Red de Revistas Cientficas de Amrica Latina, el Caribe, Espaa y Portugal

Sistema de Informacin Cientfica

Jorge Charum
La Construccin de un Sistema Nacional de Indexacin, el Caso de Publindex
Convergencia. Revista de Ciencias Sociales, vol. 11, nm. 35, mayo-agosto, 2004, pp. 293-309,
Universidad Autnoma del Estado de Mxico
Mxico
Disponible en: http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=10503511

Convergencia. Revista de Ciencias Sociales,

ISSN (Versin impresa): 1405-1435
revistaconvergencia@yahoo.com.mx
Universidad Autnoma del Estado de Mxico
Mxico

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Proyecto acadmico sin fines de lucro, desarrollado bajo la iniciativa de acceso abierto

La Construccin de un Sistema Nacional

de Indexacin, el Caso de Publindex
Jorge Charum1
Observatorio Colombiano de Ciencia y Tecnologa
Resumen: Para responder a la necesidad de contar con una base bibliogrfica que seleccione
con criterios de calidad las revistas, que constituya la memoria disponible de los resultados que
por ellas circulan y permita la elaboracin de representaciones de la produccin cientfica
nacional se dise el Sistema Nacional de Indexacin Publindex. Se muestra cmo la
articulacin de las dimensiones poltica, conceptual, tcnica y documental va progresivamente
conformando el sistema de informacin bibliogrfica que rene permanentemente las
informaciones sobre las nuevas publicaciones, realiza y actualiza sus clasificaciones, pone
disponibles sus contenidos aumentando su visibilidad y accesibilidad.
Palabras clave: ndice bibliogrfico, sistema de informacin, Publindex, Colombia,
informacin bibliogrfica.
Abstract: The National Indexing System, Publindex, has been designed to meet the need for a
periodical bibliography based on the criterion of quality, to constitute the historical archive of
the results published therein, and to access, select, and use Colombian scientific production.
The article demonstrates how Publindex articulates the political, conceptual, technical, and
documental dimensions in a bibliographic information system that constantly incorporates
information from new publications, updates and applies its classifications, makes the contents
available, and increases their visibility and accessibility.
Key words: Bib lio graph i cal in dex, in for ma tion sys tem, Publindex, Co lom bia,
bibliographical information.

Introduccin
l crecimiento exponencial de la literatura cientfica puede ser
considerado como una consecuencia del progreso cientfico. Sin
embargo, esta ampliacin exige grandes esfuerzos en el control
de la calidad de la informacin bibliogrfica, sobre todo en los pases

E
1

En el desarrollo del proyecto de construccin del sistema de indexacin tambin han

participado Carlos Murcia, Diana Usgame y Adriana Silva, investigadores del
Observatorio Colombiano de Ciencia y Tecnologa; as como los ingenieros al servicio
de Dakya Ltda., quienes aseguraron la realizacin tcnica del sistema de indexacin.
Muchas de las ideas son resultado del trabajo en grupo; la presentacin y los posibles
errores son responsabilidad del autor de esta comunicacin.

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en desarrollo, con el fin de llevar a cabo la articulacin interna de sus

sistemas editoriales de la CyT y su integracin a la esfera internacional,
cumpliendo con las exigencias de crecimiento del conocimiento
certificado.2
El control de la calidad de las revistas nacionales ha llegado a ser
motivo de cuidadosa atencin de los polticos de la ciencia, los
investigadores, las instituciones universitarias, las sociedades y
asociaciones cientficas, y las empresas editoriales. La incorporacin
en las revistas nacionales de las normas de certificacin del nuevo
conocimiento, su paso a la esfera pblica satisfaciendo las
caractersticas editoriales internacionalmente adoptadas para las
publicaciones peridicas cientficas, la satisfaccin de los
requerimientos para su reconocimiento asegurando una circulacin
ampliada debido a que se les ha anexado a las fuentes bibliogrficas
secundarias, y en particular a Servicios de Indexacin y Resumen, SIR,
son preocupaciones que comparten, desde sus distintos intereses
especficos, cada uno de esos grupos sociales.
La integracin de las revistas en un Servicio de Indexacin y
Resumen, SIR, aumenta su visibilidad internacional y ampla el
espacio de su circulacin. La bibliometra que toma como referente
las bases de datos de los SIRES ha avanzado en la concepcin y
aplicacin de nuevos procedimientos para hacer estimaciones
cualitativas y cuantitativas, con el fin de construir representaciones de
la produccin cientfica de pases, instituciones o grupos de
investigacin. Algunos de estos servicios han llegado a constituirse en
referencias extensamente utilizadas para hacer estos estudios. Sin
embargo, muchas otras investigaciones han puesto tambin en
evidencia que, debido a los criterios y sesgos propios, no permiten, en
general, obtener representaciones vlidas pues se construyen sin tener
en cuenta muchas de las producciones que circulan en revistas
2

En un estudio sobre las caractersticas y las limitaciones de las revistas

latinoamericanas para alcanzar visibilidad internacional y reconocimiento acadmico se
encontr que, de un total de 342 analizadas, 42% tena ISSN y provea los elementos
ms importantes de identificacin y de control bibliogrfico; 7% tena ndices peridicos;
22% publicaba o tena resmenes en ms de un idioma; 2% daba informacin sobre la
circulacin; 21% mencionaba el nombre del editor y de los miembros del comit editorial,
y no se saba si se practicaba la revisin por pares (Cano, 1995).

