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Rfrence: PQ-02-01

Procdure

Version :

Maitrise des documents et des


enregistrements

00

Date :

Sommaire
1. Objet
2. Domaine dapplication
3. Terminologie et Abrviations
4. Documents de Rfrence
5. Excution de la procdure
6. Rgles spcifiques de rdaction

Destinataires de la procdure
Nom &
Prnom

Fonction

Date

Signature

Historique de modification
Version
01

Description

Date

Rdaction de la procdure

12.10.2012

Rdaction

Vrification

Approbation

Date

Date

Date

Signature

Signature

Signature

250471213.doc

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Procdure
Maitrise des documents et des
enregistrements

Rfrence: PQ-02-01
Version :

00

Date :

1. Objet :
Cette procdure dfinit les rgles dlaboration, dapprobation et de gestion des documents et
des enregistrements relatifs au SMQSE de la socit STE. Lobjectif est la matrise des documents
et des enregistrements du SMQ tout en assurant la disponibilit sur les lieux dutilisation des
versions pertinentes des documents et des enregistrements applicables.

2. Domaine dapplication
La prsente procdure sapplique toute la socit STE.

3. Terminologie et Abrviations
3.1 Terminologie :
Document interne

: Ceux mis au titre du Systme de Management de la Qualit


(SMQ) : Manuel Qualit, processus, procdures, instructions,
formulaires

Document externe

: Normes, textes lgales, fiches techniques des fournisseurs

Enregistrement

Processus

Document ou fichier sur lequel figurent des rsultats et/ou


: preuves dactivits qualit prvues dans le SMQ (Formulaire,
Registre, PVetc.)
Document qui dfinit les composantes transformant des
: lments
dentre en lments de sortie

Procdure

: Document qui spcifie la manire daccomplir une activit.

Instruction

: Document qui a une forme dinformation communique qui est


la fois une commande et une explication pour dcrire laction
le comportement et la mthode ou la tche qui devra
commencer, se terminer, tre conduit ou excut.

Formulaire

: Formulaire prdfinit servant enregistrer des informations.

Registre

: Registre prdfinit servant enregistrer des donnes

Manuel de fonction

: Manuel qui dfinit les tches pour chaque fonction.

Dossier technique dquipement

: Fiche de vie de chaque quipement.

Tableau de bord

: Tableau affichant les rsultats dun processus par rapport aux


objectifs fixs

Tableau de polyvalence

: Tableau indiquant les niveaux de polyvalence du personnel de


la socit et les besoins en formations.

250471213.doc

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Procdure
Maitrise des documents et des
enregistrements

Rfrence: PQ-02-01
Version :

00

Date :

3.2 Abrviations :
SMQ
RMQ
MQ
PRM
PRR
PRS
PQ
IN
FO
RG
MF
DE
TB
TP
V
GE
PSMQ
C&D
COM
AGS
PRO
GRH
MIHS

Systme Management qualit


Responsable du systme management qualit
Manuel Qualit
Processus Management
Processus Ralisation
Processus Support
Procdure
Instruction
Formulaire
Registre
Manuel de fonction
Dossier technique dquipement
Tableau de bord
Tableau de polyvalence
Version
Gestion dEntreprise
Pilotage du systme management de la qualit
Conception et dveloppement
Commercial
Achat et Gestion du stock
Production
Gestion des Ressources Humaines
Maintenance, Infrastructure, Hygine et scurit au travail

4. Documents de Rfrence

La Norme ISO 9001 : 2008


Le Manuel Qualit
Le processus de management de la qualit

Remarque : Toute production des documents de SMQ est interdite, seule les
personnes autoriss par la direction ont le droit davoir des copis de ces documents.

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Maitrise des documents et des
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Version :

00

Date :

Excution de la procdure
5.1 Logigramme :
Entr

Activits

Sortie

Dbut

Document Interne

Besoin

Demande

Document Externe

1-Demande de cration /
modification

Non

FO-02-03 Demande de
cration/modification dun
document SMQ

2Vrification
/ Dcision

Oui
Projet de document

3- Rdaction

Projet de document

Document Vrifi

Document approuv
Document externe

Document interne ou
externe identifi et
enregistr

Document mis jour

Enregistrement rempli
Document original
prim

Non

4Vrification

Non

5Approbation

Document vrifi

Oui
Document approuv

Oui
6- Identification et
Enregistrement

7- Duplication / diffusion

Document interne ou externe


identifi et enregistr

Document externe diffus


Document interne nouveau ou
mis jour diffus
Document prim rcupr

8- Rception
Application / Utilisation

Document appliqu / rempli

9- Classement
Archivage

Enregistrement rempli class


Document original prim
class dans les archives

Fin

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Date :

5.2 Explication du Logigramme


Description

Responsable

1- DEMANDE DE CRATION / MODIFICATION


Toute personne de lentreprise, peut demander la cration ou la
modification dun document. Une demande par crit sur limprim
conu cet effet doit tre adresse au RMQ.

RMQ

2- VRIFICATION DE LA DEMANDE
Si la demande savre justifie, Le RMQ laccepte et dsigne un
pilote charg de la rdaction. Dans le cas contraire, la demande est
retourne au demandeur.

RMQ

Documents
appels
FO-02-03 Demande
de cration ou de
modification d'un
document SMQ.
FO-02-03 Demande
de cration ou de
modification d'un
document.

3- RDACTION
Pour la prsente procdure, la rdaction est faite par le RMQ.
Pour les autres procdures et documents, la rdaction est faite par les
RMQ
personnes concernes par leur application sous la responsabilit du
pilote du processus concern. Les personnes concernes par la
Pilote
rdaction doivent respecter les rgles dfinies par la prsente concern
procdure.

