ABAKO`S Organizacin Profesional de

Contadores Pblicos
ORGANIZACIN PROFESIONAL DE CONTADORES PBLICOS

PROCEDIMIENTO COMERCIAL

Cdigo: COP01
Versin: 03
Fecha: 24/11/2008
Pgina: 1 de 5

1.

Objetivo
Definir la metodologa para las actividades de comercializacin de los servicios
ofrecidos por la empresa.

2.

Alcance
Aplica a todos los servicios establecidos en el Manual de Calidad.

3.

Responsable
Gerente.

4.

Definiciones
- Posesin: Trmite que se realiza ante un ente de vigilancia como requisito
previo al ejercicio del cargo.
-

5.

Contrato: Es un documento suscrito entre los dos representantes legales

(cliente y ABAKOS), el cual contiene los deberes y derechos del contratante
(cliente) y las del contratista (ABAKOS) en el ejercicio de la actividad a
realizar.

Contenido
ACTIVIDAD

Cliente
nuevo

Contacto con el Cliente

Toma de datos del

Cliente

Anlisis de datos del

cliente

Revis:

DESCRIPCIN
RESPONSABLE REGISTRO
Es el primer acercamiento que se tiene
con el cliente que nos contacta,
interesado en los servicios que Todo el personal
prestamos, bien sea Revisora Fiscal,
Auditora Externa y Contabilidad.
Se diligencia el formato COF01 Datos
para cotizaciones para el servicio de
Revisora Fiscal y/o Contabilidad y el
formato COF06 para el servicio de
auditoria
externa,
estos
formatos - Administradora
COF01
recogen la informacin general del
- Secretaria
COF06
cliente para formarnos una opinin de la
estructura y tamao de la organizacin,
los cuales son datos bsicos para
realizar la propuesta.
Se refiere al anlisis que se hace del
formato COF01 y/o COF06, para la
estimacin de tiempo, honorarios,
COF01
personal
a
designar
y
dems
Gerente
COF06
consideraciones a tener en cuenta para
realizar la propuesta. Como evidencia
de esta revisin, la Gerencia firma el
formato en seal de aceptacin.

Aprob:

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ACTIVIDAD

DESCRIPCIN
Personalizacin de la propuesta de servicios
COF02 -Propuesta de servicios para
Revisora Fiscal-, COF05 -Propuesta de
servicios para Auditora Externa- o COF04 Propuesta de servicios para Contabilidad-,
acorde con la informacin suministrada por el
Gerente despus de realizar el anlisis a la
informacin consignada en el formato COF01
o COF06 Datos para cotizaciones, y de tener
en cuenta cualquier requisito en materia legal
que le aplique a ABAKO`S para prestar el
servicio. A esta propuesta se le adjunta la
hoja de vida de las personas que seran
designadas para ejercer el cargo o la del
Gerente, as como el certificado de Existencia
y Representacin legal de ABAKOS.

A
Elaboracin y envo de
la propuesta

NO

Sustentacin

SI

Se elige responsable
de sustentacin

Sustentacin

Propuesta
aprobada

NO

SI

NO

Administradora

COF01
COF02
COF04
COF05
COF06

Gerente

COF01

Persona
designada

El Gerente designa a una persona para

que, en representacin de ABAKOS,
presente la propuesta de servicios ante
el cliente; esta persona la elige de
acuerdo a la habilidad que tenga para el
manejo ante el pblico; en lo posible, la
persona designada, estar acompaada
por otro(a) funcionario(a) de ABAKOS.
La sustentacin consiste en hacer una
presentacin general de temas como:
Quin es ABAKOS
Experiencia / clientes
Tipos de auditora empleada
Metodologa de trabajo
En lo posible equipo de trabajo
desigado
Tiempo de dedicacin
Honorarios

En caso de que el servicio requiera

trmite de posesin, se recopila y envia
al cliente la documentacin necesaria,
entre otras:
Carta de aceptacin del cargo por
parte de la firma y designacin de
la(s) persona(s) que ejercer(n) el
cargo
Cartas de aceptacin del cargo de Administradora y
Secretaria
la(s) persona(s) designadas
Fotocopia de la Cdula de
Ciudadana de la(s) persona(s) que
ejercer(n) el cargo
Fotocopia de la Tarjeta Profesional
de la(s) persona(s) que ejercer(n) el
cargo

Requiere
trmite de
posesin
SI
Posesin

RESPONSABLE REGISTRO

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ACTIVIDAD

DESCRIPCIN
RESPONSABLE REGISTRO
Fotocopia del certificado judicial del
DAS de la(s) persona(s) que
ejercer(n) el cargo
Fotocopia
del
cetificado
de
antecedentes disciplinarios ante la
Junta Central de Contadores de la(s)
persona(s) que ejercer(n) el cargo
Fotocopia
del
certificado
de
antecedentes disciplinarios ante la
Procuradura General de la Nacin
de la(s) persona(s) que ejercer(n) el
cargo
Fotocopia
de
certificado
de
existencia y representacin legal de
ABAKOS
Fotocopia
del
Certificado
de
antecedentes
disciplinarios
de
ABAKOS ante la Junta Central de
Contadores
Fotocopia de la tarjeta de registro de
ABAKOS
Todos los documentos se entregarn
con carta remisoria, la cual deber ser
entregada al cliente y dejar evidencia de
su recepcin

