Cmo hacer un acta?

Para tener en cuenta al hacer un acta

1)
Debes recordar que todos los nmeros, fechas y cifras debern
estar escritos en letra, no en nmero.
2)
Nunca deben quedar espacios en blanco, porque alguien lo podra
completar invalidando el acta. Por eso siempre que quede un espacio en
blanco, debes llenarlo con una raya (raya lo que queda del rengln) cuando
es el caso.
3)
Record tambin que en un acta debe estar todo seguido, es decir,
sin punto aparte.
4)
Todas las personas que participen de la reunin deben ser
nombradas y deben firmar al pie del acta.
5)
Las actas se deben realizar en un cuaderno foliado. No podrs
arrancar hojas, tachar ni borrar.
Detalles generales: Ejemplo de un acta:
a)
Lugar y fecha: En la ciudad de Mar del Plata, a los diez das del
mes de julio de mil novecientos noventa y seis...
b)
Hora: ... y siendo las diecisis horas,...
c)
Participantes: ...se renen (nombre del cargo de las personas que
se renen) La dirigente de la Rama Guas del Sol, Mara Elisa Funes; la
aspirante a dirigente, Gabriela Manetta; las jefas del equipo, nn, por
Tupac Amar y nn, por Tupac Yupanqui y (si estuvieran) las subjefas nn,
por el equipo nn y nn por el equipo nn y la Secretaria de la reunin de
coordinacin nn del equipo nn...
d)
Formalidad: ...cuyas firmas figuran al pie del presente acta...
e)
Motivo o propsito: ... con el propsito de realizar la primera
reunin de coordinacin de la rama.
f)
Decisiones o temas hablados: Se prosede a la lectura y
aprobacin del acta anterior, Luego Gabriela dijo que...; y despus
sugiri Fernanda no estuvo de acuerdo y propuso que se podra llegar a

...,
... todas las integrantes estuvieron de acuerdo en ...; Fue necesario
hacer una votacin con respecto a xx y se decidi xx. Nn no estubo de
acuerdo; Finalmente se decidi xx y se propuso que la prxima semana
se hiciera xx a cargo de xx; etc, etc,
g)
Finalizacin: Siendo las dieciocho horas y no habiendo otro tema
para tratar se da por finalizada la reunin.
h)
Firmas.

El Acta de una reunin es una medida totalmente necesaria

(aunque no suficiente) para lograr que las reuniones sean
productivas. Es evidente que toda reunin tiene que quedar
registrada de algn modo, y el acta es el resumen que nos
permitir:
comprobar los asistentes reales y los que excusaron su
asistencia
registrar las decisiones tomadas en la reunin
determinar el plan de actuacin, en el caso de que lo haya,
despus de la reunin
convocar oficialmente una nueva reunin.
No obstante, mi experiencia me dice que hay determinados
formalismos en las reuniones que son totalmente intiles. Vamos a
detallar los puntos mnimos necesarios para que cualquier reunin
sea gil, y cumpla con los requisitos formales mnimos para
separar los formalismos necesarios de los que generan una mera
prdidas de tiempo.
1- Antes de la reunin, facilita a los asistentes el orden del
da.
Es evidente, pero no siempre se hace. Es imprescindible para que
todos conozcan de qu se va hablar, y se preparen cada tema
adecuadamente. Si alguno de los asistentes no se prepara sus

puntos, en una reunin quedar retratado con aportaciones poco

desarrolladas.
2- Lectura de los asistentes en la propia reunin.
Hablar slo de quien no ha podido venir, quien ha excusado su
asistencia. En algunas empresas todava se hace la presentacin
de asistentes, cuando en realidad todos se conocen, puesto que
son compaeros de trabajo.
3- No leas el acta anterior.
Seamos profesionales. Que cada uno se lea la reunin anterior (si
la hay) antes de asistir a la reunin en cuestin. Leer el acta
anterior es como decir que los asistentes son intiles porque no
saben prepararse la reunin de hoy.
4- Trata los puntos de la orden del da en el orden en el que
los enunciaste.
Es importante, puesto que algunos de los asistentes se habrn
preparado los temas en ese orden de importancia. Por tanto, es
importante que quien redacta el orden del da ordene los temas de
mayor a menor importancia.
5- Registra las decisiones en una nueva acta de reunin en
la misma reunin.
Trabajemos simultniamente, no tomes apuntes en una libreta
durante la reunin para despus gastar 1 hora en redactar un acta
perfecta. Es mejor redactar una acta esquemtica ipso facto que
no perder tiempo despus. A parte, es interesante que todos los
asistentes se vayan de la reunin con el plan de trabajo ya
realizado y visualizable desde que se sientan de nuevo en su
escritorio.
6- gestiona la documentacin con herramientas online.

Usa la intranet de la empresa para tener un registro de actas, o en

su defecto usa herramientas tipo GoogleDocs, convenientemente
compartidas. A parte de ser cero papel, son ms adecuadas para
posibles revisiones, correcciones, etc.