PQ-02-01
FO-02-04 Forme
gnrale de la
rdaction des
documents SMQ

Remarque : Les documents qualit sont rdigs en langue Arabe


et/ou en Franais
4- VRIFICATION DU DOCUMENT
Pour les Procdures, formulaires ou tout autre document, leur RMQ
vrification relve du pilote concern en collaboration avec le RMQ.
Pilote

PQ-02-01

Les oprations de vrification portent sur ladquation du concern


document au regard des exigences de la norme ISO 9001 :2008 et
des dispositions prtablies par lentreprise relatives au SMQ.
5- APPROBATION
Lapprobation des procdures, formulaires ou autres est de la
Comit de
responsabilit du comit de pilotage.
pilotage

FO-01-04 Comit
de pilotage

Lapprobation consiste examiner ladquation des dispositions


envisages dans le document atteindre les objectifs viss.
6- IDENTIFICATION ET ENREGISTREMENT :
Cas dun document interne cre ou modifi : Les documents
internes sont identifis comme suit:

FO-02-01 Liste des


documents

Dans la rubrique: Rfrence :


Pour les processus : AAA-BB
AAA :
PRM : Processus management
PRR : Processus ralisation
PRS : Processus support
BB :
Numro du processus (01, 02,, 99)
Pour le reste des documents: XX-YY-ZZ
XX :
Famille des documents (PQ-IN-FO.. etc.),
YY :
Numro de processus (01, 02,.., 99)
ZZ :
Codification par un chiffre (01, 02,, 99)

250471213.doc

RMQ

FO-02-02 Liste des


enregistrements
RG-02-02 Registre
des arrives

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Version :

Maitrise des documents et des


enregistrements

00

Date :

Dans la rubrique: Version :


Un code de sa version actuelle. (version 01999)
Dans la rubrique: Date :
La date de sa cration.
Les documents et les enregistrements sont enregistrs dans leur liste
approprie.

Cas dun document externe : Lors de la rception dun fax,


ou dun courrier, lagent du centrale de tlsurveillance Identifie
le document par un numro et lenregistre dans le registre des
arrives de la manire suivante : MMMM-NNNN
MMMM: Anne en cours
NNNN..: Numro (01, 02,)
Remarque 1: Les copies des documents externes seront diffuss aux
concerns avec un accus de rception sur loriginal comportant la
date, le nom et la signature.
Remarque 2: Les documents externes qui ont un rapport direct avec
le SMQ, ne portent pas de numro mais ils sont identifis par un
cachet vert Document Externe et enregistrs dans la liste des
documents avec la mention de la version et de la date.
7- DUPLICATION / DIFFUSION
Le RMQ diffuse des copies du document lire et appliquer
(Procdure ou instruction) ou des copies des formulaires remplir.
Les copies sont identifies par un cachet bleu : DOCUMENT
MAITRISE.
Chaque document doit porter mention de la date de diffusion.
Le nombre de copies est arrt en fonction des besoins des
pilotes concerns.

RMQ
Les Pilotes

FO-02-14 Liste de
diffusion

Le pilote processus est responsable de lapplication des


documents du SMQ qui le concerne. Il lui incombe de procder aux
vrifications utiles en la matire.
Les documents prims sont enlevs de leurs lieux dutilisation
et remis au RMQ.
8- RCEPTION /APPLICATION / UTILISATION
Le rceptionnaire doit obligatoirement appliquer ce qui est crit
sur le document ds linstant de la rception des documents.
Si le document diffus est une instruction ou une note interne,
les pilotes processus sont chargs de communiquer son contenu
lensemble du personnel qui est sous leurs responsabilits.

Les
responsables
des cantines

9- CLASSEMENT / ARCHIVAGE
Le stockage des documents doit permettre de les conserver en
bon tat et dy accder simplement. Laccs au document est libre.
Les documents originaux sont classs par processus dans un
classeur appel : CLASSEUR CENTRAL .
Les enregistrements dont lindexage, les responsabilits, le lieu
de stockage, la dure darchivage, et lhistorique de modification sont
inscrits dans la liste des enregistrements sont classs dans des

250471213.doc

RMQ
Les Pilotes

FO-02-02 Liste des


enregistrements

Les
responsables
des cantines

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Maitrise des documents et des
enregistrements

Rfrence: PQ-02-01
Version :

00

Date :

classeurs appropris dans les dpartements appropris.


Le document original prim (dont les copies sont dtruites) est
conserv ladministration aprs quil y ait tamponn par un cachet
rouge : DOCUMENT PERIME.
Cette opration est sous la responsabilit du RMQ (pilote) pour
tous les documents qui ont cess dtre en vigueur. Le document
archiv doit comporter la date laquelle il a cess dtre en vigueur.

Rgles spcifiques de rdaction :

Lentte des documents du SMQ est unique :


Procdure
Maitrise des documents et des
enregistrements

Rfrence: PQ-02-01
Version :

00

Date :

18.02.2011

Caractre utilis : Arial ; Taille : 11

Exception faite pour les factures et les courriers de la socit ; les copies sur papiers
peuvent tre imprimes sur lentte officielle de la socit.

La copie originale du document doit porter obligatoirement le nom, la date et la signature


du rdacteur, du vrificateur et de lapprobateur.

Les documents et les fichiers enregistrs sur lordinateur font lobjet dune sauvegarde
priodique selon les modalits suivantes : Le Responsable Qualit est charg de cette
sauvegarde et de stocker un support lextrieur des bureaux.

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