise des postes et des attributions
afférentes,
 rendre plus productif le personnel pour une efficacité accrue par
l'optimisation des circuits d'information (circulation des documents),
 Enfin, mettre en œuvre un contrôle interne efficace.
Au Cameroun à l'instar des autres pays africains, 90% des entreprises évoluent dans
le secteur informel, c'est-à-dire que ces entreprises ne sont pas toujours identifiées
et faussent de ce fait les statistiques relatives à l'évaluation de l'indice de
croissance économique réelle. C'est dans le but d'attirer cette catégorie
d'entreprises de l'informel et d'aider à leur structuration et organisation, que les
centres de gestion agréés ont été conçus et mis en place par décret
n°2000/002/PM du 06 janvier 2000, modifié par décret n°2011/1137/PM du 12 mai
2011 portant organisation et fixant les avantages fiscaux des adhérents des CGA.
Ce manuel a été élaboré sur la base des dispositions ci-dessus et a été réalisé à la
faveur de l'appui financier de l'Union Européenne à travers le PASAPE. Le manuel a
pour objectif de mettre à la disposition des responsables des CGA, un outil de
référence à la fois opérationnel et pédagogique pour la conduite des opérations des
CGA.
Le respect et l'application effective de ces procédures conditionnent l'efficacité du
système de gestion qui doit se traduire pour le CGA, par des contrôles réguliers
pour palier aux différents risques qui peuvent résulter d'irrégularités ou de
malversations (domaine de l'exceptionnel), mais surtout de négligences, d'erreurs
d'exécution, de jugement ou de compréhension (domaine du quotidien)

DATE D’APPROBATION

REDACTEUR

11 – 04 - 2012

ABS- INTERNATIONAL SARL

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES

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CENTRES DE GESTION AGREES

ANNEXE

SOMMAIRE

TITRE 1
I
1.1
a. 1.2
1.3

ORGANISATION DES CGA
PRESENTATION DU CGA
Objectif
Organisation du manuel
Mise à jour du manuel

Pages
6
7
7
7
8

II
2.1
2.2
2.3
2.4

LE CADRE JURIDIQUE
Le cadre juridique
La description du CGA
Implantation géographique
Documentation juridique

10
10
10
11
12

III
3.1
3.2

ORGANISATION DU CGA
Organigramme et fonctionnement du CGA

13
13

IV
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5

DESCRIPTION DES POSTES CLES
Le Président du CGA
Le Directeur exécutif
Responsable Administratif et Financier
Experts (Expert Comptable et Inspecteur des Impôts)
i. Assistants des EXPERTS (Comptable et
Fiscale)
Secrétaire Administratif (SA)
Agent Administratif

16
17
20
23
25
27

POUVOIRS

32

4.6
4.7
V
VI
6.1
6.2
6.3
TITRE 2

29
31

GESTION DE L'INFORMATION ET ARCHIVAGE DES 33
DONNEES
Codification de l'information
33
Traitement du courrier externe
34
Circulation de l'information interne
39
PROCEDURES DE TRESORERIE, D'ACQUISITION ET 41
GESTION DES BIENS

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2 A.2012 ABS.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.4 B B.1 PROCEDURES COMPTABLES Organisation comptable 114 114 DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .1 1. REAPPROVISIONNEMENT COMPTE SPECIAL Ouverture i.2 1.5 ANNEXES 87 TITRE 3 PROCEDURES BUDGETAIRES ET SYSTEME COMPTABLE 98 I PROCEDURES BUDGETAIRES 98 1.3 2.2 A A-1 A.1 b.3 B.2 2.7 1. Etapes de gestion des biens Biens durables FOURNITURES CONSOMMABLES PROTECTION DES BIENS 67 67 67 67 68 84 86 2. FINANCIERES ET COMPTABLES 4 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE I PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE 41 1. Dépôt initial Réapprovisionnement Contrôles 41 42 43 43 44 45 47 49 49 51 53 54 1.6 1.2 B.INTERNATIONAL SARL . PRINCIPES BUDGETAIRES Organes de l'elaboration du budget Calendrier du processus budgetaire Processus d'elaboration du budget Execution du budget Paiement des depenses Suivi et revision budgetaire ANNEXES 99 100 100 101 103 106 106 107 II 2.1 1.4 GESTION DES BIENS i.3 A.4 Règles de gestion Composantes de la trésorerie COMPTES COURANTS Ouverture et dépôt initial Règlement de Factures par Banque RETRAITS i.5 1.3 ANNEXES 64 II 2.3 1.4 1.1 A B 2. Principes de gestion i.8 1. Objectifs poursuivis 1.

8 2. Schemas comptables i.7 2.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.5 2.6 2. Operations de fin d'exercice Mouvements de fonds Conservation des documents Travaux de fin d'exercice Etats financiers DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .3 2. FINANCIERES ET COMPTABLES 5 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 2.2 2.9 2.11 ANNEXE Principes comptables applicables Description du fonctionnement du systeme Supports comptables Personnel comptable i.10 2.4 2.INTERNATIONAL SARL 115 118 119 122 124 128 129 129 131 132 .2012 ABS.

2012 ABS. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE TITRE I : ORGANISATION DES CGA 1. DESCRIPTION DES POSTES CLES 5. CADRE JURIDIQUE 3.INTERNATIONAL SARL 6 .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. PRESENTATION DU CGA 2. ORGANISATION DES CGA 4. GESTION DE L'INFORMATION ET ARCHIVAGE DES DONNEES DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . POUVOIRS ET DELEGATIONS 6.

ainsi que les tâches qui lui incombent. OBJECTIF : Le manuel des procédures formalise les principales procédures de gestion administrative. ORGANISATION ET GESTION DU CGA La deuxième partie du manuel présente le CGA notamment ses objectifs. Il a pour objectifs de :         fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif. financière et comptable. DESCRIPTION. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 7 ANNEXE 1. la stratégie de mise en œuvre. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .2012 ABS. 1. PRÉSENTATION DU MANUEL DE PROCÉDURES Cette première partie présente l'organisation du manuel. b. ORGANISATION DU MANUEL : 2. l'ensemble des moyens mis en œuvre tels que : Les moyens humains. et ses composantes ainsi que les cadres institutionnel et organique. Les moyens matériels. décrire les procédures des dépenses dans les conditions garantissant un contrôle interne efficace.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. utiliser de façon optimale. financière et comptable. décrire les procédures à mettre en œuvre par l'ensemble du personnel comptable et administratif. Les moyens financiers.INTERNATIONAL SARL . pour la meilleure efficacité de l'action engagée. en formalisant les contrôles à effectuer ainsi que les responsables de ceux-ci à chaque étape du circuit des documents. Celui-ci est structuré de manière à en faciliter l'exploitation et la mise à jour afin de l'adapter à l'évolution tant de l'organisation du CGA que des procédures formalisées. décrire l'organisation administrative. PRESENTATION DU CGA a.

S'il n'est pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à jour. La mise à jour du manuel peut être motivée par :      des changements dans la structure ou les activités du CGA suivant les décisions des autorités de tutelle. des changements rendus nécessaires par l'application des textes et décrets concernant les lois et règles en vigueur en République du Cameroun. FINANCIERES ET COMPTABLES La quatrième partie décrit les procédures administratives. des modifications en ce qui concerne l'affectation du personnel ou des tâches lui incombant. 1. Il décide en outre des copies à mettre à la disposition du DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . MISE À JOUR DU MANUEL 1.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. des aménagements dans l'organisation du CGA. MODIFICATION DES PROCEDURES La mise à jour du présent manuel est aussi importante que sa mise en place.3.2012 ABS. les modifications des systèmes et procédures dans le but d'améliorer les procédures existantes pour faire face à des situations nouvelles. PROCEDURES ADMINISTRATIVES. Une liste des détenteurs du manuel sera maintenue par le Président du CGA pour permettre la mise à jour de tous les exemplaires chaque fois qu'une mise à jour sera opérée. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 8 ANNEXE 2. financières et comptables suivant une description détaillée des différentes étapes de la procédure. il perd de son efficacité. SYSTEME D'INFORMATION DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE DU CGA La troisième partie présente le système d'information du CGA principalement dans sa composante financière et comptable 1. RESPONSABILITES DE LA TENUE ET DE LA MISE A JOUR DU MANUEL La responsabilité de la tenue et la mise à jour du manuel des procédures incombe au Président du CGA.INTERNATIONAL SARL .

la personne chargée de rédiger les nouvelles procédures à inclure dans le manuel.2012 ABS. les principes des modifications à apporter. La décision de modification des procédures existantes est prise sur son initiative. Le secrétariat doit tenir un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du manuel.INTERNATIONAL SARL . Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel. Cette réunion doit débattre de l'opportunité de la modification proposée et des solutions à adopter. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 9 ANNEXE personnel.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . 1. La personne chargée de la distribution des nouvelles sections du manuel note dans le registre la date de transmission de la nouvelle section aux intéressés ainsi que les références correspondantes. le Président du CGA se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel aux intéressés. le Président du CGA convoque une réunion à laquelle doivent participer tous les agents susceptibles d'être concernés par ces modifications. A l'issue de cette réunion un procès-verbal est établi indiquant les éléments suivants     les procédures devant être modifiées. les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées. La personne chargée de la rédaction des nouvelles procédures les soumet au Président du CGA qui y apporte les éventuelles modifications qu'il juge nécessaire pour arrêter le texte définitif. MÉTHODOLOGIE DE MISE À JOUR Lorsque la décision de modification de procédures existantes est envisagée.

2012 ABS. ce qui explique les modifications apportées aux textes juridiques ci-après qui régissent les CGA :  La loi n° 96/08 du 1er juillet 1996 portant loi de finances de la République du Cameroun pour l'exercice 1996 /1997 .Le cadre juridique Les centres de gestion agréés font l'objet d'une réflexion depuis 1996 qui est loin d'être terminée.  Le décret n° 2007/0456/PM du 29 mars 2007 modifiant et complétant les dispositions du décret n° 2000/002/PM du 06 janvier 2000 portant organisation des centres de gestion agréés et fixant les avantages fiscaux des adhérents des centres de gestion agréés .  L'arrêté n° 079/PM du 29 mars 2007 fixant les modalités d'application du décret n° 2000/002/PM du 06 janvier 2000 portant organisation des CGA modifié et complété par le décret n° 2007/0456/PM du 29 mars 2007 . DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 10 ANNEXE 2.  La loi n° 2000/002/PM du 06 Janvier 2000 portant organisation des centres de gestion agréés . LE CADRE JURIDIQUE 2.INTERNATIONAL SARL .  La loi n° 2009/018 du 15 décembre 2009 portant loi de finances de la République du Cameroun pour l'exercice 2010 .1.  La loi de finances de la République du Cameroun pour l'exercice 2011 .  Décret n°2011/113/PM du 12 Mai 2011 modifiant et complétant certaines dispositions du décret n° 2000/002/PM du06 Janvier 2000 portant organisation des activités des centres de gestion et fixant les avantages fiscaux des adhérents des centres de gestion agréés et ses modifications subséquents.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.

Cette aide touche généralement les domaines suivants :  La comptabilité. PRÉVENTION DES RISQUES FISCAUX C'est la mission première d'un CGA.  D'assistance en matière fiscale. En réalité le CGA permet de rapprocher le contribuable de l'administration fiscale en toute confiance.  L'administration. Son existence est soumise à l'obtention d'un agrément préalable du ministère des finances. commerçants. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 11 ANNEXE 2. artisans …etc).2.  De prévention des risques fiscaux. des chambres de métiers ou consulaires.2012 ABS. AIDE A LA GESTION Une autre mission fondamentale des CGA consiste à assister ses adhérents en matière de gestion d'une manière générale ou spécifique selon les besoins exprimés par ceux-ci. Il sert d'intermédiaire entre ses adhérents et l'administration fiscale.INTERNATIONAL SARL .  Les finances. car les experts des CGA procèdent à une vérification systématique de la déclaration fiscale avant de faire la déclaration auprès de l’administration fiscale. des organisations professionnelles légalement constituées (industriels.LA DESCRIPTION DU CGA Un centre de gestion agréé (CGA) est une structure associative créée par des experts comptables. plus précisément de la Direction Générale des Impôts. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . 1.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. Les centres de gestion agréés (CGA) ont auprès des petites et moyennes entreprises une mission :  D'assistance en matière de gestion. en effet l'intervention du CGA contribue à prévenir les risques fiscaux auxquels s'exposent les entreprises. 2.

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ANNEXE

2.3- IMPLANTATION GÉOGRAPHIQUE
Les CGA sont pour l'instant implantés dans deux villes :
1. Yaoundé
 Le Cabinet AUDITEC et Koussok Thomas.
1. Douala
 La Fédération des Associations des PME (FENAP),
 La Chambre de Commerce de l'Industrie, des Mines et de l'Artisanat (CCIMA),

2.4- DOCUMENTATION JURIDIQUE
Les documents obligatoires nécessaires à la gestion du CGA sont classés en 4
catégories :
CATEGORIE

LIVRES

REGISTRES JURIDIQUES :


REGISTRES SOCIAUX :
REGISTRES COMPTABLES :

DOCUMENTS INSTITUTIONNELS :







Registres
des
décisions
des
Assemblées,
Registres des P.V. des délibérations
du conseil administration du CGA.
Registre de l'employeur,
Registre de la paie.
Livre d'inventaire,
Balance générale des comptes,
Livre journal,
Grand-livre.
Manuel
de
procédures
administratives,
financières
et
comptables,
Tout autre document juridique
indispensable.

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ANNEXE

3 - ORGANISATION DU CGA
Elle est constituée :

d'une Assemblée Générale, organe qui délibère et vote le budget, approuve
les comptes.
d'un conseil d'administration qui arrête la politique de gestion selon les
orientations de l'Assemblée générale, adopte le budget et arrête les comptes
en fin d'année.
d'un comité de direction qui assure la gestion au quotidien du CGA selon les
orientations arrêtées par le Conseil d'administration. Il comprend un
Directeur exécutif, un Responsable Administratif et Financier et les Experts
(comptabilité et fiscalité).
d'un commissaire aux comptes qui est un auditeur externe.

3.1- Organigramme et fonctionnement du CGA
L'organigramme du CGA se présente actuellement comme suit :
1. Le Conseil d'Administration
La loi réglementant l'organisation et le fonctionnement des associations a prévu la
composition d'un bureau minimum qui sert de conseil d'administration :
 le Président,
 le Secrétaire,
 le Trésorier,
 le Commissaire aux comptes.
C'est ce bureau qui prépare le règlement intérieur qui devra régir les pouvoirs et le
fonctionnement des organes principaux du CGA. Ce règlement intérieur est soumis à
l'assemblée pour adoption.

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ANNEXE

2. Les organes de gestion
L'organigramme ci-dessus décrit la composition du CGA, notamment :

Le Bureau Directeur qui fait office de « Conseil d'Administration » pour le CGA ;

Un Président qui est investi de tous pouvoirs pour engager le CGA, dans la
limite des attributions qui ne relèvent pas du Bureau Directeur ;

Un Directeur Exécutif qui assure, sous l'autorité du Président, la planification,
l'organisation, la coordination, le contrôle et la mise en œuvre de l'ensemble
des activités du CGA.

Un Expert comptable qui suit le volet comptable du CGA,

Un Inspecteur des Impôts qui suit le volet fiscal du CGA,

Un Responsable Administratif et Financier qui suit l'administration et les
finances du CGA,

Un pool des comptables qui récupère les documents comptables et les
enregistre en comptabilité, établit les situations mensuelles, annuelles,

Un pool des fiscalistes qui analyse des documents comptables et font les
déclarations mensuelles, annuelles.

Une unité d'appui en gestion administrative et comptable composée de deux
assistants, le secrétaire et l'assistant administratif.

1. Présentation des principaux dirigeants du CGA

LE PRÉSIDENT DU CGA

Il est élu par l'Assemblée générale comme les autres membres du conseil
d'administration pour un mandat de trois ans, renouvelable. Le Président du CGA
reçoit de l'Assemblée générale les pouvoirs les plus étendus pour autoriser les actes
accomplis dans le respect de l'objet social du CGA.
Il préside le Conseil d'administration qui est chargé de :



définir les grandes orientations des activités du CGA,
approuver le programme annuel d'activités du CGA,
arrêté le budget annuel, et les états financiers annuels du CGA,
approuver le Manuel de procédures et ses mises à jour ultérieures,
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A cet effet. Plus particulièrement. y compris des rapports trimestriels et périodiques sur l'état d'avancement du CGA dans l'encadrement des membres.  LE DIRECTEUR EXECUTIF Placé sous la responsabilité directe du Président du CGA.  cordonner l'exécution des travaux des comptables et fiscalistes ainsi que l'application des décisions du Conseil d'Administration du CGA. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES  15 ANNEXE approuver les grilles de rémunération et autres avantages du personnel du CGA. Pour la mise en œuvre des activités du CGA.INTERNATIONAL SARL .2012 ABS. suivre l'exécution des enregistrements comptables mensuels et les déclarations fiscales mensuelles selon les calendriers préalablement arrêtés et s'assurer que les autres dispositions légales régissant les CGA sont bien exécutées à temps. A cet effet. le Directeur Exécutif a pour rôle essentiel de suivre sur une base quotidienne la mise en œuvre des opérations du CGA. il veillera à ce que les décomptes soumis pour paiement dans le cadre des contrats reçoivent préalablement toutes les validations techniques et financières. y compris les indicateurs de performance du CGA.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. ● maîtriser l’état d’exécution des programmes de travail et des budgets annuels y afférents. il tiendra un tableau de bord lui permettant de suivre l'ensemble des opérations du CGA. y compris l'état d'exécution des programmes de travail et des budgets annuels. en veillant au respect des procédures et du calendrier des actions du CGA. le Président du CGA est assisté par un Directeur Exécutif et des Experts (Inspecteur des Impôts et Expert Comptable) dont les attributions sont précisées par arrêté ministériel. il devra : ● maîtriser l’ensemble des engagements (contrats) ainsi que les dépenses éligibles dans le cadre du fonctionnement normal d’un CGA. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . tels : suivre les facturations effectuées dans le cadre des contrats pour s'assurer qu'elles sont conformes aux livrables ou prestations attendues des adhérents.