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de Indexacin, el Caso de Publindex

nacionales, principalmente cuando las investigaciones se llevan a cabo

en reas de la ciencia menos internacionalizadas, como cuando estn
orientadas a hacer contribuciones para la comprensin y la resolucin
de problemas, cuyo carcter especfico importa sobre todo localmente,
como en el caso de ciertas reas de la salud, la agricultura o de las
ciencias sociales y humanas.3
La publicacin de los resultados de investigacin en revistas de
calidad se ha convertido as en evidencia de la satisfaccin de los
procesos de certificacin del conocimiento, de su pertinencia y de su
originalidad. A su vez, la integracin de las revistas en los SIRES es
una seal de la satisfaccin de sus criterios de seleccin y de
permanencia, criterios que pueden variar desde la reunin exhaustiva
de toda publicacin hasta una exigente satisfaccin de condiciones
sobre la calidad editorial y la calidad cientfica de las revistas. Esto ha
llevado a establecer una tipologa de estos servicios segn los criterios
explcitos y las formas en que son aplicados y puestos en operacin
para la seleccin e integracin de las revistas o de sus contenidos.4 La
constitucin de servicios de indexacin y resumen nacionales y

Desde hace mucho tiempo esta situacin ha sido objeto de grandes debates. En una
reunin realizada en 1985 en la sede del Institute for Scientific Information se estim que
slo la mitad de la produccin cientfica de los pases en desarrollo que responde a los
estndares internacionales de excelencia est integrada en las bases del ISI
(Moravcsik, 1988). Esta queja ha sido actualizada por pases industrializados: un
anlisis de la sociologa alemana basada en el Social Science Citation Index dara
resultados completamente ridculos, pues inclua, en el momento de la consulta, dos
revistas alemanas de sociologa, cuando la base SOLIS sobre las ciencias sociales
daba cuenta de 542 revistas de sociologa o de estudios sociales de habla alemana
(Artus, 1996).
4
As, los servicios de indexacin y resumen, desde el punto de vista de los procesos
utilizados para seleccionar las revistas que son analizadas y anexadas en sus bases de
datos, pueden ser i) ndices bibliogrficos segn cuenten con comits de seleccin que
aplican criterios rigurosos de calidad para su seleccin y permanencia; ii) bases
bibliogrficas con comit de seleccin, segn el nfasis que se haga en la seleccin e
integracin de documentos de revistas; iii) bases bibliogrficas cuando el criterio de
integracin de revistas o de documentos es el cubrimiento ms o menos exhaustivo de
las publicaciones en una o varias reas de ciencia y la tecnologa; iv) directorios
bibliogrficos que informan sobre caractersticas generales de las revistas pero no
aaden ni analizan sus contenidos. Casos especiales son los v) ndices bibliogrficos
citacionales, en los que los criterios de seleccin estn basados en anlisis estadsticos

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regionales5 ha permitido disponer de informacin organizada sobre la

produccin nacional que se publica en revistas nacionales o de las
regiones segn el caso. Para que el diseo de estos servicios cuente,
adems, con las caractersticas necesarias para la generacin de
indicadores bibliomtricos, los constituyen en medios organizados en
la construccin en ocasiones de manera nica, en otras de manera
complementaria de representaciones de la produccin y de las
dinmicas nacionales o regionales.
La constitucin del ndice bibliogrfico: elementos contextuales
A comienzos de los aos noventa el gobierno colombiano emiti el
decreto 1444 en el que se vinculaba incrementos salariales de los
profesores e investigadores de las universidades del Estado con su
produccin acadmica, considerada como la participacin, en tanto
que autores o coautores, en productos derivados de la investigacin, o
de la creacin, en el caso del arte. Esto condujo a la conformacin de
servicios interiores en cada una de esas instituciones con la funcin de
establecer normas de valoracin de la produccin acadmica y de
atribucin de puntos que servan para cuantificar los incrementos
salariales, con base en los tipos y niveles de calidad de cada uno de los
productos acadmicos presentados por profesores e investigadores.
Esto dio lugar a que aparecieran mltiples interpretaciones sobre lo
que se consideraba produccin acadmica y de opciones de atribucin

