Control de Asistencia Diaria

Resea Histrica
Anteriormente la asistencia se llevaba mediante el uso de tarjetas magnticas, y sus
respectivas lectoras, las cuales reciban el evento mediante un programa que generaba los
reportes semanales de todas las direcciones, estas eran remitidas a recursos humanos junto a las
asistencia firmada por los funcionarios, para el clculo de los cestatickets, por inasistencia o
retrasos diarios.
Con este mtodo para el control de asistencia se registr fraude con el marcaje, por parte
de algunos funcionarios, ya que las tarjetas magnticas se podan intercambiar, se tomaron las
medidas correctivas al caso y se implemento el nuevo sistema biomtrico, que requiere la huella
dactilar del funcionario para registrar la asistencia, contando algunas excepciones al caso donde la
huella no pueda ser registrada o el funcionario tenga algun impedimento fsico, se le asigna una
tarjeta magntica, para registrar su marcaje en el sistema.
Control de acceso mediante huella dactilar
El nuevo sistema para el control de asistencia mediante huella dactilar, est compuesto
por 3 elementos, los equipos Biomtricos, los Esclavos y el Software.
Los equipos biomtricos vienen representados en este rgano de control fiscal externo,
como el dispositivo capaz de recibir, mostrar y guardar, lo que llamaremos eventos, es decir el
marcaje de cada uno de los funcionarios en un momento y lugar determinado.
Los esclavos son dispositivos adjuntos al Biomtrico que permiten solo la captura del
evento.
La distribucin fsica de los dispositivos biomtricos y esclavos viene dada por el siguiente cuadro:
Piso 12
Nombre
Despacho
Informtica

Tipo
Biomtrico
esclavo
Biomtrico
esclavo

Serial
y 6366343040012

Ip
192.168.0.72

y 6366343040001

192.168.0.71

Tipo
Biomtrico
esclavo
Biomtrico
esclavo
Biomtrico
esclavo

Serial
y 6360602260006

Ip
192.168.0.74

y 6360602260005

192.168.0.73

y 6360602260008

192.168.0.75

Tipo
Biomtrico

Serial
y 6366343040011

Ip
192.168.0.77

Modelo
Time attendance
terminal
Time attendance
terminal

Piso 11
Nombre
Centralizado
Gestion
Administracion
Piso 10
Nombre
Descentralizado

Modelo
Time attendance
terminal
Time attendance
terminal
Time attendance
terminal
Modelo
Time attendance

RRPPC
RRHH
Piso 09
Nombre
Servicios
Generales
Atencin
Cuidadano

esclavo
Biomtrico
esclavo
Biomtrico
esclavo
Tipo
Biomtrico
esclavo
al Biomtrico
esclavo

y 6366343040009

192.168.0.76

y 6360602260012

192.168.0.78

Serial
y 6366343040008

Ip
192.168.0.79

y 6360602260015

192.168.0.80

terminal
Time attendance
terminal
Time attendance
terminal
Modelo
Time attendance
terminal
Time attendance
terminal

Nota: al ser esclavos, como su palabra lo dice dependen de los equipos biomtricos para su funcionamiento
por consiguiente estn enlazados a la misma direccin IP, al mismo nombre y ambos corresponden a un
modelo nico.

El Software utilizado para la administracin de los dispositivos biomtricos y sus esclavos,

viene con los equipos, certificados por la empresa mexicana SYSCOM, bajo el nombre de
Software de Control de Asistencia Versin 4.8.5, Build:141 y SDK Version:6.2.4.0.
Este software trabaja de manera que exista un servidor que controla los dispositivos
enlazados a travs de cables de red. Actualmente dicho servidor se encuentra en la direccin de
informtica donde se garantiza su correcto funcionamiento y conexin, a fines de administrar el
servidor se instalara un cliente en una estacin de trabajo determinada por la dependencia
solicitante donde tengan acceso a verificar marcajes, ingresar personal, y dar de baja en caso de
que sea necesario, cabe destacar que el hecho de despedir a un funcionario en el sistema genera
prdida total de marcajes, por tal motivo, es fundamental tener precaucin con las modificaciones
a realizar, ya que para garantizar la seguridad, el programa es muy hermtico referente a la
recuperacin de data eliminada.
El mismo maneja en sus bases de datos toda la informacin necesaria para su correcto
funcionamiento, informacin del organismo, organigrama, personal adscrito a cada una de las
dependencias, horarios de entrada y salida, entre otros elementos que a fines de la organizacin
son requeridos, para el funcionamiento del control de acceso.
Una vez cargada toda la informacin del personal, la cual fue remitida por recursos
humanos, se procedi a ubicar a cada funcionario para ser enrolado, proceso en el cual se captura
la huella dactilar y se le asigna al personal correspondiente, permitiendo as, hacer capturas
futuras de la huella y asociarla con un determinado funcionario, generando el evento.
Cuando la Direccin de Recursos Humanos, ingresa un nuevo funcionario en el sistema,
registra sus datos, y automticamente se enva un correo informando su ingreso al personal de
informtica, se recibe la informacin del funcionario: Nombre, Apellido, Nmero de cdula, fecha
de ingreso, tipo de trabajador y unidad a la cual fue adscrito, para registrarlo en el sistema
Attendance Management, la Direccin de Recursos Humanos remite al funcionario a la Direccin

de Informtica donde se procede a captar su huella y tomar la foto de identificacin, una vez
concluido el registro se carga la nueva informacin en cada uno de los biomtricos. Para mayor
informacin sobre el manejo de la aplicacin Attendance Management, se suministra un manual
de usuario.