CLES On trouvera ci-après des fiches décrivant les postes clés du CGA.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. Directeur Exécutif c. Chacune des fiches doit être dupliquée pour être remise à l'Agent occupant le poste concerné afin qu'il puisse la consulter en permanence et chaque fois que nécessaire.2012 ABS. Chaque fiche comprend les mêmes rubriques :      Titre du poste. d. Agent Administratif. Assistants Fiscal h. f. Président du CGA b. Tâches. Une fiche a été élaborée pour chaque poste clé. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES IV- 16 ANNEXE DESCRIPTION DES POSTES. Secrétaire Administratif i. Les postes objet de fiches descriptives sont les suivants : a.INTERNATIONAL SARL . Supérieur hiérarchique. Rôle. Subordonnés. e. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . Responsable Administratif et Financier Experts Comptables Inspecteur des Impôts Assistants Comptable g.

financier et administratif vis à vis du Conseil d'Administration et de l'Assemblée générale. il coordonne toutes les activités du CGA . il préside toutes les réunions du Conseil d'Administration . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 17 ANNEXE a. LE PRÉSIDENT DU CGA TITRE POSTE DU PRÉSIDENT DU CGA (PDT) Supérieur hiérarchique Conseil d'Administration et Assemblée générale Subordonnés Directeur Financier Rôle Le PDT est responsable de la bonne marche du CGA tant sur le plan technique.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.2012 ABS. Experts. Exécutif. toutes les mesures conservatoires nécessaires. Gestion financière  il arrête et présente au Conseil d'Administration DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . dans les cas d'urgence qui nécessitent un dépassement de ses attributions normales. il prépare et exécute les délibérations du Conseil d'administration . Responsable Administratif et Le PDT a autorité directe sur tous les organes de gestion du CGA.INTERNATIONAL SARL pour . il propose l'organigramme et son actualisation au Conseil d'Administration . à charge pour lui d'en rendre compte au Conseil d'Administration dans les plus brefs délais. il collabore avec les institutions nationales et internationales pouvant aider à la réalisation des objectifs du CGA . Tâches Administration générale        il assure la gestion quotidienne du CGA dans le cadre de la politique générale et les textes juridiques régissant l'activité du CGA . Il dispose des pouvoirs les plus étendus pour administrer le CGA. il prend.

il veille à ce que tous les registres obligatoires en matière de gestion du personnel soient tenus à jour . il autorise le versement des primes. arrêtés. il cosigne les chèques tirés sur les comptes bancaires qui ont été préparés par le Directeur Exécutif. et autres gratifications de même que les retenues sur salaires . DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . il arrête les horaires de travail conformément aux textes en vigueur . manuels. Acquisitions de biens et services   il veille au respect strict des procédures d'approvisionnement du CGA en biens et services requis suivant les procédures applicables . circulaires et mémoires relatifs à la gestion du personnel . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES   18 ANNEXE approbation les budgets prévisionnels et les états financiers annuels du CGA . il veille à l'application des règlements énoncés dans les décrets. il licencie le personnel contractuel conformément aux textes en vigueur .INTERNATIONAL SARL . il veille au respect du cahier de charges des fournisseurs engagés dans les contrats avec le CGA. il approuve les ordres de transferts de fonds sur les comptes ouverts dans les banques commerciales . Administration du personnel        il recrute et passe les contrats avec le personnel contractuel conformément aux textes en vigueur . il est responsable de tout le personnel qui œuvre dans le cadre du CGA . Gestion technique  il supervise et donne ses avis chaque fois que cela est nécessaire au niveau des tâches des différents experts (Expert Comptable et Inspecteur des impôts).MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. directives.2012 ABS.

destruction. Il veille à ce que les organes de contrôle extérieurs au CGA exercent leur mission sans entraves.INTERNATIONAL SARL ..     il est responsable du patrimoine du CGA . accidents. perte. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .) il fait prendre toute mesure permettant de localiser et d'identifier les équipements acquis par le CGA . il veille à ce que le personnel du CGA utilise les biens en « bon père de famille ». il s'assure que les stocks et les équipements acquis sont régulièrement protégés contre tous les risques de toute nature (vol.. Suivi et contrôle Le PDT supervise toutes les activités de contrôle et de suivi menées au sein du CGA. etc. Gestion du patrimoine du CGA. etc.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES  19 ANNEXE il prend les sanctions à l'encontre du personnel qui manque au respect du règlement intérieur.2012 ABS.

INTERNATIONAL SARL . Experts (Expert comptable et l'Inspecteur des impôts). ● suivre les facturations effectuées dans le cadre des activités pour s’assurer qu’elles sont conformes aux livrables aux prestations attendues des adhérents. il veillera à ce que les décomptes soumis pour la facturation dans le cadre des contrats reçoivent préalablement toutes les validations techniques et financières. A cet effet. A cet effet. Assistants fiscal.2012 ABS. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 20 ANNEXE b. LE DIRECTEUR EXÉCUTIF TITRE DU POSTE LE DIRECTEUR EXECUTIF (DE) Supérieur hiérarchique PDT Subordonnés Responsable Administratif et Financier. Assistants Comptable. ● maîtriser l’état d’exécution des programmes de travail et des budgets annuels y afférents. en veillant au respect des procédures et du calendrier des actions du CGA. le Directeur Exécutif a pour rôle essentiel de suivre sur une base quotidienne la mise en œuvre des opérations du CGA. Tâches Supervision Sous la responsabilité du PDT. ● suivre l’exécution des activités comptables et fiscales selon les DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . il tiendra un tableau de bord lui permettant de suivre l'ensemble des opérations du CGA. y compris les indicateurs de performance du CGA. Secrétaire administratif et Agent Administratif. y compris l'état d'exécution des programmes de travail et des budgets annuels.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. Rôle Placé sous la responsabilité directe du Président du CA. le Directeur Exécutif devra : ● maîtriser l’ensemble des engagements (contrats) ainsi que les dépenses éligibles dans le cadre du budget arrêté par le CA.

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. il définir les besoins en matière de personnel . il veille à une bonne circulation de l'information de portée générale au sein du CGA . Il sera responsable de l'élaboration des programmes de travail et des budgets annuels. il organise et réalise l'archivage des documents du CGA . ● cordonner l’exécution des conclusions des missions des auditeurs (notamment en matière d’audit et de contrôle interne de gestion) ainsi que l’application des décisions du CA concernant le CGA. Suivi du fonctionnement il informe le PDT sur les faits d'ordre interne et externe dont la DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . comptables et financière du CGA en matière de passation des marchés et contrats. il supervise le recrutement du personnel du CGA. Contrôle de Gestion Par ailleurs. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 21 ANNEXE calendriers arrêtés par le CA et s’assurer que les autres dispositions légales sont exécutées à temps. gère sa promotion et sa formation . Tâches (suite) Gestion administrative         il veille à l'application des procédures administratives du CGA et à leur mise à jour régulière . il procède à la description des tâches des postes administratifs . il accorde une attention particulière à l'application de la législation du travail . assurera la coordination de la préparation des missions des Experts (Expert Comptable et Inspecteur des Impôts) que des séminaires organisés dans le cadre du CGA. y compris les rapports trimestriels et périodiques sur l’état d’avancement des travaux de la CGA. il assure la programmation des formations de base et continues . le Directeur Exécutif veillera au respect scrupuleux des procédures du Manuel des procédures administratives.2012 ABS.INTERNATIONAL SARL .

DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . il appuie le CGA dans son rôle de formulation des hypothèses et des directives susceptibles de maximiser les chances de réalisation des objectifs généraux du CGA .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. Gestion de l'organisation   il propose toute suggestion permettant une meilleure répartition des tâches et des responsabilités en vue de l'atteinte des objectifs dans de meilleures conditions de moyens et de temps .INTERNATIONAL SARL . Rapports   Il élabore en collaboration avec les Experts (Expert Comptable et Inspecteur des impôts) les rapports d'activité et financiers à produire au CA et aux divers partenaires Le Directeur Exécutif dressera des rapports mensuels (de préférence sous forme de tableaux) à l'attention du Président sur l'état d'avancement du CGA. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 22 ANNEXE connaissance est utile pour ajuster la politique générale du CGA .2012 ABS. en indiquant les principales difficultés ou faiblesses constatées sur chacun des aspects ci-dessus. il signale toute inadéquation actuelle des procédures en vigueur et propose les solutions d'amélioration.

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. Gestion technique DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 23 ANNEXE 4. Secrétaire administratif et Agent Administratif. Assistants fiscal. Il participe à la sélection des fournisseurs.INTERNATIONAL SARL . Il veille au respect de la discipline de ses subordonnés au respect de la hiérarchie . aux modalités d'attribution des marchés .RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER TITRE DU POSTE Responsable Administratif et Financier (RAF) SUPERIEUR HIERARCHIQUE DE SUBORDONNE Assistants Comptable.3. Il définit les critères de performance. TACHES Gestion Administrative        Il reçoit tous les courriers provenant tant de l'intérieur du Cameroun que de l'étranger . Il organise les séminaires de formation internes et externes . ROLE Assurer la gestion administrative et financière du CGA. tous les courriers qui n'ont aucun caractère commercial pour transmission au Directeur Exécutif . en bref. Il reçoit les revendications et doléances du personnel pour transmission et avis au Directeur Exécutif .2012 ABS. Il suit la mise à jour des dossiers du personnel .

Il participe à la confection des états financiers . Il est responsable de la gestion du patrimoine . Il participe à la confection du budget . Gestion de l'organisation  Il élabore et met en application des procédures comptables et financières . Il suit les engagements du CGA .2012 ABS. Il suit et établit les états de paiement des factures mensuelles . Il est responsable de la production des états de synthèse (bilan. Il suit les impayés .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. Il prépare le budget à soumettre au DE . Il suit des états de règlement des factures fournisseurs .…) Il s'occupe de la gestion de la trésorerie (conception des tableaux de bord) . Il est responsable de la gestion de la fiscalité du CGA. Il suit la situation de la trésorerie . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES      24 ANNEXE Il assiste les adhérents dans la fiscale et comptable . compte d'exploitation. Il supervise les procédures d'inventaire. Gestion financière         Il est responsable de la gestion des finances du CGA (recettes et dépenses) . Il suit toutes les actions de recouvrement des créances du CGA. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . Il reçoit et contrôle les états de facturation .INTERNATIONAL SARL . Suivi et contrôle           Il reçoit les données de gestion . Il participe à l'élaboration du budget de la Société Analyse des opérations financières . Il contrôle les états d'encaissements des factures mensuelles . Il gère la trésorerie et cosigne sur tous les chèques et autres sorties de trésorerie . Il analyse les compte des clients ayant des impayés .

Il assiste le DE dans la préparation des rapports au Conseil d'Administration et à l'Assemblée .2012 ABS. Assistants Fiscal Rôle Sous la responsabilité du Président du CGA et du DE.conseiller le PDT dans ses prises de décisions. c. Rapport   Il est responsable de la confection des états financiers . A ce titre. Il veille au maintien et au développement d'un bon climat social .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES    25 ANNEXE Il responsable de la tenue des réunions hebdomadaires de suivi de l'activité de ses collaborateurs . DE Subordonnés Assistants Comptable.INTERNATIONAL SARL . il doit : . .tenir à jour une base de données fiable. . EXPERTS (EXPERT COMPTABLE ET INSPECTEUR DES IMPOTS) TITRE DU POSTE EXPERTS (EXP) Supérieur hiérarchique PDT.produire des analyses et synthèses. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . à la mise en œuvre et au suivi des actions engagées par rapport à son secteur de compétences. l'Expert a pour mission principale de mettre à la disposition du CGA toute l'expertise technique nécessaire à la conception. Il doit veiller à l'application de la politique de la Direction Générale et des procédures.

financière et fiscale de leurs entreprises. comptabilité.Ils doivent s'assurer de la concordance. .et une mission de prévention et de surveillance (examen de cohérence et de vraisemblance des documents et déclarations fiscales qui leur sont fournis). de la vraisemblance et de la cohérence entre la déclaration de résultat et les déclarations de taxes sur le chiffre d'affaires. administration. fiscalité. en matière de prévention des difficultés et leur informent sur les démarches à accomplir. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . fiscales.effectuer le suivi des réalisations. Tâches Assistance des Adhérent une mission d'assistance auprès de leurs adhérents en matière de gestion par la fourniture chaque année d'un dossier de gestion caractérisant la situation économique.2012 ABS.INTERNATIONAL SARL . Formation des Adhérents Ils organisent des séances d'information et de formation conçues spécialement pour les adhérents. Ils doivent adresser un compte rendu de leur mission au PDT et à l'administration fiscale Suivi des réalisations Il supervise l'exécution des prestations confiées aux Assistants . . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 26 ANNEXE . Ils examinent les déclarations fiscales avant le dépôt au centre des impôts. . chefs d'entreprise et adaptées à leurs besoins.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.conseiller et former les membres en gestion. comptables et financières. Ils fournissent également une analyse des informations économiques.

le PDT sur l'avancement des prestations. ASSISTANTS DES EXPERTS (Comptable et Fiscale) TITRE DU POSTE ASSISTANTS DES EXPERTS (AEXP) Supérieur hiérarchique DE. Production d'analyses et synthèses Il réalise une veille par rapport aux évolutions des secteurs d'activité et formule toute suggestion ou analyse qu'il estime utile à la bonne conduite des actions du CGA et à l'atteinte de ses objectifs d. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 27 ANNEXE Il informe. EXP Subordonnés NEANT Rôle Sous la responsabilité technique de l'Expert. et une mission de prévention et de surveillance (examen de cohérence et de vraisemblance des documents et déclarations fiscales qui leur sont fournis). DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . RAF. DE.INTERNATIONAL SARL .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. analyses et synthèses que l'expert lui commande pour le compte du CGA. l'AEXP a pour mission principale d'assister l'expert dans sa mission.2012 ABS. au moyen de fiches explicatives ou par tout autre moyen efficace suivant les circonstances. notamment celle consistant à mettre à la disposition du CGA toute l'expertise technique nécessaire à la conception. il doit effectuer les collectes. A ce titre. Tâches Assistance des adhérents une mission d'assistance auprès de leurs adhérents en matière de gestion par la fourniture chaque mois d'un dossier de gestion caractérisant la situation économique. à la mise en œuvre et au suivi des actions engagées par rapport aux adhérents. financière et fiscale de l'entreprise.

. de leur exactitude avant leur comptabilisation . il analyse les comptes et justifie les soldes des comptes . il contrôler la tenue de la caisse de l'adhérent du CGA . il impute et enregistre les pièces comptables . . au moyen de fiches explicatives ou par tout autre moyen efficace suivant les circonstances.INTERNATIONAL SARL . Il s'agit de : .éditer le grand-livre et la balance des comptes . .établir la base de déclaration mensuelle de l'Adhérent du CGA. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 28 ANNEXE Ils examinent les déclarations fiscales avant le dépôt au centre des impôts. Gestion administrative DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .collecter les documents comptables . il édite le grand-livre et la balance des comptes. Gestion comptable       il contrôle les pièces justificatives de dépenses et de recettes pour s'assurer de leur validité.2012 ABS. .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.préparer les états de recettes . il tient à jour les livres comptables.imputer et enregistrer les pièces comptables . Suivi des réalisations  Il assiste l'expert dans la supervision de l'exécution des prestations. l'expert sur l'avancement des prestations et sur le respect des clauses contractuelles et la règlementation.  Il informe.

SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF (SA) TITRE DU POSTE SECRETAIRE ADMINISTRATIF (SA) Supérieur hiérarchique RAF. . DE Subordonnés Néant Rôle Sous la responsabilité du DE et du RAF du CGA.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. semestre.de la réception et la transmission au DE des divers courriers du CGA . .2012 ABS. des écarts entre les prévisions et les réalisations.  tenir un fichier sur les actualise mensuellement . au moyen de tableaux de bord.de l'accueil et de l'orientation des visiteurs du DE .du traitement du courrier « arrivée » et la DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . .INTERNATIONAL SARL .  assurer le suivi de la formation des Adhérents . le Secrétaire Administratif (SA) est chargé : . e. l'Assistant devra : veiller à l'application des textes administratifs . FINANCIERES ET COMPTABLES 29 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE Sous la responsabilité du RAF. donner une explication des causes et indiquer les mesures correctrices adéquates . année) des rapports et les statistiques sur les adhérents du CGA.  rendre compte. Adhérents qu'il Rapport financier L'Assistant assiste le DE et le RAF dans la production selon les périodicités convenues (trimestre.de la réception et la transmission des appels téléphoniques du DE .

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. il transmet tout le courrier annoté aux agents concernés . Traitement du courrier « départ »  il reçoit tout le courrier « départ » et procède à l'enregistrement après attribution d'un numéro .de la correspondance.   il reçoit tout le courrier annoté par le DE et procède à l'enregistrement .INTERNATIONAL SARL 30 . . le traitement de texte. . Traitement du courrier « arrivée » et transmission au personnel des courriers affectés par le DE. archivage des dossiers   il rédige des correspondances pour le DE. le classement. l'archivage en relation avec le DE.  il transmet tout le courrier reçu au DE . il procède au classement et à l'archivage des DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . il les installe à la salle d'attente et les annonce au DE . et procède à leur saisie .du traitement du courrier « départ » . traitement de texte. Réception et transmission du courrier « arrivée »  il reçoit tout le courrier du CGA et procède à l'enregistrement .2012 ABS.  il fait transmettre tout le courrier « départ » aux destinataires . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE transmission au personnel des courriers affectés par le DE . Correspondance. Tâches Accueil et orientation des visiteurs du DE    il reçoit avec courtoisie les visiteurs du DE et demande l'objet de leur visite . classement. il les introduit à la demande du DE .