de las citaciones. Cada uno de los servicios particulares pone en aplicacin, entonces,
una nocin propia de calidad que regula la seleccin de las revistas.
5
Ha aumentado el nmero de pases que han emprendido la constitucin de servicios de
indexacin y resumen nacionales, por ejemplo, de bases bibliogrficas nacionales,
como la de autores canadienses del Observatoire des Sciences et des Technologies de
Canad (Gauthier, 1998), de autores espaoles por el Centro de Informacin y
Documentacin Cientfica, CINDOC, de Espaa (Fernndez, Cabrero, Zulueta y
Gmez, 1993); con una perspectiva regional la constitucin de ndices bibliogrficos
regionales: para la Unin Europea, aprovechando las experiencias y la acumulacin de
informacin del Institut de lInformation Scientifique et Technique francs (Polanco,
2000), para los pases iberoamericanos el proyecto Scielo, o de directorios
bibliogrficos, como LATINDEX, y para el caso de las revistas de ciencias sociales y
humanidades, la Red de revistas cientficas de Amrica Latina y el Caribe, REDALyC.
Algunas de estas fuentes bibliogrficas estn avanzando para constituirse en bases
bibliomtricas, es decir, en bases bibliogrficas que adems de hacer posible la
recuperacin de la informacin, permitan la produccin de indicadores bibliomtricos.

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de Indexacin, el Caso de Publindex

de puntos llegando, incluso, a crear disparidades entre las instituciones

por la reiterada aplicacin de normas ms o menos propias con criterios
ms laxos o ms rigurosos. En 2002 se dict el decreto 2912 que,
reemplazando la legislacin del decreto 1444, conserv la calificacin
de la realizacin acadmica para unos productos explcitamente
establecidos, entre ellos las publicaciones en revistas especializadas,
nacionales o extranjeras. Se proponan, asimismo, los tipos de
documentos y la clasificacin de las revistas segn cuatro categoras,
A1, A2, B y C que deban satisfacer condiciones explcitamente
determinadas por Colciencias, la agencia estatal que genera la poltica
nacional de ciencia y tecnologa. Los tipos de documentos y las
clasificaciones de las revistas se convertan en referencias para la
asignacin de puntos por las publicaciones de artculos en ellas.
Durante la ultima dcada, Colciencias, por otra parte, avanz en el
diseo y generacin de procesos de evaluacin de la calidad de las
revistas de ciencia y tecnologa. Peridicamente emiti convocatorias
a los editores para que presentaran sus revistas con el fin de atribuirles
una clasificacin. En 1996 lanz una convocatoria que utiliz un
formulario para recoger la informacin sobre las publicaciones, que
era procesada y cuyos resultados exhibidos en forma de indicadores
cuantitativos fueron mostrados a un comit final que finalmente les
asignaba una calificacin y una clasificacin. Este procedimiento
reemplaz las seleccin de revistas para la asignacin de recursos, que
se haca con base en solicitudes individuales para financiar un nmero
determinado de fascculos. En los aos 1998 y 2000 se emitieron dos
convocatorias para que los editores presentaran sus publicaciones en
las que se cambiaron las modalidades de participacin y clasificacin
de las revistas: en 1998 se dise un formulario que era llenado por los
editores con la informacin de sus materiales durante un periodo y
luego enviado en disquetes para ser anexado en una base de datos en la
plataforma Excel donde, con ayuda de un mdulo de verificacin de
condiciones, se generaban los informes sobre la situacin particular de
cada una de las revistas y as, finalmente, establecer el conjunto de
aquellas seleccionadas.
Para la convocatoria de 2000, la nueva versin del formulario
electrnico fue diseado tambin para ser localmente llenado por el
editor, y para que su contenido fuera enviado por la red internet, e
incluirlo en una base de datos construida sobre la plataforma Acces,
donde se procesaba la informacin solicitada para elaborar los

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informes sobre el estado de las revistas, de acuerdo con la verificacin