Prestacin del
Servicio

En el caso de que el servicio sea diferente a

Revisora Fiscal, o siendo Revisora Fiscal no
requiera posesin, se inicia el proceso de
prestacin del servicio a partir de la firma del
contrato.
Si se trata de Revisora Fiscal y requiere
trmite de posesin, el inicio de la prestacin
del servicio y la suscripcin del contrato, ser
a partir de la posesin.
El contrato puede ser elaborado por el
Administradora y
contratante o por el contratista, y cada uno
Gerente
tendr una copia del documento firmado
entre las partes.
Si el contrato es elaborado por el contratista,
se utiliza el formato COF03; en todo caso, el
contrato deber tener aspectos tales como:
Fecha del nombramiento
Vigencia del trabajo a realizar
Honorarios
Responsabilidades de las partes
Identificacin del servicio

Contrato

Cambios?

NO

SI

Si se presentan cambios en lo pactado

con el cliente, se realizan las
modificaciones pertinentes al contrato, a
travs de Otro S, un nuevo contrato o Administradora y
Gerente
comunicaciones escritas, de acuerdo a la
necesidad.

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COF03

COF03

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Se realiza seguimiento a los clientes,

tanto potenciales como los actuales, a
travs de llamadas, solucin de
inquietudes y encuestas.

Gerencia

Cliente

Seguimiento al
Cliente

NO

El periodo para ejercer la Revisora

Fiscal, generalmente es de un ao,
entendiendo ste como el tiempo
comprendido entre dos Asambleas
Ordinarias, independientemente de la
fecha de celebracin de las mismas.

Finaliza contrato
de Revisora
Fiscal
SI

La asamblea se refiere a la reunin que

se hace por los socios, asociados o
delegados para tratar temas tales como
la eleccin del Revisor Fiscal

Asamblea

NO

Solicitud de
propuesta
SI
Se refiere a una recopilacin de datos
que se hace en el formato COF01 o
COF06 Datos para cotizaciones, con el
fin de actualizar la informacin del
cliente vigente para fijar el tiempo,
Administradora
honorarios, personal designado y dems
consideraciones a tener en cuenta para
realizar la propuesta. Como evidencia
de esta revisin, la Gerencia firma el
formato en seal de aceptacin.

Actualizacin de datos

Elaboracin y envo de
la propuesta

NO

Sustentacin

SI

Personalizacin de la propuesta de servicios

COF02
-Propuesta de servicios para
Revisora Fiscal-, COF05 -Propuesta de
servicios para Auditora Externa- o COF04 Propuesta de servicios para Contabilidad-,
acorde con la informacin suministrada por el
Gerente despus de realizar el anlisis a la
informacin consignada en el formato COF01
y/o COF06 Datos para cotizaciones. A esta
propuesta se le adjunta la hoja de vida de las
personas que seran designadas para ejercer
el cargo o la del Gerente, as como el
certificado de Existencia y Representacin
legal de ABAKOS.

Administradora

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COF01
COF06

COF01
COF02
COF04
COF05
COF06

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El Gerente designa a una persona para

que, en representacin de ABAKOS,
presente la propuesta de servicios ante
el cliente, esta persona la elige de
acuerdo a la habilidad que tenga para el
manejo ante el pblico; en lo posible, la
persona designada, estar acompaada
por otro(a) funcionario(a) de ABAKOS.

Se elige responsable
de sustentacin

La sustentacin consiste en hacer una

presentacin general de temas como:
Quin es ABAKOS
Experiencia / clientes
Tipos de auditora empleada
Metodologa de trabajo
En lo posible equipo de trabajo
desigado
Tiempo de dedicacin
Honorarios

Sustentacin

NO
Propuesta
aprobada

Persona
designada

Gerente

SI
NO

Gerente

Cambios
equipo de
trabajo

SI

Se refiere al cambio de Revisor(a) Fiscal

principal o suplente, de una entidad en
la cual se es reelegido, para designar en
su lugar a otro funcionario. Este cambio
se puede dar por estrategia de
ABAKOS o porque es solicitado por el
cliente.
La nueva designacin la hace el
Gerente.

Nueva Posesin

6.

Anexos
- COF01
- COF02
- COF03
- COF04
- COF05
- COF06

Datos para cotizaciones servicio de Revisoria fiscal y/o contabilidad

Propuesta de servicios de Revisora Fiscal
Contrato de prestacin de servicios
Propuesta de servicios de Contabilidad
Propuesta de servicios de Auditora Externa
Datos para cotizaciones servicio de Auditora Externa

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