Tâches Distribution du courrier     il distribue le courrier interne du CGA et fait émarger le registre de transmission par les destinataires de ce courrier . l'Agent Administratif (AD) est chargé de la distribution du courrier interne et externe du CGA. Agent Administratif TITRE DU POSTE AGENT ADMINISTRATIF (AD) Supérieur hiérarchique DE Subordonnés Néant Rôle Rattaché au DE.INTERNATIONAL SARL 31 . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE dossiers avec le DE. du DE. il récupère également le courrier destiné au CGA . f.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. des EXP ou des Assistants. du RAF. il est chargé des autres courses professionnelles du CGA à la demande du PDT. il distribue le courrier externe du CGA et fait émarger le registre de transmission par les destinataires de ce courrier . DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .2012 ABS.

Administrations.  Président + Directeur Exécutif+ RAF  Directeur Exécutif + l'intérim du Président + RAF Uniquement pour des dépenses dont le plafond est fixé par note de service du PDT.. Les spécimens légalisés des signatures des personnels habilités doivent être communiqués aux partenaires et aux banques commerciales dès l'ouverture des comptes.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. etc. Ces signatures doivent être connues afin d'éviter les risques de contrefaçon. Les pouvoirs et délégations varient en fonction de la nature des pièces et du degré d'engagement qui en résulte pour le CGA. Ainsi. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES V- 32 ANNEXE POUVOIRS La connaissance des possibilités de pouvoirs et de délégations de signatures est essentielle car la validité des actes en dépend étroitement..INTERNATIONAL SARL .). Le tableau ci-après synthétise les procédures de signature et de délégation : Nature de l'acte Signataires Délégations Pièces de dépenses et autres documents internes Directeur Exécutif du CGA + visa RAF Directeur Exécutif ou Expert assurant l'intérim du Président + visa du RAF     bons de commande marchés salaires etc Chèques et virements Uniquement pour des dépenses dont la nature et le plafond ont été fixés par note de service du PDT. fournisseurs. opérateurs. les personnes habilitées à signer au nom du CGA doivent être clairement identifiées et connues des interlocuteurs extérieurs (Adhérents. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .2012 ABS.

administrative. technique.2012 ABS. de l'efficacité et donc de l'atteinte des objectifs assignés au CGA.) au sein du CGA doit être considérée par chaque agent comme l'un des éléments fondamentaux de bonnes performances. Les codes des fonctions correspondent aux abréviations de postes figurant au tableau ci-après : CODE LIBELLE PDT Président du CGA DE Directeur Exécutif EXPC Expert Comptable EXPF Expert Fiscal RAF Responsable Administratif et Financier AFISC Assistant Fiscal ACOM Assistant Comptable SA Secrétaire Administratif AD Agent Administratif CENTRES DE RESPONSABILITE DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .GESTION DE L'INFORMATION ET ARCHIVAGE DES DONNEES La bonne gestion de l'information (financière.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 33 ANNEXE VI . Cela implique notamment un traitement efficace du courrier du CGA ainsi que l'organisation régulière de réunions d'information..INTERNATIONAL SARL . a. Codification de l'information Les postes de travail sont également codifiés pour identifier rapidement les personnes étant à l'origine d'informations ou en étant destinataires. Une gestion performante de l'information exige une codification rigoureuse ainsi que de bonnes procédures de diffusion et de circulation.

heure de réception et la signature ou le visa. Le courrier récupéré par l'AD est également réceptionné par le SA. Courrier physique  Courrier « arrivée » Tout courrier destiné au CGA est réceptionné par le SA. La décharge comporte au moins les mentions suivantes : date.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. L'intérêt de cette disposition est la centralisation systématique de tout le courrier du CGA afin d'éviter les omissions et les duplications des documents censés traiter des mêmes objets. Inspecteur des impôts RAF Responsable Administratif et Financier Le déficit d'information en temps réel de tous les acteurs qui pourrait en résulter sera comblé par la tenue régulière des Comités de Direction et la communication interne permanente.INTERNATIONAL SARL . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 34 ANNEXE DISPOSANT D'UN PARAPHEUR PDT Présidence du CGA DE Directeur Exécutif EXP Expert comptable. Il en est de même pour tout courrier remis directement à tout personnel du CGA. b.2012 ABS. le SA accuse réception en visant le registre de transmission du service expéditeur. Traitement du courrier externe 1. Réception Il permet également d'officialiser les dates de réception pour les documents ayant valeur juridique DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . Le cas échéant.

Enregistrement Le registre du courrier “ arrivée ” comporte au moins les mentions suivantes :  N° d'ordre.  Objet. Le courrier privé est remis en main propre par le SA. Le courrier confidentiel est transmis au DE ou au PDT en main propre. Le courrier confidentiel est identifié par l'apposition du cachet “ CONFIDENTIEL ” sur l'enveloppe.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. par exemple).2012 ABS.  courrier confidentiel. L'ensemble du courrier est ensuite placé dans le parapheur soit du DE. Le SA procède au tri du courrier reçu comme suit : Dépouillement  courrier privé.  Référence et date du courrier. Il ouvre le courrier administratif. Il appose le cachet “ courrier-arrivée ” sur chaque courrier. Le SA enregistre le courrier administratif dans le registre de courrier “ arrivée ".  Désignation de l'expéditeur.  date de réception. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 35 ANNEXE ou contractuelle (offres de services.  courrier administratif.INTERNATIONAL SARL . soit du PDT et transmis aux DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . Il reporte dans le cachet apposé le numéro d'ordre chronologique du registre correspondant.

par nature de document. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 36 ANNEXE centres de responsabilité DE. place les copies du courrier dans le parapheur destiné à chaque membre du personnel. porte les affectations.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.INTERNATIONAL SARL .2012 ABS. Le DE examine chaque courrier. par dossier de projet exécuté. Les documents récents (datant de moins d'un an ou qui n'ont pas encore fait l'objet de vérifications par les organes de contrôle habilités) sont placés dans des classeurs à perforations et rangés à portée de main DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . Le SA récupère le parapheur examiné . Traitement Il enregistre dans un cahier de transmission et l'AD transmet le courrier à chaque destinataire contre décharge. Les documents peuvent être classés selon l'un des critères suivants ou par combinaison de deux de ces critères : Classement    par n° d'ordre chronologique. vise et donne éventuellement des instructions particulières pour le traitement. Le SA classe les originaux du courrier administratif dans les classeurs appropriés par numéro d'enregistrement. prend copie du courrier à ventiler. La règle principale de tout classement efficace est que tout document doit être retrouvé rapidement même en l'absence du personnel qui est à l'origine du classement.

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES

37

ANNEXE

(étagères, armoires) à proximité du SA.
Les documents anciens sont rangés dans des
boîtes archives. Les documents vieux de plus de
cinq exercices sont ficelés et rangés dans des
cartons archives et placés dans un local “
Archives ”.
Un guide récapitulatif du classement et de
l'archivage pourra être élaboré lorsque tous les
codes seront attribués pour être joints en
annexe au présent manuel de procédures.

Courrier « départ »
Le courrier du CGA destiné à l'extérieur est
soumis à la signature du DE quel que soit le
rédacteur.
Les documents à expédier sont placés, en trois
exemplaires au moins, dans le parapheur du
centre de responsabilité et transmis au DE pour
signature.
Les références à porter sur le courrier “ départ
” comprennent les mentions suivantes :

Collecte


Le code du signataire : DE ;
Le code du rédacteur : par exemple :
RAF
 L'année d'émission du courrier ; par
exemple : 2012
 Le numéro d'ordre chronologique : 056.
Exemple : DE/RAF/2012/056
Le numéro peut être porté au moyen d'un
tampon numéroteur ou saisi directement sur
l'ordinateur après renseignement auprès du SA
pour éviter les duplications de références.

DATE D’APPROBATION

REDACTEUR

11 – 04 - 2012

ABS- INTERNATIONAL SARL

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES
PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES

ANNEXE

Les parapheurs sont récupérés par le SA après
signature du DE ou du PDT ; il vérifie qu'il n'y a
pas d'omission.

Le SA enregistre le courrier dans le
registre

départ

;
porte
éventuellement le numéro d'ordre s'il
n'est pas porté par informatique.
Enregistrement

Il ventile chaque document comme suit :

1 exemplaire pour le chrono de
classement ;
1 exemplaire est retourné dans le
parapheur
pour
le
service
émetteur pour classement par ce
dernier ;
1 exemplaire (original) pour le
destinataire.

Le SA enregistre également dans le
registre de transmission le courrier “
départ ”; prépare les plis et les remet à
l'AD pour distribution.
Acheminement

Lorsqu'il s'agit du courrier à expédier par
la poste ordinaire ou courrier express, le
SA appose les timbres sur les enveloppes
suivant les tarifs du service postal ou fait
appel au coursier express (DHL,
CHRONOPOSTE, etc.) pour récupérer les
plis.

Classement

Le courrier “ départ ” est classé dans les
mêmes conditions que le courrier “

DATE D’APPROBATION

REDACTEUR

11 – 04 - 2012

ABS- INTERNATIONAL SARL

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES
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CENTRES DE GESTION AGREES

39

ANNEXE

arrivée ”.

1. Courrier électronique
Un volume de plus en plus important de documents ou de messages est désormais
transmis ou reçu par le CGA au moyen du réseau Internet sous la forme de fichiers
informatiques. Le foisonnement de ces informations implique une gestion
rigoureuse afin de retrouver rapidement les documents.
Les logiciels de messagerie sont bien adaptés à la gestion du courrier électronique.

Courrier “reçu”

Pour des raisons évidentes de confidentialité et d'efficacité, tous les messages
envoyés au CGA doivent être reçus dans une unique boîte à lettres électronique
avant d'être redistribués à leurs destinataires. Le DE désigne l'agent responsable de
cette tâche (à priori le SA).
Cet agent vérifie régulièrement l'état de la boite aux lettres électroniques pour
être informé sans délai de tout courrier reçu.
Le courrier électronique est archivé dans les mêmes conditions que le courrier
physique du CGA.

Courrier “envoyé”

Chaque agent équipé d'un micro-ordinateur peut envoyer des messages à partir de
son poste.
a. Circulation de l'information interne
La circulation de l'information au sein du CGA est assurée et renforcée par des
réunions périodiques (bimensuelles) du CODIR et des réunions ad hoc au moins une
fois par mois entre les responsables et leurs collaborateurs.
Les réunions bimensuelles (CODIR) permettent:

DATE D’APPROBATION

REDACTEUR

11 – 04 - 2012

ABS- INTERNATIONAL SARL

 de proposer des solutions pour les surmonter et  de discuter de toute autre question visant à la réalisation des objectifs du CGA. La réunion du CODIR se tient à jour fixe. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . soit le vendredi et sont présidées par le DE. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 40 ANNEXE  de faire le point sur l'état d'avancement des dossiers confiés à chaque Centre de Responsabilité. Le procès-verbal de la précédente réunion est rappelé au début de chaque nouvelle réunion afin d'accélérer l'analyse des problèmes et d'assurer la continuité du suivi.  d'exposer les difficultés rencontrées.INTERNATIONAL SARL .2012 ABS.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. Le RAF est désigné pour assurer le secrétariat du CODIR.

DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .  Le Directeur Exécutif (DE) et le Responsable Administratif et Financier (RAF) sont les seuls signataires autorisés (signatures conjointes) à engager les dépenses. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 41 ANNEXE TITRE II : PROCEDURES DE TRESORERIE. D'ACQUISITION ET GESTION DES BIENS 1.INTERNATIONAL SARL .2012 ABS.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.  Le Président du CGA est le seul signataire autorisé en dehors des deux cidessus à mouvementer les comptes bancaires du CGA. Règles de gestion  Les fonds versés à un Compte bancaire CGA ne doivent pas être utilisés à d'autres fins que ceux qui entrent dans le cadre des activités du CGA.  Il est réalisé un suivi individualisé de chaque compte au moyen d'un journal de banque par compte bancaire : Compte courant.  Chaque journal de banque est arrêté mensuellement par le Comptable et contrôlé par le Responsable Administratif et Financier. PROCEDURES DE GESTION DES BIENS PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE La procédure s'applique à tous les comptes bancaires du CGA ouvert dans une banque commerciale autorisée à exercer son activité au Cameroun.  Le Comptable enregistre chronologiquement tous les mouvements de fonds dans les journaux de banque correspondants. Compte spécial « Adhérents ». PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE 2.

Composantes de la trésorerie La trésorerie du CGA est constituée par l'ensemble des sommes disponibles dans :   les comptes bancaires. subventions.INTERNATIONAL SARL E C D .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. frais de formation. Banque Le CGA peut ouvrir deux catégories de comptes bancaires :  les comptes courants pour le fonctionnement normal du CGA.  un compte spécial pour les investissements.2012 ABS. A) COMPTES COURANTS a. FINANCIERES ET COMPTABLES 42 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE  Un état de rapprochement bancaire mensuel pour chaque compte est effectué par le Comptable et contrôlé par le Responsable Administratif et Financier. etc) ne peuvent être déposées que sur ce compte courant.  Le Comptable prépare la situation hebdomadaire de trésorerie à présenter au Responsable Administratif et Financier et au Directeur Exécutif.  Le compte spécial est un compte bancaire dont le fonctionnement est soumis à des règles spécifiques :  il est ouvert pour recevoir les fonds destinés aux investissements et ne peut être mouvementé que dans ce but.Ouverture et dépôt initial Séquence Période Intervenants Description A DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . il est soumis aux investigations du Commissaire aux comptes .  Le compte courant est soumis à des règles de fonctionnement moins contraignantes que celles du compte spécial :    le compte courant ne peut être ouvert que dans une banque commerciale . les recettes du CGA (cotisations d'adhésion.1. i. la caisse.

INTERNATIONAL SARL 43 . Agrafe l'avis à la fiche d'imputation.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. le spécimen des signatures déposées. ( met à jour les tables comptables du logiciel comptable et les outils nécessaires pour la gestion du compte . Le DE Transmet une copie de ces documents au COMPT pour renseigner le système de gestion informatisé. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE narrative des tâches Avant le Le PDT démarrage des activités du CGA Demande l'ouverture du compte courant dans une banque commerciale ( Le DE Prend contact avec la banque identifiée pour l'ouverture du compte courant ( La banque Ouvre le compte et en informe le CGA ( Le DE Transmet au SA l'identité du compte bancaire.2012 ABS. impute la pièce saisit dans le journal du compte courant ( Dès la Le RAF réception de la pièce DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .

2. D : pour détention (ou archivage et conservation).  Les factures relatives aux travaux doivent être certifiées par le DE. C : pour contrôle.  Les factures relatives à des contrats doivent porter les numéros des contrats correspondants. d'une copie du contrat de services ou de fournitures et doivent porter le cachet « BON A PAYER » avec visa du Responsable Administratif et Financier. REGLES DE GESTION  Le règlement des factures se fait par programmation hebdomadaire.2012 ABS.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. OBJET DE LA PROCEDURE Régler les factures en contrepartie des fournitures livrées ou des prestations effectuées à ordre de paiement du CGA. A : pour approbation. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 44 ANNEXE classe la liasse dans le chrono des pièces du compte courant bancaire. E : pour exécution. APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure s'applique aux règlements de factures par chèque ou par virement bancaire. A. 2. 3.Règlement de Factures par Banque : 1.  Les factures doivent être certifiées et liquidées accompagnées d'un B/C et d'un B/L.INTERNATIONAL SARL .  Le Comptable prépare les bordereaux de remise de chèque en trois (3) exemplaires : DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .  Les factures de montant inférieur à Cent Mille (100 000) Francs CFA peuvent être réglées par la caisse.

2. 3. 5. décomptes de marchés.2012 ABS.INTERNATIONAL SARL D . signe et E C ( ( DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . a. FINANCIERES ET COMPTABLES 45 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES  l'original signé par le bénéficiaire est joint à la facture. signe et transmet les liasses au DE Le DE Vérifie le dossier. 4. ANNEXE • Toute facture réglée porte le cachet « PAYE ». 4. 1. Etablissement des ordres de paiement. Signatures des ordres de paiement.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. 6. LISTE DES OPERATIONS Point des factures en instance.3-RETRAITS Séquence Période Selon l'échéancier de paiement Intervena Description nts narrative des tâches A Le RAF remplit les chèques de paiement de dépenses à partir des pièces justificatives (factures.  le triplicata reste en souche. PV de réception).  le duplicata accompagne le chèque. Choix des factures à payer. Signature des chèques. Paiement des fournisseurs.

classe la liasse dans le chrono des pièces du compte ( ( DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .INTERNATIONAL SARL 46 . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE transmet le dossier au SA pour transmission au AD Le SA Le RAF Prend copie des chèques . Ventile les chèques aux bénéficiaires contre signature des copies de chèques.2012 ABS. retourne au RAF les copies des chèques et les pièces de dépenses acquittées.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. saisit dans le journal du compte bancaire. acquittement des pièces de dépenses ou décharge pour annulation . impute la pièce. Agrafe la liasse de factures à la fiche d'imputation.

Joint le chèque au bordereau et les transmet du DE Le DE Signe au dos et les bordereaux de remise de chèque et A réception E ( ( ( DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . Le SA Enregistre le chèque dans le « cahier des chèques ». porte les mentions du compte au dos du chèque. remplit les bordereaux de remise de chèque.4-REAPPROVISIONNEMENT Séquence Période Intervena nts Description narrative des tâches A Suivant la Le DE réception des fonds soit en espèces ou par chèques Reçoit les chèques par courrier « arrivée » et le transmet au SA pour enregistrement et transmission au RAF. FINANCIERES ET COMPTABLES 47 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE bancaire Une fois par Le DE ou Vérifie la bonne mois le PDT comptabilisation des opérations de retrait du compte courant ( A.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.INTERNATIONAL SARL C D . fait la copie du chèque et la transmet au RAF.2012 ABS.

procède à son imputation saisit la pièce dans le journal des recettes et la classe dans le classeur des recettes et des clients. Agrafe une fiche d'imputation à la copie du chèque + la décharge du bordereau de remise de chèque.INTERNATIONAL SARL 48 . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE retourne le tout au SA. Transmet la décharge du bordereau de remise de chèque estampillée à l'ACOM. Le SA Transmet le chèque et le bordereau à l'AD pour dépôt à la banque A réception L'AD A réception Le RAF Dépose le chèque à la banque et tourne avec une décharge du bordereau de remise de chèque.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. informe le CGA par un avis de crédit de d'opération La banque A réception Le DE transmet l'avis d'opération au RAF ( ( ( ( ( DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .2012 ABS.