de condiciones explcitamente establecidas y previamente conocidas
que conducan a su clasificacin. Para la actualizacin del conjunto de
revistas que responda por los criterios y las condiciones de calidad,
esta convocatoria introdujo varios cambios importantes respecto a las
a n t e r i o r e s v e r s i o n e s . E n e f e c t o , a d e m s d e i n c o r p o r a r
transformaciones en los procedimientos de captura, integracin, envo
y tratamiento de la informacin, incluy como otro de sus
objetivos la recoleccin de la informacin y la constitucin de una
base de datos bibliogrficos de las revistas seleccionadas. Se ide un
procedimiento hbrido para la seleccin de las revistas del ndice
bibliogrfico, Publindex versin 2000 de evaluacin de la satisfaccin
de las condiciones basado en: a) la inspeccin visual de los fascculos
cuando era preciso establecer de manera concreta la satisfaccin de
algunas de las condiciones, como en el caso de las normas editoriales;
b) la verificacin de las clasificaciones de los tipos de documentos
hechas por el editor por parte de un comit de verificacin compuesto
por especialistas en los campos de la ciencia y la tecnologa en que se
ubica la revista se estableci un nmero mnimo de artculos para
cada una de las categoras de las revistas lo que determinaba una
eventual recalificacin del nmero de artculos; c) la realizacin de
procedimientos automatizados de clculo cuando la verificacin de
una de las condiciones lo exiga por ejemplo, para conocer niveles de
exogamia se calcula el porcentaje de los autores externos a la
institucin editora y en la produccin de informes individualizados
o globales sobre el cumplimiento de las condiciones; d) la seleccin de
un comit final que reciba los resultados sobre el cumplimiento las
condiciones y determinaba finalmente las clasificaciones de las
revistas. Este procedimiento ha permanecido sin mayores cambios en
las posteriores actualizaciones del conjunto de publicaciones
indexadas (clasificadas).
La clasificacin de las revistas a que dieron lugar las convocatorias
de 1998 y de 2000 tambin tuvo otras consecuencias importantes. En
primer lugar, se consideraron las revistas seleccionadas como
indexadas en las diferentes categoras de la clasificacin, y al conjunto
de las revistas que hacan parte de l como un ndice bibliogrfico que
se llam Publindex. Sin embargo, en sentido estricto, no se tena un
ndice bibliogrfico, aun si se estaba en el camino de constituirlo. En
efecto, se trataba de una base bibliogrfica que reuna la informacin

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de Indexacin, el Caso de Publindex

de las revistas seleccionadas (clasificadas) y de sus contenidos hasta el

nivel de resumen, mediante procedimientos orientados por criterios de
calidad cientfica, calidad editorial, visibilidad y estabilidad, que se
concretaban en conjuntos de condiciones explcitamente propuestas
que, por una parte, servan para hacer clasificaciones en una de las
cuatro categoras y, por la otra, servan de referencia a los editores
sealando las normas gen er a les que deban integrar a sus
publicaciones. Al pasar a la esfera pblica los resultados de la
clasificacin comenzaron a constituirse en referencias para calificar
las calidades de las contribuciones al conocimiento que circulaban en
las revistas nacionales y para hacer, entonces, asignaciones
diferenciadas a los autores o coautores, segn las categoras a la que
pertenecan las revistas. En segundo lugar, permiti hacer diferentes
agregaciones que mostraban las distribuciones de las revistas
nacionales del ndice bibliogrfico en sus sucesivas versiones, con
base en las reas de la ciencia, las distribuciones segn las entidades
editoras y empez a mostrar las caractersticas de las instituciones que
sostenan ms activamente y con ms exigencias de calidad la edicin
de revistas. As, la constitucin de las sucesivas versiones de
Publindex, derivadas de las peridicas actualizaciones de las
clasificaciones de las revistas, permiti tener disponible informacin
emprica estructurada sobre comportamientos de los autores
nacionales, respecto a la circulacin nacional de sus resultados, sobre
las exigencias de calidad de las revistas y las formas de atender a los
grupos de referencia de las reas en que se ubicaban sus intereses.
Publindex se conform progresivamente en un instrumento para
producir informes estructurados sobre el estado y las dinmicas de las
publicaciones nacionales y orientar la generacin de polticas
nacionales e institucionales en el campo editorial, as como en el nivel
de los investigadores, para tomar opciones de publicacin de sus
resultados en las revistas nacionales segn su clasificacin.
Las limitaciones y carencias de Publindex, en su versin 2000,
desde el punto de vista de la nocin de ndice bibliogrfico eran
tambin evidentes. En primer lugar, la recoleccin de la informacin se
haba hecho regularmente, con una periodicidad no controlada, lo que
haca que las representaciones del estado de las revistas se construan
en algunos momentos especficos de su trayectoria con base en
informacin recogida correspondiente a un pasado cercano; la
informacin bibliogrfica slo llegaba hasta el nivel de resumen y no

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se haban concebido los posibles procedimientos para ponerla

pblicamente disponible. Dicho en otros trminos: se tenan bases
bibliogrficas no accesibles que no incrementaban la visibilidad ni las
condiciones para la circulacin ampliada de los textos cientficos de
los que, por lo dems, se tena su ficha bibliogrfica hasta el nivel de
resumen.
La progresiva constitucin del sistema de indexacin
La convergencia entre, por una parte, las regulaciones sobre las
asignaciones de puntos para las producciones acadmicas, de las que se
considera como una de las ms importantes los documentos publicados
en revistas y en particular los artculos cientficos, y la necesidad de
contar con referencias sobre la calidad de las revistas nacionales; y, por
la otra, la concepcin, diseo y realizacin de formas organizadas para
recolectar la informacin de las revistas nacionales seleccionadas,
segn criterios de calidad, ha permitido avanzar en la constitucin de
un sistema de indexacin, cuya presentacin es objeto de esta
comunicacin.
En esta seccin se presenta el proceso de constitucin del sistema de
indexacin mostrando las diferentes etapas, las orientaciones a las que
cada una de ellas responde, su estructuracin en tanto que sistema de
informacin, las enseanzas y los resultados alcanzados, tanto desde el
punto de vista de los aprendizajes como de la identificacin de las
capacidades editoriales. En la primera parte se presentarn,
inicialmente, las orientaciones polticas que dan sentido a la existencia
de un instrumento de indexacin de revistas de ciencia y tecnologa;
luego se expondrn someramente las nociones bsicas de revista
cientfica y de indexacin que fueron elaboradas para la concepcin, el
diseo y la elaboracin del instrumento de indexacin, y las
caractersticas y condiciones que permiten la clasificacin de las
revistas. Posteriormente se sealarn las decisiones tcnicas que
fueron adoptadas en la construccin de las herramientas, las cuales
permiten llevar a cabo las actividades prcticas que responden por los
objetivos de la indexacin de revistas de ciencia y tecnologa:
integracin de la informacin, verificacin y validacin de todos los
requisitos y condiciones para clasificar o reclasificar las revistas,
generar los informes sobre el resultado de las actualizaciones
peridicas del conjunto de las revistas indexadas (clasificadas en las
distintas categoras).