Es un documento escrito, donde consta la sntesis de los asuntos tratados y las

decisiones adoptadas por un rgano colegiado de una entidad (Asamblea de Asociados,
Junta de Socios, Asamblea de accionistas, Cooperados o Corporados, Consejo de
Administracin, etc.) de una Entidad. Documento que debe cumplir los requisitos
mnimos de la ley para la existencia, validez y eficacia de las decisiones.
QU REQUISITOS DEBE CONTENER UN ACTA?
A. EL ACTA DEBE CONTENER POR LOS MENOS LOS SIGUIENTES REQUISITOS
GENERALES:
1. NOMBRE Y NIT de la empresa a la cual pertenece
2. NMERO DEL ACTA (Las actas deben llevar una numeracin cronolgica. Si se
lleva en un solo libro de actas del mximo rgano asamblea y del organo de
administracin junta directiva el consecutivo debe ser independiente para cada
rgano. Si se pasa de un ao a otro o el libro se cambia por agotamiento, el
consecutivo continua).
3. RGANO QUE SE RENE (Asamblea de accionistas, Junta de socios, juntas
directivas, consejos de administracin, juntas de vigilancia, etc.)
4. CLASE DE LA REUNIN (Ordinaria Extraordinaria universal, de derecho
propio, de segunda convocatoria, reunin no presencial o decisiones tomadas a vuelta
de correo)
5. CIUDAD DONDE SE DESARROLL LA REUNIN. Son ineficaces las decisiones
adoptadas en reuniones desarrolladas por fuera del domicilio de la sociedad, salvo en
la reunin universal.
6. EL LUGAR, LA FECHA Y LA HORA de la reunin.
7. QUIEN CONVOCO Y EN CALIDAD DE QU; el medio utilizado para convocar a la
reunin; y el trmino de antelacin de la misma o fecha en que se convoc. Son
ineficaces las decisiones adoptadas en reuniones que no se cumplieron las condiciones
establecidas en los estatutos o la ley para la convocatoria, salvo en la reunin
universal.

B. DE IGUAL FORMA DEBE CONTENER POR LO MENOS LOS SIGUIENTES

REQUSITOS ESPECFICOS EN DESARROLLO DEL ORDEN DEL DIA:
1. Nombres de las personas designadas para presidir la reunin (Presidente y
Secretario)
2. Se debe demostrar el qurum deliberatorio para le desarrollo de la reunin y el
decisorio para cada uno de los temas aprobados en las misma. Son ineficaces las
decisiones del mximo rgano adoptadas en una reunin que no hubo qurum
deliberatorio estatutario o legal, y son nulas las decisiones adoptadas en una reunin
que no hubo qurum, estatutario o legal.
El deliberatorio se demuestra, para las reuniones del mximo rgano (Ej. Asamblea de
accionistas), indicando el nmero y nombre de los socios que estn presentes o
representados en la reunin, el monto del capital que representan o nmero de cuotas
o acciones de cada uno y el total del capital de la sociedad (si concurren a travs de
apoderado, se expresar el nombre de este, y si el socio o accionista es una persona
jurdica o un incapaz, se indicar en que calidad acta su representante) Para el
rgano de administracin. (Ej. Junta directiva), se debe indicar el nombre completo de
cada directivo presente en la reunin.
El decisorio de cualquier rgano, se demuestra indicando para cada decisin que se
someta a aprobacin, el nmero de votos emitidos a favor, en contra y en blanco.
3. Los temas establecidos en el orden del da de la convocatoria, si la reunin es
extraordinaria o de segunda convocatoria de una extraordinaria; o los aprobados en la
reunin para desarrollar en la misma, en las dems.
4. La constancia de aprobacin del acta, por parte del rgano que actu o de la
comisin designada en la reunin, para el efecto, quienes deben firmarla en seal de
aprobacin.
5. Fecha y hora de cierre de la reunin.
6. El original del acta debe firmarse, por quienes actuaron como PRESIDENTE Y
SECRETARIO de la reunin en seal de cierre, o en su defecto del revisor fiscal.
QU ANEXOS SE DEBEN PRESENTAR CON EL ACTA?:
1. De los elegidos que no aceptaron el nombramiento durante la reunin, segn el
acta, se debe enviar la constancia de aceptacin con su firma.
2. Fotocopia legible de la cdula de todos los dignatarios elegidos, principales y
suplentes.

3. Si los nombramientos son de personas jurdicas anexar fotocopia de los respectivos

NIT de cada empresa o entidad nombrada.
4. Si la entidad es sin animo de lucro y realiza una actividad que esta regulada por la
ley especial y por ende la vigila una entidad de control estatal (Superintendencia
Bancaria, de Vigilancia, Valores, Economa Solidaria para las Cooperativas con Seccin
de Ahorro y Crdito, etc) los elegidos, se deben posesionar previamente ante dicha
entidad, para el posterior registro del nombramiento ante la Cmara, para lo cual
debern allegar la autorizacin de la mencionada posesin.
RECOMENDACIONES:
1. Verifique que el nombramiento lo realice el rgano competente segn estatutos para
efectuar el mismo
2. Compruebe que los nombramientos realizados correspondan a cargos previstos en
los estatutos o en la ley
3. La copia del acta que se remita debe ser totalmente legible, para garantizar su
digitacin
4. Si existe reformas estatutarias confirmar que exista qurum para deliberar y tomar
decisiones.