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. taxes et cotisations. E : pour exécution. D : pour détention (ou archivage et conservation). FINANCIERES ET COMPTABLES 49 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE pour traitement A réception Le RAF Agrafe l'avis à la fiche d'imputation. B) Compte spécial b. C : pour contrôle.Ouverture Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches Avant le Le PDT début du paiement des impôts. Autorise l'ouverture du compte spécial dans une banque commerciale pour les fonds mis à la disposition du CGA par les adhérents pour A E ( DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . impute la pièce saisit dans le journal du compte bancaire et classe la liasse dans le chrono des pièces du compte banque Une fois Le DE ou Vérifie la bonne par mois le PDT comptabilisation des opérations de réapprovisionnement du compte ( ( A : pour approbation.1.INTERNATIONAL SARL C D .2012 ABS.

( Transmet ( la DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .2012 ABS. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE le paiement de leurs impôts. Avant dépôt initial le Le DE La banque A la Le DE réception de la lettre d'ouverture de compte Le SA Prend contact avec la banque identifiée et fournit tous les renseignements nécessaires à l'ouverture du compte spécial ( Ouvre le compte et délivre une lettre mentionnant le numéro de compte ( Transmet aux adhérents le relevé d'identité du compte bancaire.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.INTERNATIONAL SARL 50 . Fait une copie pour ses archives. Transmet une copie de ces documents au RAF pour renseigner le système de gestion informatisé.

FINANCIERES ET COMPTABLES 51 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE copie au RAF. E : pour exécution.Dépôt initial Séquence 1 Période Intervenants Description narrative des tâches Dans les dix premiers jours du mois.2 . Adhérent Vire le montant des impôts. taxes et cotisations dans le compte bancaire et apporte l'original du virement au RAF via le courrier « arrivée ». b. C : pour contrôle. Chaque mois Le RAF Met à jour les tables comptables du progiciel (journal et compte) et met en place les outils nécessaires pour la gestion du compte spécial.2012 ABS.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. ( ( A : pour approbation. Le DE Vérifie chaque mois la tenue du compte spécial.INTERNATIONAL SARL C ( D . Le DE Reçoit l'avis virement l'adhérent et 2 A E de de le DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . D : pour détention (ou archivage et conservation.

procède à son imputation et à sa saisie saisit dans le journal du compte spécial classe la liasse dans le chrono des pièces du compte spécial. taxes et cotisations CNPS à payer au plus tard le 15 du mois. ( A : pour approbation. E : pour exécution.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. C : pour contrôle. FINANCIERES ET COMPTABLES 52 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE transmet au RAF Le RAF 3 Contrôle que l'avis de virement de l'adhérent est bien inscrit au crédit du compte spécial. D : pour détention (ou archivage et conservation) b.Réapprovisionnement Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches Une fois L'EXPF par mois au plus tard le 10 A Détermine le montant des impôts. Il fait un appel de fonds qu'il transmet au RAF avec les DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . agrafe l'avis de crédit du compte à l'avis de virement de l'adhérent Le RAF 4 Agrafe une fiche d'imputation.2012 ABS.3 .INTERNATIONAL SARL E ( C D .

4 . C : pour contrôle. FINANCIERES ET COMPTABLES 53 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES différents justificatifs ANNEXE états A Le RAF réception Vise les états et transmet une Demande d'Appel de Fonds (DAF) à l'adhérent au moyen d'un bordereau A La banque réception des fonds Envoie un avis de crédit au CGA A Le DE réception de l'avis Transmet l'avis au RAF pour traitement A Le RAF réception de la pièce (  Agrafe l'avis à la fiche d'imputation.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. D : pour détention (ou archivage et conservation).2012 ABS. E : pour exécution.INTERNATIONAL SARL .Contrôles DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . b. impute la pièce  saisit dans le journal du compte spécial  classe la liasse dans le chrono des pièces du compte spécial Une fois Le DE ou le Vérifie la bonne par mois PDT comptabilisation des opérations de réapprovisionnement du compte spécial ( ( ( ( A : pour approbation.

2012 ABS. FINANCIERES ET COMPTABLES 54 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches Une Le RAF fois par mois prépare un état de rapprochement de banque (compte courant et compte spécial) à partir du compte tenu dans la comptabilité du CGA et du relevé de la banque commerciale et le transmet au DE ou au PDT.INTERNATIONAL SARL D . ANNEXE A E C ( Le DE ou le contrôle.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. Le COMPT classe la liasse dans le chrono des états de rapprochement pour les besoins DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . PDT donne des instructions pour suivre les opérations non dénouées et retourne l'état au RAF. vise.

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. 1. b. Lors de L'EXPF l'audit Vérifie les états de rapprochement des comptes courant et spécial lors de l'audit ( i. La procédure est applicable dès que le niveau des fonds en caisse atteint Cent Cinquante Mille (150 000) Francs CFA. Les mesures de sécurité doivent être prises pour la conservation des fonds dans les locaux du CGA. c. LA PROCÉDURE DE GESTION a. Caisse : Le CGA dispose d'une petite caisse pour assurer le paiement en numéraire des petites dépenses courantes de son fonctionnement. REGLES DE GESTION DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .2012 ABS. etc). APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure s'applique toute caisse détenue par le CGA.INTERNATIONAL SARL . audit des comptes. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 55 ANNEXE ultérieurs (établissement de DAF. OBJET DE LA PROCEDURE Assurer le fonctionnement de la caisse tout en garantissant une gestion saine et rigoureuse.

FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 56 ANNEXE  La Secrétaire tient la caisse pour financer les menues petites dépenses éligibles au titre des activités à financer par le CGA. Toutefois. Les dépenses supérieures ou égales à Cent Mille (100 000) Francs CFA sont réglées par chèque. 2. 4. 1.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. Règlement de Factures par Caisse 1. Contrôle des pièces par le Responsable Administratif et Financier.2012 ABS. 4.INTERNATIONAL SARL . Encaissement du chèque et enregistrement. OBJET DE LA PROCEDURE Régler en espèce les factures reçues par le CGA. Toutefois. il lui est recommandé de faire un contrôle systématique chaque fin de mois.  La caisse permet de payer les dépenses de montant inférieur à Cent Mille (100 000) Francs CFA. Etablissement de l ordre de paiement. la caisse peut être exceptionnellement approvisionnée au delà du plafond indiqué pour faire face à un besoin immédiat et ponctuel de trésorerie (ex : payement des salaires enfin de mois). 5. La caisse est arrêtée en fin de journée par la Secrétaire et contrôlée par le Responsable Administratif et Financier. Signature du chèque. Arrêté de la caisse. 2.  Le niveau d'approvisionnement de la caisse est fixé à cinq cent mille (500 000) Francs CFA. Remise du chèque à l'Agent Administratif. REGLES DE GESTION DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . 3. Liste des opérations /. 1. Il a la latitude de contrôler la caisse de façon inopinée. APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure s'applique pour le règlement en espèce des fournisseurs en contrepartie des prestations ou travaux effectués ou des fournitures livrées. 3.

Regroupement des factures à régler. 1. LISTE DES OPERATIONS 1.  Seules les factures d'un montant inférieur à Cent Mille (100 000) Francs CFA sont réglés par la caisse. Contrôle des factures. ouverture Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches Sur Le RAF instructions du PDT données par note de service A E prépare un chèque d'approvisionnement (au nom de l'AD) qui constitue le montant initial de la caisse .  Les factures doivent être certifiées et liquidées accompagnées d'un B/C et d'un B/L et doivent porter le cachet « BON A PAYER » avec visa du Comptable et du Responsable Administratif et Financier. prépare 2 pièces comptables: 1 pièce de recettes de caisse et 1 pièce de dépenses de banque transmet la liasse au DE pour contrôle et signature DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . FINANCIERES ET COMPTABLES 57 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE  Le règlement des factures se fait par programmation hebdomadaire.  Toute facture réglée porte le cachet « PAYE ».MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.2012 ABS. 4.INTERNATIONAL SARL C ( D . Paiement des fournisseurs. 2. 1.

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. et remet le fonds au SA.2012 ABS. Transmet le chèque à l'AD et la copie au RAF Agrafe à la liasse une fiche d'imputation et impute la pièce Saisit la pièce dans le journal de banque et dans le journal de caisse et classe la pièce de caisse dans le classeur des pièces de caisse et la pièce de banque dans le classeur des pièces du compte banque concerné. Encaisse le chèque. LE RAF L'AD Le SA constate l'entrée de fonds dans son brouillard de caisse menues dépenses et DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE Le DE Signe le chèque et transmet la liasse au SA pour signature du PDT Le PDT Signe le chèque et transmet la liasse au SA pour remise à l'AD pour la banque Le SA Prend une copie du chèque.INTERNATIONAL SARL ( ( 58 .

FINANCIERES ET COMPTABLES 59 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE dépose les fonds dans le coffre fort 1. RETRAITS Séquence Période Intervenants Description narrative des tâches A E C Quotidiennement Le SA décaisse les sommes en espèces sur présentation des pièces justificatives dûment autorisées par Le DE ou Le PDT (ou toute autre personne désignée par une note de service du PDT par délégation) ( Chaque opération Le SA établit une pièce de caisse dépense et la fait signer par le bénéficiaire ( Le SA enregistre la dépense dans son brouillard et ( DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .INTERNATIONAL SARL D .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.2012 ABS.

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES

60

PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES

ANNEXE

classe
la
liasse dans
un classeur
Quotidiennement Le SA

arrête
la
caisse
de
menues
dépenses et
vérifie que
son encaisse
correspond
bien à son
solde
de
brouillard de
caisse

(

1. CONTROLES
Séquence

Période

Intervenants Description
A
narrative des tâches

Une fois Le RAF
par
semaine

vérifie la caisse de
menues dépenses au
moyen
d'un
inventaire physique
des
espèces
en
caisse

Le RAF

dresse un PV de
contrôle de caisse,
signe et fait signer
par la SA
et
transmet
1
exemplaire au DE
pour information et
éventuellement
décision à prendre

E

DATE D’APPROBATION

REDACTEUR

11 – 04 - 2012

ABS- INTERNATIONAL SARL

C

D

(

(

(

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES

61

PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES

ANNEXE

en cas d'écart de
caisse
Au
Le RAF
moins
une fois
par
mois

effectue un contrôle
inopiné de la caisse
et fait dresser un PV
de contrôle de caisse
; il communique un
exemplaire
du
rapport de contrôle
au DE

(

A : pour approbation, E : pour exécution, C : pour contrôle, D : pour détention (ou
archivage et conservation).
1. REALIMENTATIONS
Séquence

Période

Intervenants Description narrative des
tâches

A

E

Lorsque le Le SA
solde de la
caisse
atteint un
montant
minimum

déterminer
par Le PDT
dans une
note
de
service)

prépare une demande de
réapprovisionnement
à
concurrence des pièces
justificatives présentées
et la transmet à le RAF

(

A
réception

impute
les
pièces
justificativesprésentées,
prépare une pièce unique
d'imputation et la saisit
dans le journal de caisse
prépare
un
chèque

(

Le RAF

DATE D’APPROBATION

REDACTEUR

11 – 04 - 2012

ABS- INTERNATIONAL SARL

C

D

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES

62

PAGE
CENTRES DE GESTION AGREES

A
réception

Le DE

Le PDT
A
réception

Le SA

A
réception

Le RAF

A
réception

L'AD

A

Le SA

ANNEXE

d'approvisionnement qui
reconstitue le montant de
l'encaisse initiale;
prépare
2
pièces
comptables : 1 pièce de
recettes de caisse et 1
pièce de dépenses de
banque
transmet la liasse au DE
pour signature
signe
le
chèque
et
transmet la liasse au SA
pour signature au PDT

(

signe
le
chèque
et (
transmet la liasse au SA
prend copie du chèque,
transmet le chèque à l'AL
et la copie à l'ACOM.
Prépare 1 pièce unique de
banque-dépenses
Agrafe à la liasse une
fiche
d'imputation
et
impute la pièce
Saisit la pièce dans le
journal de banque et dans
le journal de caisse
et classe la pièce de
caisse dans le classeur des
pièces de caisse et la
pièce de banque dans le
classeur des pièces du
compte
banque
concerné.
Encaisse le chèque et
verse les fonds au SA
Reçoit le versement de
l'AL, constate l'entrée de

DATE D’APPROBATION

REDACTEUR

11 – 04 - 2012

ABS- INTERNATIONAL SARL

(

(

(

(

(

(

ANNEXES 1. PIECE DE CAISSE RECETTES N° DU BPF Je soussigné : indiquer le nom et prénom de la partie versante Déclare avoir versé ce jour à la caisse du CGA. D : pour détention (ou archivage et conservation). E : pour exécution. la somme de : indiquer le montant en lettres Cette somme est destinée à : indiquer le motif de la recette Date et signature de la partie versante : Visa de l'AD Indiquer le moyen de paiement (numéraire ou chèque).3. C : pour contrôle. 1. Pour les chèques indiquer banque et numéro du chèque DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES réception 63 ANNEXE fonds dans son brouillard de caisse menues dépenses et dépose les fonds dans le coffre fort A : pour approbation.INTERNATIONAL SARL .2012 ABS.

FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE RAPPEL Un exemplaire de la présente pièce de recette doit être obligatoirement remis à la partie versante à titre de reçu 1.2012 ABS. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . DECOMPOSITION DES ESPECES EN CAISSE A. PIECES MONTANT VALEUR FACIALE NOMBRE MONTANT sous-total B : C : TOTAL en caisse (A + B) 2. FICHE D'INVENTAIRE DE CAISSE Folio N° DU 1. BILLETS VALEUR FACIALE NOMBRE sous-total A : B.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. RAPPROCHEMENT AVEC LE SOLDE DU LIVRE DE CAISSE D : Solde de départ SIGNATURE DE La SA E : Encaissements dont chèques d'approvisionnement.INTERNATIONAL SARL 64 .

DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES Dont autres encaissements F : Décaissements : dépenses 65 ANNEXE SIGNATURE ET OBSERVATIONS DU VERIFICATEUR autres G : Solde Livre de caisse H : Ecart de caisse Justification des écarts éventuels : Décision du DE ou du PDT en cas d'écart : RAPPEL : Le total C des sommes en caisse doit être égal au solde G du livre de caisse.2012 ABS.INTERNATIONAL SARL . La ligne H doit donc être normalement égale à 0 (nulle). Tout écart positif ou négatif apparaissant en ligne G doit être justifié et doit faire l'objet d'une décision de régularisation du DE.

2012 ABS.  La sortie des biens. les étapes de gestion comportent seulement :  La réception des biens.  L'inventaire des biens.  l'identification précise des biens à l'occasion de leur entrée dans le patrimoine du CGA.  le renouvellement optimal des biens.  L'utilisation des biens. ainsi que la maîtrise de ses coûts de fonctionnement. Quant aux fournitures consommables. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 66 ANNEXE 3.  Les consommations.Principes de gestion 1. 1. ETAPES DE GESTION DES BIENS Les procédures de gestion de biens durables comportent les étapes suivantes :  L'entrée des biens.  Le renouvellement.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.  L'entretien des biens.INTERNATIONAL SARL . OBJECTIFS POURSUIVIS Il est nécessaire d'assurer la correcte gestion des biens car de la qualité de la gestion de ces biens dépendra le maintien du potentiel d'activité du CGA.  Le contrôle des stocks.1. Les procédures de gestion des biens visent les objectifs suivants :  l'utilisation rationnelle des biens affectés .  la réalisation périodique d'inventaires physiques des biens . GESTION DES BIENS 2.

5. l'affectation. 2. CODIFICATION DES INFORMATIONS L'efficacité des procédures de gestion des biens exige la codification des informations nécessaires à l'identification. la période 2. la nature du bien.2012 ABS. la date d'acquisition. 4. …). Les informations susceptibles d'être codifiées comprennent : 1. 2. matériel informatique. 6.1. ETIQUETAGE DES BIENS La référence d'immobilisation est l'information codifiée qui est matérialisée par une étiquette apposée sur une immobilisation afin de l'identifier rapidement. 3.2.2. la localisation du bien. à l'utilisation et au suivi des biens. mobilier de bureau. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 67 ANNEXE 2. matériel bureautique. affectation.Référenciations des biens 1.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. matériel de transport.  les informations susceptibles d'être modifiées pendant d'utilisation du bien par Le CGA (localisation. le numéro d'ordre du bien.INTERNATIONAL SARL .      le le le le le matériel de bureau. la désignation du bien. Cette DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .Biens durables La catégorie des biens durables comprend notamment :  les agencements et installations. Ces informations peuvent être regroupées en deux (2) catégories :  les informations qui ne peuvent être modifiées tout au long de la durée d'utilisation du bien .

TABB : table basse.la nature du bien : trois caractères alphabétiques suffisent. En conséquence. MIN : matériel informatique. Position 2 . le numéro d'ordre du bien. 4. CHAI : chaise.la désignation du bien ou la description : quatre caractères alphabétiques. la date d'acquisition. 3. mais elles sont mentionnées dans la fiche d'immobilisation et dans le registre des biens. MBU : matériel bureautique MOB : mobilier de bureau MAT : matériel de transport etc. Figurent sur l'étiquette les renseignements suivants : 1. la nature du bien. la désignation du bien.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. 2. Par exemple : CLIM : climatiseur. Pour chaque position elles doivent comporter le même nombre de caractères pour assurer une présentation homogène des étiquettes. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 68 ANNEXE information n'est portée qu'une fois et n'est pas modifiable. L'étiquette d'immobilisation comporte ainsi quatre (04) positions : position 1 position 2 position 3 position 4 Nature désignation date Numéro d'ordre 1. les informations susceptibles de modifications ne sont pas portées sur l'étiquette d'identification . Position 1 . Par exemple : MAB : matériel de bureau. Les codifications sont alphanumériques. CLAV : clavier SOUR : souris ECRA : écran PHTC : photocopieur DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .2012 ABS.INTERNATIONAL SARL .