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Jorge Charum. La Construccin de un Sistema Nacional

de Indexacin, el Caso de Publindex

La poltica de ciencia y tecnologa, y la indexacin de revistas

La elaboracin de formas estructuradas para tener representaciones de

la calidad de las revistas ha sido una preocupacin de quienes guan las
polticas nacionales en el campo de la ciencia y la tecnologa. La
construccin de representaciones del estado y las dinmicas de la
investigacin encuentra en las publicaciones seriadas un apoyo
determinante. Para llegar a obtenerlas se debe contar con bases
bibliogrficas que, por lo regular, no son accesibles sin que medien
grandes costos. Por otra parte, los resultados de las consultas a las bases
internacionales dan resultados que no se corresponden con los
esfuerzos nacionales, sobre todo en reas de la ciencia y la tecnologa
menos internacionalizadas. Con base en el conocimiento que se
consigui por la construccin de las diferentes versiones del ndice
bibliogrfico (Publindex), se propuso que la nuevas versiones de
Publindex tuvieran todas las cualidades de los ndices bibliogrficas
internacionales, establecindose as en un instrumento para apoyar la
conformacin de las representaciones de las dinmicas de la ciencia y
la tecnologa, que, adems, acumulara toda la produccin de resultados
de investigacin publicados en las revistas nacionales de calidad.
De este modo se volvi un propsito de la poltica nacional de
ciencia y tecnologa contar con un ndice bibliogrfico nacional que: a)
sirviera para orientar las polticas de fomento y de apoyo de las
capacidades nacionales editoriales, de apoyo a las revistas, a sus
editores y cuerpos editoriales para responder a las necesidades de
publicacin, respecto a las diferentes reas de la ciencia y la
tecnologa; b) permita obtener representaciones de la produccin
nacional que circula en las revistas nacionales, y estableciendo sus
niveles de calidad; c) se convirtiera en la referencia de las cualidades
que deben tener y de las condiciones que deben satisfacer las
publicaciones seriadas para asegurar su circulacin ampliada y su
integracin en los servicios de indexacin y resumen internacionales;
d) llegara a ser la base bibliogrfica nacional que conserve,
alimentndola permanentemente, la memoria estructurada de la
produccin de resultados de investigacin que circula en las revistas
nacionales, ponindola disponible pblicamente a todos los
interesados, aumentando as su visibilidad y accesibilidad; e) que se le
concibiera como un subsistema de informacin donde circulara la

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informacin hacia y desde los otros subsistemas de informacin del

sistema nacional de ciencia y tecnologa.
Concepcin del instrumento de indexacin de revistas de ciencia y
tecnologa

i) El objeto de anlisis: la revista de ciencia y tecnologa. Se considera

que toda revista cientfica es un objeto social elaborado de manera
cooperativa por diferentes grupos sociales interesados, que
progresivamente van conformndolo y dotndolo de sus cualidades
especficas, orientado a certificar, a poner en circulacin y a propiciar
la incorporacin de los nuevos conocimientos derivados de la
investigacin. As, las cualidades propias de cada una de las revistas y
los niveles que ellas han alcanzado, las relaciones desarrolladas, las
formas de re sponder a sus finalidades y objetivos han sido
progresivamente constituidas y, entonces, el anlisis de un periodo
reciente de su trayectoria permite elaborar una representacin del nivel
de satisfaccin de las normas de calidad cientfica y editorial vigentes
en el campo internacional.
Se ha realizado un tipo ideal de revista cientfica apelando a tres
perspectivas complementarias: histrica, sociolgica y cognitiva
Como todo tipo ideal es resultado de la articulacin de perspectivas
tericas y de elementos empricos, y no necesariamente hay casos
concretos que correspondan exactamente con l. Es posible, sin
embargo, hacer comparaciones entre este tipo ideal y los casos
particulares concretos que sean objetos de anlisis. Por lo tanto, a) la
perspectiva histrica permiti identificar las caractersticas que
progresivamente adquirieron las revistas para llegar a ser el medio
privilegiado utilizado para volver pblicos y disponibles los resultados
de la investigacin, reconociendo la originalidad y pertinencia,
estableciendo la prioridad y deviniendo el archivo de la ciencia; b) la
perspectiva sociolgica admiti establecer las relaciones que, para
llegar a responder con las finalidades y objetivos propios de toda
revista cientfica y los otros que autnomamente se fijan, anudan en su
interior los individuos y los grupos sociales que administran, guan y
toman las decisiones sobre su funcionamiento y operacin, as como
las relaciones que mantienen con su exterior: con las instituciones, con
las asociaciones cientficas, con los autores, los referees, los lectores y,
en general, con los grupos de referencia en el dominio de inters de la
ciencia y la tecnologa; c) la perspectiva cognitiva posibilit ubicar la