Administracin
El personal asignado para administrar los dispositivos, Corresponde a la funcionaria Ing.
Ines Carrasquel, quien ejecuta las actividades de registro y actualizacin de personal, emisin de
reportes, y administracin de los equipos de manera tal que garantice su correcto funcionamiento,
ejecutando planes de mantenimiento de los registros y actualizaciones de software
correspondientes.
Emisin de Reportes el proceso de captura del evento se realiza diariamente de manera continua
permitiendo que en cada una de las estaciones Biomtricas el funcionario pueda acceder con su
huella dactilar, generando as la captura del evento.
La instalacin de los dispositivos biomtricos fue realizada en febrero del 2013, se exhorto
al personal a utilizarlo a partir del 19 de marzo del mismo ao a travs de la circular N 0008,
emitida por la Direccin de Recursos Humanos, y la emisin de reportes por este medio fue
iniciada en abril del 2013.
Programa para el Control de Asistencia Diaria
El programa para el Control de Asistencia Diaria fue creado con la finalidad de permitir la
consulta de los registros de entrada y salida de los funcionarios que laboran en la Controlara
Municipal del Municipio Bolivariano Libertador. Fue desarrollado bajo ambiente Web (PHP5, HTML
y Javascript),
Dicho modulo se rige bajo la configuracin del programa Attendance Management, donde
se definen los siguientes parmetros:
Horarios
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Horario de entrada: 7:30 am

Horario de salida: 3:30 pm
Horario inicio de almuerzo: 12:00 pm
Horario Fin almuerzo: 01:00 pm
Horario de retraso diario a partir de las 7:45 am
Fines de semana no laborables
Feriados no laborables

Personal

1. Ingreso
2. Egreso
Organismo
1. Nombre del Organismo
2. Direcciones, departamentos y reas adscritas
Tomando en cuenta lo anteriormente descrito se tienen los siguientes mdulos, cada uno
viene con parmetros de seguridad predefinidos para cada consulta:
1. Asistencia Diaria (Funcionario):
a. Ruta de Ingreso: Intranet --Asistencia Diaria (Funcionario).
b. Nivel de acceso: todos los Funcionarios.
c. Consulta: rango de fechas.
d. Emite: notificacin de retraso diario (solo en caso de que el funcionario
haya llegado con retraso).

2. Asistencia Diaria (Direccin):

a. Ruta de Ingreso:
Asistencia Diaria (Direccin).
b. Nivel de acceso: Directores, Jefes de Divisin, y funcionarios designados
por los directores para llevar la asistencia de cada dependencia
administrativa.
c. Consulta: rango de fechas, y marcaje especfico (*), donde se indican no
solo el marcaje de entrada y salida sino tambin el marcaje realizado.
d. Modifica: tiene un campo denominado observaciones direccin donde
se ingresan las observaciones del personal para los marcajes (llegadas
tarde, permisos, entre otros)
e. Emite:
i. Listados de asistencia por direccin entrada y salida.
ii. Listados de asistencia por direccin general.(*)
Esta opcin utilizada por las direcciones para generar los listados de asistencia que
se entregan a la Direccin de Recursos Humanos y verificar horas entrada salida
del funcionario adscrito a la Direccin consultada. El permiso para ingresar a esta
seccin es nicamente para los directores, para los funcionarios que desarrollan
los listados de asistencia y algn otro funcionario que el Director de la Unidad
Administrativa requiera. Los funcionarios con privilegios en este modulo podrn
ingresar, segn el permiso otorgado, a los registros de toda la Direccin o a los de
la Divisin que les corresponda.

Como se mencion anteriormente, este Mdulo permite la generacin de

los listados del control de asistencia del personal de una Direccin o Divisin
determinada a ser enviados a la Direccin de Recursos Humanos. Es aqu donde se
colocan las descripciones o justificaciones de las ausencias o permisos de los
funcionarios adscritos a esa Unidad Administrativa. El reporte generado con esta
opcin es presentado en formato Portable Document Format, formato de
documento porttil con las siglas pdf.
(*) Existen direcciones que tienen la opcin de listar los registros por
recorrido del funcionario dentro del Organismo, segn hora y piso donde fue
realizado el marcaje en el biomtrico. Este reporte es emitido en formato o
extensin .xls (Excel).
Al igual que en el modulo del funcionario, esta seccin permite llenar la
planilla de retardo del personal adscrito a una Unidad Administrativa. Esta labor la
realiza, generalmente, el encargado de generar los listados de asistencia.
3. Control de Asistencia Personal:
a. Ruta de Ingreso:
Control de Asistencia Personal.
b. Nivel de acceso: la Direccin de Recursos Humanos y el Despacho del
Contralor.
c. Consulta: rango de fechas, por funcionario, por direccin, por cargo.
d. Emite:
i. Listados por funcionario.
ii. Listados por direccin.
iii. Listados por cargo.
iv. Reportes generales emitidos en .xls
v. Reporte calculo de retrasos diarios.
vi. Calculo de cestatickets.

El Mdulo de Control de Asistencia Diaria se nutre de la informacin contenida en dos

bases de datos:
1. Attendance: Es la base de datos en Access utilizada por el programa de
Biomtricos, la cual registra el marcaje de entrada-salida del personal de la
Contralora Municipal del Municipio Bolivariano Libertador.
2. Control de Asistencia: Est ubicada en el servidor de produccin de la Direccin de
Informtica. Es utilizada para consultar datos del personal, adems de contener
informacin en relacin a los retrasos y ausencias. Esta desarrollada con el gestor
de base de datos PostgreSQL.

Cabe destacar que, en la actualidad, el Mdulo de Control de Asistencia y el programa

Attendance Management son pilares fundamentales para el clculo del descuento de cestaticket,
ya que se toma parte de la informacin obtenida de estos dos programas para calcular tiempohoras a descontar.