 B pour l'unité centrale. le numéro d'ordre est complété par un caractère alphabétique précisant les parties pouvant être remplacées tout en gardant les autres éléments du matériel comme suit :  A pour le moniteur. CAS SPECIFIQUES o Matériel composite : Dans le cas spécifique du matériel informatique composite.2012 ABS. Exemples : 11 pour 2011. 1. Etc.  B désignant le compresseur.le numéro d'ordre du bien : 3 caractères numériques.  C pour le clavier. 1. Il en est de même du matériel de climatisation (« Split system ») composé de :  A désignant le ventilateur. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 69 ANNEXE Position 3 – l'année d'acquisition : deux caractères numériques. Position 4 . 10 : bien acquis en 2010. Par exemple : 001 : pour le premier bien enregistré. 002 : pour le deuxième bien enregistré. 12 pour 2012. 1. 2.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. Ainsi le code suivant : MAB/CLIM/10/003 fournit les renseignements suivants : MAB : bien classé dans le matériel de bureau CLIM: il s'agit d'un climatiseur split system .  D pour la souris. 003 : pour le troisième bien enregistré. o Bien livré en plusieurs unités : DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .INTERNATIONAL SARL . : bien inscrit sous le numéro 003 dans le registre des biens. Les positions à l'intérieur de l'étiquette d'identification sont séparées par des barres obliques.

et une écriture de sortie de bien constatera la sortie de ce seul élément du lot o Cas particulier du matériel roulant : L'attribution du numéro d'immatriculation est assurée normalement par le service national des transports.INTERNATIONAL SARL . le numéro d'ordre du lot des 20 chaises dans le registre est 50. Ainsi en cas de disparition d'un élément du lot. L'inscription au registre : DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .  localiser sans perte de temps les biens.  la fiche d'immobilisation. le numéro d'ordre de la 15ème chaise du lot sera codifié comme suit : 50. la numérotation peut comprendre la mention de la quantité totale livrée et l'ordre de l'élément dans le lot.  la fiche d'inventaire. chargé de l'immatriculation des véhicules au plan national. OUTILS DE GESTION DE BIENS Les supports nécessaires à la gestion des biens durables comprennent :  le registre des biens. L'attribution d'un code entraîne la création d'une étiquette (inusable de préférence) qui est fixée sur le bien par le RAF. Cette référence est reportée dans le registre des biens durables.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. la mention sera faite dans le registre sur la ligne d'enregistrement du lot de 20 chaises .  des carnets de bons pour constater les mouvements des biens. i.15/20. Exemple : achat de 20 chaises de bureau livrées en une seule fois . 1.  favoriser le rapprochement rapide et la valorisation des biens inventoriés .2012 ABS. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 70 ANNEXE Lorsqu'un bien est livré en plusieurs unités. INTERET DE LA CODIFICATION DES BIENS L'intérêt de cette codification est de :  faciliter l'exécution des inventaires physiques . 1.

Le nom du fournisseur. Le registre comprend les renseignements suivants : 1. 10. 9. Le registre des biens durables est tenu par le RAF. Le code d'identification. Ce registre manuel ou informatique enregistre chronologiquement toutes les entrées de biens durables. 4. Le service utilisateur (la localisation). Le type. La marque. 8. La date de sortie du bien. 2.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. porte la nomenclature sur le BE et sur les autres pièces justificatives (factures. Une fiche d'immobilisation relative à chaque immobilisation est créée lors de l'inscription du bien dans le registre. 3. 6. 7. Les observations. 5. La date d'entrée du bien.2012 ABS. marchés) soumet le BE E ( DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . b) PROCESSUS D'ENTREE ET D'AFFECTATION DES BIENS Séquence 1 Période Acteurs A la date Le RAF de réception de tout bien ou lot de biens Description des tâches narrative A établit en un exemplaire un bon d'entrée (BE) du bien à partir du procès-verbal de réception dressé par la commission de réception des commandes. Le prix d'acquisition. La désignation du bien. FINANCIERES ET COMPTABLES 71 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE Il est ouvert un registre par catégorie de biens durables.INTERNATIONAL SARL C D .

prépare en deux exemplaires le bordereau d'affectation du matériel (BAM) au vu des instructiondu DE et lui transmet pour signature vérifie la conformité du BAM à ses instructions.INTERNATIONAL SARL ( . marché.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. vérifie la conformité du BE avec la liasse (facture . appose son visa pour l'autoriser et le retourne au RAF pour exécution informe par tout moyen les bénéficiaires de la disponibilité du matériel dont ils peuvent prendre livraison appose les étiquettes d'identification sur les biens et les met à la ( ( ( ( ( DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .2012 ABS. signe et le transmet au DE s'assure de la régularité de l'opération. FINANCIERES ET COMPTABLES 72 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES Le RAF Sur instruction s du RAF Le RAF Le RAF Le DE Dès que Le RAF les biens sont préparés Le RAF ANNEXE accompagné de la liasse (facture. bon de commande) au RAF pour vérification et signature.marché) et le signe pour le valider puis le retourne au COMP avec les instructions pour l'affectation .

FINANCIERES ET COMPTABLES 73 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES Au bénéfici moment aires de l'affectatio n des biens ANNEXE disposition des bénéficiaires contresignent les BAM. en prennent un exemplaire et récupèrent les biens qui leur sont affectés ( c) PROCESSUS D'ENTREE ET D'AFFECTATION DES BIENS Séquence 1 Période Acteurs A la date Le RAF de réception de tout bien ou lot de biens Description narrative A des tâches établit en un exemplaire un bon d'entrée (BE) du bien à partir du procèsverbal de réception dressé par la commission de réception des commandes.2012 ABS. Porte la nomenclature sur le BE et sur les autres pièces justificatives (factures.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.INTERNATIONAL SARL D . marchés) Vérifie le BE E C ( DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .

bon de commande) et signature. marché. signe et le transmet au DE s'assure de la régularité de l'opération.marché) et le signe pour le valider puis le retourne au DE pour les instructions pour l'affectation .INTERNATIONAL SARL .2012 ABS. vérifie la conformité du BE avec la liasse (facture . FINANCIERES ET COMPTABLES 74 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES Le RAF Sur instruction s du DE Le RAF Le RAF Le DE Dès que Le RAF les biens sont préparés ANNEXE accompagné de la liasse (facture. prépare en deux exemplaires le bordereau d'affectation du matériel (BAM) au vu des instructions du DE et lui transmet pour signature vérifie la conformité du BAM à ses instructions. appose son visa pour l'autoriser et le retourne au RAF pour exécution informe par tout moyen les bénéficiaires de la disponibilité du matériel dont ils peuvent prendre livraison ( ( ( ( ( DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.

D : pour détention (ou archivage et conservation). C : pour contrôle. en prennent un exemplaire et récupèrent les biens qui leur sont affectés saisit la codification définitive des biens affectés dans le logiciel de gestion des immobilisations classe le BE. comme le mobilier de bureau. le PV dans un dossier approprié (classeur. chemise. i. le BAM.. . les factures. L'utilisation de certains biens. chaises. MODALITES GENERALES Aucun bien ne peut être utilisé sans avoir été affecté à un agent ou à un service du CGA. fauteuils.2012 ABS.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.. (tables.INTERNATIONAL SARL . le matériel de bureau. FINANCIERES ET COMPTABLES 75 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES Le RAF Au bénéfici moment aires de l'affectatio n des biens Le RAF Au moins Le DE une fois par an ANNEXE appose les étiquettes d'identification sur les biens et les met à la disposition des bénéficiaires contresignent les BAM. E : pour exécution. PROCESSUS D'UTILISATION DES BIENS 2. bureaux. La seule personne habilitée à autoriser les utilisations de biens d'équipement est Le DE ou le PDT. les marchés. etc.) ne présente aucune particularité à partir DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .) de biens durables Contrôle l'exactitude des informations de gestion des biens ( ( ( ( A : pour approbation.

INTERNATIONAL SARL ( D .2012 ABS. 3. UTILISATION DU MATERIEL INFORMATIQUE Séquence Période Tous jours Acteurs les Agents équipés Description des tâches narrative A E C vérifient que le matériel fonctionne normalement assurent l'état de propreté du matériel ( En cas Tout d'incident agent signale l'incident au RAF pour disposition nécessaire à prendre (dépannage ou maintenance) ( Tous jours les Tout agent veille à utiliser les fournitures informatiques sans gaspillage (papier. FINANCIERES ET COMPTABLES 76 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE du moment où ils ont été affectés à des agents précis. ( d'un poste D'un poste A la Agents fermeture équipés des D'un bureaux poste s'assurent que le matériel est éteint (ou en veille pour les matériels en communication) veillent à recouvrir le matériel de housses adéquates DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. encre. Chaque agent est responsable de l'utilisation du matériel qui lui a été affecté. Il s'agit du matériel informatique et des photocopieurs. au contraire.) ( Tous jours les Agents équipés sauvegardent les fichiers sur des supports internes et externes pour assurer une sécurité des données du CGA. D'autres biens exigent. un suivi très rapproché afin de leur assurer une durée de vie raisonnable. etc. disquette.

machines à relier. En cas de Le DE besoin Autorise le remplacement du matériel ( ( ( A : pour approbation.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.2012 ABS.INTERNATIONAL SARL D . E : pour exécution. UTILISATION DES EQUIPEMENTS COLLECTIFS (copieurs. 4. D : pour détention (ou archivage et conservation). C : pour contrôle. FINANCIERES ET COMPTABLES 77 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE Au moins Le RAF 1 fois par bimestre veille à ce maintenance du soit effectuée prestataire de informatiques que la matériel par un services En cas de Le RAF besoin Informe Le DE par note de service en cas de défaillance d'un matériel ou lorsque le matériel devient hors d'usage. etc.) Séquence Période Acteurs Description narrative tâches A E C des A la mise en LE DE service du bien désigne responsable s'occuper l'utilisation l'équipement un pour de de ( Tous jours Vérifie l'équipement fonctionne correctement que ( s'assure que l'équipement n'a pas atteint son niveau ( les Le RAF Aux dates Le RAF préétablies DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .

PROCESSUS D'ENTRETIEN DES BIENS 2. L'entretien périodique est l'ensemble des contrôles de fonctionnement à effectuer à des dates précises ou après un nombre d'heures de fonctionnement généralement fixé par le fabricant.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. apporté par l'utilisateur lui-même qui veille à assurer un fonctionnement quotidien régulier du matériel mis à sa disposition. Ils sont effectués par des services extérieurs au CGA. FINANCIERES ET COMPTABLES 78 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE d'utilisation à partir duquel un contrôle est nécessaire . inopinément Le RAF Contrôle le respect des prescriptions d'utilisation de ces biens ( A : pour approbation. E : pour exécution. trois types d'entretien sont à prévoir :  l'entretien permanent ou quotidien. Il se manifeste par les dispositions de vérifications à effectuer quotidiennement. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . Les réparations sont l'ensemble des interventions effectuées sur les biens pour les remettre dans un état de fonctionnement correct. D : pour détention (ou archivage et conservation). L'entretien permanent est.  les réparations. C : pour contrôle. i. DEFINITIONS Pendant la durée de vie ou de fonctionnement d'un bien durable.INTERNATIONAL SARL . en général.2012 ABS.  l'entretien périodique. sinon il fait intervenir le prestataire de maintenance.

L'entretien périodique comprend les opérations suivantes :  la vidange. o Entretien du matériel informatique : L'entretien périodique du matériel informatique est confié à un prestataire local de services informatiques. Une copie de la notice d'entretien est transmise au service utilisateur du matériel désigné. L'ENTRETIEN DES BIENS Certains équipements spécialisés sont accompagnés au moment de leur livraison par le fournisseur d'une notice où sont consignées les instructions relatives à leur entretien. Les informations qu'il contient sont les suivantes :  le nom du chauffeur affecté. La visite technique des véhicules est conduite sous la responsabilité du RAF. Les modalités et les procédures à suivre sont fonction de la nature des biens. de même que la documentation technique fournie avec le bien. il convient de faire appel à un fournisseur agréé par le concepteur du logiciel.  les destinations assurées.2012 ABS. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 79 ANNEXE 1.  les kilomètres parcourus.  les entretiens déjà effectués.  les observations éventuelles.  la vérification des niveaux d'eau et d'huile.  le gonflage des pneus. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .INTERNATIONAL SARL . L'entretien périodique doit s'effectuer selon les modalités de la notice d'entretien. Le carnet de bord du véhicule est examiné régulièrement par le RAF car il fournit des renseignements utiles sur la qualité d'utilisation du bien. o Entretien des véhicules : L'entretien périodique des véhicules est assuré par un garagiste (prestataire de service).  le graissage.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. Les logiciels exigent de la maintenance. En cas de mauvais fonctionnement ou de la nécessité d'acquérir une version actualisée d'un logiciel.

celui-ci vérifie avant de signer le BDT si le bien bénéficie d'une garantie du constructeur. Tous les BDT sont signés par le DE/PDT ou le RAF par délégation.INTERNATIONAL SARL .  le dernier constituant la souche.  La désignation des travaux à effectuer. 1.  La date de sortie. LA REPARATION DES BIENS Toute opération de réparation donne lieu à l'établissement d'un bon de travail (BDT) comportant toutes les mentions nécessaires permettant d'identifier la nature des travaux demandés :  Les références du bien. Le BDT est un bon de commande pour service de réparation. un service extérieur si la nature des travaux l'exige. Le BDT est établi en quatre exemplaires. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .  La date de demande des travaux.2012 ABS.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.  d'autre part. s'il a reçu une formation appropriée et .  un exemplaire pour la comptabilité et. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 80 ANNEXE L'installation des programmes peut être confiée à un informaticien indépendant ou à un agent qui aura été préalablement formé à cette tâche. o Entretien des autres équipements : L'entretien périodique des autres équipements est assuré par :  l'utilisateur d'une part. Ces quatre exemplaires seront ventilés comme suit :  deux exemplaires pour le service extérieur de réparation.  Les travaux effectués.  La date d'entrée du bien à l'atelier. Dans l'affirmative il vérifie également la nature et la portée de cette garantie afin de ne pas faire prendre en charge par Le CGA des travaux imputables aux fournisseurs. Le BDT est visé par :  l'agent ou le service utilisateur. Dans tous les cas.

Les fiches d'inventaire DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . 3. outre le COMP. Les opérations matérielles sont exécutées par une équipe d'inventaire comprenant. RESPONSABILITE DE L'INVENTAIRE Les opérations d'inventaire sont effectuées une fois par année et sont placées sous la supervision du RAF. en particulier celles concernant l'état du bien.INTERNATIONAL SARL . Cette opération permet de :  déceler d'éventuels écarts entre le nombre et la nature des biens figurant.  vérifier la situation physique des biens.  rangement préalable des biens. dans les comptes.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.  information préalable des personnes concernées par la procédure. l'AD et éventuellement d'autres agents désignés par le RAF. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES  81 ANNEXE Le RAF. OBJECTIF DE L'INVENTAIRE L'inventaire a pour but le contrôle physique des biens durables.2012 ABS. Le service utilisateur pourra alors prendre livraison du bien en visant le BDT. Lors de la prise d'inventaire. PROCEDURE D'INVENTAIRE DES BIENS 2. Le DE vise une seconde fois pour constater la bonne exécution des travaux demandés. 4. d'autre part. sur les registres des biens et. toutes les annotations nécessaires sont faites. Le réparateur doit joindre un des deux exemplaires de BDT à sa facture au moment de la livraison des travaux qui sera constatée par un bordereau de livraison du réparateur dûment visé par Le DE. Toutes les fiches d'inventaire sont datées et signées par les membres de l'équipe d'inventaire. Lorsque les travaux sont effectués. L'exemplaire du bon de travail retenu par le RAF est classé dans le dossier individuel du bien. i. d'une part. PROCEDURE DE PRISE D'INVENTAIRE La réussite de la procédure de prise d'inventaire nécessite la mise en place des dispositions suivantes :  préparation des fiches d'inventaire.

 pour autoriser le remplacement d'un bien. Séquence Acteurs 1. Les conclusions de l'inventaire consignées dans le procès verbal sont communiquées par le RAF au DE/PDT pour les décisions éventuelles à prendre.  pour sanctionner les agents n'ayant pas correctement utilisé ou entretenu les biens. A la fin de l'opération. l'équipe Description tâches narrative des A E . o Les mises au rebut doivent faire l'objet d'un PV précisant les motifs de la mise au rebut.  biens devenus inutilisables à la suite de panne ou d'accident.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.Dresse l'état du matériel en précisant :  le matériel inutilisable  et ou hors d'usage . FINANCIERES ET COMPTABLES 82 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE sont ensuite exploitées avec les registres pour compléter les informations qui ne sont pas matérialisées sur les biens. PROCESSUS DE SORTIE DES BIENS (DESINVESTISSEMENT) Les cessions et les mises au rebut d'immobilisations ne peuvent intervenir que dans les conditions ci – après :  biens démodés à rendement médiocre.INTERNATIONAL SARL C D . un procès verbal d'inventaire physique des immobilisations est établi et signé par les membres de l'équipe d'inventaire. Dans le cadre de l'inventaire physique des immobilisations en fin d'exercice. soit :  pour autoriser la sortie définitive d'un bien.Transmet à la commission de réforme mise sur pied DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .2012 ABS. i.  biens pour lesquels les dépenses de réparation et d'entretien sont trop fréquentes.

FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 2. composée du RAF.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. Porte à la connaissance du personnel. Commission de reforme     Etudie le dossier Porte éventuellement sur le dossier des observations Autorise la reforme Transmet la liste approuvée à la commission de reforme pour exécution de la décision.Transmet le dossier au PDT 3.Prépare un dossier de proposition de reforme en précisant les options :  vente  mise au rebut .2012 ABS. par voie d'affichage. Précise le délai de soumission Vérifie que les offres sont bien reçues sous pli fermé Ouvre les offres en présence de tous les DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .Examine la liste des immobilisations qui font l'objet d'une proposition de reforme . PDT     4. La commission de reforme. ANNEXE d'inventaire pour examen. du DE et d'un ExpC . la liste des immobilisations à reformer.INTERNATIONAL SARL 83 .