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Jorge Charum. La Construccin de un Sistema Nacional

de Indexacin, el Caso de Publindex

posicin que ocupan en la circulacin pblica, calificada y certificada,

de los conocimientos y en la creacin de la memoria estructurada de la
ciencia (Charum et al., 2003).
ii) Criterios de seleccin y condiciones de clasificacin de las
revistas segn su calidad. Con base en la nocin estructurada desde
estas tres perspectivas de revista cientfica se derivaron: a) las
caractersticas que deben tener las revistas nacionales para llegar a ser
parte del ndice bibliogrfico; b) las condiciones para cada una de las
categoras, tomando como criterios generales de orientacin los
niveles de satisfaccin de la calidad editorial, la calidad cientfica, la
visiblidad y la estabilidad.6 Se opt por hacer que a cada categora
correspondiera un conjuntos de condiciones y que hubiera un carcter
progresivo en las categoras y de manera correlativa en las condiciones
mnimas para cada una de ellas. Es posible concebir que a lo largo del
tiempo se d una circulacin entre las categoras segn se vara la
satisfaccin de las condiciones. La evaluacin de la situacin de una
revista en un momento de su trayectoria permite obtener
representaciones de su estado. El inters de contar con una nocin de
revista, con criterios explcitos radica en que es posible mostrar al
editor la razn de ser de las caractersticas propias de las revistas
cientficas y de las condiciones que se ocupan para establecer niveles
de adecuacin a esos criterios, y sirven de orientacin a los editores
para la continua transformacin de sus publicaciones.7
Desde el punto de vista de su estructura, se considera que una revista
es una unidad con una identidad que permanece en el tiempo y que
toma forma concreta a travs de los fascculos aparecidos
6

En este sentido la nocin de calidad que sirve de referencia al ndice bibliogrfico

Publindex para seleccionar las revistas se sostiene en estos criterios. Cada ndice
bibliogrfico tiene su propia nocin de calidad que en cada caso es necesario conocer
explcitamente. En algunos ndices bibliogrficos citacionales, como el Science Citation
Index, el Social Science Citation Index, por ejemplo, la nocin de calidad de las revistas
que forman parte est asociada con su factor de impacto, lo que paradjicamente no
permite hacer un juicio sobre la calidad de las revistas que, haciendo parte de las bases
del ISI, no son parte de ellos.
7
Es posible, por supuesto, que haya una acomodacin estratgica a la demanda de
satisfaccin de las condiciones que no corresponda a una evolucin real en su calidad.
An no hay estudios que permitan identificar casos especficos ni comprender los
efectos de esas acomodaciones en el mediano y el largo plazo.

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peridicamente, cuyos contenidos son los documentos. Estos son de

varios tipos, de los cuales los ms representativos de la calidad
cientfica son los artculos vinculados con proyectos de investigacin.
De stos se han seleccionados tres tipos de documentos directamente
asociados con las caractersticas de las revistas cientficas. Cada una de
las condiciones para calificar la satisfaccin de los criterios estn
relacionadas a uno de estos tres niveles: revista, fascculo y
documento.
De acuerdo con las orientaciones puestas en las legislaciones dos
elementos debieron ser tomados en cuenta en la constitucin de las
condiciones puestas a las revistas para hacer parte del ndice
bibliogrfico. El primero fue la necesidad de caracterizar y aplicar la
nocin de indexacin para el caso colombiano. Se considera, en
general, que una revista est indexada cuando es parte de un SIR, que
exige para su integracin y permanencia la incorporacin de normas
editoriales normalizadas, que dispone de un comit de seleccin,
compuesto por especialistas en el rea del conocimiento, que cuenta
con criterios explcitos y pblicamente reconocidos para evaluar la
calidad cientfica y exige la permanencia en el tiempo y la regularidad
de las publicaciones. En este caso se dice que se trata de un ndice
bibliogrfico y que las revistas que forman parte son revistas
indexadas. Las caractersticas adquiridas por Publindex, versin 2000
an no lo hacan un ndice bibliogrfico en sentido estricto.8 Se debe,
entonces, asegurar que las nuevas versiones tengan todas la cualidades
y caractersticas que le son propias a los ndices bibliogrficos. As,
para la configuracin de la versin Publindex 2002 se invit a los
editores para que: a) enviaran la informacin de sus publicaciones
correspondiente a los ltimos fascculos publicados, despus de los
que haban sido tomados en cuenta en la anterior actualizacin,
asegurando, de este modo, la continuidad en la serie de informacin
almacenada sobre las publicaciones; y b) que se comprometieran a
8