FOURNITURES CONSOMMABLES 2. chemises.3.1.3. blocs-notes.3.  Les produits d'entretien et de nettoyage.  des carnets de bons pour constater les mouvements de fournitures. A : pour approbation. C : pour contrôle. E : pour exécution.  Les consommables informatiques.2.3. D : pour détention (ou archivage et conservation). 2.  Stylos.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 84 ANNEXE membres de la commission de reforme pour attester de la régularité du dépouillement.  la fiche d'inventaire.PROCESSUS DE RECEPTION Le comité de réception réceptionne les fournitures auprès des fournisseurs et délivre un bon de réception ou un bon d'entrée (BE) en 3 exemplaires à raison d'1 ex pour le DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .NATURE DES FOURNITURES CONCERNEES Les fournitures consommables comprennent :  Le papier. etc.2012 ABS.  Rédige un PV de dépouillement  Transmet le PV au PDT.3.INTERNATIONAL SARL . 2.).  Fournitures de rangements (classeur.OUTILS DE GESTION DES FOURNITURES Les supports nécessaires à la gestion des fournitures comprennent :  le registre des fournitures (ou ensemble des fiches de stock). 2.  Les encres.

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .3.Délivre un bon de sortie en 2 exemplaires à raison d'un exemplaire pour le demandeur et 1 exemplaire qu'il conserve dans le carnet . SA fournitures E C ( Livre les quantités demandées et autorisées . Il enregistre dans chaque fiche de stock les quantités reçues et range les articles dans les locaux de rangement réservés à cet effet.4.PROCESSUS DE CONSOMMATION Séquence Acteurs Description narrative des A tâches 1.2012 ABS. un exemplaire à garder dans le carnet et 1 ex pour le SA qui prend en charge les fournitures livrées.Il constate la sortie de fournitures dans le registre des fournitures. Agent Demande des demandeur consommables après visa du responsable de Centre de responsabilité 2.INTERNATIONAL SARL D . Ces locaux de rangement doivent être fermés à clef. FINANCIERES ET COMPTABLES 85 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE RAF. 2.

Un procès-verbal d'inventaire est dressé à chaque contrôle selon le planning des réapprovisionnements. Le RAF assure le contrôle des stocks en procédant à l'inventaire au moyen de la fiche d'inventaire de stock.3.PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT Lorsque les stocks de fournitures atteignent un niveau de quantité minimum. D : pour détention (ou archivage et conservation). 2. 86 ANNEXE Porte son visa dans le registre des fournitures pour constater la réception effective desdites fournitures. 2. Le réapprovisionnement suit les procédures d'acquisitions valables pour cette catégorie de dépenses. C : pour contrôle.3. E : pour exécution. Remarque : Ce système peut être remplacé par la tenue d'un cahier dans lequel une colonne est prévue pour apposer les visas des demandeurs à chaque sortie.6.4.INTERNATIONAL SARL .2012 ABS. A : pour approbation. Un exemplaire est communiqué au DE. 2.5.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. Le SA enclenche le processus de réapprovisionnement. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES Agent demandeur 3.PROTECTION DES BIENS LE CGA souscrit à des polices d'assurances contre les risques suivants que peuvent courir les biens :  vol.  à l'inventaire de fin de période.  Incendie.PROCESSUS DE CONTROLE Le contrôle des fournitures consommables s'exerce à deux occasions principales :  au renouvellement du stock.

5.ANNEXES 1 Bon d'entrée 2 Bon de sortie 3 Bordereau d'affectation du matériel 4 Modèle de durables 5 Modèle de fiche d'immobilisation 6 Fiche d'immobilisations 7 Modèle de carnet de bord de véhicule 8 Modèle de bon de travail 9 Modèle de fiche d'inventaire de stock registre des biens d'inventaire DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . ni perdus. Le DE est responsable du renouvellement dans les délais des polices d'assurances des biens. une prospection est faite pour saisir des opportunités susceptibles d'optimiser les coûts des primes.INTERNATIONAL SARL . les responsables et agents du CGA doivent. Les originaux des polices d'assurances sont conservés dans un coffre au bureau du DE. A l'occasion des renouvellements. Ils doivent ainsi personnellement s'assurer que ces biens ne puissent être ni volés. veiller à la sécurité des biens placés sous leur responsabilité ou mis à leur disposition.2012 ABS. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES  87 ANNEXE responsabilité civile. 2.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. La sécurité des locaux et leur gardiennage font ainsi partie des mesures de sécurité élémentaires. Des exemplaires sont utilisés pour la tenue de la comptabilité. Par ailleurs. Le CGA peut utiliser les services d'un courtier d'assurances pour garantir le choix de la meilleure couverture des biens et le suivi efficace des polices. ni dégradés. en permanence.

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.2012 ABS. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 10 ANNEXE Modèle de fiche de stock (ou registre de fournitures) 1. BON D'ENTREE Bon d'entrée N° DU DESIGNATION REFERENCE Le RAF UNITE QUANTITE Observations LE DE INSTRUCTIONS POUR L'ENTREE : les mouvements de stock sont faits dans l'unité de comptage DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .INTERNATIONAL SARL 88 .

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE 2.INTERNATIONAL SARL 89 . BON DE SORTIE Bon de sortie N° DU DESIGNATION REFERENCE UNITE Le RAF QUANTITE Observations Le bénéficiaire Visa du DE INSTRUCTIONS POUR LA SORTIE : Les mouvements de stock sont faits dans l'unité de comptage DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .2012 ABS.

BORDEREAU D'AFFECTATION DE MATERIEL Bordereau N° DU DESIGNATION REFERENCE UTILISATEUR Le RAF CODIFICATION Le responsable du service utilisateur Visa du DE Visa du PDT INSTRUCTIONS POUR LE BENEFICIAIRE : Les biens sont propriété du CGA DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.INTERNATIONAL SARL 90 .2012 ABS. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE 3.

Codif icati on Da te Descri Allotiss ption ement Val eur Com man de Four nisse ur Mouve ments Affect ation da te nat ure report du folio précédent total à reporter total à reporter DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 91 ANNEXE 4.2012 ABS.INTERNATIONAL SARL destin obser ation vatio ns . REGISTRE DES BIENS DURABLES INSTRUCTIONS POUR L'AGENT CHARGE DE LA TENUE DU REGISTRE : les biens sont recensés individuellement dans le registre N° DE FOLIO N° DE COMPTE INTITULE DU COMPTE Réf.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.

INTERNATIONAL SARL 92 . FICHE D'IMMOBILISATION Fiche N° DU N° de compte Codification Description Affectation Fournisseur Date de mise en service Date de sortie Motif Détail du coût DESIGNATION MONTANT (devises) MONTANT (monnaie locale) Coût total Quantités DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .2012 ABS. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE 5.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. FINANCIERES ET COMPTABLES 93 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE Coût unitaire Le Comptable Le DE 6. FICHE D'INVENTAIRE DES BIENS DURABLES N° de folio Date de l'inventaire Nature du bien Localisation N° de compte Codificatio Descriptio Localisatio n n n Eta t Date d'acquisitio n Valeur d'acquisitio n Financeme nt report total (à reporter) Le chef d'équipe d'inventaire Le responsable du service utilisateur Visa Du DE INSTRUCTIONS POUR L'EQUIPE D'INVENTAIRE : DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .INTERNATIONAL SARL Observat ions .2012 ABS.

2012 ABS.INTERNATIONAL SARL Obse vation . CARNET DE BORD DE VEHICULE N° de folio N° du véhicule Nom du chauffeur Date Destination Km Km Total km quantité quantité Entretien Réparation départ arrivée parcourus carburant lubrifiant 8. BON DE TRAVAIL Bon N° DU PRESTATAIRE Nom ou raison sociale Adresse Tel Devis ou proforma du Le prestataire ci-dessus identifié est invité à exécuter les services ci-après décrits : DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 94 ANNEXE S'assurer que les biens recensés sont propriété du CGA ou mis à sa disposition 7.

2012 ABS. les factures devront être accompagnées de l'ORIGINAL du bon de travail DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .INTERNATIONAL SARL . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES DETAIL DE LA PRESTATION Codification QUANTITE 95 ANNEXE PRIX UNITAIRE TOTAL TOTAL HORS TAXE Montant total en lettres Délais de livraison Régime fiscal Le Prestataire Signature RAF Signature du DE Bon pour accord INSTRUCTIONS POUR LE PRESTATAIRE : Pour tout règlement.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.

INTERNATIONAL SARL . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 96 ANNEXE 9. FICHE D'INVENTAIRE DE STOCK N° de folio Date de l'inventaire Nature du bien Localisation N° de compte Référence Description Unité QUANTITE QUANTITE théorique physique Le RAF Ecarts Observations Le DE INSTRUCTIONS POUR L'EQUIPE D'INVENTAIRE : Les quantités feront l'objet d'un double comptage pour réduire les risques d'erreurs DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.2012 ABS.

2012 ABS. Total du folio précédent Total à reporter TITRE III : PROCEDURES BUDGETAIRES ET SYSTEME COMPTABLE DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.INTERNATIONAL SARL Stock physiqu e. FINANCIERES ET COMPTABLES 97 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE 10. REGISTRE DES FOURNITURES INSTRUCTIONS POUR L'AGENT CHARGE DE LA TENUE DU REGISTRE : les biens sont inscrits dans le registre selon l'unité de comptage N° DE FOLIO N° DE COMPTE INTITULE DU COMPTE Désignation du bien Date N° BE ou BS Descriptio n de l'opératio n Bénéficiai re QUANTIT E entrée QUANTI TE sortie Stock théoriqu e. Ecar Emarge ts .

 Budget d'exploitation Ce budget prend en compte les charges courantes ainsi que les produits attendus pendant l'exercice.  les dépenses relatives aux investissements. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . Le contrôle budgétaire incorpore dans les prévisions la tranche annuelle de ces investissements. Ce budget est un compte d'exploitation prévisionnel présentant les charges et les produits ainsi que le résultat d'exploitation de l'exercice. Ces activités incluent donc aussi bien :  les dépenses relatives fonctionnement). FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 98 ANNEXE 1 – Procédures budgétaires 2 – Système comptable 1. que .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.2012 ABS.INTERNATIONAL SARL . PROCEDURES BUDGETAIRES a. PRINCIPES BUDGETAIRES DEFINITIONS Le budget du CGA est la représentation chiffrée de ses activités. LES DIFFERENTS BUDGETS  Budget d'investissement En général les investissements sont envisagés à plus long terme que le budget annuel de fonctionnement (modernisation et gros entretien de l'équipement et des machines). au fonctionnement du CGA (personnel. La période budgétaire du CGA correspond à l'année civile : du 1er janvier au 31 décembre.

Il est indispensable de l'élaborer pour :    assurer en temps opportun les liquidités.2012 ABS.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. Ce procédé permet d'actualiser la programmation budgétaire des exercices suivants. PRINCIPES BUDGETAIRES Les principes budgétaires suivants sont observés : 1. universalité. L'efficacité du processus budgétaire dépendra donc de la qualité de la programmation de ces activités dans le temps. L'évaluation des coûts : Les principes budgétaires généraux sont applicables pour chiffrer les dépenses relatives aux activités du CGA : unité. annualité. ORGANES DE L'ELABORATION DU BUDGET Les organes qui participent à l'élaboration et à la validation du budget du CGA sont les suivants : DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . b. éviter le blocage de l'exécution des programmes pour déficit de trésorerie. contrôler systématiquement la situation comptable. La budgétisation consistera ensuite à préciser chaque année le détail des dépenses relevant de l'exercice concerné en tenant compte des écarts constatés entre prévisions initiales et réalisations. 2. L'actualisation annuelle des activités : La budgétisation annuelle est une actualisation annuelle de la programmation à moyen terme. La programmation pluriannuelle des activités : Les budgets annuels sont la traduction des activités projetées dans le cadre des opérations à réaliser. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES  99 ANNEXE Budget de trésorerie II récapitule l'ensemble des dépenses et recettes pour permettre l'équilibre permanent de la trésorerie sur une période donnée. 3.INTERNATIONAL SARL .

D'autres structures qui participent aux activités du CGA peuvent être sollicitées. pour la préparation du budget . CALENDRIER DU PROCESSUS BUDGETAIRE Le processus d'élaboration du budget annuel doit être totalement achevé avant le début de l'exercice budgétaire pour ne pas bloquer le fonctionnement du CGA et permettre l'engagement des dépenses budgétisées. Etapes du processus Instructions du budget Dates limites préparatoires 1er septembre Propositions budgétaires 15 septembre Responsable PDT DE.  le temps nécessaire au traitement des données collectées .  le DE. RAF DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .INTERNATIONAL SARL .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.  les délais d'acheminement des documents aux membres des organes sollicités. L'équipe du CGA qui assume des responsabilités dans la préparation du budget comprend :  le PDT.  Le Conseil d'Administration.  laisser aux Adhérents.2012 ABS. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 100 ANNEXE  le Directeur Exécutif. En tenant compte des contraintes de temps. c. des délais suffisants pour se prononcer sur les projets que le CGA leur présente et qu'il faudra financer. EXPERTS. le processus budgétaire doit avoir commencé au plus tard le 1er septembre de chaque année :  le temps de collecte des propositions . Au cours d'un exercice budgétaire donné.  l'Assemblée Générale pour l'adoption du budget. pour l'arrêt du budget . le processus d'élaboration du budget de l'exercice suivant doit donc être lancé suffisamment tôt pour :  pouvoir être terminé à une date permettant son examen et son adoption au plus tard en décembre par l'Assemblée Générale (AG).  le RAF.  les Experts (Comptable et Fiscal).

INTERNATIONAL SARL . PROCESSUS D'ELABORATION DU BUDGET 1. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .  en ne considérant que les rubriques de dépenses qui le concernent.4.PROPOSITIONS BUDGETAIRES Chaque responsable prépare ses propositions de budget :  en veillant au respect des règles d'évaluation convenues et. Dans le cadre de ses attributions.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. Les propositions doivent parvenir au DE dans un délai raisonnable pour permettre leur consolidation. à partir de l'exploitation des différents rapports et des programmes d'activités. Elles sont élaborées.2. 1. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES Consolidations budgétaires 25 septembre DE Arbitrage des propositions 30 septembre PDT Etablissement du projet de 10 octobre budget DE Amendements consolidations Conseil d'Administration et 101 ANNEXE Approbation du budget Avant 30 décembre AG Mise en place du budget 30 décembre dès DE notification du budget retenu et approuvé d. le DE appuie les autres responsables du CGA dans le processus de préparation budgétaire.4. et transmises sous la forme de note de service préparée par le DE et signée par Le PDT.1- INSTRUCTIONS PREPARATOIRES DU BUDGET Les instructions préparatoires ont pour objectif d'aider les responsables à mieux préparer leur budget annuel.2012 ABS.

EXPERTS. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 1. DE. RAF. a. 1.5.4.6. les propositions sont examinées par le staff : PDT.INTERNATIONAL SARL .4. en cas de besoin.2012 ABS.ETABLISSEMENT DU PROJET DE BUDGET Le DE dresse le projet de budget à partir des amendements faits par la réunion d'arbitrage. Le projet de budget général est approuvé par les Adhérents au cours de l'Assemblée Générale (AG). Des amendements peuvent être faits par les participants.5.4.APPROBATION DU BUDGET Le projet de budget annuel est soumis au Conseil d'Administration qui l'examine et l'arrête. les données reçues. 1.3- 102 ANNEXE CONSOLIDATION DES PROPOSITIONS BUDGETAIRES Les propositions budgétaires sont transmises au DE qui en assure la centralisation et la consolidation. 1.4.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.1.PRINCIPE D'EXECUTION BUDGETAIRE L'exécution du budget consiste en : DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . SCHEMA GRAPHIQUE DU PROCESSUS BUDGETAIRE Le processus décrit aux paragraphes précédents est illustré par le schéma cidessous. Il procède aux vérifications d'usage et corrige. EXECUTION DU BUDGET 1.4- ARBITRAGE DES PROPOSITIONS BUDGETAIRES Une fois consolidées.

INTERNATIONAL SARL . Il est possible de découper le budget annuel en tranches trimestrielles si les données et les critères permettant cette répartition sont disponibles.4- ENGAGEMENT DES DEPENSES L'engagement est l'acte par lequel le PDT crée ou constate à l'encontre du CGA une obligation dont résultera une dépense.3. 1. 1.PERSONNEL D'EXECUTION DU BUDGET Le personnel d'exécution du budget du CGA comprend :  Le PDT qui engage les dépenses . Ce type de découpage vise à suivre les évolutions et variations budgétaires trimestrielles.2012 ABS. le DE édite alors les états budgétaires ventilés au personnel d'exécution . 3.5. fournitures et services décrites ci-dessous. le DE inscrit dans chaque poste budgétaire figurant au budget les crédits de dépenses autorisés . Seul le PDT/DE est habilité à engager les dépenses budgétisées.  l'engagement et le paiement des dépenses budgétisées. le DE transmet un exemplaire du budget au personnel chargé de son exécution .  le DE qui assure le contrôle des dépenses engagées et vérifie le respect des crédits budgétaires .MISE EN PLACE DU BUDGET Avant tout engagement de dépenses sur le budget approuvé. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 103 ANNEXE  la mise en place du budget.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. 2. 1. ce sont des documents budgétaires de base de référence pour engager les opérations. il prépare un bordereau budgétaire et le saisit dans le module budgétaire du progiciel de gestion financière et comptable. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . pour ce faire.  l'encaissement des ressources budgétisées.2. 1.5. L'engagement des dépenses se fait suivant les procédures d'acquisition de biens.5.  le RAF qui effectue le paiement des dépenses engagées.

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.INTERNATIONAL SARL . d'équipements et de services  Exécution de travaux Opérations immobilières     contrat de travail. Cette information est disponible auprès du DE ou dans les états budgétaires 1. Le contrôle budgétaire exige logiquement trois séries d'intervention : DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . décisions prises concernant la situation de chaque agent ou les missions et travaux dont il est chargé établissement d'une commande. passation d'un marché passation d'un marché Octrois de subventions ou dons  passation d'un contrat. décision d'expropriation autorisant le paiement convention Frais de gestion  décisions du PDT/DE Charges sur exécution des opérations de trésorerie  décisions du PDT/DE Autres dépenses  décisions du PDT/DE ou Tout agent souhaitant faire engager une dépense doit au préalable s'assurer de la disponibilité des crédits budgétaires correspondants.5- CONTROLE DES DEPENSES Les efforts pour établir un budget prévisionnel seraient vains si l'on n'y adjoignait le contrôle assurant la fonction de comparaison des réalisations aux prévisions.5.2012 ABS. FINANCIERES ET COMPTABLES 104 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE Le tableau ci-dessous résume les différentes formes d'engagement des dépenses : NATURE DE DEPENSE FORME DE L'ENGAGEMENT Frais de personnel   Achats de fournitures.

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. afin de prévoir des budgets successifs plus précis. en dépit des variations intervenues dans les facteurs de décision. tous les engagements de dépenses doivent obligatoirement être visés par le DE qui s'assure de leur conformité au budget. établissement d'un programme précis en vue d'atteindre dans un délai donné. pour la prévision. Toutefois. Cette disposition répond à un souci de contrôle interne efficace. Dès lors. Ce contrôle n'est pas un contrôle d'opportunité de la dépense dont le PDT reste le seul juge. l'exercice du contrôle budgétaire comporte la recherche des écarts apparents et de leurs causes. au cours de l'exécution. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 105 ANNEXE 1. Le DE exerce en permanence un contrôle a priori des dépenses engagées par le PDT. Un tel contrôle n'exclut pas la souplesse nécessaire à toute action dans la mesure où un budget est établi pour un certain niveau d'activités mais doit être suffisamment flexible pour répondre aux aléas intervenus pendant son exécution.  PAIEMENT DES DEPENSES Le paiement des dépenses engagées est assuré par le RAF. un résultat déterminé. La certification des dépenses est du ressort de chaque centre de responsabilité du CGA comme indiqué par le tableau ci-après : DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .2012 ABS. étude systématique et permanente des perturbations susceptibles de modifier les prévisions de programme. périodiquement. Aucune dépense ne peut être réglée si la certification du service fait ou de la livraison conforme du bien n'est pas disponible. 2. 3. le DE ne peut accorder son visa à un engagement d'une dépense non prévue au budget et/ou pour laquelle les crédits disponibles seraient insuffisants. opérer les ajustements nécessaires pour atteindre l'objectif défini. A long terme.INTERNATIONAL SARL .

2.INTERNATIONAL SARL . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 106 ANNEXE Nature de dépenses Service compétent Dépenses de travaux EXPERTS . Les qualités requises pour un bon contrôle budgétaire sont :  efficacité : la recherche des exceptions doit aboutir soit à la constatation d'erreurs dans les prévisions. le suivi budgétaire sera réalisé trimestriellement. Le contrôle budgétaire recherche les écarts entre les prévisions (parfois exprimées en coûts standards ou simplement estimées) et les réalisations effectives.7.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.2012 ABS.7.SUIVI BUDGETAIRE Un budget est toujours un exercice de prévision reposant sur des estimations d'activités et de coûts à moyen et court terme. soit à une anomalie dans l'exécution dont il faut déceler les causes. 1. c'est-à-dire le Conseil d'Administration. Pour assurer une grande efficacité.SUIVI ET REVISION BUDGETAIRE 1.  rapidité : un écart constaté risque de s'aggraver si des mesures correctrices ne sont pas prises à temps . Les révisions budgétaires sont normalement approuvées par les mêmes organes que ceux qui ont approuvé le budget.1.7. Cette activité de suivi budgétaire est assurée par le DE.REVISION BUDGETAIRE Les écarts ainsi constatés peuvent conduire à entreprendre une révision budgétaire visant à réadapter les crédits ouverts aux coûts et aux activités à mener. DE Autres dépenses Le RAF 1. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .  fréquence : les vérifications opérées lors du contrôle budgétaire peuvent être plus nombreuses et plus rapprochées que celles émanant de la comptabilité.

ANNEXES 1 Modèles d'instructions préparatoires budgétaires 2 Modèle de fiche d'élaboration budgétaire 3 Modèle de tableau de consolidation budgétaire 4 Modèle de fiche de révision budgétaire 5 Modèle d'état de suivi budgétaire 1. INSTRUCTIONS PREPARATOIRES BUDGETAIRES DATE : |_____|_____|_____| NOTE DE SERVICE N° ____________ A DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.8.INTERNATIONAL SARL . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 107 ANNEXE Il faut limiter le nombre de révision budgétaire à deux (2) par an.2012 ABS. Les budgets révisés sont communiqués au personnel d'exécution du budget dans les mêmes conditions que les budgets initiaux. 1.

A. B. Les DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . Votre responsabilité est engagée par cet exercice de programmation qui doit éviter aussi bien les excédents que les insuffisances de crédits au cours de l'exercice à venir. une valorisation précise des coûts induits par ces activités. DIRECTIVES (Préciser ici les aspects sur lesquels l'accent devrait être spécialement mis au cours de l'exercice à venir pour les activités mis en œuvre par les structures d'exécution). Ces informations :     rappellent les responsabilités de chaque service dans la préparation du budget donnent les directives sur les orientations de la politique budgétaire de l'année . fixent les délais de dépôt des propositions de budget. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 108 ANNEXE Tous les Chefs de départements J'ai l'honneur de vous fournir les informations ci-après pour vous permettre de mieux préparer le budget de l'exercice ______________ pour les activités qui relèvent de votre compétence. déterminent les formes dans lesquelles les propositions sont présentées . Les activités non terminées en fin d'exercice doivent être reconduites. C. Les nouvelles activités devraient tenir compte du programme pluriannuel convenu. PRESENTATION DES PROPOSITIONS Chaque service utilisera les formulaires (fiches d'élaboration budgétaires) prévues à cet effet pour la préparation des propositions. L'évaluation des dépenses repose sur :   une prévision fidèle des activités en volume.2012 ABS.INTERNATIONAL SARL . RESPONSABILITE Veuillez noter que chaque service porte l'entière responsabilité de la qualité de la préparation du budget dont elle assure l'exécution.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.

DATE DE DEPOT DES PROPOSITIONS Les propositions budgétaires doivent être finalisées au plus tard le 15 septembre. Les responsables prendront les dispositions nécessaires pour respecter ce délai. Toute proposition parvenue après cette date exposera le service à des sanctions réglementaires (prévoir une liste de sanctions en la matière). délai de rigueur. ainsi que les augmentations ou les diminutions pouvant concerner les activités. D. <nom du PDT> LE PRESIDENT DU CGA 2. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 109 ANNEXE valorisations doivent inclure les taux prévisionnels d'inflation.INTERNATIONAL SARL .2012 ABS.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.FICHE D'ELABORATION BUDGETAIRE N° DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.INTERNATIONAL SARL de .FICHE DE CONSOLIDATION BUDGETAIRE DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .2012 ABS. FINANCIERES ET COMPTABLES 110 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE EXERCICE : PROJET Centre de Responsabilité ACTIVITE FINANCEMENT POSTE Budgétaire TOTAL DEPENSE DETAIL DE LA DEPENSE (à distinguer par nature de dépenses) DESIGNATION UNITE QUANTITE PRIX MONTANT TOTAL DE LA PROPOSITION IMPREVUS % TOTAL NET DE LA PROPOSITION L'agent chargé de l'élaboration Le Responsable Responsabilité du Centre 3.

2012 ABS.INTERNATIONAL SARL post e6 Cumu l . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 111 ANNEXE Utiliser autant de feuillets que nécessaire Dépense (par nature) Servic e Activités exécutée s Financeme nt post e1 post e2 post e3 post e4 post e5 des activités TOTAL CONSOLIDATION 4.FICHE DE REVISION BUDGETAIRE N° EXERCICE : PROJET Centre de Responsabilité ACTIVITE FINANCEMENT POSTE Budgétaire Prévision initiale Révision Crédits révisés DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.

FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE DETAIL DE LA REVISION (à distinguer par nature de dépenses) DESIGNATION UNITE QUANTITE PRIX MONTANT TOTAL DE LA REVISION Le responsable du Centre de Responsabilité Le DE du CGA 5.INTERNATIONAL SARL 112 .ETAT DE SUIVI BUDGETAIRE N° EXERCICE : PROJET SERVICE ACTIVITE FINANCEMENT DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.2012 ABS.

FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 113 ANNEXE TABLEAU DE SUIVI BUDGETAIRE POSTE PREVISION REALISATION BUDGETAIRE INITIALE Le RAF REVISION BUDGET REVISE COMMENTAIRE LE DE DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .INTERNATIONAL SARL .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.2012 ABS.

Il enregistre les flux financiers. périodiquement. Pour assurer une information fiable sur ses activités. CARACTERISTIQUES DU SYSTEME COMPTABLE Le rôle du système comptable est la gestion des flux financiers du CGA. les classe et. en fait la synthèse sous forme de tableaux qu'il présente aux responsables et aux partenaires du CGA pour les renseigner sur les incidences financières des activités exécutées et leur permettre de prendre les décisions qui conviennent. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 114 ANNEXE 2.INTERNATIONAL SARL . Ce référentiel est adapté aux activités du CGA et à la normalisation comptable internationale. analyser. le CGA tient :  une comptabilité générale et auxiliaire axée sur l'enregistrement et le traitement des flux principalement externes permettant de produire les états financiers obligatoires prévus par l'OHADA . c'est le rôle du système comptable et l'objet de la fonction comptable. classer et renseigner. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . PROCEDURES COMPTABLES a. répondre aux obligations comptables. enregistrer. i. En particulier.REFERENTIEL COMPTABLE La comptabilité du CGA est tenue selon les règles du plan comptable OHADA : c'est le référentiel comptable.1. fiscales et sociales du CGA.ORGANISATION COMPTABLE 2. . la fonction comptable permet de :   fournir aux périodes convenues les situations financières requises. Accessoirement. le CGA peut avoir :  une comptabilité analytique adossée à la comptabilité budgétaire car le paramétrage des postes budgétaires permet de réaliser un suivi analytique par destination. Observer.1.2012 ABS. contrôler et évaluer l'exécution et les coûts des opérations. Le système comptable doit être un instrument utilisé par les gestionnaires du CGA pour les aider à planifier.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.

aux six (6) conditions suivantes :       tout enregistrement comptable comporte l'indication de l'origine du journal. le suivi.INTERNATIONAL SARL . La comptabilité du CGA est tenue au moyen d'un progiciel de gestion comptable et financière comportant au moins les modules intégrés (ou interfacés) ci-après : o un module de comptabilité générale et auxiliaire.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.2012 ABS. les enregistrements sont classés dans l'ordre chronologique selon la date de valeur comptable des opérations . L'intérêt d'une telle correspondance réside dans la réduction des imputations et traitements comptables. Ainsi. les données enregistrées sont conservées sur des supports indélébiles . la révision des crédits . au moins. a. ce sont les comptes généraux qui seront utilisés pour la mise en place du budget. l'organisation comptable informatisée garantit les contrôles a posteriori . PRINCIPES COMPTABLES APPLICABLES Les principes comptables ci-après doivent être notamment respectés dans la tenue de la comptabilité :       le principe de spécialisation des exercices comptables le principe de continuité d'exploitation le principe du coût historique le principe de prudence le principe de permanence des méthodes le principe de transparence DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . l'engagement des dépenses. les éditions du système sont datées et numérotées. Chaque progiciel répond. et la production des états budgétaires. et les imputations en comptabilité générale affecteront automatiquement les lignes budgétaires au plan réalisation. du contenu et de l'imputation de l'opération . l'irréversibilité des traitements effectués (validation des écritures saisies) interdit toute suppression. addition ou modification ultérieures . o un module de comptabilité analytique o un module de suivi budgétaire. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES  115 ANNEXE une comptabilité budgétaire pour l'inscription des crédits budgétaires. Il doit offrir les possibilités de gestion simultanée de plusieurs dossiers comptables et leur consolidation. La mise en place de ce système permettra au CGA de ne pas avoir à passer des écritures budgétaires séparées pour suivre les réalisations. Un tableau de correspondance entre lignes budgétaires et comptes généraux sera établi.

La définition du plan d'amortissement des biens durables découle de l'application de ce principe. 3. les produits à recevoir et les charges à payer. CONTINUITE DE L'EXPLOITATION Ce principe repose sur le fait que l'entreprise est considérée comme étant en activité et devant continuer à l'être dans un futur raisonnablement prévisible. les charges et les pertes probables . 4. Les biens du CGA sont ainsi comptabilisés à leur coût historique d'acquisition qui est composé du prix d'achat augmenté des frais accessoires d'achat.2012 ABS. par exemple. 1. COUT HISTORIQUE La comptabilité est tenue suivant le principe du coût ce qui signifie que les biens sont pris en comptabilité à leur date d'entrée dans le patrimoine et à leur coût d'acquisition exprimé en unités monétaires courantes. dans les charges de l'exercice. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES    116 ANNEXE le principe d'importance significative le principe de correspondance bilan d'ouverture /bilan de clôture le principe de la prééminence de la réalité sur l'apparence. SPECIALISATION DES EXERCICES COMPTABLES Ce principe dispose qu'il faut rattacher à chaque exercice budgétaire l'ensemble des produits et des charges relevant de cet exercice et cela même si certaines de ces recettes ou dépenses ne sont pas encore encaissées ou réglées lors de la clôture de l'exercice. 2.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. répartir à la clôture de l'exercice les charges et les produits constatés d'avance . à :     répartir l'amortissement des biens durables en tranches annuelles . inscrire. Ce principe vise à éviter de transférer sur les exercices ultérieurs des risques nés durant un exercice donné et susceptibles d'entraîner des pertes futures (par exemple on provisionnera dès l'année en cours les dommages et intérêts que le CGA pourrait être amené à payer DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . inscrire dans le résultat de l'exercice. PRUDENCE Le principe de prudence doit conduire les responsables et gestionnaires à l'appréciation raisonnable des conséquences prévisibles des événements et des opérations marquant la vie de la structure. L'application de ce principe conduit.INTERNATIONAL SARL .

Ce principe vise à donner aux destinataires des états financiers une information complète et suffisante leur permettant de porter un jugement objectif et motivé sur la situation exacte du CGA. PERMANENCE DES METHODES La permanence des méthodes est le principe selon lequel les états financiers doivent être préparés. En effet. présentés et évalués selon les mêmes formes et les mêmes méthodes d'un exercice à l'autre.INTERNATIONAL SARL . les soldes d'ouverture du bilan de l'exercice N+1 sont identiques aux soldes de clôture de l'exercice N. les transactions sont constatées au moment de leur engagement au cours de chaque exercice et non pas au moment de leur décaissement ou encaissement. 8. PREEMINENCE DE LA REALITE SUR L'APPARENCE Ce principe revient à donner dans les états financiers la priorité à la réalité économique sur la forme ou l'apparence juridique.2012 ABS. La méthode de comptabilisation utilisée (la comptabilité d'engagements) est une application de ce principe. 6. La comptabilisation des écarts de change à la clôture de l'exercice est également une illustration de ce principe. Il correspond à l'application correcte et permanente de l'ensemble des règles et principes comptables énoncés. Les changements de méthodes sont fortement déconseillés. IMPORTANCE SIGNIFICATIVE La prise en compte de ce principe conduit à faire figurer dans les états financiers tous les éléments susceptibles d'avoir une influence sur le patrimoine. Son application conduit à inscrire à l'actif des bilans du CGA la valeur des biens mis à sa disposition comme s'ils lui appartenaient alors qu'elle n'en est juridiquement pas le véritable propriétaire. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 117 ANNEXE à la suite d'un accident de la circulation dont l'un de ses chauffeurs serait responsable).MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. 7. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . Tout changement éventuel doit être justifié et approuvé avant d'être mis en œuvre. CORRESPONDANCE DES BILANS Selon ce principe. la situation financière et les résultats du CGA. 5. complète et claire des états financiers du CGA. TRANSPARENCE Le principe de transparence exige la présentation d'une information loyale. 9.

les pièces justificatives de nature comptable reçoivent les références de réception (date. Les pièces sont traitées par le RAF par dossier comptable ouvert. Les pièces internes sont transmises directement par le service émetteur au RAF pour traitement.  toutes les éditions sont possibles dès le traitement consécutif à la validation des saisies. DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME Le système de comptabilité du CGA est l'un des centres de responsabilités de son système général de gestion intégrée. 2. SAISIE DES PIECES JUSTIFICATIVES Les pièces imputées sont saisies au jour le jour par le RAF (ou ses collaborateurs) dans le module correspondant du progiciel. comptes généraux et auxiliaires. IMPUTATION DES PIECES Aux pièces justificatives sont jointes des fiches d'imputation permettant d'apposer les mentions des codifications antérieurement préparées. 3. RECEPTION DES PIECES JUSTIFICATIVES Lors de la réception du courrier externe par le SA. financier.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. analytique) . Elles sont imputées. Chaque pièce comptable est imputée selon le dossier. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 118 ANNEXE a.INTERNATIONAL SARL . traitées et classées.2012 ABS. 1.  les imputations sont faites selon un système multicritères (budgétaire. les comptes généraux et auxiliaires éventuellement et les postes analytiques/budgétaires. L'opération de saisie est matérialisée dans la fiche d'écriture afin d'éliminer les risques de double saisie. Ce système général repose sur les principes suivants :  toute information d'ordre comptable n'est saisie qu'en une seule fois à partir d'une seule et même pièce justificative . n° d'ordre) puis sont enregistrées dans un registre particulier puis transmises au RAF après visa du DE. engagements. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . le journal. saisies.