Las convocatorias realizadas a las revistas y sobre todo las de 1998 y 2000, orientadas
a hacer la clasificacin de las revistas de ciencia y tecnologa colombianas, segn
niveles de calidad, avanzaron en la constitucin de un instrumento de seleccin de
revistas de ciencia y tecnologa aplicando estrictos criterios de calidad, que integra en
una base de datos las informaciones generales de cada una de ellas as como de sus
contenidos.

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Jorge Charum. La Construccin de un Sistema Nacional

de Indexacin, el Caso de Publindex

enviar la informacin de los nuevos fascculos segn fueran

apareciendo, logrando as independizar la seleccin de las revistas y la
integracin de sus contenidos de las convocatorias en momentos
precisos, por cuanto hizo posible aplicar los criterios de seleccin en
cualquier momento, volvindolo un servicio permanente de
indexacin.
El segundo elemento que debi considerarse fue la necesidad de
clasificar las revistas segn categoras, necesidad a la que se pudo
responder estableciendo explcitamente las condiciones para cada una
de ellas.9 Esta nueva situacin marca el cambio de nfasis en las
finalidades del ndice bibliogrfico. En efecto, si en sus comienzos
tuvo como objetivo responder a la poltica de clasificacin de revistas
para asignar directamente recursos o para basar decisiones sobre los
salarios, como resultado del proceso se puso el nfasis en la
constitucin del ndice bibliogrfico en sentido pleno, dotado de una
base bibliogrfica estructurada y disponible para el servicio de
mltiples usuarios, satisfaciendo as las viejas aspiraciones de contar
con las referencias que son la memoria actualizada y actualizable de los
resultados publicados en revistas nacionales.
iii) El proceso de seleccin e integracin de revistas al ndice
bibliogrfico. La seleccin de las revistas se hace con base en las
informaciones suministradas por los editores sobre sus publicaciones,
durante cierto periodo. En torno a ellas se fijaron etapas de verificacin
de la informacin presentada para cada una de las revistas. En primer
lugar, de las caractersticas propias a las revistas cientficas: ISSN,
evaluacin por pares, periodicidad declarada y respetada, publicacin
prioritaria de resultados de investigacin, tener comits editorial y
cientfico. En segundo lugar, las condiciones de clasificacin para cada

Para las Convocatorias de 1998, 2000 se definieron tres categoras A, B y C. Para la

invitacin a los editores a presentar la informacin en 2002 y la apertura del servicio
permanente de indexacin en 2003, se definieron cuatro categoras: A1, A2, B y C.
Ntese que tanto el nmero de categoras como el juego de condiciones puede variarse
sin que cambie el procedimiento de clasificacin. Esta situacin puede aprovecharse
para ir eliminando la demanda de cumplimiento de condiciones, en caso de que ya haya
una aceptacin generalizada de manera que no es preciso solicitar su cumplimiento, por
ejemplo, cuando se vuelve costumbre poner palabras clave o tener resumen en los
documentos.

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una de las categoras.10 Se definieron, adems, requisitos bsicos de

participacin que regulan las normas de conducta para asegurar la
continua integracin de la informacin de las publicaciones
asegurando entonces la permanente actualizacin de la informacin
bibliogrfica y de las clasificaciones y las reglas bajo las que se
puede permitir el acceso a los contenidos de las revistas, actualmente
parcial hasta el nivel de resumen o prximamente al texto completo.
La dimensin tcnica del sistema permanente de indexacin de revistas
nacionales de ciencia y tecnologa

La trayectoria seguida en la construccin del Sistema Nacional de

Indexacin ha estado acompaada de mltiples decisiones tcnicas y
de las elecciones de las herramientas que hacen posible alcanzar los
objetivos de cada momento de su desarrollo. Aqu slo presentamos las
caractersticas de las herramientas de la ltima versin, la cual se puso
en operacin en diciembre de 2003.
La realizacin de convocatorias hechas a los editores para que
presenten la informacin sobre sus revistas y sobre sus contenidos
condujo a la elaboracin de formularios estructurados que eran
llenados y enviados para su integracin en bases de datos. Esta opcin
ha sido conservada an en las ltimas versiones de constitucin del
ndice bibliogrfico, con las variantes que permiten la inclusin de
nuevas finalidades y de objetivos especficos.
La necesidad de asegurar la integracin de la informacin por parte
de los editores llev a elaborar formularios electrnicos que son
llenados en sus sitios de trabajo: la reunin de la informacin con la
base datos se hace actualmente en lnea por la red internet. Cada editor
tiene una identificacin y una contrasea que le permite anexar
progresivamente la informacin y obtener informes sobre el estado de
la informacin de su publicacin, lo que de hecho se constituye en una
base de datos que puede utilizar para responder a sus propias
necesidades.