Les opérations sont traitées dans la monnaie locale (FCFA) et dans les devises utilisées. On dénombre trois catégories de pièces justificatives : (i) les pièces émanant des tiers. Elles servent à établir la vérité des comptes lors des audits mais aussi dans les contentieux. Les photocopies (non légalisées) de pièces DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . commande. 1. TRAITEMENT DES ECRITURES Le progiciel traite instantanément les écritures saisies selon les processus propres à chaque module. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 119 ANNEXE 4. etc. des assureurs. journaux.2012 ABS.. les références des transactions auxquelles elles se rapportent pour être prises en considération (contrat. états analytiques et budgétaires. Les pièces externes sont toujours des originaux et il en va de même des justificatifs qui peuvent les accompagner. les avis et bordereaux de banque. états financiers formalisés). (ii) les pièces internes et.). les litiges et les procès à caractère commercial. EDITION DES ETATS A l'issue des traitements. 5.INTERNATIONAL SARL . tous les états sont imprimables (balances.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. PIECES JUSTIFICATIVES EMANANT DES TIERS Les pièces justificatives émanant des tiers comprennent. Les comptes sont analysés et les soldes sont justifiés par le RAF. a. (iii) les imprimés comptables. SUPPORTS COMPTABLES Les pièces justificatives constituent la preuve des opérations financières et donc des enregistrements comptables qui en découlent. abonnement. Les pièces justificatives accompagnent les livres comptables. La durée de conservation recommandée pour les pièces justificatives ordinaires est de 10 ans.. grands livres. Les enregistrements comptables indiquent dans les livres comptables la nature et les références des pièces justificatives. d'électricité. Les pièces externes doivent rappeler. les factures de consommation d'eau. dans la plupart des situations. de télécommunications. par exemple :    les factures des fournisseurs.

elles comprennent. FINANCIERES ET COMPTABLES 120 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE justificatives sont prohibées et peuvent tout au plus servir à constituer des copies de dossiers comptables. états de rapprochement.2012 ABS. Un exemple d'une liste de ce type est donné ci-après : Nature de l'imprimé Référence Fiche d'imputation comptable FIC Bon de commande BDC Pièce de caisse PDC Etat de rapprochement bancaire ERB Etat de rapprochement compte spécial Date d'entrée vigueur de ERS Etat de salaires EDS Bulletin de paie BDP Ordre de virement de banque OVB Demande de retrait de fonds DRF Fiche d'élaboration budgétaire FEB DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . par exemple :    les bulletins de paie. les relevés de frais. états de paiement. 2. PIECES JUSTIFICATIVES INTERNES Les pièces justificatives internes sont revêtues des visas prévus pour avoir force probante . IMPRIMES COMPTABLES Une liste des imprimés ayant une utilisation comptable doit être dressée en mentionnant les références de normalisation pour éviter les confusions de documents.INTERNATIONAL SARL en .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. chèques et ordre de virement. 3. les reçus.

les journaux auxiliaires suivants sont ouverts :      Journaux Journaux Journaux Journaux Journaux de banques de caisses des achats de paie des opérations diverses Il en est de même du grand-livre des comptes généraux de tiers dont la tenue peut être facilitée par la tenue des comptes auxiliaires des :    Fournisseurs ordinaires Fournisseurs d'investissements Personnel DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . La balance générale des comptes. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 121 ANNEXE 4.INTERNATIONAL SARL . Les livres comptables sont conservés pendant au moins dix (10) ans. REGISTRES OU EDITIONS COMPTABLES Le CGA tient les livres comptables suivants :      Le livre-journal.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. Le grand-livre. Le livre d'inventaire. Pour faciliter l'établissement du livre–journal. le livre d'inventaire et le livre de paie sont cotés. Les corrections dans les livres comptables sont effectuées par contre-passation ou en négatif des éléments erronés. Le livre de paie.2012 ABS. Le livre-journal. Ils sont tenus sans blancs (si manuels) ni altération d'aucune sorte. paraphés par l'autorité judiciaire compétente (Tribunal de commerce et Inspection du travail).

les comptes d'immobilisations sont mouvementés. le registre des immobilisations qui concerne les biens durables (ou immobilisations corporelles) est tenu pour permettre d'identifier et de localiser ces biens. Valeur.INTERNATIONAL SARL . Localisation.2012 ABS.  de l'AC. Cette opération se traduit par la création d'une fiche d'immobilisation reprenant les renseignements suivants :          Numéro du compte. la liste des comptes généraux. un inventaire des immobilisations est recoupé avec le fichier d'immobilisations. Fournisseur. Lors de la saisie comptable des factures d'achat de biens durables. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 122 ANNEXE Bien qu'il ne soit pas légalement obligatoire. Financement. Numéro d'identification de l'immobilisation.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. le personnel affecté aux tâches comptables du CGA se compose :  du RAF. la liste des codifications auxiliaires. saisir et traiter les opérations du CGA. Au 31 Décembre de chaque année. L'Assistant Comptable prépare une étiquette portant le code d'identification de l'immobilisation pour l'apposer sur le bien concerné. la correspondance postes budgétaires / comptes généraux. CODIFICATIONS COMPTABLES Le personnel comptable utilise les tables de codifications comptables pour analyser. imputer. PERSONNEL COMPTABLE Dans l'organigramme présenté ci-dessus. Date d'acquisition. Taux d'amortissement. Les principales tables comprennent :      la liste des journaux comptables. le plan comptable analytique. Poste budgétaire. Les tâches générales de ce personnel sont détaillées dans le module susvisé. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .

CODIFICATIONS BUDGETAIRES DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . des caractères COMPTES GENERAUX Les codifications des comptes généraux sont conformes aux dispositions du référentiel comptable applicable. P. le RAF crée une codification analytique. T. CODIFICATIONS AUXILIAIRES A certains comptes de tiers sont associés des codes auxiliaires permettant d'individualiser les opérations traitées avec eux.7 . Les activités sont codifiées au moyen de caractères alphanumériques. Les journaux comptables.    F.5.INTERNATIONAL SARL .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. Ces listes sont mises à jour au fur et à mesure des besoins de codifications. REGISTRES COMPTABLES Les codifications des registres comptables comportent alphanumériques. Chaque code auxiliaire peut reprendre la référence correspondant à la catégorie de tiers suivie de caractères numériques ou alphanumériques.6.5. P011 pour le 11ème employé. pour Personnel. autres Tiers. Pour chaque activité confiée au CGA. pour Fournisseurs.2012 ABS. et les correspondances budgétaires sont mises à jour si la nouvelle activité le justifie. 2. 2. il est créé une codification comportant un code de caractères alphanumériques et un libellé associé. FINANCIERES ET COMPTABLES 123 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE Pour chacune des tables susvisées. Exemples : F001 pour le premier fournisseur.CODIFICATIONS ANALYTIQUES Chaque activité à exécuter est décrite. Il est créé un code par journal comptable. les comptes généraux et auxiliaires. Les comptes généraux qui font l'objet d'un suivi auxiliaire sont repérés par la mention d'une référence représentant la catégorie de tiers.

1. Le RAF impute la pièce comptable d'achat et de services extérieurs selon le schéma ci-après : Imputation Compte Débit 60… / 61 / 62 ou 63 Crédit 4011.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.2012 ABS.. FINANCIERES ET COMPTABLES 124 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE Une correspondance est établie entre les lignes budgétaires et les comptes par nature. SCHEMAS COMPTABLES 2. D'ACHATS ET DE SERVICES EXTERIEURS Le RAF impute la facture d'acquisition d'immobilisation selon le schéma ci-après : Imputation Compte Débit 2… Crédit 481.. net à payer" 4117 "Fournisseur. garantie" Analytique retenues Code analytique/ Poste budgétaire L'écriture est passée dans le journal des achats.OPERATIONS D'ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS. net à payer" 4817 "Fournisseur. "Fournisseurs. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . "Fournisseurs d'investissement.6.INTERNATIONAL SARL de . La liste de ces correspondances doit être régulièrement tenue à jour a. garantie" Analytique retenues de Code analytique/ Poste budgétaire L'écriture est passée dans le journal des achats.

La paie doit être centralisée. (iii) des retenues fiscales. il convient de :     préparer les états de salaires. et éventuellement de l'échéancier de remboursement des avances et des prêts consentis au personnel.COMPTABILISATION DES SALAIRES Pour le paiement des salaires. 2. Lors du règlement. En effet. Trois exemplaires de ces états sont transmis au RAF pour la comptabilisation des salaires nets. retenues fiscales). retenue et charges sociales. enregistrer en comptabilité les dépenses (net.6. préparer les règlements. A partir du fichier personnel et du registre des absences.2012 ABS.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. (ii) des retenues et des charges sociales et. le RAF agrafe à chaque exemplaire conservé une fiche d'imputation comptable pour la comptabilisation (i) des salaires nets. le RAF prépare l'état de salaire au moyen d'un logiciel de paie ou d'un tableur EXCEL (édition des bulletins et de l'état récapitulatif des salaires). Les chèques et les états de virement sont établis par le RAF au vu de l'état de salaires.INTERNATIONAL SARL au . FINANCIERES ET COMPTABLES 125 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE NB : Les achats sont enregistrés TTC. A cet effet. Le schéma comptable est le suivant : Schéma d'imputation des salaires nets Imputation Compte Débit 661 / 662…Rémunérations directes 663… Indemnités personnel forfaitaires versées DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . les salaires sont payés immédiatement alors que les charges sociales sont payées selon un échéancier fixé par les caisses concernées. L'ensemble de ces documents est soumis à la signature du DE. Les états de salaires sont édités en autant d'exemplaires que nécessaire.2. les faire approuver. de la retenue sociale et des retenues fiscales. les champs analytiques ne sont pas actifs et ne doivent recevoir aucune imputation.

INTERNATIONAL SARL .MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. Pour le personnel payé par virement bancaire. Les salariés payés en espèces se présentent chez le SA pour encaisser leur paie. Registre à utiliser : JOURNAL DE PAIE Pour le paiement des salaires il est rappelé que les salaires sont payables en espèces. Pour le personnel payé par chèque. le SA remet à chaque agent son chèque de paiement après en avoir pris copie. la domiciliation. Un exemplaire de cette lettre est classé au Secrétariat du DE. rémunérations dues 421…(auxiliaire) Personnel . le montant à percevoir de chaque agent. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES Crédit 126 ANNEXE 422… .2012 ABS. le numéro du compte. acomptes 423…Personnel oppositions 4472 Impôts sur salaire retenus à la source 431…Sécurité sociale (part salariale) Analytique Code analytique/code budgétaire Schéma d'imputation des charges sociales Imputation Compte Débit 664…Charges sociales Crédit 4311 Prestations familiales 4312 Accidents du travail 4313 Caisse de retraite Analytique Code analytique/code budgétaire Le RAF enregistre ces opérations dans le journal des salaires à l'occasion de la centralisation de la paie et classe les pièces dans le classeur des salaires. Le RAF agrafe chaque exemplaire du bulletin de salaire et une copie du chèque ou de la lettre de virement correspondant avec DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . le RAF établit une lettre d'ordre de virement signée par le DE et le RAF et adressée à la banque qui tient le compte sur lequel les sommes sont payées en indiquant le nom. avances. par chèque ou par virement bancaire.

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES... banque locale DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . Les schémas d'imputations se présentent comme suit : Paiement en espèces des salaires Imputation Compte Débit 422. banque locale Crédit Paiement par chèque des retenues fiscales Imputation Compte Débit 4472 Impôts sur les traitements et salaires retenus à la source Tiers autres retenues fiscales Crédit 521.2012 ABS. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 127 ANNEXE une fiche d'imputation comptable. Personnel . banque locale Le versement des retenues à la source s'opère selon le schéma suivant : Paiement par chèque des retenues et charges sociales Imputation Compte Débit 4311 Prestations familiales 4312 Accidents du travail 4313 Caisse de retraite 521.INTERNATIONAL SARL . rémunérations dues Crédit 521. Personnel . rémunérations dues Crédit 5711 Caisse Paiement par chèque ou par virement des salaires Imputation Compte Débit 422..

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. FINANCIERES ET COMPTABLES 128 PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE Les opérations sont enregistrées dans le journal de trésorerie approprié CAISSE ou BANQUE.2012 ABS. Les pièces sont classées dans le classeur correspondant (caisse ou banque a.INTERNATIONAL SARL . OPERATIONS DE FIN D'EXERCICE AMORTISSEMENTS ET PROVISIONS LES AMORTISSEMENTS Registre à utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES Imputation Compte Débit 68xxx (comptes amortissements) Crédit 28xxx (compte immobilisations) Analytique Code analytique / Code budgétaire de dotation aux d'amortissements des LES PROVISIONS Registre à utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES Imputation Compte Débit 69… (comptes de dotation aux provisions) 659…charges provisionnées d'exploitation 679… charges provisionnées financières Crédit 29xxx (Compte provision pour dépréciation des immobilisations) 49xxx (Compte provision pour dépréciation des DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .

2.NATURE DES DOCUMENTS Les documents visés comprennent les livres comptables et les pièces justificatives des opérations.9.2012 ABS.CONSERVATION DES DOCUMENTS 2. 2. classés et conservés de manière à autoriser leur accès rapide suivant les besoins d'utilisation.1 . FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 129 ANNEXE tiers) Analytique Code analytique / Code budgétaire 2.MOUVEMENTS DE FONDS Registre à utiliser : JOURNAUX DE BANQUE ET / OU JOURNAL DE CAISSE Dans le journal recevant les fonds Imputation Compte Débit 521xx (Banque X) OU 571xx (Caisse) 585xx (Mouvement de fonds) Crédit Dans le journal qui fournit les fonds Imputation Compte Débit 585xx (Mouvements de fonds) Crédit 521xx (Banque X) OU 571xx(Caisse) 2.9.8 .DELAIS DE CONSERVATION DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . Les documents comptables sont triés.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES.9.INTERNATIONAL SARL .

L'archivage est une opération de conservation définitive. les archives définitives (ou historiques) qui ne sont a priori jamais consultées et qui peuvent être détruites à l'issue de la période légale de conservation. Nous distinguons :    les archives vivantes (ou courantes) conservées à portée de la main et souvent consultées . etc) les durées de conservations correspondantes. disquette. au moins.INTERNATIONAL SARL . Les pièces justificatives sont également conservées pendant 10 ans. désormais économique. 2. présente en outre l'avantage de procurer un fort gain de place et. les archives semi-vivantes (ou intermédiaires) dont l'usage est peu courant et qui sont stockées dans des endroits éloignés des lieux de travail . selon les usages comptables. Mais. La gestion électronique des documents (GED) consiste à classer et archiver les documents sur des supports magnétiques ou des CD-ROM par copie ou gravure de fichiers informatisés et/ou par transfert de documents scannés. boîtes.2012 ABS. date.9. de reposer sur des documents non modifiables. L'opération de classement et d'archivage peut être physique ou électronique. photocopie. dans le cas des CD-ROM. Le plan d'archivage mentionne pour chaque type de document :     le support concerné (original papier. etc). etc) l'ordre (numéro.MODALITES DE CLASSEMENT ET D'ARCHIVAGE Le classement est une opération de rangement temporaire des pièces collectées selon une méthode permettant de les retrouver aisément pour leur traitement. Le mode de classement et d'archivage physique est le plus couramment utilisé. il est recommandé de conserver les pièces justificatives aussi longtemps que les biens et services auxquels elles se rapportent.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. Ce mode de classement et d'archivage. les supports de classements (chemises. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 130 ANNEXE La durée légale de conservation des documents comptables obligatoires est de 10 ans. Ainsi la durée de conservation recommandée pour les pièces d'acquisition d'immeubles est de 30 ans. Il s'applique aux pièces justificatives sur les lesquelles tous les contrôles nécessaires ont été exercés. classeurs. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .3 .

extensibles. l'analyse et la justification des soldes des comptes. la production des états financiers. les balances auxiliaires les états analytiques et budgétaires. mensuelle. EDITIONS PERIODIQUES Avec l'utilisation d'un système informatique.OUTILS DE CLASSEMENT ET D'ARCHIVAGE Les outils de classement et d'archivage physique comprennent principalement :      les chemises (simples. c'est-à-dire que ces documents sont disponibles dès la validation des écritures. le grand-livre des comptes généraux. de virement de compte à compte en fin d'exercice.2012 ABS. les écritures d'amortissements. Ces éditions comprennent :       les journaux. les dossiers suspendus à index vertical (ou horizontal) pour une lisibilité de face dans les classements d'armoires (ou de dessus dans les classements de tiroirs). les boîtes ou caisses archives.10. les boîtes de classement.4. les éditions des documents comptables sont disponibles en temps réel .TRAVAUX DE FIN D'EXERCICE Les travaux de fin d'exercice comprennent :     les travaux d'arrêté de comptes. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 131 ANNEXE 2. la balance générale des comptes. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 . semestrielle ou annuelle). les classeurs à levier communément appelés "chrono".9.INTERNATIONAL SARL . de provisions de charges et de produits. à rabat. pochettes. le grand-livre des comptes auxiliaires.MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. etc. élastiques. etc). Ce qui permet d'obtenir des éditions selon la périodicité souhaitée (journalière. 2.

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. explique et commente les trois (3) états financiers précédents.1. DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .ETATS FINANCIERS DU CGA Le CGA produit chaque année quatre (4) états financiers annuels comprenant :     le bilan qui éclaire les destinataires sur la situation patrimoniale et financière du CGA le compte de résultat qui fournit les informations sur la performance du CGA . Les fonctions de lettrage automatique ou manuel du progiciel peuvent être mises à profit pour analyser les comptes de tiers en particulier. 2. ECRITURES DE REGULARISATION Les écritures d'inventaire sont saisies dans le journal des opérations diverses OD (charges à payer. immobilisations et amortissements). FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES 132 ANNEXE ANALYSE ET JUSTIFICATION DES COMPTES A partir de ces éditions.2012 ABS.11.INTERNATIONAL SARL . le tableau financier des ressources et des emplois qui représente l'évolution de la situation financière du CGA. différences de change. Les soldes des comptes bancaires sont justifiés par l'établissement des rapprochements de banque. Ces quatre (4) documents sont indissociables car ils se complètent les uns les autres.11.ETATS FINANCIERS Les états financiers que le CGA produit sont :  les états financiers produits en sa qualité de personne morale . charges comptabilisées d'avance. le RAF procède à l'analyse des comptes. 2. l'état annexé qui complète..

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES. FINANCIERES ET COMPTABLES PAGE CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE DATE D’APPROBATION REDACTEUR 11 – 04 .INTERNATIONAL SARL 133 .2012 ABS.