10

Estas condiciones se pueden consultar en la direccin http://www.colciencias.gov.co/

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Jorge Charum. La Construccin de un Sistema Nacional

de Indexacin, el Caso de Publindex

a) Diseo y construccin del instrumento: las herramientas tcnicas

La eleccin de las herramientas est determinada por las respuestas
deseadas a las funciones que se han asignado al sistema de indexacin.
Para pasar a una recepcin continua de la informacin, integrada
directamente por el editor de la revista, se decidi que el servicio fuera
en lnea, con conexin a travs de la red internet.
La estructuracin de los formularios responden a la estructuracin
de la revista segn los tres niveles de revista, fascculo y documento.
La aplicacin informtica desarrollada para el servicio permanente de
indexacin permite la integracin en lnea de la informacin de la
estructura editorial de las revistas y de sus contenidos cada vez que se
publiquen, y la verificacin de las condiciones de clasificacin en
cualquier momento. Desde el punto de vista de las revistas, cada una
cuenta con un espacio propio al que el editor puede tener acceso y
actualizar los datos. Se tiene la posibilidad de almacenar los textos
completos en formato digital. La informacin completa de la revista
puede ser consultada y descargada por su editor por la red internet
haciendo que se disponga de un servicio centralizado de
almacenamiento en lnea para las revistas nacionales.
Para la administracin del sistema de indexacin es posible elaborar
informes sobre las revistas clasificadas en cualquier momento y su
posicin dentro de las categoras del ndice bibliogrfico. Adems, se
ha previsto la conservacin de toda la informacin de y sobre las
revistas, por ejemplo, de sus clasificaciones y de su circulacin a travs
de ellas, lo que indicara tambin sus evoluciones respecto a los
criterios de calidad.
Desde la perspectiva de las comunidades interesadas en la
produccin cientfica nacional la aplicacin desarrollada permite
hacer bsquedas a travs de trminos contenidos en los campos de
ttulo, autores, instituciones, resumen. Los resultados de dichas
bsquedas se despliegan hasta el nivel del resumen de los artculos
encontrados. Simultneamente se puede ver la informacin editorial de
la revista, lo cual crea las condiciones bsicas para el desarrollo de
servicios bibliogrficos en texto completo.

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b) Caracterstica tcnicas
La aplicacin fue desarrollada sobre el framework lillium de DKYA
Ltda. para operar sobre web, almacena datos sobre el motor MySQL.
La autenticacin del usuario se realiza en tablas de la base de datos
especficas con contraseas que son encriptadas para su transferencia
entre el motor de base de datos y el de aplicaciones.
Los usuarios que tienen acceso remoto por internet son de dos tipos:
1) el editor, que es un usuario con acceso a la informacin de su revista
a travs del mdulo de editores; 2) el equipo tcnico, que son usuarios
con acceso a los mdulos de depuracin, evaluacin y generacin de
informes.
c) Requerimientos para el funcionamiento
Para el editor se requiere un computador Pentium III o superior a 700
MHz o superior con sistema operativo Windows 98, NT, 2000 o ME,
con MS Iexplorer5.0 o superior. El usuario debe tambin contar con
conexin conmutada a internet a 56K o con conexin a travs de un
servicio dedicado. Para ver algunos apartados de la pgina se requiere
Acrobat Reader 5.0
Para el equipo tcnico se deben satisfacer los mismos
requerimientos. Se recomienda tener una conexin de rea local
directa entre el servidor de alojamiento y el computador de trabajo,
pues algunos informes pueden tener hasta 1M, lo que podra generar
problemas de transferencia. Se recomienda una resolucin de video de
1024 x 768 pixeles o superior.
jcharum@ocyt.org.co
Jorge Charum. Ingeniero de Matemticas aplicadas, Universit de
Bourgogne, Francia, Estudios de filosofa Profesor de la Universidad
Nacional de Colombia hasta 2000 Director de Investigaciones sobre
Migraciones cientficas. Autor, con Jean-Baptiste Meyer
(IRD-Francia) los libros International Scientific Migrations Today.
New Perspectives, Hacer ciencia en un mundo globalizado. La
dispora cientfica colombiana en perspectiva Actualmente
Investigador, Observatorio colombiano de ciencia y tecnologa,
director de proyectos sobre comunicacin en tre cientficos y
publicaciones cientficas.

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de Indexacin, el Caso de Publindex

Recepcin: 14 de mayo de 2004

Aprobacin: 3 de junio de 2004
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